Innbyggjarane Tenestebrukarane Tilsette Moglege nye tilsette Overordna styresmakter og samarbeidspartnarar

Transkript

1

2 Innleiing Time kommune er ein kommune i vekst midt i den aktive og voksande Stavangerregionen. Dette gjev både utfordringar og moglegheiter for kommunikasjonen og omdømmebygginga til kommunen. Kommunikasjonsstrategien for skal bidra til at kommunikasjon vert eit godt styrings- og leiingsverktøy som byggjer opp under måla til kommunen og møter målgruppene sine behov. Det er henta innspel til strategien frå heile organisasjonen. I tillegg er alle tilgjengelege brukar- og medarbeidarundersøkingar gjennomgått. Omdømmeundersøkinga i 2012 ligg også til grunn og dokumenterer nokre av kommunikasjonsutfordringane kommunen har.

3 TIME KOMMUNE SINE MÅLGRUPPER Dei viktigaste målgruppene til Time kommune er Innbyggjarane Tenestebrukarane Tilsette Moglege nye tilsette Overordna styresmakter og samarbeidspartnarar Kommunen sine brukarar er organisasjonar, næringsliv og personar som oppheld seg i kommunen. I saksbehandling brukar Time kommune ein eigen analysemetode for å vurdera kva aktørar saka vedkjem, for slik å kvalitetssikra brukarfokus og -involvering.

4 ROLLAR I KOMMUNIKASJONSARBEIDET Ordførar Overordna ansvar for kommunen si omdømmebygging Ansvar for å svara på spørsmål om politiske vedtak Hovudansvar for kommunikasjon i krisesituasjonar Rådmann Overordna ansvar for kommunikasjon om administrasjon og tenesteleveranse Kommunalsjefar og tenesteleiarar Ansvar for å ta initiativ til og gje oppdatert, presis og kvalitetssikra tenesteinformasjon til publikum og presse Kommunikasjonssjef Rådgjevande, koordinerande og utøvande kommunikasjonsrolle Redaktøransvar for kommunen si nettside Ansvar for å godkjenna alt informasjonsmateriell Kan uttala seg på vegne av kommunen Kan uttala seg i krisesituasjonar på oppdrag frå ordførar Kommunikasjonsavdelinga Ansvar for å fremja heilskapleg strategisk kommunikasjon Ansvar for å gje strategiske og praktiske kommunikasjonsråd til tenesteleiarane Overordna ansvar for grafisk utforming Ansvar for oppfølging og opplæring av informasjons- og webkontaktar Ansvar for å ta initiativ til kommunikasjonstiltak

5 TIME KOMMUNE SINE KOMMUNIKASJONSPRINSIPP Open Alle skal møtast med aktiv og open kommunikasjon Alle skal få svar snarast råd, i tråd med god forvaltingsskikk og telefon- og e-postreglement Alle medarbeidarar har plikt til å oppsøkja, etterspørja og gje relevant informasjon. Kontakt med media skjer etter nærleiksprinsippet og i tråd med pressereglementet Tydeleg Innbyggjarane skal kjenna att Time kommune som avsendar Språket til Time kommune skal vera enkelt, brukartilpassa, tydeleg og målretta I dialog Time kommunen skal lytta aktivt til målgruppene og sikra medverknad i politiske prosessar og tenesteutvikling Nettsider og andre kanalar og møtestader skal vera tilgjengelege for alle og lagt til rette for dialog

6 DEN EKSTERNE KOMMUNIKASJONEN GJER TIME KOMMUNE KJEND Time kommune skal vera ein kommune som folk ønskjer å besøkja, bu og arbeida i. For å oppnå dette må kommunen gjerast kjent for fleire. Det skal vera lett å få kontakt med kommunen, og kommunikasjonen skal vera prega av dialog og medverknad. Time kommune skal framstå som ein tydeleg og handlingsorientert kommune. Kommunikasjonsutfordringar At namnet Time kommune ikkje skapar gjenkjenning At det er vanskeleg å prioritera bodskap At det er vanskeleg å få merksemd frå regionale og nasjonale media Å etablera god dialog med brukarane i heile organisasjonen Kommunikasjonsmål Styrkja kommunen sitt positive omdømme Sikra framtidig rekruttering Gjera tenesteinformasjon lett tilgjengeleg Leggja til rette for dialog Kommunikasjonsstrategiar 1) TA EIN POSISJON Time kommune skal ta ein posisjon som kraftsenter på Jæren med utgangspunkt i omgrepa næring, læring, kultur og livsglede 2) MÅLRETTA DIALOG Time kommune skal møta alle brukargrupper med målretta informasjon og dialog

