Årsmøte 2003 Kjeøy Vellag

Transkript

1 Årsmøte 2003 Kjeøy Vellag Innkalling til årsmøte den 7 juni, pinseaften, 2003 kl hos Bjørn Løkken, Kremmarvika, Kjeøy (rød hytte) Saksliste 1. Konstituering Valg av møteleder og referent Godkjenning av saksliste og innkalling Referat fra årsmøtet Årsmelding 2002 Utsendes med innkalling 3. Revisorbekreftet regnskap Fremlegges på årsmøtet 4. Forslag om nye vedtekter for Kjeøy Vel Utsendes med innkalling 5. Budsjett og kontingent. 6. Renovasjon Søppelcontainer 7. Reguleringsplanen. Orientering fra arbeidsutvalg 8. Valg Følgende er på valg (oddetall) Formann Kasserer 1 styremedlem Valgkomite For Styret i Kjeøy Vel Bjørn Løkken Årsfesten 2003 vil bli holdt i tradisjonell stil hos Kåre og Hermann Tengs-Pedersen lørdag kl. 18 1

2 Årsmelding 2002 Kjeøy Vel Styret har i perioden hatt følgende sammensetning Bjørn Løkken Eli Mong Åge Skogen Kjell Aarstad Anne Lise Svanæs Formann Sekretær Kasserer Styremedlem Styremedlem Valgkomitee og revisor Thor Øgrey og Per Svanæs Thor Øyrey Valgkomitee Revisor Vellagets arbeidsutvalg for reguleringsplanen har vært i arbeid og ha bestått av Thor Øgrey, Tove Ø. Tønnesen og Lasse Damgård. Det er pr medlemmer i Vellaget. Styret har hatt 2 formelle styremøter og ellers konsultert hverandre over telefon og E-post.. Det er utsendt forskjellig inforasjonsskriv fra styret i løpet av året. Vann og kloakk Arbeidet med legging av vann og kloakk rundt øya ble fullført sommeren 2002 Arbeidet ble ledet av Kjell Asbjørnsen og Cato Andersen i samarbeid med Eigersund Kommune. Det ble lagt ned en vesentlig dugnadsinnsats fra vellagets medlemmer. Det gikk med vel 100 arbeidsdager og dette representerer en vesentlig dugnadsinnsats og var nødvendig for å få det sluttført. Det videre arbeid med tilkobling til hver hytte fortsatte utover høsten og vinteren, men det er fortsatt noen hytter som ikke har fullført installasjonen. Hver hytte som kobler seg til må melde om dette til kommunen i tillegg til å utarbeide et kart over ledningene på sin eiendom. Egersund kommune har vært svært positive i hele prosessen.på slutten av prosjektet har de tatt en del av kostnadene til lodd inn på stikkledningene og tinglysning av avtalene som opprinnelig ikke var avtalt. Miljøfesten 2002 Den tradisjonelle årsfesten ble i år kalt Miljøfesten og ble holdt hos familiene Svanes og Berge med 110 glade festdeltakere. Den store aktivitet i vellaget gjorde at vi ville feire oss sjøl med utdeling av hederspriser Cato Andersen og Kjell Asbjørnsen fikk Kjeøy Vels Miljøpris Dolokk med plate som takk for en utmerket innsats med vann og kloakk. Våre samarbeidspartnere i Eigersund Kommune hang seg på miljøprisen og fikk sin sølvskje med smil for utmerket samarbeidsvilje. Savnet av en egen Kjeøysang fikk sin løsning da dikteren Jorunn Furdal tok sin penn fatt og skrev den nye Kjeøysangen. Høytidlig ble hun tildelt Dikterprisen fra Kjeøy Vel I arbeidet med reguleringsplanen hadde Thor Øgrey gjort et godt stykke arbeid. Han ble hedret med Reguleringsprisen

