Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Selbu kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Selbu kommune Arkivsak: Møtedato/tid: , kl. 18:00 Møtested: Deltagere: Forfall: Kopi: Rådhuset, formannskapssalen Ole Halvard Bondahl, leder Arnstein Trøite Ane Bondahl Marit J. B.Stokke Oddvar Olsen Rådmannen Revisjon Midt-Norge IKS (RMN) Arvid Hanssen, KonSek Midt-Norge Ingen 1.og 2. varamedlem, postmottak Selbu kommune, postmottak RMN, ordfører, Anna Ølnes RMN, Wenche Holt, RMN og Arve Gausen, RMN Sakliste 015/12 Forvaltningsrevisjonsrapport mai Samarbeidet med Selbu Næringsforum 016/12 Gaveregnskap sektor helse og sosial 017/12 Plan for selskapskontroll /12 Forarbeid til plan for forvaltningsrevisjon /12 Kontrollutvalget - åpne eller lukkede møter? 020/12 Avtaler mellom kontrollutvalget og Revisjons Midt-Norge IKS for /12 Referatsaker 022/12 Eventuelt Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Arvid Hanssen på telefon , eller e-post: arvid.hanssen@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Ole Halvard Bondahl (sign.) Leder av kontrollutvalget Arvid Hanssen Daglig leder, KonSek Side 1 av1 1

2 Forvaltningsrevisjonsrapport mai Samarbeidet med Selbu Næringsforum Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Selbu kommune /12 Saksbehandler: Arvid Hanssen Arkivkode: 216, &58 Arkivsaknr.: 11/ Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten til etterretning. 2. Kommunestyret er ikke tilfreds med rådmannens oppfølging av kommunestyrets vedtak i sak 18/2005, etter forvaltningsrevisjonsrapport knyttet til Næringsfondet i Kommunestyret ber rådmannen om å følge opp revisjonens anbefalinger og gi kontrollutvalget en skriftlig tilbakemelding om status til kontrollutvalgets møte den Vedlegg Ny rapport Samarbeidet med Selbu Næringsforum Saksutredning Kontrollutvalgets bestilling Kontrollutvalget foretok bestilling av prosjektet i sak 19/11 i møte Målet med prosjektet var å avklare om de politiske, økonomiske og administrative intensjoner med avtalen med Selbu Næringsforum er oppfylt. Prosjektet skulle også avklare om bruken av midlene i næringsfondet er i tråd med gjeldende regelverk. Kontrollutvalget var før bestillingen kjent med at det fra politisk hold var etterlyst en evaluering av avtalen med Selbu Næringsforum, men at rådmannen ikke hadde ressurser til å gjennomføre dette før i løpet av Rådmann og ordfører var positive til at kontrollutvalget ønsket å prioritere dette området og kom med innspill i forhold til punkter det var ønskelig å få svar på gjennom forvaltningsrevisjonsprosjektet. De mente det var viktig å redusere behovet, eventuelt omfanget, av en administrativ evaluering i tillegg til revisjonens gjennomgang. Som det fremgår ovenfor begrenset kontrollutvalget sin bestilling til å gjelde om intensjonene med avtalen er oppfylt, samt at bruken av næringsfondet er i tråd med regleverket. Etter kontrollutvalgets syn var dette viktige punkter å få svar på. 2

3 Problemstilling Dialogen mellom kontrollutvalget og revisor endte opp i følgende problemstillinger som skulle besvares: 1. Har samarbeidet mellom Selbu Næringsforum( SNF) oppfylt kommunens intensjoner med avtalen? 2. Er kommunens bruk av midler fra Næringsfondet i tråd med gjeldende regleverk? Resultater fra undersøkelsen Kontrollutvalget fikk fremlagt forvaltningsrevisjonsrapport, datert i sitt møte Utvalget mente at spesielt vedlegg 3 til rapporten inneholdt informasjon som kunne være misvisende og at det var nødvendig med ytterligere undersøkelser og avklaringer. Revisjonen sa seg enig i dette. Ny rapport, datert , er fremlagt og følger saken. Endringer i forhold til opprinnelig rapport er omtalt i vedlegg 1b i rapporten. Revisjon Midt-Norge IKS sin konklusjon fremgår av pkt 6 i rapporten. Deler av innholdet gjengis nedenfor: Har samarbeidet mellom Selbu Næringsforum( SNF) oppfylt kommunens intensjoner med avtalen? Revisjonen konkluderer med at begge parter er tilfreds med samarbeidet. Fra kommunens politiske og administrative hold er tilbakemeldingen at samarbeidet har styrket kommunens næringsutvikling, og at kommunen har kommet nærmere næringslivets aktører gjennom samarbeidet. Revisjonen konkluderer videre med at samarbeidsavtalen er et godt grep for å styrke kommunens næringsutvikling. De ser likevel at SNF har utfordringer med å engasjere sine medlemmer i spørsmål som vedrører næringsutvikling. Dette vedrører også samarbeidet med kommunen, der det er store forventninger til å komme nærmere det lokale næringslivet gjennom SNF. Næringskonferansen er et unntak her, og et eksempel på en viktig arena for kommunen, SNF og det lokale næringslivet. SNF har en dobbeltrolle som medlemsorganisasjon og som det operative saksbehandlingsapparatet for kommunen. Dette kan ifølge revisjonen sette tilliten på prøve, dersom politikere og innbyggere blir i tvil om SNF håndtering. Etter revisjonens vurdering mangler det formelle rutiner og prosedyrer, som synliggjør at SNF håndterer rollen sin på en balansert og ryddig måte. Videre mener revisjonen at det er det viktig at SNF er tydelig på rollen sin, der det kan oppstå motsetninger mellom kommunens intensjoner og det lokale næringslivets forventninger. Gjennom samarbeidsavtalen har kommunen, ifølge revisjonen, fått et større og mer robust fagmiljø innen næringsutvikling. Det er tett dialog mellom administrasjonen, ved sektorsjef for bygdautvikling, og SNF. Det mangler likevel noen formelle rutiner i denne dialogen, som for eksempel referat fra de jevnlige samarbeidsmøtene som er mellom SNF og den administrative ledelsen. Revisjonen tror både kommunen og SNF har et potensial for å styrke fagmiljøet ved at også de som driver næringsutvikling innen kultur, landbruk og skogbruk blir tettere involvert i samarbeidet med SNF. Revisjonen mener ellers at det er lite som tyder på at kommunen har redusert sine utgifter til organisering og arbeid med næringsutvikling, men mulig effektiviseringsgevinst. 3

4 Er kommunens bruk av midler fra næringsfondet i tråd med gjeldende regelverk? Selbu kommunes vedtekter er fra 1995, og er derfor ikke revidert etter at Kommunal og Regionaldepartementet (KRD) kom med nye føringer for næringsfond og kraftfond i 1998 og Kommunestyrets vedtak etter revisjonsrapport i 2005 er mangelfullt fulgt opp. Det er utarbeidet lokale retningslinjer for kontroll og utbetaling av midler fra næringsfondet fra Revisjonen mener det er svakheter knyttet til formalisering av prosedyrer og rutiner for saksbehandling av næringsfondet. SNF har oppmerksomhet på habilitet og uavhengighet, men mangler formaliserte rutiner for hvordan enheten skal håndtere det. En gjennomgang av utvalgte tildelinger viser, ifølge revisjonen, at det er mangler i saksbehandlingen, og oppfølgingen av tilskuddsmottakere er ikke i tråd med bestemmelsene i rundskriv og vedtekter. Revisors anbefalinger På bakgrunn av undersøkelsen gir revisor følgende anbefalinger: - foreta en gjennomgang av vedtektene for næringsfondet - styrke samarbeidet med SNF for at de framstår med en tydelig rolle - styrke samarbeidet med SNF, for å engasjere medlemmer og andre næringsaktører i kommunen i arrangement om næringsutvikling i kommunen - sørge for at ansatte ved SNF får opplæring i, og lett tilgang til relevante elektroniske system, slik de kan bruke disse i sin saksbehandling for kommunen - sørge for gode rutiner, slik at saksbehandling av næringssaker skjer i tråd med regelverket. Kontrollutvalgssekretariatets vurderinger Etter sekretariatets vurderinger har Revisjon Midt-Norge IKS gjennomført en relevant undersøkelse ut fra spissingen av prosjektet som ble gjort i bestillingsprosessen. Revisor har besvart problemstillingene og kommet med anbefalinger overfor kommunen. Det er positivt at både SNF og kommunen utrykker tilfredshet med samarbeidet og at mye tyder på at kommunens næringsutvikling er styrket og at kommunen har kommet nærmere næringslivet i Selbu kommune, som følge av avtalen. Sekretariatet har merket seg at rådmannen i høringsmøtet har gitt uttrykk for at samarbeidet mellom kommunen og SNF har vært mer motsetningsfylt enn det revisjonen har fått frem gjennom sine intervjuer. Rapporten bør være et positivt bidrag til diskusjon om hvordan samarbeidet og utviklingen bør være fremover, da revisjonen gjennom anbefalingene har pekt på flere forhold det bør ses nærmere på. Problemstilling 2 går på om bruken av næringsfondet er i tråd med regelverket. Et viktig moment for at kontrollutvalget ville ta med denne problemstillingen i prosjektet var å se om kommunen har fulgt opp revisors anbefalinger i forvaltningsrapport som ble behandlet i kommunestyret i Forvaltningsrevisjonsrapporter skal gi tilbakemelding om status på et område. Like viktig er det, etter sekretariatets vurdering, at kommunen følger opp rapporter og at de bidrar til at organisasjonen videreutvikles og rutiner forbedres. Rapporten viser at flere av anbefalingene fra 2005 ikke er fulgt opp i tilstrekkelig grad. I tillegg til at vedtektene ikke er oppdatert etter forrige revisjonsrapport, har sekretariatet spesielt merket seg at saksbehandlingsprosedyrer ikke følges og at nødvendig kontroll ikke 4

