INTERNKONTROLLHÅNDBOK FOR NMK BARDU. BARDU, 23 Februar 2012

Transkript

1 INTERNKONTROLLHÅNDBOK FOR NMK BARDU BARDU, 23 Februar teriat. Enhet: NMK BARDU Utvide Dato: løpsdepot Eier: NMK Bardu Utarbeidet av: NMK Bardu 1

2 Innholdsfortegnelse 1 Forord Historie Organisering Styret SAMMENSETNING MØTER LEDER NESTLEDER SEKRETÆR KASSERER STYREMEDLEM LEDER AKTIVITETSGRUPPEN Instrukser for undergrupper og funksjoner AKTIVITETSGRUPPE BANEUTVALG SPORTSKOMITÈ Løpsleders plikter Økonomiansvarlig Sekretæriatsjef Kioskansvarlig Funksjonærsjef Depotsjef REPRESENTANT I IDRETTSRÅDET HMS VAKTMESTER MILJØ KJELLER KLUBBHUS BRANNINSTRUKS Klubbhus Baneanlegg/ depot Parkering Handlingsplan NMK Bardu BESLUTTET PÅ ÅRSMØTET NMK Bardu`s anlegg Bilcross bane Campingdepot Bildepot Knattecross Snøscooter Klubbhus UTLEIE AV KLUBBHUS INSTRUKS FOR LEIE AV KLUBBHUS Dugnader DUGNADSLISTER Merketildeling SKJEMA Sponsorer

3 13 Medlemslister Lover LOV FOR NORSK MOTOR KLUBB LOV FOR KLUBBER TILSLUTTET NIF-NMF-NMK Norges Bilsportsforbunds Verdigrunnlag ETIKK OG MORAL Innledning Ren bilsport Sikkerhet Profesjonalitet Integritet Ærlighet Lojalitet Vennlighet Relasjoner Felleskap og Glede Respekt

4 1 Forord. Programmet du har foran deg nå skal være et verktøy for at NMK Bardu skal klare på en forskriftsmessig og forsvarlig måte å drive klubben. Vi har valgt å kalle det for NMK Bardu`s internkontrollhåndbok (IK) Dette for at det skal være lett å finne frem til prosedyrer og retningslinjer klubben er nødt til å følge. I dette programmet finnes også instruks for de forskjellige verv og grupper som er satt av NMK Bardu. Her finnes også de skjema som til en hver tid kan være nødvendig å finne frem til. Programmet skal finnes i en elektronisk utgave hvor man kan gå inn å gjøre endringer ifm eks revisjon, og det skal finnes i en utgave i papirformat. Leder ber om at medlemmene setter seg inn i de rutinene og retningslinjer som er satt for NMK Bardu. For NMK Bardu Leder. 2 Historie. NMK Bardu ble stiftet i 1984 (1) Hadde sitt første bilcrossløp i 1990 (2) Bygde gokart bane i 1994 (3) Klubben har ca. 120 registrerte medlemmer (4) NMK Bardu er kjent for sine rosa og lilla biler og de fargene har de hatt på bilene i alle år. (5) NMK Bardu har arrangert rally polar i noen år. (6) Har også hatt snøscootercross og snøscooterdrag (7) Nmk Bardu har også hatt hele 17- mai arrangementet et år. (8) Et annet år stilte klubben med en rosa og lilla boble i 17-mai toget som de trillet hele veien. (9) NMK Bardu begynte å bygge klubbhus i Klubbhuset var ferdigstilt Organisering. Årsmøte Styre Sportskomitè Aktivitetsgruppe Baneutvalg 4

5 4 Styret. 4.1 Sammensetning. Styret består av: Leder Nestleder Kasserer Sekretær Styremedlem 1. vara (Fast medlem i styret) vara (kalles inn ved fravær) 3. Representant fra aktivitetsgruppen 4.2 Møter. De møter klubben kaller inn til er: Medlemsmøte. Ekstraordinært medlemsmøte Årsmøte Ekstraordinært årsmøte. Styremøte. Innkalling til årsmøte har egne føringer. Se lover for NMK klubber. Medlemsmøte gjennomføres når styret ønsker det eller når det kommer i viktige saker fra medlemmene eller klubbens undergrupper. Av undergruppene er det kun aktivitetsgruppen som kan kalle inn til medlemsmøte, men etter samråd fra styret. Medlemsmøter bør i hovedsak gjennomføres i helger. Dette for at de av klubbens medlemmer som ikke bor i Bardu får mulighet til å delta. 5

