ÅRSMØTE 25. NOVEMBER 2009

Transkript

1 ÅRSMØTE 25. NOVEMBER 2009 PERIODEN 13. FEBRUAR TIL 25. NOVEMBER 2009 VISJON FOR AUSTRÅTT GOLFKLUBB Flere og glade golfspillere! VERDIGRUNNLAGET FOR AUSTRÅTT GK Idrettsglede - Tilgjengelighet Engasjement VIRKSOMHETSIDÉ Austrått golfklubb skal: Drives og utvikles av medlemmene i fellesskap. Være en viktig aktør innenfor kultursektoren i Ørland kommune, Fosen regionen og i Midt Norge. Være en inkluderende klubb hvor alle føler seg velkommen. Austrått GK bygger verdigrunnlaget med basis i Norges Golfforbund sitt verdigrunnlag som er å være en åpen, ærlig og inkluderende golfklubb. Tilgjengelighet, anlegg og aktiviteter skal stimulere til rekruttering og at medlemmer blir i Austrått Golfklubb. HOVEDMÅL FOR AUSTRÅTT GOLFKLUBB Målene skal være konkrete og kontrollerbare. Alle tiltak lages på bakgrunn av oppnåelse innenfor den oppgitte tidsramme. Handlingsplanen gjelder for 2009 til Austrått GK skal bli viden kjent for sitt særegne gode miljø, der vennlighet, kameratskap og trygghet danner grunnlaget for en ekte glede ved å spille golf. Austrått GK ønsker at medlemmene i fellesskap skal utvikle klubben og golfanlegget ved å kunne skaffe seg kompetanse og være med å sette sitt personlige preg på klubbens utvikling.

2 Utdrag fra Lov for Austrått Golfklubb 9 Årsmøtet Klubbens øverste organ er årsmøtet som holdes hvert år innen den 1. desember.årsmøtet innkalles av styret med minst en måneds varsel, direkte til medlemmene og/eller ved kunngjøring i pressen, eventuelt på klubbens internettside. Forslag som skal behandles på årsmøtet må være sendt til styret senest to uker før årsmøtet. Fullstendig sakliste og andre nødvendige saksdokumenter med forslag må være tilgjengelig for medlemmene senest en uke før årsmøtet.alle klubbens medlemmer har adgang til årsmøtet. Årsmøtet kan invitere andre personer og/eller media til å være tilstede, eventuelt vedta at årsmøtet kun er åpent for medlemmer.lovlig innkalt årsmøte er vedtaksført dersom det møter et antall medlemmer som minst tilsvarer antallet styremedlemmer. Dersom årsmøtet ikke er vedtaksført kan det innkalles til årsmøte på nytt uten krav om minimumsdeltakelse. På årsmøtet kan ikke behandles forslag om lovendring som ikke er oppført påutsendt/kunngjort sakliste. Andre saker kan behandles når 2/3 av de stemmeberettigede på årsmøtet vedtar det, ved godkjenning av saklisten. 10 Ledelse av årsmøtet Årsmøtet ledes av valgt(e) dirigent(er). Dirigenten(e) behøver ikke å være medlem av idrettslaget. 11 Årsmøtets oppgaver Årsmøtet skal: 1. Godkjenne de stemmeberettigede frammøtte representanter. 2. Godkjenne innkallingen, sakliste og forretningsorden. 3. Velge dirigent(er), sekretær(er) samt 2 representanter til å underskrive protokollen. 4. Behandle klubbens årsmelding, herunder komiteenes årsmeldinger. 5. Behandle klubbens regnskap i revidert stand. 6. Behandle klubbens virksomhetsplan. 7. Behandle innkomne forslag og saker. 8. Fastsette medlemskontingent og evt. andre medlemsavgifter. 9. Vedta idrettslagets budsjett. 10. Foreta følgende valg: a) Leder valg for 1 år. b) Nestleder valgt for 2 år. c) Sekretær valgt for 2 år d) Kasserer valgt for 2 år e) Styremedlemmer 2 stk velges hvert andre år for 2 år. f) Varamedlemmer 2 stk velges for 1 år. g) Øvrige valg ihht. årsmøtevedtatt virksomhetsplan. Komiteledere velges for 1 år, og Valgkomite velges med leder og 2 medlemmer for 1 år. Revisor velges for 1 år. h) Representanter til ting og møter i de organisasjoner klubben er tilsluttet. Leder og nestleder velges enkeltvis. De øvrige medlemmer til styret velges samlet. Ved valgene skal det velges kandidater/representanter fra begge kjønn. Sammensetningen skal være forholdsmessig i forhold til kjønnsfordelingen i medlemsmassen i klubben, dog slik at det skal være minst to representanter fra hvert kjønn i styre, råd og utvalg m.v. med mer enn 3 medl. I styre, råd og utvalg m.v. med mer enn 2 eller 3 medlemmer skal begge kjønn være representert. Varamedlem teller ikke med ved beregning av kjønnsfordeling. Valgene skjer etter bestemmelsene i NIFs lov Stemmegivning på årsmøtet Med mindre annet er lovfestet skal et vedtak for å være gyldig være truffet med alminnelig flertall av de avgitte stemmene. Valg foregår skriftlig hvis det foreligger mer enn ett forslag eller det fremmes krav om det. Hvis det skal være skriftlige valg, kan bare foreslåtte kandidater føres opp på stemmeseddelen. Stemmesedler som er blanke, eller som inneholder ikke foreslåtte kandidater, eller ikke inneholder det antall det skal stemmes over, teller ikke, og stemmene anses som ikke avgitt. Når et valg foregår enkeltvis og en kandidat ikke oppnår mer enn halvparten av de avgitte stemmer, foretas omvalg mellom de to kandidater som har oppnådd flest stemmer. Er det ved omvalg stemmelikhet, avgjøres valget ved loddtrekning. Når det ved valg skal velges flere ved en avstemming, må alle, for å anses valgt, ha mer enn halvparten av de avgitte stemmer. Dette gjelder ikke ved valg av varamedlemmer. Hvis ikke tilstrekkelig mange kandidater har oppnådd dette i første omgang, anses de valgt som har fått mer enn halvparten av stemmene. Det foretas så bundet omvalg mellom de øvrige kandidater, og etter denne avstemmingen anses de valgt som har fått flest stemmer. Er det ved omvalg stemmelikhet, avgjøres valget ved loddtrekning. Side 2

