MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget i Holmestrand Dato: 15.11.2017 kl. 18:30 Sted: Kantina, rådhuset Arkivsak: 17/00022 Tilstede: Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Møteleder: Møtesekretær: Stig Atle Vange, leder Arild Brekke, nestleder Per Harald Agerup, medlem Trine Hasselgård Bøe, medlem Kjersti Jergel-Johnsen, medlem Ingen. Ingen. Svend Bergan Grane, kommunalsjef tekniske tjenester, sak 29/17 Linn Therese Bekken, daglig leder Vestfold kommunerevisjon Anja Ottervang Eriksen, rådgiver VIKS Kontrollutvalgsleder Stig Atle Vange Anja Ottervang Eriksen SAKSKART Side Saker til behandling 29/17 17/00200-1 Orientering om offentlighet ved befaring 3 30/17 17/00081-13 Revisor orienterer 3 31/17 17/00201-1 Møteplan 2018 4 32/17 17/00043-6 Referatsaker 5 33/17 17/00044-15 Eventuelt 5 1
34/17 17/00022-45 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgsmøtet 15.11.2017 6 Leder ønsket velkommen og møtet ble satt kl. 18:30. Det var ingen merknader til innkalling eller saksliste. 2
Saker til behandling 29/17 Orientering om offentlighet ved befaring 1 Kontrollutvalget i Holmestrand 15.11.2017 29/17 Administrasjonens informasjon tas til orientering. Kommunalsjef tekniske tjenester, Svend Bergan Grane, ga en kort orientering. Kommunens rutine er at det skal være åpent for alle som tilhørere ved befaringer. Saken ble diskutert av kontrollutvalget og det ble fremmet forslag om følgende tillegg i vedtaket: «Kontrollutvalget forventer at offentlighet ved befaring praktiseres». Administrasjonens informasjon tas til orientering. Kontrollutvalget forventer at offentlighet ved befaring praktiseres. 30/17 Revisor orienterer 1 Kontrollutvalget i Holmestrand 15.11.2017 30/17 Revisors informasjon tas til orientering. Daglig leder i Vestfold kommunerevisjon, Linn Therese Bekken, orienterte om det pågående revisjonsarbeidet og besvarte kontrollutvalgets spørsmål. Revisjonen er i rute i henhold til planen og har fokus på endringene som skjer i organisasjonen, særlig i forbindelse med kommunesammenslåingen. 3
Revisors informasjon tas til orientering. 31/17 Møteplan 2018 1 Kontrollutvalget i Holmestrand 15.11.2017 31/17 Kontrollutvalget vedtar følgende møteplan for 2018: Onsdag 31. januar 2018 Onsdag 2. mai 2018 Onsdag 20. juni 2018 Onsdag 12. september 2018 Onsdag 7. november 2018 Møteplanen ble gjennomgått og diskutert. Kontrollutvalget vedtar følgende møteplan for 2018: Onsdag 31. januar 2018 Onsdag 2. mai 2018 Onsdag 20. juni 2018 Onsdag 12. september 2018 Onsdag 7. november 2018 4
32/17 Referatsaker 1 Kontrollutvalget i Holmestrand 15.11.2017 32/17 Referatsakene tas til orientering. Sekretariatet orienterte kort om referatsakene: Valg av kontrollutvalg til nye Holmestrand. Protokoll fra styremøte i VIKS 28.08.2017. Nye personvernregler fra 25.05.2018. Referatsakene tas til orientering. 33/17 Eventuelt 1 Kontrollutvalget i Holmestrand 15.11.2017 33/17. Tre saker ble behandlet: 1. Rådmannen inviteres til neste møte I forbindelse med referatsaken ble det foreslått at rådmannen inviteres til neste kontrollutvalgsmøte for å orientere om prosessen med innføringen av de nye personvernreglene fra 25.05.2018. 2. NKRFs kontrollutvalgskonferanse 2018 Program for NKRFs kontrollutvalgskonferanse 2018 ble delt ut og det ble kort orientert om konferansen. Det ble diskutert hvem av medlemmene som ønsker 5
å delta. Nye medlemmer i Kontrollutvalget fra 01.01.2018 vil også få tilbud om å delta. 3. Henvendelse fra innbygger vedrørende Holmestrandstunellen Leder i kontrollutvalget orienterte om en henvendelse han har mottatt fra en innbygger i Holmestrand vedrørende Holmestrandstunellen. Saken ble drøftet av kontrollutvalget, og det ble vurdert at det ikke er grunnlag for at kontrollutvalget går videre med saken. 1. Rådmannen inviteres til neste kontrollutvalgsmøte 31. januar 2018 for å orientere om prosessen med innføringen av de nye personvernreglene fra 25.05.2018 2. Informasjon om NKRFs kontrollutvalgkonferanse tas til orientering. 3. Kontrollutvalget går ikke videre med saken. 34/17 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgsmøtet 15.11.2017 1 Kontrollutvalget i Holmestrand 15.11.2017 34/17 Protokoll fra møte i kontrollutvalget 15.11.2017 godkjennes. Protokollen ble opplest. Protokoll fra møte i kontrollutvalget 15.11.2017 godkjennes. 6
Møtet ble avsluttet kl. 20:40. Neste møte i kontrollutvalget er 31. januar 2018. Revetal, 23.11.2017 For leder av kontrollutvalget i Holmestrand, Stig Atle Vange Anja Ottervang Eriksen Rådgiver VIKS 7