Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Selbu kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Selbu kommune Arkivsak: 12/196 Møtedato/tid: , kl. 18:00 Møtested: Møtedeltakere: Forfall: Andre møtende: Kopi: Formannskapssalen rådhuset Ole Halvard Bondahl Arnstein Trøite Marit J. B. Stokke Oddvar Olsen Ane Helga Bondahl Ingen Karsten Reitan, rådmann Representant(er) fra RMN Ordfører 1.varamedlemmer av kontrollutvalget Postmottak Selbu kommune Postmottak Revisjon Midt-Norge IKS (RMN) Wenche Holt, RMN Frode Singstad, RMN Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kontrollutvalgets vedtak i sak 19/12, med mindre utvalget vedtar annet for den enkelte sak. Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Arvid Hanssen på telefon , eller e-post: arvid.hanssen@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Ole Halvard Bondahl (sign.) Leder av kontrollutvalget Arvid Hanssen Daglig leder, KonSek 1

2 Sakliste, Kontrollutvalget i Selbu kommune , kl. 18:00 001/13 Referatsaker til kontrollutvalgets møte /13 Ny tilbakemelding på forvaltningsrevisjonsprosjekt - Næringsutvikling i Selbu 003/13 Orientering fra rådmannen om rutiner og praktisering av bruk av kommunale biler 004/13 Kontrollutvalgets rolle når kommunale oppgaver/tjenester flyttes ut/legges til andre kommuner 005/13 Bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt - KOSTRA 006/13 Kontrollutvalgets årsmelding for /13 Eventuelt 2

3 Referatsaker til kontrollutvalgets møte Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Selbu kommune /13 Saksbehandler: Arvid Hanssen Arkivkode: Arkivsaknr.: 12/196-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Vedlegg Medlemsbrev Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Kommunestyrets behandling av Plan for forvaltningsrevisjon , sak 113/2012, behandlet Medlemsbrev nr 2/2012, datert , fra Forum for Kontroll og Tilsyn.(FKT) 3. Nestleder Arnstein Trøite deltar på Norges kommunerevisorforbunds samling for kontrollutvalg på Gardermoen

4 En møteplass for kommunale og fylkeskommunale kontrollutvalg, og deres sekretariat Medlemsbrev nr. 2 / Dato: 5. desember 2012 ORGANISASJON & INFORMASJON. Konferanser fra FKT i 2013: KONTROLLUTVALGENES EGEN FAGKONFERANSE MED ÅRSMØTE HOLDES JUNI Gardermoen (Clarion Hotel Oslo Airport) Juni er en fin årstid, og vi vil for 4. år på rad ha en sosial aktivitet integrert i opplegget. Arbeid med program og sosial ramme pågår. Program blir sendt ut i mars Viser ellers til hjemmesiden Målgruppe: Kontrollutvalgene, deres sekretariater og andre med interesse for arbeidsfeltet. SEKRETARIATSKONFERANSE HOLDES 20. MARS Oslo (Thon Hotel Opera) Målgruppe er hovedsakelig kontrollutvalgenes sekretariater. Program blir sendt ut i månedsskiftet jan./febr PROP. 119 L ( ). HVOR STÅR SAKEN NÅ? Omhandler endringer i kommuneloven mm. Det er denne stortingsproposisjonen som bl.a. har forslag om åpne møter i kontrollutvalgene. Her var det høring i Stortingets kommunal- og regionalkomitè i november. Innstilling fra komiteen og første behandling i Stortinget er begge planlagt til desember NYE ENDRINGER I KOMMUNELOVEN? FKT har fått tilsendt en høringssak fra KRD med forslag til endringer i kommuneloven og offentleglova (innbyggerinitiativ, revisors taushetsplikt, utsatt offentlighet). Link: Styret vil gi en uttalelse til deler av den innen høringsfristen 26. febr SAMARBEID MED ANDRE ORGANISASJONER. FKT inviterer til kontaktmøte med Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) 10. januar Her deltar styreleder, daglig leder og et styremedlem fra hver av organisasjon. OG FORØVRIG så vil FKT ønske våre medlemmer en fin adventstid, God Jul og et Godt Nyttår! Med hilsen Per Rune Vereide (s) Styreleiar i FKT Hogne Haktorson Kontrollsjef / dagleg leiar Sekretariat: FKT Pb. 7900, 5020 Bergen fkt@fkt.no Telefon dir.: / Mobil: / Fax: Hjemmeside: Bank: Org. nr

