Høgskolen i Telemark Styret Møtedato: 22.05.08 Saksnummer: Saksbehandler: Journalnummer: Magne Hegna 2006/2009 REVISJON AV REGLEMENT FOR VALG TIL DE ØVERSTE STYRINGSORGANER I HØGSKOLEN I TELEMARK Saken i korte trekk Styret vedtok i S-sak 14/07 revidert reglement for valg til de øverste styringsorganer i Høgskolen i Telemark (HiT), jf. vedlegg 1. På grunnlag av styrets vedtak i den saken, legges det med dette fram en ny sak om gjennomgåelse av valgreglementet som spesielt omhandler følgende: a) En nærmere belysning av likestillingsbestemmelsene i reglementet. b) Spørsmål om elektronisk valg Med bakgrunn i denne gjennomgåelsen tilrås det at valg til de øverste styringsorganene i HiT som hoveddregel skal avvikles som elektronisk valg, og at det arbeides videre med aktuelle løsninger for å få dette til. Videre tilrås endringer i valgreglementet for å tilpasse det til elektronisk valg. Når det gjelder likestillingsbestemmelsene i reglementet, er det spesielt bestemmelsene om valg av rektor og prorektor som er nærmere belyst i denne saken, og det tilrås visse justeringer på dette punktet. Tilråding Jeg råder styret til å gjøre slikt vedtak: 1. Styret gir høgskoledirektøren fullmakt til å arbeide videre med å utvikle et system for å kunne avvikle valg elektronisk ved Høgskolen Telemark basert på den web-baserte læringsplattformen ClassFronter, og med sikte på at dette kan tas i bruk fra høsten 2008. 2. Styret vedtar revidert reglement for valg til de øverste styringsorganer i Høgskolen i Telemark i samsvar med forslag 02.05.08. Bakgrunn Styret behandlet i møte 22.02.07 (S-sak 14/07) sak om revisjon av valgreglementet for Høgskolen i Telemark. Det ble gjort slikt enstemmig vedtak: 1. Styret vedtar revidert reglement for valg til de øverste styringsorganer i Høgskolen i Telemark i samsvar med forslag 07.02.07. 2. Styret ber høgskoledirektøren om senest innen utgangen av inneværende år å legge fram en sak om samlet gjennomgang av valgreglementet, herunder en belysning av likestillingsbestemmelsene i reglementet.
2 Noe forsinket i forhold til det som var forutsatt, jf. pkt. 2 i ovennevnte vedtak, legges det nå fram sak om revisjon av valgreglementet. Ved denne revisjonen er det følgende to områder som er gjenstand for nærmere vurdering: a) likestillingsperspektivet, jf. pkt. 2 i ovennevnte vedtak, b) spørsmålet om innføring av elektronisk valg. Vurdering Spørsmål knyttet til likestillingsperspektivet. Det aktuelle spørsmål knytter seg til hvorvidt kravet til representasjon fra begge kjønn er tilstrekkelig ivaretatt i valgreglementet. Gjeldende bestemmelser på området framgår av likestillingsloven 21, der det heter: Når et offentlig organ oppnevner eller velger utvalg, styrer, råd, nemnder mv. skal begge kjønn være representert på følgende måte: 1. Har utvalget to eller tre medlemmer, skal begge kjønn være representert. 2. Har utvalget fire eller fem medlemmer, skal hvert kjønn være representert med minst to. 3. Har utvalget seks til åtte medlemmer, skal hvert kjønn være representert med minst tre. 4. Har utvalget ni medlemmer, skal hvert kjønn være representert med minst fire, og har utvalget flere medlemmer, skal hvert kjønn være representert med minst 40 %. 5. Reglene i nr. 1 til 4 gjelder tilsvarende ved valg av varamedlemmer. I lov om universiteter og høgskoler (UH-loven) 9-4 (8) heter det: Kravene i likestillingsloven 21 om representasjon av begge kjønn skal være oppfylt innen den enkelte valgkrets. Gjeldende valgreglement for HiT har bestemmelser om kjønnsmessig balanse ved valg til styret i reglementets 26, der det står: 1. Ved valget (preferansevalg) skal Likestillingslovens krav om kjønnsmessig balanse være oppfylt innen den enkelte valgkrets. Skal det velges 4 medlemmer eller flere fra valgkretsen, skal hvert kjønn være representert med minst 40 % blant dem som velges. Skal det velges 2 eller 3 medlemmer fra valgkretsen, skal begge kjønn være representert. Disse krav gjelder også ved valg av varamedlemmer. 2. Viser det seg ved opptellingen at et kjønn vil få færre representanter enn dette, rykker kandidater fra det underrepresenterte kjønn som det er avgitt stemmer for, opp inntil man har oppnådd slik balanse. Ut fra dette synes det klart at valgreglementets bestemmelser om kjønnsmessig balanse ved valg av medlemmer til styret er i samsvar med likestillingslovens krav. Det er derfor ikke grunn til å gjøre endringer i valgreglementet på dette punktet. Det som trolig er bakgrunnen for at likestillingsspørsmålet ble reist ved forrige revisjon av valgreglementet, er kap. 2 i reglementet som gjelder valg av rektor og prorektor. I reglementets 19.1 heter det: Rektor og prorektor velges som par.
