Arrangementskomite for NM Snipe 2016:

Transkript

1 Møtereferat Subject NM Snipe 2016 Møte nr. 4 Møtet startet kl. 18:30 og ble avsluttet kl. 20:15. Møtedato January 2016 Location: Skipanesvegen 315 Referent: Totland Sign: Date: Tilstede Berit Bjørn Sissel Distribusjon Erik Page 1

2 ITEM Referat Ansvarlig Frist 1. Agenda - Gjennomgang av innbydelse og kunngjøring Info - SRS påmeldingssystem - Avklaringer m/ Folkehøyskolen - Diverse rundt arealene - eventuelt 2. Innbydelse og kunngjøring - Side 7 priser. Sengetøy og håndklær er inkludert i prisen for overnatting retter - På side 11 må prisen endres til kr 550 opp og - Meny utgår fra innbydelsen sender ut - Pris for festen er kr 550 som står i påmelding - Måling og kontroll. Pris må bekreftes / disp på gamle båter Må skrive om innbydelsen pga SRS - 3. Folkehøyskolen overnatting og parkering - De har bankterminal - Tilhengerne kan parkeres der - Innkvartering booker - seilerne selv og tar det direkte med folkehøyskolen - Skolen sender liste når booking er komplett - 9 enkle og 13 doble rom er reservert for arrangementet - Vaktordning dekkes av arrangementet kr Hvor mange gratis plasser til festen. Dette må vi avklare tidlig. - Funksjonærer. Skal disse ha fri entre på festen? Dette må avklares. - De som gjør dette for å tjene dugnaden skal ikke ha gratis adgang Berit holder kontakt med skolen sammen med Sissel Vi har sendt bekreftelse til Folkehøyskolen og ikke mottatt svar. Vi tolker det som om alt er ok. 5. Plassering av containerne - Vi må vurdere plasseringen av containerne i forbindelse med arrangementet. Skal vi sette de slik de stod i sommer. - har fått en skisse av Dag Olav som viser arealet i målestokk (målsatt) - Båtvaskemaskinen må være på plass til arrangementet - Flytebryggen flyttes slik at de ligger mellom de to slippene Vi må lage en liste over aktiviteter til første dugnad i vinter 6. Hjelp til utsett og opptak av joller - Vi forsøker å få noen ungdommer til å bistå med å sette ut og ta opp jollene under arrangementet Nøst utvalget Bjørn Utvalget sitt ansvar Page 2

3 7. Markering av veien til arrangementet - Vi må sette opp et skilt i Hjellestadskiftet som viser vei til NM Snipe 8. Baugnummer - Seimaker Iversen leverer baugnummer m/ reklame - vil også ha en del reservedeler tilgjengelig dersom noen får problemer Start nummer. Kan dette benyttes som baugnr? undersøker. Startnummer/baugnummer kan benyttes i SRS. Men de kan først legges inn etter at påmeldingsfristen er utgått. I påmeldingsperioden vil vi operere med egen deltakerliste med baugnummer. Listen publiseres fortløpende på MB s egen webside for NM Snipe Stevnets måler - Vi må ha en person som ansvarlig stevnemåler. - Vi sender e-post forespørsel til Lars Jårvik, BS, om han kan fungere som stevnets måler under NM Snipe Han hadde samme funksjon under NM Snipe Målere fra SCIRA Norge bistår ved utføring av det praktiske arbeidet. Utvalget sitt ansvar? 10. Stevne lege - Atle Brun er stevne lege 11. Dommere - Protestkomite - Leif Gunnar Sandtorv, BS, (leder) NSF-dommer - Ove Lind, BS, NSF-dommer - Terje Skram, MB, Krets-dommer 12. Dokument arkiv - lager en mappestruktur for alle dokumenter relatert til arrangementet 13. Budsjett for arrangementet Utkast til budsjett er utarbeidet og finnes på arrangement Info alle siden. Rabattordning for tidlig påmelding er ikke mulig. Startkontingent er 950. Ved etter anmelding økes prisen til kr Sponsorer Vi undersøker om Flex Reklame kan støtte oss med Banner og 3 plakater mot at de får reklame på hjemmesiden til arrangementet Sissel / Erik Page 3

4 15. Presentasjon av SRS (Sail Race System) presenterte løsningen. Overgang til påmelding via Sail Race System tjenesten hos SEILmagasinet for påmelding til NM Snipe Ved påmelding må da startkontingent og NM middag betales samtidig, via integrert betalingsterminal (VISA eller MasterCard). Påmelding til NM Snipe 2016 er midlertidig stoppet til omlegging har funnet sted og det er klart for påmelding via SRS systemet. Dette vil være klart til rett over nyttår. Innbydelse- og kunngjøring må skrives om på punkter som omhandler påmelding til NM. 16. Påmelding Det lages en lenke på MB hjemmeside som åpner påmeldingssiden i SRS. tar kontakt med SRS for å få åpnet påmelding til NM Snipe 2016 så snart som mulig. Internettadresse (URL:) til webside hos SRS, med bl.a. påmelding er: Data ressurser Vi ønsker å knytte Jon Arild Tørresdal til å assistere med IT løsning. Vi tar dette opp i styret. Ikke gjort ennå. Må gjøres på neste styremøte. Jon 18. Endring av regnskapsregler og rapporteringsregler Vi pålegges å endre regnskapsåret til kalender år Helge H. Sak til neste styremøte 19. Jentelaget bistår under NM med følgende: Sissel Kiosksalg / sosialt. Onsdag 29. juni kl. 14:00 20:00. Åpent ved behov. Torsdag 30. juni kl og Fredag 1. juli kl og Lørdag 2. juli kl og NM Middag på Fana Folkehøgskule Lørdag 29. juni kl. 20:00 24:00. Kiosksalg / bar. Page 4

5 20. Snipe Clinic er på Milde onsdag 29. juni? Bigga tar med seg Damian Borras, Spania, til Milde og NM Snipe. Aktuelt å la ham holde Clinic for lokale sniper. Borras vil i så fall være med ut på sjøen med snipene og instruere og gi tips til seilerne. Dette passer best å få utført på onsdagen i NM. Da pågår registrering til NM fra kl til kl Her må utføres litt undersøkelsesarbeid, samt å få klarhet i hvilke ressurser som vil kreves av MB, bl.a. følgebåtkapasitet. Bigga Page 5