Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Framlagte saker er godkjent av rådmann.

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Kommunestyret Møtested: Kommunestyresalen, Midtre Gauldal rådhus Dato: Tidspunkt: 16:00 Gruppemøter fra kl Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Framlagte saker er godkjent av rådmann. Sign. Støren, den Erling Lenvik NB! FORMANNSKAPSMØTE FRA KL 1400 lukket i henhold til offentlighetslovens 13. Side 1

2 Side 2

3 Saksliste Utvalgssaksnr PS 24/12 Innhold Lukket Arkivsaksnr Saker til behandling Referatsaker RS 6/12 Innsigelse - kommuneplan Midtre Gauldal kommune - område for fritidsbebyggelse i Singsås - Brennvollen/Almås RS 7/12 Fremtidig legevaktordning i Midtre Gauldal kommune - klage på vedtak/underskriftskampanje Saker til behandling 2007/ /660 PS 25/12 Selskapsavtale for Interkommunal arkiv Trøndelag IKS 2012/327 PS 26/12 Revidert fastlegeforskrift 2011/3645 PS 27/12 Økning av festeavgift og forkorting av betalingsperiode for gravsted - søknad om godkjenning 2012/610 PS 28/12 Forvaltningsrevisjonsrapport - Barnevernstjenesten 2012/615 PS 29/12 Kontrollutvalgets årsmelding /620 PS 30/12 Reglement for kontrollutvalget - revidert 2012/621 PS 31/12 Reguleringsplan for Haugenvollene hytteområde - 2. gangs behandling og egengodkjenning 2010/836 PS 32/12 Søknad om tilleggsbevilgning til tiltak for enkeltbruker 2012/446 Mulige andre saker Valgnemndas innstilling i følgende sak blir framlagt på møtet: Valg av skjønnsmedlemmer Valg av 2 medlemmer m/varamedlemmer til representantskap Soknedal Sparebank Folkevalgtopplæring: Tema: Trondheimsregionen Informasjon om Midtre Gauldal næringsselskap v/ola Wang Side 3

4 Saker til behandling Side 4

5 PS 24/12 Referatsaker Side 5

6 Side 6

7 Side 7

8 Side 8

9 Side 9

10 Side 10

11 Side 11

12 Side 12

13 Side 13

14 Saksframlegg Arkivnr. G21 Saksnr. 2012/660-2 Utvalg Utvalgssak Møtedato Kommunestyret 7/ Saksbehandler: Målfrid Bogen Fremtidig legevaktordning i Midtre Gauldal kommune - innbyggerinitiativ, klage på vedtak Dokumenter i saken: 1 I Fremtidig legevaktordning i Midtre Gauldal kommune - klage på vedtak/underskriftskampanje 2 S Fremtidig legevaktordning i Midtre Gauldal kommune innbyggerinitiativ - klage på vedtak Vi som vil ha legevakt på Støren Saksopplysninger Saken om fremtidig legevaktordning i Midtre Gauldal kommune ble behandlet i kommunestyret den 30. januar Rådmannens innstilling ble vedtatt med 18 mot 15 stemmer. Det ble avholdt to informasjonsmøter i forkant av politisk behandling. I etterkant av kommunestyrets behandling ble det tatt et innbyggerinitiativ fra gruppa Vi som vil ha legevakt på Støren, v/ Solfrid Roaldseth, leder av gruppa. Brev adressert til de folkevalgte i Midtre Gauldal kommune er innkommet til postmottak i kommunen og datert 28. februar Kommunelovens 39a omhandler Innbyggerinitiativ: 1. Innbyggerne i kommunen eller fylket kan fremme forslag som gjelder kommunens eller fylkeskommunenes virksomhet. Kommunestyret eller fylkestinget plikter selv å ta stilling til forslaget dersom minst 2 prosent av innbyggerne står bak forslaget. Likevel er 300 underskrifter i kommunen eller 500 i fylket alltid tilstrekkelig. 2. Kommunestyret eller fylkestinget skal ta stilling til forslaget senest 6 måneder etter at det er fremmet. Tidsfristen gjelder ikke dersom forslaget henvises til behandling i forbindelse med pågående plansak etter plan- og bygningsloven. Initiativtakerne skal informeres om de avgjørelser som treffes og de tiltak som gjennomføres som følge av forslaget. 3. I samme valgperiode kan det ikke fremmes forslag dersom dette har a)samme innhold som et tidligere forslag fremmet etter denne bestemmelse, eller b)samme innhold som en sak som er behandlet av kommunestyret eller fylkestinget i løpet av valgperioden. Side 14

15 4. Et forslag som er fremmet etter reglene i denne paragraf og som blir nedstemt i kommunestyret eller fylkestinget, kan ikke påklages med mindre dette følger av andre regler. Vurdering Før saken tas opp til behandling må det avklares om forslaget oppfyller kravene for behandling iht. kommunelovens 39a. I veilederen fremkommer det at det er formålstjenlig at beslutning om avvisning blir tatt av ordfører og rådmann i samråd. Ordfører og rådmann har drøftet saken og kommet frem til at lovens bestemmelser ikke oppfylles. Det er totalt ca. 850 underskrifter og dette oppfyller lovens krav, men i 39a, pkt 3 b står følgende: I samme valgperiode kan det ikke fremmes forslag dersom dette har samme innhold som en sak som er behandlet av kommunestyret eller fylkestinget i løpet av valgperioden Saken ble grundig drøftet og utredet før politisk behandling i kommunestyret den En kan ikke se at det er innkommet nye momenter som skulle tilsi en ny behandling av saken om legevaktsamarbeid. Rådmannens/ordførers innstilling Midtre Gauldal kommunestyre ser at fremsatt forslag om ny behandling av sak om legevaktsamarbeid ikke oppfyller kriteriene i kommunelovens 39a og forslaget imøtekommes ikke. Side 15

16 Saker til behandling Side 16

17 Saker til behandling Side 17

18 Saksframlegg Arkivnr. 063 Saksnr. 2012/327-3 Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet 28/ Kommunestyret 25/ Saksbehandler: Margret Innset Buberg Selskapsavtale for Interkommunal arkiv Trøndelag IKS Dokumenter i saken: 1 I Godkjenning av selskapsavtalen - forslag Interkommunalt arkiv Trøndelag IKS saksframlegg 2 I Politisk behandling IKAs selskapsavtale Interkommunalt arkiv i Trøndelag Iks 3 S Selskapsavtale for Interkommunal arkiv Trøndelag IKS Saksopplysninger IKA Trøndelag (opprinnelig Regionalt arkiv for Inderoy, Steinkjer, Stjørdal og Levanger) ble opprettet i 1987 som en interkommunal samarbeidsordning jf. Kommunelovens 27. Som det fremgår av navnet var det den gang 4 medlemmer i selskapet. Institusjonen ble omorganisert til et IKS med 10 eierkommuner. Ved representantskapsmøtet i 2001 var antall eierkommuner 24. Pr har selskapet 40 eiere. For kommunen vil utvidelsen av eiere bety at eierandelen i selskapet vil minske noe. Utvidelsen vil ikke ha noen praktisk betydning for eiertilskuddet eller eiernes stemme i representantskapet, jfr. selskapsavtalens 9, siste ledd. Selskapsavtalen må endres i tråd med gjeldende status og legges derfor fram for kommunestyret til behandling. I tillegg til endringer på eiersiden, må 4, andre ledd, endres: Selskapet er koordinator for privatarkiver i Sør- og Nord- Trøndelag fylker" mot tidligere Sør-Trøndelag fylke. 25 i selskapsavtalen endres, slik at den blir i tråd med bestemmelsen i Lov om interkommunale selskap. Det er kun kommunestyre og fylkesting som kan godkjenne selskapsavtalen. Side 18

19 Vurdering Rådmannen har ingen merknad og tilrår at kommunestyret gir sin tilslutning til godkjenning av avtalen. Rådmannens innstilling Kommunestyret i Midtre Gauldal gir sin tilslutning til godkjenning av selskapsavtalen. Saksprotokoll i Formannskapet Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak Kommunestyret i Midtre Gauldal gir sin tilslutning til godkjenning av selskapsavtalen. Side 19

20 1 Selskapsavtale for Interkommunalt arkiv Trøndelag IKS 1 Navn Interkommunalt arkiv Trøndelag Iks er en interkommunal virksomhet som er opprettet med hjemmel i lov om interkommunale selskaper av 29. januar Fylkeskommunene og kommuner i Nord- og Sør-Trøndelag og interkommunale selskap og foretak kan være deltakere i selskapet. Selskapets firma er IKA Trøndelag Iks. Selskapet har følgende eiere: 1. Bjugn kommune 2. Frosta kommune 3. Grong kommune 4. Hemne kommune 5. Hitra kommune 6. Holtålen kommune 7. Høylandet kommune 8. Inderøy kommune 9. Klæbu kommune 10. Leksvik kommune 11. Levanger kommune 12. Lierne kommune 13. Malvik kommune 14. Meldal kommune 15. Melhus kommune 16. Meråker kommune 17. Midtre Gauldal kommune 18. Namsskogan kommune 19. Oppdal kommune 20. Orkdal kommune 21. Os kommune 22. Osen kommune 23. Rennebu kommune 24. Rissa kommune 25. Roan kommune 26. Røros kommune 27. Røyrvik kommune 28. Selbu kommune 29. Skaun kommune 30. Snillfjord kommune 31. Snåsa kommune 32. Steinkjer kommune 33. Stjørdal kommune 34. Trondheim kommune 35. Tydal kommune 36. Verdal kommune 37. Ørland kommune 38. Åfjord kommune 39. Nord-Trøndelag fylkeskommune 40. Sør-Trøndelag fylkeskommune 2 Rettslig status Virksomheten er et eget rettssubjekt, og arbeidsgiveransvaret tilligger styret. Virksomheten skal registreres i Foretaksregisteret. 3 Hovedkontor Selskapet har sitt hovedkontor i Trondheim kommune. 4 Formål og ansvarsområde Selskapsavtale IKA Trøndelag 2012 Side 20

21 2 Formålet med selskapet er å legge forholdene til rette for eiernes rasjonelle, funksjonsdyktige og effektive gjennomføring av arkivlovens intensjoner og bestemmelser. Selskapet skal kunne fungere som arkivdepot for eiernes papirbaserte og elektroniske arkiver og sørge for at materialet blir gjort tilgjengelig for offentlig bruk, forskning og andre administrative og kulturelle formål. Selskapet skal kunne fungere som fylkesarkiv for deltakende fylkeskommuner. Selskapet er koordinator for privatarkiver i Sør- og Nord-Trøndelag fylker og skal også kunne motta, oppbevare og tilgjengeliggjøre privatarkiver fra eierkommunene. Selskapet kan etter nærmere vedtak av styret prise visse tjenester og således ha egne inntekter. Tjenestene som kan prises skal i hovedsak være slike som ikke vil bli gitt til alle eierne, eller som eierne vil ha ulik etterspørsel etter, eller tjenester som faller utenfor arkivets hovedformål. Til gjennomføring av spesielle prosjekt utenom arkivets ordinære arbeidsoppgaver, blir det søkt finansiering mellom eierne eller andre som spesielt ønsker prosjektet gjennomført. Selskapet har anledning til å ta på seg konsulentoppdrag for andre, når oppdragsgiver betaler for tjenesten og det ikke går ut over arkivets hovedoppgaver 5 Innskuddsplikt og eierandel Deltakerne betaler årlig inn midler til driften av selskapet i samsvar med vedtak i representantskapet. Grunnlaget for beregning av driftstilskuddet skal være folketallet ved siste årsskifte og en fordelingsnøkkel som blir fastlagt av representantskapet. For nye deltakere og eksisterende som ikke kan legge folketallet til grunn, for eksempel Iks, fastsettes årlig innskudd av representantskapet. Oppgaver over kostnader og fordeling av disse på den enkelte deltaker skal ligge ved selskapsavtalen, og må vedtas særskilt av hver enkelt deltaker. Eierandelen er utreknet i prosent og gir slik fordeling: Deltakere/eierandel i prosent 1. Bjugn kommune 2, Os kommune 1,28 2. Frosta kommune 1, Osen kommune 1,09 3. Grong kommune 1, Rennebu kommune 1,39 4. Hemne kommune 1, Rissa kommune 1,94 5. Hitra kommune 1, Roan kommune 1,08 6. Holtålen kommune 1, Røros kommune 1,84 7. Høylandet kommune 1, Røyrvik kommune 0,98 8. Inderøy kommune 1, Selbu kommune 1,68 9. Klæbu kommune 1, Skaun kommune 1, Leksvik kommune 1, Snillfjord kommune 1, Levanger kommune 2, Snåsa kommune 1, Lierne kommune 1, Steinkjer kommune 2, Malvik kommune 2, Stjørdal kommune 2, Meldal kommune 1, Trondheim kommune 18, Melhus kommune 2, Tydal kommune 1, Meråker kommune 1, Verdal kommune 2, Midtre Gauldal kommune 1, Ørland kommune 1, Namsskogan kommune 1, Åfjord kommune 1, Oppdal kommune 1, Nord-Trøndelag fylkeskommune 6, Orkdal kommune 2, Sør-Trøndelag fylkeskommune 10,86 100,00 Selskapsavtale IKA Trøndelag 2012 Side 21

22 3 Eierandel blir justert hvert 4. år ut i fra innbetaling, basert på folketall og oppgaver, første gang i Tilskudd pr. innbygger justeres årlig i tråd med beregnet lønns- og prisstigning i inneværende års statsbudsjett. Eierandelen skal likeens justeres ved inn- og utmelding. 6 Ansvarsfordeling De enkelte deltakerne hefter med hele sin formue for sin aktuelle andel av selskapets samlede forpliktelser, jf Selskapets organ Selskapet skal ha følgende tre organ: - Representantskapet - Styret - Daglig leder 8 Representantskapet Det øverste organ for virksomheten er representantskapet, der deltakerne oppnevner sine respektive representanter. Hver deltaker skal ha 1 en representant. Valget gjelder for den kommunale valgperioden. Representantskapet konstituerer seg selv og velger selv sin leder og nestleder. Deltakerne har instruksjonsmyndighet overfor sine representanter i representantskapet, mens representantskapet har instruksjons- og omgjøringsmyndighet overfor styret. 9 Representantskapets møter Representantskapets leder innkaller til representantskapsmøte innen utgangen av april måned. Innkalling til ordinært representantskapsmøte skal skje skriftlig med minst fire ukers varsel, og skal inneholde en saksliste. Med tilsvarende frist skal også deltakerne varsles. Ordinært representantskapsmøte behandler: 1. Årsmelding og regnskap 2. Valg til styret 3. Overordnede mål og retningslinjer for driften 4. Budsjettforutsetninger og -rammer 5. Rammer for låneopptak og tilskudd fra deltakerne 6. Andre saker som er forberedt ved innkallingen Representantskapets leder kaller inn representantskapet. Lederen skal sørge for at det føres protokoll fra møtene. Protokollen skal normalt leses opp og undertegnes av representantskapets medlemmer ved møtets avslutning. Ekstraordinært representantskapsmøte til behandling av særskilt angitte spørsmål skal innkalles med to ukers varsel når to styremedlemmer eller ett/flere representantskapsmedlem(mer) ber om det eller om representantskapets leder finner behov for dette. Daglig leder og styrets leder har møteplikt i representantskapet, og alle styremedlemmene og daglig leder har møte- og talerett. Selskapsavtale IKA Trøndelag 2012 Side 22

23 4 Representantskapet er vedtaksfør når minst halvdelen av medlemmene er tilstede, og disse representerer minst to tredjedeler av stemmene. Ved votering har hvert medlem en stemme hver. 10 Budsjettbehandlingen Representantskapet vedtar budsjettforutsetninger og budsjettrammer for det påfølgende kalenderår. Styret forbereder representantskapets behandling av budsjettforutsetninger og budsjettrammer. Dersom styrets forslag går ut over tidligere forutsetning eller bærer i seg konsekvenser som går ut over rammene i deltakernes økonomiplan, skal representantskapet og deltakerne gjøres oppmerksom på dette. Det samme gjelder om styret må fremme forslag til endringer i vedtatt budsjett for virksomheten. Styret vedtar detaljert budsjett innenfor budsjettforutsetninger og budsjettrammer gitt av representantskapet. Ferdigbehandlet budsjett skal oversendes deltakerne innen 1. mars. Styret sørger også for utarbeidelse av økonomiplan som viser utvikling av kostnader og konsekvenser for driften i en fire årsperiode. Denne skal godkjennes av representantskapet og oversendes deltakerne som grunnlag for deltakernes økonomiplaner. Budsjett som forutsetter tilskudd fra deltakerne, er ikke endelig før deltakernes budsjett er behandlet etter kommunelovens 45, for så vidt gjelder tilskuddet. Styret skal utarbeide slike rapporter som representantskapet beslutter. 11 Styret Styret velges av representantskapet. Representantskapet velger en valgnemnd på 3 personer som forbereder valget. Styret skal ha 5 medlemmer. Styrets leder, nestleder, medlemmer og varamedlemmer skal velges av representantskapet for fire år. Halvparten av styret velges annethvert år. De ansatte skal være representert i styret. Styremedlemmer for øvrig skal ha 1., 2. og 3. vara. En representant for Statsarkivet skal ha møte- og talerett i styret. Daglig leder eller representantskapsmedlemmer kan ikke være medlemmer av styret. Spørsmål om fritak av styremedlem behandles av representantskapet. Ansattes representant trer ut av styret ved ansettelsesforholdets opphør. Ved endelig uttreden eller varig forfall, iverksettes suppleringsvalg for gjenværende del av funksjonstiden. Styrets oppgaver er å realisere de forventningene, bedriftsfilosofien og hovedmålene som eierne ved representantskapet har anvist. Styret skal sette opp delmål, legge opp strategier, fremskaffe det nødvendige materiale for representantskapet og utøve styring gjennom det enkelte driftsår. Styret skal føre løpende tilsyn med virksomheten og har ansvar for at pålagte oppgaver utføres i henhold til lov, forskrifter og eventuelle pålegg. Styret sørger for at saker som skal behandles i ordinært representantskapsmøte er tilstrekkelig forberedt. Styret iverksetter Selskapsavtale IKA Trøndelag 2012 Side 23

24 5 representantskapets vedtak, men kan kun ta opp lån eller påføre deltakerne forpliktelser i den utstrekning det foreligger særlig vedtak om dette i representantskapet. Styret tilsetter personalet. Styret ansetter daglig leder, og kan bestemme at vedkommende tilsettes på åremål. Styret kan delegere til daglig leder å ansette vikarer, ekstrahjelp og prosjektmedarbeidere for inntil 1 år. Styret har instruksjons- og omgjøringsmyndighet overfor daglig leder. Styret representerer selskapet utad og tegner dets firma. Styret kan gi styreleder eller daglig leder rett til å tegne selskapets firma og kan fastsette at de som har slik rett, må utøve den i fellesskap. 12 Styrets møter Styremøtene ledes av styrets leder. Styret fatter vedtak med alminnelig flertall. Ved votering i styret skal hver stemme telle likt. Ved stemmelikhet teller møteleders stemme dobbelt. Styret er beslutningsdyktig når minst halvparten av medlemmene er til stede, inkludert møtende varamedlemmer. Styrets leder sørger for at det blir ført protokoll fra styremøtene. Protokollen skal normalt leses opp og undertegnes ved styremøtets avslutning. Kommunelovens regler i 40 nr 3 om habilitet skal gjelde ved behandling av saker i styret og i representantskapet. De ansattes representant har ikke stemmerett i saker som gjelder forholdet mellom styret som arbeidsgiver og de ansatte. Vedkommende har heller ikke rett til å delta i behandlingen av saker som gjelder arbeidsgivers forberedelse til forhandlinger med arbeidstakerne, arbeidskonflikter, rettstvister med arbeidsgiverorganisasjoner eller oppsigelse av tariffavtaler. 13 Daglig leder Daglig leder administrerer virksomheten og har ansvaret for at enhver arbeidsoppgave utføres i overensstemmelse med gjeldende bestemmelser og i henhold til de vedtak som er fattet av styret. Daglig leder er styrets sekretær og saksbehandler. Vedkommende har tale- og forslagsrett i styrets møter, dersom ikke styret i enkeltsaker vedtar at vedkommende ikke skal kunne møte. 14 Organisering av tilsynsfunksjoner Daglig leder skal til enhver tid holde styret orientert om alle forhold av betydning for virksomheten og om økonomi og personalforhold. Vedkommende skal rapportere til styret på en slik måte og så ofte som situasjonen tilsier det og styret for øvrig måtte bestemme. Styret skal sørge for at representantskapet til enhver tid har nødvendig oversikt og i tide kan forberede nødvendige disposisjoner. Representantskapets møtebøker skal fortløpende sendes til deltakerne. 15 Personvern og bruk av forvaltningsloven/offentlighetsloven Det interkommunale selskap skal følge slike rutiner og saksbehandlingsregler som er vanlige til ivaretakelse av personvernet til privatpersoner. Reglene i forvaltningsloven skal gjelde for selskapet på samme måte som for organer opprettet i medhold av kommuneloven. Reglene i kommunelovens 31 om åpne eller lukkede møter skal gjelde for møtene i representantskapet. Selskapsavtale IKA Trøndelag 2012 Side 24

