Årsmøtedokumenter for årsmøtet i. Eidskog o-lag. 27. februar kl. 19 på Matrand aktivitetshus

Transkript

1 Årsmøtedokumenter for årsmøtet i Eidskog o-lag 27. februar 2012 kl. 19 på Matrand aktivitetshus Saksliste... 2 Styrets årsrapport for Årsrapport for kartutvalget Årsrapport for trenings- og rekrutteringsutvalget Årsrapport for turorienteringsutvalget Årsrapport for O-post og hjemmeside Regnskap Innkomne forslag Medlemskontingent Budsjett Oppdatering : Årsrapporten for trenings- og rekrutteringsutvalget, side 7, er oppdatert i forhold den som opprinnelig ble lagt ut. Side 1 av 25

2 Saksliste 1. Godkjenne de stemmeberettige 2. Godkjenne innkalling, saksliste og forretningsorden. Valg av møteleder, sekretær og 2 representanter til å underskrive protokollen. 3. Årsmelding fra styret og utvalgene 4. Regnskap Innkomne forslag a. Endring av vedtekter/lover i forhold til ny lovnorm i idrettsforbundet b. Hvis punkt a vedtas: Behandle o-lagets organisasjonsplan i henhold til nye lover. 6. Medlemskontingent Budsjett Valg Side 2 av 25

3 Styrets årsrapport for 2011 Styrets sammensetning i 2011 Leder: Julie Finsrud Lande Nestleder: Emma Falch Sekretær/o-posten: Arne Sørli Kasserer: Kai Bergersen Styremedlem: Jon Ivar Bergersen Styremedlem: Gunnar Sæther Utvalg (lederne er understreket) Trenings- og rekrutteringsutvalg: Jon Ivar Bergersen og Eivind Lande Tur-o-utvalg: Gunnar Sæther, Tor Solbergseter, Trygve Taugbøl og Kai Bergersen Kartutvalg: Julie Finsrud Lande og Martin Bonnerud O-posten: Arne Sørli Oppmann: Grethe Bergersen Revisorer: Ola Amblie og Kåre Delviken Valgkomitè: Klaus Engen og Ivar Bonnerud Det har ikke vært økonomiutvalg. Styremøter Det er avholdt fem styremøter og fire fellesmøter i forbindelse med Morukulien 2 -dagers siden forrige årsmøte. Representasjoner Laget har vært representert på kretstinget med Jonny Halvorsrud og Julie Finsrud Lande. På lagledermøte i september møtte Julie Finsrud Lande. Medlemmer Per var det registrert 93 medlemmer mot 67 i Av disse var 54 aktive. Sportslige aktiviteter KM Se Trenings- og rekrutteringsutvalgets årsrapport. NM Julie Finsrud Lande deltok i år for Eidskog o-lag i NM langdistanse og mellomdistanse. Løpsarrangement Morokulien 2-dagers ble arrangert med OK Hierne og Åmotfors OK. Eidskogs løp gikk på Berger med løyper på en nyrevidert utgave av Sørpebøl-kartet. Det var færre forhåndspåmeldte enn normalt, men uvanlig mange rekrutter og direkte-løpere førte antallet opp i ca. 390 løpere. Økonomien ved arrangementet var bedre enn forventet. Det var gunstig å gå over til gavekort. Dessuten ble felles karttrykking rimeligere. Løpsleder var Julie Finsrud Lande og løypeleggere Jon Ivar, Grethe og Kai Bergersen. Side 3 av 25

4 O-karusell, nattcup og Langtur n: Se Trenings- og rekrutteringsutvalgets årsrapport. I tillegg arrangerte o-laget en familiedag på Grusjø og var med på aktivitetsdag på Magnor, Åbogen-dagen og jubileum på Skotterud Sport AS. Økonomi Mange poster i regnskapet er omtrent som forventet. Innkjøp av nytt overtrekkstøy førte til en kostnad som ikke var medregnet. Dette ble spesielt tydelig i år fordi det er relativt få som er solgt videre foreløpig. Når flere medlemmer kjøper tøy, vil inntektene komme inn senere. Utstyr Klubben har kjøpt inn et eget strømaggregat slik at vi er mindre avhengige av å låne dette av andre. Styret takker alle som har stilt opp for og med Eidskog o-lag i året som har gått! Hilsen Styret Side 4 av 25

5 Årsrapport for kartutvalget 2011 Til Morokulien 2-dagers ble en del av Sørpebøl-kartet revidert av løypeleggerne Grethe, Kai og Jon Ivar Bergersen. Med kartbytte for den lengste løypa kunne alle løypene legges nord for Berger i området mellom riksveg 2 og Rødbergvegen. I løpet av året fikk klubben tilbud om et oppdrag som vil gi oss kroner, men kun hvis pengene blir brukt til et nytt o-kart på Vestmarka. Etter noen undersøkelser i forhold til arbeidsmengde, økonomi og terreng, gikk styret inn for å gjennomføre dette, og vi bestemte oss for å lage et kart over området rundt Langvatnet. Dette blir et stort prosjekt hvor første del av kartet vil være klart til Morokulien 2-dagers i 2013, og resten til året etter. Totalt blir kartet ca. 7 km². Området som skal kartlegges: Nå begynner vi å få inn tilbud om konstruksjon, synfaring og reintegning. I løpet av mars vil det bli skrevet avtaler slik at første del kan synfares i løpet av sommeren Forslag til kartplan (ikke behandlet av styret): 2012 Revidering av Morokulien den delen som skal brukes i Morokulien to-dagers 2013 Nytt kart Langvatnet nord 2014 Utvidelse av Langvatnet mot sør 2015 Revidering av Ilag-Hesbøl 2016 Revidering av Magnor eller Ingelsrud 2017 Nytt kart på grensen? Martin Bonnerud Julie Finsrud Lande Side 5 av 25