5 Ny tilbakemelding på forvaltningsrevisjonsprosjekt - Næringsutvikling i Selbu Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Selbu kommune /13 Saksbehandler: Arvid Hanssen Arkivkode: 216, &58 Arkivsaknr.: 11/ Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget ber rådmannen om en ny tilbakemelding til kontrollutvalgets siste møte i 2013 etter at kommunestyret har fått seg forelagt en sak med evaluering av samarbeidet med Selbu Næringsforum. Saksutredning Kontrollutvalget fikk , per e-post, tilbakemelding fra rådmannen på oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport om samarbeidet med Selbu Næringsforum. Tilbakemeldingen ligger som vedlegg i sak 30/12 i kontrollutvalget den Rådmannen deltok ikke i møtet den Kontrollutvalget protokollerte og vedtok følgende i sak 30/12: Kontrollutvalget gjennomgikk rådmannens tilbakemelding punktvis i forhold til revisjonens anbefalinger og kommunestyrets vedtak Kontrollutvalget er ikke fornøyd med rådmannens tilbakemelding og mener noen av revisjonens anbefalinger ikke eller i liten grad er kommentert. Følgende omforente forslag ble fremmet og vedtatt: 1. Kontrollutvalget ber rådmannen om en ny og mer utfyllende tilbakemelding om status vedrørende strekpunkt 2-5 i revisjonens anbefalinger i revisjonsrapporten. 2. Tilbakemeldingen gis i kontrollutvalgets møte Da kommunestyret behandlet forvaltningsrevisjonsrapporten om samarbeidet med Selbu Næringsforum den ble følgende vedtatt i pkt 3: Kommunestyret ber rådmannen om å følge opp revisjonens anbefalinger og gi kontrollutvalget en skriftlig tilbakemelding om status til kontrollutvalgets møte den Forvaltningsrevisjonsrapporten er tilgjengelig på KonSek sine hjemmesider Revisors anbefalinger pkt 2-5 i rapporten gjengis: - styrke samarbeidet med SNF for at de framstår med en tydelig rolle - styrke samarbeidet med SNF, for å engasjere medlemmer og andre næringsaktører i kommunen i arrangement om næringsutvikling i kommunen - sørge for at ansatte ved SNF får opplæring i, og lett tilgang til relevante elektroniske system, slik de kan bruke disse i sin saksbehandling for kommunen - sørge for gode rutiner, slik at saksbehandling av næringssaker skjer i tråd med regelverket. 5

6 Punkt 5 i kommunestyrets vedtak ved behandling av rapporten gjengis: Kommunestyret ber om at rådmannen legger fram en sak med evaluering av samarbeidet med Selbu Næringsforum i god tid før dagens avtale går ut i august Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Ny tilbakemeldingen vil bli gitt i kontrollutvalgets møte. Sekretariatet mener det kan oppstå behov for ytterligere tilbakemelding til kontrollutvalget i løpet av Tilbakemeldingen bør da skje etter at kommunestyret har fått seg forelagt rådmannens evaluering av samarbeidet med Selbu Næringsforum, jf pkt 5 i vedtaket i kommunestyret, som er gjengitt ovenfor. 6

7 Orientering fra rådmannen om rutiner og praktisering av bruk av kommunale biler Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Selbu kommune /13 Saksbehandler: Arvid Hanssen Arkivkode: 099 Arkivsaknr.: 11/223-7 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken tas til orientering. Saksutredning I etterkant av behandling av forvaltningsrevisjonsrapport om offentlig anskaffelser, sak 12/08 i møte , ble det stilt spørsmål knyttet til rutiner og praksis for bruk av tjenestebiler i Selbu kommune. Rådmannen og representanter for Helse og sosial og Driftsavdelingen orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget i sak 19/2008 i møtet den Kontrollutvalget protokollerte i sak 6/12 at utvalget ønsker en ny orientering fra rådmannen om rutiner og praktisering av bruk av kommunale biler. Utvalget er spesielt opptatt av at kommunen har rutiner som sikrer og dokumenterer at eventuelle skattemessige forhold blir ivaretatt. Rådmannen vil orientere og svare på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalget må, på bakgrunn av opplysningene som kommer frem i møtet, vurdere om saken skal tas til orientering eller om det er nødvendig å innhente ytterligere opplysninger fra kommunen eller revisjonen. 7

