Workshop Nord-Norge 12. og 13. november.

Transkript

1 Workshop Nord-Norge 12. og 13. november

2 Kommunal- og moderniseringsdepartementet Velkommen til workshop 1: Digital kompetanse i kommunene Sandro Moe Melgalvis Tromsø, 12. november 2018

3 Innføring av velferdsteknologi: 20% Teknologi 80% Organisasjon St.meld. Innovasjon i omsorg "Mye av nøkkelen til suksessen ligger i at partene involverte brukerne, altså de ansatte, som skulle bruke teknologien." Marit Røed Halvorsen, Helseetaten i Oslo kommune, KR

4 Formål Tilby kunnskap og arenaer for lokalt utviklingsarbeid innenfor temaet digitalisering og kompetanseutvikling. Målet er at deltakerne skal få økt kunnskap, innsikt og forståelse for den og omstilling og organisasjonsutvikling som følger av digitaliseringsarbeid. Hvordan prosjektene organiseres og løses er opp til kommunene selv. Deltakelse av folkevalgte, ledere og tillitsvalgte/ medarbeidere vektlegges av partene.

5 Workshop Nord-Norge 12. og 13. november Kommunal- og moderniseringsdepartementet

6 Program 12. november Velkommen Nasjonale digitaliseringsprosjekter hva skjer og hvordan nyttiggjøre seg dem? v/ KS Hallvard Hoen Digitalisering, informasjonssikkerhet og personvern hvilke hensyn må vi ta? Innledning v/ Olve Molvik KS Konsulent Hva er status i vårt digitaliseringsarbeid? Korte innledninger fra deltakerkommunene Gode råd for å lykkes med digitale omstillingsprosesser. Hvilke krav stilles til den digitale leder? Digital omstilling -muligheter og utfordringer i et arbeidstakerperspektiv v/ arbeidstakerorganisasjonen. Ved Torstein Amdal Fagforbundet. Robotene er tatt i bruk eksempler fra Narvik kommune. Ved Per Jacobsen. Digitalisering og bruk av tjenestedesign. v/monica Larssen Harstad kommune Vi konkretiserer og definerer eget case Avslutning Pauser kl og kl inkl enkel servering

7 Program 13. november Hvordan jobber vi sammen for å utvikle en lærings- og innovasjonskultur? Refleksjon relatert til egne prosjekter. Hvilket behov er det vi skal løse? Vi arbeider med egne case. Fasiliteres av KS Konsulent Pause Hvordan sikrer vi gjennomføringskraft og styring av den digitale transformasjonen? Innledning ved KS Konsulent Vi gjør nytte av erfaringene fra work-shop og lager plan for videre arbeid i egen kommune. Gruppeoppgaver og refleksjon Lunsj og vel hjem!

8 Nasjonale digitaliseringsprosjekter hva skjer og hvordan nyttiggjøre dem i egen kommune? KS v/hallvard Hoen

9 Nasjonale prosjekt i egen kommune Drøft hva er status hos oss Hvordan kan vi gjøre nytte av disse prosjektene? Hva vil være viktig at vi tar tak i? Hva lurer vi på i forbindelse med de nasjonale prosjektene?

10 Digitalisering, informasjonssikkerhet og personvern hvilke hensyn må vi ta? Innledning v/ KS konsulent Olve Molvik

11

12 Et samfunn i endring

13 Personvern på dagsorden 87 millioner brukere berørt Personopplysningene ble tilgjengeliggjort av Facebook overfor tredjepartsutviklere mot betaling Hvilken påvirkning har vi blitt utsatt for?

14 Digitale tjenester er avhengig av tillit

15 Personvernprinsippene art 5 Lovlighet, rettferdighet og gjennomsiktighet Formålsbegrensning Dataminimering Riktighet Lagringsbegrensning Integritet og fortrolighet - sikkerhet Behandlingsansvarlig ansvarlig for at prinsippene overholdes og kan dokumenteres.