6 Årsrapport for trenings- og rekrutteringsutvalget 2011 Utvalget har i 2011 bestått av Jon Ivar Bergersen (leder og styremedlem), og Eivind Lande. I 2011 ble den tradisjonelle O-karusellen med 8 løp pluss Langtur n arrangert. Alle løpene telte som karusell-løp. Et av løpene (løp nr. 1 på Morokulienkartet, ble arrangert av Åmotfors OK, og et ble arrangert av Austmarka IL (løp nr.6 På Tussevangenkartet). To av løpene (nr. 6 og 7) var også løp i NTG-cupen i Glåmdal. Løp nr.5 og 7 inngikk i Vest- Värmlands mosjons-orienteringstilbud. I disse 3 løpene var deltakelse på rundt 50 løpere. De andre løpene lå på litt over 30 deltakere i gjennomsnitt. I årets siste treningsløp Langtur n deltok 46 løpere, der kun 4 løp for Eidskog. Deltakelsen i årets treningsløp samt terminfestede løp må betegnes som faretruende lav. Selv om det var 159 (134 i fjor) forskjellige løpere som deltok på et eller flere løp av de 9 løp som ble arrangert i Eidskogs regi 2011, var flesteparten av disse ikke Eidskog løpere. Det var også i 2011 kun 23 som deltok på 5 eller flere løp. Det er 7 mindre enn i Det er litt bekymringsfullt at det er blitt færre deltakere fra Eidskog på våre egne treningsløp. Det er også blitt en halvering av de som benytter seg av Ukens løype -tilbudet. Før sesongen 2012 starter må det vurderes om dette tilbudet skal videreføres som før, eller om det bør forandres. I årets kretsmesterskap har Eidskog O-lag fått 5 kretsmestere: KM-natt: Jon Ivar Bergersen i H35- og Julie Finsrud Lande D21- KM-mellom: Julie Finsrud Lande D21- og Jonny Halvorsrud i H65 KM-kort: Julie Finsrud Lande i D21- Årets klubbmesterskap ble arrangert under karusell-løp nr. 4 (8/6). 34 løpere fikk registeret deltakelse og mange fikk medaljer i klubbmesterskapet. Eidskog o-lag deltok også i år som arrangør i den felles norsk/svenske nattløp-cupen Nattjakta. Vi arrangerte løp nr. 1 av 7, og det deltok 26 løpere fra Årjäng til Hamar. Løpet ble arrangert ved Skotterud idrettshall. For å fremme orienteringsaktiviteten i Eidskog har o-laget i tillegg til sin vanlige aktivitet vært (med-)arrangør til noen ulike aktiviteter rundt om i kommunen: Aktivitetsdag ved Magnor ungdomslokale: Kort (100m) merket løype for barn. 327 starter (mange løp flere ganger) Familieorientering på Grusjø (Vestmarka). 32 deltakere Orientering på Åbogendagen. Eidskog OL har i år hatt ukentlige treninger for aldersgruppen 9-15 år. Disse var lokalisert til Skotterud skole i vårhalvåret og Tobøl skole på høsten. Deltakelsen var på ca.3-8 stk. O-laget arrangerte også to klubbturer. En til KM-kort og KM-mellom i Gjøvik-Raufoss området i juni, og en til Grue (Skasenden) i september. Vi var i overkant av 10 deltakere på begge turene, godt fordelt på alder og kjønn Jon Ivar Bergersen (sign) Eivind Lande (sign). Side 6 av 25

7 Årsrapport for turorienteringsutvalget 2011 Turorienteringsutvalget har bestått av leder Gunnar Sæther, Tor Solbergseter, Trygve Taugbøl og Kai Bergeren. Vi har hatt 3 møter og en del telefonkontakt vedrørende utsetting og innhenting av poster. Følgende kart ble benyttet til tur-orientering: Bergkollen (Austmarka), Morokulien, Magnor og Kroksjøen. Totalt er det benyttet 50 poster med følgende merkekrav: Bronse 15, sølv 30 og gull 40. På 10 av postene ble det satt opp naturstispørsmål. Postene var plassert ute fra 1 mai til 20 september. Det ble solgt 53 deltakerkonvolutter og 26 ekstra kort. Det ble innlevert 38 deltakerkort, 28 var kvalifisert til gull og 1 sølv og 9 bronse. Else Kaasa fikk 5-årsplakett, Solveig og Leif Billingsø fikk 20-årsplakett. Det ble trukket ut et maleri av Gunnar Sæther blant de 30 som hadde vært innom alle 50 postene og gavekort på kr 1 500,- og 500,- blant alle som hadde levert inn deltakerkort. Natursti ble i år laget, men problemer med at poster er blitt fjernet slik at vi i år ikke foretok noen trekning av gavekort, gavekortet ble isteden trukket ut blant de som hadde fullført O- karusellen. Vi har også i år samarbeidet med Austmarka og lagt 15 poster på kartet Bergkollen, dessverre ble hele området snauhogget slik at framkommeligheten ble svært vanskelig. Har ellers ikke fått noen tilbakemeldinger på årets opplegg. Sykkel-tur-O Har også i år samarbeidet med Magnor Aktiv om sykkel-orientering. Benyttet kartene Magnor og Morokulien hvor det er mye store stier og veier. Det ble solgt 14 konvolutter og 9 tilleggskort og tilbakelevert 20 som ble premiert. Det ble satt ut 4 poster (2 på hvert kart) over 5 perioder (mai, juni, juli, august og september), postene ble plassert med god spredning slik at det skulle bli relativt lange turer. Man måtte ha vært innom 16 poster (12 for deltakere under 12 år) for å bli premiert. Premiene bestod i farrisglass og gavekort på kr 500,- fra Skotterud sport og gratistime på Magnor Aktiv. Gunnar Sæther Tor Solbergseter Trygve Taugbøl Kai Bergersen Side 7 av 25

