En kortversjon av Hvordan avholde utstilling

Transkript

1 En kortversjon av Hvordan avholde utstilling

2

3 Det egentlige formålet med utstilling er å vise fram og få bedømt resultat av avlsarbeidet. Ren konkurranse? For noen er det også en sosial sammenkomst man ser fram til. For andre er det en livsstil. For oppdretterne er det en dyd av nødvendighet.

4 Før en klubb søker om avholdelse av utstilling må Styret (gruppen) vurdere om forholdene for å ha et slikt arrangement er til stede. Har klubben nok personell, når på året ønsker man å arrangere utstilling, er det mange andre utstillinger samtidig, osv. osv. Utredningsfasen bør starte minst 2 år før man ønsker å avholde arrangementet. Det første en bør gjøre er å nedsette en utstillingskomité.

5 Utstillingskom. bør bestå av følgende: utstillingens leder utstillingens sekretær utstillingens kasserer utstillingens plassjef ansvarshavende for sekretariatet, premiestand, parkering og kjøkken Man kan også ha en utstillingskoordinator i tillegg som sørger for innkalling til møter, ta referat osv. osv. Hvis man ikke velger den modellen, må utstillingens sekretær gjøre dette.

6 Utstillingens leder har overordnet ansvar både før, under og etter utstillingen. Han/hun skal påse at Norsk Kennel Klubs regler blir fulgt, ta seg av eventuelle tvister, ha ansvar for at det er tatt kontakt med politi, veterinær og hall/ utstillingsplass, samt sette seg godt inn i Norsk Kennel Klubs utstillingsregler, og se til at disse overholdes.

7 Utstillingens sekretær har ansvar for alle papirer vedrørende utstillingen. Utstillingens kasserer har ansvar for utstillingens økonomi. Plassjefen har ansvar for ringene, bl.a. opptegning av utstillingsplassen, ringplan, etc, samt sørge for at disse er tydelig markert med ringnummer og sørge for rengjøring under og etter utstillingen. Husk også på rengjøring av parkering, samt rundt utstillingsplassen. Kjøkkenpersonalet sørger for at det blir servert kaffe/te, mineralvann og mat i ringene, Alt ringpersonale skal ha lunsj etter utstillingen. som regel fra kl Parkeringsvaktene har ansvar for parkering og for at trafikken flyter. Premiestand bør åpnes ca kl , og være åpen utover dagen.

8 I utgangspunktet skal en klubb ha vært samarbeidende med Norsk Kennel Klub i minst 2 år før tillatelse til å avholde utstilling kan gis. Eventuelle dispensasjoner fra dette kan kun gis av NKKs Hovedstyre. Når klubben har bestemt seg for å avholde utstilling, må de vite hvilke raser de ønsker å ta med, og om de ønsker å ha med lydighet og/eller agility. Husk at alle arrangører må søke rasens hovedklubb om medtakelse av rasen. Det skal søkes Norsk Kennel Klub om avholdelse av utstilling/ stevne. Søknadsfristen er 1. februar, året før utstillingen skal avholdes. Det er kun hovedklubber og forbund som har anledning til å søke på vegne av underavdelinger. All behandling av søknader foregår på Internett.

9 Januar 2012 (evt. siste halvdel av 2011): Starte søk etter potensielle dommere. Senest 1. oktober 2012: Søke evt. klubber pr. e-post om tillatelse til å ta med deres rase(r). Januar 2013: Purre klubber som ikke har svart. Januar 2013: Start innlegging av deltakende raser i DogArra Siste frist for å legge inn utstillingen i DogArra : Frist for korrektur fra raseklubber : Terminliste 2014 forventes å være ferdig. Påmeldingsfrister: MANDAGER, manuell og elektronisk: 5 uker før utst.dato. Forlenget elekronisk frist: 2 uker før utstilling.

10 Klubber som ikke overholder de forpliktelser det medfører å arrangere utstilling/stevne i forhold til omsøkte raser, overtredelse av utstillingsreglene, klarering av dommere etc må påregne å bli nektet adgang til å avholde utstilling/stevne i ett eller flere år. NKK gjør oppmerksom på at en innskjerping av rutiner er innført, og arrangører vil bli kontrollert etter avholdt utstilling/stevne!

