IKT-infrastrukturmodernisering

Transkript

1 Helse Sør-Øst RHF Gode og likeverdige helsetjenester til alle som trenger det, når de trenger det, uavhengig av alder, bosted, etnisk bakgrunn, kjønn og økonomi. IKT-infrastrukturmodernisering Langsiktig samarbeidsavtale innen IKT-infrastruktur 2. september 2015

2 Hensikt med denne presentasjonen Gjennomgang av status på prosess for vurdering av eksternt partnerskap i leverandørmarkedet Oppdatert plan Arbeidet med å forberede Sykehuspartner på et mulig eksternt partnerskap Søke tilslutning til viktigste rammer for prosessen Omfang av avtalen: Tjenester, utstyr og forhold til ansatte Gjennomføringsmodell Varighet, mulighet for tidlig terminering og forlengelse Struktur businesscase og finansiering Personvern, datasikkerhet og andre sentrale juridiske avgrensninger Forslag til videre styrebehandling av saken 1

3 Agenda Bakgrunn: Målsetning med et strategisk partnerskap Statusoppdatering og plan for videre prosess Tilnærming til evaluering av strategisk partnerskap Sentrale rammer for et strategisk partnerskap Omfang av avtalen: Tjenester, utstyr og forhold til ansatte Transisjonsmodell Varighet, mulighet for tidlig terminering og forlengelse Personvern, datasikkerhet og andre sentrale juridiske avgrensninger Implikasjoner for Sykehuspartner Forslag til videre styrebehandling 2

4 Gjennomføringen av Digital fornying bygger på IKT-strategi og handlingsplan fra 2012 Vedtar gjennomføringen av fornyingsprogrammet, samt prinsipporganisering med fornyingsstyret Seks satsningsområder Klinisk dokumentasjon Laboratorieområdet Radiologiløsning Digital samhandling Virksomhetsstyring og økonomi Modernisering av IKT-infrastruktur Strategien delt i to faser Styresak

5 Vår hovedutfordring og mål: Rett behandling på rett sted krever en sikker og effektiv informasjonstilgang Stadig flere pasienter skal innom regionssykehuset Primærhelsetjenesten Primærhelsetjenesten Alle helseforetak i regionen. Primærhelsetjenesten Informasjonen må følge forløpet for å ivareta pasientsikkerhet og gi tilgang til informasjon på tvers Helhetlig pasientinformasjon gjennom hele pasientforløpet Én versjon av journalinformasjon 4

6 Teknologisk skal det sikres tilgang til den samme oppdaterte pasientinformasjonen for alle helseforetak Fra lokale løsninger og installasjoner......til én regional løsning og installasjon Redusert pasientsikkerhet Komplisert løsning som hindrer informasjonsdeling Risiko for mangler eller feil i tilgjengelig informasjon Krevende drift og vedlikehold Krevende utvikling av ny funksjonalitet Økt pasientsikkerhet Helhetlig pasientinformasjon gjennom hele pasientforløpet En versjon av journalinformasjonen Enklere integrasjon mellom systemer Enklere og mer stabil drift Raskere leveranser av ny funksjonalitet 5

7 IKT-infrastrukturen gir i økende grad driftsproblemer og blir en begrensende faktor for gjennomføringen av Digital fornying Helse Sør-Øst har en aldrende og sammensatt IKT-infrastruktur som gir økt risiko for hendelser som kan gå ut over pasientsikkerheten. Infrastrukturen gir begrensede muligheter for samhandling og danner ikke en tilfredsstillende grunnmur for Digital fornying. Den største utfordringen er ressursinnsatsen som kreves for å levere forutsigbar og tilfredsstillende kvalitet, samt kostnadene ved å oppdateringer og endringer. 6

8 Langsiktig samarbeidsavtale skal bidra til å gi bedret forutsigbarhet, raskere modernisering og styrking av Sykehuspartner Forutsigbare kostnader og kvalitet i tjenesteleveransene Kontrakten kan regulere Ansvar for kontinuerlig modernisering Prising basert på volum og tjeneste Prising basert på kvalitet for den enkelte tjeneste Raskere modernisering med lavere risiko Samarbeidspartner kan gi Økt tilgang til kapasitet og kompetanse Reduserte initiale investeringskostnader ved endring fra investering til tjenesteprising Risikodeling av prosjektgjennomføring Utnyttelse av beste praksis Styrking av Sykehuspartner i virksomhetsnær retning Sykehuspartner blir fokusert ved at Sykehuspartner er ansvarlig for alle leveranser mot helseforetakene Hovedtyngden av Sykehuspartners ansatte vil være fokusert på helsespesifikke leveranser Sykehuspartner kan bygge på industriell beste praksis 7 7