3 Sak 1. Godkjenne stemmeberettigede frammøtte representanter Kontroll foretas før åpning av møtet. Styrets forslag til vedtak: Frammøtte representanter, kontrollert iht medlemsregisteret, godkjennes. Sak 2. Godkjenne innkallingen, sakliste og forretningsorden. Årsmøtet innkalles av styret med minst en måneds varsel.. Innkalling ble annonsert i FosnaFolket 23. Oktober Bekjentgjort på klubbens hjemmesider fra samme dato. Saksliste ble gjort tilgjengelig på hjemmesider 16. November då. Saksliste og forretningsorden gjennomføres iht klubbens lov 11. Styrets forslag til vedtak: Innkalling, saksliste og forretningsorden godkjennes. Sak 3. Velge årsmøtets funksjonærer. For styring av årsmøtet skal følgende velges: 1 dirigent 1 sekretær 2 representanter for underskriving av protokoll fra møtet. Styrets forslag til vedtak. Dirigent: Sekretær: Styret leder Johan Uthus Styrets sekretær Ingeborg Holdaas 2 representanter for undertegne protokoll:.. Årsmøtets funksjonærer godkjennes Side 3

4 Sak 4. Behandling av klubbens årsmelding, herunder komiteenes årsmeldinger. Styrets årsmelding samt beretninger fra komite for anlegg, aktivitet og administrasjon fremgår av vedlegg til sak 4. Styrets forslag til vedtak: Årsmøtet tar årsmeldingene til etterretning og godkjenner beretningene. Sak 5. Behandle klubbens regnskap i revidert stand Regnskap utdeles og gjennomgås på årsmøtet. Styrets forslag til vedtak: Det fremlagte regnskapet godkjennes. Sak 6. Behandle klubbens virksomhetsplan Klubbens overordnede planverk består av Virksomhetsplanen og Handlingsplanen. Handlingsplanen er tatt inn som en del av Virksomhetsplanen (kap 7). Dette planverket ble utarbeidet i januar 2009 og vedtatt på årsmøtet den 13. Feb Planen er vedlagt. Planen(e) og status for klubbens arbeider, ble evaluert på medlemsmøte den 29. September. Klubbutvikler Petter Hagstrøm fra NGF var mentor for dette arbeidet og har oppsummert status i egen rapport fra dette møtet. Denne rapporten er vedlegg til sak 6. Styrets forslag til vedtak: 1. Årsmøtet tar evalueringen av virksomhetsplan og handlingsplan til etterretning. 2. Virksomhetsplanens intensjoner og aktiviteter beskrevet i handlingsplanen skal videreføres fra 2009 til Styret i samråd med komiteene, gis fullmakt til å utarbeide handlingsplan for Side 4

5 Sak 7. Behandle innkomne forslag og saker. Forslag 1. Adoptering av hull Paul Beaulieu har levert forslag om en ordning hvor klubbens medlemmer frivillig adopterer ett (eller flere) hull på banen. Ordningen har som mål å høyne standarden ytterligere på banen gjennom at spesifikke personer påtar seg et begrenset men vel definert ansvar for å vedlikeholde deler av banen. Ordningen er også fremmet for klubbens medlemmer på medlemsmøte den 29. Sept då hvor det var bred enighet om tiltaket. Styrets forslag til vedtak. 1. Klubbens medlemmer inviteres til å adoptere ett /flere hull på Austrått Golfbane. 2. Det inngås avtale om gjennomføring av tiltaket mellom medlem(mene) og AGK. 3. Styret får fullmakt til å utarbeide retningslinjer for tiltaket samt opprette kontrakter. Forslag 2. Lovendring. Styret fremmer følgende: I klubblovens 11 forutsettes det at styret skal velges samlet. Erfaring har vist at det er nødvendig å gjøre en endring i denne bestemmelsen. Styrets forslag til vedtak: Lov for Austrått Golfklubb 11, andre ledd endres til: Styrets medlemmer velges enkeltvis. Medlemmer til den enkelte komite med tilhørende gruppe, velges samlet. Valgkomite velges samlet. Side 5

6 Sak 8. Fastsette medlemskontingent og andre medlemsavgifter. Kontingenter og avgifter er klubbens forutsigbare inntektskilder og bør i så stor grad som mulig dekke de kjente kostnadene som klubben pådrar seg gjennom et driftsår. Samtidig skal satsene også gjenspeile klubbens politikk mht rekruttering, hvordan familieaktivitet skal honoreres og også hva tilreisende skal betale. Styret har i forslaget lagt vekt på at vi fortsatt er en klubb i oppstart og at vi også må satse på at så mange som mulig finner det attraktivt også økonomisk å benytte banen. Harmonisering med øvrige klubber er også lagt noe vekt på til tross for at det ikke er mulig med direkte sammenligning da ingen klubber har bygget opp sitt regulativt likt. I styrets forslag ligger det en beskjeden regulering av medlemssatsen for voksne medlemmer, en ny kategori for ektefelle og en ny kategori for familie. Junior er definert til 21 år for å harmonisere med NGF definisjon av junior såfremt dette blir vedtatt på Golftinget Dugnadsavgiften er koblet til Austrått Golfklubb og ikke til Austrått golfbane. Dette medfører at dugnadstimer utført for klubben i forbindelse med arrangement etc nå bli godkjent. Familiekontingenten er satt til max kr 5500,- dette tilsvarer kontingenten for hovedmedlem (kat 1 ) + ektefelle (kat 3) + 2 junior ( kat 4). For øvrig er regulativet bygget opp slik at det er mulig å fange opp ulike variasjoner for familier og at det samtidig gis full uttelling på de rabatterte prisene. Styrets forslag til vedtak: Det fremlagte forslag til kontingenter og avgifter for 2010 vedtas. Side 6

7 Kontigenter og avgifter 2010 Tall i ( ) er satser fra 2009 Kat.nr. Kategori Må ha Spillerettighet Medlemsavgift/ Årsavgift 1 Medlem med spillerettighet JA (2250) Hovedmedlem 2300,- 2 Medlem uten spillerettighet NEI (2250) Hovedmedlem 2300,- 3 a (NY) Nei (Ny) Ektefelle / Samboer 2000,- 3 b (NY) Ja (Ny) Ektefelle / Samboer 2000,- 4 (junior 18 år og yngre) NEI (600) Junior 21 år og yngre 600,- (forutsetter endring i NGF ) 5 (NY) Voksne ja Familiekontingent Junior nei 6 Startmedlem 1.års medlem NEI ikke 1.år (1500) med Grønt Kort via AGK 1500,- 7 Fjernmedlem, ikke adr. i Ørland, Bjugn, Rissa, Åfjord og Agdenes NEI (600,-) 700,- Greenfee (pr dag) 250,- Dugnads avgift 1000,- utgår Student år heltidsstuderende NEI Inkl. Green fee Norsk Golf JA 0,- NEI 250,- Nei 250,- Nei 0,- JA hvis ikke flere medl. i en husstand 0,- Max 5500,- Ja 0,- JA 0,- JA 250,- JA 0,- 1250,-(utgår) utgår Familie 2v./+ barn med felles adresse JA 2 stk/nei (3850) JA 0,- For å unngå dugnadsavgift må det arbeides 10 timer dugnad for Austrått Golfklubb innen 01.oktober, hver dugnadstime verdsettes til 100 kr, ved mindre enn 10 timers jobbing faktureres gjenstående timer. For de som ikke ønsker å arbeide dugnad kan dugnadsavgift innbetales på forhånd. Dugnadsavgiften gjelder ikke for kategori 4 og 7. I medlemssatsene inngår hvis ikke annet er spesifisert: medlemskap også i Norges Golfforbund og Norges Idrettsforbund og Olympiske og Paralympiske Komite, magasinet Norsk Golf - 1 stk pr. husstand. Ellers vedlikehold av medlemskort, Hcp-kort og annen medlemsservice. Alle medlemskontingenter blir bestemt av medlemmene i årsmøte.