3 Og videre i 19.4: Valg på rektor/prorektor skjer samlet, slik at hver liste inneholder 2 navn, en rektorkandidat og en prorektorkandidat. UH-loven har egne regler om rektor. Det framgår av loven at det er opp til institusjonen selv å bestemme om rektor skal velges eller ansettes. I lovens 10-2 (1) står det: Med mindre styret har truffet vedtak i medhold av 10-4, utpekes rektor ved valg. Både institusjonens ansatte og eksterne kandidater er valgbare som rektor. Styret kan fastsette nærmere regler om nominasjon av eksterne kandidater. Av lovens 10-4 (1) framgår det at styret kan vedta at rektor skal ansettes på åremål. Prorektor er ikke spesielt omtalt i gjeldende UH-lov. Det er opp til institusjonen selv å avgjøre om de vil ha prorektor. Dette framgår av lovens 10-5 (2), der det står: Hvis institusjonen har en prorektor, kan styret selv fastsette at denne overtar hvis rektor har forfall eller fratrer vervet i løpet av det siste året av funksjonstiden. Hvis institusjonen velger å ha prorektor, vil det være opp til institusjonen selv å bestemme om prorektor skal velges eller ansettes. Dersom prorektor skal ansettes, skal dette imidlertid skje på grunnlag av innstilling fra et innstillingsutvalg. Det framgår av UH-loven 11-1 (3). I UH-loven 6-4 (1) er det fastsatt at ansettelse av bl.a. prorektor kan skje på åremål. Likestillingsloven 21 gjelder ved oppnevning av utvalg, styrer, råd og utvalg. Som det går fram av ovennevnte redegjørelse for aktuelle bestemmelser i UH-loven, er rektor og prorektor enten verv eller stilling avhengig av hva institusjonen selv bestemmer. Rektor og prorektor kan ikke sies å utgjøre et utvalg eller lignende selv om HiT i sitt valgreglement har fastsatt at de skal velges som par. Min konklusjon er derfor at det ikke finnes noen lovmessig hjemmel for å kreve at begge kjønn må være representert i rektor- og prorektorparet. Jeg kan imidlertid se at det ut fra et likestillings-perspektiv kunne være ønskelig med representasjon fra begge kjønn. På denne bakgrunn vil jeg foreslå at det i valgreglementet 19.1 tas inn følgende tillegg: Så langt som mulig skal rektor- og prorektorparet bestå av en person fra hvert kjønn. Jeg nevner at Universitetet i Stavanger, som har samme ordning som HiT med valg av rektor og prorektor som par, har tilsvarende formulering i sitt valgreglement. Elektronisk valg. I gjeldende valgreglement for HiT er det fastsatt at valg av rektor, prorektor og styre kan avvikles som elektronisk valg. I reglementet 10 heter det om dette: Høgskoledirektøren kan bestemme at ett eller flere valg som omfattes av dette reglementet skal gjennomføres som elektronisk valg. Den største fordelen med elektronisk valg er at denne valgmåten trolig gir større valgdeltakelse, spesielt blant studentene, bl.a. ved at det vil være mulig å avholde valget over flere dager, at det vil være anledning til å stemme uavhengig av når på døgnet det er, samt at en kan stemme uavhengig av hvor en befinner seg, så sant PC og internett er tilgjenglig. Et fullt utviklet elektronisk valgsystem vil trolig også kunne innebære andre fordeler, bl.a. i form av enklere og raskere opptelling av stemmer. Det bør derfor vurderes om elektronisk valg nå bør innføres som den primære måte å avvikle valg på