6 Møteinnkalling. NMK BARDU KALLER HERVED INN TIL [hva slags møte, samt møtenr.] Tid: Sted: Deltagere: Sak nr. Saksnavn Kommentarer Sted, dato Underskrift 6

7 Møtereferat. PROTOKOLL FRA [Klikk her og skriv inn klubbens navn samt møtenr.] Tid: Sted: Deltagere: Forfall: Husk: Send omgående kopi av referatet til Norsk Motor Klubb hvis det gjelder årsmøteprotokoll Sak nr. Vedtak Ansvar Frist Sted, dato Underskrift Underskrift. 7

8 4.3 Leder. (1) Leder er styrets øverste myndighetshaver, og skal lede styret mellom årsmøtene. (2) Leder skal påse at de vedtak som er fattet av årsmøtet blir etterfulgt (3) Leder forplikter seg til å kalle inn til styremøte når det er behov eller når andre styrerepresentanter mener det er nødvendig. (4) Leder skal for øvrig se til at alt er på plass i god tid til årsmøtet. (5) Ved stemmelikhet under avstemming i styret, har lederen avgjørende stemme. (6) Leder kan ikke uten videre ta egne avgjørelser uten samtykke fra flertallet i styret. (7) I saker hvor det av ulike grunner kreves underskrift, skal leder være den som signerer på vegne av NMK Bardu. (8) Leder forplikter seg for øvrig å innrette seg etter de til en hver tid gjeldende lover og regler som er satt av NIF, NMK og NMK Bardu. 4.4 Nestleder. (1) Nestleder er fast representant I styret og har som de andre styrerepresentantene tale, forslag og stemmerett i styret. (2) Nestleder er leders representant i dennes fravær og har da de samme oppgavene og forpliktelser som leder. ( Se for øvrig instruks for leder) 4.5 Sekretær. Sekretæren er fast styremedlem og har som de andre styremedlemmene tale, forslags og stemmerett i styret. (1) Sekretæren skal til hvert styremøte føre protokoll fra møtet. (2) Sekretæren skal også etter hvert styremøte sende referatet til gjennomgang hos styremedlemmene som deltok på styremøtet, før endelig referat skrives. Referatet limes deretter inn i protokollen. (3) Sekretæren skal til en hver tid arkivere alt av saker som har betydning for NMK Bardu, herunder også post, avisartikler og bilder. (4) Sekretæren skal også ha arkivstyringen i NMK Bardu, slik at det til en hver tid er tilgjengelig for medlemmene på en lett og forsvarlig måte. (5) Sekretæren skal også forfatte de brev som sendes fra NMK Bardu, herunder også søknader om midler og sponsorer. (6) Sekretæren forplikter også til en hver tid å samarbeide med styret i de saker som skal ut fra NMK Bardu. (7) Kasserer og sekretær skal sammen sørge for at de arrangement klubben skal gjennomføre blir meldt inn iht. tidsfrister. 8

9 4.6 Kasserer. Kasserer er fast styremedlem og har som de andre styremedlemmene tale, forslags og stemmerett i styret. (1) Kassereren forplikter til en hver tid å ha kontroll over økonomien i NMK Bardu. (2) Kasserer skal til hvert styremøte kunne legge frem oversiktig rapport over regnskapet for styret. (3) Kasserer skal sørge for at regninger som kommer inn skal betales fra riktig konto og før regningen forfaller. (4) Kasserer skal sørge for at det blir sendt ut regning til de som måtte ha utestående betaling hos NMK Bardu. (5) Kasserer forplikter å ha regnskapet ferdig revidert og godkjent av styret senest 14 dager før årsmøtet. (6) Kasserer forplikter å føre regnskapet på en slik måte at det lett kan tas ut rapporter når styret eller årsmøtet krever det. (7) Kasserer forplikter til en hver tid å ta backup av regnskapet, slik at det til en hver tid er slik som det er lagt inn i regnskapsprogrammet. (8) Kasserer må snarest melde fra til styret hvis det ikke er dekning for utestående regninger. (9) Kasserer og sekretær skal sammen sørge for at de arrangement klubben skal gjennomføre blir meldt inn og betalt iht. tidsfrister. (10) Kasserer skal før siste styremøte legge frem oversikt over regnskapet for budsjettbehandling. 4.7 Styremedlem. Styremedlem er fast representant I styret med tale, forslags og stemmerett. (1) For øvrig forplikter styremedlemmet seg til å vise den tilliten den har fått av årsmøte, og bidra til å drifte NMK Bardu på en fullt forsvarlig måte. (2) styremedlem møter på de møtene som den blir innkalt til, og har da de samme forpliktelser som andre styremedlemmer. 4.8 Leder aktivitetsgruppen. (1) Leder for aktivitetsgruppen er fast medlem av styret med tale, stemme og forslagsrett. (2) Leder for aktivitetsgruppen skal til en hver tid informere styret om aktiviteter som planlegges for NMK Bardu. (3) Leder for aktivitetsgruppen har ikke noe økonomisk mandat, så alt som har med økonomiske spørsmål å gjøre skal rettes til styret. (4) Leder for aktivitetsgruppen skal til en hver tid jobbe ut fra mandatet gitt fra styret rett i etterkant av årsmøtet. (5) Leder for aktivitetsgruppen skal i samarbeid med resten av gruppen lage aktivitetsplan for inneværende valgår og skal da inkludere det som eventuelt er budsjettert med av det forrige styret og godkjent av årsmøtet. (6) For øvrig forplikter styremedlemmet seg til å vise den tilliten den har fått av årsmøte, og bidra til å drifte NMK Bardu på en fullt forsvarlig måte. 9