11 Avlysning Dersom en utstilling/stevne må avlyses, må dette søkes NKK skriftlig og begrunnet så tidlig som mulig, før arrangementets dato. Klubber som avlyser må være klar over at de kan bli nektet adgang til å avholde utstilling/stevne i ett eller flere år. På datoer/helger som NKK har utstilling kan bare raseklubber søke om å avholde utstilling for egne raser. Raseklubber og andre samarbeidende klubber kan avholde LP og AG samme helg som NKK arrangerer utstilling. Forutsetningen for alle slike arrangementer er at de avholdes enten dagen før/etter NKKs arrangement, eller ved to-dagers NKK arrangement, motstående dag som NKK arrangerer for rasen(e) eller klassen(e). 50 km grense Slike arrangementer kan heller ikke avholdes lengre enn 50 kilometer fra NKKs utstillingssted. Kollisjon Vær oppmerksom på at søknader om avholdelse av utstilling/stevne som kolliderer med NKKs arrangement, automatisk vil bli strøket, uten varsel til arrangør. Helligdager etc Utstilling skal ikke avholdes på helligdager som juleaften, 1. og 2 juledag, nyttårsaften, 1. nyttårsdag og 17. mai.

12 99% av all påmelding til utstilling foregår nå i DogArra All behandling av resultater for grupper og BIS foregår på utstillingen i DogArra All etterbehandling av utstillingen foregår i DogArra Det bør være min. 2-4 personer i klubben som KAN DogArra for å bekle disse oppgavene. Min. 2 personer bør kunne ALT.

13 Klargjør utstillingen i DogArra for eletronisk terminliste Valg av sted for utstillingen Husk skriftlig avtale mellom utleier og arrangør Finn ut hvor premieutdeling og sekretariat kan være og hvor toalett er, hvor utstillerne kan finne vann til hundene, samt hvor det er mest hensiktsmessig å legge ringen(e). Merkes. Sjekk parkeringsforhold. VIKTIG! Helligdagslovgivning Dersom utstillingen/stevnet avholdes på en søndag eller en helligdag, må søknad om fritakelse fra helligdagslovgivningen sendes i god tid til politiet (i byene) og lensmannen (landsbygda). Mattilsynet - Send melding om dyreansamling Veterinær - Det er ingen obligatorisk veterinærkontroll, men arrangør må ta kontakt med en veterinær som er tilgjengelig på utstillingsdagen(e). Førstehjelp Ikke obligatorisk, men på større utstillinger bør dette være i orden.

14 Valg av dommer(e) - hvem gjør hva og når. Dommerkomiteens kompendium inneholder NDKs policy for valg av dommer. Egne forslag sendes til dommerkomiteen. Hvis ikke egne forslag, kan dommerkomiteen forespørres og vil da min komme med tre forslag i prioritert rekkefølge. Gruppen videresender dette til styret som beslutter. Dommer forespørres.

15 Kontakt: Arrangøren må i god tid (gjerne 1-2 år før arrangementet planlegges gjennomført) kontakte dommere. Skriftlig invitasjon og svar. Det må foreligge en skriftlig invitasjon. Dommeren(e) skal også gi et skriftlig svar tilbake. Invitasjonen må innholde tid og sted for utstillingen og hvilke raser dommeren skal dømme. Autorisasjonsliste finnes på /Elektroniske tjenester. Muntlige forespørsler som besvares positivt, skal alltid straks bekreftes skriftlig. Bruk skjema som du også finner på NKK. Dekning av utgifter. Det er viktig at man allerede i invitasjonen bekrefter hvordan dekning av utgifter til reise, opphold og bespisning under oppholdet er tenkt fra arr. side. Info til dommeren: Senest 1 uke før arrangementet skal dommer(e) ha tilsendt all informasjon om arrangementet. Sted, tid, program, raser med antall, evnt navn og adresse til hotell, evnt billetter, navn og telefonnummer til kontaktperson. Husk at dommere er inviterte gjester, og skal behandles slik vi ønsker å behandle våre gjester. Privat innkvartering bør unngås. Dommerklarering Ved bruk av utenlandske dommere (unntatt dommere fra Norden) må det søkes klarering for å få godkjent bruken av disse. Klareringen skal skje via NKK.

