Nummerert brev nr. 1. Nordland fylkeskommune Kontrollutvalget Bodø, 30. april 2014

Transkript

1 Org.nr: Nordland fylkeskommune Kontrollutvalget Bodø, 30. april 2014 Nummerert brev nr. 1 Fylkesrevisjonen i Nordland har gjennomført revisjonen for regnskapsåret 2013 for Nordland fylkeskommune. Vår oppgave er å uttale oss om årsregnskapet, opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet, om disponeringene er i henhold til budsjettvedtak og om budsjettbeløpene stemmer med regulert budsjett. I tillegg er det vår oppgave innenfor god kommunal revisjonsskikk å gjennomgå fylkeskommunens formuesforvaltning og regnskaps- og interne kontrollsystemer. Vi har gjennom vår regnskapsrevisjon hatt spesiell oppmerksomhet rettet mot områder hvor det kan være økt risiko for feil i årsregnskapet. Det må understrekes at svakheter i regnskapssystemet og den interne kontroll kan medføre misligheter som våre normale tester ikke nødvendigvis vil avdekke. 1. Avgivelse av årsregnskap, årsberetning og revisjonsberetning På bakgrunn av uklarhet når det gjelder formelle krav og frister for avgivelse av årsregnskap, årsberetning og revisjonsberetning, sendte fylkesrevisjonen en kort redegjørelse 11. april 2014 til fylkesrådsleder, fylkesråd for plan og økonomi, sekretær for kontrollutvalget og økonomisjef. I redegjørelsen har vi vist til forskrift om årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner) 10 om regnskapsfrister og behandling av årsregnskap og årsberetning. Av bestemmelsens tredje ledd følger det at det er fylkesrådet som skal utarbeide og avgi årsberetningen, og av revisjonsberetningen fremgår det at fylkesrådet er ansvarlig for å utarbeide årsregnskapet. Av forskriftens bestemmelse fremgår det videre at årsberetningen skal avgis senest 31. mars. Av forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv. 5 første ledd fremgår det at fristen for revisor til å avgi revisjonsberetningen er 15. april. Av bestemmelsen følger det videre at revisjonsberetning skal avgis også der årsregnskap ikke foreligger eller er ufullstendig. Revisors beretning inneholder uttalelse om både årsregnskapet og årsberetningen, og begge dokumenter må følgelig være avgitt. Det er fylkestinget som formelt og endelig vedtar årsregnskapet, jf. kommuneloven 48 og forskrift om årsregnskap og årsberetning 10. Det er imidlertid fylkesrådet som utarbeider/avgir årsregnskap og årsberetning. At fylkesrådet avgir årsregnskap og årsberetning innebærer at fylkesrådet er ansvarlig for at årsregnskapet gir en dekkende fremstilling i samsvar med lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk i Norge, og for slik intern kontroll som fylkesrådet finner nødvendig for å muliggjøre utarbeidelsen av et Fylkesrevisjonen Fylkeshuset 8048 Bodø Postmottak Fylkeshuset 8048 Bodø Dir: Tlf: Faks: Brynjar Gilberg revisjon@nfk.no Side 1 av 9

2 årsregnskap som ikke inneholder vesentlig feilinformasjon, verken som følge av misligheter eller feil. Videre er fylkesrådet ansvarlig for at opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet er konsistente med årsregnskapet og er i samsvar med lov og forskrifter. At årsregnskap og årsberetning avgis av fylkesrådet, må synliggjøres gjennom behandling og vedtak i fylkesrådet, hvoretter årsregnskapet og årsberetningen kan fremmes for kontrollutvalget. Da foreligger det et avgitt årsregnskap og en avgitt årsberetning som revisor kan uttale seg om i revisjonsberetningen. Når årsregnskap og årsberetning er avgitt av fylkesrådet og revisor har avgitt revisjonsberetningen, kan kontrollutvalget behandle disse og avgi sin uttalelse. Til slutt, når kontrollutvalgets uttalelse foreligger, kan fylkesrådet skrive sin innstilling til fylkestinget. I Nordland fylkeskommune har det hittil ikke vært praksis at fylkesrådet har