MØTEINNKALLING. Møtet er åpent for publikum i alle saker med mindre saken er unntatt offentlighet. Møtedokumenter er publisert på

Transkript

1 Kontrollutvalget i Nesodden kommune MØTEINNKALLING Møte nr.: 4/19 Dato: kl. 17:15 Sted: Møterom Hasle, Tangenten Møtet er åpent for publikum i alle saker med mindre saken er unntatt offentlighet. Møtedokumenter er publisert på Tilleggssak PS 28/19 Valg av sekretariatsordning for kontrollutvalget i Nesodden kommune Eventuelle forfall eller inhabilitet meldes til sekretæren. Varamedlemmer møter etter særskilt innkalling. Ås, Arne Maus/s./ Leder Kjell Tore Wirum/s./ kontrollsekretær Follo Interkommunale Postadresse: Besøksadresse: Telefon: Kontrollutvalgssekretariat Postboks 195 Skoleveien 3 Mobil: ÅS 1430 ÅS e-post: FIKS@follofiks.no nettside:

2 28/19 Valg av sekretariatsordning for kontrollutvalget i Nesodden kommune - 19/ Valg av sekretariatsordning for kontrollutvalget i Nesodden kommune : Valg av sekretariatsordning for kontrollutvalget i Nesodden kommune KONTROLLUTVALGET I NESODDEN PS 28/19 Valg av sekretariatsordning for kontrollutvalget i Nesodden kommune Saksbehandler: Kjell Tore Wirum Saksnr.: 19/ Behandlingsrekkefølge Møtedato Nesodden kontrollutvalg Utvalgsleders forslag til vedtak: Saken oversendes kommunestyret med følgende innstilling: 1) Kommunestyret vedtar deltakelse i Viken Kontrollutvalgssekretariat IKS. 2) Kommunestyret slutter seg til fremlagte selskapsavtale for Viken Kontrollutvalgssekretariat IKS. 3) Til representantskapet i Viken Kontrollutvalgssekretariat IKS velges følgende: a) Medlem: b) Vara: 4) Kommunestyret forutsetter at nytt kontrollutvalgssekretariat ivaretar sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalget fra og med Avgjørelsesmyndighet: Nesodden kommunestyre Vedlegg: Saksutskrift Styret i FIKS sak 9-19 Etablering av Viken Kontrollutvalgssekretariat IKS, FIKS Årsregnskap 2018, FIKS Refusjon fra andre kommuner , Utredning Viken Kontrollutvalgssekretariat , Selskapsavtale Viken Kontrollutvalgssekretariat IKS Vedtak i saken sendes til: Nesodden kommunestyre SAKSUTREDNING: I desember 2019 sa Nesodden Kommune opp sin avtale om kjøp av sekretariatstjenester fra FIKS (Follo Interkommunale Kontrollutvalgssekreretariat) med virkning fra og med 1. jan Etter den nye kommuneloven skal kommunestyret velge sekretariatsordning etter innstilling fra kontrollutvalget. I løpet av 2019 har det vært ført sonderinger om å slå sammen FIKS med KUBIS (Buskerud og omegn) og ROKUS (Romerike inkl. Asker og Bærum) til Viken Kontrollutvalgssekretariat. Dette er nå nær fullføring ved at det er skrevet en utredning om Viken KS og (vedlagt) og Selskapsavtale (vedlagt) Den 13. juni ble denne avtalen anbefalt i styret til FIKS (utkast til protokoll i sak 9/19 vedlagt). Avtalen omfatter de 36 nåværende kommunene og Buskerud fylkeskommune som nå er medlem - inkludert Nesodden. Utredningen peker på 4 mulige organisasjonsformer

3 28/19 Valg av sekretariatsordning for kontrollutvalget i Nesodden kommune - 19/ Valg av sekretariatsordning for kontrollutvalget i Nesodden kommune : Valg av sekretariatsordning for kontrollutvalget i Nesodden kommune for Viken Kontrollutvalgssekretariat, og lander på et Interkommunalt selskap. Selv om det er mange deltagere, er budsjettet på ca. 7.2 mill. kr. med 7 årsverk. Selve dannelsen av selskapet vil formelt skje etter likelydende vedtak i de berørte kommunestyrer og det er vår anbefaling at Nesodden deltar i dette nye selskapet med sin del av aktiva i FIKS (ingen nye innbetalinger) og vil da ha en eierandel på 3,5%. Nesodden kontrollutvalg vil uttrykke sin tilfredshet med de tjenester vi har fått fra FIKS og ser at en større organisasjon vil gi større sikkerhet for kontinuitet og kvalitet i tjenestetilbudet og uttale at vi ønsker å fortsette med tjenester fra dette nye, større selskapet FIKS nå blir en lokal del av. Vedtak i denne saken foreslås fattet i kommunestyret som formulert i sak 9/19 i styret til FIKS (likelydende for alle deltagende kommuner i FIKS). Nesodden, Arne Maus/s./ utvalgsleder Side 2 av 2