25 6 16 Økonomiforvaltning Regnskap skal føres etter kommunale regnskapsprinsipper og budsjett skal følge budsjettforskrifter for kommunale og fylkeskommunale budsjett; jf selskapsavtalen 24. Virksomheten skal følge et økonomireglement vedtatt av representantskapet. 17 Låneopptak og garantistillelse Selskapet kan ta opp lån innenfor en ramme på kr for selskapets samlede låneopptak. Selskapet kan bare ta opp lån til kapitalformål og til konvertering av eldre gjeld. Det kan og tas opp lån til likviditetsformål, men slike lån må gjøres opp før regnskapsavslutningen. Representantskapet vedtar nærmere rammer for virksomhetens låneopptak innenfor totalrammen vedtatt i selskapsavtalen. Låneopptak skal godkjennes av departementet; jf kommuneloven 50 nr. 1. Virksomheten kan ikke stille garanti eller pantsette sine eiendeler til sikkerhet for andres økonomiske forpliktelser. Virksomheten kan ikke selv låne ut penger. Dersom det blir krevd at deltakerne stiller garanti for låneopptak til virksomheten, må vedtak om dette gjøres av de respektive kommunestyrer/- fylkestinget. Den enkelte deltaker garanterer for sin andel av lånet som tilsvarer eierdelen. Det er en forutsetning at eventuelt garantitilsagn skjer i samsvar med reglene i kommunelovens 51 nr Arbeidsgivertilknytting Virksomheten kan være medlem av Kommunenes Sentralforbund. 19 Arbeidsgiveransvar Styret har det formelle arbeidsgiveransvaret. 20 Personalreglement Representantskapet kan vedta et eget personalreglement for virksomhetens ansatte. 21 Lokale lønnsforhandlinger Styrets leder eller daglig leder ivaretar selskapets interesser under lokale forhandlinger. Styret vedtar forhandlingsresultatet. 22 Møtegodtgjørelse Godtgjørelse for møter m.v. til leder og medlemmer av styret bli utbetalt etter reglement fastsatt av representantskapet. Medlemmene har rett til refusjon for tap i inntekt og utgiftsdekning tilsvarende reglene i kommunelovens Klage Klage på forhold som gjelder kommunale driftsoppgaver, ytelser eller tjenester som er utført av det interkommunale selskapet, skal rettes til selskapets styre. Finner en av deltakerne grunnlag for å forfølge saken, skal selskapet gis anledning til å avgi uttalelse og eventuelt rette det påklagede forhold. Selskapsavtale IKA Trøndelag 2012 Side 25

26 7 Klage som gjelder vedtak i personalsak, behandles av representantskapet dersom vedtaket er fattet av styret, eller av styret om vedtaket er fattet av daglig leder. 24 Regnskap og revisjon Styret har plikt til å etterse at det føres lovmessige regnskap og at det foretas revisjon av selskapet. Regnskap skal føres etter kommunale regnskapsprinsipper og fastsettes av representantskapet. Revisor velges også av representantskapet. 25 Endring av selskapsavtalen Selskapsavtalen må vedtas av samtlige deltakere. Kommunestyret/fylkestinget må selv vedta avtalen. For deltakere som er interkommunale selskap må vedtaket gjøres av representantskapet. Endring i selskapsavtalen som gjelder punktene som lov om interkommunale selskap 4 setter som minimumsinnhold i en selskapsavtale, kan bare skje ved at deltakerne gjør et likelydende vedtak om dette. Andre endringer kan vedtas av representantskapet med tilslutning fra minst to tredjedeler av de avgitte stemmene. Forslag til endringer av selskapsavtalen kan fremmes av styret, representantskapet eller en/flere av deltakerne. Styret skal i alle tilfelle få anledning til å uttale seg om forslag til endring av selskapsavtalen før disse fremmes for behandling hos deltakerne. Nye medlemmer taes opp etter nærmere bestemmelser i representantskapet. Søknad må foreligge innen 1. juli. 26 Utelukking, uttreden og oppløsning Dersom en deltaker vesentlig misligholder sine plikter i selskapsforholdet, kan de øvrige deltakerne enstemmig vedta at vedkommende deltaker skal utelukkes fra selskapet etter reglene i lov om interkommunale selskaper 31. Den enkelte deltaker kan med minimum 1 ½ års skriftlig varsel ensidig si opp sin deltakelse etter reglene i lov om interkommunale selskap 30. Oppsigelsen må være styret i hende senest 1. juli. Forslag til oppløsning av samarbeidet må vedtas enstemmig av representantskapet. Vedtak om oppløsning må godkjennes av samtlige deltakere og av departementet. Fordeling av aktiva og passiva ved eventuell uttreden eller oppløsning skal skje etter reglene i lov om interkommunale selskaper 30. Gjennomføring og avvikling skal skje etter reglene i lov om interkommunale selskaper og eventuelle forskrifter fra departementet. Styret plikter å melde fra om avviklingen til Foretaksregisteret. Selskapsavtale IKA Trøndelag 2012 Side 26

27 8 27 Voldgift Eventuell tvist om forståelsen av selskapsavtalen og om fordeling av utgifter eller i forbindelse med det økonomiske oppgjøret etter oppløsning, avgjøres endelig av en voldgiftsnemnd på tre medlemmer som oppnevnes av fylkesmannen, om ikke annen ordning følger av lov eller forskrift. Tvisten skal først forsøkes løst gjennom forhandlinger mellom partene. 28 Andre regler For område som ikke er direkte regulert gjennom stiftelsesavtalen, gjelder den til enhver tid gjeldende lov om interkommunale selskaper. 29 Ikrafttredelse Denne selskapsavtalen trer i kraft fra det tidspunkt den er vedtatt og underskrevet av samtlige deltakere Selskapsavtale IKA Trøndelag 2012 Side 27

28 9 Eiere/deltakere Dato Underskrift Bjugn kommune Frosta kommune Grong kommune Hemne kommune Hitra kommune Holtålen kommune Høylandet kommune Inderøy kommune Klæbu kommune Leksvik kommune Levanger kommune Lierne kommune Malvik kommune Meldal kommune Melhus kommune Meråker kommune Midtre Gauldal kommune Namsskogan kommune Oppdal kommune Orkdal kommune Os kommune Osen kommune Rennebu kommune Rissa kommune Roan kommune Røros kommune Røyrvik kommune Selbu kommune Skaun kommune Snillfjord kommune Snåsa kommune Steinkjer kommune Stjørdal kommune Trondheim kommune Tydal kommune Verdal kommune Ørland kommune Åfjord kommune Nord-Trøndelag fylkeskommune Sør-Trøndelag fylkeskommune Selskapsavtale IKA Trøndelag 2012 Side 28

29 2 Selskapsavtale IKA Trøndelag 2012 Side 29

30 Saksframlegg Arkivnr. G21 Saksnr. 2011/ Utvalg Utvalgssak Møtedato Utvalg for helse og omsorg 18/ Kommunestyret 26/ Formannskapet Saksbehandler: Målfrid Bogen Revidert fastlegeforskrift Dokumenter i saken: 1 I Høringsbrev om revidert fastlegeforskrift Helse- og omsorgsdepartementet 2 I Uttalelse fra KS Sør-Trøndelag til ny fastlegeforskrift KS 3 S Revidert fastlegeforskrift Helse- og omsorgsdepartementet Lovhenvisninger St.melding 47, Samhandlingsreformen Nasjonal helse- og omsorgsplan Helse- og omsorgstjenesteloven Saksopplysninger Legetjenesten (almennlegetjenesten) er en svært viktig del av helsetjenesten og ivaretar den primære lege- pasientkontakten, samtidig som almennlegene har en viktig funksjon i forhold til andre deler av helsetjenesten. Almennlegene har også en svært viktig rolle for å nå de overordnede målene i Samhandlingsreformen, som bl.a. er: Økt satsing på helsefremmende og forebyggende arbeid både gjennom styrket folkehelsearbeid og styrket individrettet forebyggende arbeid i helsetjenesten En større del av helse- og omsorgstjenestene skal ytes av kommunene (ny, endret kommunerolle) Helsetjenestene skal være mer helhetlige og koordinerende Almennlegetjenesten har siden 2001 vært organisert gjennom fastlegeordningen. Det ble gjort en evaluering av fastlegereformen av Norges forskningsråd ( ), som blant annet viser at reformen har bedret tilgjengeligheten til almennlegetjenesten, gitt kortere ventetid og bedre legedekning. Kontinuiteten til legetjenesten og retten til å ha en fastlege er også verdsatt av befolkningen. Flere undersøkelser blant innbyggerne viser at befolkningen generelt er godt tilfreds med fastlegeordningen. Side 30

31 Likevel pekes det i høringsnotatet på flere utfordringer, som er nevnt i St.melding 47, Samhandlingsreformen og i Nasjonal helse- og omsorgsplan. Følgende utfordringer er beskrevet i høringsnotatet til revidert fastlegeforskrift.: Mange kommuner opplever at fastlegene ikke er tilstrekkelig integrert i det kommunale tjenesteapparatet. Dette til tross for at de har en sentral rolle i å sikre helhetlige og koordinerte tjenester til pasientene. Fastlegene bør derfor integreres bedre i den øvrige kommunehelsetjenesten, slik at kompetansen deres kan utnyttes bedre og for å sikre enda bedre samordning med andre deler av det kommunale tjenesteapparatet. I tillegg til ansvar for egne listepasienter, kan fastlegene dekke andre almennlegeoppgaver i kommunene, noe som også gjøres i et visst omfang i dag. Forebygging og oppsøkende virksomhet skjer i for liten grad. Det eksisterer uklare forventninger til fastlegene; hva er rimelig at fastlegene kan overkomme av arbeidsoppgaver? Det er store variasjoner når det gjelder henvisningspraksis Kvalitet og forskning er for lite vektlagt i dagens fastlegeordning Høringsbrev og høringsnotat med forslag til revidert fastlegeforskrift ble sendt ut fra Helse- og omsorgsdepartementet , med høringsfrist 22. mars I høringsnotatet foreslår departementet blant annet: En presisering av kommunens ansvar for fastlegeordningen En presisering av fastlegens listeansvar, herunder innføringen av krav til funksjon og kvalitet i tjenesten En forskriftsfesting av sentrale sider ved ordningen som i dag er avtaleregulert Plikt til rapportering til kvalitets- og styringsformål Økonomiske sanksjoner mot fastleger ved manglende oppfyllelse av avtalen At kommunen etter anmodning fra fastlege kan flytte truende og voldelige pasienter uten pasientens samtykke, fra fastlegen til en annen fastlege. Midtre Gauldal kommune er enig i formålet med fastlegeordningen slik det er beskrevet i høringsnotatet. Formålet er å videreutvikle fastlegeordningen og gjøre den enda bedre for brukerne og til et endra bedre redskap for god samhandling i kommunene og mellom kommunene og helseforetakene. Intensjonen i høringsforslaget er god og det meste av det som omhandler kvalitetsutvikling i fastlegetjenesten er bra forslag isolert sett. En del legesentre i Trondheimsområdet jobber i dag langt på vei etter de standarder som er foreslått i forskriften, mens andre mangler en del. Dette er situasjonen også i resten av landet. Et viktig formål med ny revidering av forskrift og avtaler må være å oppnå mer likhet angående kvalitet på fastlegenes tjenester. En ny fastlegeforskrift må gi retninger og prinsipper. Den bør bygge på målsetningen om økt kvalitet i tjenesten og økt tilgjengelighet for de som trenger det mest. Forskriften må også legge grunnlaget for at fastlegene blir en mer integrert del av kommunehelsetjenesten. Høringsnotatets funksjons- og kvalitetskrav beskriver sentrale områder for god kvalitet, og vi støtter en bedre tydeliggjøring av listeansvaret. Utkastet er imidlertid alt for detaljert på en del områder, og vil bidra til å skape urealistiske krav og forventninger som blir vanskelig å etterleve. En del av forslagene er også mangelfullt utredet angående konsekvenser. Side 31

32 Det blir for omfattende å kommentere hver enkelt paragraf. Det er allerede kommet mange innspill i den offentlige debatt og det gir grunnlag for å komme fram til bedre utforminger. Vi ønsker en noe mer generell ramme i forskriften og at konkretisering, detaljer og lokale tilpasninger legges til avtaler mellom kommunen og fastlegene i den enkelt kommune. Dette vil sikre bedre lokal forankring og delaktighet, både for kommunene og fastlegene. Vi vil gi innspill innenfor følgende områder: Samarbeid, gjensidig tillit og god dialog. Dette er en grunnleggende forutsetning for å utvikle god kvalitet på tjenestene. Flere kommuner har hatt fastlegeordning fra forsøket startet i 1993, og har opparbeidet god og tillitskapende relasjon mellom kommunen og fastlegene. LSU (lokalt samarbeidsutvalg) har i alle år hatt en aktiv rolle og en viktig innvirkning på faglig utvikling. Eksempelvis godkjente LSU at individuelle avtaler fra 2001 ga legene plikt å delta i basismøter, samt at de kvalitetsstandarder som vedtaes i LSU skal være førende for alle fastlegenes praksis. En slik standard i dag er at fastlegene skal ta hjemmebesøk innen 5 virkedager til pasienter som har hjemmesykepleie. Etter enighet i LSU har Trondheim kommune også gjennomført registrering av ventetid på telefon, samt brukerundersøkelse på legesentrene. Trondheim har derfor allerede innført noen av de forslagene som nå skisseres i utkast til forskrift, etter drøfting og enighet i LSU. Med disse gode erfaringene anbefales at LSU får en større plass i utformingen av fastlegeordningen i kommunene. Eksempelvis kan dette omfatte drøfting og tilråding av lokale kvalitetsstandarder, utforming og gjennomføring av f.eks brukerundersøkelser og telefontilgjengelighet, uthenting og bruk av kliniske og pasientadministrative data fra legenes EPJ, samt tilrådinger ang f.eks avtalebrudd fra enkeltleger. LSU som samarbeidsforum er ikke nevnt i høringsutkastet. Ang. 18 (brukermedvirkning) og 23 (telefontilgjengelighet) er dette to områder som kommunen og fastlegene bør samarbeide om, slik det er gjort i Trondheim kommune. Tiltakene ble organisert av kommunen, noe som bidro til bedre samarbeid, i motsetning til høringsutkastet som sier at fastlegene selv skal stå ansvarlig for dette. Fordelene med at kommunen organiserer disse områdene er at det kan brukes lik metode og resultatene blir mer sammenlignbare. Sanksjoner: Slik dette er skissert i høringsforslaget, blir det problemfylt fordi det står i motsetning til å skape en god ramme for dialog og samarbeid. Når den ene parten i en samarbeidsrelasjon samtidig har virkemidler til å straffe den andre økonomisk, vil det ha negativ innvirkning på tillit og samarbeidsklima. I tillegg vil det for kommunen være vanskelig å iverksette sanksjoner slik det er skissert, og det vil forutsette et betydelig merarbeid til undersøkelser og saksbehandling. For mange av høringsforslagets paragrafer vil også være vanskelig å kunne dokumentere svikt. En trussel om straff og sanksjoner slik de fremkommer i forslaget, er dårlige virkemidler til å skape bedre kvalitet i tjenesten. Kommunene må likevel ha mulighet til sanksjoner, ved å si opp avtaler med fastleger som åpenbart - og til tross for dialog, gjentatte ganger bryter avtaler og forskrift. Dette må reguleres av en prosedyre som også ivaretar legens juridiske rettigheter. Ressursbruk og legeårsverk. Høringsutkastet har en rekke forslag som til sammen vil berøre de fleste sider av fastlegenes daglige gjøremål. Det er vanskelig å si hvor mye økt tidsbruk hvert enkelt forslag vil innebære, men ser en alle forslag under ett, vil fastlegene måtte bruke mer tid på arbeidet. I tillegg har utviklingen de siste 10 år gått i retning av at fastlegene har fått overført nye oppgaver fra Side 32

33 spesialisthelsetjenesten, en utvikling som vil fortsette ved innføring av Samhandlingsreformen. Samtidig har legesøkningen generelt i befolkningen økt. Avtaleverket fra 2001 har et normtall på listene på 1500 personer for full kurativ praksis, med fradrag for tid i kommunal bistilling (inntil 1 dag pr. uke). Høringsforslaget viderefører samme normtall og åpner for at legene kan tilpliktes dette tallet. Dette normtallet mener vi er for høyt, fordi kravene i ny forskrift vil kreve mer tid og fordi fastlegenes arbeidsoppgaver har økt de siste 10 årene. Listetaket bør justeres ned til 1300 pasienter tilsvarende full kurativ uke. Et felles løft for utviklingen av en bedre fastlegeordning Etableringen av fastlegereformen i 2001 var et felles løft fra sentrale myndigheter, kommunene/ks og legene/ Legeforeningen. Den nye forskriften legger opp til et kvalitetsløft for fastlegeordningen. Slik høringsforslaget er utformet er det bare kommunene og fastlegene som skal iverksette dette, da vi finner ikke nevnt at sentrale myndigheter skal ta på seg noen oppgaver. Som ved innføring av fastlegeordningen i 2001, mener vi at den viktige videreutviklingen som nå skisseres ikke vil være mulig uten at også sentrale myndigheter bidrar. Sentrale myndigheter må etter vårt syn bidra på følgende områder: Utvikle og bekoste et rapporteringsverktøy i samarbeid med de 3 EPJ-leverandørene i allmennlegetjenesten. Slik høringsutkastet er utformet blir ansvaret her lagt til den enkelte fastlege noe vedkommende umulig kan realisere. En slik utvikling av ITløsninger må skje i samarbeid mellom sentrale myndigheter og de 3 EPJ-leverandørene, med finansiering av sentrale myndigheter. Denne modellen har fungert bra ved utvikling av E-resept, og de erfaringene må det bygges videre på. Bidra til å utvikle dagens EPJ-systemer slik disse kan gi fastlegene mulighet å oppfylle 19 kravet om oversikt over listeinnbyggerne. En konsekvens av at listetak må nedjusteres til 1300 er at basistilskuddet pr person på listen må øke. Fare for utilsiktet vridningseffekter Dersom det blir utviklet kontrollsystemer med mulighet for sanksjoner, kan det medføre at fastlegene tilpasser sin praksis slik at de unngår å bli straffet økonomisk. Noen eksempler på hvordan dette kan foregå er følgende: Frykt for sanksjoner gir sterkere tidsklemme og kan medvirke til kortere konsultasjonstid og økt antall henvisninger til spesialisthelsetjenesten. Pasienter med psykiatriske vansker trenger gjerne mer tid og kan bli rammet av dette. Innføring av f. eks kølappsystemer med kraftig økt tid på venterommet for å tilfredsstille krav om time innen definert antall dager. Nedprioritering av svake pasientgrupper fordi kravet er at alle skal ha time innen 2 (5) dager. Tilpasning av journalføring, f.eks hvilke diagnoser som velges, for å tekkes rapporteringssystemer. (på linje med kjente eksempler fra DRG-bruk i helseforetak) Vurdering Intensjonen med den nye forskriften er god - med hensyn til målsetningen om å heve kvaliteten, øke tilgjengeligheten og bidra til en legepraksis som er mer innrettet på å forebygge sykdom og bidra til god folkehelse. Forslaget peker imidlertid i liten grad på hvilke virkemidler som skal bidra til at dette skjer. Side 33

34 Det nye forslaget stiller krav både til kommunen og til legene mht. mer oppfølging, mer samarbeid, kortere responstid osv., og dette vil nødvendigvis bety merarbeid. Under kap.6 - økonomiske og administrative konsekvenser, konkluderes det med at de aller fleste endringer ikke vil få økonomiske konsekvenser, med unntak av at det vil kreve ressurser fra statlige helsemyndigheter å utrede hvilke rapporteringskrav som skal gjelde. Dette er ikke troverdig. Med den mengden av merarbeid den nye forskriften pålegger fastlegene, må arbeidsoppgavene enten løses ved at det eksisterende fastlegekorpset må jobbe mer, eller ved at vi får flere legestillinger. Begge alternativer vil føre til merutgifter for Staten og kommunene. Mindre kommuner har en historie med rekrutteringsproblemer, og flere har derfor individuelle avtaler med legene som bærer preg av dette. Det beste er å løse utfordringene via god dialog og avtaler, men her er utgangspunktet forskjellig mellom store og små kommuner. Vi har ikke så godt utviklet LSU med de forpliktende avtalene som bl.a. Trondheim og andre større kommuner har oppnådd. Vi har til dels individuelle avtaler med ekstra goder med tanke på å rekruttere og beholde leger. For vår del vil det for eksempel ikke være noen trussel om økonomiske sanksjoner å inndra per-capitatilskuddet. Det har vi allerede gjort mot at vi stiller lokaler, utstyr og hjelpepersonell vederlagsfritt til rådighet. Formålet med forskriften skal være at alle innbyggere får nødvendige allmennlegetjenester av god kvalitet til rett tid. Med tanke på at det faktisk er ganske stor variasjon i de individuelle avtalene mellom kommunene og legene, ville det være ønskelig at forskriften setter tydeligere rammer for disse avtalene for å sikre at det blir et likverdig tilbud uavhengig av geografi og kommunestørrelse. Midtre Gauldal kommune støtter i hovedsak forslaget til ny fastlegeforskrift. Forutsetningen for at denne forskriften skal bli et positivt styringsredskap og danne grunnlaget for en lokal dialog og eventuelle avtaler med utgangspunkt i lokale forhold og gjeldende forskrift, er at Staten bidrar med finansiering både til økning av antall legehjemler, og i forhold til en mer realistisk listelengde som norm. Økonomiske konsekvenser Revidert fastlegeforskrift slik den foreligger i høringsnotatet i sin nåværende form, vil kreve betydelig økte utgifter for kommunen for å administrere og drifte ordningen. Dette gjelder bl.a. håndtering av data for styring og kvalitetsformål fra fastlegene, samt overvåkning av tjenestekvaliteten til hver enkelt fastlege. I tillegg kommer vurderinger dersom forskriften blir brutt, samt praktisk og juridisk arbeid rundt eventuelle sanksjoner. Dette må kompenseres gjennom statlige tilskudd til kommunene. Rådmannens innstilling Midtre Gauldal kommune vedtar rådmannens forslag til høringsuttalelse til revidert fastlegeforskrift. Forkortelser: EPJ DRG LSU E-resept elektronisk pasientjournal diagnoserelaterte grupper legenes samarbeidsutvalg elektronisk resept Side 34