16 Regler for antall hunder pr. dommer på utstilling. 80 hunder pr. dag, alt. 90. Over 90 søknad om disp. fra NKK. På utstilling hvor det ikke er gruppe/bis-bedømming (f.eks. rasespesial) kan dommer dømme inntil 100 hunder ved skriftlig samtykke. Begrunnet søknad om dispensasjon rettes NKKs utstillingsavdeling.

17 Ringsekrtær. På småutstillinger kreves det ikke aut. rings. Inviteres på lik linje m/dommere i god tid. Informasjon min. 1 uke før utstillingen. Velg en ringsekretær som liker rasen. Skriver. Erfaren eller ny? Husk at en god skriver er av stor betydning for å få til et vellykket arrangement. Utstillingsleder. Kan ikke stille hund. Må ha utstillingsreglene tilgjengelig.

18 Påmelding bør (eller skal) være elektronisk. Priser (hvordan fastsette korrekte priser) Tilbakebetaling bør skje innen 14 dgr. Husk å alltid å sette korrekte frister i term.l. Disse bør ALLTID være på en mandag! Kritikker og premielister bestilles i god tid. Katalog bestill trykketid i god tid. Bånd og rosetter bestilles i god tid. Brev til utstiller. Dommerelev-/aspirant skal stå i katalogen og de skal ha info på lik linje med dommere. Se frister hos NKK for bestilling av ovenstående.

19 Ringtape eller tau. Forsøk å ha minst èn ledig side for de som ikke har med telt. Anvis plass for telt. Dommerbord, stoler og telt (hvis ute) Målestav Microchipleser Sekretariat Kafè Ha kaffen klar FØR 1. utstiller ankommer J.

20 Ringsekretærkoffert Alt som ringsekretær og dommere har behov for av papirer og utstyr til ringen, pakkes i en liten koffert/plastboks etc. Husk utst.regler. Premiebord og rosetter skal være klart til start. Mat og drikke Sørg for at dommer, ringsekretær og skriver har det de behøver. Pauser Ha en avløser klar til å overta for skriver. Dommer er SJEFEN i ringen, men vil noen ha kontakt med dommeren, MÅ man gå gjennom ringsekretæren!

21 Reiseregninger Husk å be om dommer/ringsekretær/skrver om regning dagen før bedømmelse, hvis mulig. Ha oppgjøret klart til lunchpausen. Bruk NKKs skjema for å sikre seg at det blir korrekt. Engelsk versjon finnes også. Transport til flyplass (dommer, evt. andre) Rydding Ha ryddemannskaper på plass når en ring er ferdig. Normalt fra ca kl Punching av resultater Dette gjøres i DogArra innen 14 dager. Akt. avgift til NKK blir fratrukket før oppgjør til klubben. Etter 14 dager koster det kr. 5,- pr hund. Etter 31 dager koster det kr. 10,- pr. hund.

22 Sende katalog, kritikkskjema og premielister til NKK innen 3 uker etter utstillingen Sende premielister og kritikkskjema til raseklubber innen 3 uker etter utstillingen. Arkivere premielister, kritikker, kataloger, grupperesultater og LP/AG resultater Husk å betale til NDK også. 10%. Husk å sende med oppgjørsskjema (enten DogWebArra mail eller manuelt utregningsskjema) og sjekklisten (til NKK):

23 Informasjon til utstillings-, LP- og AG-arrangører Veiledning: Veiledning for utstillingsarrangører Bør leses i sin helhet. Veileding for å arrangere utstilling i DogWebArra Veileding for å administrere elektroniske påmeldinger i DWA Regler: Utstillingsregler VIKTIG!!!! Skjemaer: Bekreftelse på dommeroppdrag, norsk Bekreftelse på dommeroppdrag, med felt, norsk Bekreftelse på dommeroppdrag med felt, engelsk Bekreftelse på dommeroppdrag for fax og brev, engelsk Bekreftelse på dommeroppdrag, med felt, tysk Bekreftelse på dommeroppdrag, for fax og brev, tysk

24 Svar fra raseklubb Klareringsanmodning Bestillingsskjema sløyfer Bestillingsskjema kritikker og merker Certliste for Agility Halekuperings-rapport Kommisjonsmåling Måleskjema for klasseplassering - Agility Pelsprøve Skjema for fargeprøve på nese Reiseregning Travel expenses for judges Etter utstillingen/ stevnet Oppgjørsskjema for aktivitetsavgift Skjema for hårlagsplassering av schäferhund NY!

25