REGLEMENT FOR VALG AV INTERNE STYREMEDLEMMER VED HØGSKOLEN I TELEMARK Fastsatt av styret 23.02.12. 1 Reglementets virkeområde Disse regler gjelder valg av de ansattes representanter i styret. Studentene gjennomfører eget valg av studentrepresentanter i styret 2 Størrelse og sammensetning Størrelse og sammensetning av styret er fastsatt i overensstemmelse med lov om universiteter og høgskoler 9-3 nr. 1. Styret skal ha et flertall av interne medlemmer og sammensettes slik: Ekstern styreleder, tre eksterne styremedlemmer, fire medlemmer valgt blant de tilsatte i undervisnings- og forskerstilling, ett medlem valgt blant de teknisk og administrativt tilsatte og to medlemmer blant studentene. 3 Valgmåte Valg av tilsatte etter valgreglementet skal som hovedregel skje som urnevalg, alternativt som elektronisk valg. 4 Valgstyret 1. Ved Høgskolen i Telemark skal det være ett valgstyre oppnevnt av styret, som utpeker leder og nestleder. Styret kan delegere denne myndigheten til rektor. Valgstyret administrerer og forbereder valg etter valgreglementet, herunder sørger for at det foreligger et tilstrekkelig antall kandidater. Valgstyrets funksjonstid er fire år. Valgstyret skal ha fem medlemmer, hvorav tre skal representere de tilsatte og to studentene. Representantene for de tilsatte skal komme fra hvert av de tre største studiestedene. Det skal også oppnevnes personlige vararepresentanter. Rektor sørger for sekretærfunksjon for valgstyret. 2. Dersom medlem av valgstyret er foreslått til valg til organ, trer vedkommende ut av valgstyret, og det oppnevnes nytt medlem. 3. Valgstyret er vedtaksført når mer enn halvparten av medlemmene er til stede. Det gjør vedtak ved vanlig flertall. Ved stemmelikhet er lederens stemme avgjørende. Medlem av valgstyret kan bringe avgjørelse i dette inn for høgskolens klagenemnd. 5 Dato for avholdelse for valg 1. Valgene skal være gjennomført innen 15. mai. Valgstyret får fullmakt til å fastsette nærmere dato for valg og for frister for innlevering av forslag. I kunngjøringen gjøres det kort rede for reglene om fremsettelse av forslag og for fremgangsmåten ved valget.
2. Dato for avholdelse av valget skal gjøres kjent senest seks uker før valgdagen. Samtidig skal det minnes om fristen for å fremme forslag på kandidater. Valgoppgjøret bør være avsluttet senest én måned før representantenes funksjonstid begynner. 6 Stemmerett for tilsatte 1. Det er et vilkår for stemmerett ved direkte valg etter dette reglement at vedkommende er tilsatt eller engasjert i minst halv ordinær stilling ved institusjonen, og har tiltrådt denne senest valgdagen. 2. Den som er tilsatt eller engasjert for mindre enn ett år, har likevel ikke stemmerett, hvis ikke han eller hun har vært i sammenhengende tilsettingsforhold ved institusjonen i minst ett år fram til valgdagen. 3. Tilsatte i oppdragsstillinger og stipendiater med hovedtilknytning til Høgskolen i Telemark, som har lønn ved annen institusjon, har også stemmerett ved direkte valg. Forutsetningen er at vedkommende ikke avgir stemme i annen institusjon. Lærlinger og tilsatte på sysselsettingstiltak har ikke stemmerett. 4. Stemmerett faller bort for den som har permisjon for å arbeide i annen stilling. Dette gjelder likevel ikke hvis det er tale om en stilling ved samme institusjon som ikke gir stemmerett, jf. bl.a. nr. 1, 2 og 3. 5. Styret avgjør om en stilling skal regnes som undervisnings- og forskerstilling eller som teknisk og administrativ. Valgstyret avgjør andre tvistemålsspørsmål om stemmerett og stemmekrets. 7 Tilsattes plikt til å ta i mot valg og til å fungere i vervet 1. Tilsatte har plikt til å ta i mot valg og fungere i vedkommende verv så lenge han eller hun er valgbare ved vedkommende valg. Innehaver av verv skal fratre når valgbarheten opphører, jf. lov om universiteter og høgskoler 9-5 nr. 2. Den som har permisjon i funksjonsperioden, fratrer vervet så lenge permisjonen varer. 2. Den som tidligere har hatt et verv, kan nekte gjenvalg til dette for en like lang periode som han eller hun har fungert sammenhengende i vervet. Varamedlem som har møtt som medlem minst halve valgperioden, kan kreve seg fritatt for valg som medlem i neste periode, jf. lov om universiteter og høgskoler 9-5 nr. 1. 3. Styret kan etter søknad frita for valg eller for fortsatt funksjon i et verv den som ikke uten uforholdsmessig vanskelighet eller belastning kan skjøtte sine funksjoner i dette. Den som er tilsatt i deltidsstilling, kan også fritas hvis vervet vil medføre at det blir urimelig byrdefullt eller vanskelig for vedkommende å utføre sitt arbeid i denne.
