REGLEMENT FOR RISØR BYSTYRE

1 REGLEMENT FOR RISØR BYSTYRE Vedtatt av Risør bystyre 29. mars 2012 Endret ved vedtak i bystyret 27.08.15 (PS 104/15)

2 Innhold: 1 Forberedelse av saker for bystyret 2 Møteplan 3 Saksliste og innkalling 4 Møteplan, forfall, varamedlemmer 5 Administrativ ordning 6 Møteleder 7 Åpne møter og overføring på internett 8 Lukkede møter 9 Møtets åpning 10 Inhabilitet og fritak 11 Møtelederens redegjørelse for saken. Talernes rekkefølge 12 Når medlemmene tar del i ordskiftet 13 Møtelederens stilling under ordskiftet 14 Avgrensning av taletid og avslutning av ordskiftet 15 Fremming av forslag 16 Saken tas opp til avstemming 17 Prøveavstemming 18 Stemmemåten 19 Forespørsler (interpellasjon) 20 Sendenemnder (deputasjoner) 21 Orden i salen og bygningen 22 Protokollering av forhandlingene 23 Legalitetskontroll 24 Bystyrets omgjøringsadgang 25 Orienteringer 26 Spørrerunde 27 Åpen spørretid

3 1 Forberedelse av saker for bystyret Rådmannen skal påse at de saker som legges fram for bystyret er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. 2 Møteplan Møter i bystyret holdes så vidt mulig regelmessig og i henhold til møteplan som vedtas av bystyret i siste møte hvert år. Ellers avholdes møte når ordføreren finner det påkrevd eller minst 1/3 av medlemmene krever det. 3 Saksliste og innkalling Ordføreren setter opp saksliste og kaller bystyret sammen til møte med høvelig varsel, dog minst 7 kalenderdager før møtedag. Innkallingen skal inneholde tid og sted for møtet samt oversikt over de saker som skal behandles (saksliste). Ordføreren kan bestemme om det skal avholdes egne temamøter. Innkalling til bystyremøtet skal sendes medlemmene og de første varamedlemmene. Til varamedlemmene sendes innkallingen etter følgende ordning: Partier med inntil 3 representanter i bystyret: Til 2 varamedlemmer. Partier med 4 eller 5 representanter i bystyret: Til 3 varamedlemmer. Partier med 6 eller 7 representanter i bystyret: Til 4 varamedlemmer. Partier med 8 eller 9 representanter i bystyret: Til 5 varamedlemmer. Partier med 10 eller flere representanter i bystyret: Til 6 varamedlemmer. Varamedlemmer møter kun etter nærmere melding. Innkallingen kunngjøres i Aust Agder Blad og på kommunens hjemmeside. Kunngjøringen skal inneholde opplysninger om hvor dokumentene er utlagt til ettersyn. Saksliste med dokumenter og innstilling samt underliggende materiale som ikke er unntatt fra offentlighet, legges ut til alminnelig ettersyn på Kommunehuset og Biblioteket. De samme dokumentene legges også ut på kommunens hjemmeside.

4 4 Møteplikt, forfall, varamedlemmer Medlem av bystyret plikter å delta i bystyrets møter, med mindre det foreligger gyldig forfall. Kan et medlem eller innkalt varamedlem ikke møte i bystyret på grunn av lovlig forfall, skal vedkommende snarest mulig melde dette til partiets gruppeleder og administrasjonen, og opplyse om forfallsgrunnen. Administrasjonen kaller straks inn varamedlem i den nummerorden de er valgt. Det samme gjøres når en er kjent med at noen må fratre som ugild i en sak som skal behandles i møtet. Må noen på grunn av lovlig forfall forlate møtet under forhandlingene, melder vedkommende straks fra til møtelederen. Varamedlem som er til stede, eller som om mulig blir kalt inn, trer så inn i vedkommendes sted. Har et varamedlem lovlig tatt sete, og den hvis plass han har inntatt, eller et varamedlem som i nummerorden står foran han, deretter innfinner seg, tar han del i møtet inntil den sak er behandlet ferdig som var påbegynt da vedkommende innfant seg. 5 Administrativ ordning Rådmannen har møte- og talerett, personlig eller ved en av sine underordnede. 6 Møteleder Ordføreren er møteleder og varaordføreren dennes stedfortreder, eller om begge disse har forfall velges en særskilt møteleder ved flertallsvalg. 7 Åpne møter og overføring på internett Møtene i bystyret holdes som hovedregel åpne for publikum. Møtene overføres på web-tv via kommunens hjemmeside. 8 Lukkede møter Bystyret skal vedta å behandle en sak for lukkede dører når det foreligger lovbestemt taushetsplikt eller det skal behandle en sak som angår en arbeidstakers tjenstlige forhold, jfr. kommuneloven 31 nr. 2 og 3. Bystyret kan vedta å behandle en sak for lukkede dører når hensynet til personvern krever det, eller andre tungtveiende offentlige interesser tilsier det og det vil komme fram opplysninger i møtet som kunne ha vært unntatt offentlig innsyn etter offentleglova dersom de hadde stått i et dokument, jfr. kommuneloven 31 nr. 4 og 5.