8 Kontrollutvalgets rolle når kommunale oppgaver/tjenester flyttes ut/legges til andre kommuner Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Selbu kommune /13 Saksbehandler: Arvid Hanssen Arkivkode: Arkivsaknr.: 11/ Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken tas til orientering. Saksutredning Under sak 38/12 Eventuelt, i kontrollutvalgets møte ble det på prinsipielt grunnlag tatt opp spørsmål om kontrollutvalgets muligheter til innsyn på områder hvor tjenester flyttes ut av Selbu kommune. Kontrollutvalget ønsket å diskutere problemstillingen på første møte i 2013 og vedtok følgende: 1. Kontrollutvalget ber sekretariatet forberede sak knyttet til kontrollutvalgets rolle når oppgaver/tjenester legges til andre kommuner. 2. Saken legges frem på kontrollutvalgets møte Vedtaket ovenfor angir tilfeller hvor oppgaver/tjenester legges til andre kommuner, men utvalget var på generelt grunnlag innom når tjenester flyttes ut av kommunen.sekretariatet gjengir derfor også bestemmelser for innsynsrett når tjenester legges ut i selskap som kommunen eier alene eller sammen med andre. Denne tilsynsvirksomheten må kontrollutvalget i hovedsak utøve gjennom egne bestemmelser knyttet til selskapskontroll som er lovregulert, eller etter bestemmelser knyttet til selskapenes vedtekter. 1. Kontrollutvalgets oppgaver/innsynsmuligheter når kommunale oppgaver legges til egne juridiske enheter. (AS og interkommunale selskaper) Kontrollutvalget skal ihht kommunelovens 77 pkt 5 påse at det føres kontroll med kommunens av kommunens interesser i selskaper. Dette er utvalget kjent med gjennom utarbeidelse av plan for selskapskontroll, men gjengis nedenfor.. Kommuneloven 80 hjemler følgende innsynsrett i selskaper for kontrollutvalget eller den som utfører kontroll på vegne av utvalget: 80. Selskapskontroll I interkommunale selskaper etter lov 29. januar 1999 nr. 6 og i aksjeselskaper der en kommune eller fylkeskommune alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner eier alle aksjer, og i heleide datterselskaper til slike selskaper, har kommunens eller fylkeskommunens kontrollutvalg og revisor rett til å kreve de opplysninger som finnes påkrevd for deres kontroll, så vel fra selskapets daglige leder som fra styret og den valgte revisor for selskapet. I den utstrekning det finnes nødvendig, kan kontrollutvalget og kommunens revisor selv foreta undersøkelser i selskapet. 8

9 Kommunestyret eller fylkestinget kan fastsette regler om kontrollutvalgets og revisors kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskapet og herunder fastsette hvilke dokumenter mv. som skal sendes kommunens eller fylkeskommunens kontrollutvalg og revisor. Kontrollutvalget og kommunens eller fylkeskommunens revisor skal varsles og har rett til å være tilstede på selskapets generalforsamling, samt møter i representantskap og tilsvarende organ. Denne lovbestemte innsynsretten gjelder altså bare for selskap eid 100 % av kommuner og fylkeskommuner i fellesskap. I selskaper med andre eiere, eller selskapsformer ikke omfattet av denne formuleringen må retten til innsyn skaffes med andre hjemler. Et alternativ er å sørge for at selskapets vedtekter gir rett til innsyn for eiernes kontrollorganer. I aksjeselskaper kan en slik hjemmel fastsettes av generalforsamling med 2/3 flertall. Som ansvarlig offentlig eier bør kommunen søke å få inn slike bestemmelser i vedtektene, i alle fall i selskaper som stort sett er offentlig kontrollerte. Kommunestyret vedtok i 2012 i fm Plan for selskapskontroll at kommunens eierrepresentanter skal reise spørsmål om hjemling av innsynsrett for eiernes kontrollorganer i selskapets vedtekter. Dette var forbeholdt selskap med dominerende offentlig eierskap. Sekretariatet er ikke kjent med at spørsmål om økt innsynsrett gjennom vedtektsendringer er reist av Selbu kommunes eierrepresentanter. Der hjemmel for innsyn ikke finnes kan man ved vedtak om selskapskontroll i kontrollutvalget anmode om at selskapet frivillig gir slikt innsyn. Erfaringsmessig er dette uproblematisk i selskaper som hovedsakelig finansieres med offentlige midler, eller der det offentlige er dominerende på eiersiden. Et alternativ er å gjennomføre selskapskontroll utelukkende basert på offentlig tilgjengelig informasjon, og den informasjon som finnes i kommunenes arkiver. For ren eierskapskontroll, dvs. kontroll med kommunens utøvelse av eierskap, kan dette være tilstrekkelig, men det vil neppe være nok til å kunne gjennomføre forvaltningsrevisjon. 2. Kontrollutvalgets oppgaver/innsynsrett når kommunale oppgaver er overdratt til andre kommuner. (Vertskommunesamarbeid) Kontrollutvalgets myndighet i vertskommuner er regulert i kommunelovens 28-1j Et vertskommunesamarbeid er en del av virksomheten til den kommunen som er vertskommune for samarbeidet. Kontrollutvalget i (verts)kommunen skal derfor etter de vanlige reglene i kommuneloven 77 føre løpende tilsyn også med den delen av virksomheten i kommunen som dreier seg om saker som er delegert fra de andre kommunene i samarbeidet. I forarbeidene til kommuneloven ble det slått fast at departementet mente det ikke var hensiktsmessig å foreta en deling/lovfesting av kontrollansvaret mellom kontrollutvalgene i de samarbeidende kommuner. Kontrollutvalget i samarbeidskommunen skal altså ikke føre tilsyn med den interne driften i vertskommunen. Det følger imidlertid av reglene for samarbeidsavtalen at avtalen skal inneholde bestemmelser om underretning til deltakerne om vedtak som treffes i vertskommunen. Disse opplysningene har kontrollutvalget i samarbeidskommunen full innsynsrett i. På grunnlag av opplysningene kan kontrollutvalget for eksempel undersøke om 9