3 Tor Tengs-Persen ble hedret for mangeårig god innsats som styremedlem og formann i vellaget og ble overrakt en nyttegjenstand. Reguleringsplanen Kjeøy Vels engasjement blir ivaretatt gjennom arbeidsutvalget.fra deres siste møte har vi fått følgende referat Sitat Vi behandlet reguleringsplanen i går kveld. Det endelige kartet er ikke ferdig enda, men vi gikk igjennom underbilag og behandlingen fra miljøstyret. Til dette har vi ikke noen innvendinger på nåværende stadie. Vi har oppnådd det viktigste så saken bør nå gå til endelig 1. gangsbehandling, for så å bli sendt ut på høring til alle parter. Når det endelige kartet er ferdigtegnet har jeg fått fullmakt av komiteen å se på dette. Finner jeg ikke noe å sette fingeren på så gir vi klarsignal til innsendelse. I motsatt fall innkaller jeg komiteen på nytt. Vedlagt oversendes brev som før nevnt. Vi anbefaler dette sendt til alle medlemmer/grunneiere på Kjeøy. Original med underskrifter ligger her hos meg. Hilsen Thor Øgrey Sitat slutt Brevet fra arbeidsutvalget er tidligere utsendt til medlemmene. Formannen har ved flere anledninger vært i kontakt med arkitekt Harald Årstad, som hver gang har hatt en klar formening om når han skulle sende fra seg reguleringsplanen uten at så har skjedd. Senest fikk vi opplyst at den skulle gå fra han og ennå senere at den skal være ferdig til årsmøtet !. Renovasjon Det ble satt ut en del søppelstativer i fjor på 4 forskjellige steder. Dette var alt for få slik at vi på langt nær fikk levert søppelet. DIM har vært svært trege til å etterkomme anmodninger om flere søppelstativer, men vi er blitt enige om at antallet skal økes og inntil videre er følgende løsning funnet 4 stativ på Lauvnes 2 stativ i Eiebukta 3 stativ ved pumpehuset 7 stativ på ny parkeringsplass Dersom dette ikke tilfredstiller behovet, har vi fått aksept for at det i en overgangsperiode kan settes svarte søppelsekker ved siden av søppelstativene, slik at DIM forstår at behovet kan være større. Vi tar sikte på å sette ut en ny ryddecontainer på ny parkeringsplass fra og over de 2 neste helger. Styret henstiller om at gamle materialer, store møbler m.v. etter større ominnredninger og lignende finner andre søppelløsninger enn den felles ryddecontainer Styret vil også henstille til hytteeiere å bare bruke felles brygge til av og pålessing og ikke til fortøyningsplass ved byturer og lignende Ny vedtekter De vedtektene vi har fra 1994 er ikke lengre så aktuelle når vann og kloakk har kommet på plass. Styret har arbeidet med nye vedtekter for vellaget og vil fremlegge disse for årsmøtet 2003 med forslag om at de godkjennes. Gamle og forslag til nye vedtekter vedlegges. E-post adresser til medlemmene Styret oppfordrer alle til å sende sin E-post adresse til vethest@online.no slik at vi fra styret kan sende ut informasjon via E-post av kostnadshensyn. For styret i Kjeøy Vel Bjørn Løkken Formann 3

4 Vedlegg Vedlekter fra 1994 Vedtekter for Kjeøy vellag. Kjeøy vellag etablert 22mai Vellaget skal kontinuerlig arbeide for å løse parkerings og båtplassforholdene til beste for oppsitterne på Kjeøy. 2. Vellaget skal alltid ha ansvaret for driften av vannanlegget på Kjeøy. Alle nye tilkoblinger skal være godkjent fra styret i vellaget. Vannet åpnes alltid 23 mars. Alle må da ha klargjort for vanntzykk. Styret kan ikke holdes ansvarlig for evt. vannskader etter denne dato. Avstenging av vann på høsten vil skje etter tetnperaturforhold. Priser For tilknytning av vann pr. Hytte Kr. 3500,- For hytte nr. 2,3 osv, på samme eiendom Kr. 1500,- I tillegg kommer komm. Avgifi for vann (1/2 år) 3. Årsmøte for vellaget vil bli avholdt pinsaflen hvert år. Tid og sted etter nærmere orientering. 4. Styret for Kjeøy vellag skal bestå av Formann Kasserer Sekretær 1. Styremedlem 2. Styremedlem Revisor (Ikke møteplikt) For å oppnå kontinuitet i styret skal velges formann, kasserer og I styremedlem hvert år som har oddetall i slutten, og sekretær, 2 styremedlem og revisor hvert år som har partall i slutten. 5. VeLläget har vedtekt om renovasjonsordning. 6. Kun årsmøtet kan endre eller lage nye vedtekter. Disse må ha 2/3 flertall for å være kvalifiserende. Forslag til endring sendes formann 1 mnd. før årsmøte. 7. Vellagets styre skal sende varsling om forbehold om erstatning for ulemper som er/vil bli påført som følge av senking av Fotlansfossen. 4

5 Forslag til nye vedtekter Vedtekter for.kjeøy Vellag stiftet 22 mai 1994 Vedtatt 7 juni Navn Foreningens navn er.kjeøy Vellag. 2 Formål og virkemidler 2.1 Ivareta medlemmenes felles interesser i området og søke å utvikle Kjeøy til et trygt og godt bomiljø. Foreningen kan ta opp alle saker som kan fremme disse formål. 2.2 Foreningens styre kan samarbeide med andre foreninger eller institusjoner i saker av felles interesse. 2.3 Foreningen skal ivareta Kjeøyas interesser som et hørings- og samarbeids- organ overfor kommunen og andre offentlige instanser. 2.4 Foreningen skal søke og ivareta natur- og miljøvernhensyn i foreningens virkeområde. 3 Velforeningens geografiske område. 3.1 Velforeningens område er slik Kjeøy og områder på fastlandet som angår beboere på Kjeøy 4 Juridisk person. 5 Medlemskap 6 Kontingent 4.1 Foreningen er en selveiende og frittstående juridisk person med upersonlig og begrenset ansvar for gjeld. Ansvarsforsikring kan tegnes. 5.1 Hver hytte, boenhet eller ubebygd eiendom på Kjeøy kan bli medlem gjennom navngitt representant eller eier. Vedkommende må godta foreningens vedtekter og formål og må også betale den til enhver tid fastsatte kontingent. Medlemskapet er først gyldig fra den dag kontingenten er betalt. For å ha stemmerett på årsmøtet må kontingenten være betalt innen den fristen styret har satt. 5.2 Medlemmer som handler i strid med foreningens formål eller opptrer på en måte som skader foreningens renommé, kan ekskluderes. Avgjørelsen må fattes/godkjennes av årsmøtet. 6.1 Årsmøtet fastsetter medlemskontingenten for hver hytte, boenhet eller ubebygd eiendom som innbetales til fastsatt frist. Medlemmer som ikke har betalt kontingent innen regnskapsårets utgang, kan strykes etter purring. 5