8 Årsrapport for O-post og hjemmeside 2011 Det har blitt utgitt tre utgaver av medlemsbladet O-posten i 2011: i februar, april og i november. Opplaget har vært på 100 eksemplarer, bortsett fra ved april-utgaven hvor vi trykte en del ekstra for å kunne dele ut informasjon om o-sesongen. Alle årets o-poster er også lagt ut på hjemmesiden med mulighet for nedlasting. Innholdet har hovedsakelig vært innbydelser, medlemsinformasjon, referater fra styremøter og årsrapporter. I år har vært det første hele året hvor den nye hjemmesiden har vært i drift. Det har vært lagt ut 22 nyhetsartikler, og hjemmesiden har blitt tatt mer og mer i bruk. Besøkstallene har firedoblet seg i løpet av sesongen. Arne Sørli Side 8 av 25

9

10

11

12 Innkomne forslag Endring av vedtekter/lover i forhold til ny lovnorm i idrettsforbundet Bakgrunn: Norges Idrettsforbund vedtok ny lovnorm for idrettslag 28. november De har oppfordret alle idrettslag til på årsmøtene i 2012 å oppdatere sine lover/vedtekter til å være i tråd med den nye normen. Styrets forslag til vedtak: Eidskog o-lags vedtekter erstattes av det vedlagte forslaget til nye lover for Eidskog o-lag. I det vedlagte forslaget er alle endringer og tillegg i forhold til den NIFs lovnorm markert med rødt. Endringene er i hovedsak hentet fra nåværende vedtekter og eksisterende praksis. Generelt om lovnorm for idrettslag Ufravikelig lovnorm Idrettslaget skal ha en lov som er i samsvar med NIFs lov og denne lovnormen. Loven skal godkjennes av idrettskretsen. Lovnormen er ufravikelig og inneholder et minimum av det idrettslaget må ha i sin egen lov. NIFs lov og lovnorm for idrettslag skal legges til grunn i alt lovarbeid i idrettslaget. Innmelding i NIF Ved innmelding i NIF må laget bruke lovnormen som sin lov. Først etter at laget er tatt opp i NIF, kan laget gjøre endringer i loven. Lovendringer Alle lovendringer må vedtas på ordinært eller ekstraordinært årsmøte etter å ha vært oppført på saklisten og krever 2/3 flertall av de avgitte stemmer. Lovendringene må sendes til idrettskretsen for godkjenning. Lovendringer i idrettslagets lov som følge av endringer i NIFs lov, trer i kraft straks. Lovendringer vedtatt av idrettslaget selv trer ikke i kraft før de er godkjent av idrettskretsen. Ved endring av loven kan idrettslaget legge til det idrettslaget selv anser som nødvendig å ha regulert i egen lov. Intern organisering av idrettslaget skal reguleres gjennom idrettslagets organisasjonsplan. Motstrid mellom idrettslagets lov og NIFs regelverk/lovnorm Tilleggene/endringene i idrettslagets lov kan ikke være i strid med NIFs regelverk (NIFs lov, bestemmelser og forskrifter) eller mot denne lovnorm. Ved eventuell motstrid mellom en bestemmelse i idrettslagets lov og NIFs regelverk/lovnorm, vil bestemmelsen i idrettslagets lov være tilsvarende ugyldig. NIFs lov, bestemmelser og forskrifter er tilgjengelig på Side 12 av 25

13 LOVNORM FOR IDRETTSLAG (BOKMÅL) (Vedtatt av Idrettsstyret 28. november 2011) Lov for Eidskog Orienteringslag, stiftet 15. desember 1978, med senere endringer, senest av 29. februar 2012, godkjent av Hedmark idrettskrets den I. INNLEDENDE BESTEMMELSER 1 Formål (1) Idrettslagets formål er å drive idrett organisert i Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komité (NIF). Eidskog Orienteringslags formål er å arbeide for o-sporten i Eidskog kommune, både for aktive og trimmere. (2) Arbeidet skal preges av frivillighet, demokrati, lojalitet og likeverd. All idrettslig aktivitet skal bygge på grunnverdier som idrettsglede, fellesskap, helse og ærlighet. 2 Organisasjon (1) Idrettslaget er selveiende og frittstående med utelukkende personlige medlemmer. 1 (2) Idrettslaget er medlem av de(t) særforbund som lagets årsmøte bestemmer. 2 (3) Idrettslaget er medlem av NIF gjennom Hedmark, hører hjemme i Eidskog kommune, og er medlem av Eidskog idrettsråd 3. (4) Idrettslaget skal følge NIFs og tilsluttede organisasjonsledds regelverk og vedtak. NIFs lov gjelder for idrettslaget uavhengig av hva som måtte stå i idrettslagets egen lov. 3 Medlemmer (1) Alle som aksepterer idrettslagets og overordnede organisasjonsledds regelverk og vedtak kan bli tatt opp som medlem. En søker kan ikke tas opp som medlem uten å ha gjort opp de økonomiske forpliktelsene til idrettslaget og andre organisasjonsledd i NIF. (2) Medlemskap kan nektes i særlige tilfeller. Idrettslagets avgjørelse kan påklages til idrettskretsen. Klagefristen er 3 uker etter at vedtaket er mottatt. Idrettskretsens avgjørelse kan påklages til Idrettsstyret innen 3 uker etter at rekommandert melding er mottatt. (3) Medlemskap i idrettslaget er først gyldig og regnes fra den dag første kontingent er betalt. 1 Personlige medlemmer betyr at idrettslaget ikke kan operere med andre typer medlemskap, som for eksempel familiemedlemskap og firmamedlemskap. At det innføres familiekontingent er å anse som en rabattordning, og har ikke noe med selve medlemskapet å gjøre. Medlemmer må følgelig registreres enkeltvis. 2 Idrettslaget må være medlem i de(t) særforbund som lagets idrettsgrener omfatter, med mindre laget utelukkende driver mosjonsidrett som ikke tilrettelegges av et særforbund i NIF, jf. NIFs lov 10-1.Dette skal fremkomme av idrettslagets organisasjonsplan. Det er årsmøtet i idrettslaget som vedtar hvilke idretter idrettslaget skal organisere, og vedtar innmelding/utmelding i de(t) aktuelle særforbund. 3 Idrettslag kan bare være medlem av ett idrettsråd. Hvis et idrettslags naturlige område strekker seg over mer enn én kommune, avgjør idrettslagets årsmøte ved lovendringsvedtak hvilket idrettsråd det tilhører. Side 13 av 25