8 Liste over stemmeberettigede. Klage over manntallsføringen 1. Rektor eller den han utpeker i sitt sted, er manntallsfører. Manntallet over de som har stemmerett, skal være satt opp senest fire uker før vedkommende valg. Manntallet skal straks legges ut til gjennomsyn for alle det vedkommer. 2. Klage over manntallsføringen avgjøres av valgstyret. Klagen må være innkommet til manntallsfører senest to uker før valgdagen. 9 Urnevalg og elektronisk valg Ved urnevalg fastsetter valgstyret stemmesteder og tidsrom for avholdelse av valget. Stemmestedet skal holdes åpent minst seks timer mellom kl. 09.00 og kl. 20.00, eller inntil alle som har stemmerett i valgkretsen har avgitt stemme. Når valg avvikles som elektronisk valg, skal de stemmeberettigede kunne avgi stemme i en sammenhengende valgperiode på minst syv dager. 10 Forhåndsstemme 1. Ved urnevalg kan den som ikke er tilstede på valgdagen avgi forhåndsstemme etter at de innkomne forslag på kandidater er kunngjort. Forhåndsstemme må være innkommet til valgstyrets leder senest ett døgn før valget. 2. Stemmeseddel med forhåndsstemme skal legges i nøytral konvolutt. Denne konvolutten legges så i særskilt lukket konvolutt som er påført hvilket valg det er tale om, velgernes navn, stilling, avdeling eller institutt, tilsettingstidspunkt og stillingstilknytning (fast, engasjement m.m.). Valgstyret bestemmer hvordan studenter skal dokumentere stemmerett ved forhåndsstemming (kopi av kvittering for betalt semesteravgift og studiebevis e.a.). 11 Rett til å avgi stemme ved tvist om stemmerett Den som ved urnevalg blir nektet stemmerett, skal likevel gis anledning til å levere stemmeseddel. Slik stemmeseddel skal ikke legges i valgurnen, men i en særskilt lukket konvolutt påført navn og adresse for velgeren. Stemmeseddelen skal oppbevares på betryggende måte med tanke på en eventuell klage. 12 Nominasjon 1. Forslag til kandidater til verv etter dette valgreglementet fremmes for valgstyret. 2. De stemmeberettigede har rett til å sette fram forslag til kandidater innen sin gruppe. 3. Følgende prosedyre skal benyttes ved nominasjonen til valg: Forslagsstiller leverer skriftlig forslag til kandidat(er) til valgstyret innen gitt frist. Forslaget skal være undertegnet, og kandidaten skal være gjort kjent med forslaget. Valgstyret kan kalle
forslagsstillerne inn til møte for å samordne forslagene. Det er bare forslagsstiller som kan trekke et forslag. Valgstyret skal godkjenne forslagene. 13 Gjennomføring av valg 1. Valgstyret har ansvar for at den tekniske gjennomføringen av valgene skjer på en betryggende måte. Valgstyret utarbeider skriftlige prosedyrer for gjennomføringen. 2. Valgstyret har ansvar for at det utarbeides valginformasjon til personale i god tid før valgene, og at slik informasjon i nødvendig utstrekning er tilgjengelig på både norsk og engelsk til samme tid. 3. Rektor, eller den han utpeker i sitt sted, er manntallsfører. Den enkelte driftsenhet (avdelingene, biblioteket, driftstjenesten, IT-tjenesten, og fellesadministrasjonen) sørger for at liste over stemmeberettigede ved høgskolen er manntallsføreren i hende senest fire uker før vedkommende valg. Manntallet skal samtidig bekjentgjøres ved den enkelte driftsenhet. Klage over manntallet rettes til manntallsfører senest to uker før valgdagen, og avgjøres av valgstyret. 4. Ved urnevalg utpeker rektor en kontaktperson for valgstyret blant driftstjenestens personale på hvert studiested. Kontaktpersonen har ansvar for å finne egnede stemmelokaler, bemanning av stemmelokalene ved forhåndsstemmegiving og på valgdagen, informasjon, mottak av stemmesedler, og oversending av stemmesedler til valgstyret. Denne kontaktpersonen skal også legge stor vekt på muntlig informasjon til studentene om praktiske forhold rundt valget, og presisere viktigheten av valgdeltakelse. Det skal være minst ett stemmelokale ved hvert studiested. Stemmelokalet skal i alle tilfelle kunngjøres samtidig og på samme sted som manntallslistene og listene over kandidater. 5. Forhåndsstemmer ved urnevalg avgitt på annen måte enn den som er beskrevet i 11, vil bli forkastet. Forhåndsstemmene avgis i egen urne, som forsegles til valgoppgjøret foretas. 6. Opptelling blir ledet av valgstyret, etter følgende regler: a. Felles opptelling skjer i valgstyret i høgskolens fellesadministrasjon så snart som mulig etter at fristen for å avgi stemme er ute (ved elektronisk valg), eller etter at valglokalene er stengt (ved urnevalg). b. Konvolutter med forhåndsstemmer avgitt ved urnevalg blir kontrollert mot manntallet. Om en velger både har forhåndsstemt og stemt på valgdagen, blir forhåndsstemmekonvolutten lagt til sides uåpnet. Om en velger har gitt flere forhåndsstemmer, gjelder den sist avgitte stemme. De andre blir lagt til sides og ført i valgprotokollen. Resultatet av konvoluttoppgjøret blir ført i valgprotokollen. c. Stemmene skal telles opp for hver gruppe. d. Ved urnevalg blir avgitte valgdagsstemmer kontrollerte mot valgdagsmanntallet. Resultatet av valgdagsoppgjøret blir ført i valgprotokollen.