hatt en egen behandling og formell avgivelse av årsregnskapet. Det har ikke vært mulig for fylkesrådet å innarbeide den nye praksisen med virkning for regnskapsåret 2013 innen forskriftens frist for avgivelse av revisjonsberetningen. For øvrig, som det fremgår av vårt brev i det etterfølgende, var det flere spesielle forhold knyttet til regnskapsåret 2013 som bidro til å forsinke regnskapsavleggelsen. Den 15. april 2014 avga vi følgelig en revisjonsberetning med følgende uttalelse: «Fylkesrådet har ikke avgitt årsregnskap og årsberetning for Nordland fylkeskommune for regnskapsåret 2013 innen utløpet av forskriftens frist, og vi har følgelig ikke vært i stand til å utføre revisjonen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk.» Fylkesrådet har i møte 30. april 2014 behandlet årsregnskapet og årsberetningen for 2013 og vedtatt at disse dokumentene fremmes for kontrollutvalget. Basert på fylkesrådets avgitte årsregnskap og årsberetning, har vi samme dag avgitt vår revisjonsberetning for 2013 som erstatter vår første revisjonsberetning. Vi anbefaler for senere regnskapsår at et utkast til årsberetning utarbeides innen midten av mars, slik at endelig versjon av årsberetning og årsregnskap kan foreligge i god tid før fristen for formell behandling i fylkesrådet som er 31. mars. 2. Revisjonsberetningen Vi har utført handlinger for å innhente revisjonsbevis for beløpene og opplysningene i årsregnskapet. Vår revisjon omfatter også en vurdering av om de anvendte regnskapsprinsippene er hensiktsmessige og om regnskapsestimatene utarbeidet av ledelsen er rimelige, samt en vurdering av den samlede presentasjonen av årsregnskapet. Vi har i tillegg utført handlinger for å kunne uttale oss i revisjonsberetningen om budsjett, årsberetning, og ledelsens plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger. Fylkesvegregnskapet, som inngår som en del av fylkeskommunens årsregnskap for 2013, er ikke revidert av fylkesrevisjonen, men av Riksrevisjonen. Dette fremgår av revisjonsberetningen, under avsnittet om revisors oppgaver og plikter. Riksrevisjonen utfører sin revisjon etter andre standarder for regnskapsrevisjon, International Standards of Supreme Audit Institutions (ISSAI), utarbeidet av INTOSAI. I 2013 er det aktivert veianlegg med drøyt kr 1 mrd. Aktiverte veianlegg pr. 31. desember 2013 utgjør nær kr 4,7 mrd. av samlede anleggsmidler på drøyt kr 7 mrd. I 2010 ble en rekke riksveier overført til fylkeskommunene. På bakgrunn av store årlige utgifter til disse nye fylkesveiene vil aktiverte veianlegg utgjøre en stadig økende andel av fylkeskommunens samlede eiendeler. Side 2 av 9

3 Regnskapet for fylkesrevisjonen inngår som en del av fylkeskommunens årsregnskap for Fylkesrevisjonen kan ikke revidere eget regnskap, og fylkesrevisjonens regnskap er derfor revidert av Revisjon Midt-Norge IKS. 2.1 Årsregnskap Fylkesrevisjonen fikk overlevert årsregnskapet for 2013 den 14. februar Det var flere feil i dette først fremlagte årsregnskapet. Feil av vesentlig betydning for årsregnskapet er imidlertid korrigert i årsregnskapet fylkesrådet har avgitt 30. april Når det gjelder vår konklusjon om årsregnskapet, varslet vi i e-poster 2. april 2014 til kontrollutvalget og til næringsavdelingen og økonomiavdelingen om et mulig forbehold knyttet til posten til gode/skyldig merverdiavgift. Bakgrunnen var at det heleide selskapet Nordland Næringsvekst AS (tidligere Nordlandsgass AS) på dette tidspunkt fortsatt manglet omsetningskonsesjon for videresalg av konsesjonskraft, og at selskapet heller ikke var registrert i Merverdiavgiftsregisteret. Søknad om registrering i Merverdiavgiftsregisteret ble først sendt i midten av mars Fordi selskapets eneste omsetning er knyttet til videresalg av konsesjonskraft, er registrering i