10 samarbeidet skjer innenfor rammen av det som er avtalt. Opplysningene vil også være viktig for å kunne vurdere om samarbeidet er egnet til å realisere de målsetningene kommunestyret har satt for samarbeidet. Sekretariatet kan imidlertid ikke se at det er formelle hinder for å ta inn bestemmelser knyttet til innsyn, dersom kommunene tar dette med i avtaler om vertskommunesamarbeid. I 2012 ba kontrollutvalget rådmannen informere om hvordan Selbu kommune sikrer og følger opp at innbyggere fra Selbu, som mottar tjenester fra barnevernet i Værnesregionen, får ivaretatt sine rettigheter. Dette er forhold som sekretariatet mener klart ligger innenfor kontrollutvalget i Selbu sin oppgave å kunne be om. Kontrollutvalget fikk den gang, etter forespørsel til Stjørdal kommune som er vertskommune, en orientering direkte fra leder av barnevernstjenesten. Rådmannen orienterte og svarte i tillegg på spørsmål fra kontrollutvalget. Dette viser at kontrollutvalget med stor sannsynlighet vil få de nødvendige opplysninger/informasjon, når det blir bedt om dette. Generelt kan det våre hensiktsmessig at kontrollutvalg i samarbeidende kommuner har kontakt, dersom det skal vurderes/gjennomføres kontroller av felles interesse på områder med interkommunalt samarbeid. Dette gjelder både i tilknytning til forvaltningsrevisjon, selskapskontroll og eventuelle andre aktuelle former for kontroll. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Saksfremlegget er ment som et utgangspunkt for diskusjon i møtet. Sekretariatet kan ikke se at det foreligger noe samlet god samlet oversikt over utfordringer kontrollutvalgene kan ha og hvordan disse skal/kan løses når kommunale oppgaver/tjenester legges ut til andre. Sekretariatet ser for seg at spørsmålene kan følges opp i senere kontrollutvalgsmøter, samlinger for kontrollutvalg innen KonSek-samarbeidet eller eksempelvis i samlinger med representanter (rådmenn/arbeidsutvalg/ku) i Værnesregionen. 10

11 Bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt - KOSTRA Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Selbu kommune /13 Saksbehandler: Arvid Hanssen Arkivkode: 216, &58 Arkivsaknr.: 12/197-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor KOSTRArapportering. 2. Prosjektet gjennomføres innenfor en maksimal ressursramme på 290 timer. 3. Prosjektrapport oversendes KonSek ihht prosjektplan, senest Saksutredning I forhold til forvaltningsrevisjonsarbeidet har kontrollutvalget en bestillerrolle. Dette innebærer for det første å utarbeide en plan for forvaltningsrevisjon i kommunen basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet. Selv om plan for forvaltningsrevisjon er vedtatt må kontrollutvalget initiere det enkelte prosjekt ut fra prioriteringer i planen. I vurderingen av om prosjekt skal igangsettes eller ikke, må kontrollutvalget ta stilling til om prosjektet fortsatt er relevant, og i så fall, innfallsvinkler og innretning på prosjektet, ressursbruk og tidspunkt for ferdigstillelse. Kontrollutvalget prioriterte aktuelle forvaltningsrevisjonsprosjekt i plan for forvaltningsrevisjon så sent som i møte Kommunestyret sluttet seg til prioriteringene da planen ble behandlet i kommunestyret , sak 113/12. Kontrollutvalget har lagt opp til at bestilling av forvaltningsrevisjon skal skje på første møte i Sekretariatet mener det ikke har oppstått forhold som gjør det aktuelt å endre prioriteringene i planen og legger frem sak om bestilling av rapport vedrørende KOSTRA. KOSTRA KOSTRA (KOmmune-STat-RApportering) er et felles system for innsamling av data fra norske kommuner og fylkeskommuner som har som overordnet mål å bringe frem relevant, pålitelig og sammenlignbar styringsinformasjon om kommunal og fylkeskommunal virksomhet. Samtidig skal KOSTRA bidra til forenkling av innrapporteringen fra kommunesektoren til staten. Fra og med 2001 har rapportering etter KOSTRA-modellen vært obligatorisk for alle kommuner og fylkeskommuner. Korrekte KOSTRA-tall er et viktig virkemiddel for kommuner og fylkeskommuner fordi det gjør det mulig å sammenligne seg med andre med en viss sikkerhet for at tallene måler det samme. Dette kan gi ny og viktig innsikt i egen virksomhet. Det forutsetter imidlertid at det er høy kvalitet på innrapporteringen både i egen og andre organisasjoner. KOSTRA er et standardisert system som i prinsippet skal være nøytralt i forhold til hvordan kommunen er organisert, fordi det tar utgangspunkt i de tjenester kommunen yter, ikke i 11