7 Kommunikasjonstiltak 1) TA EIN POSISJON Setja i gang ein prosess saman med målgruppene for å formulera identiteten til kommunen og finna grunnlag for eit kommunikasjonskonsept Jobba systematisk mot media for å ta ein posisjon Laga arrangement og prosjekt som byggjer opp under kommunikasjonskonseptet Måla resultat av identitets- og omdømmearbeidet i omdømmeundersøkingar 2) MÅLRETTA DIALOG Vidareføra klarspråkprosjektet og vurdera bruk av fleire språk i kvar einskild sak Gjennomføra jamlege brukarundersøkingar og dialog for å lytta til brukarane og vurdera justeringar i tenestene Utvikla lett tilgjengelege elektroniske løysningar Sikra at Servicetorget er godt tilgjengeleg og oppdatert til ei kvar tid Auka kompetansen om målretta kommunikasjon i heile organisasjonen Synleggjera tenestekvalitet og stilla forventingar gjennom Timeavtalar Ha ein tydeleg kommunikasjon omkring vedtak og mål Alt materiell kommunen sender ut skal vera gjenkjennbart og i tråd med grafisk profil

8 DEN INTERNE KOMMUNIKASJONEN GJER DEI TILSETTE I TIME KOMMUNE TRYGGE OG MÅLRETTA Time kommune skal vera ein kommune der alle kjenner måla for organisasjonen og alle er trygge på at dei får den nødvendige informasjonen i rett tid. Det skal leggjast stor vekt på tilbakemelding og dialog. Kommunikasjonsutfordringar At overordna visjon, mål og verdiar ikkje er kjende i heile organisasjonen At leiarar manglar kompetanse på strategisk kommunikasjon At informasjon ikkje kjem heilt ut i einingane At informasjon frå organisasjonen ikkje når leiinga Kommunikasjonsmål Alle tilsette skal kjenna kommunen sin visjon og dei overordna måla Det skal vera god flyt av kommunikasjon mellom alle nivå i organisasjonen Dei tilsette skal vera ambassadørar for Time kommune

9 Kommunikasjonsstrategi: HEILSKAPLEG KOMMUNIKASJON Time kommune skal prioritera kommunikasjon som strategisk verkemiddel og leiarverktøy. God internkommunikasjon skal byggja ein samla intern kultur og sikra målkunnskap, kommunikasjonsflyt og rette beslutningar. Time kommune skal vera ein arbeidsplass der kommunikasjonen er heilskapleg, målretta og dialogbasert. Kommunikasjonstiltak: Implementera kommunikasjonsstrategien i heile organisasjonen Alle tilsette skal ha tilgang til intern informasjon via intranett Alle prosjekt og organisasjonsendringar skal ha ein kommunikasjonsplan Informasjonssløyfene skal vera oppdaterte og kjende for alle i organisasjonen Tydeleggjera kommunikasjonsansvaret som går fram i leiaravtalane Gje leiarar og tilsette tilbod om opplæring i kommunikasjon Avdelingane skal ha rutinar for korleis leiar møter alle tilsette jamleg Tenesteområda sine planar og tiltak skal ta utgangspunkt i visjonen og måla til kommunen Prioritera informasjonskontaktane og styrka rolla deira

10 VEDLEGG 1: HANDLINGSPLAN Strategi 1) TA EIN POSISJON Time kommune skal ta ein posisjon som kraftsenter på Jæren med utgangspunkt i omgrepa næring, læring, kultur og livsglede Tiltak Aktivitet Tidspunkt Kostnad Ansvar Formulera identiteten til kommunen Felles kommunikasjonskonsept Jobba systematisk mot media for å ta ein posisjon Etablera prosjekt der aktuelle aktørar og bidragsytarar er med Utarbeida kommunikasjonskonsept med utgangspunkt i identitetsprosjekt Synleggjera kommunen gjennom Region Stavanger og Greater Stavanger Framstå som ei drivkraft i interkommunalt samarbeid Januar-mai 2013 Mai-august 2013 Inngår i dei aktuelle fagprosjekta Medlemsavgift Kommunikasjonssjef Kommunikasjonssjef Kommunikasjonssjef og næringssjef Rådmann og kommunalsjefar Måla resultat av identitets- og omdømmearbeidet Satsa på arrangement som byggjer opp under konsept og identitet Kommunen skal vera ein synleg deltakar i fora for debatt Ha jamleg kontakt med aktuelle redaksjonar og pressemiljø Publisera nyheiter frå Time kommune på web og sosiale media Gjennomføra omdømmeundersøkingar Prioritering økonomiplan Vert prioritert i økonomiplan Rådmann og kommunalsjefar Ordførar og politikarar Kommunikasjonsavdelinga Tenesteleiarar, kommunikasjonsavdelinga Kommunikasjonssjef