6 7 Årsmøte 7.1 Velforeningens øverste myndighet er årsmøtet. Ordinært årsmøte holdes hvert år på pinseaften eller når styret bestemmer det. Tid og sted bestemmes av styret og bekjentgjøres med minst 4 ukers varsel. Forslag må være sendt styret innen den frist som styret bestemmer. Innkallingen skal angi de saker som skal behandles på årsmøtet, og skal være tilgjengelig for medlemmene minst en uke før årsmøtet. Årsmøtet kan bare fatte vedtak i de saker som er satt opp på innkallingen. 7.2 Årsmøtet er vedtaksført med det antall medlemmer som møter. Ingen hytte eller eiendom har mer enn en stemme, og stemmegivningen kan skje ved fullmakt. En eiendom eller hytte kan ikke ha mer enn en fullmaktstemme. 7.3 Årsmøtet behandler Årsmelding Revisorbekreftet regnskap Innkomne forslag Planer for kommende år og budsjett, herunder fastsetter kontingent Valg av - Leder (særskilt valg) - Fire styremedlemmer - En revisorer - Valgkomité på 2 medlemmer - Eventuelle komiteer. 7.4 Det velges dirigent til å lede årsmøtet og en referent. Årsmøtets beslutninger og dissenser som forlanges protokollert - sendes samtlige medlemmer. 7.5 Leder og styremedlemmene velges for to år av gangen. Ved første valg velges to styremedlemmer for ett år, slik at to er på valg hvert år. Revisor velges for ett år. Samtlige kan gjenvelges. Ingen kan ha samme styreverv lenger enn 6 år av gangen. 7.6 Årsmøtets beslutninger fattes med alminnelig flertall blant de fremmøtte som er stemmeberettigede, hvis ikke vedtektene bestemmer noe annet. 7.7 Revisorene og valgkomiteen rapporterer direkte til årsmøtet. 8 Ekstraordinært årsmøte 8.1 Ekstraordinært årsmøte skal avholdes når styret finner det påkrevd eller når minst 20 prosent av medlemmene kommer med skriftlig krav om det. Innkalling og avvikling følger samme prosedyre som ved ordinært årsmøte jfr. 7. Innkallingsfristen er minst 14 dager. 9 Medlemsmøter 9.1 Medlemsmøter avholdes når styret finner det nødvendig og skal bekjentgjøres minst 8 dager forut. 6

7 10 Velforeningens ledelse (styret) 10.1 Velforeningen ledes av et styre som er foreningens øverste myndighet mellom årsmøtene. Styret konstituerer seg selv Styret skal Iverksette årsmøtets vedtak og bestemmelser Stå for velforeningens daglige ledelse og ivareta medlemmenes interesser overfor andre instanser Forvalte velforeningens eiendeler/eiendom, herunder føre kontroll med foreningens økonomi Etter behov oppnevne komiteer eller personer til å løse spesielle oppgaver. Etter beste evne søke å oppfylle foreningens formål etter gjeldende vedtekter Representere foreningen utad 10.3 Styret holder møter når leder bestemmer eller et flertall av styremedlemmene forlanger det Alle saker og all korrespondanse skal legges fram på styremøtet. Styrets vedtak skal protokolleres, likeså alle dissenser som forlanges protokollert Styret har disposisjonsrett over velforeningens midler til alminnelige administrative formål og rett til å bevilge beløp til gjennomføring av vedtak på årsmøtet. Alle utbetalinger skal attesteres av kasserer før utbetaling. Regnskapsåret går fra 1/1-31/ Styret er beslutningsdyktig når flertallet av styremedlemmene, deriblant leder styrets møter. Styrebeslutninger krever alminnelig flertall. Ved stemmelikhet har fungerende leder dobbeltstemme. 11 Vedtektsendringer 11.1 Vedtektsendringer krever 2/3 flertall av de avgitte stemmer og må vedtas på ordinært eller ekstraordinært årsmøte. Endringene trer i kraft umiddelbart. 12 Oppløsning. Sammenslutning. Deling Oppløsning av foreningen kan bare behandles på ordinært årsmøte. Blir oppløsningen vedtatt med minst 2/3 flertall, innkalles ekstraordinært årsmøte 3 måneder senere. For at oppløsningen skal skje, må vedtaket gjentas med 2/3 flertall. Det kan velges at avviklingsstyre som skal forestå avviklingen. Det ordinære styret kan velges til avviklingsstyre, og får stilling som avviklingsstyre om intet valg foretas. 7