12 kommunens egne enheter. Dette innebærer at man må fordele kostnader på andre måter enn de man bruker i egen budsjettering, noe som fordrer gode rutiner og kompetanse hos alle enhetene på hvordan kostnader og andre nøkkeltall fordeles riktig mellom ulike typer virksomhet. Forvaltningsrevisjonsprosjekt om KOSTRA-rapportering Revisjon Midt-Norge har i 2011 og 2012 levert rapporter til henholdsvis Sør-Trøndelag fylkeskommune, Skaun kommune og Malvik kommune om KOSTRA-rapportering. Rapportene for de 2 førstnevnte ligger tilgjengelig på KonSek sine hjemmesider. Rapporten for Malvik kommune legges ut ifm møte i kontrollutvalget , men er tilgjengelig ved henvendelse til KonSek. En viktig del av prosjektet vil være å se om det er lagt til rette for å sikre god kvalitet på rapportering av KOSTRA-data i Selbu kommune. I den sammenheng bør revisjonen besvare om kommunen har etablert tilfredsstillende rutiner som sikrer ensartet praksis og forståelse av krav for rapportering til KOSTRA. Om etablerte rutiner for rapportering følges i praksis må også inngå i prosjektet. Det vil være naturlig å få noe tilbakemelding om bruken av KOSTRA-data i kommunen, selv om en ser at kommunen i større grad enn tidligere nå bruker tallmaterialet, bl.a i pågående utviklingsprosjekt. Sekretariatet mener det kan være hensiktsmessig at revisjonen også går dypere ned i datarapportering på et par områder i kommunen. Hvilke områder må vurderes i løpet av prosjektet. Sekretariatet mener at barnehagesektoren kan være ett av områdene, da kostnader på disse områdene har hatt stor fokus i strukturdebatt for barnehagesektoren og budsjettdebatt i desember Ressurser og frist for levering av rapport Ut fra avtale om ressursbruk til forvaltningsrevisjon er det 320 timer til disposisjon til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i Dersom kontrollutvalget slutter seg til at revisjonen skal gå dypere ned i datagrunnlaget, som anført ovenfor, bør det stilles opp til 290 timer til disposisjon for prosjektet. Endelig timeressurs fastsettes i prosjektplanen som utarbeides av revisjonen. Leveringsfrist fastsettes også i prosjektplanen. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å slutte seg til igangsetting av et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på rutiner, kompetanse og praksis for rapportering av KOSTRA-tall i Selbu kommune. Med henblikk på tilgjengelige ressurser til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i 2013, foreslår sekretariatet at prosjektet gjennomføres innenfor en ressursramme på inntil 290 timer. Dersom kontrollutvalget slutter seg til innstillingen betyr det at det kun er 30 timer disponibelt til selskapskontroll. Det er da ikke rom for å igangsette ytterligere selskapskontroll i 2013, ut over en eventuell deltakelse i fellesprosjekt vedrørende Trønderenergi AS sammen med andre kommuner. 12

13 Kontrollutvalgets årsmelding for 2012 Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Selbu kommune /13 Saksbehandler: Arvid Hanssen Arkivkode: Arkivsaknr.: 11/ Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget vedtar årsmelding for Saken legges frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2012 til orientering. Vedlegg Årsmelding 2012 Selbu KU - utkast til KU Saksutredning Kommunelovens bestemmelser om tilsyn og kontroll gir kommunestyret og kontrollutvalget betydelig ansvar og det er derfor viktig med en nær dialog mellom kontrollutvalget og kommunestyret. Kontrollutvalget er kommunestyrets eget kontroll- og tilsynsorgan og skal forestå det løpende tilsynet med kommunen og kommunens virksomhet på vegne av kommunestyret. Utvalget rapporterer sine saker til kommunestyret løpende gjennom året. For å oppsummere foregående års aktivitet og for å gi kommunestyret et innblikk i virksomheten, utarbeider kontrollutvalget likevel sin egen årsmelding som legges frem for kommunestyret til orientering. Kontrollutvalgets sekretariat viser til vedlagte årsmeldingen for kontrollutvalget for Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å oversende saken til kommunestyret og innstille på at årsmeldingen tas til orientering. Kommunestyret kan likevel komme med innspill og tanker knyttet til kontrollutvalgets virksomhet i tilknytning til behandlingen i kommunestyret. 13

14 ÅRSMELDING 2012 KONTROLLUTVALGET I SELBU KOMMUNE Utkast til kontrollutvalgets møte den

15 Innholdsfortegnelse 1. OM KONTROLLUTVALGET, MANDAT OG SAMMENSETNING KONTROLLUTVALGETS SAMMENSETNING RAMMER FOR UTVALGETS ARBEID KONTROLLUTVALGETS RESSURSER Sekretariat Revisjon Økonomi MØTER SAKER DELTAKELSE I RELEVANTE FORA REVISJON REGNSKAPSREVISJON FORVALTNINGSREVISJON GRANSKINGER ELLER UNDERSØKELSER SELSKAPSKONTROLL PÅSEANSVAR OVERFOR REVISJON ETISK STANDARD AVSLUTNING