11 Strategi 2) MÅLRETTA DIALOG Time kommune skal møta alle brukargrupper med målretta informasjon og dialog Tiltak Aktivitet Tidspunkt Kostnad Ansvar Vidareføra klarspråkprosjektet og vurdera bruk av fleire språk i kvar einskild sak Gjennomføra jamlege brukarundersøkingar og dialog for å lytta til brukarane og vurdera justeringar i tenestene Utvikla lett tilgjengelege elektroniske løysningar Kurs i klart språk blir gjennomført som internopplæring Saks- og språkmalar skal gjerast tilgjengelege for alle Gjennomføra brukarundersøking ar i tenestene kvart år Utvikla fleire elektroniske tenester/skjema Vår og haust Våren 2013 Prioritering i økonomiplan Interne førelesarar Kommunikasjonsavdelinga Kommunikasjonsavdelinga Kommunalsjefar Tenesteleiarar Koordineringsgruppa for tenestestandard Servicetorg Tenesteleiarar Sikra at Servicetorget er godt tilgjengeleg og oppdatert til ei kvar tid Auka kompetansen om målretta kommunikasjon i heile organisasjonen Synleggjera tenestekvalitet og stilla forventningar gjennom Timeavtalane Utvikla gode interne informasjonsrutinar Etablera servicetorg med bakland i samband med ombygging av rådhuset Kurs og rettleiing for tenesteleiarar Råd om målgruppefokus, språk og utforming gjennom brosjyreutvalet Koordinering og råd om profilering i profileringsutvalet Utvikla og publisera tenesteavtalar for dei brukarintensive tenestene Kontinuerleg 2014 Årleg som internkurs Kontinuerleg ved behov Kontinuerleg Tenesteleiarar Prosjektansvarlege Kommunikasjonsavdelinga Kommunikasjonsavdelinga Kommunikasjonsavdelinga Kommunalsjefane Alt materiell kommunen sender ut Opplæring i bruk av Kontinuerleg Kommunikasjonsavdelinga

12 skal vera i tråd med grafisk profil profilmanual Grafisk rådgjeving i brosjyreutvalet Kontroll av alle grafiske produkt Ved behov Kontinuerleg Kommunikasjonsavdelinga Kommunikasjonssjef

13 Strategi 3) HEILSKAPLEG KOMMUNIKASJON Time kommune skal prioritera kommunikasjon som strategisk verkemiddel og leiarverktøy. God internkommunikasjon skal byggja ein samla intern kultur og sikra målkunnskap, kommunikasjonsflyt og rette beslutningar. Time kommune skal vera ein arbeidsplass der kommunikasjonen er heilskapleg, målretta og dialogbasert. Tiltak Aktivitet Tidspunkt Kostnad Ansvar Implementera kommunikasjonsstrategien i heile organisasjonen Opplegg for implementering i kvart kommunalområde og eining Informasjon og dialog om kommunikasjonsstrategi i einingane Utarbeida grafiske malar i samarbeid med tenesteområda Lokale handlingsplanar og dokument blir tilpassa hovudvisjonen og måla til kommunen Våren 2013 Kommunalsjef og tenesteleiarar 2013 Kommunikasjonsavdelinga Kommunikasjons avdelinga Tenesteleiarar og kommunalsjefar Alle tilsette skal ha tilgang til intern informasjon via intranett Alle prosjekt og organisasjonsendringar skal ha ein kommunikasjonsplan Informasjonssløyfene skal vera oppdaterte og kjende for alle i organisasjonen Kommunikasjonsansvaret er ein tydeleg føresetnad i leiaravtalane Innføra nytt intranett med portaltilgang Kommunikasjonsplan skal liggja føre ved godkjenning av prosjektmandat Gjennomgang av informasjonssløyfer i kvart kommunalområde Kommunikasjon blir fast tema ved tilsetting og i status- og medarbeidarsamtalar Våren 2013 Kontinuerleg Årleg Kontinuerleg Kommunikasjons avdeling, IKT Rådmann og prosjekteigar kommunalsjefar Kommunalsjefar Gje leiarar og tilsette tilbod om opplæring i kommunikasjon Kommunikasjon blir lagt inn som kravspesifikasjon ved leiarutdanning Kommunikasjon blir kurstilbod for alle i intern kurskatalog Laga ein grunnpakke i kommunikasjon og Våren 2013 Hausten 2013 Organisasjonssjef Kommunikasjons avdeling og