9 Agenda Bakgrunn: Målsetning med et strategisk partnerskap Statusoppdatering og plan for videre prosess Tilnærming til evaluering av strategisk partnerskap Sentrale rammer for et strategisk partnerskap Omfang av avtalen: Tjenester, utstyr og forhold til ansatte Transisjonsmodell Varighet, mulighet for tidlig terminering og forlengelse Personvern, datasikkerhet og andre sentrale juridiske avgrensninger Implikasjoner for Sykehuspartner Forslag til videre styrebehandling 8

10 Prosjektplan er oppdatert for bedre å ivareta Sykehuspartner sine behov og sikre forutsigbarhet Revidert plan omfatter: En oppdatert ressursplan utarbeidet i samarbeid med Sykehuspartner som sikrer bedre forutsigbarhet og tilgjengelighet på kritiske ressurser Ekstra dialogrunde som omfatter ledelsesmessige og personellmessige forhold, herunder omstilling av Sykehuspartner Endelig kravspesifikasjon først etter at prisinformasjon tas i betraktning Revidert plan gir også Sykehuspartner bedre tid til å gjennomføre nødvendige organisatoriske og risikoreduserende tiltak Revidert plan gir samlet sett en redusert gjennomføringsrisiko og det er iverksatt ytterligere tiltak for å sikre god kvalitet i gjennomføringen 9

11 Prosjektet nå i rute i forhold til oppdatert prosjektplan Anbefaling av foretrukket tilbyder planlagt innen juni Q Q Q Januar 2016 April 2016 Mai 2016 Juni 2016 I dag ISOS 1 sendes ut 30/9 Midlertidig tilbud mottas i midten av november Prekvalifisering Konkurranseunderlag Dialogrunde 1 Kravspek og datagrunnlag Evaluering og nedvalg Dialog runde 2 og due diligence Endelig kravspek Endelig tilbud Evaluering og anbefaling Kontrakt Neste steg: Fullføre foreløpig kravspesifikasjon (ISOS 1 -dokument), inkl. krav, SLAer, utkast til kontrakt og prisingsmodell ISOS 1 sendes ut 30/9 Populere datarom med due diligence-informasjon Arrangere referansebesøk i oktober Tilbydere leverer midlertidig tilbud i midten av november ISOS = Invitation to Submit Outline Solutions

12 Det planlegges å orientere styret i Helse Sør-Øst jevnlig gjennom prosjektet October 2014 December 2014 March 2015 September 2015 November 2015 January 2016 April 2016 May 2016 June 2016 Sept 2016 Announcement Pre-qualification Descriptive Document Dialogue 1-5 ISOS Outline offer Evaluation and down-select Dialogue 6-7 +DD ISFT Final offer Evaluation and recommendation Approval/ Contract Signature Effective Date of Contract Feb 10. Sept 3 4. Feb April Contract Notice 16. June Sept (proc) 16. Des (preq.) 11. Jun (plan) Sept (prelim. scope) 5 6 (short list) (final spec) (vendor selection) 7 ISOS = Invitation to Submit Outline Solutions ISFT = Invitation to Submit Final Tender 11 HSO Board Meetings DM Board Milestones

13 Agenda Bakgrunn: Målsetning med et strategisk partnerskap Statusoppdatering og plan for videre prosess Tilnærming til evaluering av strategisk partnerskap Sentrale rammer for et strategisk partnerskap Omfang av avtalen: Tjenester, utstyr og forhold til ansatte Transisjonsmodell Varighet, mulighet for tidlig terminering og forlengelse Personvern, datasikkerhet og andre sentrale juridiske avgrensninger Implikasjoner for Sykehuspartner Forslag til videre styrebehandling 12

14 Strategisk partnerskap vil vurderes opp mot dagens gjennomføringsmodell og plan Dagens planverk innen infrastrukturmodernisering etablerer sentral infrastruktur for å kunne levere regionale tjenester 13

15 Businesscaset vil analysere forskjell i planlagte kostnader i dagens planverk og kostnader ved eksternt partnerskap Baseline (Økonomisk langtidsplan) Planlagte investeringer for modernisering av infrastruktur (IMP) Driftskostnader Totale kostnader baseline Ekstern samarbeidspartner vs. Totalpris på transisjon Totalpris på modernisering (eksl. hardware) Driftspris (inkl. hardware) Nye kostnader som oppstår hos SP* Totale kostnader ekstern partner Differanse 14 *Inkluderer blant annet kostnader knyttet til gjenværende organisasjon, overføringskostnader ved kontraktslutt, etc.