16 Personvern vs informasjonssikkerhet Personvern et viktig demokratisk prinsipp: "Enhver har rett til respekt for sitt privatliv og familieliv, sitt hjem og sin korrespondanse.» Informasjonssikkerhet - handler om å beskytte informasjonsverdiene: Tilgjengelighet Konfidensialitet Integritet

17

18 Begrepsavklaringer Behandling av personopplysninger = enhver bruk av personopplysninger, som f.eks. innsamling, registrering, sammenstilling, lagring og utlevering eller en kombinasjon av slike bruksmåter Behandlingsansvarlig = den som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger og hvilke hjelpemidler som skal brukes Databehandler = den som behandler personopplysninger på vegne av den behandlingsansvarlige Personvernombud = ressursperson i virksomheten som bistår behandlingsansvarlig i å overholde regelverket, kan være ekstern eller intern

19 Datatilsynet virksomhetens plikter

20 ROS matrise Difi støtteverktøy

21 DPIA En vurdering av personvernkonsekvenser (Data Protection Impact Assessment - DPIA) skal sikre at personvernet til de som er registrert i løsningen ivaretas. Altså både ROS-vurdering OG vurdering av personvernkonsekvenser

22 Oversikt over behandlinger Informasjon Systemer Formål Sikringstiltak Lagring og kommunikasjon Rutiner for varsling Underleverandør DB-avtale

23 Krav til dokumentasjon Protokoll (register) over beh.aktiviteter Informasjonssikkerhet og rutiner for å ivareta sikkerheten for personopplysninger Rutine for varsling ved brudd på personopplysningssikkerheten Dokumentasjon av tekniske og organisatoriske tiltak for informasjonssikkerhet og risikovurdering Vurdering av personvernkonsekvenser Rutiner for hvordan behandlingens lovlighet sikres, som f.eks lovlig behandlingsgrunnlag (herunder sikring av samtykke, interesseavveining mv.) Rutine for oppstart og opphør av behandling av personopplysninger Rutiner for å sikre personopplysningenes riktighet Rutiner for informering av registrerte Rutiner for overholdelse av adferdsnormer sikkerhetsregler Rutiner for bruk av datahandlere Rutiner for overføring av personopplysninger, herunder til land utenfor EU/EØS Rutiner for utpeking, stilling og oppgaver for personvernombud Rutine for innsyn i arbeidstakers e- postkasse

24 Nøkkelen ligger i kvalitetsarbeidet

25 Maler fra KS Databehandleravtale Samtykkeerklæring Personvernerklæring for ansatte Personvernerklæring for eksterne

26 Andre verktøy

27 GDPR kort oppsummert Alle virksomheter som behandler personopplysninger må ha et fungerende styringssystem for informasjonssikkerhet Må ha en dokumentert oversikt over hvilke personopplysninger dere behandler. Meldeplikten er erstattet av ansvar Personvernombud (Data Protection Officer) DPIA Personvernerklæringer Rutiner for varsling til Datatilsynet innen 72 timer Databehandleravtaler Dataportabilitet Innebygd personvern - viktig innledningsvis i alle prosjekter

28 Til refleksjon Hvordan ivaretar dere personvern i din kommune? Bruk personvernprinsippene som utgangspunkt for refleksjon. Hvordan har dere involvert personvernombudet i digitaliseringsarbeidet?

29 Hva er status i vårt digitaliseringsarbeid? Hva er innbyggernes og næringslivets forventninger? Og suksesser og utfordringerherunder organisering av arbeidet også med tanke på partssamarbeid.

30 Workshop Nord-Norge november

31 Rekkefølge 5 min pr kommune Narvik kommune (ny kommune med Narvik, Ballangen og Tysfjord) Lyngen kommune Porsanger kommune Senja kommune (sammenslåing av Berg, Lenvik, Torsken og Tranøy) Tromsø kommune Bardu kommune Harstad kommune

32 Hva har vi nå hørt som vi kan gjøre nytte av? Lurer vi på noe? Diskuter med sidemann sjekk ut på bordet

33 Rekkefølge 5 min pr kommune Narvik kommune (ny kommune med Narvik, Ballangen og Tysfjord) Lyngen kommune Porsanger kommune Senja kommune (sammenslåing av Berg, Lenvik, Torsken og Tranøy) Tromsø kommune Bardu kommune Harstad kommune