14 Alle avdelingar skal ha klare rutinar for korleis leiar møter alle tilsette jamleg Prioritera informasjonskontaktane og styrka rolla deira strategi for nye leiarar Etablering av rutinar i kvar avdeling Tilføra informasjonskontaktane nødvendig kompetanse og ressursar Våren 2013 organisasjonsavd eling Organisasjonsavd elinga Tenesteleiarar Kommunalsjefane

15 VEDLEGG 2: GRUNNLAGSMATERIELL KORT OVERSYN OVER RESULTAT I BRUKAR- OG OMDØMMEUNDERSØKINGAR Omdømmeundersøkinga (2012), brukarundersøkingar ( ), Medarbeidarundersøkinga (2011), Serviceundersøkinga (2010) og lokaldemokratiundersøkinga (2010) dannar bakteppe for evalueringa av kommunikasjon og omdømme.. I tillegg kjem innspela frå brukarpanela i samband med evalueringa av nettsidene til kommunen (2010). Omdømme i regionen Barometer ( februar 2012): 20% av dei 600 deltakarane frå Sør-Rogaland forbinder ikkje umiddelbart noko med Time kommune. Av dei øvrige forbinder dei fleste Time med Bryne eller Jæren. Bryne forbinder dei fleste med M44 eller Bryne fotball. Nokre svarar høghus og vidaregåande skule. Jæren blir i stor grad assosiert med landbruk, strender og flate landskap. Omdømme hos innbyggarane Time kommune fekk heimeside i 2001, som ein av dei første kommunane i landet. I samband med evaluering av sidene i 2010 blei det halde dialogmøte med ulike innbyggargrupper, organisasjonar og næringsliv. Desse var opptatt av tilgjengelege tenester på nett, men også direkte kontakt med saksbehandlarar for råd og rettleiing. I KS-undersøkinga «hvor godt er lokaldemokratiet?» (2010) meiner 69,3% av dei folkevalde og 67% av innbyggarane kommunen gjer ein god jobb med å informera innbyggerne om kva saker som blir diskuterte i kommunepolitikken i Time. 34,3% av dei folkevalde og 43,9% av innbyggarane meiner kommunen informerer godt om kva innbyggjarane får att for skattepengene. På spørsmål til politikarane om dei er i kontakt med media, svarar 18% av kommunestyremedlemmene at påstanden om at dei er i kontakt med media kvar veke passar nokså godt eller svært godt. 85% av politikarane som svarte på undersøkinga meiner at media si dekning av dei folkevalde sitt arbeid er for einsidig negativ. Time kommune fekk i mai 2012 Europarådet si utmerking for innovasjon og godt lokalt styresett. Kommunen er godkjent etter Europarådet sine 12 prinsipp, med særleg vekt på prinsippet om openheit. Timeavtalar byggjer på tenestestandardar som skal avklara forventningane til dei kommunale tenestene. Det blir gjennomført jamlege brukarundersøkingar for einskildtenester. Minst eitt av spørsmåla i desse undersøkingane handlar om opplevinga innbyggarane har av tenesteinformasjonen frå kommunen. I brukarundersøkinga i barnehagane (2008) fekk informasjon ein score på 4,7 av 6 moglege, medan trivsel og respekt låg over 5. Utval for levekår vedtok at det bør arbeidast med å gjera brukarmedverknaden i barnehagane betre. Sosialtenesta NAV Time si undersøking i 2010 syner at 61% av brukarane meiner skriftleg informasjon frå tenesta er lett å lesa, medan 56% er nøgde med informasjonen dei får. Utval for levekår vedtok at dei vil følgja utviklinga og at det kjem ny brukarundersøking om 2-3 år.