Merverdiavgiftsregisteret avhengig av at selskapet har omsetningskonsesjon. Fylkeskommunens samlede konsesjonskraftrettigheter ble overført til aksjeselskapet gjennom et tingsinnskudd 24. september 2013, jf. avtale mellom Nordland fylkeskommune og Nordlandsgass AS datert 13. september På dette tidspunkt hadde ikke selskapet omsetningskonsesjon. Søknad om omsetningskonsesjon ble ikke sendt før 7. april Ved tidspunktet for avgivelse av revisjonsberetningen, 30. april 2014, var søknaden om omsetningskonsesjon ikke ferdig behandlet hos Norges vassdrags- og energidirektorat (NVE). I brev av 11. april 2014 fremgår det at NVE vurderer at Nordland fylkeskommune har opptrådt uaktsomt ved ikke å informere NVE om avtalen av 13. september 2013, på tross av at fylkeskommunen hadde informasjonsplikt overfor NVE. NVE mener videre at Nordland Næringsvekst AS har opptrådt uaktsomt ved å omsette konsesjonskraft uten gyldig omsetningskonsesjon. NVE bekrefter imidlertid at det ikke vil bli gitt noen reaksjoner på grunn av manglende omsetningskonsesjon, og at søknaden vil bli behandlet som normalt. På bakgrunn av disse forholdene har vi tatt inn følgende forbehold i revisjonsberetningens konklusjon om årsregnskapet: «Da fylkeskommunens konsesjonskraftrettigheter ble overført til det heleide selskapet Nordland Næringsvekst AS med virkning fra 24. september 2013, hadde ikke aksjeselskapet omsetningskonsesjon og selskapet var heller ikke registrert i Merverdiavgiftsregisteret. Registrering i Merverdiavgiftsregisteret avhenger av omsetningskonsesjonen. Slik omsetningskonsesjon foreligger ikke ved tidspunktet for avgivelsen av årsregnskapet. Som en følge av dette kan vi ikke uttale oss om posten til gode/skyldig merverdiavgift pr. 31. desember 2013 knyttet til fylkeskommunens kjøp og salg av konsesjonskraft på vegne av selskapet i perioden etter virksomhetsoverdragelsen.» 2.2 Budsjett Fylkesrevisjonen ser at investeringsregnskapet for fylkeskommunen samlet sett er saldert med å bruke mindre finansiering enn budsjettert, men det er isolert sett brukt mer av lånemidler enn budsjettvedtak tilsier. Vi har understreket at dersom det etter å ha brukt lån tilsvarende budsjettet ikke er andre finansieringskilder tilgjengelig, vil det være riktig å avslutte investeringsregnskapet med et udekket beløp som fylkestinget så må vedta inndekningen av i forbindelse med regnskapsbehandlingen. Dette følger av KRDs veileder fra oktober 2011, jf. departementets veiledning s. 39. Side 3 av 9

4 Istedenfor å avslutte investeringsregnskapet med et udekket beløp, har fylkesrådet omtalt forholdet i årsberetningen. Vi har derfor tatt følgende forbehold i revisjonsberetningens konklusjon om budsjettet: «Finansieringen av investeringsregnskapet viser et betydelig merforbruk av lån i forhold til regulert budsjett på kr Vi viser til redegjørelsen på side 30 i fylkesrådets årsberetning.» 2.3 Årsberetning Det følger av kommuneloven 48 at det i årsberetningen skal gis «opplysninger om forhold som er viktige for å bedømme kommunens eller fylkeskommunens økonomiske stilling og resultatet av virksomheten, som ikke fremgår av årsregnskapet, samt om andre forhold av vesentlig betydning for kommunen eller fylkeskommunen. Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre betryggende kontroll og en høy etisk standard i virksomheten. Det skal redegjøres for den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling i fylkeskommunen eller kommunen. Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt, og tiltak som planlegges iverksatt for å fremme likestilling og for å hindre forskjellsbehandling i strid med likestillingsloven, samt for å fremme formålet i diskrimineringsloven og i diskriminerings- og tilgjengelighetsloven.» Disse bestemmelsene er grunnlaget for vår tilbakemelding til det utkast til årsberetning vi mottok 3. april Våre tilbakemeldinger er i tilstrekkelig grad hensyntatt i fylkesrådets avgitte årsberetning, og vi har i revisjonsberetningen uttalt at vi mener at opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet er konsistente med årsregnskapet og i samsvar med lov og forskrifter. Vi anbefaler likevel at fylkesrådet for fremtiden gjennomgår årsberetningen for å sikre en mer kortfattet fremstilling av de forhold kommuneloven krever opplysninger om. Det skal ikke i årsberetningen henvises til vedlegg. Omfattende omtale av forhold det ikke kreves opplysninger om bør også unngås. Årsberetningen bør skrives klart, poengtert og så kortfattet som mulig. Det skal være konsistens i behandlingen av samme forhold i årsberetning og årsregnskap. Samtidig bør språk og form være slik at fremstillingen blir godt tilgjengelig for de ulike brukere. Årsberetningen skal utformes slik at den gir et dekkende bilde av fylkeskommunens utvikling, resultat og stilling. Vi viser for øvrig til foreløpig kommunal regnskapsstandard nr. 6 om noter og årsberetning. 2.4 Registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger Etter virksomhetsoverdragelsen til Nordland Næringsvekst AS, disponerer ikke lenger fylkeskommunen konsesjonskraftrettighetene. Konsesjonskraftinntekter og -utgifter er likevel bokført i fylkeskommunens driftsregnskap i perioden fra og med 24. september og ut regnskapsåret Konsesjonskraftinntektene i årsregnskapet er derfor kr 14,4 mill. for høye og tilsvarende er konsesjonskraftutgiftene kr 6,9 mill. for høye. Nordland Næringsvekst AS har i april 2014 fakturert fylkeskommunen for nettoinntektene på kr 7,5 mill. og bokført disse i selskapets årsregnskap for Fylkeskommunen vil korrigere feilene i regnskapet for Feilene får ikke betydning for vår konklusjon om fylkeskommunens årsregnskap for Registrering og dokumentasjon av fylkeskommunens konsesjonskraftinntekter og -utgifter har vært feil/mangelfull etter at konsesjonskraftrettighetene ble overført fra fylkeskommunen til Nordland Næringsvekst AS. En endelig avstemming av den andel som hører til Nordland Næringsvekst AS som følge av virksomhetsoverdragelsen, forelå ikke før ved utgangen av mars Videre var det i 2014 bokført konsesjonskraftoppgjør til kommuner med kr 1,2 Side 4 av 9

5 mill. som gjelder På bakgrunn av disse forholdene har vi tatt inn følgende forbehold i revisjonsberetningens konklusjon om registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger: «Fylkeskommunen har ikke hatt tilfredsstillende rutiner for registrering og dokumentasjon av konsesjonskraftinntekter og -utgifter på vegne av Nordland Næringsvekst AS etter at konsesjonskraftrettighetene ble overført til dette selskapet 24. september 2013.» 2.5 Andre forhold Fylkesrevisjonen mottok økonomiavdelingens første utkast til årsregnskap 14. februar, og endelig utkast 8. april Fylkesrevisjonen mottok økonomiavdelingens første utkast til årsberetning 3. april, og endelig utkast 23. april Fylkeskommunens årsregnskap og årsberetning for 2013 var ikke avgitt av fylkesrådet innen 15. april 2014, som er forskriftens frist for avgivelse av revisjonsberetning. Fylkesrevisjonen har følgelig 15. april 2014 avgitt en beretning med følgende uttalelse: «Fylkesrådet har ikke avgitt årsregnskap og årsberetning for Nordland fylkeskommune for regnskapsåret 2013 innen utløpet av forskriftens frist, og vi har følgelig ikke vært i stand til å utføre revisjonen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk.» I vår revisjonsberetning datert 30. april 2014, som er avgitt på grunnlag av årsregnskapet og årsberetningen for 2013 som er avgitt av fylkesrådet, er det under avsnittet om andre forhold presisert at: «Denne beretning erstatter tidligere avgitt beretning, datert 15. april 2014, som ble avgitt ved utløpet av forskriftens frist for å avlegge revisjonsberetning. Årsregnskap og årsberetning var på dette tidspunkt ikke avgitt av fylkesrådet.» 