e. Forhåndsstemmene avgitt ved urnevalg blir tatt ut av omslagskonvolutten og sorterte som forberedelse til opptellingen. Ugyldige stemmesedler blir lagt til side og ført i valgprotokollen. f. Når opptellingen av stemmesedler er ferdig, skal resultatet kontrolleres mot manntall og valgprotokoll. g. Opptelling av personlige stemmer blir gjennomført. Opptelling skal gjøres av to ulike personer som kontroll. Resultatet blir ført i valgprotokollen. h. Alt valgmateriell skal tas vare på, slik at opptellingen kan gjøres på nytt om dette blir nødvendig. i. Stemmesedler som ikke er korrekt utfylt, herunder blanke stemmesedler, blir forkastet og inngår i valgoppgjøret som samlet uspesifisert gruppe. j. Valgmateriell og valgprotokoll sendes til rektor for arkivering og rapportering til styret. 14 Valgprotokoll Utfallet av valg etter dette reglement skal føres inn i en særskilt valgprotokoll som underskrives av vedkommende valgstyre. Melding om utfallet av valget sendes til rektor og kunngjøres straks. 15 Valgkrets Innenfor de enkelte grupper skal hele institusjonen regnes som valgkrets ved valg til styre. 16 Valget. Funksjonstiden 1. Styremedlemmer og varamedlemmer som representerer de tilsatte ved institusjonen, velges hvert fjerde år. Valget foretas særskilt for de to gruppene tilsatte i undervisnings- og forskerstilling og teknisk og administrativt tilsatte. Innenfor de enkelte grupper regnes hele institusjonen som en valgkrets. 2. Ingen kan gjenvelges som styremedlem hvis vedkommende vil ha fungert i dette verv i et sammenhengende tidsrom på åtte år ved begynnelsen av den nye valgperioden, jf. Kunnskapsdepartementets brev av 12.01.11 til statlige universiteter og høgskoler vedrørende Valg og oppnevning av styremedlemmer. 17 Varamedlemmer Innen den enkelte gruppe skal det velges minst like mange varamedlemmer som medlemmer i nummerert rekkefølge, eventuelt innenfor den enkelte liste.