16 1. Om kontrollutvalget, mandat og sammensetning Kontrollutvalget velges av kommunestyret og skal på vegne av kommunestyret føre det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen. Alle kommuner og fylkeskommuner er pliktig til å velge et kontrollutvalg. Kontrollutvalget skal minst bestå av tre medlemmer, der minst et av medlemmene utgår fra kommunestyret eller fylkestinget. Kommunestyret eller fylkestinget kan foreta nyvalg av kontrollutvalgets medlemmer, men da må hele utvalget velges på nytt. Kontrollutvalget skal ha sekretærbistand i sitt arbeid og kommunestyret skal i henhold til kommuneloven sørge for dette. 1.1 Kontrollutvalgets sammensetning Kontrollutvalget har etter valget høsten 2011 følgende sammensetning Medlemmer Varamedlemmer Ole Halvard Bondahl Leder (H) 1.Edvin Dahlø (H) Ane Bondahl (H) 2. Trine Brændmo ((H) 3. Elin Dahl (H) 4.Toril Øien (H) Arnstein Trøite Nestleder (AP/Sv/FrP) 1. Alf Roar Slind (AP/Sv) Marit J. Bårdsgård Stokke (V/KrF/Sp) 2. Helga Renå (AP/Sv) 3.Arne Varmdal (AP/Sv) 1.Liv Grøtte (V/KrF/Sp) 2 Brynjolv Haave (V/KrF/Sp) 3.Brit Mari Langseth (V/KrF/Sp) Oddvar Olsen (FrP) 1.Bodil Olsen (FrP) 2.Ola H. Stokke (FrP) 3. Atle Olsen (FrP) Utvalget størrelse, sammensetning og representasjon i kommunestyret er i henhold til kravene i kommuneloven og Retningslinjene for kontrollutvalget i Selbu kommune. Kommuneloven krever at minst ett av medlemmene skal utgå fra kommunestyret, mens Selbu kommune har vedtatt at minst to av medlemmene skal sitte i kommunestyret. 1.2 Rammer for utvalgets arbeid Kontrollutvalget er et lovpålagt organ, hvis mandat har grunnlag i kommunelovens bestemmelser om internt tilsyn og kontroll 77: 4. Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). 3 16

17 5. Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalgets oppgaver er i utgangspunktet gitt i kommunelovens 77, og i forskrift om kontrollutvalg av , men kommunestyret kan konkret be utvalget utføre særskilte tilsynsoppgaver på sine vegne. Kontrollutvalgets hovedoppgave er å føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret og påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget skal ifølge kommuneloven sørge for mange oppgaver som vil fremgå av kapittel 3 nedenfor. 1.3 Kontrollutvalgets ressurser Sekretariat Kontrollutvalget har sekretariatsbistand fra KonSek Midt-Norge IKS. Selskapet ble etablert i 2005 og har siden da levert tjenester til Selbu kommunes kontrollutvalg og kontrollutvalgene i 14 andre kommuner/fylkeskommunen i Sør-Trøndelag. Sekretariatet skriver saksframstillinger, bistår kontrollutvalget i praktisk tilrettelegging og oppfølging av møter, utarbeider forslag til plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, samt vedtaksoppfølging. I det løpende arbeidet er sekretariatet bindeledd mellom utvalg og revisjonsselskap, og utfører oppgaver på vegne av kontrollutvalget. Kontrollutvalget har hatt de nødvendige ressurser til sekretariatsarbeid Revisjon Selbu kommune er medeier i, og har avtale om levering av revisjonstjenester med Revisjon Midt- Norge IKS. Selskapet ble etablert i 2005 og leverer revisjonstjenester til Selbu kommune og 14 kommuner/fylkeskommunen i Sør-Trøndelag. Selskapet utfører regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for kommunen. Revisjonsarbeidet gjøres innenfor tildelte ressursrammer Økonomi For å utøve sin funksjon på en god måte har kontrollutvalget lagt vekt på å be kommunestyret om økonomiske rammer som muliggjør en god nok aktivitet. Kontrollutvalget er i henhold til kommuneloven pålagt å utarbeide budsjettforslag for kontroll- og tilsynsvirksomheten i kommunen. Selv om regnskapet for 2012 ikke er avlagt, vil kontrollutvalget, som for tidligere år, holde seg innenfor gjeldende budsjettrammer. Kontrollutvalget hadde i 2012 kroner ,- til disposisjon. Av dette utgjør ca 65 % honorar til Revisjon Midt-Norge IKS, 21 % honorar til KonSek Midt-Norge IKS og 14 % benyttes til aktivitet (inkl lønn) i kontrollutvalget. Arbeid i utvalget 1.4 Møter Kontrollutvalget i Selbu kommune har i 2012 avholdt 5 møter og behandlet 38 saker. Protokoller fra kontrollutvalgets møter oversendes kommunestyret som trykt referatsak. Kommunestyret får dermed løpende oversikt over virksomheten til kontrollutvalget. Utvalget har et ønske om å ha oppdatert informasjon om kommunens virksomhet, og samtidig gjøre egen funksjon mer kjent. I enkelte av kontrollutvalgets møter har det vært gitt orienteringer fra administrasjonen på forskjellige virksomhetsområder i kommunen. 4 17

