REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALGET Opprinnelig vedtatt av fylkestinget 27.04 2006. Faginstans med ansvar for fortolkninger: Kontrollutvalget. Sist revidert: 30.04 2015. INNHOLDSFORTEGNELSE 1. Reglementets virkeområde...2 1.1. HENSIKTEN MED REGLEMENTET...2 1.2. HVEM REGLEMENTET GJELDER FOR...2 2. Hjemmel og gyldighet...2 2.1. HJEMMEL...2 2.2. GYLDIGHET...2 3. Begrensninger...2 4. Innhold...2 4.1. KONTROLLUTVALGETS FORMÅL...2 4.2. VALG OG SAMMENSETNING...2 4.3. MØTER I UTVALGET...2 4.4. SAKSBEHANDLINGEN I UTVALGET...3 4.5. UTVALGETS OPPGAVER M.V....3 4.6. SÆRLIGE OPPGAVER FOR KONTROLLUTVALGET...4 4.7. BRUK AV SAKKYNDIG BISTAND...4 4.8. INNHENTING AV OPPLYSNINGER...5 4.9. TAUSHETSPLIKT OFFENTLIGHET...5
1. Reglementets virkeområde 1.1. HENSIKTEN MED REGLEMENTET Hensikten med reglementet er å gi utfyllende bestemmelser for kontrollutvalget i Østfold fylkeskommune. 1.2. HVEM REGLEMENTET GJELDER FOR Reglementet gjelder for medlemmer og varamedlemmer av kontrollutvalget i Østfold fylkeskommune. 2. Hjemmel og gyldighet 2.1. HJEMMEL Reglement for kontrollutvalget i Østfold fylkeskommune bygger på kommuneloven 77, og forskrift om kontrollutvalg fastsatt av Kommunal- og regionaldepartementet 15. juni 2004. 2.2. GYLDIGHET Reglementet trer i kraft fra og med 29.10.15 og gjelder inntil fylkestinget vedtar noe annet. 3. Begrensninger Dette reglement kan ikke inneholde begrensninger i forhold til det som er bestemt i kommuneloven og fastsatt i forskrift om kontrollutvalg. Saksbehandlingsreglene for de folkevalgte organene er regulert i eget reglement, og gjelder med mindre annet framgår av 77 og forskrift om kontrollutvalg. 4. Innhold 4.1. KONTROLLUTVALGETS FORMÅL Kontrollutvalget forestår på vegne av fylkestinget det løpende tilsyn og kontroll med forvaltningen i fylkeskommunen. Utvalget skal også påse at fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Videre skal kontrollutvalget sørge for at fylkeskommunal virksomhet blir gjenstand for forvaltningsrevisjon og påse at det føres kontroll med forvaltningen av fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. 4.2. VALG OG SAMMENSETNING Kontrollutvalget består av fem medlemmer som velges av fylkestinget. Tre av medlemmene og deres varamedlemmer velges blant fylkestingets medlemmer og varamedlemmer, mens to av medlemmene kan velges fritt blant andre enn fylkestingets medlemmer og varamedlemmer. Hvem som er utelukket fra valg til utvalget fremgår av kommuneloven 77 nr. 2. Fylkestinget velger blant medlemmene leder og nestleder. Lederen skal velges fra et av de partiene som ikke innehar vervet som fylkesordfører/fylkesvaraordfører, eller som inngår i den flertallskonstellasjonen som ligger til grunn ved valg av disse. Ved utskifting av ett eller flere medlemmer av utvalget skal det foretas nyvalg av samtlige medlemmer i utvalget, jf. kommuneloven 77 nr. 3 og forskrift om kontrollutvalg 3. 4.3. MØTER I UTVALGET 2
a) Møter holdes på de tidspunkter som er vedtatt av utvalget selv eller fylkestinget når utvalgets leder finner det påkrevd, eller når minst 1/3 av medlemmene krever det, jf. kommuneloven 32 nr. 1. b) Utvalget innkalles skriftlig med minst sju dagers varsel. b) Fylkesordfører har møte- og talerett i utvalgets møter. d) Oppdragsansvarlig revisor, eller dennes stedfortreder, har møte- og talerett i kontrollutvalgets møter og kan forlange sine uttalelser på møtet protokollert, jf. forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 19. e) Den som er engasjert for å utføre selskapskontroll på kontrollutvalgets vegne (eierskapskontroll/forvaltningsrevisjon), kan innkalles til kontrollutvalget for å rapportere om utførte kontroller. 4.4. SAKSBEHANDLINGEN I UTVALGET a) Sakslisten for det enkelte møte settes opp av utvalgets leder i samråd med sekretariatet, jf. kommuneloven 32 nr. 2. Saksliste og saksdokumenter sendes til utvalgets medlemmer, fylkesordfører, oppdragsansvarlig(e) revisor(er), samt kontrollutvalgssekretariatet. I tillegg sendes sakslisten fylkesrådmannen. Sakslisten til møtet og andre dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet, er tilgjengelige for allmennheten blant annet via fylkeskommunens WEB-sider. b) Sekretariatet skal påse at de saker som skal behandles er forsvarlig utredet. d) Det skal føres protokoll over de forhandlinger og vedtak som utvalget fatter. Det utarbeides egen protokoll for B-saker. For øvrig følger utvalget de regler fylkestinget fastsetter om føring av protokoller mv. Protokollen underskrives av utvalgets leder og sekretær. e) Utskrift av A og B-protokollene sendes utvalgets medlemmer, fylkesordfører, den valgte revisor, oppdragsansvarlig revisor, fylkesrådmann og kontrollutvalgssekretariatet. 