16 I renovasjon si brukarundersøking i 2010 meiner opp mot 95% dei har fått god informasjon om tenesta og er kjende med kor dei kan innhenta meir informasjon ved behov. Brukarundersøkinga innan landbruk (2010) synte at 70% meiner dei får informasjon dei har bruk for og 64% får informasjon om klagerett og fristar. Bare 37% forstår kvifor søknaden deira ikkje blir innvilga. Lokal utvikling gjorde følgjande oppfølgingsvedtak: «retningslinjer for sakshandsaming knytt til landbrukseigedomar vedtatt i «landbruksplan for Time » vert sendt ut til alle aktuelle brukarar for å betra informasjonen og forståinga av forvaltingspraksisen for desse ordningane blant brukarane. I vass og avløp si brukarundersøking i 2010 kjem det fram at 47% av abonnentane ikkje veit kva dei betaler for tenesta. På spørsmålet om informasjon om tenesta, scorar kommunen 3,9 av 5 moglege. Lokal utvikling vedtok at det skal jobbast vidare med konkrete tiltak for å betra informasjonen til abonnentane om tenestene generelt. Deloitte utførte forvaltningsrevisjon av Timeavtalar innan tenesteområdet samfunn i Ein hovudkonklusjon er at Time kommune må informera betre om Time-avtalane. Omdømme internt I leiarforum med tema internkommunikasjon(2011) kom det fram at informasjon i samband med endringar kjem godt ut i organisasjonen. Leiarane meiner likevel at den spissa informasjonen til kvar einskild tilsett som er berørt kan bli betre og at informasjonen kan segmenterast betre på målgrupper. Det blei også sett som avgjerande at tenesteleiarane gjev munnleg informasjon i einingane i samband med slike prosessar. Tenesteleiarane peika på utfordringar som manglande kunnskap om strategisk leiing gjennom internkommunikasjon, mangel på tydeleg tilbakemelding på leiarkommunikasjon, kompleksiteten i organisasjonen, ujamn ikt-kunnskap og -utstyr, manglande møteplass for leiarrefleksjon, mangel på tid til kommunikasjon, stammespråk, vanskar med å ha profilmanual og brosjyreutval, manglande medvit i høve til kva som skal kommuniserast på mail, ulik kultur i ulike avdelingar, tenesteleiarar som flaskehals, uklart kva informasjon som fungerer best, store leiarspenn, koss me snakkar om organisasjonen og jobben vår. Hovudutfordringar ser ut til å vera å skapa ein leiarkanal, kommunikasjonsstrategisk rådgjeving, hjelp til å prioritera informasjon som skal ut i organisasjonen og strategisk bruk av intranettet. I medarbeidarundersøkinga (2011) får kommunen eit snitt på 4,8 av 6 moglege poeng på spørsmålet om stoltheit over eigen arbeidsplass. Dette resultatet er høgare enn landsgjennomsnittet på 4,7 og høgare enn sist måling i Time i 2009, då scoren var 4,7. Fordelt på kommunalområde, får samfunn ein score på 4,8, omsorg 4,3 og oppvekst 5,0 på spørsmålet om stoltheit over eigen arbeidsplass.

17 VEDLEGG 3: KOMMUNIKASJONSKANALAR 1) Nettsider Målet med kommunen sine nettsider har til no vore å gjera informasjon frå kommunen tilgjengeleg for innbyggjarar, næringsliv og besøkande. Det har vore utfordrande å modernisera sidene med verktøyet Time kommune har hatt, og det pågår no eit arbeid med implementering av ny webportal, med ny struktur og ein langt meir dialogbasert struktur. Det er eit mål at Time kommune sine nettsider blir ein redskap for informasjon, kommunikasjon og medverknad. 2) Facebookside Kommunen har etablert facebookside der nyheiter frå nettsidene og annan eigna informasjon blir lagt ut. Det er ei utfordring å gjera facebooksidene interaktive. 3) Twitter Kommunen har ein twitterkonto som kan tas i bruk i krisesamanheng, og det blir oppretta hashtag i særskilte tilfelle og i samband med arrangement i kommunen sin regi. Webutviklar har høg kompetanse på bruk av twitter og fleire i kommuneleiinga har relativt store nettverk på twitter. 4) Yammer Kommunen har tatt i bruk yammer som intern kommunikasjonsplattform. Ein del avdelingar og tverrfaglege grupper har laga undergrupper til hovudstreamen. 5) Andre sosiale media Kommunen overvåker kontinuerleg kva sosiale media som kan vera aktuelle som kommunikasjonsverktøy internt og eksternt og prøver desse ut i ulike fora og format. 6) Mediekontakt Kommunen har eit etablert forhold til dei lokale avisredaksjonane og mellom avdelingar og einskildjournalistar. Det er ei utfordring å skapa interesse for hendingar på Jæren hos regionale og nasjonale media. 7) Intranett Styringsinformasjon på ulike nivå i organisasjonen blir gjort kjent gjennom intranettet. Det er lagt til rette for at alle får tilgang til intranettet gjennom internettløysing. Det er mål at det nye intranettet skal ha dialog-/tilbakemeldingsfunksjonalitet som gjer at intern informasjonsflyt og tilbakemeldingar blir betre. 8) Interne informasjonssløyfer Leiarinformasjon frå rådmann til kommunalsjefar og tenesteleiarar blir delt i rådmannen si leiargruppe og i leiarforum. I tillegg nyttar rådmannen grupper på Yammer som leiarkanal. Informasjon til tilsette og tilbakemelding frå desse skal sikrast gjennom at alle har tilgang til personalmøte der denne informasjonen blir delt.