18 Kontrollutvalget legger vekt på å være synlig og ha god kontakt med kommunens ledelse. Kontrollutvalget vedtok i 2012 å avholde åpne møter. Dette har ikke ført til pågang fra presse og andre. Ordfører og /eller rådmann har deltatt på noen av utvalgets møter, noe kontrollutvalget oppfatter som en styrke i sitt arbeid. 1.5 Saker En stor del av kontrollutvalgets saksbehandling omfatter forhold utvalget er pålagt å arbeide med, gjennom kravene i kommunelovens 77 og forskrift om kontrollutvalg. Hvilket fokus som velges i de ulike arbeidsoppgavene er det i stor grad opp til utvalget å definere selv. Kontrollutvalget kan etter anmodning fra kommunestyret, etter innspill fra innbyggere eller på eget initiativ ta opp forhold ved kommunens virksomhet, og som kan knyttes til utvalgets tilsynsarbeid. Kontrollutvalget er også opptatt av hvordan kommunen følger opp rapporter fra andre tilsyn, og har hatt fokus på noen rapporter fra fylkesmannen. Eksempler på områder som har vært berørt i møter i 2012, utenom de faste ordinære saker knyttet til lovpålagte oppgaver: - Arbeid med- og oppfølging av barnevern orientering fra administrasjonen og leder av barnevernstjenesten i Værnesregionen - Oppfølging av rapporter fra eldre rapporter fra Helsetinsynet orientering fra rådmannen - Tilsynsrapport fra Helsetilsynet juni 2012 gjelder tilsyn med søknad om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn ved NAV - Årsrapporter knyttet til skatteoppkreverfunksjonen - Gaveregnskap sektor Helse og sosial - Rapporter/referat fra representantskap og generalforsamlinger, hvor Selbu kommune er medeier av interkommunale selskap og aksjeselskap - Orientering vedrørende spesialundervisning i Selbu kommune - Henvendelse fra ordfører vedrørende spesialundervisning - Tilsynsrapport fra Selbu ungdomsskole arbeid med spesialundervisning - Orientering om startlån i Selbu kommune 1.6 Deltakelse i relevante fora Alle medlemmer i kontrollutvalget er invitert til bl.a. samlinger i regi av KonSek Midt-Norge IKS, Norges kommunerevisorforbund (NKRF) og Forum for kontroll og tilsyn.(fkt) For å holde seg oppdatert om informasjon som er aktuell for utvalgets oppgaveløsing deltar medlemmene på konferanser og samlinger, når det vurderes som relevant, og mulig, innenfor gitte økonomiske rammer. 5 18

19 2. Revisjon 2.1 Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte,( ) Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Når revisor påpeker forhold i årsregnskapet, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4, skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 4 Kontrollutvalget avgir hvert år uttalelse til kommunens årsregnskap. Uttalelsen vedlegges regnskapssaken til kommunestyret. Formannskapet får kopi av uttalelsen før de gir sin innstilling til kommunestyret. Informasjon fra oppdragsansvarlig revisor og rådmannen er sterkt vektlagt, slik at kontrollutvalget gis relevant og nødvendig kunnskap for å avgi uttalelsen. Det er i tillegg etablert rutiner for orienteringer fra oppdragsansvarlig revisor om planlegging og status i arbeidet med regnskapsrevisjon. Kommunen har de senere år bedret rutiner for avleggelse av regnskap og årsberetninger. Videre har presentasjonen av hovedinnholdet i regnskapet, samt årsmeldingen for kommunen utviklet seg positivt, slik at brukerne ikke trenger å være regnskapskyndige for å forstå regnskapet. I tilknytning til regnskapet for 2011 påpekte kontrollutvalget at det er viktig at kommunen fortsatt har fokus på budsjettkontroller gjennom året og rapporterer tidlig til politisk nivå, der det er fare for at vesentlige avvik kan oppstå. Videre fremhevet kontrollutvalget at det er viktig at kommunen makter å opprettholde økonomisk handlefrihet i årene fremover. 2.2 Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets eller fylkestingets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 5 Kontrollutvalget skal utrede behovet for, planlegge og bestille forvaltningsrevisjoner i kommunen og resultatene fra arbeidet skal rapporteres til kommunestyret. Frekvensen for utarbeidelse av planer for forvaltningsrevisjon skal i henhold til kommuneloven være minimum èn gang i hver valgperiode. Kontrollutvalget utarbeider nå 2-årlige planer. Kommunestyret vedtok plan for i desember Alle forvaltningsrapporter legges fram for kontrollutvalget etter hvert som de avlegges og revisor foretar en gjennomgang av revisjonsarbeidet og konklusjonene. Samtlige rapporter sendes videre til kommunestyret. 6 19