5 gjennomføres. Dette er forhold som etter sekretariatets vurdering bør tas tak i raskt. Det er kontrollert 22 tildelinger i (30 %). At det ved nesten samtlige kontrollerte tilskudd ifølge rapporten ikke er dokumentert at det er levert årsregnskap og at det i 4 tilfeller er utbetalt tilskudd tross manglende dokumentasjon av utgifter, er urovekkende. Dette er forhold som rådmannen må følge opp videre og gi skriftlig tilbakemelding om. Sekretariatet finner det også naturlig at kontrollutvalget, i tilknytning til regnskapsrevisjonen, ber revisjonen vurdere å følge opp rutinene rundt utbetalinger fra næringsfondet, med spesiell fokus dokumentasjon. Revisjon Midt-Norge IKS vil, om det er ønske fra kontrollutvalget, gi en ny presentasjon av rapporten etter foretatte justeringer. En eventuell presentasjon i kommunestyret avklares med ordfører. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anser forvaltningsrevisjonsrapporten Samarbeidet med Selbu Næringsforum for å gi en god tilbakemelding på hvordan SNF og Selbu kommune oppfatter samarbeidet og nytten av inngått avtale. Rapporten viser at det på enkelte områder er et klart forbedringspotensial, og at det er nødvendig å sette fokus på disse. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å ta rapporten til etterretning og legge den frem for kommunestyret med innstillingen som følger saken. 5

6 Gaveregnskap sektor helse og sosial Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Selbu kommune /12 Saksbehandler: Arvid Hanssen Arkivkode: Arkivsaknr.: 12/92-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget ber om at sektor helse og sosial årlig oversender sak vedrørende godkjenning av gavemidler til kontrollutvalgets sekretariat, så snart saken er behandlet i hovedutvalget. Vedlegg Sak i hovedutvalg helse og sosial. Revisors brev, datert vedrørende gaveregnskap Revisors brev, datert vedrørende gaveregnskap Saksutredning Selbu kommune mottar årlig relativt store beløp i gavemidler. Hovedutvalg for helse og sosial vedtok i sak 31/00 i sitt møte , hvordan behandling av gavemidler skal skje. Følgende 5 punkter ble vedtatt: 1. Gavemidler settes inn på bankkonto tilhørende avdelingen de er gitt til. For sykehjemmet er det en samlet konto. 2. Gavemidler gitt til konkrete formål brukes til dette. Gavemidler som ikke er gitt til konkrete forhold brukes til trivselsfremende tiltak for brukerne. 3. Helse- og sosialsjef er hovedansvarlig for at midlene brukes i henhold til givers ønske, og at det føres regnskap for bruken av midlene. Regnskapet revideres av distriktsrevisjonen. 4. Helse- og sosialsjefen kan delegere det daglige ansvaret for disponeringen og regnskapsføringen av midlene til annen navngitt person. 5. Revidert regnskap forelegges helse- og sosialutvalget for godkjenning. Kontrollutvalget har de senere år fått seg forelagt, som referatsak, saken fra hovedutvalget hvor gaveregnskapene godkjennes. I sak 24/06, som ble behandlet i kontrollutvalget , ble følgende vedtatt: Kontrollutvalget ber revisjonen følge opp at gaveregnskaper behandles i tråd med retningslinjene og godkjennes som egen sak i sektorstyret. Kopi av helse og sosialstyrets behandling av saken sendes kontrollutvalget som referatsak. Sak vedrørende gaveregnskapene for 2010 ble behandlet i hovedutvalget og følgende vedtak ble fattet: 1. Regnskapet av gavekontoene i Sektor Helse og sosial 2010 godkjennes. 2. Saken oversendes kontrollutvalget 6

7 3. Hovedutvalget ber om mer forklarende tekst og at alle beløp tas med i regnskapet. Saken ble oversendt kontrollutvalgets sekretariat den etter henvendelse til Selbu kommune. I forhold til revisjon av regnskapet for 2010 har revisjonen, som det fremgår av vedlegg til saken, bedt om at kostnader til trening for ansatte omposteres mellom 2 gavekonti. Iflg saksfremlegget til hovedutvalget er dette korrigert i Sekretariatet har etterlyst status for behandling av regnskapene for Regnskapene for 2011 er nå revidert, men regnskapene er ikke fremlagt i hovedutvalget. Revisjonens brev vedrørende regnskapene for 2011 er oversendt Selbu kommune og legges også med som vedlegg i denne saken. Som det fremgår av revisjonens siste brev er korrigeringen som ble gjort i 2011 feil, slik at det nå er totalt kr som skal tilbakeføres konto for bruksrettede midler hjemmebasert omsorg fra konto for gavemidler velferd ansatte hjemmebasert omsorg. Iflg oversikten i brevet som ligger med fra revisjonen, datert er det kun kr på de ansattes konto per Sekretariatet hadde samtaler rundt rådmannen rundt dette forholdet den Sekretariatet forutsetter at dette følges opp av hovedutvalget og administrasjonen i 2012, da det kan synes som at det er brukt mer midler på de ansatte, enn summen av midler som er blitt tilført via gaver. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet mener at hovedutvalget i tilknytning til behandlingen av regnskapet for 2011 må påse at forholdene som revisjonen har tatt opp bringes i orden. Videre må kontrollutvalget informeres raskt etter at hovedutvalget behandler gaveregnskapene. I tråd med dette foreslås det i innstillingen at sak vedrørende gavemidler oversendes kontrollutvalget så snart behandlingen i hovedutvalget er avsluttet. Kontrollutvalget bør vurdere om denne saken bør oversendes hovedutvalget til orientering før de behandler gaveregnskapene. 7

8 Selbu kommune Arkiv: 216 Arkivsaksnr: 2008/ Dok:9136/2011 Saksbehandler: Stein Gunnar Espe Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for helsevern og sosial omsorg 23/ Gaveregnskap sektor helse og sosial. Vedlegg: Regnskap Selbu sykehjem Enhet for demente Regnskap Selbu sykehjem BRA-avd Regnskap Selbu sykehjem ansatte BRA-avd Regnskap ansatte Hj.basert omsorg Regnskap pleie- og omsorg Regnskap Nestved Regnskap ansatte 2.etg Regnskap 2. etg Regnskap arbeidssamvirket Særattestasjon Revisjon - Gavemidler 2010 Helse-og sosial Rådmannens innstilling 1. Regnskapet av gavekontoene i Sektor Helse og sosial 2010 godkjennes. 2. Saken oversendes Kontrollutvalget Behandling i Hovedutvalg for helsevern og sosial omsorg Spørsmål ved regnskap Pleie- og omsorg, sum mangler i tilknytning til et bilag Ingen anmerkning fra revisjon. Hovedutvalget fremmet følgende forslag til nytt pkt 3.: Hovedutvalget ber om mer forklarende tekst og at alle beløp tas med regnskapet. Votering: Rådmannens innstilling vedtas. Enst. Nytt pkt 3 vedtas. Enst. 8