8 Sak 9. Vedta budsjett Budsjett for kommende periode (nov ) legges fram på årsmøtet. Styrets forslag til vedtak Årsmøtet vedtar det fremlagte budsjettet for Sak 10 Foreta valg Disse styremedlemmene ble valgt for 2 år på forrige årsmøte og er derfor ikke på valg ved dette årsmøtet. : Nestleder: Per Birger Mathisen Styremedlem. Per Amund Amundsveen VALGKOMITEEN S FORSLAG TIL VALG: Styret Leder: Johan Uthus 1 år Kasserer: Sonja Hemmingby 2 år Sekretær: Ingeborg Holdaas 1 år Styremedlem: Karen S Beaulieu 2 år Vara: Vara: Nancy Ervik Roar Simonsen Anleggs komité: Leder: Bane: Drift: Klubbhus: Per Birger Mathisen Jon Sverre Veel Vidar Heldahl Karin Bones Drivingrange/adopt: Paul Beaulieu Administrasjonskomité Leder: Per Amund Amundsveen

9 HCP vedlikehold: Fred Stabell Aktivitetskomité: Leder: Damegruppe: Juniorgruppe: Karen Beaulieu Karen Beaulieu Arnold Kristensen Turneringsgruppe: Paul Beaulieu / Oddvar Pettersen Revisor: Opplæring GK: Torsdagsgolf: Audun Meland / Arnold Kristensen Pål Sandnes /Ingeborg Holdås / Arild Myrvold Tore Kavli Valgkomiteen har i 2009 bestått av: Leder: Pål K Sandnes Medlem: Klara Uthus Medlem: Vegard Sumstad Styrets forslag til valgkomite for Leder: Medlem: Medlem: Pål K Sandnes Klara Uthus Vegard Sumstad Side 9

10 Vedlegg til sak 4. Årsmeldinger Årsmelding for perioden 13. Februar til 25. November 2009 Inneholder årsmeldinger fra følgende: 1. Styret 2. Komite for Anlegg 3. Komite for Aktivitet 4. Komite for Administrasjon Styrets årsmelding. Styret har bestått av disse i perioden. Styreleder Johan Uthus Nestleder Per Birger Mathisen Leder anleggskomiteen Sekretær Ingeborg Holdaas Kasserer André Hellem Styremedlem Per Amund Amundsveen Leder Administrasjonskomite Styremedlem Karen S. Beaulieu Leder Aktivitetskomite Varamedlem Sonja Hemmingby Varamedlem Nancy Ervik Årsmøtet den 13. Februar 2009 vedtok et handlingsprogram for klubben som inneholdt både virksomhetsplan og en detaljert handlingsplan, et resultat av et målrettet arbeid blant medlemmene i tiden før dette årsmøtet. Sett i lys av at AGK var og fortsatt er i oppstartsfasen og at dette var det første året med godkjent 9 hulls bane, var oppgavene både omfattende og utfordrende sett i forhold til de ressurser klubben råder over. Styret gikk inn i perioden med relativt høye ambisjoner om å fullføre målene som var nedfelt i klubbens handlings og aktivitetsplan. For å knytte styret til de reelle arbeidsoppgaver vedtok styret å etablere en nær tilknytning til komiteene gjennom at leder i de tre komiteer også skulle være styremedlem. Mentor for klubbens arbeid med etablering av Handlingsprogrammet var NGK s klubbutvikler Petter Hagstrøm. Han ledet oss fram til en sluttføring av arbeidet i møte den 23. Mars 2009 og fra den dato var det klubbens ansvar å arbeide fram mot målene som var fastsatt i handlingsplanen. Etter at sesongen var avsluttet ble det i medlemsmøte den 29. September foretatt en evaluering av hvordan klubben hadde arbeidet og hvilke mål som var oppnådd sett i forhold til planen. Et kort notat fra Petter Hagstrøm etter dette møtet er vedlagt årsmeldingen under sak 6, behandling av virksomhetsplan. I 2008 engasjerte klubben en daglig leder på deltid. Styret vurderte det som ønskelig å videreføre denne ordningen også i 2009 men fant dette ikke mulig å realisere av økonomiske årsaker. Dette medførte at organisasjonssaker måtte Side 10

11 ivaretas av styrets medlemmer, noe vi var forberedt på. Med to unntak var alle styremedlemmer nye i sine posisjoner og relativt ukjent med både klubben og de oppgaver som ventet. Styrets arbeid har i noen grad blitt hemmet av dette sett i forhold til den relativt korte funksjonsperioden (9 måneder). Presentasjon, drift og vedlikehold av baneanleggene ble en priortert oppgave for klubben foran de andre arbeidsoppgavene som er konkretisert i handlingsplanen. For at dette skulle være mulig måtte det investeres i noe utstyr og før sesongen startet var greenklipper og dressingvogn på plass. For å kunne beholde et økonomisk handlingrom ble greenklipperen anskaffet på leasing. Klubben overtok vederlagsfritt en stk garasje fra forsvaret. Bygget ble revet og montert på nytt av klubbens medlemmer og dette medførte at alt utstyret nå kan stå inne samlet under ett tak. Våre leieavtaler med andre er oppsagt. Austrått Golfbane ble slopet med 9 hull høsten 2008 og var spilleklar fra våren Offisiell åpning ble foretatt den 14. Juni med styret som arrangementskomite. Det var åpen dag og klubben inviterte ca 20 gjester blant de som hadde betydd mest for at banen nå var ferdig. Her var det gjester fra kommune, forsvaret, sponsorer, entreprenør og ikke minst kubbens egne hedersgjester som hadde vært avgjørende for det flotte resultatet. Dagen startet med turnering. Etter at denne var ferdig ble den offisielle åpningen foretatt av Ordfører Hallgeir Grøntvedt. Under åpningen var det også kulturelle innslag med både musikk og besøk av Fru Inger til Austrått. Klubben fikk god dekning av arrangementet både i Fosnafolket og i Adresseavisen. En del av finansieringen av baneanleggene forutsetter tilskudd fra spillemidler og årets tildeling ble på kr ,-. Søknad om ytterligere tilskudd for de resterende anleggsdeler er sendt inn og når prosjektet er fullført og endelig regnskap avlegges tas det sikte på å nå følgende mål: Verdi på baneanlegg: ca 6,5 mill kroner Gjeld: ca 1,5 mill kroner Bygging av baneanleggene har skjedd takket være en formidabel dugnadsinnsats fra klubbens medlemmer. Påskjønnelse for arbeidet har skjedd via utstedelse av spilleretter. Muligheten for opptjening til slik rett ble avsluttet i oktober 2008 og utstedelse ble foretatt i mai Her ble det åpnet mulighet for å kjøpe differansen mellom delvis opparbeidet rett og full spillerettighet. Dette viste seg å bli en økonomisk suksess idet dette innbrakte ca kr ,- til klubbkassen. Også i år har klubben vært tilstede ved noen arrangementer i kommunen. Best synlig har vi vært 17. Mai, på Idrettens dag og på Ørlandsdagene hvor vi stilte med egen stand. Her kan også nevnes at klubben har fått eget rom på Ørland kysthotell (nr 222, hjerte 9) hvor golf er satt i høysetet og hvor rommet er dedikert AGK. Klubben er bidragsyter til prosjektet Destination Austrått som har som formål å markedsføre alle aktiviteter som er knyttet til Austråttområdet. Leverandør til klubbens hjemmeside ble skiftet i april og layout ble noe endret, forhåpentligvis til det bedre for medlemmer og publikum. Utvikling av siden vil bli en av oppgavene for det nye styret og vil også bli et nyttig verktøy for å forbedre promoteringen av klubben. Hvordan gjøre dialogen internt i klubben så god som mulig, ble tidlig et tema i styret. Tilbakemeldingen styret fikk tyder på at dette kan gjøres bedre. Tiltak ble gjort og mer informasjon ble lagt ut på hjemmesiden. Side 11