10 5 Instrukser for undergrupper og funksjoner. 5.1 Aktivitetsgruppe (1) Aktivitetsgruppen skal jobbe for å planlegge de arrangementer klubben skal gjennomføre. (2) Aktivitetsgruppen skal følge de retningslinjer som er gitt fra styret. (3) Aktivitetsgruppen kan delegere oppgaver, men har ansvaret for de oppgaver de er gitt. Fastsatte oppgaver. (1) Innhente priser og innkjøp av premier til løp (2) Innhente sponsorpenger i forkant av løp (3) Fremlegge budsjett for løp i god tid før løpet (4) Ivareta pr i forkant og etterkant av løp (5) Sørge for program til løp (6) Annonsere i media, ved behov. (7) Skaffe løpsleder på tildelte løp (8) Planlegge aktiviteter for barn/ voksne når klubben gjennomfører løp. (9) Poengberegne NMK Bardu mester til årsfesten (10) Få lister over funksjonærer som har bidratt på løp fra funksjonærsjef. Sørge for at disse blir tilbudt å komme på tilstellinger som arrangeres av klubben, når dette er ønskelig. (11) Tildele utmerkeleser for morsomme hendelser som har skjedd i løpet av året, tildeles på årsfesten. Ved gjennomføring av billøp i NMK Bardu skal aktivitetsgruppa oppnevne en løpsleder som setter en sportskomitè minimum 2 måneder før løpsavikling. Denne komiteen skal bestå av: Løpsleder o Sportskomité Sekretæriatsjef Pr. ansvarlig Depotsjef Campingansvarlig Kioskansvarlig Funksjonærsjef Teknisk kontrollant Kasserer Disse har som oppgave å planlegge å tilrettelegge løp iht. en hver tid gjeldene regler satt av NBF. 5.2 Baneutvalg. (1) Baneutvalget skal jobbe for et best mulig baneanlegg. (2) Baneutvalget skal til en hver tid jobbe etter de føringer som er gitt av styret. (3) Alle innkjøp skal godkjennes av styret. (4) Baneutvalget skal til en hver tid se til at banetrasè, parkeringsanlegg, publikumsplasser og park fermè er i en forskriftsmessig og godkjent standard. 10

11 5.3 Sportskomitè. En sportskomité (arrangementskomité) består av min. 3 personer og oppnevnes av arrangøren(e) av en konkurranse. Den har det fulle ansvar for konkurransens avvikling og overtar så vel ledelse, forberedelse og organisasjon av konkurransen. Den har rett til å gi alle nødvendige bestemmelser og regler for avviklingen av de konkurranser den arrangerer. (For selve gjennomføringen av et stevne står løpsleder ansvarlig. Følge de pkt som er angitt i kontrollskjema Kontrollskjema sportskomitè. Består av: En liste over hva som skal gjøres av hvem. Kryss av når alt er ferdig bekreftet ok klart. Skaffe spaker Sette opp speakeranlegg Sette ut materiell på banen Skaffe depotsjef Sette ut brannslukkere i depot Hva Hvem frist ok Sperre av park fermè + brannslukker Sjekke startlys og aggregat Sette ut utstyr på banen Skaffe bane ansvarlig Skaffe bergningsbiler 3 stk Skaffe hjullaster til banen Skaffe vannvogn m/traktor Skaffe avfallscontainer Samband Skaffe ambulanse Skaffe medisinsk personell Utstyr som skal på banen er: på flaggpostene 6 stk - 1 stk grønt flagg - 2 stk gule flagg - 1 stk brekkjern - 1 Rødt flagg - 1 stk kniv - 2 par hansker - Innstrukssjema Hos løpsledelse: 1 stk grønt flagg, 1 stk rødt flagg, 1 stk advarselsflagg, 1 stk sort flagg, 1 stk teknisk sort flagg, Utstyr for nummeranvisning. Ved post en: 1 stk tyvstartflagg (rødt), 5 sekunders skilt. Ved målgang: Rundeteller og målflagg. 11