9 Vedtak i Hovedutvalg for helsevern og sosial omsorg )Regnskapet av gavekontoene i Sektor Helse og sosial 2010 godkjennes. 2)Saken oversendes Kontrollutvalget 3)Hovedutvalget ber om mer forklarende tekst og at alle beløp tas med regnskapet. 9

10 Saksopplysninger Det er totalt 9 gavekontoer i bruk innen sektor helse og sosial. Dette er en mindre enn i 2009, da midler fra en tidligere konto, benevnt som plasseringskonto, er overført til konto benevnt som Velferd ansatte hjemmebasert omsorg. I tillegg er en konto benevnt som Gavemidler Nestved avsluttet, og står i 0,-. Dette er bemerket i revisjonsrapporten av 1. juni Gaver på de ulike kontoene kommer fra pårørende og brukere, og de gis til brukernes, og/eller ansattes velferd. Det er sektor helse og sosial v/tjenesteledere som er ansvarlig for å føre regnskap for disse gavekontoene. Revisjonens kommenterer at utgifter til trening er feilført. Dette er allerede korrigert. Ut over dette ble det ikke avdekket andre avvik. Vurdering Gaveregnskapet revideres av Revisjon Midt-Norge IKS, og saken legges fram for Hovedutvalg for helsevern og sosial omsorg, som godkjenner regnskapet. Saken sendes så over til Kontrollutvalget. 10

11 11

12 12

13 13

14 14

15 Plan for selskapskontroll Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Selbu kommune /12 Saksbehandler: Arvid Hanssen Arkivkode: 219 Arkivsaknr.: 11/213-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget vedtar utkast til plan for selskapskontroll og legger saken frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll for , med følgende prioriterte prosjekter/selskaper, som fremgår av planen: (Legges inn etter møte i kontrollutvalget) 2. Kontrollutvalget gis myndighet til å gjøre endringer i planen i perioden dersom det finner det nødvendig. 3. Kontrollutvalget gis myndighet til å prioritere ressurser mellom forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. 4. I selskaper med dominerende offentlig eierskap som ikke omfattes av kommuneloven 80 skal kommunens eierrepresentanter reise spørsmål om hjemling av innsynsrett for eiernes kontrollorganer i selskapets vedtekter. Vedlegg Plan for selskapskontroll Selbu kommune utkast Selbu kommunes eierstrategi vedtatt mars Eierskapsmeldingsmal Selbu kommune Saksutredning Kontrollutvalget er pålagt å påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser. Utvalget har de senere år behandlet flere saker knyttet til kommunens eieroppfølging og har vært opptatt av at kommunen skal få på plass eierskapsmeldinger og praktisk organisering av oppfølgingsarbeidet. Kommunestyre vedtok i mars 2011 en overordnet eierstrategi. De første eierskapsmeldinger for enkeltselskaper er behandlet (Selbu Energiverk AS og Sifa AS) og administrasjonen har fokus på området. Administrasjonen regner med at eierskapsmeldinger for alle selskaper som er foreslått tatt inn i plan for selskapskontroll skal være ferdig i løpet av Kommuneloven har bestemmelser om at det skal utarbeides plan for selskapskontroll i hver valgperiode. Planen skal være behandlet i kommunestyret innen utgangen av året etter kommunevalget. (utgangen av 2012) Viser til utkast til plan for selskapskontroll som følger som vedlegg, hvor de formelle bestemmelser knyttet til selskapskontroll er gjengitt. Kontrollutvalgssekretariatet Midt-Norge IKS (KonSek) har lagt opp til at plan for selskapskontroll rulleres 2 ganger i valgperioden, slik at kommunestyret får større muligheter til å gi signaler og dermed påvirke prioriteringer som gjøres. 15

16 Som det fremgår av utkast til plan må revisjonsressursene som er satt av til selskapskontroll og forvaltningsrevisjon sees samlet. Den årlige rammen for denne type kontroll er satt til ca 275 timer. Sekretariatet anbefaler at kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å bruke tilgjengelige ressurser best mulig. Det er viktig at kontrollutvalget har denne muligheten for å kunne koordinere kontroller i forhold til andre kontrollutvalg. Kontrollutvalget har gjennom sak 15/11 den og sak 5/12 den foretatt vesentlighets- og risikovurderinger knyttet til kommunens eierskap, og gitt signaler i forhold til prioriteringer. KonSek oppdaterer sin database med opplysninger om ulike selskaper jevnlig med informasjon som kan være viktig grunnlag for prioriteringer. Kontrollutvalget må selv, ut fra egen kjennskap til ulike eierskap, vurdere foreslåtte prioriteringer i planen. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Selskapskontroll er en viktig oppgave som det er utført lite av i forrige valgperiode. Som det fremgår av sekretariatets innstilling legges det opp til at kontrollutvalget får stort spillerom i forhold til prioritering mellom forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Det samme gjelder hvilke selskaper som skal omfattes av kontrollen, herunder når det skal samarbeides med andre kontrollutvalg. 16

17 UTKAST TIL PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL Selbu kommune 17

18 1 Om selskapskontroll I følge kommuneloven 77 nr. 5 er kontrollutvalget pålagt å påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m.. I forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 14 er dette videre definert slik: Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kap. 3. Slik det fremgår av denne paragrafen er det obligatorisk for kommunen å gjennomføre eierskapskontroll, definert som kontroll med forvaltningen av eierinteressene, herunder kontroll av om den som utøver eierskapet gjør det i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Videre er det anledning til å gjennomføre forvaltningsrevisjon i selskaper, slik definert i kommuneloven 77 nr. 4: kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger Det er et diskusjonstema hvilke selskapsformer og eierskap som inngår i begrepet selskapskontroll. Det er på det rene at dette som et lovpålagt minimum må omfatte kommunens eierskap i aksjeselskap (AS), allmennaksjeselskap (ASA), interkommunale selskap (IKS), og samvirkeforetak og andre selskaper med begrenset ansvar (BA, SA). Denne planen legger videre til grunn at selskapskontrollen også skal omfatte alle selvstendige virksomheter der kommunen har et eierskap eller interesser med tydelig karakter av eierskap, deriblant interkommunale samarbeid etter kommunelovens 27, stiftelser og foreninger. 1.1 Plan for selskapskontroll I følge forskriftens 13, første ledd skal det også minst en gang i valgperioden utarbeides plan for gjennomføring av selskapskontroll. Dette skal skje senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. I likhet med plan for forvaltningsrevisjon hviler det på kontrollutvalget å fremme forslag om plan til forvaltningsrevisjon, mens det er kommunestyret som vedtar planen. For forvaltningsrevisjon stiller forskriften krav om at planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Gjeldende forskrift stiller ikke tilsvarende krav til plan for selskapskontroll, men i forslag til endringer av kommuneloven som har vært ute på høring er det lagt opp til at slikt krav stilles også for denne. Denne planen er basert på en slik analyse gjennomført av Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS, felles for kontrollutvalgene hos selskapets 15 eiere. 1.2 Gjennomføring av selskapskontroll Revisjon Midt-Norge IKS er i henhold til den inngåtte selskapsavtalen, det selskapet som skal gjennomføre selskapskontroll på vegne av de 15 deltakerne i selskapet. 18