14 (4) Medlemmet plikter å overholde NIFs, tilsluttede organisasjonsledds og idrettslagets regelverk og vedtak. (5) Utmelding skal skje skriftlig og får virkning når den er mottatt. (6) Idrettslaget kan frata medlemskap fra medlem som etter purring ikke betaler fastsatt medlemskontingent. Medlem som skylder kontingent for to år taper automatisk sitt medlemskap i idrettslaget og skal strykes fra lagets medlemsliste. Medlem som har tapt sitt medlemskap kan ikke tas opp igjen før skyldig kontingent er betalt. (7) Idrettslaget skal føre medlemslister. (8) Idrettslaget plikter å føre elektroniske medlemslister i idrettens nasjonale medlemsregister i tråd med forskrift gitt av Idrettsstyret. 4 4 Medlemskontingent og avgifter Medlemskontingenten fastsettes av årsmøtet. Andre avgifter/egenandeler kan kreves for deltakelse i idrettslagets aktivitetstilbud. Eventuelle æresmedlemmer i Eidskog Orienteringslag skal ikke betale kontingent. II. TILLITSVALGTE OG ANSATTE 5 Kjønnsfordeling (1)Ved valg/oppnevning av representanter til årsmøte/ting, samt medlemmer til styre, råd og utvalg mv. i idrettslaget skal det velges personer fra begge kjønn. (2)Sammensetningen skal være forholdsmessig i forhold til kjønnsfordelingen i medlemsmassen, dog slik at det skal være minst to representanter fra hvert kjønn der det velges eller oppnevnes mer enn 3 personer. Der det velges eller oppnevnes 3 personer eller færre skal begge kjønn være representert. Ansattes representant teller ikke med ved beregningen av kjønnsfordelingen. (3)Idrettskretsen kan, når det foreligger særlige forhold, gi dispensasjon fra denne bestemmelsen. (4) Idrettsstyret kan gi forskrift om nærmere vilkår for dispensasjon og konsekvensene av manglende oppfyllelse av bestemmelsen. 5 6 Generelle regler om stemmerett, valgbarhet, forslagsrett m.v. (1) For å ha stemmerett og være valgbar må man være fylt 15 år, vært medlem av idrettslaget i minst én måned og ha oppfylt medlemsforpliktelsene 6. Ingen kan møte eller avgi stemme ved fullmakt. 4 Bestemmelsen trer først i kraft når Idrettsstyret bestemmer det. 5 Se forskrift til NIFs lov For eksempel skyldig kontingent. Side 14 av 25

15 (2) En arbeidstaker i et idrettslag har ikke stemmerett på idrettslagets ordinære eller ekstraordinære årsmøte. Dette gjelder ikke for spiller/utøver med kontrakt og medlemskap i laget. (3) En person kan ikke samtidig inneha mer enn ett av følgende verv i idrettslaget: medlem av styre, valgkomité, kontrollkomité, lovutvalg, revisor. (4) En person kan ikke ha tillitsverv knyttet til samme idrett i flere idrettslag som deltar i samme konkurranse. (5) Engasjert revisor har talerett på ordinært og ekstraordinært årsmøte i saker som ligger innenfor sitt arbeidsområde. (6) Representant fra overordnet organisasjonsledd har talerett på ordinært og ekstraordinært årsmøte i idrettslaget. (7) Med forslagsrett menes retten for medlem til å fremme forslag til idrettslagets årsmøte og til å fremme forslag under årsmøtet. 7 Valgbarhet og representasjonsrett for arbeidstaker og oppdragstaker (1) En arbeidstaker i idrettslaget er ikke valgbar til verv i laget eller overordnede organisasjonsledd. Tillitsvalgt som får ansettelse i idrettslaget plikter å fratre tillitsvervet, og gjeninntrer når ansettelsesforholdet opphører. (2) En arbeidstaker i idrettslaget kan ikke velges eller oppnevnes som representant til årsmøte/ting eller møte i overordnede organisasjonsledd. (3) Første og andre ledd gjelder ikke for arbeidstaker som er spiller/utøver med kontrakt og medlemskap i idrettslaget. (4) Bestemmelsen får tilsvarende anvendelse på person som har oppdragsavtale som i omfang kan sammenlignes med et ansettelsesforhold med idrettslaget. (5) Denne bestemmelsen er ikke til hinder for at idrettslaget gir de ansatte rett til å utpeke et eller flere medlemmer blant de ansatte til idrettslagets styre. (6) Idrettskretsen kan, når det foreligger særlige forhold, gi dispensasjon. (7) Idrettsstyret kan gi forskrift om nærmere vilkår for dispensasjon. 7 8 Valgbarhet og representasjonsrett for andre personer med tilknytning til idrettslaget (1) En person som har en avtale med idrettslaget som gir vedkommende en økonomisk interesse i driften av idrettslaget er ikke valgbar til verv innen idrettslaget eller overordnet ledd. Det samme gjelder styremedlem, ansatt i eller aksjonær med vesentlig innflytelse i en juridisk person med økonomiske interesse i driften av idrettslaget. Begrensningen gjelder ikke 7 Se forskrift til NIFs lov 2-6 og 2-7. Side 15 av 25