35 Saksprotokoll i Utvalg for helse og omsorg Rådmannens innstilling Midtre Gauldal kommune vedtar rådmannens forslag til høringsuttalelse til revidert fastlegeforskrift. Vedtak Rådmannens innstilling vedtatt. Enstemmig. Revidert fastlegeforskrift Saksopplysninger Legetjenesten (almennlegetjenesten) er en svært viktig del av helsetjenesten og ivaretar den primære lege- pasientkontakten, samtidig som almennlegene har en viktig funksjon i forhold til andre deler av helsetjenesten. Almennlegene har også en svært viktig rolle for å nå de overordnede målene i Samhandlingsreformen, som bl.a. er: Økt satsing på helsefremmende og forebyggende arbeid både gjennom styrket folkehelsearbeid og styrket individrettet forebyggende arbeid i helsetjenesten En større del av helse- og omsorgstjenestene skal ytes av kommunene (ny, endret kommunerolle) Helsetjenestene skal være mer helhetlige og koordinerende Almennlegetjenesten har siden 2001 vært organisert gjennom fastlegeordningen. Det ble gjort en evaluering av fastlegereformen av Norges forskningsråd ( ), som blant annet viser at reformen har bedret tilgjengeligheten til almennlegetjenesten, gitt kortere ventetid og bedre legedekning. Kontinuiteten til legetjenesten og retten til å ha en fastlege er også verdsatt av befolkningen. Flere undersøkelser blant innbyggerne viser at befolkningen generelt er godt tilfreds med fastlegeordningen. Likevel pekes det i høringsnotatet på flere utfordringer, som er nevnt i St.melding 47, Samhandlingsreformen og i Nasjonal helse- og omsorgsplan. Følgende utfordringer er beskrevet i høringsnotatet til revidert fastlegeforskrift.: Mange kommuner opplever at fastlegene ikke er tilstrekkelig integrert i det kommunale tjenesteapparatet. Dette til tross for at de har en sentral rolle i å sikre helhetlige og koordinerte tjenester til pasientene. Fastlegene bør derfor integreres bedre i den øvrige kommunehelsetjenesten, slik at kompetansen deres kan utnyttes bedre og for å sikre enda bedre samordning med andre deler av det kommunale tjenesteapparatet. I tillegg til ansvar for egne listepasienter, kan fastlegene dekke andre almennlegeoppgaver i kommunene, noe som også gjøres i et visst omfang i dag. Forebygging og oppsøkende virksomhet skjer i for liten grad. Det eksisterer uklare forventninger til fastlegene; hva er rimelig at fastlegene kan overkomme av arbeidsoppgaver? Det er store variasjoner når det gjelder henvisningspraksis Kvalitet og forskning er for lite vektlagt i dagens fastlegeordning Side 35

36 Høringsbrev og høringsnotat med forslag til revidert fastlegeforskrift ble sendt ut fra Helse- og omsorgsdepartementet , med høringsfrist 22. mars I høringsnotatet foreslår departementet blant annet: En presisering av kommunens ansvar for fastlegeordningen En presisering av fastlegens listeansvar, herunder innføringen av krav til funksjon og kvalitet i tjenesten En forskriftsfesting av sentrale sider ved ordningen som i dag er avtaleregulert Plikt til rapportering til kvalitets- og styringsformål Økonomiske sanksjoner mot fastleger ved manglende oppfyllelse av avtalen At kommunen etter anmodning fra fastlege kan flytte truende og voldelige pasienter uten pasientens samtykke, fra fastlegen til en annen fastlege. Midtre Gauldal kommune er enig i formålet med fastlegeordningen slik det er beskrevet i høringsnotatet. Formålet er å videreutvikle fastlegeordningen og gjøre den enda bedre for brukerne og til et endra bedre redskap for god samhandling i kommunene og mellom kommunene og helseforetakene. Intensjonen i høringsforslaget er god og det meste av det som omhandler kvalitetsutvikling i fastlegetjenesten er bra forslag isolert sett. En del legesentre i Trondheimsområdet jobber i dag langt på vei etter de standarder som er foreslått i forskriften, mens andre mangler en del. Dette er situasjonen også i resten av landet. Et viktig formål med ny revidering av forskrift og avtaler må være å oppnå mer likhet angående kvalitet på fastlegenes tjenester. En ny fastlegeforskrift må gi retninger og prinsipper. Den bør bygge på målsetningen om økt kvalitet i tjenesten og økt tilgjengelighet for de som trenger det mest. Forskriften må også legge grunnlaget for at fastlegene blir en mer integrert del av kommunehelsetjenesten. Høringsnotatets funksjons- og kvalitetskrav beskriver sentrale områder for god kvalitet, og vi støtter en bedre tydeliggjøring av listeansvaret. Utkastet er imidlertid alt for detaljert på en del områder, og vil bidra til å skape urealistiske krav og forventninger som blir vanskelig å etterleve. En del av forslagene er også mangelfullt utredet angående konsekvenser. Det blir for omfattende å kommentere hver enkelt paragraf. Det er allerede kommet mange innspill i den offentlige debatt og det gir grunnlag for å komme fram til bedre utforminger. Vi ønsker en noe mer generell ramme i forskriften og at konkretisering, detaljer og lokale tilpasninger legges til avtaler mellom kommunen og fastlegene i den enkelt kommune. Dette vil sikre bedre lokal forankring og delaktighet, både for kommunene og fastlegene. Vi vil gi innspill innenfor følgende områder: Samarbeid, gjensidig tillit og god dialog. Dette er en grunnleggende forutsetning for å utvikle god kvalitet på tjenestene. Flere kommuner har hatt fastlegeordning fra forsøket startet i 1993, og har opparbeidet god og tillitskapende relasjon mellom kommunen og fastlegene. LSU (lokalt samarbeidsutvalg) har i alle år hatt en aktiv rolle og en viktig innvirkning på faglig utvikling. Eksempelvis godkjente LSU at individuelle avtaler fra 2001 ga legene plikt å delta i basismøter, samt at de kvalitetsstandarder som vedtaes i LSU skal være førende for alle fastlegenes praksis. En slik standard i dag er at fastlegene skal ta hjemmebesøk innen 5 virkedager til pasienter som har hjemmesykepleie. Etter enighet i LSU har Trondheim kommune også gjennomført registrering av ventetid på telefon, samt brukerundersøkelse på legesentrene. Trondheim har derfor allerede innført noen av de forslagene som nå skisseres i utkast til forskrift, etter drøfting og enighet i Side 36

37 LSU. Med disse gode erfaringene anbefales at LSU får en større plass i utformingen av fastlegeordningen i kommunene. Eksempelvis kan dette omfatte drøfting og tilråding av lokale kvalitetsstandarder, utforming og gjennomføring av f.eks brukerundersøkelser og telefontilgjengelighet, uthenting og bruk av kliniske og pasientadministrative data fra legenes EPJ, samt tilrådinger ang f.eks avtalebrudd fra enkeltleger. LSU som samarbeidsforum er ikke nevnt i høringsutkastet. Ang. 18 (brukermedvirkning) og 23 (telefontilgjengelighet) er dette to områder som kommunen og fastlegene bør samarbeide om, slik det er gjort i Trondheim kommune. Tiltakene ble organisert av kommunen, noe som bidro til bedre samarbeid, i motsetning til høringsutkastet som sier at fastlegene selv skal stå ansvarlig for dette. Fordelene med at kommunen organiserer disse områdene er at det kan brukes lik metode og resultatene blir mer sammenlignbare. Sanksjoner: Slik dette er skissert i høringsforslaget, blir det problemfylt fordi det står i motsetning til å skape en god ramme for dialog og samarbeid. Når den ene parten i en samarbeidsrelasjon samtidig har virkemidler til å straffe den andre økonomisk, vil det ha negativ innvirkning på tillit og samarbeidsklima. I tillegg vil det for kommunen være vanskelig å iverksette sanksjoner slik det er skissert, og det vil forutsette et betydelig merarbeid til undersøkelser og saksbehandling. For mange av høringsforslagets paragrafer vil også være vanskelig å kunne dokumentere svikt. En trussel om straff og sanksjoner slik de fremkommer i forslaget, er dårlige virkemidler til å skape bedre kvalitet i tjenesten. Kommunene må likevel ha mulighet til sanksjoner, ved å si opp avtaler med fastleger som åpenbart - og til tross for dialog, gjentatte ganger bryter avtaler og forskrift. Dette må reguleres av en prosedyre som også ivaretar legens juridiske rettigheter. Ressursbruk og legeårsverk. Høringsutkastet har en rekke forslag som til sammen vil berøre de fleste sider av fastlegenes daglige gjøremål. Det er vanskelig å si hvor mye økt tidsbruk hvert enkelt forslag vil innebære, men ser en alle forslag under ett, vil fastlegene måtte bruke mer tid på arbeidet. I tillegg har utviklingen de siste 10 år gått i retning av at fastlegene har fått overført nye oppgaver fra spesialisthelsetjenesten, en utvikling som vil fortsette ved innføring av Samhandlingsreformen. Samtidig har legesøkningen generelt i befolkningen økt. Avtaleverket fra 2001 har et normtall på listene på 1500 personer for full kurativ praksis, med fradrag for tid i kommunal bistilling (inntil 1 dag pr. uke). Høringsforslaget viderefører samme normtall og åpner for at legene kan tilpliktes dette tallet. Dette normtallet mener vi er for høyt, fordi kravene i ny forskrift vil kreve mer tid og fordi fastlegenes arbeidsoppgaver har økt de siste 10 årene. Listetaket bør justeres ned til 1300 pasienter tilsvarende full kurativ uke. Et felles løft for utviklingen av en bedre fastlegeordning Etableringen av fastlegereformen i 2001 var et felles løft fra sentrale myndigheter, kommunene/ks og legene/ Legeforeningen. Den nye forskriften legger opp til et kvalitetsløft for fastlegeordningen. Slik høringsforslaget er utformet er det bare kommunene og fastlegene som skal iverksette dette, da vi finner ikke nevnt at sentrale myndigheter skal ta på seg noen oppgaver. Som ved innføring av fastlegeordningen i 2001, mener vi at den viktige videreutviklingen som nå skisseres ikke vil være mulig uten at også sentrale myndigheter bidrar. Sentrale myndigheter må etter vårt syn bidra på følgende områder: Side 37

38 Utvikle og bekoste et rapporteringsverktøy i samarbeid med de 3 EPJ-leverandørene i allmennlegetjenesten. Slik høringsutkastet er utformet blir ansvaret her lagt til den enkelte fastlege noe vedkommende umulig kan realisere. En slik utvikling av ITløsninger må skje i samarbeid mellom sentrale myndigheter og de 3 EPJ-leverandørene, med finansiering av sentrale myndigheter. Denne modellen har fungert bra ved utvikling av E-resept, og de erfaringene må det bygges videre på. Bidra til å utvikle dagens EPJ-systemer slik disse kan gi fastlegene mulighet å oppfylle 19 kravet om oversikt over listeinnbyggerne. En konsekvens av at listetak må nedjusteres til 1300 er at basistilskuddet pr person på listen må øke. Fare for utilsiktet vridningseffekter Dersom det blir utviklet kontrollsystemer med mulighet for sanksjoner, kan det medføre at fastlegene tilpasser sin praksis slik at de unngår å bli straffet økonomisk. Noen eksempler på hvordan dette kan foregå er følgende: Frykt for sanksjoner gir sterkere tidsklemme og kan medvirke til kortere konsultasjonstid og økt antall henvisninger til spesialisthelsetjenesten. Pasienter med psykiatriske vansker trenger gjerne mer tid og kan bli rammet av dette. Innføring av f. eks kølappsystemer med kraftig økt tid på venterommet for å tilfredsstille krav om time innen definert antall dager. Nedprioritering av svake pasientgrupper fordi kravet er at alle skal ha time innen 2 (5) dager. Tilpasning av journalføring, f.eks hvilke diagnoser som velges, for å tekkes rapporteringssystemer. (på linje med kjente eksempler fra DRG-bruk i helseforetak) Vurdering Intensjonen med den nye forskriften er god - med hensyn til målsetningen om å heve kvaliteten, øke tilgjengeligheten og bidra til en legepraksis som er mer innrettet på å forebygge sykdom og bidra til god folkehelse. Forslaget peker imidlertid i liten grad på hvilke virkemidler som skal bidra til at dette skjer. Det nye forslaget stiller krav både til kommunen og til legene mht. mer oppfølging, mer samarbeid, kortere responstid osv., og dette vil nødvendigvis bety merarbeid. Under kap.6 - økonomiske og administrative konsekvenser, konkluderes det med at de aller fleste endringer ikke vil få økonomiske konsekvenser, med unntak av at det vil kreve ressurser fra statlige helsemyndigheter å utrede hvilke rapporteringskrav som skal gjelde. Dette er ikke troverdig. Med den mengden av merarbeid den nye forskriften pålegger fastlegene, må arbeidsoppgavene enten løses ved at det eksisterende fastlegekorpset må jobbe mer, eller ved at vi får flere legestillinger. Begge alternativer vil føre til merutgifter for Staten og kommunene. Mindre kommuner har en historie med rekrutteringsproblemer, og flere har derfor individuelle avtaler med legene som bærer preg av dette. Det beste er å løse utfordringene via god dialog og avtaler, men her er utgangspunktet forskjellig mellom store og små kommuner. Vi har ikke så godt utviklet LSU med de forpliktende avtalene som bl.a. Trondheim og andre større kommuner har oppnådd. Vi har til dels individuelle avtaler med ekstra goder med tanke på å rekruttere og beholde leger. For vår del vil det for eksempel ikke være noen trussel om økonomiske sanksjoner å inndra per-capitatilskuddet. Det har vi allerede gjort mot at vi stiller lokaler, utstyr og hjelpepersonell vederlagsfritt til rådighet. Side 38

39 Formålet med forskriften skal være at alle innbyggere får nødvendige allmennlegetjenester av god kvalitet til rett tid. Med tanke på at det faktisk er ganske stor variasjon i de individuelle avtalene mellom kommunene og legene, ville det være ønskelig at forskriften setter tydeligere rammer for disse avtalene for å sikre at det blir et likverdig tilbud uavhengig av geografi og kommunestørrelse. Midtre Gauldal kommune støtter i hovedsak forslaget til ny fastlegeforskrift. Forutsetningen for at denne forskriften skal bli et positivt styringsredskap og danne grunnlaget for en lokal dialog og eventuelle avtaler med utgangspunkt i lokale forhold og gjeldende forskrift, er at Staten bidrar med finansiering både til økning av antall legehjemler, og i forhold til en mer realistisk listelengde som norm. Økonomiske konsekvenser Revidert fastlegeforskrift slik den foreligger i høringsnotatet i sin nåværende form, vil kreve betydelig økte utgifter for kommunen for å administrere og drifte ordningen. Dette gjelder bl.a. håndtering av data for styring og kvalitetsformål fra fastlegene, samt overvåkning av tjenestekvaliteten til hver enkelt fastlege. I tillegg kommer vurderinger dersom forskriften blir brutt, samt praktisk og juridisk arbeid rundt eventuelle sanksjoner. Dette må kompenseres gjennom statlige tilskudd til kommunene. Side 39

40 Saksframlegg Arkivnr. 205 Saksnr. 2012/610-2 Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet Kommunestyret 27/ Saksbehandler: Margret Innset Buberg Økning av festeavgift og forkorting av betalingsperiode for gravsted - søknad om godkjenning Dokumenter i saken: 1 I Økning av festeavgift og forkorting av betalingsperiode - søknad til Midtre Gauldal kommune Støren kirkelige fellesråd Saksopplysninger Midtre Gauldal kommune har mottatt skriv fra Støren kirkelig fellesråd hvor det søkes om at festeavgiften pr gravsted økes til kr 150,- pr år, samt at betalingsperioden forkortes til 5 år. Søknaden begrunnes med det forholdsvis lave avgiftsnivået, og at den lange betalingsperioden gjør at inntektene til fellesrådet varierer mye fra år til år. Festeavgiften er, utenom de bevilgningene de får fra kommunen, den største enkeltinntekstkilden for fellesrådet. Fellesrådet har tidligere orientert formannskapet om rådets til dels vanskelige økonomiske situasjon. Melhus kommune har avgifter med nivå det nå søkes om, mens i Oppdal betaler pårørende kr 200,- pr år for 5 år i gangen. Saken ble sist behandlet i kommunestyret i 2010 hvor rådmannen tilrådde omsøkte avgift, men kommunestyret fastsatte festeavgiften til kr 100,- pr år med betalingsperiode 10 år. I henhold til gravferdslovens 21 er det kommunen som skal fastsette festeavgiften etter forslag fra fellesrådet. Vurdering På grunn av fellesrådets økonomiske situasjon, samt at andre kommuner ligger på tilsvarende nivå, tilrår rådmannen at kommunestyret imøtekommer fellesrådets søknad. Side 40

41 Rådmannens innstilling Midtre Gauldal kommunestyre vedtar at festeavgiften pr gravsted settes til kr 150,- pr år med en betalingsperiode på 5 år med virkningspunkt Side 41

42 Saksframlegg Arkivnr. Saksnr. 2012/615-2 Utvalg Utvalgssak Møtedato Kommunestyret 28/ Saksbehandler: Margret Innset Buberg Forvaltningsrevisjonsrapport - Barnevernstjenesten Dokumenter i saken: 1 I Forvaltningsrevisjonsrapport - Barnevernstjenesten Bekkavik Eva 2 S Forvaltningsrevisjonsrapport - Barnevernstjenesten Saksopplysninger Kontrollutvalget har behandlet saken i møte , sak 3/12. Viser til utredning som følger vedlagt. Kontrollutvalgets innstilling Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Barnevernstjenesten til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp følgende punkter i rapporten: - Tilstrekkelig opplæring av alle ansatte i saksbehandlingssystemet Familia, herunder også bruk av systemet ved oppretting og evaluering av tiltaksplaner. - Gi god informasjon til samarbeidspartnerne hva man kan forvente å få og hva som faktisk er mulig å gi av informasjon fra barnevernet sin side. - Forsøke å etablere et godt samarbeid med Buf-etat og Trondheim kommune vedr. fosterhjem. - Sikre at alle involverte aktører har nødvendig kontaktinformasjon ved en akuttsituasjon. - Få ressursteamene til å fungere etter hensikten. - Utarbeide rutiner for kunnskapsoverføring. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan punktene er fulgt opp innen 31. oktober Side 42

43 Side 43

44 Forvaltningsrevisjonsrapport - Barnevernstjenesten Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune /12 Saksbehandler: Eva J. Bekkavik Arkivkode: 216, &58 Arkivsaknr.: 11/137-9 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Barnevernstjenesten til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp følgende punkter i rapporten: - Tilstrekkelig opplæring av alle ansatte i saksbehandlingssystemet Familia, herunder også bruk av systemet ved oppretting og evaluering av tiltaksplaner. - Gi god informasjon til samarbeidspartnerne hva man kan forvente å få og hva som faktisk er mulig å gi av informasjon fra barnevernet sin side. - Forsøke å etablere et godt samarbeid med Buf-etat og Trondheim kommune vedr. fosterhjem. - Sikre at alle involverte aktører har nødvendig kontaktinformasjon ved en akuttsituasjon. - Få ressursteamene til å fungere etter hensikten. - Utarbeide rutiner for kunnskapsoverføring. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan punktene er fulgt opp innen 31. oktober Protokoll Anne Gråberg, forvaltningsrevisor Revisjon Midt-Norge IKS, gjennomgikk revisors arbeid og funn i forvaltningsrevisjonen og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Barnevernstjenesten til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp følgende punkter i rapporten: - Tilstrekkelig opplæring av alle ansatte i saksbehandlingssystemet Familia, herunder også bruk av systemet ved oppretting og evaluering av tiltaksplaner. - Gi god informasjon til samarbeidspartnerne hva man kan forvente å få og hva som faktisk er mulig å gi av informasjon fra barnevernet sin side. - Forsøke å etablere et godt samarbeid med Buf-etat og Trondheim kommune vedr. fosterhjem. - Sikre at alle involverte aktører har nødvendig kontaktinformasjon ved en akuttsituasjon. - Få ressursteamene til å fungere etter hensikten. - Utarbeide rutiner for kunnskapsoverføring. Side 44