4.5. UTVALGETS OPPGAVER M.V. a) Kontrollutvalget skal påse at fylkeskommunens og dens foretaks årsregnskaper blir revidert på en betryggende måte, herunder løpende holde seg orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk, fylkestingets reglement for kontrollutvalget i Østfold fylkeskommune, samt eventuelle avtaler inngått med den valgte revisor, jf. forskrift om kontrollutvalg 6. b) Kontrollutvalget skal avgi uttalelse om årsregnskapet før dette blir behandlet/vedtatt av fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være fylkesutvalget i hende tidsnok til at det kan bli tatt hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til fylkestinget. c) Når oppdragsansvarlig revisor påpeker forhold i årsregnskapet, skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp av fylkesrådmannen. d) Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for forvaltningsrevisjon. Planen skal baseres på en overordnet analyse av fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Planen skal vedtas av fylkestinget, jf. forskrift om kontrollutvalg 10. 3
e) Administrasjonssjefen (fylkesrådmannen) skal gis anledning til å gi uttrykk for sitt syn på de forhold som fremkommer i rapporter etter gjennomførte forvaltningsrevisjoner, jf. forskrift om kontrollutvalg 8. f) Med utgangspunkt i planen for forvaltningsrevisjon, skal kontrollutvalget avgi rapport til fylkestinget om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført og om resultatene av disse, jf. forskrift om kontrollutvalg 11. g) Kontrollutvalget skal påse at fylkestingets vedtak i tilknytning til behandling av rapporter om forvaltningsrevisjon blir fulgt opp av fylkesrådmannen. h) Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av fylkeskommunens interesser i selskaper m.m., jf. kommuneloven 77 nr. 5. i) Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at fylkestinget er konstituert, utarbeide én plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av fylkestinget. j) Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontrollen, jf. forskrift om kontrollutvalg 13. k) Kontrollutvalgets rapportering om den gjennomførte selskapskontrollen skal foretas fortløpende til fylkestinget. Det skal rapporteres i forhold til den vedtatte planen. Dessuten skal omfanget og resultatet av kontrollene omtales i kontrollutvalgets årlige melding til fylkestinget. l) Årlig melding om kontrollutvalgets virksomhet i det forløpne år, skal forelegges fylkestinget innen 1. mai året etter. m) Utvalgets leder skal straks varsles når oppdragsansvarlig revisor avdekker eller blir underrettet om uregelmessigheter og misligheter. Oppfølging skjer i kontrollutvalgets første møte eller i ekstraordinært møte i utvalget, jf. forskrift om revisjon 3. n) Utvalgets leder og nestleder har møte- og talerett i fylkestinget når utvalgets saker behandles, jf. forskrift om kontrollutvalg 2. 4.6. SÆRLIGE OPPGAVER FOR KONTROLLUTVALGET a) Dersom fylkestinget vedtar å konkurranseutsette hele eller deler av regnskapsrevisjonen, foretar fylkestinget selv valg av revisor etter innstilling fra kontrollutvalget, jf. forskrift om kontrollutvalg 16. b) Kontrollutvalget utarbeider forslag til årsbudsjett for utvalgets egen virksomhet. Utvalget uttaler seg videre om forslagene til rammer for den øvrige kontroll- og revisjonsvirksomheten (fylkesrevisjonen og sekretariatet). Kontrollutvalgets uttalelse om budsjettene for den samlede kontroll- og tilsynsvirksomheten skal følge fylkesutvalget innstilling til fylkestinget. c) Kontrollutvalget innhenter årlig en oversikt over fylkesrådmannens oppfølging av vedtak truffet av fylkestinget, fylkesutvalget og komiteene. Fylkestinget gis informasjon om kontrollutvalgets arbeid med dette, gjennom årsmeldingen fra kontrollutvalget til fylkestinget. 4.7. BRUK AV SAKKYNDIG BISTAND Kontrollutvalget kan gjøre bruk av sakkyndig bistand når det finnes nødvendig. Slik bistand skal budsjetteres, eventuelt fremsettes som søknad om tilleggsbevilgning for dette formålet. 4
4.8. INNHENTING AV OPPLYSNINGER a) Kontrollutvalget kan hos fylkeskommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument, og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgaven, jf. forskrift om kontrollutvalg 5. b) Innhenting av opplysninger fra fylkeskommunale organer eller forbindelser skal som hovedregel skje via den oppdragsansvarlige revisor. c) Kontrollutvalget og revisor avgjør selv hvilke dokumenter som fortløpende skal sendes disse i forbindelse med selskapskontrollen. 4.9. TAUSHETSPLIKT OFFENTLIGHET a) Fylkestinget har vedtatt at det skal praktiseres meroffentlighet i Østfold fylkeskommune. Kontrollutvalget skal så langt det er formålstjenlig legge til grunn fylkestingets vedtak om meroffentlighet. b) Kontrollutvalget plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det som utvalget får adgang til i forbindelse med behandling av taushetsbelagte saker/forhold, jf. forvaltningslovens 13. c) Som hovedregel er det kontrollutvalgets leder som skal gi uttalelse på vegne av utvalget når det er nødvendig. Dette gjelder i alle saker. 5