12 5.3.2 Løpsleders plikter. Løpsleder kan også være dets sekretær. Han kan ha forskjellige assistenter. Såfremt et stevne består av flere konkurranser, kan det være forskjellige ledere for hver konkurranse. Lederen er ansvarlig for gjennomføringen av stevnet i samsvar med det oppsatte programmet. I særdeleshet skal stevnelederen: (1) Opprettholde orden i forbindelse med militære eller politimyndigheter som har påtatt seg politioppsynet ved stevnet, og som er ansvarlig for publikums sikkerhet (2) Overbevise seg om at alle funksjonærer er på sine poster, og rapporterer ethvert fravær til stevnets jury. (3) Overbevise seg om at alle funksjonærer er tilstrekkelig informert med hensyn til utøvelsen av sine plikter (4) Kontrollere deltakerne og deres biler og forhindre at en anmelder eller fører som er utelukket, suspendert eller diskvalifisert deltar i en konkurranse (5) Overbevise seg om at hver bil, og hvis det er bestemt, hver fører bærer sitt fastsatte nummer i henhold til programmet (6) Overbevise seg om at den riktige fører kjører bilen og starter i den klassen som er bestemt (7) Meddele stevnets jury alle forslag til endring av programmet, en deltakers dårlige oppførsel, brudd på reglementet eller protest (8) Motta protester og gi dem videre til juryen (9) Innhente rapporter fra tidtakerne, tekniske kontrollanter, bane- og veiobservatører og andre offisielle opplysninger som måtte være nødvendige for fastsettelse av resultatet (10) Selv, eller ved løpssekretær å tilrettelegge dataene for juryens rapport som nevnt i (11) Etter arrangementet er over og så snart det lar seg gjøre gjennomføre evaluering av arrangementet. Her skal alle ansvarlige undergrupper være med Økonomiansvarlig. Følge de pkt som er angitt i kontrollskjema Kontrollskjema økonomiansvarlig. Består av: En liste over hva som skal gjøres av hvem. Kryss av når alt er ferdig bekreftet ok klart. Lage budsjett Føre regnskap Sjekke deltagerlister Ansvarlig betale regninger Ansvarlig sende regninger Skaffe vekslepenger: - Sekretariat Hva Hvem frist ok - Kiosk - Billettsalg / Trykking av mat/ inngangsbilletter Ta imot penger fra salg og sørge for trygg oppbevaring av disse. 12

13 5.3.4 Sekretæriatsjef Følge de pkt som er angitt i kontrollskjema Kontrollskjema sekretæriatsjef. Består av: En liste over hva som skal gjøres av hvem. Kryss av når alt er ferdig bekreftet ok klart. Skrive referat fra møter Skrive innbydelse Sende innbydelse Skrive deltakermelding Sende deltakermelding Ta imot påmeldinger Sjekke sekreteriatkasse Hva Hvem frist Ok Kioskansvarlig. Følge de pkt som er angitt i kontrollskjema Kontrollskjema kioskansvarlig. Består av: En liste over hva som skal gjøres av hvem. Kryss av når alt er ferdig bekreftet ok klart. Skaffe kiosk/kjøkkenpersonell Sette opp vaktlister kiosk/kjøkken Sørge for at menyen kommer med i innbydelsen Bestille varer kiosk/kjøkken Ordne matfat til juryen Sende ut vaktlister Kontaktperson for vaktbytter. Hva Hvem frist Ok 13