16 Businesscaset vil inkludere estimerte effekter av kontraktinngåelse med tredjepart, og inkluderer også kostnader som oppstår hos SP Estimert total kontraktsverdi Beregnet total kostnads- og likviditetseffekt som følge av inngåelse og ibruktagelse av kontrakt for modernisering og kjøp av infrastrukturtjenester Nye kostnader som oppstår hos Sykehuspartner Estimerer forventede kostnader og likviditetseffekt som følge av øvrige endringer som må gjennomføres i SP/HSØ for å kunne sette ut tjenester og modernisering til 3. part Eksempel på slike kostnader er kostnader knyttet til gjenværende organisasjon, overføringskostnader ved kontraktslutt, etc. Total kostnad ved bruk av tredjepart Summen av kostnader i form av betaling til 3. partsleverandør og kostnader knyttet til interne endringer i Sykehuspartner som følge av kjøp av tjenester og modernisering fra en langsiktig partner Differansen mellom total kostnad ved bruk av 3. partsleverandør og baseline vil bli vurdert i businesscaset Businesscaset vil ha en tidshorisont utover inngått kontraktslengde, som muliggjør at man kan hente ut gevinstene knyttet til kontraktsinngåelse med en ekstern samarbeidspartner 15

17 Finansieringskomponenter består av driftspriser, samt betaling av transisjon og transformasjon over bruksperioden Tjenester Leverandøren fakturerer Sykehuspartner volumbasert driftspris per tjeneste Hardware Leverandøren fakturerer Sykehuspartner hardware som en del av volumbasert driftspris per tjeneste Investeringer i transisjon og transformasjon Leverandøren gjennomfører og finansierer transisjonen og transformasjonen/moderniseringen Sykehuspartner betaler og kostnadsfører finansieringen over bruksperioden (inkludert finansieringskostnad) 16

18 Agenda Bakgrunn: Målsetning med et strategisk partnerskap Statusoppdatering og plan for videre prosess Tilnærming til evaluering av strategisk partnerskap Sentrale rammer for et strategisk partnerskap Omfang av avtalen: Tjenester, utstyr og forhold til ansatte Transisjonsmodell Varighet, mulighet for tidlig terminering og forlengelse Personvern, datasikkerhet og andre sentrale juridiske avgrensninger Implikasjoner for Sykehuspartner Forslag til videre styrebehandling 17

19 Store deler av infrastrukturtjenestene, samt tilknyttet utstyr og ansatte, vil overtas av ekstern partner fra og med transisjonsfasen Tjenester Kategorisert i 4 tårn (datasenter, telekom, arbeidsflate og nettverk), i tillegg til aktiviteter på tvers av tjenestetårn, f.eks. sikkerhet, teknisk support og logistikk Store deler av dagens tjenester vil tas over av ekstern partner fra og med transisjonsfasen Sykehuspartner beholder tjenester som kan håndteres bedre internt (f.eks. help-desk, kjernenettverk) Utstyr Alt nåværende utstyr i scopet vil overtas av ekstern partner Noe utstyr vil beholdes, f.eks. sluttbrukerutstyr- og lisenser, fysisk kabling og servere eid av helseforetak og telekom-utstyr (PBXer, telefoner, etc) Ansatte Alle nåværende ansatte som arbeider med tjenester i scopet vil overføres til ekstern partner Prosessen vil følge bestemmelser gitt i Arbeidsmiljøloven Kommunikasjon med ansatte og fagforeninger utføres av Sykehuspartner støttet av Sykehuspartner IKT for fremtiden-prosjektet 18

