Arrangementskomite for NM Snipe 2016:

Transkript

1 Møtereferat Subject NM Snipe Møte nr. 5 Møtet startet kl. 18:30 og ble avsluttet kl. 20:15. Møtedato February 2016 Location: Skipanesvegen 315 Referent: Totland Sign: Date: Tilstede Berit Bjørn Sissel Distribusjon Erik Page 1

2 ITEM Referat Ansvarlig Frist 1. Agenda - Gjennomgang av innbydelse og kunngjøring - SRS påmeldingssystem - Avklaringer m/ Folkehøyskolen - Diverse rundt arealene - eventuelt 2. Innbydelse og kunngjøring - Side 7 priser. Sengetøy og håndklær er inkludert i prisen for overnatting - På side 11 må prisen endres til kr Meny utgår fra innbydelsen - Pris for festen er kr 550 som står i påmelding - Måling og kontroll. Pris må bekreftes / disp på gamle båter Må skrive om innbydelsen pga SRS - 3. Folkehøyskolen overnatting og parkering - De har bankterminal - Tilhengerne kan parkeres der - Innkvartering booker - seilerne selv og tar det direkte med folkehøyskolen - Skolen sender liste når booking er komplett - 9 enkle og 13 doble rom er reservert for arrangementet - Vaktordning dekkes av arrangementet kr Hvor mange gratis plasser til festen. Dette må vi avklare tidlig. - Funksjonærer. Skal disse ha fri entre på festen? Dette må avklares. - De som gjør dette for å tjene dugnaden skal ikke ha gratis adgang Info retter opp og sender ut Berit holder kontakt med skolen sammen med Sissel Vi har sendt bekreftelse til Folkehøyskolen og ikke mottatt svar. Vi tolker det som om alt er ok. 5. Plassering av containerne - Vi må vurdere plasseringen av containerne i forbindelse med arrangementet. Skal vi sette de slik de stod i sommer. - har fått en skisse av Dag Olav som viser arealet i målestokk (målsatt) - Båtvaskemaskinen må være på plass til arrangementet - Flytebryggen flyttes slik at de ligger mellom de to slippene Vi må lage en liste over aktiviteter til første dugnad i vinter 6. Hjelp til utsett og opptak av joller - Vi forsøker å få noen ungdommer til å bistå med å sette ut og ta opp jollene under arrangementet Nøst utvalget Bjørn Utvalget sitt ansvar Page 2

3 7. Markering av veien til arrangementet - Vi må sette opp et skilt i Hjellestadskiftet som viser vei til NM Snipe 8. Baugnummer - Seimaker Iversen leverer baugnummer m/ reklame - vil også ha en del reservedeler tilgjengelig dersom noen får problemer Start nummer. Kan dette benyttes som baugnr? undersøker. Startnummer/baugnummer kan benyttes i SRS. Men de kan først legges inn etter at påmeldingsfristen er utgått. I påmeldingsperioden vil vi operere med egen deltakerliste med baugnummer. Listen publiseres fortløpende på MB s egen webside for NM Snipe Stevnets måler - Vi må ha en person som ansvarlig stevnemåler. - Vi sender e-post forespørsel til Lars Jårvik, BS, om han kan fungere som stevnets måler under NM Snipe Han hadde samme funksjon under NM Snipe Målere fra SCIRA Norge bistår ved utføring av det praktiske arbeidet. - Epost med forespørsel sendt til Lars Jårvik, BS, Samme dag motatt positivt svar fra Lars Jårvik, som vil fungere som stevnets måler under NM Snipe Utvalget sitt ansvar / 10. Stevne lege - Atle Brun er stevne lege 11. Dommere - Protestkomite - Leif Gunnar Sandtorv, BS, (leder) NSF-dommer - Ove Lind, BS, NSF-dommer - Terje Skram, MB, Krets-dommer 12. Dokument arkiv - lager en mappestruktur for alle dokumenter relatert til arrangementet 13. Budsjett for arrangementet Utkast til budsjett er utarbeidet og finnes på arrangement Info alle siden. Rabattordning for tidlig påmelding er ikke mulig. Startkontingent er 950. Ved etter anmelding økes prisen til kr Page 3