14 5.3.6 Funksjonærsjef. Følge de pkt som er angitt i kontrollskjema Kontrollskjema funksjonærsjef. Består av: En liste over hva som skal gjøres av hvem. Kryss av når alt er ferdig bekreftet ok klart. Skaffe funksjonærer Sende ut infoskriv til funksjonærer Opplæring av funksjonærer Hva Hvem frist Ok Utplassering av funksjonærer på banen Dele ut funksjonærskilt Dele ut vester til funksjonærer. Dele ut brannklær til brannvakt Føre liste på hvem som har deltatt som funksjonærer, leveres leder aktivitetsgruppa. Se over utstyr til flaggpostene før og etter løpene. Notere ned mangler Funksjonæroversikt. Dato for løp: HOVEDFUNKSJONÆRER Funksjonæransvarlig: Løpsleder: Ass løpsleder: Sekretær:... Kasserer:.. Teknisk kontrollant:. Baneansvarlig:. Depodansvarlig:. Starter:. Målflagg/ rundeanviser:. Park fermè vakt. Alternativspor dommer Speaker: 14

15 JURY Juryformann: Jurymedlemmer: Sekertær:..... SEKRETARIAT... BERGING.... SANITET Lege/ medisinsk ansvarlig:. Ambulansepersonell: Ansvarlig: KIOSK /GRILL SIKKERHETSVAKTER Post 1.: Post 2.: Post 3.:

16 Post 4.: Post 5.: Post 6.: Publikumsvakter: Billetter: Depotsjef. Følge de pkt som er angitt i kontrollskjema Kontrollskjema Depotsjef. Består av: En liste over hva som skal gjøres av hvem. Kryss av når alt er ferdig bekreftet ok klart. Planlegge mottak av biler. Skaffe Strømskap med utstyr Sørge for ro og orden i depot Sørge for at miljøkrav blir ivaretatt Ivareta brannsikkerhet iht instruks Merke avfalls pkt Hva Hvem frist Ok 5.4 Representant i idrettsrådet. Skal tale NMK Bardus saker i rådet 16

17 6 HMS. Alle arrangement og aktiviteter som gjennomføres i regi av NMK Bardu skal gjennomføres i henhold til de lover og retningslinjer som vi er satt til å følge. Sikkerheten til deltakere, funksjonærer, publikum og andre som er til stede på våre arrangement skal hele tiden være i fokus. Dette gjelder både for løp og trening. 6.1 Vaktmester. Formål. Det at klubben skal ha en egen vaktmester er ment for å kontinuerlig ha kontroll på vedlikehold av klubbhuset slik at det til en hver tid er til det beste for NMK Bardu og de som huset skal leies ut til. Mandat. Vaktmester har innkjøpstillatelse til forbruksartikler, Herunder: Lyspærer, toalettpapir, håndpapir, såpe og andre rengjøringsprodukter i tillegg til det som måtte trenges for enkle reparasjoner. Større innkjøp må tas opp med styret. Klubben har konto hos Troms salgssentral, Rema 1000 Bardu, Byggmakker Bardu, Coop ekstra og Coop byggmix Bardu. Vaktmester er for øvrig en person som blir spurt fra styret og er en ulønnet funksjon. Hvis vaktmester ikke er medlem i klubben får han de rabatter som medlemmene får med tanke på husleie og andre utenomsportslige fordeler. Funksjonen gjelder til styret velger ny eller den som innehar funksjonen fratrer selv. Vaktmester har egen nøkkel til bygget (sort). Ved utleie av huset skal vaktmester eller den som har ansvar for utleie stille opp ved levering/tilbakelevering av huset for å se at det er i henhold til utleiekontrakt. 6.2 Miljø. 6.3 Kjeller klubbhus. 6.4 Branninstruks Klubbhus Baneanlegg/ depot Parkering. 7 Handlingsplan NMK Bardu. 7.1 Besluttet på årsmøtet. 17

18 8 NMK Bardu`s anlegg Bilcross bane Campingdepot Bildepot Knattecross Snøscooter 9 Klubbhus. 9.1 Utleie av Klubbhus. 9.2 Instruks for leie av Klubbhus. Før huset leveres tilbake må følgende være gjort: (1) Gulv toaletter, gang og kjøkken vaskes. Skitne mopper og kluter legges i en plastsekk på bøttekottet. (2) Gulvene vaskes. (3) Bordene og stolene settes tilbake på plass slik de var da dere tok huset i bruk. (4) Alt av servise som er brukt vaskes og settes på plass. (5) Oppvaskmaskinen tømmes og skylles, rister og røret til sluken legges løst inne i maskinen. Døren til oppvaskmaskinen må stå åpen. (6) Søppelet tas med ut og legges i søppeldunkene ute. (7) Slukk lysene og sjekk vinduer og dører at de er låst. (8) Er det noe som mangler eller som burde være på huset er vi takknemlig for å få beskjed om dette. 10 Dugnader Dugnadslister. 11 Merketildeling Skjema. 12 Sponsorer. 13 Medlemslister. 18