20 Agenda Bakgrunn: Målsetning med et strategisk partnerskap Statusoppdatering og plan for videre prosess Tilnærming til evaluering av strategisk partnerskap Sentrale rammer for et strategisk partnerskap Omfang av avtalen: Tjenester, utstyr og forhold til ansatte Transisjonsmodell Varighet, mulighet for tidlig terminering og forlengelse Personvern, datasikkerhet og andre sentrale juridiske avgrensninger Implikasjoner for Sykehuspartner Forslag til videre styrebehandling 19

21 Ekstern partner vil overta ansvar for drift av tjenestene gjennom tranisjonsfasen ~6 måneder transisjon ~2 måneder 6 år+ Validering av antakelser Overføring av drift Akseptanse Strategisk partner drifter infrastruktur Ekstern partner vil ha en rekke antakelser om og avhengigheter Før overførselen begynner, må disse antakelsene valideres og avhengighetene avklares Ekstern partner overtar drift av tjenestene Tjenestene leveres med samme leveransemodell og SLAer som i dag Under transisjonen vil tjenestene låses for endringer En akseptanseperiode på 2 måneder gjennomføres for å sikre at tjenesteleveransene er som ønsket Transformasjonen til fremtidig driftsmodell begynner Tidslinjen for transisjon kan påvirkes av konsultasjonsprosessen med de ansatte 20

22 Agenda Bakgrunn: Målsetning med et strategisk partnerskap Statusoppdatering og plan for videre prosess Tilnærming til evaluering av strategisk partnerskap Sentrale rammer for et strategisk partnerskap Omfang av avtalen: Tjenester, utstyr og forhold til ansatte Transisjonsmodell Varighet, mulighet for tidlig terminering og forlengelse Personvern, datasikkerhet og andre sentrale juridiske avgrensninger Implikasjoner for Sykehuspartner Forslag til videre styrebehandling 21

23 Kontrakten utviklet for å balansere lock-in risiko med optimal varighet Varighet Helse Sør-Øst RHF må vurdere kontrakt med minst 7 års varighet Transisjon forventes å ta 6-12 måneder Transformasjon forventes å ta minst 2-3 år Må ha tilbakebetalingsperiode på minst 3 år for å finansiere transformasjonen Minimere lock-in En rekke tiltak implementert i arbeid og kontrakt for å redusere lock-in Etablere en sterk og kompetent gjenværende organisasjon i Sykehuspartner Følge industristandarder for tjenestebeskrivelser og krav Exit-prosessen forenklet ved å inkludere i kontrakten en klar exit-plan Forlengelse Kontrakten kan forlenges 1 år av gangen utover den avtalte perioden Beslutningen om å forlenge må vurderes ut fra hvorvidt leverandøren leverer iht SLAer, at prisingen er i tråd med markedet og at kundetilfredsheten er høy Forventning om forlengelse bør redusere kostnaden av initiell kontrakt 22

24 Agenda Bakgrunn: Målsetning med et strategisk partnerskap Statusoppdatering og plan for videre prosess Tilnærming til evaluering av strategisk partnerskap Sentrale rammer for et strategisk partnerskap Omfang av avtalen: Tjenester, utstyr og forhold til ansatte Transisjonsmodell Varighet, mulighet for tidlig terminering og forlengelse Personvern, datasikkerhet og andre sentrale juridiske avgrensninger Implikasjoner for Sykehuspartner Forslag til videre styrebehandling 23

25 Det vil stilles tydelige krav til sikkerhet hos tredjepart for å bevare personvern og datasikkerhet... Håndtering av personlige data reguleres av en rekke lovgivninger Ekstern partner må dokumentere at nødvendige sikkerhetstiltak utføres Norge: Helseregisterloven 21, 22 Personopplysningsloven 13 Personopplysningsforskriften, kapittel 2 Lov om forebyggende sikkerhetstjeneste Pasient- og brukerrettighetsloven Pasientjournalloven Normen for informasjonssikkerhet EU: EU-direktivet 95/46/EC definerer et tilstrekkelig sikkerhetsnivå En Data Processor Agreement må opprettes for at personlige data skal kunne overføres til en tredjepart (Personopplysningsloven 15) Data Processor må være ISO sertifisert Partneren forplikter seg til å etablere, implementere, opprettholde og utbedre sikkerhetsmål, en sikkerhetsstrategi og en sikkerhetsorganisasjon Sikkerhetstiltakene skal sikre konfidensialitet, integritet, tilgjengelighet og kvalitet Lovgivningen hindrer offshoring av personlige data utenfor EU/EØS 24