4 14. Sponsorer Vi undersøker om Flex Reklame kan støtte oss med Banner og 3 plakater mot at de får reklame på hjemmesiden til arrangementet. EUROSPAR Blomsterdalen sponser oss med varer/tjenester for en verdi av kr , Presentasjon av SRS (Sail Race System) presenterte løsningen. Overgang til påmelding via Sail Race System tjenesten hos SEILmagasinet for påmelding til NM Snipe Ved påmelding må da startkontingent og NM middag betales samtidig, via integrert betalingsterminal (VISA eller MasterCard). Påmelding til NM Snipe 2016 er midlertidig stoppet til omlegging har funnet sted og det er klart for påmelding via SRS systemet. Dette vil være klart til rett over nyttår. Innbydelse- og kunngjøring må skrives om på punkter som omhandler påmelding til NM. 16. Påmelding Det lages en lenke på MB hjemmeside som åpner påmeldingssiden i SRS. tar kontakt med SRS for å få åpnet påmelding til NM Snipe 2016 så snart som mulig. Internettadresse (URL:) til webside hos SRS, med bl.a. påmelding er: Påmelding til NM Snipe 2016 via SRS er nå åpnet ( ). Per 10. februar 2016 er 11 båter påmeldt til NM via SRS, mens vi venter på den 12. båten. Denne båten (Jørn Haga) var påmeldt før SRS kom inn i bildet i desember 2015, men båten har ennå ikke kommet tilbake med ny påmelding via SRS. Lenke til MB s uoffisielle deltakerliste med tildelte baugnummer er: Sissel / Erik Berit Page 4

5 17. Data ressurser Vi ønsker å knytte Jon Arild Tørresdal til å assistere med IT løsning. Vi tar dette opp i styret. Ikke gjort ennå. Må gjøres på neste styremøte. Jon 18. Endring av regnskapsregler og rapporteringsregler Vi pålegges å endre regnskapsåret til kalender år Helge H. Sak til neste styremøte 19. Jentelaget bistår under NM med følgende: Sissel Kiosksalg / sosialt. Onsdag 29. juni kl. 14:00 20:00. Åpent ved behov. Torsdag 30. juni kl og Fredag 1. juli kl og Lørdag 2. juli kl og NM Fest på Fana Folkehøgskule Lørdag 29. juni kl. 20:00 24:00. Kiosksalg / bar. 20. Snipe Clinic er på Milde onsdag 29. juni? Bigga tar med seg Damian Borras, Spania, til Milde og NM Snipe. Aktuelt å la ham holde Clinic for lokale sniper. Borras vil i så fall være med ut på sjøen med snipene og instruere og gi tips til seilerne. Dette passer best å få utført på onsdagen i NM. Da pågår registrering til NM fra kl til kl Her må utføres litt undersøkelsesarbeid, samt å få klarhet i hvilke ressurser som vil kreves av MB, bl.a. følgebåtkapasitet. Bigga 21. NM Fest Fana Folkehøgskule, lørd. 2. juli, kl Vi har skiftet navn på NM Middag til NM Fest. - Kuvért omfatter koldtbord med varmretter, dessert, drikke. - Fana Folkehøgskule odner med koldtbord og varmretter. - MB ordner med dessert og drikke. - Kuvért pris på kr. 550,- per person opprettholdes. - Søknad til Bergen Kommune om ambulerende skjenkebevilling for salg av alkohol. - Billetter og adgangstegn til NM Fest Arr.kom. Sissel Erik Page 5

6 22. Statusinnspill fra. Sendt som e-post Hei, Jeg har begynt å spre entusiasme rundt arrangementet. Og mange vil komme. Jeg tror vi skal klare å matche 2010-nivået på 45 båter! 11 påmeldte til nå. Kjører ny "kampanje", slik at vi har 20 båter ganske snart. Da er NM-status sikret for neste år også... Geir, og jeg skal sette oss ned sammen og gå gjennom lister med folk og båter. Vi har mange som vil være med, men som må låne båt. Tilgang til båter blir nok en flaskehals. Jeg har så vidt begynt å tenke på PR-ting. Jeg har alliert meg med Ida. Hun er jo tidligere journalist, og vi skal se om vi kan skape litt blest om arrangementet i media. -trond Flott PR-messige ting kan vi også legge ut på MB s webside og Facebook side. -kjell 23. Premier Premier for NM Snipe 2016 bestilles før påske i første halvdel av mars måned. Bjørn og går gjennom MB s premiebeholdning og sjekker premiebehovet både for NM Snipe og MB s øvrige regattaer i Egen premieserie for NM Snipe. Aktuelt også å søke Hordaland Fylkeskommune, Hordaland Idrettskrets og Bergen Kommune om gavepokaler til NM Snipe Bjørn / Page 6

7 24. Info vedrørende ankomst Fana Folkehøgskule Det utarbeides eget informasjonsskriv vedrørende ankomst Fana Folkehøgskule for de som skal innkvarteres der. Det er ønskelig at deltakerne først henvender seg på folkehøyskolen og sjekker inn, før de kjører snipen ned til Mildevågen for å innta sin tildelte båtplass blant oppstillingsplassene. Denne informasjonen kan sendes på e-post til de påmeldte båtene, ettersom skippernes e-post adresser er obligatorisk å oppgi ved påmelding via SRS. 25. NM Personell Det er nå behov for å få satt opp oversikt over personell for følgende hovedoppgaver: - Regatta personell (Regattabane og regattakontor) - Kiosksalg / NM Fest personell - Havnepersonell - Andre Bjørn / Sissel / Berit Page 7