19 14 Lover LOV FOR NORSK MOTOR KLUBB. 1 FORMÅL Klubbens navn er Norsk Motor Klubb (Norsk Motor Cyckle Club) forkortet til NMK. Klubbens formål er gjennom samarbeid med våre myndigheter og andre motororganisasjoner å fremme motorkjøretøyenes anvendelse, samt arbeide for: Gjennom konkurranser, sammenkomster, utflukter og foredrag å høyne interessen for motorsporten. Å oppnå best mulige forskrifter for motorkjøretøyenes anvendelse i overensstemmelse med tidens krav. Være bevisst på miljø Å høyne trafikkulturen og trafikksikkerheten. 2 NMKs INNDELING Norsk Motor Klubb har et samarbeid med de lokale NMK klubbene. Opprettelse av nye NMK klubber godkjennes av Norsk Motor Klubbs Hovedstyre. Nye NMK klubber med aktivitet organisert av Norges Motorsportforbund, må i tillegg godkjennes av Norges Idrettsforbund. De lokale NMK klubbene organiseres og drives etter lover godkjent av NMKs landsmøte. I tillegg må alle de lokale klubbene til enhver tid følge idrettens gjeldende regnskaps- og revisjonsbestemmelser. 3 NORSK MOTOR KLUBBS LEDELSE Norsk Motor Klubbs øverste ledelse er Landsmøtet som møtes hvert annet år. I landsmøteperioden ledes Norsk Motor Klubb av Hovedstyret. 4 LANDSMØTET Landsmøtet er NMKs høyeste myndighet og består av representanter for klubbene. Ordinært Landsmøte holdes hvert annet år innen utgangen av november måned. Landsmøtet innkalles av Hovedstyret med minst 8 ukers varsel. Forslag som ønskes behandlet, skal være Hovedstyret i hende senest 4 uker før Landsmøtet. Fullstendig saksliste sendes ut av Hovedstyret senest 2 uker før Landsmøtet skal holdes, bilagt med: Dagsorden. 19

20 Årsmelding. Regnskap med revisjonsberetning. Innkomne forslag. Budsjett. Valgkomiteens forslag skal medfølge som vedlegg til den utsendte sakslisten. Det ordinære Landsmøtet behandler sakene i følgende orden: 1. Godkjenne de frammøtte representanter. 2. Godkjenne saksliste og forretningsorden. 3. Valg av dirigent, sekretær, samt to representanter til å undertegne protokollen. 4. Behandle årsberetning. 5. Behandle revidert regnskap. 6. Behandle innkomne forslag. 7. Fastsette serviceavgift for påfølgende år. 8. Vedta budsjett. 9. Valg av Hovedstyre, Kontrollkomite, Lovkomite, og Valgkomite. Ekstraordinært Landsmøte må sammenkalles når Hovedstyret eller minst 10 klubber forlanger det. Ekstraordinært Landsmøte innkalles med minst 14 dagers varsel. Ekstraordinært Landsmøte kan bare behandle saker som er nevnt i innkallingen. Ethvert lovlig innkalt Landsmøte er beslutningsdyktig uansett frammøte. Klubbene kan stille med samme antall representanter som til sist avholdte ordinære Landsmøte. På Landsmøtet har klubbene rett til å la seg representere således: 1-50 medlemmer = 1 representant, medlemmer = 2 representanter, medlemmer = 3 representanter, medlemmer = 4 representanter, flere enn 301 medlemmer = 5 representanter. En klubb kan ha maksimum 5 representanter. Beregningsgrunnlag for representasjon er alle betalende medlemmer registrert av Hovedstyret På ekstraordinært Landsmøte har klubbene rett til samme representasjon som på siste ordinære Landsmøte. Representanter til Landsmøtet skal velges på klubbenes årsmøte. Representanter må være seniormedlemmer. (Se ellers 7). Hovedstyrets medlemmer har stemmerett på Landsmøtet. Hovedstyret består av: 5 HOVEDSTYRETS SAMMENSETNING OG VALG President. Visepresident og 3 medlemmer av Hovedstyret som alle velges for 2 år av gangen. Samtidig velges 2 varamedlemmer. En klubb bør ikke ha mer enn 1 medlem i Hovedstyret. Presidenten og visepresidenten kan ikke være fra samme klubb. Alle valg foregår skriftlig hvis det er mer enn ett forslag. Blanke stemmesedler teller ikke og regnes som ikke avgitt. Når et valg foregår enkeltvis og en kandidat ikke oppnår flertall (det vil si mer enn halvparten av de avgitte stemmer), foretas bundet omvalg mellom de 2 kandidater som har oppnådd flest stemmer. Er det ved omvalg stemmelikhet avgjøres valget ved loddtrekning. Når flere velges ved en avstemming, må alle for å anses valgt, få mer enn halvparten av de avgitte stemmer. Det foretas så bundet omvalg mellom de øvrige kandidater, og etter denne 20