19 1.2.1 Bestilling av selskapskontroll Kontrollutvalget foretar bestilling av selskapskontroll, med nærmere innretning av undersøkelsen, med bakgrunn i de vedtatte prioriteringene Innsyn Kommuneloven 80 hjemler følgende innsynsrett i selskaper for kontrollutvalget eller den som utfører kontroll på vegne av dette: 80. Selskapskontroll I interkommunale selskaper etter lov 29. januar 1999 nr. 6 og i aksjeselskaper der en kommune eller fylkeskommune alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner eier alle aksjer, og i heleide datterselskaper til slike selskaper, har kommunens eller fylkeskommunens kontrollutvalg og revisor rett til å kreve de opplysninger som finnes påkrevd for deres kontroll, så vel fra selskapets daglige leder som fra styret og den valgte revisor for selskapet. I den utstrekning det finnes nødvendig, kan kontrollutvalget og kommunens revisor selv foreta undersøkelser i selskapet. Kommunestyret eller fylkestinget kan fastsette regler om kontrollutvalgets og revisors kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskapet og herunder fastsette hvilke dokumenter mv. som skal sendes kommunens eller fylkeskommunens kontrollutvalg og revisor. Kontrollutvalget og kommunens eller fylkeskommunens revisor skal varsles og har rett til å være tilstede på selskapets generalforsamling, samt møter i representantskap og tilsvarende organ. Denne lovbestemte innsynsretten gjelder altså bare for selskap eid 100 % av kommuner og fylkeskommuner i fellesskap. I selskaper med andre eiere, eller selskapsformer ikke omfattet av denne formuleringen må retten til innsyn skaffes med andre hjemler. Et alternativ er å sørge for at selskapets vedtekter gir rett til innsyn for eiernes kontrollorganer. I aksjeselskaper og de fleste andre selskapsformer kan en slik hjemmel fastsettes av generalforsamling med 2/3 flertall. Som ansvarlig offentlig eier bør kommunen søke å få inn slike bestemmelser i vedtektene, i alle fall i selskaper som stort sett er offentlig kontrollerte. Der ingen slik hjemmel finnes kan man ved vedtak om selskapskontroll i et kontrollutvalg anmode om at selskapet frivillig gir slikt innsyn. Erfaringsmessig er dette uproblematisk i selskaper som hovedsakelig finansieres med offentlige midler, eller der det offentlige er dominerende på eiersiden. Dette er likevel lite ønskelig, da det gir selskapet anledning til å motsette seg kontroll. Et siste alternativ er å gjennomføre selskapskontroll utelukkende basert på offentlig tilgjengelig informasjon, og den informasjon som finnes i kommunenes arkiver. For ren eierskapskontroll, dvs. kontroll med kommunens utøvelse av eierskap, kan dette være tilstrekkelig, men det vil neppe være nok til å kunne gjennomføre forvaltningsrevisjon. Det er derfor en fordel om kommunen sørger for å be sine eierrepresentanter reise spørsmål om å ta inn regler om innsyn i vedtektene ved generalforsamling i selskaper der innsyn ikke er pålagt ved lov. 19

20 1.2.3 Samarbeid om selskapskontroll I selskaper der flere kommuner er eiere, særlig der flere kommuner med samme revisor er eiere, vil det være hensiktsmessig å søke å inngå samarbeid om selskapskontroll. Dette både av ressurshensyn i revisjonsarbeidet, da de fleste vurderinger vil kunne være gyldige for flere eiere, men også av hensyn til at selskapet ikke skal pålegges kontroll oftere enn nødvendig. Dette fordrer at kommunenes prioriteringer for selskapskontroll samordnes, og at kontrollutvalgene må gis myndighet til å prioritere mellom aktuelle prosjekter basert på hvilke prosjekter der det finnes interesserte samarbeidspartnere Ressurser Ressurser til gjennomføring av selskapskontroll må, dersom kommunen ikke ønsker å tilføre nye ressurser til formålet, tas av samme ressurser som stilles til rådighet for forvaltningsrevisjon. Det vil derfor være nødvendig å foreta en løpende prioritering mellom disse to formålene før bestilling av prosjekter. Det kan være hensiktsmessig at myndighet til å gjøre denne prioriteringen legges til kontrollutvalget. 1.3 Rapportering Revisjonen rapporterer løpende til kontrollutvalget om hvert enkelt gjennomført prosjekt. Kontrollutvalget legger disse løpende fram for kommunestyret. Det forutsettes at det for felles prosjekter mellom flere kommuner kan rapporteres i én felles rapport der dette er hensiktsmessig. 20

21 2 Eierskap og eierstyring i Selbu kommune Kommunestyret har vedtatt Selbu kommunes eierstrategi for forvaltning av kommunens interesser i eksterne selskaper den Formannskapet har fått rollen som eierskapsutvalg. Kommunen har utarbeidet mal for eierskapsmeldinger og har tatt mål av seg til å ha ferdig eierskapsmeldinger for de viktigste selskapene innen utgangen av Per mai 2012 er det vedtatt eierskapsmelding for Selbu Energiverk AS og bare kommunestyrebehandling gjenstår for eierskapsmelding for Sifa AS. Det er foretatt en prioritering i forhold til rekkefølgen for utarbeidelse av øvrige eierskapsmeldinger. Administrasjonen påpeker at det er viktig å skaffe seg erfaringer, både administrativt og politisk, i forhold til eierskapsoppfølgning, da dette er et nytt område. 21

22 3 Prioriterte prosjekter for selskapskontroll i planperioden 1. Eierstyring Oppfølging av eierstyringen kommer innenfor den obligatoriske selskapskontrollen og må gjennomføres i valgperioden. Her følger en opp praktiseringen av kommunens eierstyring. Denne kan blant annet inkludere kontroll med praktisering av eierskapsstrategi, rutiner rundt deltakelse i generalforsamlinger og kommunikasjon med selskapene man er eier i. Slik kontroll kan eventuelt ta utgangspunkt i oppfølgingen av noen enkeltselskaper. Det kan være hensiktsmessig at kommunens eierstyring gjennomgås når det har gått noe tid fortrinnsvis i løpet av Kontroll av utvalgte selskaper, i prioritert rekkefølge Ved selskapskontroll av enkeltselskaper der flere kommuner er eiere er det hensiktsmessig å søke å gjennomføre disse i samarbeid. Der kommunen er en liten eier i samarbeid med andre vil prosjekter prioritert i denne listen kun gjennomføres dersom prosjektene også blir prioritert av kontrollutvalgene i andre eierkommuner. Signaler fra andre kontrollutvalg har aktualisert å gi rom for å delta i en eventuell kontroll i forhold til TrønderEnergi AS. De 6 selskapene som er nevnt nedenfor fikk sekretariatet signaler om å ta inn i planen etter forrige møte, uten at kontrollutvalget foretok en prioritering innbyrdes. Sekretariatet har satt opp eierskapsoppfølging som et eget punkt da denne er obligatorisk i løpet av valgperioden. Her kan en selvsagt kun avgrense oppfølgingen kun til enkeltselskap og ikke vurdere kommunens totale eierskapsoppfølging. Prioritering 1. Prosjekt Eierstyring og nettvirksomhet i Trønderenergi AS Involverte selskaper1 TrønderEnergi AS, TrønderEnergi Nett AS 2 3 Selbu-trykk AS ASTI AS. Trøndelag Industrielektronikk Oppfølging av Selbu kommunes eierstyring. Sifa AS Årsøya Fritidspark AS Selbu Energiverk AS Selbu-Trykk AS ASTI AS. Trøndelag Industrielektronikk Vurderes av kontrollutvalget Sifa AS Årsøya Fritidspark AS Involverte kommuner2 Selbu, Klæbu, Agdenes, Snillfjord, Skaun, Hitra, Malvik, Frøya, Midtre Gauldal, Meldal, Hemne, Orkdal, Melhus + 13 andre Selbu Selbu Selbu Selbu Selbu Selbu 3.1 Utdyping av de enkelte prosjektene Gjennomgående for alle prosjektene som går på konkrete selskaper vil vurdering av selskapenes økonomi og forutsetninger for drift, i tillegg til etterlevelse av lovverk (offentlighet, anskaffelser, likestilling) være aktuelle problemstillinger. Det vil også i de fleste tilfeller være nærliggende å gjøre en vurdering av eiernes rolle. I tillegg kommer problemstillinger spesifikke for de enkelte selskap. I hvert tilfelle vil det være nødvendig med en ytterligere utvelging og spissing av problemstillinger før bestilling av prosjekter. 1 2 Selskaper i kursiv er ikke underlagt reglene om innsyn i kommuneloven 80. Kommuner i kursiv har ikke Revisjon Midt-Norge IKS som revisor. 22