3. Organiseringen av den økonomiske internkontrollen Det følger av kommuneloven 20 annet ledd at «( ) fylkesrådet skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll.» Fylkesrevisjonen har, gjennom regnskapsrevisjonen for 2013 og de seneste forvaltningsrevisjonene, avdekket enkelte svakheter i fylkeskommunens økonomiske internkontroll. Det er ofte ulik praksis avdelingene imellom. Praksis er i enkelte tilfeller også varierende innenfor samme avdeling, og er dermed svært personavhengig. Mangel på felles systemer og retningslinjer øker risikoen for feil. Vi anbefaler at de forhold som er omtalt i dette brevet blir vurdert i forbindelse med den løpende oppdateringen av økonomihåndboken. Med bakgrunn i kommunelovens bestemmelse om at det er fylkesrådet som skal sørge for at administrasjonen er gjenstand for betryggende kontroll, anbefaler vi at økonomihåndboken blir formelt vedtatt i fylkesrådet. 3.1 Uvanlige transaksjoner Fylkeskommunen gjennomførte i 2013 flere uvanlige og til dels store transaksjoner. Det ble avdekket til dels vesentlige regnskapsmessige feil knyttet til samtlige av de transaksjoner som er omtalt i det etterfølgende Nordland Næringsvekst AS De største enkeltstående transaksjonene ble gjennomført i sammenheng med omorganiseringen av Nordlandsgass AS, som endret navn til Nordland Næringsvekst AS. Side 5 av 9

6 Som nevnt foran, var ikke de formelle forhold knyttet til omsetningskonsesjon og registrering i Merverdiavgiftsregisteret i orden ved overføringen av konsesjonskraftrettighetene fra Nordland fylkeskommune til Nordland Næringsvekst AS den 24. september Videre var det ikke tilfredsstillende rutiner for registrering og dokumentasjon av konsesjonskraftinntekter og -utgifter etter virksomhetsoverdragelsen. I tillegg manglet det avtaler for viderefakturering av administrative tjenester fra fylkeskommunen til selskapet. I fylkesrådssak 195/13 den 9. september 2013 (unntatt offentlighet, jf. offl. 23 første ledd) er fylkesrådets vurdering følgende: «Fylkesrådet vil ut fra hensyn til den usikkerhet som ligger i det fremtidige konsesjonskraftnivå og konsesjonskraftpris i forhold til den kraftpris som kan oppnås i markedet ved salg av konsesjonskraften slutte seg til en verdi på konsesjonskraftinntektene fastsatt til om lag NOK ,-.» Tingsinnskuddet er i fylkesrådssaken omtalt sammen med tingsinnskuddet av aksjene i Widerøe Holding AS med kr 75 mill. og kontantinnskuddet av konsesjonskraftfondet med kr 170 mill. Fylkeskommunens aksjekjøp i forbindelse med tingsinnskuddet i Nordland Næringsvekst AS, ble ikke ført i fylkeskommunens regnskap før fylkesrevisjonen i slutten av januar 2014 påpekte at dette fortsatt ikke var gjort. Ved bokføringen av fylkeskommunens aksjer i Nordland Næringsvekst AS, la økonomiavdelingen til grunn den anslåtte verdien av konsesjonskraftrettighetene som fremgikk av fylkesrådssaken. Økonomiavdelingen var ikke gjort kjent med at styret i Nordland Næringsvekst AS i sin redegjørelse den 13. september 2013, fire dager etter fylkesrådsmøtet, hadde fastsatt verdien av konsesjonskraftrettighetene til kr 300 mill. Årsregnskapet måtte følgelig korrigeres med kr 50 mill. I sin redegjørelse etter aksjeloven, som er grunnlaget for revisors bekreftelse av kapitalforhøyelsen, har styret vist til verdivurderingene utført av Sparebank Market og Pareto Securities i 2012 og verdivurderingen utført av Thema Consulting i Etter fylkesrevisjonens syn har ikke styret i tilstrekkelig grad redegjort for verdifastsettelsen på kr 300 mill. i forhold til verdien på kr 350 mill. som ble lagt til grunn