5 Hvis møtelederen eller bystyrets flertall krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte, jfr. kommuneloven 31a nr. 1. Alle som deltar i behandlingen av taushetsbelagte saker, jfr. første avsnitt, er bundet av taushetsplikten slik denne er definert i forvaltningsloven. 9 Møtets åpning Til den tid møtet er berammet, jfr. dog 26 28, foretas navneopprop over medlemmene og de varamedlemmene som skal møte for fraværende medlemmer. Er det lovmessig minste antall til stede, erklærer møteleder møtet satt. Fra dette tidspunkt og til møtets slutt kan ikke noen av bystyrets medlemmer forlate salen for kortere eller lengre tid uten på forhånd å melde fra til møtelederen. 10 Inhabilitet og fritak Om inhabilitet gjelder reglene i forvaltningsloven kapittel II og særreglene i kommuneloven 40 nr. 3. Bystyret kan frita et medlem fra å delta ved behandlingen av en sak når han eller hun ber om det før saken tas opp til behandling, og vektige personlig grunner tilsier dette, jfr. kommuneloven 40 nr. 4. 11 Møtelederens redegjørelse for saken. Talernes rekkefølge Møtelederen leser opp den betegnelse saken har fått på innkallingen og sier fra om dokumenter som eventuelt er kommet inn etter at innkallingen er sendt ut. Saksordfører redegjør for saken og leser opp forslag til vedtak. Møtelederen spør om noen vil ha ordet i saken. Talerne får ordet i den rekkefølge de ber om det. Ber flere om ordet samtidig, avgjør møtelederen rekkefølgen mellom dem. 12 Når medlemmene tar del i ordskiftet. Innlegg skal foregå fra talerstolen. Taleren skal rette innlegg til møtelederen, ikke til forsamlingen. Man skal holde seg nøye til den sak eller til den del av saken som ordskiftet gjelder, og møtelederen skal se til at dette blir gjort. Bringes utenforliggende forhold inn, kan møtelederen avbryte innlegget. Det må ikke sies noe som krenker forsamlingen som sådan, enkeltmedlemmer eller andre. Heller ikke er det lov å lage bråk eller uro som uttrykk for misnøye eller bifall.

6 Overtrer noen reglementets ordensbestemmelser, skal møtelederen gi advarsel, om nødvendig to ganger. Retter man seg ikke etter dette, kan møtelederen frata taleren ordet, eller la forsamlingen ved avstemming avgjøre om vedkommende skal stenges ute fra resten av møtet. 13 Møtelederens stilling under ordskiftet Møtelederen må ikke avbryte noen som har ordet, med mindre det skjer for å ivareta de bestemmelser som er gitt i reglementet, eller for å korrigere misforståelser fra talerens side. Vil møtelederen utenfor den utredning som er nevnt i reglementets 9 og 11, ta del i ordskiftet, skal han overlate ledelsen av forhandlingene til en annen, jfr. reglementets 6. Møtelederen skal da benytte talerstolen. 14 Avgrensning av taletid og avslutning av ordskiftet. Før ordskiftet i en sak er begynt eller under ordskiftet, kan møteleder ta opp med bystyret om taletiden skal avgrenses. Bystyret kan med alminnelig flertall vedta at taletiden skal avgrenses til et bestemt antall minutter for hvert innlegg. Det kan med alminnelig flertall gjøres unntak for rådmann, ordfører, saksordfører eller for leder for de politiske partigrupper. Likeledes for de som for anledningen er valgt som leder for andre grupper innen forsamlingen når møtelederen har fått melding om slikt valg før ordskiftet begynner. 15 Fremming av forslag Med mindre særlig lovbestemmelse gir også andre rett til å sette frem forslag, kan forslag ikke settes frem av andre enn bystyrets medlemmer, av rådmannen og av representant fra henholdsvis eldrerådet og rådet for mennesker med nedsatt funksjonsevne. Forslaget skal leveres skriftlig til møtelederen. Går forslaget ut på at den sak som skal behandles skal utsettes eller ikke, vedtas/ikke vedtas, eller oversendes formannskap eller annet kommunalt organ, kan dette fremsettes muntlig. Skriftlig forslag skal undertegnes av forslagsstilleren. Møtelederen refererer forslaget. Blir forslaget vedtatt, og vedtaket er et enkeltvedtak som krever begrunnelse, kan slik begrunnelse utformes skriftlig umiddelbart etter at møtet er avsluttet. 16 Saken tas opp til avstemming Når ordskiftet er ferdig, sier møtelederen fra om at saken tas opp til avstemming. Det kan nå heller ikke fremsettes nytt forslag eller forslag om å trekke allerede fremsatte forslag i den aktuelle sak.