23 3.1.1 Eierstyring og nettvirksomhet i TrønderEnergi AS Nettvirksomheten til Trønderenergi har fått stor oppmerksomhet etter at Trønderenergi kjøpte opp nettvirksomheten til Trondheim Energi. Sentrale politikere i eierkommunene har både stilt spørsmål ved om lovnadene ved oppkjøpet har blitt fulgt opp, og hvorvidt selskapet i tilstrekkelig grad viser samfunnsansvar. En selskapskontroll kan for eksempel ta utgangspunkt i hvilke forventninger eierne har i aktuelle spørsmål, hvorvidt disse er kommunisert til selskapets ledelse gjennom riktige kanaler og hvorvidt de er fulgt opp av selskapet. For Selbu sin del vil det antagelig bare være aktuelt å sette i gang et slikt prosjekt dersom en stor andel av de øvrige eierne også prioriterer det Selbutrykk AS Jf ovenfor under pkt 3.1. Viktig at kontrollutvalget i tilknytning til bestilling har en dialog med rådmannen og/eller eierskapsutvalg, der dette er naturlig ASTI AS Jf ovenfor under pkt 3.1. Viktig at kontrollutvalget i tilknytning til bestilling har en dialog med rådmannen og/eller eierskapsutvalg, der dette er naturlig System og praksis for eierstyring Praktiseringen av kommunens eierstyring er viktig. Kontrollutvalget er kjent med at Selbu kommune har vedtatt eierstrategi og at eierskapmeldinger er i ferd med å komme på plass. Kontrollen kan blant annet inkludere kontroll med praktisering av eierskapsstrategi, rutiner rundt deltakelse i generalforsamlinger og kommunikasjon med selskapene man er eier i. Slik kontroll kan eventuelt ta utgangspunkt i oppfølgingen av noen enkeltselskaper Sifa AS Jf ovenfor under pkt 3.1. Viktig at kontrollutvalget i tilknytning til bestilling har en dialog med rådmannen og/eller eierskapsutvalg, der dette er naturlig Årsøya Fritidspart AS Jf ovenfor under pkt 3.1. Viktig at kontrollutvalget i tilknytning til bestilling har en dialog med rådmannen og/eller eierskapsutvalg, der dette er naturlig Selbu Energiverk AS Jf ovenfor under pkt 3.1. Viktig at kontrollutvalget i tilknytning til bestilling har en dialog med rådmannen og/eller eierskapsutvalg, der dette er naturlig. 23

24 4 Vedlegg 1: Oversikt over kommunens eierskap Oversikt over kommunalt eierskap - KonSek-kunder Selbu kommune Orgnr Selskapsnavn Selskapsty Eierand Off.hele ASTI AS Trøndelag Industrielektronikk AS 27,90% Nei Fra fjord til fjell AS AS 16,67% Ja Gimle BA BA 0,00% Nei Havernesset eiendom AS AS 4,00% Nei Innherred Renovasjon IKS IKS 4,70% Ja Interkommunalt Arkiv Trøndelag IKS IKS 1,66% Ja Kommunekraft AS AS 0,30% Nei Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS IKS 3,60% Ja Norservice Eiendom AS AS 0,40% Nei Oi! Trøndersk Mat og Drikke AS AS 0,23% Nei Revisjon Midt-Norge IKS IKS 3,60% Ja Selbu energiverk AS AS 100,00% Ja Selbu næringsselskap KF KF 100,00% Ja Selbuskogen skisenter AS AS 14,39% Nei Selbu-trykk AS AS 100,00% Ja Sifa AS AS 44,17% Nei Siva Selbu eiendom AS AS 33,33% Ja TrønderEnergi AS AS 1,58% Ja Tydal skisenter AS AS 4,60% Nei Veganlegget Stuesjø/Aursund AL BA 0,00% Nei Årsøya Fritidspark AS AS 26,60% Nei (Per mai 2012) 24

25 Selbu kommunes eierstrategi for forvaltning og oppfølging av kommunens eierinteresser i eksterne selskaper Godkjent av kommunestyret i Selbu kommune (endringene som ble påpekt i dette kommunestyremøtet er utført i dette dokument). Journalpost 2010/

26 DEL I PRINSIPIELLE SIDER VED OFFENTLIG EIERSKAP 1. Norske kommuners og fylkeskommuners verdier Betydelige verdier forvaltes på kommunalt/fylkeskommunalt nivå i Norge. En stor del av disse verdiene har kommuneforvaltningen valgt å legge inn i ulike selskap. Verdiene og avkastningen fra disse selskapene har fått en stadig større betydning for mange av kommunenes samlede økonomi. 2. Behov for en eierstrategi for Selbu kommunes eierskap Selbu kommune forvalter betydelige verdier gjennom ulike typer eierinteresser i flere selskaper/ virksomheter. For å forvalte verdiene som kommunen rår over på en best mulig måte, må det etableres en overordnet strategi. Eier bør avklare sitt ståsted i forhold til selskapet og definere sine forventninger. Utøvelsen av eierskapet har direkte konsekvenser for virksomhetens disponeringer og prestasjoner. Hvis eier ikke stiller krav og ikke har definert målsetninger for sitt eierskap, vil virksomheten ha tilsvarende uklare målsetninger for sin virksomhet. Uavhengig av eiermålsetningens innhold må disse være klart kommunisert. Under vises hvordan ulike, alternative eiermålsetninger vil avgjøre hva som blir virksomhetenes målsettinger og prioriteringer. Ikke alle spørsmål knyttet til forvaltning av verdiene i et selskap er et spørsmål for eieren. Når kommunen har valgt å legge en del av sine verdier inn i et selskap, medfører dette også en overføring av styringsrett til virksomheten. Selskapets styre og administrasjon skal legge opp virksomhets- og forretningsstrategien innenfor en ytre ramme som er trukket opp av eier. Det er denne ytre rammen som er eierstrategien, innenfor denne skal selskapet ha betydelig grad av spillerom. Det mest fundamentale eierspørsmål er spørsmålet om kommunen fortsatt skal være eier. Det er et sett av ulike forhold som inngår i en totalvurdering for å kunne gi svar på et slikt spørsmål. Dersom kommunen bestemmer seg for fortsatt å eie, må strategien for eierskapet konkretiseres. Det er flere ulike måter å forankre en eierstrategi på i selskapet. For det første vil selskapets formålsparagraf tegne opp en ytre ramme. I tillegg vil generalforsamlingsvedtak kunne gi instrukser om eiers krav og forventninger. Den løpende kommunikasjon mellom eier og styre er også viktig. Som det er pekt på kan formålet med kommunens eierskap spenne fra et finansielt, basert på avkastningsbetraktninger, til et politisk eierskap, med fokus på politisk måloppnåelse. Eierstrategien må tydelig ta stilling til slike spørsmål. En eierstrategi er en politisk viljeserklæring, og bør evalueres med jevne mellomrom. Det politiske flertallets tanker og vurderinger kan endres på samme måte som eksterne vilkår kan gi grunnlag for å endre eierstrategien. Journalpost 2010/

27 Eiermålsetninger kan være: Maksimalt utbytte Sikkert utbytte Sysselsetting Regional næringsutvikling Virksomhetens (selskapets) målsetninger kan være: Effektiv drift Risikospredning Antall ansatte Etablere ny virksomhet Ledelsens egendefinerte mål Dersom eierstrategien konkluderer med at formålet med eierskapet er å ivareta politiske eller samfunnsmessige mål, er det viktig å synliggjøre at slike prioriteringer har en kostnad. En kostnad som oppstår på bakgrunn av politiske beslutninger og ikke som følge av rene driftsmessige konsekvenser, må synliggjøres for beslutningstakerne. Dersom slike kostnader ikke er synliggjort, innskrenker det de politiske prioriteringsmulighetene. Forenklet sagt kan man si at den samfunnsmessige nytten må være større enn den økonomiske kostnaden for at et slikt valg skal kunne la seg forsvare. 3. Etablering av eierstrategi for de ulike selskap En grunnleggende forutsetning for en aktiv eierstyring er at en klar og presis eierstrategi formuleres for hvert enkelt selskap. Eierstrategien skal beskrive hva kommunen vil oppnå som eier. Det er en del generelle føringer som er retningsgivende ved etableringen av en eierstrategi. Prosessene omkring etableringen av en slik helhetlig eierstrategi kan beskrives slik: Etableringen av en eierstrategi bør starte med en kort beskrivelse av den historiske bakgrunnen for eierinteressen i det aktuelle selskapet, samt de senere års utvikling. Deretter bør strategien peke på aktuelle punkter for vurderingen av det fremtidige eierskap. Noen eksempler på slike kriterier ved vurderingen av eierskapet er følgende: Kapitalbindingssynspunkt stor kapitalbinding kan anses ikke å være ønskelig for kommunen. Oppfølgings- og investeringsbehov stort behov for aktiv oppfølging med fokus på blant annet ressursbruk samt behov for kapitalinnskudd, kan ofte anses ikke å være ønskelig for kommunen. Virksomhetsområdets utvikling og risiko stort omstillingsbehov og høy risikoprofil gjør fortsatt eierskap mindre attraktivt. Samfunnsmessig betydning stor samfunnsmessig nytte innenfor for eksempel sysselsetting og lokal næringsutvikling, taler for fortsatt eierskap. Lønnsomhet i dag og i fremtiden god lønnsomhet i dag og i fremtiden gjør fortsatt eierskap attraktivt. Journalpost 2010/