4 ved HiT. Jeg nevner at enkelte andre institusjoner, bl.a. Universitetet i Agder, avviklet sitt siste styreog rektorvalg som elektronisk valg. Atter andre institusjoner har i likhet med HiT åpnet for elektronisk valg i sine valgreglement. Det gjelder bl.a Universitetet i Stavanger, som vurderer å ta dette i bruk ved neste valg til de øverste styringsorganer ved institusjonen. Med bakgrunn i opplysninger innhentet fra andre institusjoner og etter drøftinger med IT-tjenesten og valgstyret ved HiT, foreligger det pr. i dag følgende alternativer for elektronisk valg: 1. Utvikling av den web-baserte elektroniske læringsplattformen ClassFronter til bruk ved elektronisk valg. 2. Utvikling av det web-baserte elektroniske systemet som HiT bruker for emneevaluering til bruk ved elektronisk valg. 3. Undersøke muligheten for at elektroniske systemer spesielt utviklet for valg ved andre institusjoner kan tas i bruk ved HiT. Nedenfor følger en kort omtale av hvert av disse alternativene. Ad alternativ 1: Eksamensverktøyet i ClassFronter kan relativt enkelt tilpasses til bruk i forbindelse med elektronisk valg. SOT har allerede i noen år brukt dette systemet i forbindelse med studentvalg, og etter det vi forstår med god erfaring. Universitetet i Agder brukte Fronter i forbindelse med sitt siste styre- og rektorvalg. En eventuell tilpassing av Fronter som valgsystem for både studenter og ansatte ved HiT, vil kreve en begrenset arbeidsinnsats estimert til ca. 10 dagsverk. Arbeidet vil kunne utføres av høgskolens Fronterkoordinator. Det er en forutsetning at arbeidet skjer i nært samarbeid med valgstyret, som har ansvaret for administrering og forberedelse av valg etter valgreglementet. Da Fronter-koordinatoren er tilknyttet Avdeling for allmennvitenskapelige fag, forutsetter denne løsningen at avdelingen er villig til å frigi vedkommende til å påta seg oppgaven. En fordel med denne løsningen er at selve systemet Fronter er godt kjent blant studentene og også blant mange av de ansatte. Det er imidlertid en del ansatte, bl.a. mange blant de teknisk-administrativt ansatte, som ikke kjenner systemet. Brukerterskelen er imidlertid lav, og det skulle således ikke by på problemer for noen å avgi stemme via dette systemet. Ansatte som ikke har tilgang til PC må kunne gis anledning til å stemme manuelt. Kostnadene ved denne løsningen vil være lav, og under forutsetning av at Fronter-koordinator frigis til å påta seg oppgaven med aktuelle tilpassinger, vil elektronisk valg kunne tas i bruk allerede fra høsten 2008. Begrensningen ligger i at den aktuelle Fronter-løsningen ikke vil innebære noen fullverdig elektronisk løsning i og med at systemet ikke vil kunne håndtere etterarbeid og opptelling av stemmer. Dette må fortsatt foregå manuelt, men det er mulig at systemet vil kunne utvikles til på noe sikt også å kunne ivareta denne delen av valget. Ad alternativ 2 Det elektroniske systemet for emneevaluering som er i bruk ved HiT, har funksjonaliteter som innebærer at det kan tilpasses for bruk som valgsystem. Imidlertid må systemet da bygges opp nærmest fra bunnen av med utvikling av en komplett kravspesifikasjon, anbudsrunde på selve utviklingsjobben og oppfølging fra høgskolen under utviklings- og implementeringsprosessen. Videre vil drift og videreutvikling av et slikt system innebære ekstra arbeid og kostnader. En mulighet kunne være å