26 ...som vil følges opp ved å kontrollere at nødvendige sikkerhetstiltak iverksettes hos ekstern partner Partner må innføre systematiske tiltak for å oppnå informasjonssikkerhet Helse Sør-Øst og Sykehuspartner vil kontrollere at tiltakene er implementert For eksempel: Sporing av endringer og sentraliserte logger Brukertrening og bevisstgjøring Fysisk og logisk tilgangskontroll Sikre klienter og servere Passord og datakryptering Sikker destruksjon av utstyr Dokumentklassifisering Katastrofeplan og driftskontinuitet Jevnlige risikovurderinger skal presenteres til HSØs regionale risikoteam All sikkerhetsdokumentasjon skal være tilgjengelig for Sykehuspartner Alle sikkerhetsavvik skal identifiseres, håndteres og rapporteres Ved kritiske hendelser skal Sykehuspartner varsles umiddelbart Sykehuspartner vil ha rett til å revidere partnerens sikkerhetsdokumenter 25

27 Agenda Bakgrunn: Målsetning med et strategisk partnerskap Statusoppdatering og plan for videre prosess Tilnærming til evaluering av strategisk partnerskap Sentrale rammer for et strategisk partnerskap Omfang av avtalen: Tjenester, utstyr og forhold til ansatte Transisjonsmodell Varighet, mulighet for tidlig terminering og forlengelse Personvern, datasikkerhet og andre sentrale juridiske avgrensninger Implikasjoner for Sykehuspartner Forslag til videre styrebehandling 26

28 For å tilpasse organisasjonen til ny leverandørmodell har Sykehuspartner etablert prosjekt - IKT for Fremtiden IKT for Fremtiden 1 er et virksomhetsutviklingsprosjekt som skal sikre implementering av nødvendige og hensiktsmessige endringer i Organisasjon Prosesser Leveransemodell Kompetanse Prosjektet skal bidra til å sikre at egen organisasjon holdes løpende informert om og er tilstrekkelig involvert i arbeidet med de endringer som planlegges og gjennomføres, herunder Løpende risikovurderinger Hensiktsmessig medarbeidersikring Også kjent som SIFF (Sykehuspartner IKT for fremtiden)

29 IKT for Fremtiden har tre hovedoppgaver Kartlegge og planlegge Implementere Informere og involvere Utrede behovet for endringer i Leveransemodell Organisasjon Dette inkluderer forhold som påvirker samhandling med Helseforetakene Eksisterende leverandører Lage implementeringsplan Iverksette gjennomføring av prioriterte tiltak Eksempler på tiltak Styringsmodell og prosesskart Design av ny organisasjon Rollebeskrivelser Transformasjonsplan Tilpasning av prosesser og verktøy Sørge for god informasjon til egne ansatte Forankre endringer hos de ansatte Involvere ansatte og gi dem muligheten til å påvirke Innspill fra ansatte skal fanges opp og videreformidles 28

30 Agenda Bakgrunn: Målsetning med et strategisk partnerskap Statusoppdatering og plan for videre prosess Tilnærming til evaluering av strategisk partnerskap Sentrale rammer for et strategisk partnerskap Omfang av avtalen: Tjenester, utstyr og forhold til ansatte Transisjonsmodell Varighet, mulighet for tidlig terminering og forlengelse Personvern, datasikkerhet og andre sentrale juridiske avgrensninger Implikasjoner for Sykehuspartner Forslag til videre styrebehandling 29

31 Det legges opp til en helhetlig vurdering av handlingsalternativer og saken vil komme tilbake til Helse Sør-Østs styre for informasjon og prinsippavklaringer underveis Videre prosess i styret Det legges opp til å bringe saken til behandling og orientering i styret neste gang i styremøte 4/ Informasjonssak om fremdrift og leverandør-nedvalg Sak om innretning av foretrukket alternativ Endelig beslutningssak planlagt fremlagt for styret 16/ Endelig evaluering En samlet evaluering over handlingsalternativ basert på kriteriene legger grunnlag for beslutning Det er flere mulig utfall inkludert å fortsette som i dag Dette vil bli gjenstand både for løpende ekstern kvalitetssikring og risikovurdering 30