28 Eierstrategi kan være følgende: Fortsette å eie/avhende Mål for eierskapet/begrunnelse for avhendelse Finansielle mål: Høste, utvikle. Optimalisere den samfunnsmessige nytten, eller en kombinasjon av disse målene. 4. Evaluering av det kommunale eierskapet er kommunen den rette eier? Kommunen bør foreta løpende evalueringer av sitt eierskap. En slik evaluering bør foretas uavhengig av de politiske forhold i kommunen. Behovet for slike løpende evalueringer kan illustreres ved følgende: Vesentlige endringer i forhold som påvirker verdiene kan resultere i at kommunen må endre sin eierstrategi. Det må i så fall begrunnes hvorfor det er av betydning fortsatt å være eier. Dersom markedet bidrar til å utsette kommunens virksomheter for vesentlig økonomisk risiko, og dersom andre aktører kan produsere de aktuelle varer eller tjenester på en bedre måte enn hva kommunens selskap kan, bør en stille spørsmål ved om selskapet skal avhendes eller avvikles på en annen måte. Kommunen bør ikke bare vurdere eierskapet i relasjon til egne behov, men også i forhold til de behov selskapene vil ha i konkurranse med andre markedsaktører. Relevante spørsmål å stille vil her være om kommunen kan bidra med nødvendig handlingsrom, kompetanse og kapital slik at selskapene får de samme rammevilkår og muligheter til å utvikle seg som andre markedsaktører. Journalpost 2010/

29 DEL II KRAV TIL ET GODT EIERSKAP 1. Eierstyring og krav til virksomhetene Når kommunen har satt opp sine eierkrav, skal eier begrense seg til overordnet styring. Detaljstyring fra eier kan pulverisere styrets ansvar. Selskap som helt eller delvis forvalter viktige politiske spørsmål eller oppfølging av disse, må likevel være innstilt på en løpende dialog med eier for å unngå mangelfull gjennomføring av vedtatt politikk. Kommunen bør stille styret overfor klare krav om realisering av målene. Eieren skal kontrollere måloppnåelsen og holde styret ansvarlig for denne. Dette innebærer at kommunen bør stille avkastningskrav til virksomhetene i de tilfeller disse har forretningsmessige målsettinger. På den annen side bør også styrene kunne stille visse forventninger til hvordan eiers krav skal være utformet. Eierkravene må være klare og tydelige. Kravene må være klart kommunisert og ikke gi grunnlag for tvil om hva eier egentlig vil oppnå. Kravene må ha en utforming som gjør at måloppnåelsen kan etterprøves. Det må på objektivt grunnlag kunne fastslås om eierkravene er innfridd eller ikke. Kravene må være realistiske. Eiers krav bør være utfordrende og krevende, men innenfor de rammer som det vil være mulig å nå. Kravene må sikre forutsigbarhet for selskapene. Når kommunen som eier har fremsatt sine krav, må selskapet få frihet og tilstrekkelig selvstendighet til å realisere eiers mål. Eieren må ikke endre sine krav i den tidsperioden selskapet er gitt for å nå målene. Den grunnleggende kontrollformen kommunen har som eier er gjennomgangen av selskapenes årsoppgjør og årsmelding. I løpet av året bør det dessuten være en dialog mellom kommunen og virksomheten om saker som anses viktige og prinsipielle. For å ha en tilfredsstillende oppfølging av sine eierinteresser, må kommunen sørge for å ha god kompetanse på kontroll og oppfølgingssiden i sin administrasjon. Den bør struktureres og samles på en god måte. For å sikre en profesjonell forvaltning av eierskapet foreslås at formannskapet tar rollen som et eierskapsutvalg. Utvalget bør ha ansvaret for å sikre en profesjonell forvaltning av eierrollen gjennom fortløpende oppfølging og evaluering av kommunens ulike eierskap, herunder: sikre gode rutiner for planlegging av deltakelse i generalforsamling oppfølging av årsmelding, forestå forslag til styrerepresentasjon tilbakerapporteringsrutiner fra generalforsamlinger initiere eiermøter ved behov En behandling av disse spørsmål i formannskapet sikrer effektiv og kvalitativ forvaltning. I eierskapsutvalgets arbeid skal det legges til grunn at det skal være politisk deltakelse på generalforsamling/årsmøte i de enkelte selskap og at de personer som deltar på generalforsamling/årsmøte ikke bør være medlemmer i styret i samme selskap/forening. Journalpost 2010/

30 2. Vedtak skal fattes på generalforsamlingen Formelt sett skal Selbu kommunes eiermyndighet i aksjeselskapene og i de kommunale foretak utøves henholdsvis i generalforsamlingen og i foretaksmøtene. Kommunen skal ikke involvere seg i virksomhetenes daglige drift. I aksjeselskapene er generalforsamlingen beslutningsarena der kommunen opptrer som eier. Dette skal likevel ikke være til hinder for at det kan være uformelle kontakter mellom eier på den ene siden og styre og administrasjon på den andre siden, om viktige og prinsipielle saker. Styret er ansvarlig for måloppnåelsen. Dersom styret ikke klarer å oppfylle de krav som eier har definert, må styret og eier vurdere årsakene til at målene ikke ble nådd. Gjennom generalforsamlingen har eieren myndighet til å velge styremedlemmer, og ved manglende måloppnåelse kan styret bli skiftet ut. 3. Styrets arbeid 3.1 Styret skal ivareta en uavhengig kontrollfunksjon overfor virksomhetens ledelse Styret skal ivareta den strategiske ledelsen av selskapet innenfor de rammene som er gitt av eieren. I denne rollen bør styret ta føringen i diskusjoner om strategiske valg for selskapet. Et kompetent styre skal være en viktig diskusjonspartner og støttespiller for virksomhetens ledelse. Samtidig må styret kontrollere ledelsens arbeid ut fra gitte målsettinger. Styret må derfor ha en uavhengig rolle i forhold til ledelsen. Styret må i forlengelsen av kontrollfunksjonen vurdere selskapets ledelse og endringer i denne. 3.2 Styret må arbeide aktivt med egen kompetanseutvikling og evaluering Styrelederen har et særlig ansvar for å sikre at arbeidet i styret fungerer godt. Det bør legges opp til en møtefrekvens som sikrer at styret kan ivareta sine funksjoner på best mulig måte. Styrelederen bør tilrettelegge for at styrets samlede kompetanse utnyttes på en best mulig måte. 3.3 Styresammensetningen skal være kjennetegnet av kompetanse, kapasitet og mangfold God styrerekruttering bør være en viktig oppgave for kommunen som eier. Styrets sammensetning må avstemmes i forhold til virksomhetens strategiske og forretningsmessige karakter. Styret må være en ressursbase som tilfører innsikt og kunnskap på de områder som er viktige for virksomhetens utvikling, vekst og lønnsomhet. God økonomisk forståelse er en forutsetning da alle selskapene har økonomisk virksomhet. Styret bør også kunne tilby selskapet juridisk kompetanse. Det er svært viktig at styrets medlemmer forstår den virksomhet som selskapet bedriver. De ulike selskaper har ulike bransjemessige utfordringer og særegenheter. Journalpost 2010/

