Et handlekraftig kontrollutvalg er viktig for å sikre demokratisk innsyn og kontroll Årsplan 2018 Kontrollutvalget Hedmark fylkeskommune Kontrollutvalget HFK KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATET INNLANDET - et interkommunalt samarbeid som ivaretar sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalgene i kommunene Lillehammer, Øyer og Gausdal og Oppland og Hedmark fylkeskommuner
INNHOLD 1 INNLEDNING... 2 2 KONTROLLUTVALGETS SAMMENSETNING... 2 3 KONTROLLUTVALGETS HOVEDFOKUS I 2018... 3 3.1 Oppgaver knyttet til regnskapsrevisjon... 3 3.2 Oppgaver knyttet til forvaltningsrevisjon... 3 3.3 Oppgaver knyttet til selskapskontroll... 4 3.4 Oppgaver knyttet til løpende tilsyn med forvaltningen... 5 3.4.1 Regionreformen... 6 3.5 Oppgaver knyttet til kontrollutvalgets budsjett... 6 3.6 Oppgaver knyttet til tilsyn med revisjonen... 6 4 MØTEPLAN FOR 2018... 7 1
1 INNLEDNING Fylkestinget har det øverste tilsynet med den fylkeskommunale forvaltningen. Kontrollutvalget er fylkestingets redskap for å føre løpende kontroll og tilsyn med forvaltningen. Et handlekraftig kontrollutvalg er viktig for å sikre demokratisk innsyn og kontroll. I veilederen «Kontrollutvalgsboken» fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet står følgende; «Kontrollutvalget er avgjørende for å oppnå en velfungerende egenkontroll i den enkelte kommune og fylkeskommune. En velfungerende egenkontroll styrker innbyggernes tillit til kommunen og er viktig for å sikre effektiv og rett bruk av ressurser. Aktørene i egenkontrollen er kommunestyret, kontrollutvalget sammen med sekretariatet, administrasjonssjefen og revisor. En god egenkontroll krever samspill mellom disse. For at dette samspillet skal fungere, er det nødvendig at aktørene kjenner både sin egen og hverandres roller.» Kontrollutvalget utfører arbeid i henhold til kommunelovens bestemmelser i kapittel 12 ( 76-80) om «Internt tilsyn og kontroll. Revisjon». I medhold av kommuneloven 77 nr. 11 er det laget en egen forskrift for kontrollutvalg. Forskrift om kontrollutvalg har bestemmelser om kontrollutvalgets oppgaver i forbindelse med regnskapsrevisjon (kap. 4), forvaltningsrevisjon (kap. 5) og selskapskontroll (kap. 6). I tillegg er kontrollutvalget gitt oppgaver i forbindelse med valg av revisor ( 16), ansettelse, suspensjon og oppsigelse av revisor ( 17) og budsjett for hele kontroll- og tilsynsarbeidet i fylkeskommunen ( 18). Fylkestinget skal sørge for at kontrollutvalget har et eget kompetent sekretariat ( 20). I årsplanen omtales noen hovedfokusområder og tiltak som er planlagt for 2018. Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll ble vedtatt av fylkestinget i desember 2016, og er styrende for kontrollutvalgets arbeid. I tillegg vil regionreformen påvirke kontrollutvalgets fokus i 2018. 2 KONTROLLUTVALGETS SAMMENSETNING Kontrollutvalget ble opprinnelig ble valgt høsten 2015. Grunnet regionreformen ble det gjennomført nytt valg av kontrollutvalget i fylkestinget i oktober 2017. Dette fordi medlemmer av kontrollutvalget ikke kan velges til fellesnemnda. Sammensetningen er som følger: Medlemmer: Varamedlemmer: 1. Geir Lorents Byberg (leder) 1. Magne Rydland 2. Hege Jensen (nestleder) 1. Rune Sørli 3. Jan Narvesen 2. Svetlana Johnsen 3. Sissel Frang Rustad 4. Åse Gyda Skålerud 1. Ivar Arnesen 2. Åse Bjerke Lilleåsen 5. Svein Borkhus 1. Frank Bjørneseth 2. Magnus Stenseth 3. Tonje Granmo Sekretariatsfunksjonen ivaretas av Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet som er et interkommunalt samarbeid med Oppland fylkeskommune og kommunene Lillehammer, Gausdal og Øyer om et eget sekretariat. Kontrollutvalgets leder sitter som leder i styret for Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet. 2