45 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan punktene er fulgt opp innen 31. oktober Vedlegg Forvaltningsrevisj onsrapport - Barnevernstj enesten Saksutredning Det kommunale barnevernet sine oppgaver kan oppsummeres til å gjelde: Gjennomgang av meldinger Gjennomføre barnevernundersøkelser Iverksette frivillige hjelpetiltak i hjemmet Utarbeide tiltaksplaner for alle tiltak Fatte akuttvedtak om midlertidig plassering av barn utenfor hjemmet Saksforberedelse for fylkesnemnda og andre rettsinstanser Plassering og oppfølging av barn utenfor hjemmet Oppfølging av oppdragstakere Veiledning og oppfølgning av fosterhjem Utredning og tilrådning for adopsjon Generelt forebyggende arbeid Godkjenne plassering i fosterhjem, og føre tilsyn med fosterhjem Det kommunale barnevernet deler ansvaret med en rekke andre instanser: Bufetat, ble etablert i 2004 som følge av barnevernreformen, og er inndelt i 5 regioner. Fylkesnemndene for barnevern og sosiale saker, ble etablert i Det er i alt 12 fylkesnemnder i Norge. Fylkesmannen, har blant annet ansvaret for å føre tilsyn med barnevernstjenesten. Barne- og ungdomspsykiatrisk Klinikk (BUP), utredning og behandling av barn og unge med psykiske lidelser, samt gir hjelp til deres familier Regionsentrene for barn og unges psykiske helse (RBUP), 5 regionsenter i Norge. De er en del av medisinsk fakultet ved NTNU. Gjennom sitt arbeid skal de styrke psykisk helsearbeid i kommunene, og bidra til å styrke andre fagfelt av betydning for barn og unges psykiske helse Helsetilsynet, har fra 2010 fått det overordnede ansvaret for faglig tilsyn med barneverntjenesten Plan for forvaltningsrevisjon for ble vedtatt av kommunestyret i sak 37/10. Revisjon Midt-Norge har avgitt sin forvaltningsrevisjonsrapport den Forvaltningsrevisjonen vurderer ikke det barnevernsfaglige arbeidet i kommunen, men har fokus på de formelle rammene rundt dette arbeidet. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag har ansvaret for å føre tilsyn med barnevernet. Revisor har vært i dialog med Fylkesmannen for å tilpasse undersøkelsen til tilsynsvirksomheten. Kontrollutvalgets bestilling Kontrollutvalget har i sin vurdering av risiko og vesentlighet i Midtre Gauldal kommune vurdert barnevern i Midtre Gauldal kommune som et viktig område å se nærmere på i Med bakgrunn i plan for forvaltningsrevisjon for foretok kontrollutvalget en bestilling av prosjektet hos Revisjon Midt-Norge IKS på møte den 5. mai Med bakgrunn i kontrollutvalgets bestilling har Revisjon Midt-Norge IKS formulert følgende hovedproblemstilling for undersøkelsen: Side 45

46 Har barnevernstjenesten i Midtre Gauldal forutsetninger til å yte en barnevernstjeneste av tilfredsstillende kvalitet? For å besvare hovedproblemstillingen har Revisjon Midt-Norge IKS formulert 4 delproblemstillinger: 1. Har barnevernstjenesten i Midtre Gauldal kommune tilstrekkelig og nødvendig kompetanse? 2. Samarbeider barnevernstjenesten med andre i det forebyggende arbeidet? 3. Har barnevernet i Midtre Gauldal kommune rutiner og system for å vurdere og evaluere virkingen av hjelpetiltakene som iverksettes? 4. Overholder barnevernstjenesten i kommunen tidsfrister i barnevernloven? Revisjonens konklusjon Hovedproblemstilling: Har barnevernstjenesten i Midtre Gauldal forutsetninger til å yte en barnevernstjeneste av tilfredsstillende kvalitet? Revisors hovedkonklusjon er at barnevernstjenesten innenfor de områdene som er undersøkt, har disse forutsetningene. Delproblemstilling: 1. Har barnevernstjenesten i Midtre Gauldal kommune tilstrekkelig og nødvendig kompetanse? Barnevernstjenesten har en tverrfaglig gruppe med god formell kompetanse. Kommunen har flere stillinger med fagutdanning enn andre kommuner. Virksomheten har tilgang til et hensiktsmessig sakssystem, og med god opplæring vil dette være en styrke for barnevernet. De ansatte sikres nødvendig opplæring og kompetanseutvikling og har tilgang til oppdatert regelverk. 2. Samarbeider barnevernstjenesten med andre i det forebyggende arbeidet? Undersøkelsen har vist at barnevernstjenesten i Midtre Gauldal kommune generelt sett har fokus på forebyggende virksomhet og samarbeid med andre aktører både internt i egen virksomhet, i egen enhet og med andre enheter i kommunen. Samarbeidspartnerne beskriver barnevernet som en tilgjengelig tjeneste som bidrar til et aktivt samarbeid. Et viktig fora for samarbeid er ressursteam. Ikke alle disse synes å fungere like godt. Det er etter revisors vurdering viktig at de involverte aktørene bestreber seg på å få disse til å fungere etter hensikten. Side 46

47 3. Har barnevernet i Midtre Gauldal kommune rutiner og system for å vurdere og evaluere virkingen av hjelpetiltakene som iverksettes? Undersøkelsen viser at det i de aller fleste tilfellene utarbeides tiltaksplaner. I tiltaksplanen beskrives hjelpetiltakene. Barnevernet har system som legger til rette for å evaluere tiltakene. Det kan se ut til at det er en svakhet i bruk av systemet i de tilfellene der planen ikke brukes aktivt. 4. Overholder barnevernstjenesten i kommunen tidsfrister i barnevernloven? Statistikk og intervju tyder på at barnevernstjenesten har fokus på og prioriterer å holde fristene, og at de overholder fristene i de aller fleste tilfellene. Revisors anbefalinger: Revisor har ikke kommet med anbefalinger i sin rapport, men det fremgår en del vurderinger i rapporten som kontrollutvalgets sekretariat synes er av en så viktig karakter at de bør følges opp av rådmannen. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anser forvaltningsrevisjonsrapporten Barnevernstjenesten" for å gi nyttig informasjon og den signaliserer punkter kommunen må ha fokus på i det videre arbeidet. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å ta rapporten til etterretning og legge den frem for kommunestyret med forslag om å be rådmannen følge opp vurderinger revisor har gjort i rapporten på følgende områder: Flere ansatte påpeker at de har vanskeligheter med å håndtere saksbehandlingssystemet Familia, det er viktig at ansatte behersker saksbehandlingssystemet slik at dette oppleves som en støtte i det arbeidet som skal gjøres. Det er gitt signaler på at ytterligere opplæring skal gjennomføres. Barnevernet har system som legger til rette for å evaluere tiltak, men det kan for revisor se ut til at det er en svakhet i bruk av systemet i de tilfellene der planen ikke brukes aktivt. Det er viktig med informasjon til samarbeidspartnerne om hva de faktisk kan forvente av informasjon. Dette for at det ikke blir et gap mellom hva man kan forvente å få og hva som faktisk er mulig å gi av informasjon. En styrking på dette området ville muligens kunne bidra til å senke terskelen for å ta kontakt ytterligere Det er viktig at barnevernet som en av flere aktører bestreber seg på å få ressursteamene til å fungere etter hensikten. Ikke alle disse fungerer etter hensikten, Det er den enkelte skole og barnehage som har ansvar for å kalle inn til møtene, og etter revisors vurdering er det viktig at barnevernet som en av flere aktører bestreber seg på å få ressursteamene til å fungere etter hensikten. Ressursteam ser for revisor ut til å være et hensiktsmessig fora i så måte. En del av det kommunale barnevernets oppgaver er å godkjenne fosterhjem og føre tilsyn med fosterhjem. I intervju med kommunens ansatte kommer det fram at grunnet manglende meldinger fra andre aktører utenfor kommunen, er det en utfordring for barnevernet å følge opp dette kravet i Side 47

48 noen saker. Revisor har ikke innhentet data fra Buf-etat og Trondheim kommune vedrørende dette forholdet, men ønsker å påpeke på generelt grunnlag at det er viktig at dette samarbeidet fungerer godt. Informasjon tyder på at tilgjengeligheten til barnevernet utenfor arbeidstid har fungert så langt, og det hviler ingen plikt på kommunene om å ha akuttberedskap. Revisor ønsker allikevel å påpeke at det kan være viktig å sikre at alle involverte aktører har nødvendig kontaktinformasjon ved en akuttsituasjon. Om dagens beredskap er tilstrekkelig for framtidige behov, har ikke revisor tatt stilling til. Det er mulig at nytteeffekten av kompetanse fra videreutdanning kunne bli økt ytterligere ved å sette av mer tid til kunnskapsoverføring og utarbeide rutiner for dette. Side 48

49 FORVALTNINGSREVISJON Barnevernstjenesten Midtre Gauldal kommune Februar 2012 Side 49

50 Side 50

51 Forord Denne forvaltningsrevisjonen er gjennomført på oppdrag av Midtre Gauldal kommunes kontrollutvalg i perioden mai 2011 til februar Undersøkelsen er utført i henhold til NKRFs standard for forvaltningsrevisjon, RSK 001. Revisjon Midt-Norge IKS vil takke alle som har bidratt konstruktivt med informasjon i undersøkelsen. Orkanger, Anne Gråberg /s/ Ansvarlig forvaltningsrevisor Frode Singstad /s/ Prosjektmedarbeider Side 51

52 Sammendrag Denne forvaltningsrevisjonen er utført i henhold til bestillingen fra kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune. Grunnlaget for våre vurderinger er intervju med ansatte i barnevernet og andre som jobber med barn i Midtre Gauldal kommune, gjennomgang av dokumentasjon og statistisk materiale. Hovedproblemstilling for undersøkelsen er om barnevernet har forutsetninger for å yte en tjeneste av tilstrekkelig kvalitet. For å svare på hovedproblemstillingen har vi belyst 4 delproblemstillinger: Delproblemstilling 1: Har barnevernstjenesten i Midtre Gauldal kommune tilstrekkelig og nødvendig kompetanse? Intervju og regnskapstall tyder på at barnevernstjenesten har hatt en utvikling hvor det har vært et øksende behov for ressurser. KOSTRA-tall viser at Midtre Gauldal kommune har flere barn med undersøkelse eller tiltak per årsverk enn andre kommuner. I tillegg ser vi en reduksjon i netto driftsutgifter per barn. I følge enhetsleder skyldes dette at barnevernet har satset på enkle forebyggende tiltak. Barnevern er et uforutsigbart område rent økonomisk, og det er viktig at kommunen har et kontinuerlig fokus på den økonomiske utviklingen slik at de nødvendige resurser stilles til rådighet for å drive et forsvarlig barnevern. Bemanningsmessig har virksomheten er god og sammensatt kompetanse og vi ser at Midtre Gauldal har flere stillinger med fagutdanning enn de vi har sammenlignet med i denne undersøkelsen. De ansatte gir da også utrykk for at kapasiteten i barnevernet er tilstrekkelig. Samarbeid både internt i virksomheten, men og i enheten totalt, gir etter revisors vurdering gode forutsetninger for å yte en god tjeneste. Revisor merker seg at fagleder har et stort ansvarsområde med mange roller både som fagleder, enhetsleder og saksbehandler. Barnevernloven gir kommunen ansvar for å sikre at barnevernstjenestens personell får nødvendig opplæring og kompetanseutvikling. Vårt inntrykk er at fagleder skjøtter dette ansvaret på en god og forsvarlig måte. Det gjennomføres jevnlige møter der behov og tilbud drøftes, det oppmuntres til deltagelse både på etter- og videreutdanning og man prioriterer deltagelse av flere ansatte per kurs for å stimulere til kunnskapsoverføring og god nytteeffekt av kompetanseutviklingstiltak. Det vises og til at kompetansen fra videreutdanning nyttiggjøres, og at man har en kultur for å drøfte ny kultur i virksomheten. Det er mulig at nytteeffekten kunne bli økt ytterligere ved å sette av mer tid til kunnskapsoverføring og Side 52

53 utarbeide rutiner for dette. Det er og en styrke at kommunen selv arrangerer kurs og kompetansehevingstiltak for å gi et bedre tilbud på dette området. Barnevernloven gir også kommunen ansvar for å sikre at ansatte får tilgang til oppdatert regelverk. Etter vår vurdering sikres dette blant annet gjennom faste møter og ved annen formidling. For å kunne utføre det daglige arbeidet på en forsvarlig måte, er det viktig at ansatte har tilgang til og behersker et hensiktsmessig saksbehandlingssystem. Det er innført et nytt saksbehandlingssystem i enheten. Systemet betegnes som omstendelig, men fornuftig og innehar større elementer av kvalitetssikring enn tidligere system. Det er gjennomført opplæring i systemet, og en superbruker vurderes som en styrke for de andre ansatte. Allikevel påpeker flere ansatte at de har vanskeligheter med å håndtere systemet, og etter revisors vurdering er det viktig å prioritere opplæring slik at alle blir trygge på bruken av dette. Det er da også gitt signaler på at ytterligere opplæring skal gjennomføres. Delproblemstilling 2: Samarbeider barnevernstjenesten med andre i det forebyggende arbeidet? En plikt til å gi tilbakemelding i nærmere angitte tilfeller ble lovfestet gjennom vedtakelsen av bvl. 6-7 bokstav a. Barnevernstjenesten skal gi tilbakemelding om at meldingen er mottatt og at saken blir behandlet i overensstemmelse med bestemmelsene i barnevernsloven. Hvor deling av informasjon skal skje i samarbeidsforum, eksempelvis tverrfaglig team, må barnevernstjenesten som utgangspunkt legge frem saken anonymt jfr. fvl. 13 a nr 2. Det kan også innhentes samtykke fra dem saken gjelder, jfr. fvl. 13 a nr 1. I rundskrivet Q-16/2007 side 4 heter det at den forebyggende virksomheten må forankres på øverste administrative nivå, og at kommunene må ha en helhetlig tilnærming for den forebyggende virksomheten. En viktig del av forebyggende virksomhet er å sikre at den kommunale barnevernstjenesten samarbeider med andre som jobber tett på barn og unge i kommunen. Revisors hovedinntrykk er at barnevernet i Midtre Gauldal har fokus på det forebyggende arbeidet. Fagleder barnevern viser til fokus på forebyggende arbeid fra rådmannsnivået, og aksept for sine synspunkter og prioriteringer hos rådmannen. Det er også etablert et sett av samarbeidsfora på ulike nivå som til sammen er med å ivareta en helhetlig tilnærming. At kommunen også prioriterer brukerundersøkelser for på denne måten å innhente erfaringer Side 53

54 fra brukerne av tjenesten, kan også sees på som et ledd i det forebyggende arbeidet. Det er sterkt fokus på å komme tidlig inn i saker og sette inn tiltak så tidlig som mulig. Som vi viste tidligere i rapporten har Midtre Gauldal hatt en nedgang i netto driftsutgifter per barn og er på at lavere nivå på enn flere andre kommuner. Dette kan indikere at kommunen bevisst prøver å komme tidlig inn i saker og forebygge. En viktig del av forebyggende virksomhet er å sikre at den kommunale barnevernstjenesten samarbeider med andre som jobber tett på barn og unge i kommunen. Revisor oppfatter samarbeidet både internt i egen enhet og med andre kommunale samarbeidspartnere, som god. Samarbeidspartnere tegner et bilde av en tilgjengelig barnevernstjeneste som bidrar aktivt til et tett samarbeid. Terskelen for å ta opp saker og diskutere disse med barnevernet er lav, og samarbeidet er av både formell og uformell karakter. På generelt grunnlag er revisors vurdering at barnevernstjenesten oppfyller barnevernslovens krav til samarbeid med andre. Noen av de vi har intervjuet påpeker imidlertid at de ikke har fått informasjon om hvordan barnevernet jobber. En styrking på dette området ville muligens kunne bidra til å senke terskelen for å ta kontakt ytterligere. Barnevernet deltar i flere fora med fokus på samarbeid som samlet sett er med på å senke terskelen for å ta kontakt med barnevernet og bidra til økt samarbeid. Ressursteam ser for revisor ut til å være et hensiktsmessig fora i så måte. Ikke alle disse fungerer etter hensikten, Det er den enkelte skole og barnehage som har ansvar for å kalle inn til møtene, og etter revisors vurdering er det viktig at barnevernet som en av flere aktører bestreber seg på å få ressursteamene til å fungere etter hensikten. En plikt til å gi tilbakemelding i nærmere angitte tilfeller ble lovfestet gjennom vedtakelsen av bvl. 6-7 bokstav a. Barnevernstjenesten skal gi tilbakemelding om at meldingen er mottatt og at saken blir behandlet i overensstemmelse med bestemmelsene i barnevernsloven. Barnevernet gir, etter det revisor erfarer, tilbakemelding på mottatt melding. Andre myndigheter kan ha en plikt til å gi opplysninger til barnevernet, men hvor de ikke har noen korresponderende rett på informasjon fra barnevernet i saken. Dette innebærer at barnevernet ikke nødvendigvis har noen opplysningsrett eller plikt ovenfor andre myndigheter som på sin side har opplysningsplikt ovenfor barnevernet. Et godt samarbeid forutsetter også at de som jobber med barn og unge har tilstrekkelig kunnskap om plikten og adgangen til å videreformidle opplysninger til barnevernet. 1 Undersøkelsen kan tyde på at 1 Se rundskriv Q-16/2007 side 7. Side 54

55 enkelte samarbeidspartnere forventer å få mer informasjon om utvikling av saker enn det barnevernet gir. Revisor har ikke innhentet data om dette skyldes regler om taushetsplikt som barnevernet må forholde seg til, eller ikke. At barnevernet i stor grad informerer i de tilfellene hvor samarbeidspartnerne ber om ytterligere informasjon, kan tyde på at det ikke er tilfelle. Det er allikevel viktig å påpeke at barnevernet er underlagt streng taushetsplikt og at det derfor er viktig med informasjon til samarbeidspartnerne om hva de faktisk kan forvente av informasjon. Dette for at det ikke blir et gap mellom hva man kan forvente å få og hva som faktisk er mulig å gi av informasjon Etter revisors vurdering håndterer barnevernet muligheter for å drøfte saker anonymt på en ryddig måte. En del av det kommunale barnevernets oppgaver er å godkjenne fosterhjem og føre tilsyn med fosterhjem. I intervju med kommunens ansatte kommer det fram at grunnet manglende meldinger fra andre aktører utenfor kommunen, er det en utfordring for barnevernet å følge opp dette kravet i noen saker. Revisor har ikke innhentet data fra Buf-etat og Trondheim kommune vedrørende dette forholdet, men ønsker å påpeke på generelt grunnlag at det er viktig at dette samarbeidet fungerer godt. Informasjon tyder på at tilgjengeligheten til barnevernet utenfor arbeidstid har fungert så langt, og det hviler ingen plikt på kommunene om å ha akuttberedskap. Revisor ønsker allikevel å påpeke at det kan være viktig å sikre at alle involverte aktører har nødvendig kontaktinformasjon ved en akuttsituasjon. Om dagens beredskap er tilstrekkelig for framtidige behov, har ikke revisor tatt stilling til. Delproblemstilling 3: Har barnevernet i Midtre Gauldal kommune rutiner og system for å vurdere og evaluere virkingen av hjelpetiltakene som iverksettes? Undersøkelsen viser at det i de aller fleste saker utarbeides tiltaksplaner. Avvikene forklares til dels med behovsprøving enkle tiltak vurderes til ikke å ha behov for tiltaksplaner -, og til dels med manglende kjennskap til, og feilregistrering i saksbehandlingssystemet. I tiltaksplanen beskrives hjelpetiltakene. Barnevernet har system som legger til rette for å evaluere tiltak, men det kan for revisor se ut til at det er en svakhet i bruk av systemet i de tilfellene der planen ikke brukes aktivt. Etter revisors vurdering er det viktig at innholdet i tiltaksplanene sikres en god kvalitet. Det er viktig at barnevernstjenesten ser nytten av tiltaksplanen, utover at det er et krav etter loven. Grunnlaget for evalueringen av hjelpetiltakene ligger i tiltaksplanen. For å høste full effekt av Side 55

56 tiltaksplanene som arbeidsredskap for evaluering, er det viktig at det settes av tilstrekkelig med ressurser slik at ansatte får tid til å prioritere arbeidet med utarbeidelse av tiltaksplanen. Det er også viktig at ansatte behersker saksbehandlingssystemet slik at dette oppleves som en støtte i det arbeidet som skal gjøres. Delproblemstilling 4: Overholder barnevernstjenesten i kommunen tidsfrister i barnevernloven? Statistikk og intervju tyder på at barnevernstjenesten har fokus på, og prioriterer å holde fristene, og at de holde fristene i de aller fleste tilfellene. Vår konklusjon på hovedproblemstillingen om barnevernet har forutsetninger for å yte en tjeneste av tilstrekkelig kvalitet. er at barnevernstjenesten innenfor de områdene vi har undersøkt, har disse forutsetningene. Side 56