31 For eier, representert ved kommunestyret, kan det være vanskelig å foreslå utskiftninger av styremedlemmer, selv der det er åpenbart at styremedlemmet ikke fungerer tilfredsstillende. I noen tilfeller kan styremedlemmene også sitte i kommunestyret. I rollen som styremedlem blir da denne personen underordnet kommunestyret (som vedkommende selv er medlem av) som generalforsamling. På denne måten får man en blanding av under- og overordningsforhold som kan være problematisk, og Selbu kommune må sørge for å ha et ryddig forhold til dette. At en person er inhabil innebærer at vedkommende ikke kan tilrettelegge saksgrunnlaget eller treffe avgjørelser i en sak. Loven fastslår at en person er inhabil når han leder eller haren ledende stilling, er medlem av styret eller bedriftsforsamling, for et selskap som er part i saken og ikke helt ut eies av stat eller kommuner, eller en forening, sparebank eller stiftelse som er part i saken. I juni 2009 skjerpet Stortinget inn reglene for habilitet. Forvaltningslovens 6 fastslår nå at ingen kommunalt ansatte eller folkevalgte skal håndtere saker i kommunen som gjelder et selskap der de selv er styremedlem, også der selskapene er fullt ut offentlig eide. Regelverket vil tre i kraft fra 1. november Det er ingen overgangsbestemmelser for nyetablerte selskap. Det er allikevel viktig å understreke at politisk deltakelse i styrene generelt vil være tillatt og at politisk kompetanse i mange virksomheter er viktig for selskapsstyrene. Politikere som har eller har hatt styreverv har også en høyere generell interesse og kunnskap om selskapene og eierstyring og bidrar på denne måten med viktig kompetanse i kommunestyret og deres ansvar. Etter aksjeloven skal et styre i et aksjeselskap ha minst 3 medlemmer. I selskap med mindre enn 3 millioner i aksjekapital kan styret likevel ha færre enn 3 medlemmer. Hensiktsmessig størrelse vil ofte være fra 3-6 styremedlemmer. Ved valg av styremedlemmer er det viktig å klargjøre forventingene til styrene som kollegium og hvilke krav som bør gjelde både til kompetanse, kapasitet og mangfold. Disse forhold kan i det følgende kort kommenteres slik: Kompetanse- og kunnskapshensyn: Styresammensetningen må samlet sett gi den ønskede kompetanse og kunnskap for selskapet. Det er nødvendig med solid bransjekunnskap fra den sektoren virksomheten opererer i. For kommersielle virksomheter bør det søkes å velge representanter med erfaring fra næringsvirksomhet. God kjennskap til offentlig forvaltning og politikkutøvelse er viktig i alle selskaper. Kapasitetshensyn: Styreverv krever betydelig innsats. Omfanget av aktuelle kandidaters øvrige stillinger og verv må være forenlig med den tidsbruken det er rimelig å påregne at styrevervet krever. Mangfold: Ulik erfaringsbakgrunn vil være en styrke i styrearbeidet. Styrets evne til å analysere et sakskompleks fra ulike synsvinkler blir bedre dersom styret er bredt sammensatt. Det er viktig at det sikres en god kjønnsfordeling i styrene. Det er ønskelig at styrene, valgkomiteene og de andre eierne i selskapene bidrar til en god kjønnsbalanse i styrene. Journalpost 2010/

32 Honorar: Styrehonorarer bør fastsettes basert på selskapets økonomiske omfang, styrets arbeidsbelastning, styrerisiko og styremedlemmenes kompetansemessige bidrag til selskapene. Sammenlignbare data fra tilsvarende selskaper i andre kommuner bør fremskaffes. Honoraret i aksjeselskapene skal fastsettes av generalforsamlingen etter innstilling fra styret. 4. Kapitalstrukturen skal være tilpasset formålet med eierskapet og virksomhetens situasjon Kapitaliseringen av et selskap, vurdert etter forholdet mellom gjeld og egenkapital, er et vesentlig eierspørsmål. For mye og for lite egenkapital kan medføre effektivitetstap. Ideelt sett bør det for hver virksomhet foretas regelmessige analyser av kapitalstrukturen. Forretningsrisiko, bransjemessige særtrekk, prisen på fremmedkapital og finansiell styrke er alle forhold som må vurderes når virksomhetens kapitalstruktur skal bestemmes. 5. Eiers løpende avkastning Utbyttepolitikk I alle selskaper der formålet ikke er politisk, men kommersielt, må det stilles krav om avkastning til eier. Den økonomiske risiko kommunen utsetter fellesskapets verdier for gjennom engasjement i ulike selskaper må forsvares gjennom en løpende avkastning. I selskaper der virksomheten har karakter av næringsdrift bør en offentlig eier stille de samme krav til avkastning på investert kapital, som det en privat eier vil gjøre. I de tilfeller der kommunens eierskap har et blandet formål eller er politisk og strategisk motivert, er det viktig at kostnadene med å løse samfunnsoppgavene som disse selskapene har, blir synliggjort. På den måten vil en få belyst hva denne type oppgaver reelt koster kommunen. En må søke å skille ut ressursbruk og grad av måloppnåelse for nærmere definerte mål. Det bør ha en betydelig egenverdi for kommunen å få frem kostnadene ved de samfunnsmessige oppgaver kommunen skal løse. Journalpost 2010/

33 DEL IV PRINSIPIELLE TILPASNINGER Med utgangspunkt i de prinsipielle drøftinger etableres det en klar eierstrategi for hvert enkelt selskap hvor Selbu kommune er eier. Ut fra kommunens primære formål foretas det en gruppering av eierskapet mellom: Finansielt eierskap, Politisk eierskap og Blandingsformål. For å sikre en profesjonell forvaltning av eierskapet i samsvar med de prinsipper som er gitt skal formannskapet fungere som et eierskapsutvalg. Formannskapet får mandat til å sikre en profesjonell forvaltning av eierrollen gjennom fortløpende oppfølging og evaluering av kommunens ulike eierskap i selskapene, sikre gode rutiner for planlegging av deltakelse i generalforsamlinger, forestå forslag til styrerepresentasjon, tilbakerapporteringsrutiner fra generalforsamlinger, samt initiere eiermøter ved behov. Formannskapet vurderer formålsgrupperingen av de forskjellige eierskap; finansielt, politisk, blandingsformål av eierskapet. Styresammensetningen skal være kjennetegnet av kompetanse, kapasitet og mangfold. Den skal avstemmes i forhold til virksomhetens strategiske og forretningsmessige karakter. Sammensetningen mellom politisk og administrativ representasjon vil variere avhengig av selskapene livsløp, hvor det i etablerings-/interimsfasen vil være behov for politiske representanter, mens det etter at selskapet er kommet over i ordinær driftsfase vil være større behov for administrativ representasjon. Formålsinndelingen av eierskapet kan gi et godt grunnlag for sammensetningen. Styresammensetningen kan da illustreres slik: Ovennevnte illustrasjon kan også gi grunnleggende føringer i forhold til spørsmål om kommunens eierskap, hvor behovet for eierskap avtar i forhold til selskapets livsløp. For å tiltrekke ønsket kompetanse bør honorarpolitikken utformes slik at de fremmer måloppnåelse i selskapene og fremstår som rimelige. Styrehonorarene bør fastsettes basert på selskapets økonomiske omfang, styrets arbeidsbelastning, styrerisiko og styremedlemmenes kompetansemessige bidrag. Det skal foretas en kostnadsmessig vurdering i forhold til eierskapet i alle selskap. I selskaper som har et politisk definert eierskap må de kostnader som oppstår synliggjøres, og den politiske nytten må være større enn den økonomiske kostnaden. I de øvrige selskaper skal det stilles krav til avkastning på investert kapital, som det en privat eier vil gjøre. Journalpost 2010/

34 KONKLUSJON En eierstrategi vil legge et godt grunnlag for en god oppfølging av kommunens eierskap i hvert enkelt selskap. Det vil legge grunnlaget for at Selbu kommune som eier vil gi klarere styringssignaler og dermed bidra til avklaringer og større forutsigbarhet for selskapene. Eierstrategi: 1. Det skal være en klar og presis eierstrategi for hvert enkelt selskap som skal være godt forankret hos de enkelte styrerepresentant. 2. For å sikre en profesjonell forvaltning av eierskapet foreslås at formannskapet tar rollen som et eierskapsutvalg. Eierskapsutvalget skal organisere sitt arbeid ut fra følgende prinsipielle føringer: a. Kontinuerlig strategisk vurdering av formål, rammer og føringer for alle de engasjementer kommunen er involvert i som er organisert som selvstendige rettssubjekter. Vedtekter og eventuelle aksjonæravtaler vurderes fortløpende. b. Ved nye eierskapsinitiativ skal det foreslås formål, overordnede strategiske føringer og rammer, samt overordnet styringsmodell for disse. Videre skal det utarbeides forslag til vedtekter og eventuelle aksjonæravtaler. c. Det enkelte selskapsengasjement vurderes i forhold til avvikling dersom fortsatt engasjement ikke synes riktig i forhold til endrede rammebetingelser, endrede prioriteringer, endrede ressurser eller alternative måter å organisere virksomheten på. Der hvor andre eiere er involvert, fordres en fortløpende dialog med disse. d. Selskapene skal vurderes i forhold til om de har oppgaver av prinsipiell politisk karakter kontra oppgaver som overveiende er av mer administrativ operativ karakter. Denne vurderingen danner bl.a. føringer for kommunens eier/styrekompetanse i selskapenes organer. e. Det etableres klare rutiner for deltakelse i generalforsamlinger. Herunder tidsplanlegging, hvem som møter for kommunen og informasjon tilbake til selskapene, informasjon og fullmaktsforhold til den som møter for kommunen, spesielle føringer/eierkrav som ønskes meddelt ved generalforsamling osv. Det skal i utgangspunktet være politisk deltakelse på generalforsamling/ årsmøte, men dette kan delegeres til rådmannen. Det fastsettes standard rutiner for tilbakerapportering etter generalforsamling. f. Styremedlemmer skal vurderes i henhold til formål/overordnet strategi og oppgaver for selskapet, og den enkeltes kompetanse. Styrene skal være representert med høyt kompetente personer som har kapasitet og som sikrer mangfold. Herunder skal mål om kjønnsbalanse reflekteres. Det må forventes at styrene årlig foretar en egenevaluering av egen kompetanse og arbeid. Formannskapet har ansvar for å sikre at eget foreslått styremedlem har den riktige kompetanse og tar om nødvendig selv initiativ til utskifting. Formannskapet foreslår styremedlemmer. Journalpost 2010/