21 avstemming anses de som valgt som har fått flest stemmer. Er det etter omvalg stemmelikhet, avgjøres valget ved loddtrekning. Landsmøtet er beslutningsdyktig med det antall representanter som møter. Alle vedtak gjøres med alminnelig flertall (det vil si mer enn halvparten av de avgitte stemmer), når ikke annet er bestemt i loven. Valgene foregår således: Som medlemmer av Hovedstyret velges etter forslag framsatt på Landsmøtet, eller skriftlig forslag innsendt senest fire uker før Landsmøtet avholdes: a) President, visepresident, 3 Hovedstyremedlemmer og 2 varamedlemmer. Videre velges etter forslag framsatt på Landsmøtet: b) 2 medlemmer til kontrollkomiteen for 4 år av gangen. Medlemmene trer ut vekselsvis. Det velges 2 personlige varamedlemmer for kontrollkomiteens medlemmer for 2 år av gangen. Leder velges i Landsmøte c) Lovkomite bestående av 5 medlemmer velges for 4 år av gangen. Leder velges i Landsmøte d) Valgkomite bestående av 5 medlemmer uten varamedlemmer. Medlemmer og varamedlemmer i Hovedstyret kan ikke velges inn i valgkomiteen. Valgene gjelder for 2 år av gangen. og komiteen gir innstillinger til alle valg, unntatt valg av medlemmer til valgkomiteen. Leder velges i Landsmøte. 6 HOVEDSTYRETS GJØREMÅL Hovedstyret sammenkalles når presidenten eller minst 3 hovedstyremedlemmer forlanger det. Dog skal minst 2 hovedstyremøter avholdes hvert år. Innkallingen skal skje med minst 8 dagers varsel og skal inneholde saksliste for møtet. Et hovedstyremøte er beslutningsdyktig når minst 4 av dets medlemmer eller varamedlemmer har møtt fram. Alle beslutninger fattes med alminnelig flertall. I tilfelle stemmelikhet anses forslaget som falt, hvis det ikke ifølge sin karakter (for eksempel ved valg), krever en konkret avgjørelse. I slike tilfelle gjør presidentens stemme utslaget. Hovedstyret ivaretar så vel klubbens interesser som dens representasjon innen- og utenlands. Hovedstyret er ansvarlig for klubbens økonomiske disposisjoner, og dets oppgave er, i samarbeide med klubbens daglige leder, å tilrettelegge klubbens daglige drift. Avgjørelser i saker som vedrører et medlem eller klubb, kan av partene ankes inn for Landsmøtet. Saker som Hovedstyret finner er av en slik beskaffenhet og betydning at det ikke alene kan ta avgjørelsen, sendes klubbene til uttalelse, og om nødvendig innkalles det til ekstraordinært Landsmøte. Hovedstyret og for øvrig alle NMKs tillitsvalgte, har reise- og diettgodtgjørelse etter gjeldende regulativ. Hovedstyret har ansvaret for Norsk Motor Klubbs enhetlige profilering etter direktiv gitt av Landsmøtet. 21