i fylkesrådssaken fire dager tidligere Rønvik Sentrum AS Med bakgrunn i behovet for å øke bygningsmassen for Bodø skoleområde, ønsket fylkeskommunen i 2012 å kjøpe eiendommen som tidligere ble disponert av Bodø lærerhøgskole. Eiendommen var da eneste eiendel i aksjeselskapet Rønvik Sentrum AS. Det ble stilt spørsmål ved hvorfor de tre aksjonærene i Rønvik Sentrum AS forlangte at fylkeskommunen skulle kjøpe aksjene og ikke selve eiendommen. I et notat av 25. oktober 2012 (unntatt offentlighet, jf. offl. 14 første ledd) til fylkesrådet, fylkesordfører og gruppeledere i fylkestinget ga fylkesrådslederen følgende svar: «De begrunner det med skattereglene som eksisterer rundt slike transaksjoner. Det er ikke gunstig for de skattemessig å selge innmaten i selskapet, da de vil bli beskattet med ca. 18 mill. kr. Vi kan be de om å løse opp selskapet, men da vil prisen stige tilsvarende. Det er bedre at vi tar risikoen da vi kan ha mulighet til å få verdien ned på selskapet gjennom en ny takst pga. at vi endrer bruksformål til eiendommen.» Fylkeskommunen innhentet en vurdering av Ernst & Young Tax datert 10. oktober 2012, som viser at totale kostnader ved avvikling av selskapet er beregnet til ca. kr 18,2 mill., bestående av skatt på gevinst ca. kr 16,1 mill. og dokumentavgift ca. kr 2,1 mill. Den 2. januar 2013 kjøpte fylkeskommunen aksjene i Rønvik Sentrum AS for kr 48 mill. og overtok samtidig selskapets gjeld på til sammen kr 25 mill. Fylkeskommunen betalte totalt kr 73 mill. for eiendommen i samsvar med den eiendomsverdi som var fastsatt i tilbudet fra de tidligere eierne. I og med at eiendommen var selskapets eneste eiendel, representerer den Side 6 av 9

7 samlede kjøpesummen på kr 73 mill. eiendommens markedsverdi. Norconsult anslo i en rapport fra 2005 at eiendommens markedsverdi da var kr mill. Fylkeskommunen innhentet en takst fra Eiendomstakst AS datert 10. mai 2013, hvor anslått markedsverdi er satt til kr 25 mill. Denne taksten ble lagt til grunn da fylkeskommunen kjøpte eiendommen fra aksjeselskapet. I avtalen om overdragelse av fast eiendom signert av aksjeselskapets styreleder og fylkesråd for plan og økonomi 12. desember 2013, er 1. november 2013 angitt som avtalt overtakelsestidspunkt. Grunnbokshjemmelen ble overført 14. januar Avviklingsoppgjøret for Rønvik Sentrum AS er datert 12. desember Fylkeskommunens forannevnte transaksjoner er reelt sett det samme som et direkte kjøp av selve eiendommen, i og med at eiendommen var aksjeselskapets eneste eiendel. Etter fylkesrevisjonens syn skulle fylkeskommunen i dette tilfelle ha innhentet en bindende forhåndsuttalelse fra skattemyndighetene for å avklare spørsmålet om gevinstbeskatning av eiendommen ved en avvikling av selskapet. At aksjeselskapet er forhåndslignet i forbindelse med avviklingen medfører ikke at det ikke lenger foreligger en mulig skatteforpliktelse. Vi anbefaler derfor at fylkeskommunen avklarer dette direkte med skattemyndighetene. I det først fremlagte utkastet til årsregnskap for 2013, var anskaffelseskost for aksjene ført til inntekt i investeringsregnskapet og lagt til bokført verdi på eiendommen. I det endelige årsregnskapet er dette korrigert gjennom en tapsføring av aksjene, og slik at bokført verdi av eiendommen er lik den nye taksten på kr 25 mill. Regnskapsmessig kan det stilles spørsmål ved hvorvidt eiendommen skulle vært ført i fylkeskommunens årsregnskap for 2013 i og med at aksjeselskapet fortsatt ikke er slettet og at grunnbokshjemmel ikke ble overført før midten av januar Etter en samlet vurdering anser vi at den regnskapsmessige behandlingen kan aksepteres i og med at Rønvik Sentrum AS er heleid og under avvikling, at oppgjør har skjedd gjennom motregning av lån fra fylkeskommunen til aksjeselskapet, og at det før årsskiftet