12 Klubben har også i år hatt et samarbeid med Kulturbruket/Sus i Serken om salg av effekter, ballkort etc. Kulturbruket yter også service til spillere og besøkende ved at kafeen er åpen i sesongen. Styret har en følelse av at det ligger et uutnyttet potensiale her særlig sett i forhold til at vi forventer økt besøk etter hvert som banen blir bedre besøkt. Austrått Golfbane har vært godt besøkt og det er registret ca 170 greenfeebetalende i sesongen. I tillegg benytter klubbens medlemmer banen, noe vi ikke har ført statistikk over. Et nøkternt anslag er at det er gått ca 150 runder av tilreisende golfspillere. Det er kommet meget gode tilbakemeldinger fra alle som har vært ute på banen også av spillere som har god erfaring fra andre baner. Et golfanlegg vil alltid sette stedet på kartet både gjennom aktiviteten og med sitt visuelle bidrag og Austrått golfklubb har gjennom dette etablert et signal-anlegg for Ørland kommune og en komplettering av de tilbud som finnes i kommunen. Eksisterende kontrakter vi har med næringslivet varer fram til 2010 og fornying vil bli en prioritert oppgave for det nye styret. Det har ikke vært aktivitet på dette området i inneværende periode. Regnskap kontra budsjett for perioden bærer preg av at dette er første driftsår med et komplett baneanlegg og at behovet for vedlikehold nå melder seg for fullt. Styret har prioritert baneanlegg og for å få rom for både investeringer og vedlikehold av utstyr har det vært nødvendig å omprioritere bruken av midlene innenfor det vedtatte budsjettet. Hovedinntekten hittil kommer fra medlemskontingenten og med kun om lag 100 betalende medlemmer er potensialet begrenset. Vi har i perioden hatt en klar økning i tilfeldige inntekter fra ballautomat, greenfee og spillerettigheter. Disse posteringene til sammen har skaffet klubben ca kr I kommende periode må det kunne påregnes at aktiviteten vil øke og inntekter fra ballautomat og greenfee vil kunne øke noe. Inntekt fra salg av spillerettigheter forventes å avta kraftig i forhold til årets inntekt som var ca kr ,-. Utstyret til drift av baneanlegg er til dels gammelt og vedlikeholdskrevende, noe som igjen gjør utslag på kostnadssida. Her vil det måtte bli en avveining mht utskifting. Et av delmålene i virksomhetsplanen er at medlemstallet skal være 112 i løpet av Dette målet nådde vi (nesten) med 109 registrerte medlemmer, noe som betyr en formidabel økning på 30 % i forhold til medlemstallet i 2008 (86). Likevel registreres det at 98,9 % av befolkningen i Ørland og Bjugn ikke er medlemmer. Sett i dette perspektivet finnes det godt med potensielle nye medlemmer! Avtroppende styre benytter anledningen til å takke alle som har bidratt til en positiv utvikling av klubb og baneanlegg. AGK er nå inne i en positiv utvikling og vi ser fram til et produktivt år frem til neste årsmøte i november Styret ønsker det påtroppende styret lykke til og håper klubbens medlemmer og besøkende spillere får mange fine dager med golf på Austrått Golfbane under klubbens visjon: Flere og glade golfspillere! Styret for Austrått Golfklubb Side 12

13 ÅRSRAPPORT AKTIVITETSKOMITEEN 2009 Damegruppa, juniorgolf, torsdagsgolf, turnering, rekruttering, aktivitet og GK-opplæring. Det har vært aktivitet i alle grupper, men ikke god nok i henhold til handlingsplana. Tilbud om teorikurs ble ikke koordinert eller markedsført nok tidlig i sesongen, derfor ble det negative ringvirkninger i alle gruppene. Får vi folk interessert i å ta kurs tidlig i sesongen, kan vi følge opp fra alle grupper gjennom sesongen slik at vi får større medlemstilgang. Dette er tatt tak i allerede for 2010, da det vil bli tilbudt kurs allerede i mars. Med aktiv markedsføring håper vi på en bedre rekruttering for Torsdagsgolfen hadde lite oppmøte i år, særlig tidlig i sesongen. Det har også sammenheng med tilbud om kurs. Dessuten var det vanskelig å få medlemmer til å hjelpe til. Skal dette tilbudet gis neste år, foreslås å ta fri i juli måned. Firmagolf. Ingen tilbud ble sendt til firmaer i området, men 3 firma viste interesse og fikk ca 2 timer hver med introduksjon i golf. Det er en kjensgjerning at skal vi opprettholde tilbudene i klubben må flere av medlemmene stille opp. Tilbudene er viktig for at vi skal ha en aktiv klubb som har aktiviteter som kan dekke opp for forskjellige ønsker hos våre potensielle medlemmer. ÅRSRAPPORT DAMEGRUPPA 2009 Damegruppa starta sesongen allerede 27. april. Hver mandag kl 17:00 var det trening på treningsområdet, fra kl 18:00 spilte vi en runde på banen. Totalt var det 15 damer innom trening og spill i løpet av sesongen. Oppfølging av gamle damemedlemmer fungerte bra og mange var ivrige og hadde stor fremgang. Rekruttering av nye medlemmer fungerte ikke så bra. Det ble laget noen plakater med info om damegolf som ble hengt opp på forskjellige plasser, men ingen nye damer kom til i gruppa. Planen med å tilby fadder ble ikke aktuelt da ingen nye damer meldte seg på. Vi hadde også en plan om å tilby PRO- timer tidlig i sesongen, men av forskjellige årsaker ble det ikke tilbudt før i slutten av juli. Damene viste stor interesse og mange tok timer. Damene ønsker mer av det tilbudet til neste sesong. Siste mandag i hver måned hadde vi dameturnering. Dette for å motivere damene til å melde seg på de turneringene som klubben tilbyr ellers. Noen melte seg på turneringer, men vi vil jobbe mot å få flere til å delta neste år. Avslutningsturneringen 11. September deltok 5 damer. Vi trosset vær og vind, og fullførte nesten 9 hull Alle ble vinnere den dagen. Sosialt med ost og vin i klubbhuset etterpå, noe som alle damene setter pris på. Gleder oss til neste sesong, med håp om flere nye fjes i gruppa. Karen S. Beaulieu Side 13