7 I dette tidsrommet er det ikke anledning til å ta noen annen sak opp til behandling. Bare de medlemmer som er til stede i salen når saken tas opp til avstemming har rett til å stemme. Medlemmene kan ikke forlate salen før avstemmingen er avsluttet. Er saken delt opp, eller det skal stemmes over flere forslag, setter møtelederen frem forslag om rekkefølgen i stemmeavgivningen. Blir det ordskifte om dette, skal møtelederen nøye se til at talerne bare holder seg til avstemmingsspørsmålet. 17 Prøveavstemming Før endelig vedtak i en sak kan forsamlingen beslutte ikke bindende prøveavstemminger. Er innstilling eller forslag som det skal stemmes over, delt i flere poster eller paragrafer, bør det i alminnelighet stemmes foreløpig over hver enkelt post eller paragraf. Deretter over hele innstillingen eller forslaget. 18 Stemmemåten Avstemmingen iverksettes på en av følgende måter: a) Ved stilltiende godkjenning når ikke noen uttaler seg mot et forslag som møtelederen setter frem med spørsmål om noen har noe å uttale mot det. b) Ved at møtelederen oppfordrer de medlemmer som er mot forslaget til å reise seg eller rekke opp hånden. Når møtelederen bestemmer det, eller medlem krever det, holdes kontraprøve ved at deretter de som stemmer for forslaget, reiser seg eller rekker opp hånden (viser stemmetegn). c) Ved navneopprop, ja eller nei som svar, når møtelederen roper opp navnene på representantene. Navneopprop brukes når møtelederen bestemmer det, eller når et medlem krever det, og dette får tilslutning av minst 1/3 av forsamlingen, og når møtelederen eller 1/3 av forsamlingen mener at utfallet av en stemmegivning etter punkt b) foran (med etterfølgende kontraprøve) ikke med sikkerhet kan fastslås. Stemmegivning over om navneopprop skal brukes, skjer uten forutgående ordskifte- på den måten som er nevn under b). d) Ved sedler uten underskrift. To medlemmer som av møtelederen er oppnevnt til det, teller opp stemmene. Stemmesedler kan bare brukes ved valg og ved ansettelser. Det skal brukes slike avstemminger når et medlem krever det. Ved flertallsvalg og ansettelser er den eller de valgt eller ansatt som har fått mer enn halvparten av de avgitte stemmer. Hvis ingen eller et utilstrekkelig antall får slikt flertall, holdes ny avstemming. Ved denne er den eller de valgt eller ansatt som får flest stemmer. Ved stemmelikhet avgjøres valg av møtelederen. Ved ansettelsen avgjøres saken ved loddtrekning. 19 Forespørsler (interpellasjon) Utenfor de saker som er ført opp til møtet, kan hvert medlem av bystyret interpellere til