var inngått bindende avtaler om overdragelse av eiendommen Stiftelsen Nordland Nasjonalparksenter Den 2. mai 2012 inngikk fylkeskommunen «Avtale om gaveoverføring av eiendommen AddeZetterquist kunstgalleri fra Nordland fylkeskommune til Nordland Nasjonalparksenter». Avtalen fastsetter nærmere vilkår og forutsetninger for overføringen av bygget AddeZetterquist kunstgalleri fra fylkeskommunen til Nordland Nasjonalparksenter. Fylkeskommunen og Nordland Nasjonalparksenter ble i møte 28. mai 2013 enige om gaveoverføring av bygget i samsvar med forannevnte avtale. Dette fremgår av protokoll fra møtet. I det først fremlagte utkastet til årsregnskap var fylkeskommunens byggeutgifter bokført i investeringsregnskapet og aktivert som en eiendel i balansen. Av avtalen om gaveoverføring fremgår det at fylkeskommunen skulle dekke kostnader ved tinglysning, offentlige gebyrer etc. vedrørende overtakelse av bygget. Det forelå imidlertid ikke noe skjøte knyttet til eiendommen, og følgelig ingen tinglysning av slikt skjøte i forbindelse med overføringen. Fylkeskommunens løpende byggeutgifter representerer i realiteten tilskudd som Nordland Nasjonalparksenter mottok i form av gaveoverføring av bygget da dette stod ferdig. Det endelige årsregnskapet er korrigert slik at fylkeskommunens utgifter på kr 22,3 mill. er presentert som tilskudd i driftsregnskapet Stamfiber AS Fylkeskommunen inngikk i 2012 en avtale med Stamfiber AS om leie, drift og vedlikehold av fiberpar i Nordland og Trøndelag. Fibernettet er ikke klart for bruk før i 2014 eller Side 7 av 9

8 Fylkeskommunen har i 2012 og 2013 betalt til sammen kr 9,6 mill. i engangsvederlag. I det først fremlagte utkastet til årsregnskap var engangsvederlagene utgiftsført i driftsregnskapet. Avtalen er en operasjonell leasingavtale, hvor engangsutbetalinger (forskuddsbetalt leie) skal periodiseres etter anordningsprinsippet, dvs. utgiftsføring over leieperioden. I det endelige årsregnskapet er engangsbetalingene balanseført som en kortsiktig fordring. Engangsbetaling med fakturadato 19. juni 2013 ble attestert og anvist til tross for at denne var beregnet på grunnlag av en kontraktssum som var økt med kr 2,3 mill. Økningen i kontraktssummen ble først godkjent av fylkesråden i brev til Stamfiber AS datert 10. mars Uvanlige transaksjoner fylkesrevisjonens anbefaling Det ble avdekket regnskapsmessige feil knyttet til samtlige av de forannevnte transaksjoner i tillegg til formelle mangler ved flere av transaksjonene. Dette bekrefter den økte risikoen for feil knyttet til uvanlige transaksjoner. Det er derfor spesielt viktig at den økonomiske internkontrollen er organisert på en måte som sikrer at alle juridiske, regnskapsmessige, skatte- og avgiftsmessige, samt andre formelle forhold ved slike transaksjoner blir tilstrekkelig hensyntatt. Vi anbefaler at fylkesrådet tar spesielt hensyn til dette i sitt arbeid med å sørge for at administrasjonen av fylkeskommunen er gjenstand for betryggende kontroll. 3.2 Nærstående parter Fylkesrevisjonens gjennomgang av årsregnskapet for 2013 viste at det er behov for en økt oppmerksomhet rundt identifisering av fylkeskommunens nærstående parter og transaksjoner med disse. Fylkeskommunens transaksjoner med de heleide aksjeselskapene Nordland Næringsvekst AS og Rønvik Sentrum AS er eksempler som understreker dette. Vi anbefaler at det påbegynte arbeidet med å identifisere nærstående parter og transaksjoner med disse gis prioritet, herunder at det utarbeides interne rutiner for rapportering av folkevalgte og ansattes styreverv og lignende engasjementer i virksomheter som fylkeskommunen har eller kan komme til å ha transaksjoner med. Vi viser for øvrig til anbefalingen i FT sak 91/2006: «For å styrke åpenhet og tillit anbefaler Nordland fylkeskommune en registreringsordning hvor det føres oversikt over økonomiske interesser for politikere, ledere i fylkesadministrasjonen og driftsenhetsledere.» 