Referat styremøte HRRK

Transkript

1 Referat styremøte HRRK Møtedato: Sted: Kafeteriaen på Bærenga Tilstede: Styremedlemmer: Beate Heieren Hundhammer, leder Stein Egil Sæter, referent Karl Otto Fjeldavli Grete Lien Lehne Nina Sørensen Linda Renèe Mathisen Irene Engh Øverby Wenche Bergseth Guro Larsson (vara) Ikke tilstede: Rune Svendsrud (vara) Pkt. Sak 1 Referat fra styremøte Referatet gås gjennom på neste styremøte Innkommende post/henvendelser/referat fra møter, arrangementer etc. - Innkommende brev til klubben ble gjennomgått av styret - Svar på innkommende brev ble drøftet og utformet 3 Arbeidsutvalgets rapport muntlig: - Søknad om momsrefusjon er oversendt. - HRRK har fått tilbud om tilbakekjøp av bruksrett fra Camilla Odfjell Gruer. 14 andre bruksretter er fortsatt ute i privat eie. - Brannplansjer/-tegninger over rideanlegget er under utforming av Roar Jørgensen AS. - HRRKs eksisterende harv er sliten og trenger å byttes. For økt manøvrerbarhet og til å lette bruken på banen under stevner etc, vil det være hensiktsmessig med en mindre og smalere harv. Line har sjekket priser, og ny harv ligger i prisleiet ,- eks MVA. Styret ønsker primært en avtale om å leie/lease harv, utgiftene blir da mer forutsigbare og jevnt fordelt. Styret ønsker også i nær framtid en lease-/leieavtale for ny og mindre traktor til bruk på banene. 4 Regulering av oppstallingspriser - Pris på oppstalling reguleres pr Tilleggstjenester reguleres pr (to av disse senere bestemt justert pt , ref melding på FB/HRRK Styret fra Beate.) - Forslag til regulerte priser på oppstalling og tilleggstjenester legges fram på neste styremøte 21.9.

2 Referat styremøte HRRK - Oppstallører vil etter styremøtet 21.9 varsles i henhold til oppstallingsavtale 5 Stevner: Stevneregnskapene fra mai 2016 og utover viser: Stevne Sekretariat Kiosk , ,- Hønespranget + sponsorinntekter Landsstevne dressur , , , ,89 Dressurfestivalen Planlegging av stevner ut året: Dressurstevne Sprangstevne Det er totalt 5 stevner igjen i Søknad om arrangement av stevner for 2017 HRRK har sendt inn søknad om arrangement av landsstevner i sprang og dressur for Søknad ligger vedlagt. 7 Statutter for BRYK Vintercup HRRK ved sprangutvalget sender inn forslag til endringer i statuttene for BRYK Vintercup sprangstevner. Forslag ligger vedlagt 8 Fordeling av oppgaver høsten Det bør arrangeres et medlemsmøte en gang ila høsten. Fortrinnsvis ila oktober mnd. Tema på medlemsmøtet drøftes på neste styremøte Det er behov for oppgradering av stevnemateriellet i sekretariatet (PC-er, programvare etc.) Linda tar på seg ansvar for å sjekke ut behovet og mulighetene. - Søknad om tildeling av tippemidler utarbeides. De skal fortrinnsvis dekke kostnader til utbygging av utebokser til stevner, belysning på ridestier og stier/veger rundt stallen. - Styret ønsker å utforme søknad om midler fra Gjensidigestiftelsen. Wenche og Stein Egil ser på saken og utformer søknaden. - Taket i den hvite ridehallen har et fuktproblem og trenger en sjekk på bærekonstruksjonen. Stein Egil ser på eksisterende dokumentasjon og utarbeider et tilbud fra Norconsult på en gjennomgang med utarbeiding av anbefaling for nødvendige tiltak. Snøfangere på taket over innridningsporten på langsiden ses på i samme sak. 9 Eventuelt: Styret behandlet innkommende brev i sak 2. Utforming av tiltak ble drøftet, og Stein Egil tar på seg videre behandling av saken. 10 Neste møte - Neste møte avholdes hos Grete i Tolpinrudveien 29 den kl 19.30