18 VEDLEGG 4: UTDRAG FRÅ LOVAR OG FORSKRIFTER SOM REGULERER KOMMUNANE SIN KOMMUNIKASJON Grunnlova 100 : "Trykkefrihed bør finde Sted". " Frimodige ytringer, om Stadsstyrelsen og hvilkemsomhelst anden Gjenstand ere Enhver tilladte." Kommunelova 4 : " Kommuner og fylkeskommuner skal drive aktiv informasjon om sin virksomhet. Forholdene skal legges best mulig til rette for offentlig innsyn i den kommunale og fylkeskommunale forvaltningen." Offentleglova 3: Saksdokument, journalar og liknande register for organet er opne for innsyn dersom ikkje anna følgjer av lov eller forskrift med heimel i lov. Alle kan krevje innsyn i saksdokument, journalar og liknande register til organet hos vedkommande organ. 28: Innsyn kan krevjast skriftleg eller munnleg. Innsynskravet må gjelde ei bestemt sak eller i rimeleg utstrekning saker av ein bestemt art. Dette gjeld ikkje når det blir kravd innsyn i ein journal eller liknande register. 29: Eit organ som mottek eit innsynskrav, skal vurdere kravet konkret og sjølvstendig. Kravet skal avgjerast utan ugrunna opphald. 31. Avslag på innsynskrav skal vere skriftleg. Organet skal alltid vise til den føresegna som gir grunnlag for avslaget, og til kva ledd, bokstav eller nummer i føresegna som er brukt. Forvaltningslova 11. (veiledningsplikt). Forvaltningsorganene har innenfor sitt sakområde en alminnelig veiledningsplikt. Formålet med veiledningen skal være å gi parter og andre interesserte adgang til å vareta sitt tarv i bestemte saker på best mulig måte. Omfanget av veiledningen må likevel tilpasses det enkelte forvaltningsorgans situasjon og kapasitet til å påta seg slik virksomhet. Forvaltningsorganer som behandler saker med en eller flere private parter, skal av eget tiltak vurdere partenes behov for veiledning. ( )Dersom noen henvender seg til urette myndighet, skal det forvaltningsorgan som mottar henvendelsen, om mulig vise vedkommende til rett organ. Inneholder en henvendelse til et forvaltningsorgan feil, misforståelser, unøyaktigheter eller andre mangler som avsenderen bør rette, skal organet om nødvendig gi beskjed om dette. Organet bør samtidig gi frist til å rette opp mangelen og eventuelt gi veiledning om hvordan dette kan gjøres. Personopplysningslova Lova gjev reglar om behandling, oppbevaring, sikring og innsyn i personopplysingar. Lova stillar krav til informasjonssikkerheit og gjeld for all privat og offentleg verksemd.

19 Arkivlova 6: Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid. 15a. Kongen kan gi forskrift om elektronisk kommunikasjon mellom forvaltningen og publikum og elektronisk saksbehandling og kommunikasjon i forvaltningen, herunder nærmere regler om a) hvilken elektronisk adresse eller informasjonstjeneste som skal benyttes, b) signering, autentisering, sikring av integritet og konfidensialitet, c) kvittering for mottak av elektroniske meldinger, d) krav til de produkter, tjenester og standarder som kan benyttes, e) forvaltningens rett til å sperre for brukere som misbruker data ment for signering, autentisering, sikring av integritet eller konfidensialitet, og om hva som skal regnes som misbruk. Arbeidsmiljølova 2-4. (1) Arbeidstaker har rett til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten. (2) Arbeidstakers fremgangsmåte ved varslingen skal være forsvarlig. Arbeidstaker har uansett rett til å varsle i samsvar med varslingsplikt eller virksomhetens rutiner for varsling. Det samme gjelder varsling til tilsynsmyndigheter eller andre offentlige myndigheter Arbeidstakerne og deres tillitsvalgte skal holdes løpende informert om systemer som nyttes ved planlegging og gjennomføring av arbeidet. De skal gis nødvendig opplæring for å sette seg inn i systemene, og de skal medvirke ved utformingen av dem. Under omstillingsprosesser som medfører endring av betydning for arbeidstakernes arbeidssituasjon, skal arbeidsgiver sørge for den informasjon, medvirkning og kompetanseutvikling som er nødvendig for å ivareta lovens krav til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø I virksomhet som jevnlig sysselsetter minst 50 arbeidstakere skal arbeidsgiver informere om og drøfte spørsmål av betydning for arbeidstakernes arbeidsforhold med arbeidstakernes tillitsvalgte (1) Plikten til informasjon og drøfting etter 8-1 omfatter: a) informasjon om den aktuelle og forventede utvikling av virksomhetens aktiviteter og økonomiske situasjon, b) informasjon om og drøfting av den aktuelle og forventede bemanningssituasjon i virksomheten, inkludert eventuelle innskrenkninger og de tiltak arbeidsgiver vurderer i den forbindelse, c) informasjon om og drøfting av beslutninger som kan føre til vesentlig endring i arbeidsorganisering eller ansettelsesforhold. (2) Informasjon etter første ledd bokstav a skal skje på et passende tidspunkt. Informasjon og drøfting etter første ledd bokstavene b og c skal skje så tidlig som mulig. (3) Informasjonen skal gis slik at det er mulig for de tillitsvalgte å sette seg inn i saken, foreta en passende undersøkelse, vurdere saken og forberede eventuell drøfting. Drøftingen skal bygge på informasjon fra arbeidsgiver, finne sted på det nivå for ledelse og representasjon som saken tilsier og skje på en måte og med et innhold som er passende. Drøftingen skal gjennomføres slik at det er mulig for de tillitsvalgte å møte arbeidsgiveren og få et grunngitt svar på uttalelser de måtte avgi. Drøfting etter første ledd bokstav c skal ta sikte på å oppnå en avtale Fortrolige opplysninger (1) Dersom virksomhetens behov tilsier at bestemte opplysninger ikke bør gis videre, kan arbeidsgiver pålegge tillitsvalgte og eventuelle rådgivere taushetsplikt. Taushetsplikten gjelder også etter utløpet av vedkommendes mandatperiode.