22 7 VALGBARHET Ethvert medlem som ikke står til rest med kontingenter, er med de reservasjoner som framgår av andre paragrafer valgbare til alle NMKs tillitsverv. Gjenvalg kan finne sted. 8 AVGIFTER NMK har like medlemskategorier som gjelder for alle NMK-klubber. Disse er: Senior (fra det år man fyller 18), junior (til og med det år man fyller 17), familiemedlem (til hovedmedlem) og pensjonistmedlem (fra det år alminnelig pensjonsalder starter). Enkeltmedlemmer tilsluttet NMKs klubber skal fortrinnsvis registreres av Hovedstyret i et sentralt medlemsregister for hele landet. Medlemsregisteret administreres av NMK og Hovedstyret plikter å utarbeide retningslinjer for registeret som ivaretar personopplysningslovens bestemmelser. Hovedstyret utsteder medlemskort til enkeltmedlemmene i NMKs klubber basert på de opplysninger som fremgår av det sentrale medlemsregisteret. Kontingenten fastsettes av den enkelte klubbs årsmøte. Av denne kontingent skal det for alle medlemmer i klubben betales en serviceavgift til Norsk Motor Klubb differensiert etter medlemskategori. Serviceavgiften er lik for alle NMK klubber. Serviceavgiften fastsettes av Landsmøtet med simpelt flertall og kan ikke endres av den enkelte klubb. Nye medlemmer som tegnes etter betaler halv kontingent. Livsvarige medlemmer er de som det er betalt en engangsavgift for, fattet i vedtak med simpelt flertall på Landsmøtet. Som familiemedlemmer kan opptas senior-/hovedmedlems ektefelle/samboer og hjemmeboende barn. Et familiemedlemskap er knyttet til et senior- eller juniormedlemskap og er først gyldig når dette medlemskapet er betalt. Så snart et familiemedlem flytter fra hovedmedlemmets adresse, skal det gå over som alminnelig medlem. Et familiemedlem har ellers samme rettigheter som alminnelige medlemmer. Pensjonister betaler samme kontingent som juniorer, fra den til enhver tid gjeldende pensjonsalder. 9 REGNSKAPER Hovedstyrets regnskapsår er 1/1 31/12 hvert år. Regnskapene skal være behandlet av klubbens kontrollkomite før de sendes ut til klubbene og ved behov behandlet av en revisor. 22

23 10 KLUBBERS SAMARBEID MED NORSK MOTOR KLUBB Ønsker en allerede eksisterende motorklubb å inngå samarbeid med Norsk Motor Klubb, kan dette tillates etter søknad til Hovedstyret. Klubbens navn skal være NMK NN. 11 KLUBBERS UTMELDELSE ELLER UTSTØTELSE Ønsker en klubb å avslutte samarbeidet med Norsk Motor Klubb, må Hovedstyret gis melding om dette i rekommandert brev, samtidig som løpende mellomværende gjøres opp. En klubb kan støtes ut av Norsk Motor Klubb for handlinger som skader Norsk Motor Klubb. 12 ÆRESMEDLEMMER Æresmedlemskap kan innvilges fortjente medlemmer. Forslag om dette sendes Hovedstyret, som foretar innstilling i saken. For at Hovedstyret skal fremme forslaget overfor NMKs Landsmøte skal Hovedstyrets innstilling være positiv. Dersom Hovedstyrets flertall går imot tildeling av æresmedlemskap i sin innstilling, skal forslaget sendes tilbake til den klubb som har fremmet forslaget. Klubben skal underrettes om at Hovedstyret ikke har funnet å kunne tiltre forslaget og at ny søknad vedrørende samme person ikke kan innsendes fra klubben i den inneværende og neste landsmøteperiode. Hovedstyret behøver ikke å begrunne sitt vedtak om ikke å tiltre søknaden, overfor forslagsstiller. 13 KLUBBMERKER NMK har klubbmerker som kan rekvireres gjennom Hovedstyret. NMK har også merker som deles ut av Hovedstyret for spesielle fortjenester etter regler som er fastsatt av Landsmøtet. Medlemmer som har 25 eller 40 års medlemskap kan tildeles henholdsvis "25-årsknappen" eller "40-årsknappen. NMK-merker skal være like for hele landet. De respektive klubbene har rett til å sette inn egen klubbs navn på merkene. Likeledes kan de respektive klubber etter ønske sette inn klubbnavnet på bil eller motorsykkels revers. Dette må i så fall godkjennes av Hovedstyret. Klubbene har anledning til å tildele særlig fortjente medlemmer "klubbens fortjenestemerke". Merket er en miniatyr av NMK-merket, men festet på en rund sølvplate med anledning til inskripsjon av ordet "fortjenestemerke" og klubbens navn. Likeledes har klubbene anledning til å utnevne "Æresmedlem". Hovedstyret skal straks underrettes om tildelinger av "fortjenestemerke" og "Æresmedlem". Der er forbudt å overdra NMKs eller dens klubbers merker. 14 KONKURRANSER Alle konkurranser skal avholdes i henhold til gjeldende lover og regler. 23