34 Robotene er tatt i bruk eksempler fra Narvik kommune. Ved Per Jacobsen.

35 Digitalisering og bruk av tjenestedesign. v/monica Larssen Harstad kommune.

36 Digital omstilling -muligheter og utfordringer sett fra arbeidstakersiden. v/ Fagforbundet Torstein Amdal

37 Gode råd for å lykkes med digitale omstillingsprosesser. Hvilke krav stilles til den digitale leder?

38 Om rapporten Oppdrag fra KS 7 case organisasjoner Bærum kommune Bergen kommune Trondheim kommune Oslo kommune NAV Trondheim parkering Sparebank 1 SR-Bank Hvilke utfordringer ser man? Hva skal til for å lykkes? Håndtering av arbeidsgiverrollen

39 «I en kommunal kontekst er en digital virksomhet en organisasjon som anvender teknologi til å løse samfunnsoppdraget på bedre og mer effektive måter. En digital kommune setter innbyggerne i sentrum, har standardisert og automatisert en rekke prosesser, bruker data som innsatsfaktor i sin tjenesteyting og anvender korte og eksperimenterende utviklingsprosjekter.»

40 Hvordan lykkes?

41 Gode råd for lykkes med digitale omstillingsprosesser 1. Politisk og administrativ ledelse må ta aktivt eierskap til den digitale omstillingen 2. Alle ansatte må involveres i omstillingsprosessene 3. Gi handlingsrom til ildsjeler og endringsagenter 4. Digitalisering må henge sammen med utvikling av en lærings- og innovasjonskultur 5. Digital omstilling handler om å vurdere dagens arbeidsprosesser og organisering på nytt 6. Rekrutter spisskompetanse og legg til rette for kontinuerlig læring på arbeidsplassen 7. Gevinster må planlegges tidlig og følges opp over tid 8. For å gi kraft til digitaliseringsprosjekter bør det etableres egne program ved siden av ordinær drift 9. IT-prosesser og anskaffelser må forankres i overordnet ledelse

42 1. Politisk og administrativ ledelse må ta aktivt eierskap til den digitale omstillingen Politisk og administrativ ledelse må ta aktivt eierskap til kommunens digitalisering Tydelig forankret i rådmannens ledergruppe Vilje til å investere i digital omstilling øker med forståelse Felles forståelse for hvilke grep digitale omstillinger krever

43 2. Alle ansatte må involveres i omstillingsprosessene Kommunikasjon og involvering av mellomledere og medarbeidere Involvering av tillitsvalgte og medarbeidere øker forståelse for endringsbehov Mestringstro og vilje til gjennomføring av endring Involvering skaper også ofte bedre løsninger, da de bringer inn nye perspektiv Kommunikasjonsbehovet er stort Mellomleders digitale og omstillingskompetanse

44 3. Gi handlingsrom til ildsjeler og endringsagenter Den tidlige digitaliseringsinnsatsen ble drevet av ildsjeler Gi medarbeidere med kunnskap og engasjement spillerom, annerkjennelse og støtte Pilotprosjekt Bruk endringsagenter ( mellomledere, tillitsvalgte eller medarbeidere) Stor interesse for teknologi og energi/motivasjon til å skape de endringene som prosjektene legger opp til Oversette teknologiens betydning til et ufarlig, forståelig og relevant språk

45 4. Digitalisering må henge sammen med utvikling av en lærings- og innovasjonskultur En digital kompetent organisasjon kjennetegnes av en kultur som aksepterer og fremmer endring Å skape en innovasjons- og læringskultur tar tid og jobbes med parallelt Bidrag for å styrke lærings/endringskultur Eksperimentering Innovative anskaffelser Bruk av tjenestedesign

46 5. Digital omstilling handler om å vurdere dagens arbeidsprosesser og organisering på nytt For å få effekt av digitalisering må arbeidsprosesser endres Medarbeider må motiveres til gjøre noe nytt kontinuerlig læring Digital omstilling som organisasjonsutviklingsprosess Ny teknologi som driver men fører ikke til ønsket resultat i seg selv

47 6. Rekrutter spisskompetanse og legg til rette for kontinuerlig læring på arbeidsplassen Ledere må være i stand til å forstå hvordan teknologi kan utnyttes til å løse virksomhetens oppgaver på nye og bedre måter Leders evne til å lede omstillingsprosesser, rollemodeller og meningsbærere IT- avdelingen må ha kunnskap om nye teknologier og trender Evnen til å ta i bruk og hente ut planlagte gevinster Samtlige medarbeidere må ha kompetanse til å ta i bruke digitale verktøy og løsninger. Tilegne seg helt ny kompetanse oppgaver automatiseres og rasjonaliseres bort Tjenestedesign, lean, personvern, prosjektledelse..