3.3 Registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger Svakheter ved registering og dokumentasjon av konsesjonskraftinntekter og -utgifter er eneste forhold av betydning for vår konklusjon i revisjonsberetningen. I det etterfølgende omtaler vi de områder som vi anbefaler fylkeskommunens ledelse å se nærmere på med tanke på å forbedre rutinene for registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger. I samsvar med anordningsprisnippet skal alle kjente utgifter og inntekter i året tas med i årsregnskapet for vedkommende år, enten de er betalt eller ikke når årsregnskapet avsluttes, jf. kommuneloven 48 nr. 2 annet punktum og forskriftens 7 tredje ledd første punktum. Vår revisjon viser at det er utført et betydelig arbeid for å sikre at fylkeskommunens utgifter og inntekter bokføres på korrekt regnskapsår. Vi har likevel funnet at periodiseringer i tråd med anordningsprinsippet er mangelfull på enkelte områder. Vi fant flere enkeltfakturaer som ikke var bokført på riktig år. I tillegg var ikke alle balanseposter tilfredsstillende dokumentert, noe som blant annet medførte at flere tilskudd uten gyldig tilsagn fortsatt var bokført som kortsiktig gjeld. Side 8 av 9

9 Vår gjennomgang av årsregnskapet og anleggsnoten (note 9) viste at bokført verdi stemte med anleggsregisteret. Historisk anskaffelseskost stemte imidlertid ikke, noe som skyldes at avgang driftsmidler presenteres til bokført verdi. Anskaffelseskost og akkumulerte av- og nedskrivninger for solgte/kasserte driftsmidler fremgår ikke av anleggsregisteret. Videre er ikke fylkeskommunens eiendommer merket med gårds- og bruksnummer i anleggsregisteret, og det utføres ingen jevnlig kontroll mot grunnboken. Revisjonen viste at samferdselsavdelingen fortsatt mangler skriftlige rutiner for kontroll av billettinntekter. Videre gjennomføres det ikke daglige oppgjør/kassetellinger ved tannklinikkene slik bokføringsforskriften krever, men hovedsakelig ukentlige oppgjør/kassetellinger. Med unntak av de forhold som er nevnt foran om uvanlige transaksjoner i 2013, anser vi at fylkeskommunens ledelse i det alt vesentlige har oppfylt sin plikt til ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger. Vi anbefaler likevel at det arbeides videre med å forbedre rutiner for periodisering, avstemming av balanseposter og kontroll av driftsmidler. Vi viser for øvrig til våre seneste forvaltningsrevisjonsrapporter om fylkeskommunens inventar- og utstyrskontroll og fylkeskommunens kunstsamling. I tillegg anbefaler vi at det innføres skriftlige rutiner for kontroll av billettinntekter, og for dagsoppgjør/kassetellinger ved tannklinikkene. 3.4 Etterlevelse av lov, forskrift og interne retningslinjer Fylkesrevisjonen har foran omtalt det forhold at Nordland Næringsvekst AS manglet omsetningskonsesjon for videresalg av konsesjonskraft og heller ikke var registrert i Merverdiavgiftsregisteret da fylkeskommunens konsesjonskraftrettigheter ble overført til selskapet 24. september Vi mener også at skattemessige forhold vedrørende transaksjonene knyttet til Rønvik Sentrum AS ikke er avklart. For ordens skyld vil vi gjøre oppmerksom på at det også ble inngått en mindre finansiell leasingavtale uten fylkestingets godkjenning, jf. note Oppsummering Formålet med vårt brev er å hjelpe fylkeskommunens ledelse til å identifisere områder som bør prioriteres i det løpende arbeidet med å sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. Vi ber om at vårt brev behandles i kontrollutvalget og fylkesrådet og minner om at nummererte brev fra revisor skal oppbevares ordnet og betryggende i 10 år. Kopi til fylkesrådet Side 9 av 9