14 ÅRSRAPPORT TURNERINGSGRUPPA 2009 Turneringsgruppa har bestått av Paul Beaulieu og Eva B. Hertzberg. Paul har hatt hovedansvaret for baneforberedelser til hver turnering. Han har sammen med sine hjelpere gjort en flott jobb slik at vi ved alle turneringene har hatt en flott bane å spille på. Eva har vært ansvarlig for at det til hver konkurranse utformes en turnering etter turneringsbestemmelsene og golfreglene, at det settes opp påmeldingsliste, innkjøpes premier, utarbeides startliste, skrives scorekort, startes til rett tid, kontrolleres scorekort, utarbeides resultatlister, utdeles premier, meddeles resultater på klubbens nettside, og utarbeides rapport til arkivering. Samtidig har Eva fungert som klubbdommer der det har vært nødvendig å fatte beslutninger med bakgrunn i golfreglene. Golfreglene og Turneringsbestemmelsene fra NGF har vært overholdt i oppsett og gjennomføring for hver turnering. Det har vært avholdt 5 helgeturneringer i 2009 som var åpne for alle. En turnering for damegruppa ble avholdt i september, og i tillegg har det vært en turnering som har gått over hele sesongen der Årets spiller skulle kåres. Oppmøtet på helgeturneringene har vært relativt bra, men vi kunne ønsket oss noen flere da vi vet at det er flere som kan spille, og som har hatt muligheter for å delta, men har glemt å melde seg på. Vi erfarer at det er noen rutiner som medlemmene fortsatt må lære å sette seg inn i. Dette gjelder å orientere seg om at det er satt opp turneringer og det å melde seg på. Vi regner med at dette vil ta seg opp og forbedres neste år. Samtidig er det klart at de medlemmene som deltar på turneringer jevnlig også har større muligheter for å skrive seg ned/etablere handicap fordi kontinuiteten i spillet opprettholdes. Spesielt gjelder kontinuiteten for Eclectic - turneringen (Årets Spiller) som går over hele sesongen, der en har hatt muligheten for å forbedre et og et hull for hver runde. Deltakeravgiften for turneringene går med til å dekke opp for premieringen. I år har vi imidlertid også fått såpass bra resultat at en kan vurdere å bruke overskuddet til neste års premiering. Premieringen kan være en motivasjonsfaktor for å få flere deltakere. Klubbmesterskapet resulterte i at Klubbmester Damer ble Karen Beulieu og Klubbmester Herrer ble Audun Meland. Vel møtt til neste års turneringer. Eva B. Hertzberg Side 14

15 ÅRSRAPPORT HCP-GRUPPA/GRØNT KORTGRUPPA Hovedansvarlig i hcp - gruppa har vært Eva B. Hertzberg. Hun har hatt en god medspiller i Audun Meland der det har vært behov for å diskutere hendelser/avgjørelser. Det har i hovedsak vært arbeidet med vedlikehold i medlemsregisteret, medlemsservice ved nedskriving og etableringa av hcp, banemerking for å opprettholde merking i forhold til golfreglene, samt andre handicapspørsmål og spørsmål i tilknytning til medlemsregisteret. Det har også i år vært nødvendig å rydde i medlemsregisteret for å få det riktig der de som er registrert som medlemmer i virkeligheten er det. Denne oppgaven er nå gjennomført, og Medlemsregisteret kan nå friskmeldes. Hovedansvarlig i gruppa har også utformet de lokale reglene for Austrått Golfklubb, samt satt hcp indexen på banen. Samtidig har Eva fulgt opp at NGF s handicapbestemmelser har vært fulgt i klubben, og at de medlemmer som har klubben som sin hjemmeklubb og som har betalt alle relevante avgifter, har fått tildelt handicapkort / golfkort og medlemstag. Ansvaret for årlig revisjon ligger også i hcp - gruppa og gjennomføres ved årsskiftet. Det har vært 7 nybegynnere som har etablert hcp i Vi gratulerer så mye og ønsker flere etableringer til neste år. I Grønt Kort - gruppa var det en intensjon om å kjøre flere teorikurs i 2009 enn tidligere. For å klare dette måtte vi ha flere som kunne gjennomføre disse kursene. Arnold Kristensen gjennomførte opplæringskurset i NGF- regi våren 2009, og ville sammen med Audun Meland være et godt team for å få gjennomføre teorikurs og få flere spillere til klubben. Dessverre ble det av forskjellige årsaker ikke gjennomført flere kurs ihht. målsettingen. Eva har sammen med Audun og Arnold evaluert denne sesongen, og har funnet flere tiltak som skal bedre situasjonen og rutinene for dette arbeidet i klubben for sesongen Det er allerede satt opp datoer for teorikurs som ligger på hjemmesiden. Det ble i 2009 gjennomført 3 teorikurs med ca 16 deltakere. Vi har hatt 10 oppspill fra spillere som har gått teorikurs hos oss, og 3 oppspill der spillerne har gjennomført teorikurs i andre klubber. Alt arbeid i disse to gruppene er gjennomført ihht. regler gitt fra NGF. Både retningslinjer, bestemmelser og golfreglene er overholdt i lokal gjennomføring av tiltak og oppgaver innenfor dette området. Eva B. Hertzberg Side 15