35 g. Styrenes godtgjørelse skal bl.a. gjenspeile selskapenes økonomiske omfang, styrets arbeidsbelastning, styrerisiko og medlemmenes kompetansemessige bidrag til selskapene. h. Det skal være en god dialog med det enkelte selskaps styre om viktige og prinsipielle forhold. Formannskapet kan ta initiativ overfor det enkelte selskap til eierskapsmøter når man vurderer at dette er påkrevd/ønskelig. Dette initiativ bør fortrinnsvis koordineres med andre eiere hvor det er relevant. 3. Formannskapet skal fremme en årlig sak til kommunestyret med orientering om kommunens eierengasjement i de forskjellige selskaper. Her er det utarbeidet en mal kalt Eierskapsmelding. Journalpost 2010/

36 Eierskapsmelding Selskapets navn Selskapsform Organisasjonsnr. Adresse/postnummer og sted Telefon Kontaktperson i selskapet Aksjekapitalen el. andelens pålydende: Navn Tittel Mobil e-post Kr: Selbu kommunes eierandel i % 1.Eiere og eierandeler: Selskapet eies av Navn Eierandel Selbu kommune X% Evt. firma X X% 2.Historikk: Etablerings år: Innskuddsår for Selbu kommune: Sak 2010/1783 inghol 1 36

37 3. Selskapets formål (vedtekter): 4.Styringsforum og styringsorganer: Styret: Styret skal ha X antall medlemmer. Selbu kommune skal være representert med X antall medlemmer. Selbu kommunes styrerepresentanter velges for normalt X år om gangen (kommunens representanter bør velges i ulike år). Styremedlemmer Faste: Vara: 5.Generalforsamlingen: Generalforsamlingen holdes hvert år innen utgangen X måned. Her må det også beskrives hvilke regler som gjelder ved votering. På generalforsamlingen møter XXXX. 6.Rapporteringsrutiner: Eks.: Selbu kommune skal ha tilsendt årsberetning/regnskap i forbindelse med generalforsamling... 7.Kommunens økonomiske engasjement (evt. avkastning og utbytte): 8.Grunnlaget for kommunens eierskap: 9.Kommunens evt. eierkrav: 10.Regnskapsmessige opplysninger (som sier noe om utviklingen de siste årene): Sak 2010/1783 inghol 2 37

38 Forarbeid til plan for forvaltningsrevisjon Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Selbu kommune /12 Saksbehandler: Arvid Hanssen Arkivkode: 216 Arkivsaknr.: 12/111-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget bes merke seg de innspill som kommer i møtet, og legge disse til grunn i arbeidet med overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon.. Vedlegg Plan-FR Selbu vedtatt i kommunestyret. Nøkkeltall nivå 1 Selbu tall. Saksutredning Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner pålegger kontrollutvalget å utarbeide og legge frem for kommunestyret en plan for forvaltningsrevisjon: 10. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. (..) Planen skal i følge forskriften baseres på en overordnet analyse av kommunens virksomhet. Siste overordnede analysedokumentet som sekretariatet utarbeidet er fra Analysen var og en vesentlig del av grunnlaget som lå til grunn for plan for forvaltningsrevisjon Denne planen ble vedtatt i kommunestyret , sak 21/10, og følger som vedlegg i denne saken. Fokus for prosessen med utarbeidelse av analyse- og plandokumenter bør ligge på å finne fram til prosjekter som kan bidra til forbedring og økt måloppnåelse for hele virksomheten. Det bør legges vekt på å skaffe relevant informasjon fra ulike parter, både fra politisk og administrativt hold og andre relevante kilder. Kommunal- og Regionaldepartementet la i desember 2009 fra et omfattende dokument 85 anbefalinger til styrket egenkontroll i kommunene. I dokumentet anbefales det at arbeidet med overordnet analyse bør sees i sammenheng med annet lignende arbeid som gjøres i kommunen, som for eksempel i forbindelse med arbeidet med internkontrollen, som administrasjonen har ansvaret for. Sekretariatet mener det derfor er viktig at rådmannen får mulighet til å gi innspill, og benytter denne muligheten, når risikovurderinger skal gjøres og aktuelle tilsynsområder skal vurderes/foreslås. Kommunens årsmelding for 2011, samt KOSTRA-analyser er også viktige dokumenter som gir nyttig informasjon om status og utvikling på mange områder i kommunen. Sekretariatet har lagt med en oversikt over KOSTRA-tall på nivå 1, uten å gå nærmere inn på disse nå. 38

39 Plan for forvaltningsrevisjon skal være et verktøy for kommunestyret for å ivareta sitt overordnede kontroll- og tilsynsansvar. Det er derfor en intensjon at de prosjektområdene som fremheves i planen oppfattes som nyttige for kommunestyrets virksomhet. Sekretariatet har derfor lagt opp til at kontrollutvalgets medlemmer kan få impulser også fra andre. I enkelte kommuner har sekretariatet tatt initiativ til å invitere gruppeleder til kontrollutvalgets møter. Dette kan være noe ambisiøst og deltakelsen har vært varierende. Fra og med perioden er det i Selbu lagt opp til å vedta toårige planer for forvaltningsrevisjon. Tidligere ble planene vedtatt for ett år. Erfaringen fra siste planperiode er at en toårig plan gir bedre mulighet til helhet i prioriteringene og bedre kontinuitet i arbeidet. Det formelle kravet er en plan i valgperioden, men det er nødvendig å balansere behovet for kontinuitet og planlegging opp mot behovet for å kunne sørge for at planen fortsetter å være relevant. Ved en periode på mer enn to år kan man risikere at planen blir utdatert. Ytterligere informasjon om planer for forvaltningsrevisjon og forvaltningsrevisjon generelt kan finnes i KRDs veileder Kontrollutvalgsboken 1, kapittel 6 og 7 (s ). Alle faste medlemmer av kontrollutvalget har fått boka utlevert. Elektronisk utgave av håndboken finnes også på KonSek sine hjemmesider. Videre prosess Etter en innledende diskusjon i dette møtet vil sekretariatet arbeide med overordnet analyse, og utarbeide et utkast til plan for forvaltningsrevisjon. I dette arbeidet vil administrasjonen og revisjonen bli oppfordret til å komme med innspill. Planen bør vedtas på kontrollutvalgets første møte etter sommerferien, 28.august, og i kommunestyret i september. Dette vil gjøre det mulig å igangsette nytt forvaltningsrevisjonsprosjekt senhøstes, dersom ledige timer (ca 175 timer samlet) til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, ikke benyttes til selskapskontroll. Kommunestyret vil sannsynligvis gi signaler knyttet til selskapskontroll under sin behandling av plan for selskapskontroll , i sitt møte i juni. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet oppfordrer kontrollutvalget og eventuelt andre deltakere i møte til å komme med innspill til en diskusjon om risikoområder og mulige områder for forvaltningsrevisjon. Selv om en utarbeider 2-årige planer, mener sekretariatet at det er naturlig at planen nå strekker seg ut 2014, da den ikke blir vedtatt i kommunestyret før til høsten. Sekretariatet vil legge vekt på de erfaringer og prioriteringer som kommer frem i diskusjonen i den videre prosessen. 1 Elektronisk versjon av Kontrollutvalgsboken kan lastes ned her: 39

40 SELBU KOMMUNE Plan for forvaltningsrevisjon for Selbu kommune Kontrollutvalget Behandlet i kontrollutvalgets møte , sak 10/2010. Vedtatt i kommunestyret , sak 21/