5 etablere et samarbeid med andre høgskoler om et slikt utviklingsprosjekt. Eventuell innføring av elektronisk valg basert på et slikt system vil uansett ta noe tid. Ad alternativ 3 Noen institusjoner har utviklet egne elektroniske systemer spesielt innrettet på gjennomføring av valg. Det gjelder bl.a. Universitetet i Oslo og NTNU. Ut fra foreliggende opplysninger synes spesielt det systemet som NTNU har utviklet å være av høy kvalitet. En mulighet kunne derfor være å undersøke muligheten for og kostnadene knyttet til en løsning der HiT tar i bruk NTNUs valgapplikasjon. Spørsmålet om innføring av elektronisk valg og mulige alternativer i den forbindelse er forelagt driftsenhetene, samt Studentorganisasjonen i Telemark (SOT) og valgstyret til uttalelse. De høringsinstansene som har svart, jf vedlegg 2 4, stiller seg alle positive til å innføre elektronisk valg ved HiT. Av de alternativene som er omtalt ovenfor, er det bare ClassFronter-løsningen som kan innføres så raskt at elektronisk valg kan gjennomføres allerede fra høsten 2008. De andre alternativene som er omtalt, vil det ta lengre tid å innføre, og de vil bli dyrere for høgskolen. Når det gjelder ClassFronterløsningen må det gjøres et utviklingsarbeid for å kunne ta dette i bruk i valg. Som det går fram, vil dette kunne håndteres av høgskolens ClassFronter-koordinator. Jeg vil foreslå at høgskoledirektøren får fullmakt til å arbeide videre med dette alternativet med sikte på innføring av elektronisk valg ved HiT fra høsten 2008. Selv om siktemålet er at elektronisk valg nå skal bli den primære måten å avvikle valg på ved HiT, må valgreglementet fortsatt gi åpning for at valg kan gjennomføres som urnevalg som nå. Hovedbegrunnelsen for det er at en ikke kan avskjære muligheten for å avvikle valg manuelt dersom det f.eks. oppstår svikt i de elektroniske systemene. Også andre institusjoner har i sine valgreglementer åpning for å avvikle valgene på alternative måter. Det må være valgstyret som ved hvert enkelt valg, ut fra en konkret vurdering, må ta stilling til hvordan valget skal avvikles. Forslag til endringer i valgreglementet. Med bakgrunn i ovennevnte må det gjøres en del endringer i valgreglementet. Følgende endringer foreslås: 3 Valgmåte. Med bakgrunn i forslaget om at valget primært skal avvikles som elektronisk valg, foreslås at denne paragrafen endres til å lyde: Valg av tilsatte og av studenter etter valgreglementet skal som hovedregel skje ved elektronisk valg, alternativt som urnevalg. 10 Urnevalg. Det foreslås at overskriften endres til Elektronisk valg og urnevalg. Ved elektronisk valg foreslås at perioden for å kunne avgi stemme settes til 7 dager. Dette er i samsvar med den bestemmelsen Universitetet i Agder har i sitt valgreglement. Det foreslås følgende ordlyd: Når valg avvikles som elektronisk valg, skal de stemmeberettigede kunne avgi stemme i en sammenhengende valgperiode på minst 7 dager.