3 KONTROLLUTVALGETS HOVEDFOKUS I 2018 3.1 OPPGAVER KNYTTET TIL REGNSKAPSREVISJON Ved behandling av fylkeskommunens regnskap avgir kontrollutvalget en uttalelse, som stiles til fylkestinget (jf. forskrift for kontrollutvalg 7). Fylkesrådet får kopi av uttalelsen, slik at den er med når fylkesrådet gir sin innstilling til fylkestinget. Kontrollutvalget planlegger å vedta uttalelsen i mars eller april, avhengig av når regnskapet er avlagt og årsmelding for fylkeskommunen er klar. Det er en intensjon at årsregnskapet skal behandles av fylkestinget 23.-24. april. Alle nummererte brev eller andre typer revisjonsmerknader som revisjonen ønsker at kontrollutvalget skal følge opp, behandles fortløpende (jf. forskrift om revisjon 4, 2. ledd). Nummererte brev som ikke blir godt nok fulgt opp av fylkesrådet, sendes fylkestinget for videre behandling. For fylkeskommunes del foreligger det ikke noen nummererte brev per 30.11.2017. For øvrig er kontrollutvalgets rolle å påse at fylkeskommunens regnskap blir reviderte på en betryggende måte. Hvordan kontrollutvalget følger opp dette er beskrevet nedenfor under oppgaver knyttet til tilsyn med revisjonen. 3.2 OPPGAVER KNYTTET TIL FORVALTNINGSREVISJON Kontrollutvalget skal på grunnlag av revisjonens rapporter og annen informasjon føre tilsyn med at forvaltningen er i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak. Kontrollutvalget skal videre i samarbeid med fylkeskommunens revisjon foreta en systematisk vurdering av bruk og forvaltning av de fylkeskommunale midler med utgangspunkt i oppgaver, ressursbruk og oppnådde resultater. Kontrollutvalget påser derfor at fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon (jf. kommuneloven 77 nr. 4 og forskrift om kontrollutvalg 9). Kontrollutvalget rapporterer direkte til fylkestinget (jf. forskrift om kontrollutvalg 11). Fylkestinget vedtok plan for forvaltningsrevisjon i desember 2016 som innstilt fra kontrollutvalget: A. Kvalitet og gjennomføring i videregående opplæring a. Mobbing og psykososialt miljø b. Elevtjenesten inkl. skolehelsetjenesten og oppfølgingstjenesten og deres samarbeid med NAV og andre instanser c. Språkopplæring til språklige minoriteter d. Måloppnåelse i voksenopplæringen B. Fylkeskommunen som samarbeidspart a. Samarbeid i regionale planprosesser b. Samarbeid med kommunene om overgangen til videregående opplæring c. Samarbeid med næringslivet og lærebedrifter om læreplasser, lærlinger og lærekandidater d. Samarbeid med kommunene om tannhelse og spesielt pasientgruppe C C. Nærings- og stedsutvikling a. Stedsutvikling av attraktive byer og tettsteder - inkl. tildeling og oppfølging av tilskudd b. Den videregående skolen som bidragsyter til regional utvikling c. Rollen som fylkesvegeier (samarbeid om vedlikehold, prioriteringer, trafikksikkerhet og skoleveger) D. Internkontroll og kvalitetssikring 3
a. Innkjøp b. Oppfølging av kontrakter c. Åpenhet, etikk og menneskerettigheter d. Beredskapsplaner Øvrige aktuelle tema: - Folkehelse - Oppfølging av det grønne skiftet Hovedtemaene er ikke prioritert opp mot hverandre, og det vil være revisjon parallelt mellom de. Foranalyser vil avgjøre når, om og i hvilken rekkefølge prosjektene bør gjennomføres. Kontrollutvalget bruker planen som grunnlag for bestillinger hos revisjonen, følger opp underveis, sender revisjonsrapportene til behandling i fylkestinget og følger opp vedtaket i ettertid ved behov. For øvrig er det delegert til kontrollutvalget at det har mulighet til å endre på planene underveis i valgperioden