16 for styremedlem oppnevnt av idrettslaget. Tillitsvalgt som får en slik avtale, styreverv, ansettelse eller eierandel, plikter å fratre tillitsvervet, og gjeninntrer når forholdet opphører. (2) Person som i henhold til første ledd ikke er valgbar, kan heller ikke velges eller oppnevnes som representant til årsmøte/ting eller møte i overordnede organisasjonsledd. (3) Idrettskretsen kan når det foreligger særlige forhold, gi dispensasjon. (4) Idrettsstyret kan gi forskrift om nærmere vilkår for dispensasjon. 8 9 Inhabilitet (1)En tillitsvalgt, oppnevnt representant eller ansatt i idrettslaget er inhabil til å tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse eller til å treffe avgjørelse: a) når vedkommende selv er part i saken b)når vedkommende er i slekt eller svogerskap med en part i opp- eller nedstigende linje eller i sidelinje så nær som søsken c) når vedkommende er eller har vært gift med eller er forlovet eller samboer med en part d)når vedkommende leder eller har ledende stilling i, eller er medlem av styret i et organisasjonsledd eller annen juridisk person som er part i saken. (2) Likeså er vedkommende inhabil når andre særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til vedkommendes upartiskhet; blant annet skal det legges vekt på om avgjørelsen i saken kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for vedkommende selv eller noen som vedkommende har nær personlig tilknytning til. Det skal også legges vekt på om inhabilitetsinnsigelse er reist av en part. (3) Er en overordnet inhabil, kan avgjørelse i saken heller ikke treffes av direkte underordnet i idrettslaget. (4) Inhabilitetsreglene får ikke anvendelse dersom det er åpenbart at den tillitsvalgte, oppnevnte representanten eller ansattes tilknytning til saken eller partene ikke vil kunne påvirke vedkommendes standpunkt og idrettslige interesser ikke tilsier at vedkommende viker sete. (5) Med part menes i denne bestemmelsen person, herunder juridisk person som en avgjørelse retter seg mot eller som saken ellers direkte gjelder. (6) I styrer, komiteer og utvalg treffes avgjørelsen av organet selv, uten at vedkommende medlem deltar. Dersom det i en og samme sak oppstår spørsmål om inhabilitet for flere medlemmer, kan ingen av dem delta ved avgjørelsen av sin egen eller et annet medlems habilitet, med mindre organet ellers ikke ville være vedtaksført i spørsmålet. I sistnevnte tilfelle skal alle møtende medlemmer delta. Medlemmet skal i god tid si fra om forhold som gjør eller kan gjøre vedkommende inhabil. Før spørsmålet avgjøres, bør varamedlem eller annen stedfortreder innkalles til å møte og delta ved avgjørelsen dersom det kan gjøres uten vesentlig tidsspille eller kostnad. 8 Se forskrift til NIFs lov 2-6 og 2-7. Side 16 av 25

17 (7) I øvrige tilfeller avgjør vedkommende selv om vedkommende er inhabil. Dersom en part krever det og det kan gjøres uten vesentlig tidsspille, eller vedkommende ellers finner grunn til det, skal vedkommende selv forelegge spørsmålet for sin nærmeste overordnete til avgjørelse. (8) Bestemmelsen gjelder ikke på årsmøtet i idrettslaget. 10 Vedtaksførhet, flertallskrav og protokoll (1) Når ikke annet er bestemt, er styrer, komiteer og utvalg i idrettslaget vedtaksføre når et flertall av medlemmene er til stede. Vedtak fattes med flertall av de avgitte stemmene. Ved stemmelikhet er møteleders stemme avgjørende. (2) Vedtak kan fattes ved skriftlig saksbehandling 9 eller ved fjernmøte 10. Ved skriftlig saksbehandling sendes kopier av sakens dokumenter samtidig til alle medlemmer med forslag til vedtak. For gyldig vedtak kreves at flertallet av medlemmene gir sin tilslutning til det fremlagte forslaget, og til at dette treffes etter skriftlig saksbehandling. Ved fjernmøte skal alle møtedeltakerne kunne høre og kommunisere med hverandre. (3) Det skal føres protokoll fra styremøter. 11 Tillitsvalgtes refusjon av utgifter og tapt arbeidsfortjeneste. Godtgjørelse Tillitsvalgt kan motta refusjon for nødvendige, faktiske utgifter inkludert tapt arbeidsfortjeneste, som påføres vedkommende i utførelsen av vervet. Tillitsvalgt kan motta en rimelig godtgjørelse for sitt arbeid. Refusjon for tapt arbeidsfortjeneste skal fremgå av vedtatt budsjett og regnskap. Styrehonorar skal fremkomme av årsberetningen. III. ØKONOMI 12 Regnskap, revisjon, budsjett mv. (1) Idrettslaget er regnskaps- og revisjonspliktig. (2) Idrettslag med en årlig omsetning på under kr 5 millioner skal følge NIFs regnskaps- og revisjonsbestemmelser. Øvrige idrettslag skal følge regnskapsbestemmelsene i regnskapsloven og revisjonsbestemmelsene i revisorloven, og skal engasjere revisor og velge kontrollkomité. Kontrollkomiteens oppgaver følger av NIFs lov (3) Bankkonti skal være knyttet til idrettslaget og skal disponeres av to personer i fellesskap. Underslagforsikring skal være tegnet for dem som disponerer. (4) På årsmøtet skal det fastsettes et budsjett som inneholder alle hovedposter i resultatregnskapet. Regnskap og budsjett for idrettslag som er organisert med grupper/avdelinger, skal også omfatte regnskapene og budsjettene for gruppene/avdelingene, og skal følge oppsettet i Norsk Standard kontoplan. 9 For eksempel møte per e-post. 10 For eksempel møte per telefon/videokonferanse. Side 17 av 25