4 28/19 Valg av sekretariatsordning for kontrollutvalget i Nesodden kommune - 19/ Valg av sekretariatsordning for kontrollutvalget i Nesodden kommune : Saksutskrift Styret i FIKS sak 9-19 Etablering av Viken Kontrollutvalgssekretariat IKS STYRET I FIKS Saksutskrift Etablering av Viken Kontrollutvalgssekretariat IKS Arkivsak-dok. 18/ Saksbehandler Kjell Tore Wirum Saksgang Møtedato Saknr 1 Styret i FIKS /19 Styret i FIKSs behandling : Styreleder innledet og orienterte. Kontrollsjef/daglig leder supplerte og svarte på spørsmål fra styrets medlemmer. Styreleder fremmet følgende tilleggspunkt: «Styret inviterer Nordre Follo kommune og Nesodden kommune til å delta i etableringen av Viken Kontrollutvalgssekretariat IKS. En eventuell deltakelse forutsetter vedtak i den respektive kommune innen » Votering: Innstillingens punkt 1 og 2 ble enstemmig vedtatt. (5 voterende) Forslag fra styreleder til tilleggspunkt ble enstemmig vedtatt. (5 voterende) Innstilling overfor deltakerkommunene ble enstemmig vedtatt. (5 voterende) Styret i FIKSs vedtak : 1. Styret anbefaler at Follo Interkommunale Kontrollutvalgssekretariat slås sammen med Romerike Kontrollutvalgssekretariat IKS og Kontrollutvalgssekretariatet for Buskerud og omegn slik det fremgår av utredningen av Viken Kontrollutvalgssekretariat IKS. 2. Styret slutter seg til fremlagte selskapsavtale for Viken Kontrollutvalgssekretariat IKS. 3. Styret inviterer Nordre Follo kommune og Nesodden kommune til å delta i etableringen av Viken Kontrollutvalgssekretariat IKS. En eventuell deltakelse forutsetter vedtak i den respektive kommune innen Saken oversendes deltakerkommunene med følgende innstilling: 1. Kommunestyret vedtar deltakelse i Viken Kontrollutvalgssekretariat IKS. 2. Kommunestyret slutter seg til fremlagte selskapsavtale for Viken Kontrollutvalgssekretariat IKS. 3. Til representantskapet i Viken Kontrollutvalgssekretariat IKS velges følgende: a) Medlem: b) Vara:

5 28/19 Valg av sekretariatsordning for kontrollutvalget i Nesodden kommune - 19/ Valg av sekretariatsordning for kontrollutvalget i Nesodden kommune : Saksutskrift Styret i FIKS sak 9-19 Etablering av Viken Kontrollutvalgssekretariat IKS 4. Kommunestyret forutsetter at nytt kontrollutvalgssekretariat ivaretar sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalget fra og med Saksutskriften bekreftes Ås, 15.juni 2019 Kjell Tore Wirum/s./ Kontrollsjef/daglig leder Ås kommune Vår ref.: 18/00157 Side 2 av 7