3 Referat styremøte HRRK Hønefoss Stein Egil Sæter Referent

4 Søknad Landsstevner i sprang og dressur Hønefoss og Ringerike Rideklubb Hønefoss og Ringerike Rideklubb arrangerer hvert år mange stevner i sprang og dressur, både på distrikts- og landsnivå. Det er viktig for oss av både sportslige og økonomiske grunner, og vi er opptatt av å arrangere gode stevner og kontinuerlig prøve å forbedre oss i forhold til de tilbakemeldingene vi mottar. For 2017 ønsker vi å søke om tre landsstevner i sprang og tre i dressur: Det er økonomisk gunstig for oss å kunne arrangere sprang- og dressurstevner slik at vi kan benytte boksene vi bestiller mer enn en gang per bestilling. I juli vil det i tillegg være ekstra gunstig for oss å kunne avvikle to landsstevner siden skolehestene da er på beite og rideskolestallen kan benyttes til oppstalling. Det er viktig å understreke at dersom de foreslåtte datoene ikke passer, er vi åpen for andre datoer også. Sprang: Hønespranget: Vi er veldig interessert i å gjenta Hønespranget slik at dette blir en tradisjon. Vi søker om at dette blir både et ponni- og hestestevne, og vi håper at vi igjen kan få arrangere ponnicupene i 2017, og gjerne FK cup. Planen er da å gjenta de tre tourene bronse-, sølv- og gullspranget for hest, og tourer /cuper for ponni slik at vi har et tilbud til alle. Vi erfarte også at det var lett å få sponsorer til tourene, noe som er et viktig bidrag for å styrke stevneøkonomien. I år var det litt uheldig å ha Hønespranget så tett etter Springtour, noe som trolig bidro til at vi ikke fikk så mange startende som ønsket. Vi ønsker derfor å arrangere Hønespranget litt senere. Vi foreslår følgende tre alternative datoer for Hønespranget: juni, juni, juni. Vi kan også gjerne ha det i juli siden det vil kunne bli ekstra gunstig for oss med tanke på bokser dersom dette kan legges tett til «Dressurfestivalen». Vi foreslår juli, juli eller juli. Dersom ingen av disse datoene er mulig å få, er det viktig for oss å understreke at vi også er åpen for andre datoer.

5 Norgesserien: Vi søker om første eller andre kvalifisering Norgesserien, men foretrekker 2. kvalifisering slik at vi kan arrangere det ute. Dersom vi får en av kvalifiseringene vil vi arrangere stevnet over 3 dager, og legge opp til at det blir et bredt spekter av klasser slik at det også blir et rekrutteringsstevne. Får vi 1. kvalifisering foreslår vi enten mars, mars, 31. mars-2. april. Som nevnt over ønsker vi oss helst 2. kvalifisering. Vi ser for oss å samkjøre sprang og dressur med tanke på bestilling av bokser, og aktuelle datoer for 2. kvalifiseringen kan da være mai, mai, eller en av de helgene som er foreslått til Hønespranget. Landsstevne i september/oktober for hest og ponni: Hvis vi får tildelt et stevne i september bør det være et utestevne. Vi foreslår september september eller september. Hvis vi får tildelt et landsstevne noe senere og det blir et innendørsstevne foreslår vi oktober eller oktober. Her kan vi da legge opp til klasser med tanke på oppladning til Oslo Horse Show. (Det kommer selvfølgelig an på hvilken dato OHS blir i 2017.) Dressur: Landsstevne i mai: Hvis vi får tildelt et stevne i mai foreslår vi mai eller mai. Datoene må selvsagt sees i sammenheng med Norgesserien 2. kvalifisering dersom HRRK skulle bli tildelt det. Dressurfestivalen: På årets Dressurfestival kom det nærmere 420 ekvipasjer. Dette er nesten 100 flere enn i Dette er veldig gledelig og inspirerende for klubben, og det er ekstra moro at flere av rytterne som kommer kan fortelle at de legger ferien sin til dette arrangementet. I 2017 vil vi svært gjerne legge festivalen til juli siden dette har vist seg å være et vellykket tidspunkt og fordi det vil være med å forsterke stevnet som en tradisjon. Landsstevne september: Vi ønsker et landsstevne i september som kan kombineres med et sprangstevne. Dersom det skulle la seg gjøre å kombinere foreslår vi september eller september. Anlegg og gjennomføring Vi har et flott anlegg, og jobber stadig med vedlikehold og forbedringer. Vi har oppgradert bunnen i hovedarenaen innendørs med sand og filt, den er også rettet opp. Dette er gjort i samarbeid med Stall Kubberød i 2015.De har også vært involvert i oppgradering av utearenaen som ble gjort i vår I forhold til sprangstevner har vi begynt å oppgradere hinderparken vår, og vil fortsette med det videre både resten av året og neste år. Når det gjelder dressur har vi tre komplette dressurrailer, og kan derfor gjennomføre dressurstevne på tre baner samtidig når det er utesesong. Dette bidrar til at stevnene, foruten å gi oss muligheten for et bra overskudd, gjør at ekvipasjer på alle nivåer kan starte sammen «samtidig» som igjen viser en flott siden av dressurssporten. Videre har vi i år fått sponset en dressurdommerbod som ble brukt