hvis det kommer opp tema som synes mer aktuelle og interessante enn de som framgår av opprinnelig plan. Dette rapporteres til fylkestinget via kontrollutvalgets årsrapport. For 2018 er det fortsatt et prosjekt som ble påbegynt av det forrige utvalget som enda er under arbeid, nemlig forvaltningsrevisjonsrapporten "Spesialundervisning". Denne forventes å bli lagt fram for kontrollutvalget i mars-april 2018. Kontrollutvalget har inneværende år bestilt en forvaltningsrevisjon om elevtjenesten ved de videregående skolene. I denne undersøkelsen skal det blant annet ses på hvordan de ulike delene av elevtjenesten samarbeider. Denne revisjonen ses nå i sammenheng med den bestilte forvaltningsrevisjonen om spesialundervisning. Dette gjøres for å spare ressurser og være til mindre belastning på administrasjonen. Temaet "Mobbing og psykososialt miljø" skal kontrollutvalget få en orientering om på det siste møtet i 2017. Det er også bestilt en foranalyse som legges fram på et av de første møtene i 2018. Det ble i 2017 innført et endret regelverk om mobbing og psykososialt miljø som kontrollutvalget har vært opptatt av at blir etterlevd. Mobbing og psykososialt miljø er helt vesentlig for elever i videregående skole. Kontrollutvalget har vært opptatt av hvordan fylkeskommunen opptrer som samarbeidspart på flere arenaer. Dette kommer tydelig fram av en del av bestillingene som er gjort og som vil påvirke arbeidet som legges fram i 2018. Som nevnt vil kontrollutvalget i 2018 se på hvordan de ulike delene av elevtjenesten samarbeider. I tillegg er det bestilt en forvaltningsrevisjon om arbeidet med regionale planer og her vektlegges samarbeid med andre aktører i stor grad. Det er også bestilt foranalyse om hvordan fylkeskommunen samarbeider med næringsliv og lærebedrifter om lærlingeordningen. 3.3 OPPGAVER KNYTTET TIL SELSKAPSKONTROLL Selskapskontroll er hjemlet i kommuneloven 77 nr. 5 og i 80. Ifølge kommuneloven 77 nr. 5 skal kontrollutvalget «påse at det føres kontroll med forvaltningen av fylkeskommunens interesser i selskaper m.m.» Kommuneloven 80 hjemler utvidet tilsyn i heleide fylkeskommunale/kommunale aksjeselskaper og interkommunale selskaper. Kontrollutvalget rapporterer direkte til fylkestinget (jf. forskrift om kontrollutvalg 15). Selskapskontroll består av en obligatorisk eierskapskontroll og en valgfri forvaltningsrevisjon. 4
Plan for selskapskontroll for 2016-2019 ble vedtatt av fylkestinget i desember 2016 etter innstilling fra kontrollutvalget. Følgende ble prioritert: 1. Attføringsbedriftene Mjøsanker og Tepas AS. 2. Vegfinans AS 3. Energiråd Innlandet AS 4. Kompetanse- og forskningsfondet AS 5. Overordnet eierskapskontroll Kontrollutvalget bestilte i 2018 en gjennomgang av attføringsbedriftene. Denne ble det bedt om at revisjonen skulle prioritere, da fylkestinget høsten 2016 ba administrasjonen om å vurdere eierskapet i attføringsbedriftene. En forvaltningsrevisjon ble vurdert å kunne gi stor nytteverdi for fylkeskommunen i deres vurderinger omkring eget eierskap. Rapporten ser ut til å kunne bli lagt fram i mars-april 2018. Det er også bestilt en foranalyse om en mulig selskapskontroll av Vegfinans AS. Dette gjøres i samarbeid med kontrollutvalget i Oppland fylkeskommune. Kontrollutvalgene i de andre fylkeskommunene som er medeiere i Vegfinans AS har fått tilbud om å være med på kontrollen. Det forventes at foranalysen legges fram på et fellesmøte i mars og at en evt. rapport kan behandles på et fellesmøte i november. 