6 28/19 Valg av sekretariatsordning for kontrollutvalget i Nesodden kommune - 19/ Valg av sekretariatsordning for kontrollutvalget i Nesodden kommune : Saksutskrift Styret i FIKS sak 9-19 Etablering av Viken Kontrollutvalgssekretariat IKS Sekretariatets innstilling: Saksfremlegg 1. Styret anbefaler at Follo Interkommunale Kontrollutvalgssekretariat slås sammen med Romerike Kontrollutvalgssekretariat IKS og Kontrollutvalgssekretariatet for Buskerud og omegn slik det fremgår av utredningen av Viken Kontrollutvalgssekretariat IKS. 2. Styret slutter seg til fremlagte selskapsavtale for Viken Kontrollutvalgssekretariat IKS. Saken oversendes deltakerkommunene med følgende innstilling: 1. Kommunestyret vedtar deltakelse i Viken Kontrollutvalgssekretariat IKS. 2. Kommunestyret slutter seg til fremlagte selskapsavtale for Viken Kontrollutvalgssekretariat IKS. 3. Til representantskapet i Viken Kontrollutvalgssekretariat IKS velges følgende: a) Medlem: b) Vara: 4. Kommunestyret forutsetter at nytt kontrollutvalgssekretariat ivaretar sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalget fra og med Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyrene i deltakerkommunene Vedlegg: Utredning Viken Kontrollutvalgssekretariat , Selskapsavtale Viken Kontrollutvalgssekretariat IKS Vedtak i saken sendes til: Kommunestyrene i deltakerkommunene SAKSUTREDNING: Styret i FIKS vedtok i sak 21/18 Samarbeid mellom FIKS og ROKUS IKS følgende: 1. Styret gir styreleder og daglig leder fullmakt til å utarbeide en samarbeidsavtale med Romerike Kontrollutvalgssekretariat IKS (ROKUS) med målsetting om avtale om en fremtidig fusjon av sekretariatene. 2. Styret gir daglig leder fullmakt til å kjøpe sekretærbistand fra ROKUS IKS på timesbasis frem til ny rådgiver tiltrer. Denne saken er en oppfølging av vedtakets punkt 1. Bakgrunn for saken FIKS mottok høsten 2018 en formell henvendelse fra Romerike Kontrollutvalgssekretariat IKS (ROKUS) om samarbeid med målsetting om fusjon. Mot slutten av 2018 henvendte Kontrollutvalgssekretariatet for Buskerud og omegn (KUBIS) seg til ROKUS med forespørsel om mulig sammenslåing. Ås kommune Vår ref.: 18/00157 Side 3 av 7

7 28/19 Valg av sekretariatsordning for kontrollutvalget i Nesodden kommune - 19/ Valg av sekretariatsordning for kontrollutvalget i Nesodden kommune : Saksutskrift Styret i FIKS sak 9-19 Etablering av Viken Kontrollutvalgssekretariat IKS Dagens situasjon FIKS Før jul 2018 vedtok Oppegård, Ski og Nesodden å tre ut av samarbeidet FIKS. At Oppegård og Ski meldte uttreden har sin naturlige sammenheng med at de opphører som egne kommuner fra Nordre Follo kommune har besluttet konkurranseutsetting av kjøp av sekretatriatstjenester for kontrollutvalget fra og med Status for Nesodden er per dags dato ikke avklart. ROKUS IKS I forbindelse med kommunesammenslåinger (Skedsmo, Fet og Sørum blir til nye Lillestrøm kommune, Aurskog-Høland og Rømskog blir til nye Aurskog-Høland kommune) bortfaller en del sekretariatsoppdrag. I tillegg utfører ROKUS i dag sekretariatstjenester for Asker og Bærum. Disse kommunene kjøper sekretariatstjenester i markedet. KUBIS I forbindelse med kommunesammenslåinger (Drammen, Nedre Eiker og Svelvik blir til nye Drammen kommune, Røyken og Hurum slår seg sammen med Asker og blir til nye Asker kommune) bortfaller en del sekretariatsoppdrag. I KUBIS inngår Buskerud fylkeskommune som deltaker. Buskerud fylkeskommune blir til Viken fylkeskommune fra 1. januar 2020, sammen med Akershus og Østfold fylkeskommuner. De to sistnevnte fylkeskommunene har i dag ett felles kontrollutvalgssekretariat med en ansatt sekretær. Denne ordningen videreføres i Viken fylkeskommune fra 1. januar Det har ikke lyktes oss å få dialog med dette sekretariatet om sammenslåing. Krav til sekretariatsbistand Det følger av lov 25.september 1992 nr.107 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven, koml.) 77 nr.9: 9. Kommunestyret og fylkestinget skal sørge for sekretærbistand til kontrollutvalget. Bestemmelsen er presisert i Forskrift 15.juni 2004 nr.905 om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 20: 20.Sekretariat Kommunestyret eller fylkestinget skal sørge for at kontrollutvalget har sekretariatsbistand som til enhver tid tilfredstiller utvalgets behov. Sekretariatet skal påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet og at utvalgets vedtak blir iverksatt. Sekretariatet skal være uavhengig av kommunens eller fylkeskommunens administrasjon og av den eller de som utfører revisjon for kommunen eller fylkeskommunen. Sekretariatsfunksjonen kan ikke legges til kommunens eller fylkekommunens administrasjon. Den som utfører revisjonsoppgaver for den aktuelle kommunen eller fylkeskommunen, kan ikke utøve sekretariatsfunksjoner for kontrollutvalget. Det samme gjelder medlemmer av kontrollutvalget eller kommunestyret eller fylkestinget i den aktuelle kommunen eller fylkeskommunen. Den som utfører sekretariatsfunksjon for kontrollutvalget er direkte underordnet kontrollutvalget og skal følge de Ås kommune Vår ref.: 18/00157 Side 4 av 7