16 ÅRSRAPPORT JUNIORGRUPPA 2009 A nsvarlig: Paul Beaulieu A ssist e nt : Fred Stabell Vo k sne ( e sk o rt e p å b a ne n) : Arnt Åge Grande, Gunn T. Rønning, Are Ingebrigsten. Ge ne relt : Det ble registret 13 ungdommer til Junior Golf i løpet av sesongen (4 jenter og 9 gutter); en nedgang av 12 ungdommer, sammenliknet med i fjor. Bare 4 av disse deltok 5 ganger eller mer. Rek rut t e ring: Det ble annonsert i Fosna Folket og med posters om juniorgolf tidlig i sesongen. Fred Stabell prøvde også å rekruttere gjennom handball gruppa han leder. Dessverre, disse metodene viste seg mislykket..trening: (1). Første trenings dag var tirsdag den 5. mai, den siste er planlagt den 22. september. Har mistet tre kvelder pga. uvær, og en pga. Sankthansaften. (2). Treningen besto av aktiviteter på DR, øvingsområdet, og lek i flg. Aktivitetsleder Kurs som jeg tok i mai på Stjørdal GK. (3). Juniorene spilte også noen hull på banen, med eskorte, så ofte som mulig. (4). Jeg prøvde å arrangere en outing til Byneset GK, i juli, men fikk ikke noen deltakere. Kurs/Op p sp ill: (1). Ingen juniorer viste seg ivrig nok til å trene mot handicap kort standard Andre kommentarer (2). Det ble ikke nødvendig å arrangere et Teorikurs til juniorer, og dessverre spilte ingen juniorer opp til grøntkort i år. 1. Tidsperioden fra kl 18:00 til 19:00/19:30 var akkurat passelig når vi trente bare på DR/øvingsområdet. De som spilte på banen var ferdig omtrent kl 20:00/20: Stort sett, er det bra utstyrt med køller. 3. En instruktør kan klare seg alene hvis alle deltagere slår fra matter. Men, minst to voksne må være til stede når gruppen blir delt i to for å øve på forskjellige disipliner. Jeg fikk hjelp, i år, av voksne eskorte som ble med på banen når nødvendig. Den kooperasjon fungerte kjempe bra. Summarium Juniorgolf sesongen ble ikke noen suksess pga dårlig rekruttering. Side 16

17 Imidlertid, tror jeg at vi var bra nok organisert til å gjennomføre et brukbart tilbud til juniorer i vårt område. AGK må revurdere hvordan vi rekrutterer og kanskje undersøker om det er en bedre tidsperiode som passer folk flest i vårt område. Årsrapport fra Anleggskomiteen Rapport fra anleggskomiteen for sesongen 2009 Anleggskomiteens arbeid i år startet 5 mars med riving av garasjen som vi fikk fra Ørland hovedflystasjon. Flere personer deltok i dette arbeidet og garasjen var demontert og klar til transport etter syv timers innsats. Fred Stabel og Frode Jensen sto senere for transporten ut til banen med god støtte fra Ørland hovedflystasjon som stilte med personell og materiell. Anleggskomiteen avholdt noen dager senere et møte for å bli enige om en fremdriftsplan for komiteens arbeid. Utgangspunktet for denne planen var klubbens vedtatte handlingsplan samt erfaringer fra forrige sesong. Jon Sverre Veel er ansvarlig for banegruppen. Paul Beaulieu tok på seg ansvaret for treningsområdet med Driving Range. Fred Stabel tok på seg arbeidet med å få opp garasjen. Kåre Lian Svanem skulle videreføre arbeidet med å sette opp en klippeplan og organisere dette arbeidet på samme måte som forrige sesong. Frode Jensen, Rune Skogstad og Vidar Heldahl tok på seg ansvaret for klubbens maskinpark. Karin Bones var ansvarlig for klubbhuset. Noen dager etter møtet ble det gjennomført en befaring på banen for å bli enige om en prioritering av arbeidet på banen. Man ble enige om hva som måtte gjøres og i hvilken rekkefølge arbeidet skulle gjøres. Det ble tidlig klart at klubben trengte ny green klipper. Etter en tids sondering ble en Toro klipper anskaffet gjennom en leasing avtale. Klubben kjøpte i tillegg en dressevogn. Standard på klipper og vogn var ikke som man skulle kunne forvente så Frode hadde mange runder med forhandlerne for å få rettet opp dette. Nå ser det ut til at både klipper og dressevogn fungerer som de skal. Komiteens hovedarbeid har vært klipping og stell av banen og treningsområdet. Dette er tidkrevende arbeid og det har til tider vært vanskelig å få nok folk til å gjøre denne jobben. Det ble også etter hvert klart for oss at det var vanskelig for en mann å koordinere alt arbeidet ved å sette opp klippelister osv. Ny ordning med inndeling av faste grupper for hvert enkelt område (greens, fairway og rough) er innført. Hver gruppe er ansvarlig for sitt område og skal sørge for klipping ved behov. Målet er å lette organiseringen av klippingen samt at man får bedre kunnskap og kontinuitet i arbeidet. Side 17

18 Stell av banen utover klippingen er nok det som er den største utfordringen. Dette er svært tidkrevende arbeid og det er mange ting som skal gjøres. Bunkere som skal stelles, kantklipping rundt bunkere og greens og rundt om på banen for øvrig. Dette arbeidet har stort sett blitt utført av et par mann i år og de har gjort en formidabel innsats. Vi kan imidlertid ikke forvente at de klarer å fortsette dette arbeidet neste år. Det har derfor kommet inn et forslag om at klubbens medeiere går sammen i par eller små grupper for å adoptere hvert sitt hull. Disse vil da bli ansvarlig for alt stell av hullene utover klippingen som gjøres av klippegruppene. Forslaget ble lagt frem på medlemsmøtet med gode tilbakemeldinger fra de fremmøtte. I tillegg til klipping og stell av banen har anleggskomiteen gjennomført en del prosjekter i løpet av inneværende sesong. Under følger en oversikt over hvilke prosjekter som har blitt gjennomført i regi av anleggskomiteen i år. Stolper og sikkerhetsnett mellom Driving Range og hull 1 ble satt opp. Resultatet her ble ikke bra nok og vi må finne bedre løsninger for festing av sikkerhetsnettene. Vi må også vurdere å grave opp de to nederste stolpene for å sette de opp med en bedre forankring. Ferdigstilt hull 1. Hullskilt og klubbskilt produsert av Fosen Tools ble fundamentert og satt opp. Garasjen ble satt opp og malt utvendig. Innvendig arbeid påbegynt. Området rundt treningsområdet ble ryddet for gammelt stolpemateriell og piggtråd. Nye merkepinner til banen ble produsert (kappet og malt) og satt ut på banen. Nye hullflagg satt ut. Nødvanning av greens under tørkeperioden i sommer ble gjort av Frode med materiell fra brannstasjonen på Ørland hovedflystasjon. Forbedring av utslagssted. Planert og anlagt stil mellom gult og rødt utslag på hull 8. Stolper til sikkerhetsnett mot campingplassen er satt opp. Sikkerhetsnettet må settes opp før neste sesong. Anleggskomiteen har i løpet av sesongen organisert seg på følgende måte: Banegruppe (Bane og treningsområde) Driftsgruppe (Garasje, maskiner og annet utstyr) Klubbhusgruppe (Klubblokale og parkeringsplass) Lederne for disse gruppene må knytte til seg medeiere fra klubben som støtte og gruppene må kunne jobbe selvstendig etter instrukser utformet av gruppene og styret i fellesskap. Gruppelederne forslås valgt på årsmøtet. Etter to måneder med kontinuerlig regn ble banen besluttet stengt i midten av oktober. Skilt og flagg med mer ble tatt inn, drivingrange ble stengt og sikkerhetsnett ble tatt ned. Klippeutstyr har blitt plassert på vinterlagring hvor vi også satser på å foreta nødvendig vedlikehold og service. I skrivende stund er traktoren på verksted. Den ble satt inn for service men under denne servicen oppdaget man en feil som må utbedres. Det er usikkert hva som er årsaken til feilen og hvor lang tid det vil ta få den utbedret. Per Birger Mathisen Side 18