57 Innholdsfortegnelse 1 Innledning Bestilling Om barnevernstjenesten Undersøkelsesopplegg Problemstillinger Avgrensning Metode Revisjonskriterier Ressurser og kompetanse Revisjonskriterier Data Revisors vurdering Forebyggende arbeid og samarbeid Revisjonskriterier Data Revisors vurdering Evaluering og vurdering av virkningen av hjelpetiltak Revisjonskriterier Data Revisors vurdering Fristbrudd Revisjonskriterier Data Revisor vurdering Høring Konklusjoner...46 Kilder...48 Vedlegg Kostra-grupperinger...49 KOSTRA- indikatorer...49 Side 57

58 1 Innledning Revisjon Midt-Norge mottok bestilling av forvaltningsrevisjon av barnevernstjenesten i Midtre Gauldal kommune i brev fra Kontrollutvalgets sekretariat datert I dette kapitlet redegjør vi for bestillingen og gir noe bakgrunnsinformasjon om barnevernet generelt og for Midtre Gauldal spesielt. 1.1 Bestilling På bakgrunn av plan for forvaltningsrevisjon for , vedtok kontrollutvalget i sak 17/2011 å bestille en forvaltningsrevisjon innen barnevern. Revisor har i samråd med kontrollutvalgets sekretariat kommet fram til at undersøkelsen skal ha fokus på kompetansesituasjonen ved barnevernstjenesten, forebyggende arbeid, barnevernets rutiner for evaluering av hjelpetiltak og overholdelse av tidsfrister. 1.2 Om barnevernstjenesten Dette kapitlet gir en innledende beskrivelse av barnevernstjenestenes oppgaver, herunder om ansvarsfordelingen mellom barnevernstjenesten og andre instanser på barnevernsområdet og saksgangen i barnevernet Administrativ organisering av barnevernstjenesten I Midtre Gauldal kommune Figuren nedenfor viser Midtre Gauldals administrative organisering. 2 Plan for forvaltningsrevisjon behandlet i KU i sak 12/2010 og vedtatt i kommunestyret i sak 37/2010 Side 58

59 Figur 1. Organisasjonskart Midtre Gauldal kommune. 3 Kilde: (2011) Midtre Gauldal kommune gikk over til tonivåmodell fra juli Til rådmannens stabsledere hører assisterende rådmann, IKT-sjef, økonomisjef og informasjonssjef. Resultatenhetene er fordelt på seks rammeområder, der rammeområde 5 er Helse og familie. Barnevernstjenesten i Midtre Gauldal er organisert under tjenesten Helse og familie. Nettsidene til kommunen viser til at hensikten med organiseringen blant annet er å samle 3 Per er enhet Hjemmetjenesten og Enhet funksjonshemmede slått sammen Side 59

60 støttefunksjoner rundt barn og unge, eldre og familie, og at mulighetene derved blir større for å samordne hjelpetjenestene etter helhetlige behov på en bedre måte enn tidligere. Andre tjenester som er med i organiseringen er legetjenesten, helsesøster, psykiatritjenesten og pedagogisk - psykologisk tjeneste (PPT) 4. Barnevernstjenesten i Midtre Gauldal har ansvaret for saksbehandling og tiltak for funksjonshemmede barn opp til 18 år. Rådmannen sier i oppstartsmøte at kommunen ikke har vurdert konkret å samarbeide formelt med andre kommuner om barnevernstjenester. Kommunen har et generelt intensjonsvedtak om at de skal samarbeide nordover, men intensjonene er lite konkretisert for barnevern Oppgaver og ansvar innenfor barnevernområdet generelt Både kommunene og staten har oppgaver og ansvar på barnevernområde. Barne- og likestillingsdepartementet (BLD) har et generelt overordnet ansvar for barnevern. Blant annet har de forvaltningsansvaret for barnevernloven og ansvar for å føre tilsyn med at lov og øvrig regelverk blir anvendt riktig. Den daglige forvaltningen av barnevernet er i stor grad lagt til den kommunale barnevernstjenesten. I følge barnevernloven er barnevernets hovedoppgave å sikre at barn og unge som lever under forhold som kan skade deres helse og utvikling, får nødvendig hjelp og omsorg til rett tid. Videre skal barnevernet bidra til at barn og unge får trygge oppvekstsvilkår. Omsorg for og oppdragelse av barn er i første rekke foreldrenes ansvar. Foreldre kan allikevel ha behov for hjelp i kortere eller lengre perioder, for eksempel på grunn av en vanskelig livssituasjon. Det kommunale barnevernet sine oppgaver kan oppsummeres til å gjelde: Gjennomgang av meldinger Gjennomføre barnevernundersøkelser Iverksette frivillige hjelpetiltak i hjemmet Utarbeide tiltaksplaner for alle tiltak Fatte akuttvedtak om midlertidig plassering av barn utenfor hjemmet Saksforberedelse for fylkesnemnda og andre rettsinstanser Plassering og oppfølging av barn utenfor hjemmet Oppfølging av oppdragstakere Veiledning og oppfølgning av fosterhjem 4 Kilde: Side 60

61 Utredning og tilrådning for adopsjon Generelt forebyggende arbeid Godkjenne plassering i fosterhjem, og føre tilsyn med fosterhjem Andre instanser kan også ha ansvar innenfor barnevernet. 5 Det kommunale barnevernet deler ansvaret med en rekke andre instanser. Under gis en beskrivelse av noen av disse og deres oppgaver. I 2004 ble barnevernreformen gjennomført ved at staten overtok ansvaret for det som hadde vært fylkeskommunale barneverntjenester. 19 ulike fylkeskommunale barneverntjenester skulle bli ett statlig barnevern som skulle sørge for god faglig og økonomisk styring av det statlige barnevernet. Bufetat 6 ble etablert i 2004 som følge av barnevernreformen, og er inndelt i 5 regioner. Bufetat har flere ansvarsområder innenfor barnevernet. De skal blant annet sørge for at det finnes plasser i barnevernsinstitusjoner gjennom etablering, drift, og inngåelse av avtaler om godkjenning av private plasser. Rekruttere og formidle fosterhjem, og etter anmodning fra den kommunale barnevernstjenesten bistå ved plassering av barn utenfor hjemmet. Fylkesnemndene for barnevern og sosiale saker ble etablert Det er i alt 12 fylkesnemnder i Norge, hvor den enkelte fylkesnemnd dekker ett eller to fylker. Fylkesnemnda har som oppgave først og fremst å fatte vedtak etter barnevernsloven. Vedtakene dreier seg blant annet om omsorgsovertakelse, samværsspørsmål og fratakelse av foreldreansvar. Fylkesnemnda er et domstolslignede forvaltningsorgan som har avgjørelsesmyndighet. Saker i fylkesnemnda starter ved at kommunene fremmer forslag om tiltak. Det er kommunene som foretar den nødvendige saksforberedelse. 7 Fylkesmannen er statens representant i fylkene, og følger opp statlig politikk og ulike satsningsområder. Fylkesmannen har blant annet ansvaret for å føre tilsyn med barnevernstjenesten. 5 Kilde: "Barn og unges psykiske helse i kommunene i Sør - Trøndelag", Fylkesmannen i Sør - Trøndelag mai Se mer informasjon på 7 Se mer informasjon om fylkesnemnda på Side 61

62 Barne- og ungdomspsykiatrisk Klinikk (BUP) i Sør-Trøndelag er organisert i sykehusenheten BUP. Klinikken er organisert i flere enheter: poliklinikker, familieenheten og ungdomsenhetene. De driver med utredning og behandling av barn og unge med psykiske lidelser, samt gir hjelp til deres familier. De gir også råd og veiledning til ansatte i kommunene. Regionsentrene for barn og unges psykiske helse (RBUP) i Midt-Norge er en av fire regionsenter i Norge. De er en del av medisinsk fakultet ved NTNU. De skal utvikle, kvalitetssikre og forvalte vitenskapelig og praksisnær tverrfaglig kunnskap og kompetanse innen arbeid med barn og unges psykiske helse, og bidra til at slik kompetanse er tilgjengelig. Gjennom sitt arbeid skal de styrke psykisk helsearbeid i kommunene, og bidra til å styrke andre fagfelt av betydning for barn og unges psykiske helse. Helsetilsynet har fra 2010 fått det overordnede ansvaret for faglig tilsyn med barneverntjenesten Saksgang i barnevernet En barnevernssak starter gjerne med en melding til barneverntjenesten i den kommunen barnet oppholder seg. Meldingen kommer ofte fra familien selv, nærmiljøet, helsestasjonen, barnehagen eller skolen. Barnevernet skal innen en uke vurdere om meldingen skal følges opp med en undersøkelsessak eller om den skal henlegges. En undersøkelsessak skal foretas dersom det er rimelig grunn til å anta at det kan være grunnlag for tiltak etter barnevernloven. Undersøkelsen kan føre til at saken henlegges, eller at barneverntjenesten går inn med råd, veiledning og eventuelt hjelpetiltak for barnet og familien. En undersøkelse skal gjennomføres snarest og innen tre måneder, men i særlige tilfeller kan fristen være seks måneder. Hjelpetiltakene er frivillige. Barn som har vist alvorlige atferdsvansker kan tas inn på institusjon på grunnlag av samtykke fra foreldrene eller fra barnet selv dersom det er over 15 år. Dersom det ikke kan skapes tilfredsstillende forhold for barnet ved hjelpetiltak og dersom det for eksempler er alvorlige mangler ved den daglige omsorgen barnet får, vil kommunen fremme forslag til fylkesnemnda om omsorgsovertakelse. Barnet vil da normalt bli plassert i fosterhjem. Dersom fylkesnemnda vedtar at omsorgen skal overtas, skal fylkesnemnda også fatte vedtak om samvær. Barn som har vist alvorlige atferdsvansker kan plasseres på institusjon uten samtykke, men da kun etter vedtak fra fylkesnemnda. 8 Se barnevernloven 2-3B, jfr. Ot.prp.nr 69 ( ) Side 62

63 Barnevernstjenesten har ansvaret for å sette i verk fylkesnemndas vedtak. Tjenesten skal også oppnevne tilsynsfører 9 for barn i fosterhjem. Samtidig skal barneverntjenesten nøye følge utviklingen til de barn det er truffet omsorgsovertakelse for, og samtidig følge utviklingen til deres foreldre. Når foreldrene kan gi barnet forsvarlig omsorg, skal fylkesnemnda oppheve vedtaket om omsorgsovertakelse. Barnet vil likevel ikke bli tilbakeført dersom det har fått slik tilknytning til mennesker eller miljø der det er, at det etter en samlet vurdering kan føre til alvorlige problemer for barnet om det blir flyttet. I enkelte tilfeller haster det å gi barnet et omsorgstilbud utenfor hjemmet. I slike tilfeller kan det kommunale barneverntjenesten treffe midlertidige vedtak om å plassere barnet. Dersom foreldrene ikke samtykker i plasseringen, skal vedtaket snarest til fylkesnemnda for foreløpig godkjenning, og senest inne seks uker skal selve saken sendes til fylkesnemnda. Figur 1 under gir oversikt over arbeidsprosessen i barnevernet. 9 En tilsynsfører skal blant annet passe på at barn i fosterhjem får den omsorgen de har krav på. Side 63

64 Figur 1. Flytkart over arbeidsprosessen i barneverntjenesten. Kilde: Rutinehåndbok for barneverntjenesten i kommunene fra BLD Noen bestemmelser i barnevernloven er endret fra denne oversikten. Side 64

65 2 Undersøkelsesopplegg I dette kapitlet redegjør vi for hvilke problemstillinger som er utgangspunktet for undersøkelsen, og hvilke kriterier revisor bygger sine vurderinger og konklusjoner på. Metode og avgrensinger i prosjektet synliggjøres og her. 2.1 Problemstillinger Hovedproblemstillingen i undersøkelsen er Har barnevernstjenesten i Midtre Gauldal forutsetninger til å yte en barnevernstjeneste av tilfredsstillende kvalitet? Hovedproblemstillingen vil bli belyst ved hjelp av følgende delproblemstillinger: Delproblemstilling 1: Har barnevernstjenesten i Midtre Gauldal kommune tilstrekkelig og nødvendig kompetanse? Delproblemstilling 2: Samarbeider barnevernstjenesten med andre i det forebyggende arbeidet? Delproblemstilling 3: Har barnevernet i Midtre Gauldal kommune rutiner og system for å vurdere og evaluere virkingen av hjelpetiltakene som iverksettes? Delproblemstilling 4: Overholder barnevernstjenesten i kommunen tidsfrister i barnevernloven? 2.2 Avgrensning Barnevernstjenestens arbeids- og ansvarsområde reguleres i Lov om barnevernstjenester 10. Lovmessige krav er dermed sentrale i problemstillingene, men undersøkelsen omhandler langt fra alle krav i barnevernsloven. Forvaltningsrevisjonen vurderer ikke det barnevernsfaglige arbeidet i kommunen, men har fokus på de formelle rammene rundt dette arbeidet. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag har ansvaret for å føre tilsyn med barnevernet. Revisor har vært i dialog med Fylkesmannen for å tilpasse undersøkelsen til tilsynsvirksomheten. 2.3 Metode Her gjør vi rede for metode som er valgt for å sikre et tilstrekkelig data- og analysegrunnlag. Informasjonsgrunnlaget i rapporten er basert på dokumentgjennomgang, statistisk materiale og intervju med sentrale aktører. Vi har gjennomført oppstartsmøte hvor både rådmann og fagleder barnevern deltok. Fagleder barnevern er i tillegg enhetsleder for Helse og familie. I 6 Se Lov om barnevernstjenester av 17. juli 1992 nr. 100, (barnvernloven, bvl) Side 65

66 tillegg gjennomførte vi intervju med enhetsleder/fagleder i eget intervju 11. Det ble foretatt gruppeintervju med ansatte i barnevernstjenesten. Ved gruppeintervju er det en risiko for at det enkeltes mening ikke vil komme fram på samme måte som om de var intervjuet hver for seg. Vi prøver å forhindre dette ved å stille direkte spørsmål til alle i intervjuet, og ved å gi dem mulighet for å justere referatene hver for seg i etterkant. Hver enkelt ansatt ble gitt mulighet til å verifisere intervjuet enkeltvis. Vi har og intervjuet representanter fra barnevernstjenestes samarbeidspartnere: Leder PPT Leder helsestasjon Enhetsledere eller assisterende enhetsledere ved alle barnehager, skoler og oppvekstsentra i kommunen Lensmann Alle referatene fra intervjuene er verifisert. Totalt har vi intervjuet 17 personer. Brukerne av barnevernstjenesten er ikke intervjuet. Dokumenter og statistikk som undersøkelsen bygger på, er i stor grad hentet fra Midtre Gauldal kommune, Barne og likestillingsdepartementet og Statistisk sentralbyrås KOSTRArapportering 12. Vi har i noen tilfeller valgt å sammenligne talldata fra Midtre Gauldal kommune med andre kommuner. I utvelgelsen av kommuner har vi hatt fokus på å finne kommuner som er sammenlignbare størrelsesmessig, i tillegg til at vi har lagt vekt på beliggenhet. Kommunene vi har valgt er Skaun og Røros, i tillegg sammenligner vi kommunen med kostragruppe Statistikk og kvalitet på tall er avhengig av en rekke forhold, og tallmaterialet kan gi indikasjoner på en utvikling/forhold, men må ikke oppfattes som absolutte sannheter. I tillegg må vi ta forbehold om mulig feilrapportering. Fylkesmannen sine tall er rapporteringstall og må leses på samme måte. I oppstartsmøtet ble det gitt uttrykk for at barneverntjenesten har god og riktig rapportering til KOSTRA fra år Før dette kan det være mangler i rapporteringen. Vi har valgt å ta hensyn til dette i denne undersøkelsen og bruker talldata fra Noen av Kostra-indikatorene defineres i vedlegg 2. Vi vil også 11 I rapporten vil vi bruke tittelen fagleder 12 KOSTRA (KOmmune-STat-RApportering) er et nasjonalt informasjonssystem som gir styringsinformasjon om kommunal virksomhet 13 Mellomstore kommuner med middels bundne kostnader per innbygger, lave frie disponible inntekter Side 66

67 gjøre oppmerksom på at tallene fra Barne og likestillingsdepartementet er sist oppdatert med tall fra Tallene for 1. halvår 2011 er ikke fullstendige. I tillegg til en oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor har en prosjektmedarbeider deltatt i prosjektet, og en styringsgruppe på to personer har kvalitetssikret deler av undersøkelsen. 2.4 Revisjonskriterier Revisjonskriter er krav, forventninger eller referanser som innsamlet data vurderes opp mot. Kriteriene hentes for eksempel fra lov, forarbeider, veiledere eller politiske vedtak. Alle kriterier skal komme fra autoritative kilder. Kriteriegrunnlaget i denne forvaltningsrevisjonen består av bestemmelser fra lov og forskriftsverk og anbefalinger i veiledere og rundskriv. Videre vil kommunale målsetninger/ rutiner legges til grunn. På noen områder vil vi også bruke statistikk for å sammenligne Midtre Gauldal kommune med andre sammenlignbare kommuner og gjennomsnittsgrupperinger. Veileder i forvaltningsrevisjon 14 viser til at kriterier kan utledes fra sammenlignbare kommuner eller virksomheters praksis når de er aksepterte forbilder, representerer beste praksis eller gjenspeiler en foretrukket praksis på det aktuelle området. I dette prosjektet har vi ikke grunnlag for å påstå at noen av de vi sammenligner med representerer dette. Sammenligningen må derfor ikke oppfattes som at noen av grupperingene eller kommunene har en "fasit" for hvordan en situasjon skal være. Tallmaterialet kan imidlertid gi en beskrivelse av en situasjon og gi indikasjoner på en utvikling/forhold. En nærmere presentasjon av aktuelle revisjonskriteriene blir gitt under hver enkelt delproblemstilling. 14 Veileder i forvaltningsrevisjon (NKRF, 2006) Side 67

68 3 Ressurser og kompetanse Dette kapitlet omhandler delproblemstilling 1 om ressurser og kompetanse i barnevernstjenesten. Vi gir oversikt over forhold vedrørende barnevernets ressurssituasjon og bemanningssituasjon. Videre informasjon om de ansattes formelle kompetanse og rammer for kompetanseutvikling, herunder tilgang til regelverk og saksbehandlingsverktøy. 3.1 Revisjonskriterier Kriteriene for denne delen av undersøkelsen er sammenligninger med andre kommuner og regelverk om kompetansekrav. Under denne problemstillingen vil vi innledningsvis gi en beskrivelse av organisatoriske og økonomiske forhold ved barnevernstjenesten i Midtre Gauldal kommune. For å gi et bilde av ressurs- og bemanningsmessige forhold, har vi intervjuet barnevernets ansatte og innhentet statistisk materiale. Barnevernloven 2-1 hjemler kommunens oppgaver. Kommunen har etter bvl. 2-1 ansvaret for nødvendig opplæring av barnevernstjenestens personell. Det står videre at personellet er forpliktet til å delta i opplæring som blir bestemt, og som anses som nødvendig for å holde deres kvalifikasjoner ved like. Kravet til kunnskap er også berørt i forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barnevernstjenester. I følge forskriftens 4 skal kommunene sørge for at arbeidstakerne har tilgang til, og kunnskap om aktuelle lover og forskrifter og sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter innenfor fagområdet. 3.2 Data Vi har i undersøkelsen gjort vurderinger om enheten har den bemanning og kompetanse som skal til for å kunne utføre arbeidet beskrevet i lovtekst. Revisor har sett på: Kostnadsutvikling Kapasitet: Stillinger med fagutdanning Opplæring av barnevernstjenestens personell, herunder om ansatte deltar på etterutdanning som ledelsen bestemmer, om kommunen har plan for opplæring og om de drar nytte av enhetens kompetanseutviklingstiltak Om enheten har tilgang til og bruker lover og forskrifter Om enheten har et hensiktsmessig saksbehandlingssystem som ansatte mestrer Side 68

69 3.2.1 Budsjett og regnskap Utvikling i regnskapstall kan gi et godt bilde på utviklingen i barnevernet. Nedenfor følger oversikt over netto driftsutgifter per barn og tabell med regnskaps- og budsjettall. Videre tabell over antallet barn med undersøkelser per årsverk. Figur 2. Justert budsjett og regnskapstall barnevernet Midtre Gauldal kommune Kilde. Midtre Gauldal kommune. Figur 2 viser at bevilgningene til barnevernstjenesten har økt i perioden 2007 til I oppstartsmøtet med rådmann og enhetsleder blir det gitt uttrykk for at økte utgifter skyldes flere meldinger og flere barn med undersøkelser og tiltak. Side 69