18 Valgbarhet 1. Valgbar som styremedlem er den som har stemmerett etter 6. Hvis ikke styret har bestemt noe annet, er tilsatte bare valgbare hvis de har vært i sammenhengende tilsettingsforhold ved institusjonen siden 1. mars valgåret. 2. Tilsatte i oppdragsstillinger og stipendiater som har sin hovedtilknytning til Høgskolen i Telemark, men har lønn ved annen institusjon, og som har stemmerett etter 8 i disse reglene, er ikke valgbare. 3. Kandidater må beherske et skandinavisk språk skriftlig og muntlig. 19 Valgform 1. Valget skal holdes som preferansevalg og som hovedregel avvikles som urnevalg eller alternativt som elektronisk valg. 2. Valgoppgjøret skjer på denne måten: a. Antallet godkjente stemmesedler divideres med antallet representantplasser økt med 1. Kvotienten avrundes oppover. Resultatet kalles valgtallet. b. Deretter telles opp hvor mange stemmer hver enkelt kandidat har fått på førsteplass. Har noen fått så mange stemmer på førsteplass at valgtallet er nådd, er kandidaten valgt. c. Har ingen kandidat fått så mange førstestemmer at vedkommende er valgt, og står det igjen flere kandidater enn det skal velges representanter, skal den kandidat som har færrest førstestemmer strykes fra alle stemmesedlene. Har to eller flere kandidater i slike tilfelle likt stemmetall, avgjøres det ved loddtrekning hvem som skal strykes. d. På de stemmesedler der den strøkne opprinnelig sto først, skal det telles opp hvem som har kommet fram på førsteplass. Dette regnes som førstestemmer og kommer i tillegg til førstestemmene fra første opptelling. Er ikke dette tilstrekkelig til at noen kandidat når opp til valgtallet, skal den som har det laveste stemmetall på førsteplass strykes. En fortsetter slik inntil en kandidat når opp til valgtallet. e. Når en kandidat på denne måten er valgt, skal det telles opp hvem som står på andreplassen på de stemmesedler der den valgte sto øverst. I oppgjøret videre skal disse regnes som førstestemmer for vedkommende kandidat, men disse stemmene teller bare med redusert vekt. f. En stemmeseddels reduserte vekt kommer fram ved å dividere antall godkjente stemmer fratrukket valgtallet med antall godkjente stemmer. Det regnes med to desimaler etter komma. Dette vekttallet multipliseres med antall stemmer som overføres (jfr. avsnittet over).
g. Slik skal en fortsette med stryking av kandidater og med tildeling av overskuddsstemmer fra de valgte inntil det fastsatte antall representanter er valgt. Dersom det blir strøket så mange at det ikke gjenstår flere kandidater enn de som skal velges, er disse valgt. h. Første vararepresentant utpekes i et nytt valgoppgjør der en går fram som om det skulle velges én representant mer enn det som er fastsatt. Det vil si at alle strykninger oppheves, og at valgtallet blir lavere ved at tallet som stemmetallet nå skal divideres med er økt med 1. Ved dette valgoppgjøret skal en kandidat som er blitt valgt som representant ikke strykes etter reglene ovenfor. Den kandidat som først når opp til valgtallet og som ikke er valgt til representant, er valgt til første vararepresentant. i. De følgende vararepresentanter utpekes på tilsvarende måte, inntil det er valgt det fastsatte antall vararepresentanter. j. Når kjønnskvotering benyttes, og opptellingen viser at det maksimale antall representanter eller vararepresentanter av ett kjønn allerede er valgt, skal øvrige kandidater av samme kjønn strykes. 20 Kjønnsmessig balanse 1. Ved valget (preferansevalg) skal Likestillingslovens krav om kjønnsmessig balanse være oppfylt innen den enkelte valgkrets. Skal det velges fire medlemmer eller flere fra valgkretsen, skal hvert kjønn være representert med minst 40 % blant dem som velges. Skal det velges to eller tre medlemmer fra valgkretsen, skal begge kjønn være representert. Disse krav gjelder også ved valg av varamedlemmer. 2. Viser det seg ved opptellingen ved valget at et kjønn vil få færre representanter enn dette, rykker kandidater fra det underrepresenterte kjønn som det er avgitt stemmer for, opp inntil man har oppnådd slik balanse. 21 Valgbarhet for styret for tilsatte i administrative lederstillinger Følgende tilsatte i administrativ lederstilling ved Høgskolen i Telemark er ikke valgbare til styret, jf. 9-4 nr. 7 i lov om universiteter og høgskoler: rektor, viserektor for forskning og utvikling, viserektor for utdanning, direktør, økonomidirektør, personal- og organisasjonsdirektør, driftssjef, biblioteksjef, informasjonssjef og IT-sjef. 22 Klage 1. Den som har stemmerett ved et valg, kan klage over feil som er begått ved dette. Klagen må være fremsatt overfor vedkommende valgstyre senest en uke etter at resultatet av valget er gjort kjent. 2. Valgstyret kan bestemme at det skal holdes opptelling eller nytt valgoppgjør, hvor dette er tilstrekkelig til å rette opp eventuelle feil. Det nye valgoppgjøret kan påklages etter punkt 1 ovenfor.
3. Finner valgstyret ikke grunnlag for å ta klagen til følge, oversendes denne straks til styrets klagenemnd. Valgstyret kan avgi uttalelse om klagen i forbindelse med oversendelse. Denne skal i så fall gjøres kjent for klager. 4. Mener styrets klagenemnd at det er gjort feil som kan ha hatt vesentlig betydning for valgutfallet, og denne ikke lar seg rette opp ved ny opptelling eller nytt valgoppgjør, skal det holdes nytt valg. Dette skal holdes så snart som mulig. Inntil nytt valg har funnet sted, betraktes de som er valgt ved et ugyldig valg som lovlig valgt.