6 Ved urnevalg fastsetter valgstyret stemmesedler og tidsrom for avholdelse av valget. Den videre formulering blir som i någjeldende reglement. Siste avsnitt i någjeldende 10 foreslås strøket. 11 Forhåndsstemme. Dette vil bare være aktuelt dersom det besluttes å avvikle valget som urnevalg. Pkt 1 foreslås derfor endret til: Ved urnevalg kan den som ikke er til stede på valgdagen avgi forhåndsstemme etter at de innkomne forslag på kandidater er kunngjort. Den videre formulering blir som nå. 12 Rett til å avgi stemme ved tvist om stemmerett. Paragrafen gjelder bare ved eventuelt urnevalg. Første setning i første avsnitt bør derfor endres til: Den som ved urnevalg blir nektet stemmerett, skal likevel gis anledning til å levere stemmeseddel. 16 Gjennomføring av valg. Pkt. 4 vil bare være aktuelt dersom valget avvikles som urnevalg, og bør endres til å lyde: Ved urnevalg utpeker høgskoledirektøren en kontaktperson for valgstyret blant driftstjenesten på hvert studiested. Pkt 5, som omhandler forhåndsstemmer, gjelder også bare ved urnevalg, og bør derfor endres til: Forhåndsstemmer ved urnevalg avgitt på annen måte enn den som er beskrevet i 12, vil bli forkastet. Og pkt. 6 a bør endres til: Felles opptelling skjer i valgstyret i høgskolens fellesadministrasjon så snart som mulig etter at fristen for å avgi stemme er ute (ved elektronisk valg), eller etter at valglokalene er stengt (ved urnevalg). Pkt. 6 b gjelder bare ved urnevalg og første setning i punktet bør endres til: Konvolutter med forhåndsstemmer avgitt ved urnevalg blir kontrollert mot manntallet. Av samme grunn bør pkt. 6 d endres som følger: Ved urnevalg blir avgitte valgdagsstemmer kontrollert mot manntallet. Resultatet av valgdagsoppgjøret blir ført i valgprotokollen. Og første setning i pkt. 6 e foreslås endret til: Forhåndsstemmene avgitt ved urnevalg blir tatt ut av omslagskonvolutten og sortert som forberedelse til opptellingen. 18 Funksjonstid. Valgbarhet. Nyvalg.
7 I pkt. 2 foreslås siste setning endret til: Fratrer prorektor minst ett år før endt funksjonsperiode, velges ny prorektor ved elektronisk valg eller urnevalg og preferansevalg. 19 Valgene og valgform. I tråd med det som er uttalt i tilknytning til likestillingsperspektivet, foreslås følgende tilføyelse i pkt. 1: Så langt som mulig skal rektor- og prorektorparet bestå av en person av hvert kjønn. Og pkt. 2 foreslås endret til: Valget skal holdes som flertallsvalg og som hoverdregel avvikles som elektronisk valg eller alternativt som urnevalg. Når det gjelder pkt. 3, 4 og 5 i någjeldende 19 foreslås disse punktene forenklet og endret ved at nytt pkt. 3 får følgende ordlyd: Det skal gjennomføres valg selv om det kun er nominert ett rektor- og prorektorpar. Og nytt pkt. 4 får følgende ordlyd: Dersom det er nominert to rektor- og prorektorpar, er det paret valgt som har fått mer enn halvparten av de godkjente og vektede stemmene. Blanke og ugyldige stemmer teller ikke med. Dersom det er mer enn to rektor- og prorektorpar og ingen av dem oppnår mer enn 50 % av de godkjente og vektede stemmene, avholdes ny valgomgang. Andre valgomgang avholdes senest to uker etter første valgomgang mellom de to parene som oppnådde flest godkjente og vektede stemmer. 25 Valgform Når det gjelder 25, som omhandler valgform ved valg av styre, foreslås pkt. 1 endret til: Valget skal holdes som preferansevalg og som hovedregel avvikles som elektronisk valg eller alternativt som urnevalg. Forslag til revidert valgreglement der ovennevnte endringer er innarbeidet, merket forslag 02.0508, følger vedlagt som vedlegg 5. Nils Røttingen høgskoledirektør Vedlegg: 1. Reglement for valg til de øverste styringsorganer i Høgskolen i Telemark, fastsatt av styret 22.02.07. 2. Internt notat 18.04.08 fra Avdeling for estetiske fag, folkekultur og lærerutdanning.
8 3. Internt notat 24.04.08 fra Avdeling for helse- og sosialfag. 4. Internt notat 09.04.08 fra Driftstjenesten. 5. Forslag 02.05.08 til revidert reglement for valg til de øverste styringsorganer i Høgskolen i Telemark.