20 Et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på samarbeidet mellom kommunen og Selbu Næringsforum ble behandlet i kontrollutvalget i april 2012 og sluttbehandlet i kommunestyret i juni I tråd med kommunestyrevedtak ga rådmannen kontrollutvalget tilbakemelding om oppfølging av rapporten i møtet Utvalget var ikke fornøyd med rådmannens tilbakemelding og følger opp saken i sitt første møte i Videre har kontrollutvalget i april 2012 fulgt opp kommunestyrets vedtak fra behandlingen av forvaltningsrevisjonsrapport fra 2011 om Omdømme og omdømmebygging i Selbu kommune. Kontrollutvalget var fornøyd med rådmannens oppfølging. 2.3 Granskinger eller undersøkelser Kontrollutvalget kan på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret, ta tak i forhold som kan oppfattes som uønskede eller i strid med mål om en effektiv og forsvarlig forvaltning av kommunens ressurser. Det har ikke vært gjennomført granskinger i Selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 6 En forutsetning for å kunne føre kontroll med om kommunens formål med eierskap blir i varetatt er at formål og strategier er tilstrekkelig klarlagt fra kommunen sin side. Overordnet eierstrategi kom på plass i 2011 og kommunestyret har senere fått på plass eierskapsmeldinger for en del av sine selskap. Kontrollutvalg har i 2012 utarbeidet ny plan for selskapskontroll for Den endelige planen, hvor det er gjort prioriteringer er vedtatt av kommunestyret. Kontrollutvalget har ikke bestilt selskapskontroller i 2012, men skal påse at det blir gjennomført selskapskontroll i løpet av valgperioden. Kontrollutvalget vil i løpet at 2013 trolig bestille selskapskontroll i forhold til selskap som Selbu kommune eier sammen med andre kommuner. 3. Påseansvar overfor revisjon Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. (Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 3) 7 20

21 Det er i forskriftene gitt en del bestemmelser om formelle krav som skal stilles til valgt revisor, herunder krav til utdanning, vandel, uavhengighet og objektivitet. Disse forholdene hviler det et ansvar på revisor å dokumentere, og det er etablert rutiner for at dette skjer. 4. Etisk standard I juni 2009 ble kommuneloven endret og 1, Lovens formål, fikk tillagt en ny setning: Loven skal også legge til rette for en tillitskapende forvaltning som bygger på en høy etisk standard. Endringen trådte i kraft 1. juli Det er i 2012 ikke gjennomført spesielle kontroller knyttet til etikk, men kontrollutvalget har berørt spørsmålet knyttet til oppfølging av gaveregnskaper ved Helse og sosial. Kontrollutvalget har i 2012 protokollert at rådmannen skal orientere om praktisering og oppfølging av de etiske retningslinjene i Selbu kommune. Dette vil bli fulgt opp i Avslutning I tillegg til en oppsummering av årets virksomhet anser kontrollutvalget årsmeldingen som et dokument for å informere om utvalget og dets virksomhet. Kontrollutvalgets saker ligger åpent på sekretariatets hjemmesider: kontrollutvalgene/selbu. Målet om å være uavhengig i sitt arbeide anser kontrollutvalget at det har ivaretatt på en god måte. I utvalgsmøtene er det tilsynsperspektivet som styrer diskusjoner og vedtak. Sakene som er behandlet i utvalget bærer ikke preg av å være politiske omkamper eller ha partipolitiske agendaer. Utvalget er bevisst på problemstillinger knyttet til uavhengigheten og setter denne høyt i sitt arbeid. Kontrollutvalgets arbeid krever at medlemmene er aktive og setter seg inn i til dels kompliserte saker som kan favne hele virksomhetsområdet som Selbu kommune er beskjeftiget med. Kontrollutvalgets arbeid krever et nært og godt samarbeid med kommunestyret og administrasjonen i Selbu kommune. Utvalget takker for samarbeidet som har vært i året som har gått og ser frem til et fortsatt nært og godt samarbeid. På denne måten kan kontrollutvalget på sin måte bidra til en velfungerende forvaltning og størst mulig tillit til kommunen, til beste for kommunen og den enkelte innbygger i Selbu kommune. Selbu 15. januar 2012 Ole Halvard Bondahl Kontrollutvalgets leder 8 21

22 Eventuelt Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Selbu kommune /13 Saksbehandler: Arvid Hanssen Arkivkode: Arkivsaknr.: 12/196-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling. 22