18 (5) Budsjettet skal være realistisk, og resultatet skal ikke vise underskudd med mindre det dekkes av positiv egenkapital. (6) Idrettslaget kan ikke gi lån eller stille garantier for lån hvis ikke lånet eller garantien er sikret med betryggende pant eller annen betryggende sikkerhet. Sikkerheten for lån og garantier skal opplyses i note til årsoppgjøret. (7) Disposisjoner av ekstraordinær karakter eller betydelig omfang i forhold til idrettslagets størrelse og virksomhet, herunder låneopptak, skal vedtas av årsmøtet. Årsmøtet bør vedta et særskilt fullmaktsreglement knyttet til slike disposisjoner. IV. ÅRSMØTE, STYRE, UTVALG MV. 13 Årsmøtet (1) Årsmøtet er idrettslagets øverste myndighet, og avholdes hvert år i februar 11 måned. (2)Årsmøtet innkalles av styret med minst én måneds varsel direkte til medlemmene eventuelt på annen forsvarlig måte, herunder ved kunngjøring i pressen, eventuelt på idrettslagets internettside. Innkalling kan henvise til at saksdokumentene gjøres tilgjengelig på internett eller på annen forsvarlig måte. Forslag som skal behandles på årsmøtet må være sendt til styret senest 2 uker før årsmøtet. Fullstendig sakliste og andre nødvendige saksdokumenter med forslag må være gjort tilgjengelig for medlemmene senest en uke før årsmøtet. (3) Ved innkalling i strid med bestemmelsen, avgjør årsmøtet hhv. under godkjenning av innkalling og godkjenning av saklisten, om årsmøtet er lovlig innkalt og om det er saker som ikke kan behandles. (4) Alle idrettslagets medlemmer har adgang til årsmøtet. Årsmøtet kan invitere andre personer og/eller media til å være tilstede, eventuelt vedta at årsmøtet kun er åpent for medlemmer. (5) Årsmøtet er vedtaksført dersom det møter et antall stemmeberettigete medlemmer som minst tilsvarer antallet styremedlemmer iht. idrettslagets lov. Dersom årsmøtet ikke er vedtaksført, kan det innkalles til årsmøte på nytt uten krav til minimumsdeltakelse. (6) På årsmøtet kan ikke behandles forslag om endring i lov eller bestemmelser som ikke er oppført på utsendt/kunngjort sakliste. Andre saker kan behandles når 2/3 av de fremmøtte stemmeberettigete på årsmøtet vedtar det, ved godkjenning av saklisten. 14 Ledelse av årsmøtet Årsmøtet ledes av valgt(e) dirigent(er). Dirigenten(e) behøver ikke å være medlem av idrettslaget. 11 Idrettslaget må avholde årsmøte for behandling av foregående års regnskap innen utløpet av juni det påfølgende år. Side 18 av 25

19 15 Årsmøtets oppgaver (1) Årsmøtet skal 12 : 1. Godkjenne de stemmeberettigede. 2. Godkjenne innkallingen, sakliste og forretningsorden. 3. Velge dirigent(er), referent (er) 13 samt 2 medlemmer til å underskrive protokollen. 4. Behandle idrettslagets årsmelding, herunder eventuelle gruppeårsmeldinger. 5. Behandle idrettslagets regnskap i revidert stand. 6. Behandle forslag og saker Fastsette medlemskontingent. 8. Vedta idrettslagets budsjett 9. Behandle idrettslagets organisasjonsplan Foreta følgende valg: 16 a) Leder og nestleder b) 4 styremedlemmer 17 og 1 varamedlem c) Øvrige valg i henhold til årsmøtevedtatt organisasjonsplan, jf. pkt. 9. d) 2 revisorer 18 e) Representanter til ting og møter i de organisasjonsledd idrettslaget har representasjonsrett. f) Valgkomité med leder og 2 medlemmer og 1 varamedlem for neste årsmøte. (2) Leder og nestleder velges enkeltvis. De øvrige medlemmer til styret velges samlet. Deretter velges varamedlemmene samlet, og ved skriftlig valg avgjøres rekkefølgen i forhold til stemmetall. (3) Valgkomiteen velges på fritt grunnlag, etter innstilling fra styret. (4) Styreleder velges hvert år. Øvrige valg i pkt. 10 a)-f) gjøres for to år av gangen, og slik at det blir jevnhet i hvor mange som er på valg fra år til år. 16 Stemmegivning på årsmøtet (1) Med mindre annet er bestemt i denne lov, skal et vedtak, for å være gyldig, være truffet med alminnelig flertall av de avgitte stemmer. Ingen representant har mer enn én stemme. Ingen kan møte eller avgi stemme ved fullmakt. Blanke stemmer skal anses som ikke avgitt. 12 Dersom saklisten ikke fullføres, kan det innkalles til fortsettende årsmøte. Slik innkalling skjer på tilsvarende måte som for ordinært årsmøte, men eventuelt med kortere frist godkjent av årsmøtet. Fortsettende årsmøte kan bare behandle saker som var med i godkjent sakliste for årsmøtet. 13 Verken dirigent eller referent behøver å være medlem i idrettslaget, se også Forslag i saklisten samt eventuelle forslag som årsmøtet, ved godkjenning av saklisten, har vedtatt å behandle etter et vedtak av 2/3 av de stemmeberettigede på årsmøtet. 15 Organisasjonsplanen skal regulere idrettslagets interne organisering og aktivitet.. 16 Dette er minimum av de tillitspersoner som skal velges på årsmøtet. Årsmøtet kan i tillegg velge andre tillitspersoner det er behov for. 17 Antall styremedlemmer og varamedlemmer må fylles ut ved vedtakelse av loven, minimum 1 styremedlem og 1 varamedlem. Styremedlemmene kan velges til spesifikke oppgaver. 18 Idrettslag med årlig omsetning på mer enn kr 5 millioner plikter å ha engasjert revisor, jf. NIFs lov 2-11, og må innta følgende som nytt punkt 10 i 15: «Engasjere statsautorisert/registrert revisor til å revidere idrettslagets regnskap.» Punkt 10 forskyves til nytt punkt 11 og punkt 11 bokstav d) endres til: «Kontrollkomité med 2 medlemmer og 2 varamedlemmer.» Side 19 av 25