19 Styrets representant i anleggskomiteen. Driving Range Ansvarlig: Paul Beaulieu Assistant: Oddvar Pettersen Driving rangen ble åpnet 06 mai med cirka 4200 nye baller (Høie logo). Måtte påfylle med cirka 1500 Høie baller tidlig i juli og cirka 1500 non-logo baller midt august Per i dag, står det cirka baller inn i automaten (overslag). Noen baller har blitt ødelagt av gressklippemaskiner (ball bilen plukker ikke alle baller pga de gamle roterende tallerkene og ujevn overflate). Det betyr at vi har mistet cirka 4000 baller på begge sider av rangen. Vi må organisere en dugnad i høst og en tidlig neste år for å plukke opp disse baller manuelt. Jeg tror at vi har nok baller (logo og non-logo) til neste sesong. Netting ble montert i mai. Den har stoppet masse baller (men ikke alle!) som ble slått mot høyre side av rangen. Den ble tidlig ødelagt av vinden og er enda ikke reparert. Vi må komme med en bedre løsning til neste sesong. Oddvar Pettersen eller jeg har plukket baller hver mandag, onsdag og fredag. Rangen ble, som regel, klippet hver fredag. Et kjempe team! Summa Summarium: Unntak for nettingen, har Driving Range dugnads innsatsen fungert veldig bra. N.B. (1): Køller. Det står nok køller inn i Kafé Rådyr til hverdags bruk, men ikke nok for å støtte store arrangement. Vi må vurdere den saken for fremtida. Vi har bare et golf sett til leie. Vi bør ha fire (tror jeg). Men vi har ikke noe lett tilgjengelig lagringsplass til dem. Dessuten, har vi ikke noe kontroll over disse. Vi må også vurdere denne saken for fremtida. Side 19

20 Mvh : Paul Beaulieu, 09 sep 09 Årsrapport fra Administrasjonskomiteen Årsrapport Administrasjonskomiteen 2009 Prioriterte oppgaver for adminkomiteen denne sesongen har vært utarbeidelse av scorekort og annet grafisk materiell, i tillegg til løpende organisatoriske oppgaver jfr. daglig drift av klubben. Hjemmesiden er også oppdatert, og begynner etter hvert å ta form. Scorekort er på plass, og tilbakemeldingene har vært gode på både design og funksjonalitet. Vi valgte kort som ikke er sponsor eller datopåvirket, slik at vi kan benytte disse over flere sesonger. Egen greenfee voucher for Ørland Hovdflystasjon er også utformet, og blir klar før sesongstart For sesongen 2010 vil en oppgradering av medlemskort og bagtagger bli foretatt, da de eksisterende kort produseres på en tungvint og noe simpel måte. Dette arbeid påbegynnes før jul, slik at nye kort og tagger er tilgjengelig før sesongstart. Det innhentes pris på ulike varianter. Koordinering av ulike aktiviteter og behov for markedsføring har vist seg som en utfordring, da vi ikke når ut til ønsket publikum via hjemmeside alene. Økt bruk av annonsering er et alternativ, men da må det også forventes økt bruk av midler på dette området. Utforming av annonser og plakater er nå forenklet takket være en enhetlig grafisk profil, som lett lar seg tilpasse ulike behov gjennom sesongen. De ulike komiteer kan gjerne komme med innspill til innlegg på både hjemmeside og markedsføringstiltak både før, under og etter sesongen. Kanskje har du som medlem knipset en elg i solnedgang på banen? Del det med oss! Vedrørende potensialet til golfbanen og promotering mot firma, er dette noe vi må utnytte og fronte bedre i sesongen 2010, både med tanke på blåturer og andre firmaopplegg. Ordningen med greenfeekasse ved inngangen til Kafe Rådyr er moden for gjennomgang. Medlemsregister har vært vedlikeholdt av Eva. H.. på en utmerket måte slik at vi pr dd er ajour. Erfaringen fra 2009 viser at det er meget ønskelig med en forsterkning av komiteen for å kunne ivareta arbeidsoppgavene som tilligger komiteen. Admin. Komiteen Side 20

21 Per Amund Amundsveen Vedlegg til sak 6. Virksomhetsplan Evaluering av sesongen Austrått Fra et medlemsperspektiv Aktivitet For lite deltakere på kurs. Turneringerne har fungert bra men med få deltakere. Paul gjør alt for juniorer, blir for alene. Vanskelig med rekruttering av juniorer. Bra damegruppe. Organisasjon Oppleves bra av medlemmer. For få på dugnad. Bruker litt lang tid på å gi svar til fjernmedlemmer. Anlegg Bra bane Bra at vi tok ned ruffen. Gjester syns banen er bra. Nybegynnere syns banen er vanskelig. Fra tillitsvalgtes sitt perspektiv Aktivitet Dårlig rekruttering i alle grupper. Kommunikasjon mellom komiteer og styre er en utfordring. Organisasjon Hvordan drifte klubb? Definere oppgaver? Handlingsplan ikke nøktern i forhold til tid og resurser. Meget bra med 170 greefeespillere. Utfordringer med kommunikasjon til medlemmer. Side 21

22 Styret viste ikke hva vi gikk in i. Anlegg Mye brannslukking. Erfart i år hva som kreves, mindre brannslukking neste år. Alltid samme folk på dugnad. Årsaksanalyse Lite erfaring av å drifte klubb Tydeligere planer. Ikke brudd ned instruks for å drifte klubb. Lite medlemmer som stiller. Mer realistisk handlingsplan kreves. Bedre organisering Bedre kommunikasjon Tydeligere oppgaver til medlemmene. Forslag til forbedringer Bedre prioritert handlingsplan. Bedre kommunikasjon gjennom en bedre møtekultur og organisering av klubben. Få brudd ned instruks for å drifte klubb. Fadderordning på hull. Organisering Tre komiteer, Anlegg, org og aktivitet. Det har hvert for mange komiteer å forholde seg til. Komiteene har undergrupper som kan vare så små som bare en person. En tydelig møteplan for året hvor hver komité rapporterer til styret hva som er gjort og hva som ikke er gjort i forhold til handlingsplanen. Dette setter press på komiteene å utføre sine oppgaver samt gir bedre innsyn for styret og medlemmer i hva som foregår på klubben. Hva må gjøres i vinter? Ny organisering vedtas. Møteplan. Ny handlingsplan. Få brudd ned instruks for å drifte klubb. Side 22