3.4 OPPGAVER KNYTTET TIL LØPENDE TILSYN MED FORVALTNINGEN Oppgavene nevnt ovenfor utgjør den mest ressurskrevende delen av utvalgets tilsyn med forvaltningen og er basert på revisjonens arbeid. Utvalgets tilsynsansvar omfatter imidlertid også en mer løpende oppfølging av det som skjer i fylkeskommunen. Dette arbeidet gjøres bl.a. ved at utvalgets medlemmer og sekretariatet følger med på forvaltningen og det som skjer i fylkeskommunen, og dette skjer ikke minst via orienteringer i utvalgets møter. Følgende punkter er eksempler på hvordan kontrollutvalget utøver sin generelle tilsynsoppgave overfor forvaltningen dvs. utover bestilte oppgaver innen forvaltningsrevisjon, selskapskontroll og regnskapsrevisjon: Overordnet analyse inkludert rullering av planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Informasjon og orientering fra fylkesrådet i kontrollutvalgets møter. Utvalgets egne observasjoner. Innspill og henvendelser til kontrollutvalget. Saker der fylkeskommunen har vært omtalt i media samt tema som er omtalt i fagtidsskrifter og/eller riksmedia. Rapporter fra andre tilsynsorganer og fylkeskommunens svar/oppfølging. Kontrollutvalgets medlemmer og sekretariatet «følger med på» politiske saker som behandles. Kontrollutvalget har stort utbytte av å benyttet seg av orienteringer i møtene. Dette gjøres i noen tilfeller som en del av forarbeidet til temaer som framgår av ovennevnte planer. I andre tilfeller gjøres det for at utvalget skal bli bedre kjent med ulike enheter/avdelinger og rutiner/prosesser i forvaltningen. Dette gir grunnlag for å stille spørsmål omkring risiko og risikoreduserende tiltak og blir dermed en egen kontrollform. Det vil være mulig for utvalget å besøke enheter/avdelinger, men dette har vært lite brukt og er heller ikke planlagt for 2018. 5
3.4.1 Regionreformen Den 8. juni 2017 ble det vedtatt av Stortinget at Hedmark og Oppland fylkeskommuner skal slås sammen fra den 1.1.2020. NKRF har utgitt en sjekkliste ved kommunesammenslåing og der står følgende om kontrollutvalgets fokus etter at vedtak om sammenslåing er fattet: Kontrollutvalget bør i denne fasen vurdere å endre fokus fra den normale bakoverskuende til et mer "her og nå" fokus. Det kan være aktuelt å be prosjektleder og rådmenn jevnlig orientere om prosessen. Videre bør kontrollutvalget bidra til at fokuset på internkontroll, interkommunalt samarbeid, eierstyring mv., er på plass både i forhold til ny kommune, men også "gammel kommune" inntil denne opphører. Når fylkestinget vedtok plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, ga de også kontrollutvalget myndighet til å rullere planene og ta inn andre tema ved behov. Kontrollutvalget vil i 2018 fortsette med en del bestillinger, men er klar over at den nye fylkeskommunen skal være klar allerede om to år. Kontrollutvalget vil bestrebe å være tett på og følge med på at de tjenestene og oppgavene som fylkeskommunen er pålagt fortsatt går sin gang i denne toårsperioden hvor sammenslåingsprosessen vil få stort fokus. Det vil bli lagt opp til en del orienteringer fra fylkesdirektøren/ny prosjektleder i denne prosessen. En del av disse orienteringene bør gis til de to kontrollutvalgene i Hedmark og Oppland. Kontrollutvalgene har vurdert det som ressursbesparende å legge opp til noen fellesmøter, og har satt opp to møtedatoer i 2018 som fellesmøter. De to kontrollutvalgene har samme sekretariat, og det lar seg dermed praktisk lett gjennomføre. Målet med forvaltningsrevisjon er læring og forbedring i organisasjonen. I en sammenslåingsprosess kan det være aktuelt å vurdere om Hedmark og Oppland burde kjøre forvaltningsrevisjoner parallelt. På denne måten vil man kunne avdekke status og finne forbedringspunkter. Disse kan så tas inn i arbeidet når nye rutiner skal på plass i den nye fylkeskommunen. Dette kan være en krevende prosess, men for eksempel er det bestilt foranalyse eller revisjon om både elevtjenesten og psykososialt arbeid/mobbing i begge kontrollutvalg. Dette er aktuelle tema også for den nye fylkeskommunen, og gitte forbedringspunkter kan tas med inn i den nye fylkeskommunen når den skal utarbeide nye retningslinjer for alt sitt arbeid. De to kontrollutvalgene har hver sitt revisjonsselskap, men disse har i tidligere saker samarbeidet om revisjonsrapporter. 