70 Figur 3. Netto driftsutgifter per barn i barnevernet. Midtre Gauldal kommune sammenlignet med andre kommuner Midtre Gauldal Røros Skaun Gj.snitt k.gr 10 Kilde: Statistisk sentralbyrå Figur 3 viser at Midtre Gauldal, i motsetning til Skaun og Røros, har hatt en reduksjon i netto driftsutgifter per barn i løpet av de tre siste årene. Kommunen har hatt en utvikling fra å ha høyest nivå på driftsutgiftene per barn sammenlignet med Røros og Skaun til å være i overkant av Røros, men godt under Skaun. Gjennomsnittet for kommunegruppe 10 ligger jevnt over på et jevnere, høyere nivå. Fagleder barnevern sier at kommunen har lave driftsutgifter per barn, og at dette skyldes at kommunen bevisst prøver å komme tidlig inn i saker og forebygge, noe som gir lavere kostnader. Vi kommer nærmere inn på forebyggende arbeid i kapitel Kapasitet og kompetanse Barneverntjenesten har 6 ansatte fordelt på 5 fagstillinger. Tjenesten fikk en ny helstiling gjennom øremerkede midler fra april Midlene varer ut 2011, men fagleder håper at stillingen kan opprettholdes også videre. Helse og familie har en felles merkantil ressurs på 90 %. For å gi et bilde av barneverntjenestens kapasitet, kan vi se på arbeidsmengden i forhold til antall årsverk. Arbeidsmengden er imidlertid en vanskelig målbar størrelse, og beror på flere forhold som ikke kan leses av noen statistikk. Vi kan få et vist bilde av situasjonen ved å se på bemanningen i forhold til antall barn med undersøkelse eller tiltak sammenlignet med andre kommuner. Side 70

71 Figur 4. Barn med undersøkelse eller tiltak per årsverk. Midtre Gauldal kommune sammenlignet med andre kommuner Midtre Gauldal Røros Skaun Gj.snitt k.gr 10 Kilde: Statistisk sentralbyrå Figur 4 viser Gauldal har flere barn med undersøkelse eller tiltak per årsverk enn de andre kommunene, med unntak av Røros i Dette er likevel ikke mer enn en vag indikasjon, for statistikken sier ikke noe om hva slags saker det er snakk om, og barnevernssaker kan variere veldig i omfang og intensitet. Det betyr at én sak i en kommune kan være like arbeidskrevende for kommunen som flere saker i en annen kommune. Figur 5. Stillinger med fagutdanning per 1000 barn 3,5 3 2,5 2 1, Midtre Gauldal Røros Skaun Gj.snitt k.gr 10 Kilde: Statistisk sentralbyrå Figur 5 viser at sammenlignet med andre kommuner og snittgruppering, har Midtre Gauldal i løpet av de tre siste årene flere stillinger med fagutdanning per 1000 barn enn de to andre kommunene og snittgrupperingen. Fagleder har det faglige ansvar for barneverntjenesten, og er samtidig enhetsleder for Helse Side 71

72 og familie. Dette innebærer mange administrative oppgaver, og det er i følge enhetsleder/fagleder utfordrende å kombinere disse med det barnevernsfaglige arbeidet, og særlig med den forventede og nødvendige kontakten med brukere. Selv om dette gjør det vanskelig å være tilgjengelig for barnevernsarbeidere og klienter, blir den faglige kvaliteten på barnevernsarbeidet prioritert. På systemnivå kan det derimot i følge fagleder være ting som ikke blir gjort så godt som ønskelig grunnet manglende ressurser. Kapasiteten betegnes forøvrig som tilstrekkelig også av de øvrige ansatte i barnevernet som er intervjuet; de viser til at det i perioder er mye å gjøre men over tid er arbeidsmengden overkommelig. Det blir gitt utrykk for at ansatte totalt har en god og sammensatt kompetanse noe som anses som positivt når man jobber med komplekse saker. I tillegg dekkes eventuelle mangler inn ved samarbeid med de andre virksomhetene i enheten. Det blir også lagt vekt på at stabil arbeidsgruppe gir god og stabil oppfølging av brukerne Sykefraværet ved tjenesten er, i følge de ansatte, lavt. I den grad det er langtidsfravær, omfordeles saker og dette oppleves som uproblematisk Kompetanseutvikling Kommunen har en overordna kompetanseplan 15. Målgruppen for denne planen er blant annet Enhet for helse og familie. Planen viser til utfordringer, rekruttering og kompetanseheving med tilhørende tiltaksplaner, oppfølging av plan og finansiering. Fagleder sier i intervju at overordna kompetanseplan gir begrenset med konkrete føringer for kompetanseutvikling i virksomheten, og at barnevernet deltar på mye som ikke er del av planen. Barnevernet har ikke en egen plan for kompetanseutvikling innad i virksomheten, men barnevernleder koordinerer dette arbeidet. Barnevernleder og de ansatte på virksomheten har to ganger årlig en felles gjennomgang av opplæringsbehov. De ansatte får beskjed om å si fra tidlig om de ønsker å delta på videreutdanning, slik at det kan ivaretas i budsjettet, og alle har stående tilbud om å søke videreutdanning. Avgjørelser om deltakelse på kompetanseutviklingstiltak tas i felles diskusjon. Det er teammøter hver mandag formiddag, og i disse møtene går de også gjennom kurstilbud, i tillegg til at nye saker fordeles, og aktuelle og pågående saker diskuteres. I tillegg informerer leder om relevante endringer og det er rom for generelle spørsmål. De ansatte sier i intervju at de oppfordres til å delta på både etter- og videreutdanning, og at de har gode muligheter til å delta på slike 15 Kompetanse- og rekrutteringsplan for pleie- og omsorgstjenesten i Midtre Gauldal Side 72

73 tiltak. De ansatte vil gjerne delta i kompetanseutvikling, og er generelt sett positive til slike tiltak. Enhetsleder betegner tilbudet av kompetanseutviklingstiltak som varierende. Noen samlinger legges til steder som gjør det kostbart og upraktisk å delta. De ansatte legger vekt på at i tillegg til kurstilbud fra eksterne aktører som Fylkesmann og RBUP, arrangeres det også en del kurs og kompetansehevingstiltak internt i kommunen, blant annet ved at enhetsleder henter inn ekstern kompetanse for veiledning og for å holde internkurs. Både enhetsleder og ansatte gir utrykk for at det settes av for lite tid, og at de ikke har rutiner for å dele ny kompetanse og erfaringer fra kurs med de øvrige ansatte. Ansatte viser allikevel til at de etter at de har deltatt på kurs drøfter ny kunnskap og erfaring i enheten. Det legges også vekt på å prøve å få til at minst to medarbeidere skal delta på samme kurs for på denne måten å stimulere til bedre kunnskapsoverføring og bedre nytteeffekt av kursaktivitet. Kompetansen fra videreutdanning brukes godt og de som har tatt videreutdanning setter i gang tiltak på grunnlag av den nye kompetansen Tilgang til lover og forskrifter Det er av stor betydning at barnevernet har en praksis som sikrer at alle ansatte får med seg relevante endringer i regelverket jfr. forskrift om internkontroll 4. Barnevernet har god tilgang til lover, forskrifter og veiledere. Regelverksendringer varsles fra fylkesmannen, og leder formidler relevante endringer til de andre enten ved å sende e-post eller ved å ta det opp på de faste mandagsmøtene. Kommunen bruker fast advokat ved saker til barnevernsnemnda. Ansatte betegner samarbeidet som godt, selv om advokaten kan oppleves som utilgjengelig Saksbehandlingssystem For å kunne utføre det daglige arbeidet på en forsvarlig måte, må tjenesten ha tilgang til et hensiktsmessig saksbehandlingssystem som de ansatte behersker. Enheten har innført det nye Familia. I følge de ansatte innehar systemet større elementer av kvalitetssikring enn tidligere, som sikrer at alle forhold ivaretas ved en sak. I oppstartsmøtet med enhetsleder og rådmann blir systemet betegnet som omstendelig, men fornuftig. I forbindelse med innføring av det nye systemet ble det gjennomført tre dager med opplæring. Det blir også lagt vekt på at enhetens sekretær har god kompetanse på systemet, og hjelper de andre medarbeiderne eller formidler kontakt med it-avdelingen. Flere ansatte sier at det er litt vanskelig å håndtere hele systemet, og at de opplever at de trenger mer opplæring i systemet. I følge enhetsleder er det da også planlagt ny internopplæring i systemet snart. Side 73

74 3.3 Revisors vurdering Intervju og regnskapstall tyder på at barnevernstjenesten har hatt en utvikling hvor det har vært et øksende behov for ressurser. KOSTRA-tall viser at Midtre Gauldal kommune har flere barn med undersøkelse eller tiltak per årsverk enn andre kommuner. I tillegg ser vi en reduksjon i netto driftsutgifter per barn. I følge enhetsleder skyldes dette at barnevernet har satset på enkle forebyggende tiltak. Barnevern er et uforutsigbart område rent økonomisk, og det er viktig at kommunen har et kontinuerlig fokus på den økonomiske utviklingen slik at de nødvendige resurser stilles til rådighet for å drive et forsvarlig barnevern. Bemanningsmessig har virksomheten er god og sammensatt kompetanse og vi ser at Midtre Gauldal har flere stillinger med fagutdanning enn de vi har sammenlignet med i denne undersøkelsen. De ansatte gir da også utrykk for at kapasiteten i barnevernet er tilstrekkelig. Samarbeid både internt i virksomheten, men og i enheten totalt, gir etter revisors vurdering gode forutsetninger for å yte en god tjeneste. Revisor merker seg at fagleder har et stort ansvarsområde med mange roller både som fagleder, enhetsleder og saksbehandler. Barnevernloven gir kommunen ansvar for å sikre at barnevernstjenestens personell får nødvendig opplæring og kompetanseutvikling. Vårt inntrykk er at fagleder skjøtter dette ansvaret på en god og forsvarlig måte. Det gjennomføres jevnlige møter der behov og tilbud drøftes, det oppmuntres til deltagelse både på etter- og videreutdanning og man prioriterer deltagelse av flere ansatte per kurs for å stimulere til kunnskapsoverføring og god nytteeffekt av kompetanseutviklingstiltak. Det vises og til at kompetansen fra videreutdanning nyttiggjøres, og at man har en kultur for å drøfte ny kultur i virksomheten. Det er mulig at nytteeffekten kunne bli økt ytterligere ved å sette av mer tid til kunnskapsoverføring og utarbeide rutiner for dette. Det er og en styrke at kommunen selv arrangerer kurs og kompetansehevingstiltak for å gi et bedre tilbud på dette området. Barnevernloven gir også kommunen ansvar for å sikre at ansatte får tilgang til oppdatert regelverk. Etter vår vurdering sikres dette blant annet gjennom faste møter og ved annen formidling. For å kunne utføre det daglige arbeidet på en forsvarlig måte, er det viktig at ansatte har tilgang til og behersker et hensiktsmessig saksbehandlingssystem. Det er innført et nytt saksbehandlingssystem i enheten. Systemet betegnes som omstendelig, men fornuftig og innehar større elementer av kvalitetssikring enn tidligere system. Det er gjennomført opplæring i systemet, og en superbruker vurderes som en styrke for de andre ansatte. Allikevel påpeker flere ansatte at de har vanskeligheter med å håndtere systemet, og etter Side 74

75 revisors vurdering er det viktig å prioritere opplæring slik at alle blir trygge på bruken av dette. Det er da også gitt signaler på at ytterligere opplæring skal gjennomføres. 4 Forebyggende arbeid og samarbeid Dette kapitlet omhandler delproblemstilling 2 om forebyggende arbeid. I all hovedsak har vi fokus på om barnevernstjenesten samarbeider med andre aktører, og om de har gode rutiner for dette samarbeidet. I forordet til rundskriv "Forebyggende innsats for barn og unge" 16 heter det at "forebygging er en av de viktigste investeringene et samfunn kan gjøre - først og fremst ut fra menneskelige hensyn, men også ut fra et samfunnsøkonomisk perspektiv". Forebygging innbefatter alt fra det som gjøres for å skape gode og trygge lokalsamfunn til innsats som spesielt retter seg mot å begrense, stanse eller snu en negativ utvikling. 17 En viktig del av det forebyggende arbeidet er samarbeidet mellom barnevernstjenesten og andre som jobber med barn og unge. Forebygging og samarbeid er forankret i en rekke lovverk som gjelder for offentlige og kommunale instanser. Et godt samarbeid forutsetter at de som jobber med barn og unge har tilstrekkelig kunnskap, blant annet om plikt og adgang til å videreformidle opplysninger. 18 For at samarbeidet skal oppleves meningsfylt og givende, er det avgjørende at de som inngår i samarbeidet har en klar formening om hvorfor de skal samarbeide og nytten av et samarbeid. Barne- og likestillingsdepartementet har utarbeidet veilederen "Til barnets beste, samarbeid mellom barnehagen og barnevernstjenesten". Der fremgår det blant annet at et tverrfaglig team ved barnehagen kan være et viktig samarbeidstiltak og en arena for å kunne gjennomføre en helhetlig vurdering av et barns behov og omsorgssituasjon. Videre inneholder veilederen noen avklaringer om taushetspliktens betydning for samarbeidet. Det anbefales å etablere muligheten for å drøfte saker anonymt, blant annet når de ansatte i barnehagen trenger: - råd om hvordan de best skal ta opp sin bekymring med foreldrene 16 Se Rundskriv Q-16/2007, Forebyggende innsats for barn og unge. 17 Se Rundskriv Q-16/2007 side Se Rundskriv Q-16/2007 side 7. Side 75

76 - hjelp til å konkretisere en bekymring eller utformingen av innholdet i en melding - hjelp til å avklare om foreldrene bør eller ikke bør kjenne til meldingen før den sendes - informasjon om hva barnevernstjenesten kan bidra med, og hvordan arbeidsprosessene er etter mottatt melding. 4.1 Revisjonskriterier Her følger en redegjøring for de reglene som regulerer kommunens ansvar for det forebyggende arbeidet og barnevernets plikt og mulighet til å samarbeide med andre. Kommunen har et totalansvar for å sikre alle barn trygge og gode oppvekstsvilkår, og det er viktig at dette ansvaret er forankret på høyt nivå. Barnevernloven bestemmer at kommunen skal følge nøye med i de forhold barn lever under og finne tiltak som kan forebygge omsorgssvikt og atferdsproblemer. 19 I rundskrivet Q-16/2007 side 4 heter det at den forebyggende virksomheten må forankres på øverste politiske og administrative nivå, og at kommunene må ha en helhetlig tilnærming til den forebyggende virksomheten. En viktig del av denne forebyggende virksomheten er å sikre at den kommunale barnevernstjenesten samarbeider med andre som jobber tett på barn og unge i kommunen. Barneverntjenesten har derfor plikt til å medvirke til at barns interesser ivaretas også av andre offentlige organer 20. Barneverntjenesten skal samarbeide med andre sektorer og forvaltningsnivåer når dette kan bidra til å løse oppgaver som den er pålagt etter barnevernloven. Som ledd i disse oppgavene skal barneverntjenesten gi uttalelser og råd, og delta i den kommunale og fylkeskommunale planleggingsvirksomhet og i de samarbeidsorganer som blir opprettet. 21 For å sikre et godt samarbeid er det viktig at det etableres systemer og strukturer som synliggjør hvordan samarbeidet skal foregå. Et godt samarbeid forutsetter også at de som jobber med barn og unge har tilstrekkelig kunnskap om plikten og adgangen til å videreformidle opplysninger til barnevernet, og at de deler informasjon i tråd med dette. Ansatte i barnehager, skoler og på helsestasjon har alle plikt til å være oppmerksomme på forhold som kan føre til tiltak fra barnevernet, og melde fra 19 Barnevernloven Barnevernloven 3-2 første ledd 21 Barnevernloven 3-2 andre ledd Side 76

77 til barnevernet om de mistenker at barn er utsatt for omsorgssvikt. 22 Barnevernet har på sin side plikt til å dele informasjon i visse, begrensede tilfeller. Det gjelder blant annet når en av samarbeidspartnerne (som en skole eller en barnehage) sender bekymringsmelding til barnevernet. Da skal barnevernet gi en tilbakemelding om at meldingen er mottatt, med informasjon om de undersøker saken videre. 23 Hvis barnevernet gjennomfører en slik undersøkelse, skal den som har sendt meldingen også få en tilbakemelding når undersøkelsen er avsluttet. Der skal det stå om undersøkelsen er henlagt eller om barnevernet jobber videre med saken. Barnevernet har i utgangspunktet taushetsplikt om det videre innholdet i saken, og kan i utgangspunktet ikke gi informasjon om hva slags tiltak som settes inn, eller om hvordan saken utvikler seg videre. 24 Dette gjelder likevel ikke hvis det er nødvendig for samarbeidspartneren å få kjennskap til denne aktuelle informasjonen. Praksis i dag er at det skal mye til før det anses som nødvendig å få informasjon det er for eksempel ikke nok at en barnehageansatt gjerne skulle ha visst hva som foregikk i barnets hjem. 25 En erfaring fra tidligere forvaltningsrevisjoner innen barnevernsområdet er at andre som jobber tett på barn i kommunen, savner mer informasjon fra barnevernet om hvordan barnevernsakene utvikler seg. Barnevernets taushetsplikt gjelder all informasjon om barnevernsakene, og er derfor i utgangspunktet til hinder for at barnevernet kan dele slik informasjon. Det finnes likevel løsninger som gjør at barnevernet kan gi informasjon til samarbeidspartnerne. Det ene er at taushetsplikten faller bort hvis foreldre samtykker til at barnevernet kan gi informasjonen videre. 26 Med samtykke fra foreldre kan barnevernet altså drøfte saker med samarbeidspartnere, og dele informasjon i den utstrekning foreldrene har samtykket til det. Det andre er at barnevernet og samarbeidspartnerne kan drøfte sakene anonymt altså uten at de røper hvem saken dreier seg om eller annen taushetsbelagt informasjon. 27 Slike anonyme drøftinger kan komme til stor nytte i ulike samarbeidsforum, som tverrfaglig team 22 Se barnevernloven 6-4 andre ledd, barnehageloven 22, opplæringsloven 15-3, og helsepersonelloven Barnevernloven 6-7a, jf. 6-4 andre ledd 24 Barnevernloven Jf. fvl. 13 b første ledd nr 5 jfr. bvl. 6-7 tredje ledd. 26 Jf. fvl. 13 a nr 1 27 Jf. fvl. 13 a nr 2 Side 77

78 eller ressursteam, og være viktige bidrag til at samarbeidspartnerne lærer å forstå hvordan de andre jobber. I denne undersøkelsen vil vi vurdere samarbeidet mellom barnevernet og samarbeidspartnerne (skole, barnehage, helsestasjon, PPT og politi) opp mot dette bakteppet. 4.2 Data Vi har hatt fokus på samarbeid med barnehager, skoler, oppvekstsentre, PPT, helsestasjon og politiet. Vi har hentet inn data fra representanter fra alle disse aktørene i tillegg til informasjon fra ansatte i barnevernet. Vi har følgende fokus og struktur på dette kapitlet: Forebyggende arbeid generelt i barnevernstjenesten Samarbeid: o Om barnevernet samarbeider med andre der dette kan bidra til å løse barnevernets oppgaver etter loven o Om barnevernet gir tilbakemelding til melder o Om samarbeidspartnere har anledning til å drøfte saker anonymt o Terskel for å ta kontakt, tilgjengelighet og samarbeid Forebyggende arbeid generelt i barnevernstjenesten. Fagleder barnevern sier i intervju at rådmannsnivået har fokus på forebyggende arbeid, og barnevernleder opplever at hun får aksept for sine synspunkter og prioriteringer hos rådmannen. I følge ansatte i barnevernstjenesten er det et sterkt fokus på forebyggende arbeid i kommunen, og særlig i enheten Helse og familie. De viser til at det viktig å komme tidlig inn i saker og sette inn tiltak så tidlig som mulig for å hjelpe barn å mestre den hverdagen de er i. Barnevernet er bevisst på å bygge tillitsforhold med familiene, og i følge ansatte, får de mye igjen for det. Slik tillit bygges blant annet ved å ha lav terskel for å sette inn enkle tiltak som leksehjelp. De viser til at det er etablert flere ulike grupper som ledd i det forebyggende arbeidet. Eksempel på dette er foreldreveiledningskurs hvor informasjon går til alle foreldre med barn mellom 3 og 8 år. Videre er det etablert grupper for barn med skilte foreldre, og kommunen har iverksatt et prosjekt om tidlig intervensjon: Fra magefølelse til handling Tidlig innstas, der flere faggrupper er representert og hvor ressursteam skal være Side 78