8 ordføreren. Slik interpellasjon må være meldt til ordføreren minst 1 uke i forveien, og den skal være skriftlig. Interpellasjonen blir bare behandlet i bystyret dersom interpellanten selv er til stede i møtet. Realitetsforslag som settes frem i forbindelse med slik interpellasjon, kan ikke avgjøres i møtet dersom møtelederen eller 1/3 av forsamlingen setter seg mot det. 20 Sendenemnder (deputasjoner) Utsendinger fra fysiske eller juridiske personer eller grupper som vil møte for bystyret og uttale seg om en sak, skal melde fra om dette til ordføreren senest 2 dager før møtet. Bystyret avgjør om, og eventuelt på hvilken måte, utsendingene skal tas imot. 21 Orden i salen og bygningen Møtelederen skal sørge for å opprettholde god orden i møtesalen og i bygningen ellers. Møtelederen skal også se til at talerne ikke avbrytes eller forstyrres. Hvis tilhørerne ved meningsytring eller på annen måte forstyrrer forhandlingene eller for øvrig opptrer på en måte som strider mot god orden, kan møtelederen la tilhørerplassene rydde eller vise den aktuelle tilhører bort. Plakater, tegninger og lignende må ikke være anbrakt eller anbringes i salen under møtene, med mindre møtelederen eller i tilfellet bystyret samtykker. 22 Protokollering av forhandlingene Det føres møtebok over forhandlingene i bystyret. I møteboka føres inn for hvert møte: Møtested og tid, innkallingen (dato og måte) og fraværende medlemmer og møtende varamedlemmer. Trer noen til under forhandlingene, protokolleres dette slik at en av møteboka sammenholdt med medlemsfortegnelsen, ser hvem som tar del i forhandlingen av den enkelte sak. For øvrig protokolleres det som må til for å vise gangen i forhandlingene, og at vedtakene gjøres etter riktige prosedyrer. Sakene protokolleres i rekkefølge for kalenderåret, og slik at en kan se hva saken gjelder. Under hver sak protokolleres de forslag som blir satt frem, bortsett fra de forslag som ikke blir gjort til gjenstand for stemmegivning. Utskrift av møteboka legges ut på kommunens hjemmeside. Møteboka forelegges bystyret for godkjenning i bystyrets førstkommende møte. 23

9 Legalitetskontroll Tre eller flere av medlemmene av bystyret kan sammen bringe vedtak inn for Departementet (Fylkesmannen) til kontroll om avgjørelsens lovlighet etter bestemmelsene i kommunelovens 59. 24 Bystyrets omgjøringsadgang Bystyret som øverste tilsynsorgan kan kreve seg forelagt enhver sak til orientering eller avgjørelse. Bystyret kan omgjøre vedtak fattet av andre folkevalgte organer eller administrasjonen med de begrensninger som ligger i alminnelige forvaltningsrettslige regler for omgjøring av enkeltvedtak til skade for private instanser, jfr. forvaltningsloven 35, 4.ledd, eller etter privatrettslige regler om avtalers bindende kraft. Omgjøringsbegrensninger kan også følge av særlovgivningen der vedtakskompetansen er lagt til særskilte politiske eller administrative organer. 25 Orienteringer Ordføreren kan bestemme om det før bystyremøtet settes skal gis en orientering fra en eller flere representanter fra andre offentlige etater, selskap m.v. Dersom det skal gis en orientering, må dette framgå av innkallingen. 26 Spørrerunde Ordføreren kan bestemme om det skal avholdes spørrerunde før bystyremøtet settes. Dersom det skal avholdes spørrerunde, må dette framgå av innkallingen. Spørsmål til spørrerunden må sendes inn skriftlig senest kl. 12.00 to arbeidsdager før møtet. 27 Åpen spørretid Som en prøveordning i 2012 innføres en Åpen spørretid for kommunens innbyggere etter følgende retningslinjer: 1. Før bystyrets møter settes gjennomføres det inntil 30 minutters offentlig spørretid i møtesalen. Dette gjelder ikke i forbindelse med budsjettmøtene eller andre antatt tidkrevende møter. 2. Spørsmål som ønskes fremmet må presenteres for ordføreren senest kl. 12.00, to dager før møtet. Partigruppenes ledere underrettes om spørsmålene. Foreligger det

10 ingen spørsmål eller utnyttes ikke spørretiden fullt ut, settes møtet, og forhandlingene begynner etter foreliggende saksliste. Straks forhandlingene er begynt bortfaller spørretiden. 3. Alle personer bosatt i Risør kommune kan stille spørsmål til ordføreren. Bystyrets medlemmer kan selv ikke delta som spørrere. Spørsmål rettes til ordføreren som svarer på spørsmålene. 4. Spørsmålene må gjelde kommunale forhold og være av allmenn interesse for kommunens innbyggere. Spørsmål til dagens sakskart tillates ikke. 5. Spørsmålene skal være korte, og det må normalt kun ta inntil tre minutter å stille dem og inntil tre minutter å besvare dem. Utover dette kan det gis tid for inntil to korte replikker. 6. Spørsmål som bør stilles til den kommunale administrasjon avvises. Spørsmål som ikke forsvarlig kan besvares umiddelbart, utsettes til neste møte. Alle som leverer inn spørsmål får tilbakemelding på når spørsmålet blir besvart i bystyret. 7. Oppstår det tvil om forståelsen av disse retningslinjer, avgjør ordføreren spørsmålet. 8. Spørsmål og svar publiseres på Risør kommunes nettside. Etter prøvetidens utløp vurderes ordningen av formannskapet med tanke på videreføring og/eller endringer.