6 på årets Dressurfestival. Planen er å få ytterligere to til neste år slik at vi i framtiden slipper provisoriske løsninger for dommerne. I løpet av fjorårets stevnesesong ble det kjøpt inn og investert i flere nye kunstige blomster til bokstavene som blir benyttet rundt railen. Dette er med på å gi et flott inntrykk av stevnearenaen. HRRK håper vi får muligheten til å arrangere gode stevner også i Vi ønsker fortsatt å være en attraktiv arrangør, og i den anledning er flere nye medarbeidere rekruttert slik at arbeidet blir fordelt på flere og slik at vi skal kunne yte best mulig service til ryttere, foresatte og publikum. Med vennlig hilsen Beate Heieren Hundhammer Styreleder HRRK Annette Danielsen Leder sprangutvalget HRRK Laila Tjernseth Leder dressurutvalget HRRK

7 Hønefoss og Ringerike Rideklubb Askveien Hønefoss Hønefoss, 30. august 2016 Til styret i BRYK Forslag til endringer i statuttene BRYK Vintercup sprang HRRK arrangerer både vintercup i sprang og dressur. Som arrangør har vi noen ønsker når det gjelder endringen av statuttene i sprang, som vi håper styret i BRYK vil drøfte. Finalen i vintercup blir avviklet i april. Når vi har arrangert finalen i sprang, har vi hver gang fått spørsmål fra en rekke deltagere om stevnet kan avvikles utendørs. At disse henvendelsene kommer er ganske naturlig med tanke på at utesesongen de senere årene har startet i april fordi været har tillatt det. Selv om det i år ble bra deltakelse, har vi tidligere opplevd dårlig deltakelse; etter vår oppfatning fordi ryttere har prioritert stevner som har gått utendørs andre steder. I år kolliderte ikke sprangfinalen med det tradisjonelle utestevnet til Bærum, og det kan selvsagt BRYK sørge for kommende år også. Allikevel tror vi at de som arrangerer vintercupfinalen kan få færre deltagere, fordi mange prioriterer å dra på et utendørsstevne helgen før eller etter med tanke på oppkjøring til utesesongen og Drammen springtour. For å sørge for god oppslutning på kommende sprangfinaler i Vintercupen har vi følgende tre alternative forslag som vi ber BRYK vurdere: Dersom finalen fortsatt skal være i april, må arrangørklubben kunne få avvikle denne utendørs dersom værforholdene tillater det. Dersom finalen fortsatt skal avvikles inne bør den avholdes i mars, dvs at man bør kjøre 1. kvalifisering i januar, 2. kvalifisering i februar, 3. kvalifisering i februar eller mars, og finalen i mars. Det betyr to stevner enten i februar eller mars, og spesielt i februar kan det være krevende pga AEG. Vintercupen starter i oktober/november. Da kan man f.eks. kjøre 2. og 3. kvalifisering i januar og februar, og finalen i mars. Det er flere kretser som arrangerer vintercupen på denne måten. Det finnes selvsagt sikkert også andre alternativer som vil ivareta det vi mener vil være en mer hensiktsmessig avvikling av vintercupen i sprang. For øvrig mener vi at det fortsatt bør være slik at arrangøren kan sette opp åpne klasser. Styret i HRRK drøftet endringer i statuttene på sitt styremøte 29. august etter innspill fra vårt sprangutvalg. Med vennlig hilsen Beate Heieren Hundhammer