79 en del av fokusområdet. Begge de to sistnevnte prosjektene er delfinansiert av statlige midler. 28 Kommunen deltar i fylkesmannens barnevernnettverk, som satser på nettverk for familieråd, og på dette området har Midtre Gauldal vært ivrige deltagere. Kommunen har da også satset mye på familieråd, et tiltak som oppleves som nyttig. Ledende helsesøster nyanserer bildet vedrørende opplevelser av tidlig innsats fra barnevernets side. Hun gir uttrykk for at det er en utfordring i kommunen at de har få lavterskeltilbud for familier som sliter med enkle, praktiske problem i hverdagen. Eksempelvis det som tidligere ble benevnt som husmorvikar. Det er barnevernet som bevilger midler til veiledning og hjelp i hjemmet, støttekontakt og avlastning og helsestasjon sin erfaring er at foreldre kvier seg for å ta imot slike tilbud når de forstår at det betyr at barnevernet blir involvert. Ansatte i barnevernet viser og til at enheten samarbeider med andre aktører som ledd i det forebyggende arbeidet, og at det er sjelden at barneverntjenesten er involvert i en sak, uten at noen andre virksomheter også er det. Det er mye kontakt med andre enheter, særlig skole og Pedagogisk-psykologisk tjeneste (PPT) både generelt og i konkrete saker. Barnevernet prøver å senke terskelen for å ta kontakt med barnevernet både gjennom ressursteam og ved å informere om seg selv ved delta på foreldremøter og personalmøter. I følge ansatte og fagleder barnevern burde barnevernet ideelt sett hatt informasjonsmøter for alle ansatte i alle skoler og barnehager, men det er vanskelig å finne tid til å gjennomføre alle disse møtene både for barnevernet og for skolene og barnehagene. I den grad de får til å gjennomføre slike møter, oppleves de i følge de ansatte i barnevernet som nyttige. Dette bekreftes også av enhetsledere ved skoler der dette har vært gjennomført. Barnevernet informerer også i skolenettverk, der alle skolelederne sitter. Her er det i følge fagleder barnevern en utfordring at informasjonen kan stoppe på ledernivå. Det konkrete samarbeid både med skoler og barnehager og med de andre virksomhetene i kommunen både på generelt plan og med konkrete saker betegnes av fagleder barnevern som godt. Dette bekreftes av barnevernets samarbeidspartnere i kommunen. Vi vil utdype dette samarbeidet og ulike samarbeidsfora litt senere i dette kapitlet. 28 I brev fra Fylkesmannen datert den vedrørende tildeling av skjønnsmidler, vises det til at Midtre Gauldal har fått tildeling av midler til disse prosjektene Side 79

80 Som et ledd i det forebyggende arbeidet kan og brukerundersøkelser være et bidrag ved at det kan gi kunnskap om nytte og effekt av tiltak. Kommunen har gjennomført brukerundersøkelser på barnevernområdet, med standardundersøkelsen fra Bedre kommune. Svarprosenten var liten, ca. 12 %, og fagleder skal prøve å gjennomføre en ny undersøkelse. Undersøkelsene sendes ut til alle som har hatt hjelpetiltak i løpet av året Samarbeid De ansatte jobber stort sett hver for seg på saker, men de gir utrykk for at det er mye diskusjon med kollegaer underveis. Alt arbeid registreres i saksbehandlingssystemet, slik at det er enkelt å ta over andres saker ved permisjoner og lignende. I følge de ansatte i barnevernet er det lav terskel for å drøfte ting uformelt innad i enheten og de har mye løpende samarbeid både gjennom fast møtestruktur og uformell kontakt, med de andre virksomhetene som de deler lokaler med (dette utdypes seinere i dette kapitlet). Som vi har vist til tidligere, er blant annet faste mandagsmøter et forum for informasjons- og erfaringsutveksling Samarbeidsfora Nedenfor presenterer vi ulike samarbeidsfora i kommunen hvor barnevernet har en rolle: Koordinerende team: Teamet ledes av ledende helsesøster og det er lederne for virksomhetene i enheten (barnevern, PPT, helsestasjons- og skolehelsetjeneste, psykiatritjenesten, og barnevern) som møtes i koordinerende team. I dette teamet drøfter de faglige problemstillinger og konkrete saker der flere av virksomhetene er involvert. Teamet har møter hver 14. dag. Målet med møtene er å fange opp saker og avklare ansvaret for videre oppfølging så tidlig som mulig. Alle henvisninger til BUP skal drøftes i koordinerende team, for på den måten å få en samlet kartlegging av hva kommunen har gjort i den aktuelle saken. Koordinerende team har to årlige møter med BUP, der de drøfter både konkrete saker og forhold på systemnivå. Koordinerende team har nå invitert seg på et møte med skoler og barnehager for å informere mer om nytten av ressursteam og prøve å få dem i gang igjen. Koordinerende team koordinerer arbeidet med Individuell plan (IP) 29 på overordnet nivå. Ledende helsesøster fordeler planer for alle under 18 år. Ansvarsgruppemøter: I enkeltsaker der flere parter er involvert, er det samarbeid i ansvarsgrupper. Arbeidet med Individuell plan (IP) ligger til ansvarsgruppene, som 29 Individuell plan skal utarbeides for alle barn som får tjenester fra mer enn en virksomhet. For barn under omsorg kalles planene omsorgsplan. Side 80

81 fordeler informasjon og ansvar slik at foreldrene har en person å forholde seg til. Det er den tjenesten som først har kontakt med bruker, som skal informere om IP. Bruker har innvirkning på hvem som blir koordinator for planen. Virksomhetsledermøter: Ledes av enhetsleder familie og helse. Veiledningstimer med familievernkontoret: Enhetene ved helse- og familie møtes fast til veiledningstimer med familievernkontoret. I disse møtene drøftes saker tverrfaglig. I tillegg er det faste brukermøter to ganger per år. Tverretatlig samarbeid på SLT: I dette samarbeidet deltar enhet Familie og helse, politi og skoler. Dette er et fora som aktiviseres ved behov der målet er felles tiltak opp mot enkeltpersoner eller grupper. Politiråd: Bredt sammensatt råd som består av lennsmann, ordfører, rådmann, enhetsledere og rektorer på ungdomsskole, barneskoler, og videregående skole, ungdomsrepresentant og frivilighetssentral. Politirådet møtes fire ganger i året og har fokus på ulike tema. Det hentes og inn kompetanse for faglig påfyll, utfordringer diskuteres og det blir enighet om felles tiltak både av mer generell karakter og i enkelttilfeller. Barnevernleder deltar i politiråd. Enhetsledermøter: Møter hvor alle enhetslederne i kommunen møtes Ressursteam: Ressursteam ble etablert i I ressursteam møter barnevernet, skole, barnehagene, PPT, helsestasjon og psykiatri. I følge fagleder barnevern er det vedtatt politisk at det skal være fire årlige møter i ressursteam for alle skoler og barnehager. Det er faste team for hver skole og hver barnehage. Den enkelte skolen og barnehage har ansvar for å kalle inn til møtene. Hensikten med teamet er å drøfte utfordringer i hhv. skole og barnehage og dra nytte av den samlede fagkompetansen i teamet. I ressursteamet drøfter man forhold knyttet til konkrete saker/barn enten anonymt eller med samtykke, og man diskuterer også mer overordnede tema. I følge fagleder barnevern fungerte ressursteamene godt tidligere, men per i dag fungerer ikke alle disse like tilfredsstillende. Barnevernet prøver å oppfordre enhetslederne til å bruke dette foraet fordi de ser at der teamet ikke brukes, venter de i større grad med å ta kontakt til det haster. Ansatte i barnevernet sier i intervju at tidligere resulterte møtene nesten alltid i en melding eller en sak fra skolen. Fra barnevernets side oppleves teamene som nyttige, og de gir uttrykk for at det er synd og bekymringsfullt at dette ikke fungerer lenger. Barnevernets inntrykk er og at de som bruker ordningen er veldig godt fornøyd med den. I intervju bekrefter både leder PPT, ledende helsesøster og enhetsledere fra skoler og barnehager at teamene fungerer i varierende grad helt fra ikke-eksiterende ressursteam til ressursteam som fungerer godt. De som ikke bruker ressursteam begrunner dette med at de allerede har de kanalene de trenger for å kontakte barnevernet og diskutere saker, og at de kontakter barnevernet ved behov. Andre sier at det er vanskelig å Side 81

82 komme på saker der teamet kan være nyttig. Videre at det handler om prioritering, og at det er vanskelig å finne tid til å prioritere alt. Andre viser til at de ikke har opplevd noen god effekt av teamene. I følge leder PPT virker det som om rektorene og styrerne synes det er vanskelig å finne ut hvordan de skal bruke teamene. Leder for koordinerende team har gått ut til skoler og barnehager med føringer for hvor mange møter det skal være osv men i det siste har ikke dette blitt fulgt opp fordi teamene ikke fungerer. I følge enhetsleder PPT kan en løsning være å høre mer med skolene om hvordan de selv ser for seg at ressursteam kan fungere, og at en utfordring kan være at virksomhetslederne har klare hensikter for hvordan teamene skal fungere, men at forståelsen ikke er klar blant de ansatte i faggruppene. De som opplever teamene som nyttige, legger blant annet vekt på at de får god veiledning fra barnevernet, og at teamet oppleves som nyttige og at de er veldig glad for at barnevern er representert i ressursteam. Noen av de vi har intervjuet trekker fram at det er et fokus på å få ressursteamene til å fungere bedre blant annet gjennom prosjektet «Fra magefølelse til handling» som vi viste til tidligere i dette kapitlet. I følge en enhetsleder i en barnehage er et av målene at ansatte skal bli flinkere til å tørre å snakke om saker der det kan være aktuelt å involvere barnevernet. De jobber derfor for å få etablert en kultur der det er naturlig å drøfte forhold som kan oppleves som vanskelige Tilbakemelding på sakene Når skolen, barnehagen, PPT eller helsestasjonen går til det steget å sende bekymringsmelding til barnevernet, skal de få tilbakemelding på at meldingen er mottatt, med informasjon om hva barnevernet gjør videre med saken. I følge fagleder barnevern gir barnevernet tilbakemelding til melder i tråd med loven, og de prøver å legge ved et tidsperspektiv for det videre arbeidet med saken. I tillegg har barnevernet samarbeidsmøter underveis der det informeres om utviklingen i saken. Saksbehandlingssystemet er med på å sikre at tilbakemelding gis, og varsler når dette ikke er gjennomført. I de tilfellene de har sendt meldinger til barnevernet bekrefter de fleste av de vi har intervjuet at de har fått tilbakemelding på mottatt melding Som nevnt er en erfaring fra forvaltningsrevisjon i andre kommuner at samarbeidspartnere ønsker seg mer informasjon om hva barnevernet gjør i barnevernssakene. Ansatte i barnevernet i Midtre Gauldal gir også uttrykk for at noen av samarbeidspartnerne nok kan savne flere og bedre tilbakemeldinger på hvordan sakene utvikler seg. Det stemmer med de Side 82

83 opplysningene vi har fått både fra enhetsledere i skole og barnehage, og fra PPT og helsestasjon. Det blir gitt utrykk for at de får svar og god informasjon om sakene når de selv tar kontakt for å høre etter hvordan det går. Ift om barnevernet selv tar initiativ til å gi informasjon om utvikling i sakene, er opplevelsene blant samarbeidspartnerne noe mer varierende, og noen peker på at dette varierer fra saksbehandler til saksbehandler. Noen viser til at de får god informasjon om utvikling i saker gjennom møter eller via telefon. At barnevernet forklarer hvor saken står og hvilke prosesser de venter på, oppleves som positivt. Det vises og til at barnevernet oppfordrer til å ta kontakt dersom noen lurer på noe, men det blir gitt utrykk for at et bedre system, som sikrer at informasjonen enklere kommer tilbake til den som har henvist, kunne ha bedret denne situasjon. Andre viser til at de får lite informasjon om hva som skjer, noe som kan skape bekymringer og utrygghet for hvordan det enkelte barn er ivaretatt. De fremhever at det er godt å få tilbakemelding om utvikling i sakene og understreker at barnevernet kan ha gode grunner til hvordan og hvorfor de gjør ting, men at de ofte savner svar på hvorfor, noe som skaper utrygghet Anonymitet I følge fagleder barnevern har alle anledninger til å drøfte saker anonymt, også i ressursteam eller per telefon. I intervju bekrefter enhetsledere for skoler og barnehager, PPT, helsestasjon og lensmann dette. Flere av de vi har intervjuet påpeker at det kan være en utfordring at barnevernet ofte kan identifisere den som egentlig skal være anonym. Det kan blant annet være en av konsekvensene av et lite og gjennomsiktig miljø. Dette kan heve terskelen for å drøfte saker med barnevernet. Hvis saken er alvorlig nok, sier barnevernleder fra om at den som tar kontakt må levere bekymringsmelding. Da kan barnevernet involvere seg i saken, uten at den har brutt forutsetningen om anonymitet Terskel for å ta kontakt, tilgjengelighet og samarbeid. I følge ansatte i barnevernet er skoler og barnehagene flinke til å ta kontakt i konkrete saker, men at de kan ha en viss terskel på et tidlig stadium. Alle utenfor barnevernet som vi har intervjuet sier at terskelen for å ta opp og drøfte saker med barnevernet er lav. Fra enhetslederens side blir det lagt vekt på terskelen er redusert i løpet av de siste årene, og at det skyldes at de i løpet av de siste årene har kommet nærmere barnevernet. Kontakten med barnevernet fremmes og ved at PPT og barnevern jobber tett sammen slik at informasjonen flyter godt mellom alle samarbeidspartnerne. Det vises til at samarbeidet både er formelt og uformelt, og både av spesifikk og generell karakter. De sier videre at de får veiledning fra barnevernet og også at barnevernet arrangerer kurs hvor ansatte i skoler og barnehager deltar. Det blir fra samarbeidsaktørene påpekt at barnevernstjenesten jobber aktivt for å ha tett samarbeid, og det vises til at det er stor åpenhet i samarbeidet og god kontakt. Samtidig Side 83

84 så kommer det fram at det vært en oppfatning av at de må være sikre på at en sak er alvorlig før de kontakter barnevernet. Den oppfatningen henger fremdeles igjen hos noen. Det oppleves noen ganger som enklere å ta kontakt med PPT eller helsesøstera; blant annet fordi det føles mindre «skummelt», ikke minst for foreldrene, og ved at tett kontakt og samarbeid på tvers fører til flere kanaler inn mot barnevernet. Det blir lagt vekt på at det oppleves som uproblematisk å ta kontakt med barnevernet og at de oppleves som tilgjengelige. Det vises til at barnevernet forklarer hvordan de jobber med sakene, at de er åpne for innspill og at andre aktører opplever å få aksept for sine synspunkter selv om de kan være uenige. Det varierer i tilbakemeldingene vi har fått på spørsmålet om de har fått informasjon om hvordan barnevernet jobber. Noen har fått slik informasjon, andre ikke, og noen kjenner til barnevernets måte å arbeide på etter mange års samarbeid med barnevernet. Alle de vi har intervjuet viser til at de har tillit til barnevernet i kommunen. Samarbeid med PPT og helsestasjon spesifikt Barnevernet har mye løpende kontakt og uformelt samarbeid med de andre virksomhetene som de er organisert i samme enhet med. I tillegg har de, som vi har beskrevet tidligere i dette kapitlet, flere fora for formelt samarbeid. I fagmøter vedrørende enkeltsaker kan personer fra helse og familie delta, men også representanter fra skole og barnehager. PPT sier at det hender at de melder selv, men vel så ofte veileder de skoler og barnehager i hvordan de skal sende melding. Før dette veileder de om hvordan de kan involvere foreldre, og sammen med foreldrene se om saken kan løses uten å involvere barnevernet. Det er først når de har jobbet mye med skolene for å hjelpe dem til å styrke foreldrene, og dette ikke gir gode nok resultater, at de selv vurderer å sende melding til barnevernet. Også helsestasjon sier at foreldre kan ha en viss terskel for å involvere barnevernet. Derfor prøver de å invitere foreldre til et møte med barnevernet der helsestasjon også deltar, slik at det skal bli mindre «skummelt» enn å møte barnevernet alene. De sier at de vet at barnevernet er bevisst disse utfordringene, og at de prøver å «ufarliggjøre» seg og senke terskelen for at foreldre og samarbeidspartnere skal ta kontakt. Dette er et av målene med ressursteamene. Samarbeid med politiet spesifikt I tillegg til de formelle samarbeidsfora, som vi har vist til tidligere i dette kapitlet, samarbeider politiet og barnevernet og på enkeltsaker og har uformelle møter og samtaler ved behov. Både i følge de ansatte i barnevernet og lensmann samarbeider politiet og barnevernet godt, Side 84

85 og fra politiets side betegnes samarbeidet som ryddig med en tett og god dialog. I følge lensmann kjenner politiet og barnevernet godt til hverandre, hvem som gjør hva, organisering med mer og stor kunnskap både hos barnevernet og hos politiet gjør at de i felleskap oppnår gode resultat. Politiet oppleves, i følge ansatte i barnevernet, som tilgjengelige., men de påpeker likevel at politiet kommer sent med tilbakemeldinger til barnevernet, noe som kan gjøre det vanskelig å overholde barnevernlovens frister. Akuttberedskap Midtre Gauldal har ikke barnevernvakt, men oversikt over ansatte er sendt inn til alarmsentralen for barn og unge, bufetat, politi og legevakt. Det er frivillig for ansatte å stå på lista, men alle ansatte ved barneverntjenesten har beredskapsvakt ved turnus. Politi, legevakt og andre kontakter barnevernleder hvis det oppstår noe, og barnevernleder kan eventuelt kontakte andre ansatte hvis det er behov for det. I praksis er det nesten bare barnevernleder som har rykket ut i slike situasjoner. I følge ansatte i barnevernet er det generelt sett få akuttsaker, og problemet oppleves som lite. Dette inntrykket bekreftes av flere andre vi har intervjuet. I følge politiet er det svakheter ved dagens system. Med en beredskapsenhet i Trondheim som skal styre hele politidistrikte, kan det være vanskelig å vite hvem man skal ringe til. Når det skjer hendelser i områder hvor vaktstyrken ikke har lokalkunnskap tar de direkte kontakt med lensmann med lokalkunnskap som videreformidler beskjeder. Vaktsentralen har etterspurt beredskapsliste, og politiet sier de ikke har andre enn enhetsleder å ringe til. Kommunen har vurdert samarbeid med Melhus, men ved at behovet for en slik ordning er så lite, ble ikke samarbeidet vurdert som hensiktsmessig. I intervju med noen samarbeidsaktører kommer det fram usikkerhet om hvorvidt alle som bør vite det, er klar over at man faktisk kan ringe barnevernsleder i akutte situasjoner. Samarbeid med bufetat En del av det kommunale barnevernets oppgaver er å godkjenne fosterhjem og føre tilsyn med fosterhjem 30. I intervju kommer det frem at et har vært et problem at barnevernet ikke har fått beskjed når Trondheim kommune plasserer nye barn i kommunen. I intervju blir det vist til at det ofte er skolen som har underrettet dem lenge etter at barna har kommet til kommunen. Presset på fosterhjem og beredskapshjem er stort, fordi kommunen, i følge fagleder barnevern, er 30 Tilsynsplikten følger av fosterhjemsforskriftens 7 til 9 Side 85

86 attraktiv for begge deler. Kommunen skal egentlig godkjenne alle plasseringer, men det hender at kommunen får beskjed så sent etter at barna har flyttet inn at det i realiteten er vanskelig å komme med innvendinger. Kommunen har i praksis ikke oversikt over hvor mange barn som er plassert innen kommunens grenser til enhver tid. Dette utgjør en stor utfordring for barneverntjenesten, men også for skolene i kommunen. Samarbeidet med bufetat for de andre kommunene fungerer bedre. De gir stort sett beskjed når det kommer plasseringer i kommunen. 4.3 Revisors vurdering En plikt til å gi tilbakemelding i nærmere angitte tilfeller ble lovfestet gjennom vedtakelsen av bvl. 6-7 bokstav a. Barnevernstjenesten skal gi tilbakemelding om at meldingen er mottatt og at saken blir behandlet i overensstemmelse med bestemmelsene i barnevernsloven. Hvor deling av informasjon skal skje i samarbeidsforum, eksempelvis tverrfaglig team, må barnevernstjenesten som utgangspunkt legge frem saken anonymt jfr. fvl. 13 a nr 2. Det kan også innhentes samtykke fra dem saken gjelder, jfr. fvl. 13 a nr 1. I rundskrivet Q-16/2007 side 4 heter det at den forebyggende virksomheten må forankres på øverste administrative nivå, og at kommunene må ha en helhetlig tilnærming for den forebyggende virksomheten. En viktig del av forebyggende virksomhet er å sikre at den kommunale barnevernstjenesten samarbeider med andre som jobber tett på barn og unge i kommunen. Revisors hovedinntrykk er at barnevernet i Midtre Gauldal har fokus på det forebyggende arbeidet. Fagleder barnevern viser til fokus på forebyggende arbeid fra rådmannsnivået, og aksept for sine synspunkter og prioriteringer hos rådmannen. Det er også etablert et sett av samarbeidsfora på ulike nivå som til sammen er med å ivareta en helhetlig tilnærming. At kommunen også prioriterer brukerundersøkelser for på denne måten å innhente erfaringer fra brukerne av tjenesten, kan også sees på som et ledd i det forebyggende arbeidet. Det er sterkt fokus på å komme tidlig inn i saker og sette inn tiltak så tidlig som mulig. Som vi viste tidligere i rapporten har Midtre Gauldal hatt en nedgang i netto driftsutgifter per barn og er på at lavere nivå på enn flere andre kommuner. Dette kan indikere at kommunen bevisst prøver å komme tidlig inn i saker og forebygge. En viktig del av forebyggende virksomhet er å sikre at den kommunale barnevernstjenesten samarbeider med andre som jobber tett på barn og unge i kommunen. Revisor oppfatter Side 86