20 (2) Arbeidsgiver kan i særlige tilfeller unnlate å gi informasjon eller gjennomføre drøfting dersom dette på det aktuelle tidspunkt åpenbart vil være til betydelig skade for virksomheten. Helseberedskapslova 1-1. Lovens formål og virkemidler Formålet med loven er å verne befolkningens liv og helse og bidra til at nødvendig helsehjelp, helse- og omsorgstjenester og sosiale tjenester kan tilbys befolkningen under krig og ved kriser og katastrofer i fredstid Varsel og rapportering Virksomheter loven omfatter, plikter å varsle om forhold innen helse- og omsorgstjenesten eller sosialtjenesten som kan gi grunnlag for tiltak etter denne lov. Varsel gis til departementet eller den myndighet departementet bestemmer. Departementet kan pålegge virksomheter som nevnt i første ledd formell rapportering om forhold av betydning for helse- og omsorgstjenesten eller sosialtjenesten. Departementet kan gi forskrift om rapporteringsplikten. Lov om kommunale helse- og omsorgstenester 5-8. Meldingsplikt til kommuneadministrasjonen Kommunen kan pålegge personell som yter tjenester etter denne lov å gi opplysninger til bruk for planlegging, styring og utvikling av den kommunale helse- og omsorgstjenesten. Utlevering av taushetsbelagte opplysninger etter første punktum kan bare skje etter samtykke fra den opplysningene angår, hvis ikke annet er bestemt i eller i medhold av lov. Pålegg etter denne bestemmelsen skal være saklig begrunnet og ikke omfatte flere opplysninger enn det som er nødvendig av hensyn til formålet Opplysningsplikt til Statens helsetilsyn og Fylkesmannen Enhver som utfører tjeneste eller arbeid som omfattes av denne loven, skal på anmodning gi Statens helsetilsyn eller Fylkesmannen opplysninger som tilsynsorganet finner nødvendige for å kunne utføre sine oppgaver i medhold av lov, forskrift eller instruks. Den som skal gi opplysninger etter første punktum, skal også gi Statens helsetilsyn og Fylkesmannen adgang til virksomheten. Den som skal gi opplysninger etter første ledd, eller som ønsker å gi opplysninger til Statens helsetilsyn eller Fylkesmannen av eget tiltak, kan gjøre det uten hinder av taushetsplikt, dersom det antas å være nødvendig for å fremme tilsynsorganets oppgaver etter lov, forskrift eller instruks. Opplysninger som er gitt Statens helsetilsyn eller Fylkesmannen i henhold til denne bestemmelsen, kan uten hinder av taushetsplikten forelegges sakkyndige til uttalelse eller departementet til orientering Journal- og informasjonssystemer Kommunen og virksomhet som har avtale med kommunen om å yte helse- og omsorgstjenester, skal sørge for at journal- og informasjonssystemene i virksomheten er forsvarlige. De skal ta hensyn til behovet for effektiv elektronisk samhandling ved anskaffelse og videreutvikling av sine journal- og informasjonssystemer. Lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga 12. Informasjon og generell forebyggende virksomhet Kommunen skal gjøre seg kjent med innbyggernes levekår, vie spesiell oppmerksomhet til trekk ved