20 (2) Valg foregår skriftlig hvis det foreligger mer enn ett forslag eller det fremmes krav om det. Hvis det skal være skriftlige valg, kan bare foreslåtte kandidater føres opp på stemmeseddelen. Stemmesedler som er blanke, eller som inneholder ikke foreslåtte kandidater, eller ikke inneholder det antall det skal stemmes over, teller ikke, og stemmene anses som ikke avgitt. (3) Når et valg foregår enkeltvis og ingen kandidat oppnår mer enn halvparten av de avgitte stemmer, foretas omvalg mellom de to kandidater som har oppnådd flest stemmer. Er det ved omvalg stemmelikhet, avgjøres valget ved loddtrekning. (4) Når det ved valg skal velges flere ved en avstemning, må alle, for å anses valgt, ha mer enn halvparten av de avgitte stemmer. Dette gjelder ikke ved valg av vararepresentant. Hvis ikke tilstrekkelig mange kandidater har oppnådd dette i første omgang, anses de valgt som har fått mer enn halvparten av stemmene. Det foretas så omvalg mellom de øvrige kandidater og etter denne avstemning anses de valgt som har fått flest stemmer. Er det ved omvalg stemmelikhet, avgjøres valget ved loddtrekning. (5) For å være gyldig må valg være gjennomført i henhold til 5 til Ekstraordinært årsmøte (1) Ekstraordinært årsmøte i idrettslaget innkalles av idrettslagets styre med minst 14 dagers varsel etter: a) Vedtak av årsmøtet i idrettslaget. b) Vedtak av styret i idrettslaget. c) Vedtak av styret i overordnet organisasjonsledd. d) Skriftlig krav fra 1/3 av idrettslagets stemmeberettigete medlemmer. (2) Ekstraordinært årsmøte innkalles direkte til medlemmene eventuelt på annen forsvarlig måte, herunder ved kunngjøring i pressen, eventuelt på idrettslagets internettside. Innkalling kan henvise til at saksdokumentene gjøres tilgjengelig på internett eller på annen forsvarlig måte. (3) Ekstraordinært årsmøte er vedtaksført dersom det møter et antall stemmeberettigete medlemmer som minst tilsvarer antallet styremedlemmer iht. idrettslagets lov. Dersom det ekstraordinære årsmøtet ikke er vedtaksført, kan det innkalles til årsmøte på nytt uten krav til minimumsdeltakelse. (4) Ekstraordinært årsmøte i idrettslaget skal bare behandle de saker som er angitt i vedtaket eller i kravet om innkalling av årsmøtet. Sakliste og nødvendige saksdokumenter skal følge innkallingen. 18 Idrettslagets styre (1) Idrettslaget ledes og forpliktes av styret, som er idrettslagets høyeste myndighet 19 mellom årsmøtene. 19 Dersom laget har flere gruppestyrer, er det kun idrettslagets hovedstyre som leder og forplikter laget. Denne høyeste myndighet kan ikke, verken helt eller delvis, delegeres til andre organer/personer innen laget. Dette Side 20 av 25