3.5 OPPGAVER KNYTTET TIL KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT Kontrollutvalget skal utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i fylkeskommunen (jf. kontrollutvalgsforskriften 18). Kontrollutvalget behandlet forslag til budsjett for 2018 for sitt ansvarsområde i møtet den 31.10.2017. Ansvarsområdet omfatter utgifter til revisjon, sekretærsamarbeidet og egen drift. Forslaget til budsjett er sendt fylkeskommunen slik at det innarbeides i det totale budsjett for fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag skal følge med fylkesrådets innstilling til fylkestinget. Kontrollutvalget har de siste årene gått ned på omfang av timer til revisjon. Fra 2013 til 2018 har antall timer blitt redusert med over 400 timer. 3.6 OPPGAVER KNYTTET TIL TILSYN MED REVISJONEN Kontrollutvalget skal påse at fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning (jf. forskrift for kontrollutvalg 4). Videre skal utvalget holde seg løpende underrettet om revisjonens virksomhet og føre tilsyn med at revisjonsarbeidet er à jour og foregår i samsvar med gjeldende lover, regelverk (forskrift 6) og standarder. 6
Fylkestinget valgte i sak 25/11 (15.6.2011) Hedmark Revisjon IKS som sin revisor. Fylkestinget vedtok samtidig at «kontrollutvalget får på vegne av fylkestinget fullmakt til å inngå oppdragsavtale om revisjon». Kontrollutvalget inngår derfor på vegne av fylkestinget hvert år en oppdragsavtale med fylkeskommunens revisor. Fylkets revisor deltar ofte på kontrollutvalgets møter. Dette ivaretar en god kommunikasjon og mulighet til å ivareta utvalgets tilsynsansvar gjennom året. Utover dette har sekretariatet tett dialog med revisjonen. Følgende punkter oppsummerer oppgavene: Uavhengighetserklæring fra daglig leder og oppdragsansvarlig revisor legges fram årlig for kontrollutvalget som referatsak. Informasjon om revisjonens planverk. o Revisjonen rapporterer om arbeidet med regnskapet ved å legge fram strategi tidlig på høsten og statusrapport senere på høsten, evt. på nyåret. Behandling av forvaltningsrevisjonsrapporter. o Rapporteringen omkring forvaltningsrevisjon og selskapskontroll skjer iht. avtalt prosess, dvs. vanligvis via presentasjon av foranalyse, prosjektplan og revisjonsrapport. Ved behov gis det også underveisrapportering, i tillegg til at det kan være behov for bistand fra revisjonen når utvalget følger opp vedtak i fylkestinget. Orientering om/behandling av eventuelle rapporter om misligheter/uregelmessigheter. Orientering om/behandling av rapporter og brev vedrørende regnskapsrevisjon og økonomisk intern kontroll. o I forbindelse med kontrollutvalgets behandling av årsregnskapet og uttalelse til årsregnskapet, presenterer revisjonen sitt arbeid med årsregnskapet. Revisjonsberetningen stiles til fylkestinget, men legges fram for utvalget i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Hvis revisjonen utarbeider et brev til fylkesrådet om årsregnskapet, legges dette fram for utvalget til orientering. Revisjonen presenterer årlig en sammenligning av revisjonskostnader fra lignende revisjonsordninger ellers i landet. Ekstern kvalitetskontroll presenteres når dette er gjennomført i revisjonsselskapet. Evaluering av kontrollutvalgets tilsynsansvar overfor revisjonen behandles årlig på siste møte før nyttår. Dette utføres av sekretariatet og legges ved som en referatsak dersom det ikke er avvik som tilsier egen behandling av utvalget. 