21 utviklingen som kan skape eller opprettholde sosiale problemer, og søke å finne tiltak som kan forebygge slike problemer. Kommunen skal søke å legge forholdene til rette for å utvikle og styrke sosialt fellesskap og solidaritet i nærmiljøet. Kommunen skal spre kunnskap om sosiale forhold og tjenester i kommunen. 17. Opplysning, råd og veiledning Kommunen skal gi opplysning, råd og veiledning som kan bidra til å løse eller forebygge sosiale problemer. Kan kommunen ikke selv gi slik hjelp, skal den så vidt mulig sørge for at andre gjør det. Plan- og bygningslova 5-1. Medvirkning Enhver som fremmer planforslag, skal legge til rette for medvirkning. Kommunen skal påse at dette er oppfylt i planprosesser som utføres av andre offentlige organer eller private. Kommunen har et særlig ansvar for å sikre aktiv medvirkning fra grupper som krever spesiell tilrettelegging, herunder barn og unge. Grupper og interesser som ikke er i stand til å delta direkte, skal sikres gode muligheter for medvirkning på annen måte Høring og offentlig ettersyn Når loven her bestemmer at et planforslag skal sendes på høring, skal forslaget sendes til alle statlige, regionale og kommunale myndigheter og andre offentlige organer, private organisasjoner og institusjoner, som blir berørt av forslaget, til uttalelse innen en fastsatt frist. Når loven her bestemmer at et forslag skal legges ut til offentlig ettersyn, skal minst ett eksemplar av forslaget være lett tilgjengelig for alle, slik at enhver kan sette seg inn i det. Ved kunngjøring av planutkast skal det gjøres oppmerksom på om det foreligger alternative utkast til planen som ikke har vært eller vil bli kunngjort. Det skal i tilfelle også opplyses at de er tilgjengelige på planmyndighetens kontor. Det skal legges til rette for elektronisk presentasjon og dialog i alle faser av planprosessen. Nærmere krav til høring og offentlig ettersyn framgår av bestemmelsene for den enkelte plantype. Arkivforskrifta 2.6: Journalar skal førast elektronisk eller på papir. Dersom journalen inngår i eit elektronisk arkiveller saksbehandlingssystem, skal ein på enkel måte kunne hente ut og gjere tilgjengeleg dei journalopplysningane som allmenta har krav på å få innsyn i, jf : Innføring i journalen skal skje på ein måte som gjer det mogleg å identifisere dokumentet, så langt dette kan gjerast utan å røpe opplysningar som er undergitt teieplikt i lov eller i medhald av lov, eller som elles kan unntakast frå offentleg innsyn. 11d. I den utstrekning en forsvarlig utførelse av tjenesten tillater det, skal en part som har saklig grunn for det, gis adgang til å tale muntlig med en tjenestemann ved det forvaltningsorgan som behandler saken. Dersom en mindreårig er part i saken og blir representert av verge, gjelder dette også den mindreårige selv.

22 13. Enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan, plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det han i forbindelse med tjenesten eller arbeidet får vite om: 1) noens personlige forhold, eller 2) tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår. Forskrift om kommunal beredskapsplikt 4. Beredskapsplan Kommunen skal være forberedt på å håndtere uønskede hendelser, og skal med utgangspunkt i den helhetlige risiko- og sårbarhetsanalysen utarbeide en overordnet beredskapsplan. Kommunens overordnede beredskapsplan skal samordne og integrere øvrige beredskapsplaner i kommunen. Den skal også være samordnet med andre relevante offentlige og private krise- og beredskapsplaner. Beredskapsplanen skal som et minimum inneholde: a) en plan for kommunens kriseledelse som gir opplysninger om hvem som utgjør kommunens kriseledelse og deres ansvar, roller og fullmakter, herunder hvem som har fullmakt til å bestemme at kriseledelsen skal samles. b) en varslingsliste over aktører som har en rolle i kommunens krisehåndtering. Kommunen skal informere alle som står på varslingslisten om deres rolle i krisehåndteringen. c) En ressursoversikt som skal innholde opplysninger om hvilke ressurser kommunen selv har til rådighet og hvilke ressurser som er tilgjengelige hos andre aktører ved uønskede hendelser. Kommunen bør på forhånd inngå avtaler med relevante aktører om bistand under kriser. d) evakueringsplaner og plan for befolkningsvarsling basert på den helhetlige risiko- og sårbarhetsanalysen. e) plan for krisekommunikasjon med befolkningen, media og egne ansatte.