48 7. Gevinster må planlegges tidlig og følges opp over tid Gevinster for brukerne i form av forenkling og forbedring. Portefølje av digitaliseringsinitiativ krever systematisk gevinstarbeid Standardiserte metoder for gevinstrealisering (eks DIFIs prosjektveiviser) God planlegging, tydelig forventing til hvilke gevinstuttak som skal realiseres Manglende gevinstrealisering kan skyldes: Lav omstillingsevne Endringer tar lengre tid Motstand medfører at endringer ikke blir gjennomført

49 «Galskap er å gjøre det samme om og om igjen og forvente et annet resultat»

50 8. For å gi kraft til digitaliseringsprosjekter bør det etableres egne program ved siden av ordinær drift Sentralisert digitaliseringsansvaret Egne program- og porteføljestyring håndtere drift og utvikling i parallell. Legge til rette for standardisering og profesjonalisering av metodikk og verktøy Innovasjon som del av utvikling Bort fra kravspesifikasjoner med «skal» og «bør», over til korte utviklingsprosesser med å teste løsning raskt Innovative anskaffelser Direkte brukermedvirkning

51 9. IT-prosesser og anskaffelser må forankres i overordnet ledelse Koordinert og enhetlig tilnærming til digitalisering, herunder samle beslutningsmyndighet knyttet til forvaltning, utvikling og drift av IT Standardisert IT-infrastruktur, systemansvar overføres IT avdeling Fagavdeling får anledning til å konsentrere seg om å tilpasse og forbedre arbeidsprosesser IT-anskaffelser koordineres i tett samarbeid.

52 Gode råd for lykkes med digitale omstillingsprosesser 1. Politisk og administrativ ledelse må ta aktivt eierskap til den digitale omstillingen 2. Alle ansatte må involveres i omstillingsprosessene 3. Gi handlingsrom til ildsjeler og endringsagenter 4. Digitalisering må henge sammen med utvikling av en lærings- og innovasjonskultur 5. Digital omstilling handler om å vurdere dagens arbeidsprosesser og organisering på nytt 6. Rekrutter spisskompetanse og legg til rette for kontinuerlig læring på arbeidsplassen 7. Gevinster må planlegges tidlig og følges opp over tid 8. For å gi kraft til digitaliseringsprosjekter bør det etableres egne program ved siden av ordinær drift 9. IT-prosesser og anskaffelser må forankres i overordnet ledelse

53 Vi konkretiserer og definerer eget case.

54 Gode råd for lykkes med digitale omstillingsprosesser 1. Politisk og administrativ ledelse må ta aktivt eierskap til den digitale Hvordan ser omstillingen dere dette igjen i 2. Alle ansatte må involveres i omstillingsprosessene 3. Gi handlingsrom til ildsjeler og endringsagenter egen kommune? 4. Digitalisering må henge sammen med utvikling av en lærings- og innovasjonskultur 5. Digital omstilling handler om å vurdere dagens arbeidsprosesser og organisering på nytt 6. Rekrutter spisskompetanse og legg til rette for kontinuerlig læring på arbeidsplassen 7. Gevinster må planlegges tidlig og følges opp over tid 8. For å gi kraft til digitaliseringsprosjekter bør det etableres egne program ved siden av ordinær drift 9. IT-prosesser og anskaffelser må forankres i overordnet ledelse

55 Vi konkretiserer case «Falling in love with the problem»

56 Konkretisering av prosjekt/case 2 minutter individuelt Del på gruppen Konkretiser i gruppen og forbered dere på hva dere vil dele med de andre deltakerne