87 samarbeidet både internt i egen enhet og med andre kommunale samarbeidspartnere, som god. Samarbeidspartnere tegner et bilde av en tilgjengelig barnevernstjeneste som bidrar aktivt til et tett samarbeid. Terskelen for å ta opp saker og diskutere disse med barnevernet er lav, og samarbeidet er av både formell og uformell karakter. På generelt grunnlag er revisors vurdering at barnevernstjenesten oppfyller barnevernslovens krav til samarbeid med andre. Noen av de vi har intervjuet påpeker imidlertid at de ikke har fått informasjon om hvordan barnevernet jobber. En styrking på dette området ville muligens kunne bidra til å senke terskelen for å ta kontakt ytterligere. Barnevernet deltar i flere fora med fokus på samarbeid som samlet sett er med på å senke terskelen for å ta kontakt med barnevernet og bidra til økt samarbeid. Ressursteam ser for revisor ut til å være et hensiktsmessig fora i så måte. Ikke alle disse fungerer etter hensikten, Det er den enkelte skole og barnehage som har ansvar for å kalle inn til møtene, og etter revisors vurdering er det viktig at barnevernet som en av flere aktører bestreber seg på å få ressursteamene til å fungere etter hensikten. En plikt til å gi tilbakemelding i nærmere angitte tilfeller ble lovfestet gjennom vedtakelsen av bvl. 6-7 bokstav a. Barnevernstjenesten skal gi tilbakemelding om at meldingen er mottatt og at saken blir behandlet i overensstemmelse med bestemmelsene i barnevernsloven. Barnevernet gir, etter det revisor erfarer, tilbakemelding på mottatt melding. Andre myndigheter kan ha en plikt til å gi opplysninger til barnevernet, men hvor de ikke har noen korresponderende rett på informasjon fra barnevernet i saken. Dette innebærer at barnevernet ikke nødvendigvis har noen opplysningsrett eller plikt ovenfor andre myndigheter som på sin side har opplysningsplikt ovenfor barnevernet. Et godt samarbeid forutsetter også at de som jobber med barn og unge har tilstrekkelig kunnskap om plikten og adgangen til å videreformidle opplysninger til barnevernet. 31 Undersøkelsen kan tyde på at enkelte samarbeidspartnere forventer å få mer informasjon om utvikling av saker enn det barnevernet gir. Revisor har ikke innhentet data om dette skyldes regler om taushetsplikt som barnevernet må forholde seg til, eller ikke. At barnevernet i stor grad informerer i de tilfellene hvor samarbeidspartnerne ber om ytterligere informasjon, kan tyde på at det ikke er tilfelle. Det er allikevel viktig å påpeke at barnevernet er underlagt streng taushetsplikt og at det derfor er viktig med informasjon til samarbeidspartnerne om hva de faktisk kan forvente av informasjon. Dette for at det ikke blir et gap mellom hva man kan forvente å få og hva som faktisk er mulig å gi av informasjon 31 Se rundskriv Q-16/2007 side 7. Side 87

88 Etter revisors vurdering håndterer barnevernet muligheter for å drøfte saker anonymt på en ryddig måte. En del av det kommunale barnevernets oppgaver er å godkjenne fosterhjem og føre tilsyn med fosterhjem. I intervju med kommunens ansatte kommer det fram at grunnet manglende meldinger fra andre aktører utenfor kommunen, er det en utfordring for barnevernet å følge opp dette kravet i noen saker. Revisor har ikke innhentet data fra Buf-etat og Trondheim kommune vedrørende dette forholdet, men ønsker å påpeke på generelt grunnlag at det er viktig at dette samarbeidet fungerer godt. Informasjon tyder på at tilgjengeligheten til barnevernet utenfor arbeidstid har fungert så langt, og det hviler ingen plikt på kommunene om å ha akuttberedskap. Revisor ønsker allikevel å påpeke at det kan være viktig å sikre at alle involverte aktører har nødvendig kontaktinformasjon ved en akuttsituasjon. Om dagens beredskap er tilstrekkelig for framtidige behov, har ikke revisor tatt stilling til. 5 Evaluering og vurdering av virkningen av hjelpetiltak I dette kapitlet skal vi se på om barnevernet i Midtre Gauldal har rutiner for å vurdere og evaluere virkningen av hjelpetiltak som iverksettes. Dette er tema i problemstilling Revisjonskriterier Det er en lovfestet plikt for barnevernstjenesten til å følge opp og evaluere at virkningen av hjelpetiltak som igangsettes følger av bvl Barnevernstjenesten skal følge nøye med på hvordan det går med barnet og foreldrene, og vurdere om hjelpen er tjenelig, eventuelt om det er nødvendig med nye tiltak jfr. bvl Gjennom denne plikten sikres en systematisk og jevnlig vurdering av barnets og familiens situasjon. For å kunne ivareta denne plikten må barnevernstjenesten ha god kunnskap om familiene. Dette har således en side til samarbeid med andre aktører. Hjelpetiltakene beskrives i tiltaksplanen 32. Gjennom en evaluering av tiltaksplanen vil hjelpetiltakene bli vurdert. 32 Tiltaksplanene består av en situasjonsbeskrivelse, målbeskrivelse, tiltaksbeskrivelse, tidsperspektiv, og evaluering. Side 88

89 Revisor vil derfor se om barnevernstjenesten har prosedyrer som sikrer systematisk evaluering av om hjelpen er tjenelig og om det eventuelt er nødvendig med nye tiltak. Revisor vil i undersøkelsen se på følgende: Om det utarbeides tiltaksplaner i alle saker med hjelpetiltak som regelverket forutsetter. Om barnevernstjenesten vurderer om hjelpetiltakene er tjenelige og om det er nødvendig med nye tiltak. 5.2 Data Her følger resultat fra intervju med fagleder og ansatte i barnevernet, sammen med data fra Barne- og likestillingsdepartementet. Barnevernstjenesten bruker mal for tiltaksplaner. I følge fagleder fulgte malen med saksbehandlingssystemet. Den fungerer godt og oppleves, i følge ansatte, som fleksibel. Den inneholder alle relevante punkter som bør være med og er egnet til å ivareta de individuelle sidene ved hver sak. Figur 6. Antall hjelpetiltak med tiltaksplaner for perioden 1. halvår 2008 til og med 1. halvår Kilde: Rapporteringstall fra Barne- og likestillingsdepartementet. Side 89

90 Tabellen viser at det i perioden 1. halvår 2008 til og med 1. halvår 2011 ikke var registrert tiltaksplaner i alle saker med hjelpetiltak. I følge fagleder skyldes færre tiltaksplaner enn tiltak at det er lav terskel for hva som kalles tiltak i kommunen, og at det ikke prioriteres å lage planer for de enkleste tiltakene. Et eksempel på dette er plass på musikkskolen. De ansatte sier det samme; at ikke alle saker trenger tiltaksplan, og at nytteverdien av planene i disse tilfellene oppleves som varierende. I følge de ansatte brukes ikke tiltaksplanene aktivt av alle som verktøy i arbeidet med konkrete saker. Det oppleves i stor grad som et dokument som må utarbeides, men som først og fremst har verdi som dokumentasjon. Noen er viktige som der det er sentralt at foreldre forstår hensikten med et tiltak. Samtidig påpekes det at planene tvinger de ansatte til å begrunne valget, og at de dermed innebærer en viktig bevisstgjøring. De påpeker også at tiltaksplanene er nyttige når andre saksbehandlere skal ta over saker, og må sette seg inn i sakene. I følge ansatte kan manglende tiltaksplaner også skyldes manglende kjennskap til, og feilregistrering i saksbehandlingssystemet; at det er opprettet tiltaksplaner, men at dette ikke er registrert i Familia. Barnevernleder mener det ikke er saksbehandlingssystemet sin skyld at det rapporteres om for lite planer, men rett og slett at det ikke blir prioritert og da særlig fra leders side. Det er en utfordring at barnevernleder behandler mange saker selv, og håndterer mange ulike forespørsler samtidig. Da kan det i følge leder bli vanskelig å prioritere å fylle ut tiltaksplaner. I følge fagleder har barnevernet system for å evaluere tiltak, og slik evaluering gjøres i nesten alle saker. Det skjer minst på årlig basis. Evalueringen skjer i journalnotat, og huskelista i Familia etterspør evaluering. Noen typer tiltak evalueres stort sett kontinuerlig. Planene evalueres i møter med barn og foreldre, og der det er opprettet ansvarsgruppe, evalueres tiltakene i gruppen. Også andre instanser kan involveres i arbeidet med tiltaksplaner hvis de er involvert i tiltakene. I følge ansatte skjer ikke evalueringene av tiltakene tilstrekkelig systematisk. Systemet ligger til rette for det, men når planene ikke brukes aktivt, blir evalueringen deretter. Underveis i saken registreres aktiviteter og utvikling i saker i journalnotater, uavhengig av tiltaksplan. 5.3 Revisors vurdering Undersøkelsen viser at det i de aller fleste saker utarbeides tiltaksplaner. Avvikene forklares til dels med behovsprøving enkle tiltak vurderes til ikke å ha behov for tiltaksplaner -, og til dels med manglende kjennskap til, og feilregistrering i saksbehandlingssystemet. I tiltaksplanen beskrives hjelpetiltakene. Barnevernet har system som legger til rette for å Side 90

91 evaluere tiltak, men det kan for revisor se ut til at det er en svakhet i bruk av systemet i de tilfellene der planen ikke brukes aktivt. Etter revisors vurdering er det viktig at innholdet i tiltaksplanene sikres en god kvalitet. Det er viktig at barnevernstjenesten ser nytten av tiltaksplanen, utover at det er et krav etter loven. Grunnlaget for evalueringen av hjelpetiltakene ligger i tiltaksplanen. For å høste full effekt av tiltaksplanene som arbeidsredskap for evaluering, er det viktig at det settes av tilstrekkelig med ressurser slik at ansatte får tid til å prioritere arbeidet med utarbeidelse av tiltaksplanen. Det er også viktig at ansatte behersker saksbehandlingssystemet slik at dette oppleves som en støtte i det arbeidet som skal gjøres. 6 Fristbrudd Som beskrevet i kapittel 2.4 Revisjonskriterier, omhandler barnevernloven frister vedrørende meldinger, undersøkelser og akuttsituasjoner. I dette kapitlet presenterer vi resultat for Midtre Gauldal vedrørende fristbrudd. Dette er tema for delproblemstilling Revisjonskriterier Meldinger Meldinger er for det første slike meldinger som kommer fra andre offentlige myndighetsutøvere som barnevernet skal samarbeide med. Men det kan også være henvisninger direkte fra foreldre eller annen informasjon som gis av utenforstående, så lenge informasjonen er rimelig konkret. Det kan også være observasjoner gjort av ansatte i barnevernstjenesten, men informasjonen må formaliseres noe før den regnes som en melding. 33 Alle slike meldinger skal gjennomgås innen én uke, jf. barnevernloven 4-2. Undersøkelser Undersøkelser skal som den klare hovedregel gjennomføres innen tre måneder, jf. barnevernloven 6-9. I særlige tilfeller kan fristen våre seks måneder. Dette kan for eksempel være i særlig komplekse saker der barnevernstjenesten er avhenging av andre instanser for å gjennomføre en adekvat undersøkelse. Akuttsituasjoner 33 Jf. Harald Hoves kommentarer til barnevernlovens 4-2, se rettsdata.no. Side 91

92 Barnevernloven 4-6 viser til midlertidige vedtak i akuttsituasjoner. Her står følgende: Dersom et barn er uten omsorg fordi foreldrene er syke eller barnet er uten omsorg av andre grunner, skal barneverntjenesten sette i verk de hjelpetiltak som umiddelbart er nødvendige. Slike tiltak kan ikke opprettholdes mot foreldrenes vilje. Er det fare for at et barn blir vesentlig skadelidende ved å forbli i hjemmet, kan barnevernadministrasjonens leder eller påtalemyndigheten uten samtykke fra foreldrene umiddelbart treffe midlertidig vedtak om å plassere barnet utenfor hjemmet. Barnevernadministrasjonens leder kan i et slikt tilfelle også treffe midlertidig vedtak etter Er det truffet vedtak etter annet ledd, skal begjæring om tiltak som nevnt i 7-11 sendes fylkesnemnda snarest, og senest innen seks uker, men innen to uker hvis det gjelder tiltak etter Dersom saken ikke er sendt til fylkesnemnda innen fristene som nevnt i fjerde ledd, faller vedtaket bort. 6.2 Data Fristbrudd for akuttsituasjoner I følge fagleder og ansatte i barnevernet holder de fristen i akuttsituasjoner Fristbrudd for meldinger og undersøkelser I tabellen nedenfor viser vi fristoverskridelser for gjennomgåtte meldinger og nye undersøkelser for Midtre Gauldal kommune i perioden Tabell 1. Fristoverskridelser for gjennomgåtte meldinger og nye undersøkelser. Midtre Gauldal kommune halvår halvår halvår halvår halvår halvår halvår 2010 Gj.gåtte meldinger Ant. fristoversittelser Ant. nye undersøkelser Ant. fristoversittelser Kilde: Rapporteringstall fra Barne- og likestillingsdepartementet. 1. halvår 2011 I følge tabell 1 var antall fristoverskridelser to i 2008, 3 i 2009 og to i Så langt i 2011 har det ikke vært fristoverskridelser. Når det gjelder fristoverskridelser for nye undersøkelser Side 92

93 har disse variert fra null i 2008, til fire i 2009 og seks i Så langt i 2011 har det vært en fristoverskridelse. Disse rapporteringstallene fra barne og likestillingsdepartementet er av tekniske grunner dårlig egnet til sammenligning med andre kommuner. Det kan være interessant å foreta en sammenligning på området og figur 7 under gir et bilde av hvordan Midtre Gauldal ligger an i forhold til andre kommuner. Figur 7. Andel undersøkelser med behandlingstid over tre måneder, prosent. Midtre Gauldal kommune sammenlignet med andre kommuner og snittgruppering Kilde: Statistisk sentralbyrå Vi bemerker at figur 7 ikke viser andel fristoverskridelser, men andel undersøkelser med behandlingstid over tre måneder. Det er derfor ikke nødvendigvis snakk om lovbrudd da, loven åpner for at fristen i særlige tilfeller kan være seks måneder. Et høyt antall undersøkelser med behandlingstid over tre måneder, vil likevel kunne være en indikasjon på fristoverskridelser. I følge figur 7 har Midtre Gauldal, i likhet med Skaun, hatt en nedgang i andel undersøkelser med behandlingstid over tre måneder. I 2010 var Midtre Gauldal i underkant av nivået som gjennomsnittet for kommunegruppe 10. Vi gjør oppmerksom på at ved små tallstørrelser vil noen enkelttilfeller gi store utslag på prosentandel. I intervju sier ansatte i barnevernstjenesten at det hender at det registreres fristbrudd pga. feil i oppfølgingen av saksbehandlingssystemet, se for øvrig kapittel 3 vedrørende Side 93

94 kompetanse i bruk av saksbehandlingssystemet. Det vises og til at barnevernet har utvidet frist i mange undersøkelsessaker, men at det og i noen få tilfeller er reelle fristbrudd. Dette skyldes at det er vanskelig å komme i kontakt med familien, eller at barnevernet venter på opplysninger for andre instanser. Ferieavvikling i spesielt skolene kan og være en utfordring i så måte. Det påpekes at fristbrudd ikke skyldes manglende kapasitet i virksomheten. De ansatte viser for øvrig til at saksbehandlingssystemet sikrer at fristene holdes. 6.3 Revisor vurdering Statistikk og intervju tyder på at barnevernstjenesten har fokus på og prioriterer å holde fristene, og at de holde fristene i de aller fleste tilfellene. 7 Høring En foreløpig rapport ble sendt på høring til rådmann i Midtre Gauldal kommune den Høringssvaret ble mottatt per e-post innen fristen den Rådmannen hadde ingen merknader til rapporten utover små korrigeringer/rettinger. 8 Konklusjoner Hovedproblemstillingen i undersøkelsen er Har barnevernstjenesten i Midtre Gauldal forutsetninger til å yte en barnevernstjeneste av tilfredsstillende kvalitet? Vår hovedkonklusjon er at barnevernstjenesten innenfor de områdene vi har undersøkt, har disse forutsetningene. Delproblemstilling 1: Har barnevernstjenesten i Midtre Gauldal kommune tilstrekkelig og nødvendig kompetanse? Barnevernstjenesten har en tverrfaglig gruppe med god formell kompetanse. Kommunen har flere stillinger med fagutdanning enn andre kommuner. Virksomheten har tilgang til et hensiktsmessig sakssystem, og med god opplæring vil dette være en styrke for barnevernet. De ansatte sikres nødvendig opplæring og kompetanseutvikling og har tilgang til oppdatert regelverk. Side 94

95 Delproblemstilling 2: Samarbeider barnevernstjenesten med andre i det forebyggende arbeidet? Undersøkelsen har vist at barnevernstjenesten i Midtre Gauldal kommune generelt sett har fokus på forebyggende virksomhet og samarbeid med andre aktører både internt i egen virksomhet, i egen enhet og med andre enheter i kommunen. Samarbeidspartnerne beskriver barnevernet som en tilgjengelig tjeneste som bidrar til et aktivt samarbeid. Et viktig fora for samarbeid er ressursteam. Ikke alle disse synes å fungere like godt. Det er etter revisors vurdering viktig at de involverte aktørene bestreber seg på å få disse til å fungere etter hensikten. Delproblemstilling 3: Har barnevernet i Midtre Gauldal kommune rutiner og system for å vurdere og evaluere virkingen av hjelpetiltakene som iverksettes? Undersøkelsen viser at det i de aller fleste tilfellene utarbeides tiltaksplaner. I tiltaksplanen beskrives hjelpetiltakene. Barnevernet har system som legger til rette for å evaluere tiltakene. Det kan se ut til at det er en svakhet i bruk av systemet i de tilfellene der planen ikke brukes aktivt. Delproblemstilling 4: Overholder barnevernstjenesten i kommunen tidsfrister i barnevernloven? Statistikk og intervju tyder på at barnevernstjenesten har fokus på og prioriterer å holde fristene, og at de overholder fristene i de aller fleste tilfellene. Side 95

96 Kilder Forarbeider. Ot.prp.nr 69 ( ) Om lov om endringer i barnevernloven. Litteratur. "Barnvernloven" av Knut Lindboe, Gyldendal Akademiske 6 utgave. Lov og forskrift. Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) av Lov om barneverntjenester (barnevernloven) av nr 100. Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov in barnevernstjenester av nr Rapport. "Barn og unges psykiske helse i kommunene i Sør-Trøndelag", Fylkesmannen i Sør- Trøndelag mai Rundskriv. Rundskriv Q-16/2007 fra BLD: "Forebyggende innsats for barn og unge". Rundskriv Q-24/2005 fra BLD: "Barnevernet og taushetsplikten, opplysningsretten og opplysningsplikten". Veiledere. Veileder - "Tiltaksplaner og omsorgsplaner i barnevernstjenesten - en veileder" BLD Veileder - "Til barnets beste - samarbeid mellom barnehagen og barnevernstjenesten". BLD Øvrige kilder: Rutinehåndbok - "Rutinehåndbok for barneverntjenesten i kommunene", BLD Statistisk sentralbyrå Barne- og likestillingsdepartementet Kommunens kilder: Budsjett og regnskapstall Side 96

97 Vedlegg 1 Kostra-grupperinger Gruppe Navn Gr. 7 Gr.10 Gr.11 Mellomstore kommuner med lave bundne kostnader per innbygger, lave frie disponible inntekter Mellomstore kommuner med middels bundne kostnader per innbygger, lave frie disponible inntekter Mellomstore kommuner med middels bundne kostnader per innbygger, middels frie disponible inntekter Kommune Skaun Midtre Gauldal Røros KOSTRA- indikatorer Netto driftsutgifter per barn i barnevernet: Indikatoren viser driftsutgiftene inkludert avskrivninger etter at driftsinntektene, som bl.a. inneholder øremerkede tilskudd fra staten og andre direkte inntekter, er trukket fra. De resterende utgiftene må dekkes av de frie inntektene som skatteinntekter, rammeoverføringer fra staten mv., og indikatoren viser dermed også prioritering av disse inntektene. Stillinger med fagutdanning per barn 0-17 år: Antall sosionomer + barnevernspedagoger + annen høyskoleutdanning. Her ses personer med fagutdanning ift. antall barn 0-17 år i kommunen Andel undersøkelser med behandlingstid over tre måneder, prosent: Forteller hvor mange av undersøkelsene som i statistikkåret hadde en behandlingstid på over de tre måneder som barnevernloven (BLV) setter, jf BVL 6-9. En høy andel forteller at kommunen har mange saker med behandlingstid utover fristen for behandling av undersøkelser i barnevernet. Det er imidlertid ikke nødvendigvis snakk om lovbrudd da, loven åpner for at "i særlige tilfeller kan fristen være seks måneder". Side 97

98 Side 98

99 Postadresse: Postboks 216, 7302 Orkanger Hovedkontor: Statens hus, Orkanger Tlf Side 99