21 (2) Styret skal: 20 a) Iverksette årsmøtets og overordnede organisasjonsleddsregelverk og vedtak. b) Påse at idrettslagets midler brukes og forvaltes på en forsiktig måte i samsvar med de vedtak som er fattet på årsmøtet eller i overordnet organisasjonsledd, og sørge for at idrettslaget har en tilfredsstillende organisering av regnskaps- og budsjettfunksjonen samt en forsvarlig økonomistyring. c) Etter behov oppnevne komiteer/utvalg/personer for spesielle oppgaver og utarbeide mandat/instruks for disse. d) Representere idrettslaget utad. e) Oppnevne ansvarlig for politiattestordningen. 21 (3) Styret skal holde møte når lederen bestemmer det eller et flertall av styremedlemmene forlanger det. 19 Grupper/avdelinger/komiteer (1) Valgkomiteen skal legge frem innstilling på kandidater til alle tillitsverv som skal velges på årsmøtet, med unntak av valgkomité. Medlem av valgkomité som selv blir kandidat til verv, plikter å tre ut av valgkomiteen. (2) Idrettslaget kan organiseres med grupper og/eller avdelinger. Idrettslagets årsmøte bestemmer opprettelse av grupper/avdelinger, og hvordan disse skal organiseres og ledes. Dette vedtas i forbindelse med årlig behandling av idrettslagets organisasjonsplan, jf. 15 pkt. 9. (3) For grupper/avdelingers økonomiske forpliktelser hefter hele idrettslaget, og grupper/avdelinger kan ikke inngå avtaler eller representere idrettslaget utad uten styrets godkjennelse jf. 19. V. ØVRIGE BESTEMMELSER 20 Alminnelige disiplinærforføyninger, sanksjoner etter kamp- og konkurranseregler, straffesaker og dopingsaker For alminnelige disiplinærforføyninger, sanksjoner etter kamp- og konkurranseregler, straffesaker og dopingsaker gjelder NIFs lov kapittel 11 og Lovendring (1) Lovendring kan bare foretas på ordinært eller ekstraordinært årsmøte i idrettslaget etter å ha vært oppført på saklisten, og krever 2/3 flertall av de avgitte stemmer. innebærer blant annet at det bare er idrettslagets hovedstyre (der laget har grupper/avdelinger med egne styrer) som kan foreta ansettelser, inngå markedsavtaler, evt. andre avtaler som forplikter idrettslaget juridisk. 20 Dette er et minimum av hvilke oppgaver som skal tilligge styret. Idrettslaget står fritt til å legge til andre styreoppgaver i bestemmelsen. 21 Ansvarlig for politiattestordningen er påkrevd for alle idrettslag som organiserer aktivitet for mindreårige og/eller mennesker med utviklingshemming. Side 21 av 25

22 (2) Lovendringer som følge av endringer i NIFs lov, trer i kraft straks. Lovendringer vedtatt av idrettslaget selv trer ikke i kraft før de er godkjent av idrettskretsen. Godkjenningen er begrenset til de bestemmelser som NIFs lov omfatter. (3) I forbindelse med godkjenningen kan idrettskretsen pålegge nødvendig endring for å unngå motstrid med NIFs regelverk. (4) Endringer i 21 og 22 kan ikke vedtas av idrettslaget selv. 22 Oppløsning - Sammenslutning - Konkurs (1) Forslag om oppløsning av idrettslaget må først behandles på ordinært årsmøte. Blir oppløsning vedtatt med minst 2/3 flertall, innkalles ekstraordinært årsmøte 3 måneder senere. For at oppløsning skal skje må vedtaket her gjentas med 2/3 flertall. (2) Sammenslutning med andre idrettslag anses ikke som oppløsning av laget. 22 Vedtak om sammenslutning og nødvendige lovendringer i tilknytning til dette treffes i samsvar med bestemmelsene om lovendring, jf. 21. (3) Ved oppløsning eller annet opphør av idrettslaget tilfaller lagets overskytende midler etter avvikling et formål godkjent av idrettskretsen. Underretning om at idrettslaget skal oppløses, skal sendes til idrettskretsen 14 dager før idrettslaget holder sitt ordinære årsmøte til behandling av saken. (4) Ved konkurs anses organisasjonsleddet som oppløst når konkurs er avsluttet og det mister således sitt medlemskap i NIF. 23 Æresmedlemmer Eidskog Orienteringslags høyeste æresbevisning til noe medlem er æresmedlemskap. Styret skal avgjøre hvem som skal gis status som æresmedlem av laget. Styret skal være enstemmig og fulltallig for at et medlem skal utpekes til æresmedlem. Hvis æresmedlemskapet gjelder en av styrets sittende medlemmer, regnes avstammingen som enstemmig uten dette medlemmets stemme. 22 Ved sammenslåing skal eldste stiftelsesdato og klubbnummer for dette idrettslaget benyttes. Side 22 av 25

23 Behandle o-lagets organisasjonsplan Bakgrunn: Hvis de nye lovene blir vedtatt, så er ikke utvalgene en del av loven (slik de tidligere var i vedtektene). Isteden er det krav til at idrettlagets organisasjonsplan (som blant annet beskriver utvalgene) skal behandles av årsmøtet. Vedlagt er forslag til organisasjonsplan for Eidskog o-lag for Den behandles hvis de nye lovene blir vedtatt. Organisasjonsplan for Eidskog o-lag Vedtatt på årsmøtet Styret Styret består av: Leder Nestleder Kasserer Sekretær Leder av trenings- og rekrutteringsutvalget Leder av tur-o-utvalget Utvalg Eidskog o-lag har følgende utvalg: Trenings- og rekrutterinsutvalget: Består av 2 personer. Tur-o-utvalget: Består av 4 personer. Kartutvalg: Består av 2 personer. Side 23 av 25

24 Medlemskontingent 2012 Medlemskontingenten i Eidskog o-lag har vært uendret siden Styret foreslår å øke medlemskontingenten for 2012 til følgende satser: Familiemedlemskap Enkeltmedlem Støttemedlem 300 kr 200 kr 100 kr Side 24 av 25

25 Budsjett 2012 Forslag til budsjett Eidskog o-lag 2012 INNTEKTER: Økonomitiltak Kr Skinkelotteri Sponsorinntekter/tilskudd Salg drakter Medlemskontingent Morokulien 2-dagers Karusell Tur-o Andre arrangement Renteinntekter Kr UTGIFTER: Rekruttering/treningstiltak Kr Synfaring Morokulien 2 dagers Skinkelotteri Karusell Tur-O Dekning startavgift utøvere Telefon Adm. Utgifter Lokalleie Kontingent krets Matriell O-post Andre arr Kr Underskudd Kr ,- Side 25 av 25