23 Møtekalender for golfklubber (årshjul) Høstmøte med evaluering (oktober): På dette møtet evalueres sesongen sammen med alle medlemmene innenfor områdene, spill, organisasjon og anlegg. Årsmøte (starten av det nye året): Årsmøte etter gjeldende lovverk. Styremøte 1 (senest to uker etter årsmøte): Her skal det lages retningslinjer for det nye året og møtet med komiteene skal planlegges. Oppstartsmøte for komiteer (mars): Her møtes komiteene sammen med styret og konkretiserer den kommende sesongen og fordeler oppgaver (viktig å sette frister for disse oppgavene). Styremøte 2 (slutten av april): Gjenomgang av hva som er planlagt i de forskjellige komiteene og hvem som gjør hva til hvilken tid. Medlemsmøte (begynnelsen av mai): Informasjon til medlemmene om hva som skjer den kommende sesongen. Styremøte 3 (juni): Gjenomgang av utførte oppgaver og oppgaver frem til neste styremøte. Styremøte 4 (august): Gjenomgang av utførte oppgaver og oppgaver frem til neste styremøte. Styremøte 5 (september): Gjenomgang av utførte oppgaver og oppgaver frem til neste styremøte samt planlegging av høstmøte med evaluering. Side 23

24 En enkel mal for klubbstruktur Styre Spill Turnering Organisasjon Anlegg Bane Aktivitet Hus Styret I styret sitter en person fra spill, en fra org og en fra anlegg. Disse skal rapportere kontinuerlig til styret om oppgaver som er utført. Det skal under hvert styremøte gjenomgås hvilke oppgaver som er utført og hvilke som foreligger frem til neste møte. Spill Lederen for spill har andre komitéledere under seg som er ansvarlige for sine oppgaver. Turnering og aktivitet rapporterer til lederen for Spill. Under spill kan også dame, senior og junior ligge. Organisasjon I en klubb som er basert på dugnad uten sekretær og daglig leder kreves at noen tar hand om ting som medlemsadministrasjon og post. Disse sitter i organisasjonskomiteen. Anlegg Under anlegg ligger bane og bygninger. Side 24

25 Møtekultur For at en organisasjon skal fungere tilfredsstillende må en møtekultur vare til stede. Et tydelig årshjul skal vare på plass og prioriteringer skal foreligge. Årshjul Årsmøt e Styremø te Oppstartsmøte for nye komiteer Høstmøte med evaluering. Styremøte Styremøte Medlemsmøte Styremøte Styremøte Disse møtedatoene skal vare avsatt så tidlig som mulig. Høstmøtet, medlemsmøtet og årsmøtet er for alle medlemmer. Styremøter for styret og oppstartsmøtet for alle komitémedlemmer. Side 25

26 Vedlegg til sak 7. Forslag fra Paul Beaulieu Adoptere et hull Del-1 Etter å ha lest i Norsk Golf bladet at noen Golfklubber, som er avhengig av mye dugnads innsats til vedlikehold av banen, hadde stor suksess med ideen av å Adoptere et hull ; har Karen og jeg, foreslått flere ganger at AGK bør prøve det samme. Etter vel over 200 dugnads timer på banen allerede i år, er jeg trøtt og misfornøyd (pga at arbeidet aldri blir ferdig) og er OVERBEVIST om at hvis vi ønsker oss en fin bane bør ideen implementeres til 2010 sesongen. Men, før vi ber folk om å adoptere et hull, er det viktig å forstå: Hva skal gjøres Hvordan Når (hvor ofte) Med hvilken utstyr. - Arbeidet bør gjøres en gang i uka maksimum to definitiv før hver turnering. - Hva skal gjøres og hvordan finnes på del-2. Det er urettferdig å forvente at folk vil bruke sitt eget utstyr. Derfor MÅ klubben ha tilgjengelig det følgende: Tilhenger (den har vi ikke). Grensaks (den har vi ikke). Kantklipper og 2 takt bensin. Visir. Gressklipper og vanlig bensin (95 oktan). Trillebår. Kost, rive, spade, bøtte, løvetann gaffel (den har vi ikke). Ugress spray og Trykksprøyte (den har vi ikke). Plantejord og Dressing sand. Frø (green og fairway). Koordinasjon: Klubben bør ha en koordinator (kontakt person), som vil være veileder for arbeidet som skal gjøres, og er autorisert av styret til å kjøpe materiell / utstyr og passe på reparasjoner når nødvendig. Mvh: Paul Beaulieu Side 26

27 Adoptere et hull Del-2 Utstyr: Kantklipper og 2 takt bensin. (Visir og hansker anbefalt). Gressklipper (FlyMo eller Partner) og vanlig bensin (95 oktan). Trillebår (kan være nyttig på hull # 3, 6 og 9) Kost, rive, spade, bøtte, løvetann gaffel Ugress spray Dressing sand og frø (green frø) hver inn i en liten beholder OPPGAVER Utslagsteder: Kantklipp rundt baneskilt Kantklipp sti til og fra utslags matter Fjern gamle T-pegs og rydd opp rundt matter Spray mot og fjern ugress rundt matter kantklipping hvis nødvendig Til slutt koste matter for gress og steiner. Fairways: Hull #1, 2, 8 Kantklipp rundt sement dreneringsrør Hull # 2 kantklipp foran og bak stein gjerde og grøft (begge sider av veien) Hull # 4 klipp / kantklipp på begge sider av drenerings grøft Hull # 2, 7, 8, 9 gjøre det så pent som mulig rundt vann hindringer Bunkers: Kantklipp / klipp rundt bunkers Spray mot ugress bare inn i bunker! Fjern ugress Fjern store stein og skjell Side 27

28 Rake (dyp) fra midten mot sider Greens: Kantklipp / maskin klipp hvis nødvendig (hvor greenklipper / fairway klipper har ikke klippet) Hull # 5 trenger spesiell oppmerksomhet Spray mot ugress Forsiktig: Fjern ugress Reparere skader med miks dressing sand og frø. Estimerte arbeidstid for to personer Hull: 1: en time 2: en time 3: timer 4: en time 5: 1.5 timer 6: en time 7: time 8: 1.5 timer 9: time. Øvingsområdet: time Side 28