4 MØTEPLAN FOR 2018 Kontrollutvalgets møter holdes for åpne dører. Fylkesordfører og oppdragsansvarlig revisor har møte- og talerett i møtene. Kontrollutvalget kan også innkalle fylkesdirektør (eller andre fra administrasjonen) i forbindelse med behandling av og/eller orientering om saker. Kontrollutvalgets møter holdes på dagtid. Kontrollutvalget har vedtatt følgende møteplan for 2018: Dato: Foreløpig innhold: Tirsdag 27. februar Orientering om årsregnskapet Undersøkelsen "Tilbudsstrukturen i vgs" etter henvendelse fra RLF Foranalyse om samarbeid i forbindelse med lærlingeordningen Statusrapport kontrollutvalget pr. 31.12.2017 Kontrollutvalgets årsrapport for 2017 Benchmarking Hedmark revisjon IKS (utsatt fra 2017) 7
Tirsdag 20.3 (fellesmøte med kontrollutvalget i Oppland) Revisjonsrapport interim regnskapsrevisjon (referatsak) Uavhengighetserklæring forvaltningsrevisjonen (referatsak) Fellesmøte med Kontrollutvalget i OFK: - Foranalyse om Vegfinans - Orienteringer om regionreformen, eks om samarbeid som gjennomføres på vei til ny fylkeskommune - Diskusjoner om aktuelle fellestema - Orientering om fylkeskommunen som vegeier Fredag 13. april Fylkesting er 23.-24. april og mål er å behandle årsregnskapet da Mulighet for eget møte i tillegg samme dag: - Forvaltningsrevisjonsrapporten "Regionale planer" - Forvaltningsrevisjonsrapporten "Spesialundervisning" (denne utsettes kanskje slik at den kan behandles sammen med rapport om elevtjenesten sa temaene kan ses i sammenheng. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2017 for Hedmark fylkeskommune samt Hedmark trafikk Orientering om årsregnskapet og årsrapport Hedmark trafikk Orientering om internkontroll Forvaltningsrevisjonsrapporten "Elevtjenesten" Prosjektplan om samarbeid om lærlingeordningen Tirsdag 15. mai (hvis behov) Forvaltningsrevisjonsrapporten "Attføringsbedriftene Tepas og Mjøsanker" Foranalyse om mobbing og psykososialt miljø Tirsdag 19. juni Oppfølging av plan for forvaltningsrevisjon Prosjektplan mobbing og psykososialt miljø Tirsdag 18. september Statusrapport kontrollutvalget pr. 30.6.2017 Eventuell orientering fra fylkesrådet Sammenligning revisjonskostnader (benchmarking) Strategi for regnskapsrevisjon Budsjett for kontrollutvalget 2019 Oppdragsavtale for 2019 med Hedmark Revisjon IKS Tirsdag 6. november (fellesmøte Fellesmøte med kontrollutvalget OFK med kontrollutvalget i Oppland) - Selskapskontrollen Vegfinans - Selskapskontrollen VIGO IKS - Oppfølging på status på regionreformen - Orientering internkontroll mm. Mulighet for eget møte samme dag: - Forvaltningsrevisjonsrapporten samarbeid om læringeordningen Tirsdag 18. desember Årsplan for 2019 inkl. møteplan Oppfølging av plan for selskapskontroll Forvaltningsrevisjonsrapporten om mobbing og psykososialt miljø Kontrollutvalgets tilsyn med revisjonen (referatsak) Det kan bli aktuelt å avlyse eller slå sammen noen møter avhengig av saksmengde. Det settes uansett opp møtedatoer, da det vurderes som lettere å avlyse et møte enn å kalle inn til et ekstra. Innholdet i møtene kan endres ut fra når saker er klare/bestilt. En oppdatert møteplan vil framkomme på sekretariatets hjemmeside. Saker til kontrollutvalgets møter legges ut på sekretariatets hjemmeside ca. 10 dager før møtene. Hamar, 5.12.2017 Geir L. Byberg (sign.) Leder kontrollutvalget 8