8 28/19 Valg av sekretariatsordning for kontrollutvalget i Nesodden kommune - 19/ Valg av sekretariatsordning for kontrollutvalget i Nesodden kommune : Saksutskrift Styret i FIKS sak 9-19 Etablering av Viken Kontrollutvalgssekretariat IKS retningslinjer og pålegg som utvalget gir. Administrasjonssjefen har innenfor kontrollutvalgets myndighetsområde ikke instruksjons eller avgjøringsmyndighet overfor sekretariatet. Kravene til sekretariatsbistand videreføres i lov 22.juni 2018 nr.83 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) Bestemmelsen trer i kraft fra og med konstituerende kommunestyre høsten Fordeler ved sammenslåing En er av den oppfatning at det er mange fordeler for kontrollutvalgene og eierne/deltakerkommunene ved fusjon av sekretariatene: Større fagmiljø og bredere kompetansebase gir mulighet til å utvikle tjenesten og gi bedre bistand til kontrollutvalgene. Bedre grunnlag for å håndtere komplekse saksfelt og økt saksmengde Enklere å håndtere sykefravær og vakanser. Større fleksibilitet til å ta hånd om ekstra oppdrag etter kontrollutvalgets bestilling. Enklere å rekruttere og beholde arbeidskraft. Større miljø for kontrollutvalgenes erfaringsutveksling og opplæring. Effektivisering ved at det blir mulig å standardisere flere oppgaver og øke graden av spesialisering i sekretariatet. Etableringen av Viken Kontrollutvalgssekretariat IKS Nedenfor følger en del sentrale forhold som vil bli berørt ved en sammenslåing/fusjon av dagens sekretariat. Deltakere Selskapet vil kunne få 29 eiere/deltakere. I et selskap med mange eiere kan det være utfordrende å koordinere eierstyringen, noe som kan være en ulempe ved en slik fusjon. Bemanning Dagens tre selskap har 8 årsverk fordelt på 9 ansatte. Det nye selskapet vil ha en bemanning på 7 årsverk. Organisasjonsform En har sett det som mest hensiktsmessig å foreslå at det nye selskapet organiseres som et eget rettssubjekt etter lov 29.januar 1999 nr.6 om interkommunale selskaper. IKS fremstår samlet sett som den mest egnede organisasjonsformen for en tjeneste som skal leveres i egenregi med kun kommunale eiere/deltakere, slik tilfellet er for et kontrollutvalgssekretariat. Selskapsformen er utformet nettopp med sikte på interkommunalt samarbeid om slike oppgaver. Virksomhetsoverdragelse FIKS og KUBIS er interkommunale samarbeid etter kommunelovens 27 med henholdsvis Ås kommune og Buskerud fylkeskommune som vertskommuner. En finner det mest hensiktsmessig at en sammenslåing/fusjon av selskapene skjer som en virksomhetsoverdragelse ved å utvide det eksisterende ROKUS IKS. Avvikling av et IKS er lovregulert og må blant annet godkjennes av Kommunal- og moderniseringsdepartementet. Da 27-samarbeid ikke er egne rettssubjekt vil en Ås kommune Vår ref.: 18/00157 Side 5 av 7

9 28/19 Valg av sekretariatsordning for kontrollutvalget i Nesodden kommune - 19/ Valg av sekretariatsordning for kontrollutvalget i Nesodden kommune : Saksutskrift Styret i FIKS sak 9-19 Etablering av Viken Kontrollutvalgssekretariat IKS avvikling av disse ikke medføre vesentlige økonomiske og administrative konsekvenser for verken sekretariatene eller deltakerkommunene. Kontorsted En ser for seg hovedkontor i Lørenskog og avdelingskontor i Follo og Buskerud. Grunnen til en slik desentralisert kontorstruktur har sammenheng med reiseavstander i sekretariatets geografiske virkeområde. Finansiering Da dagens tre sekretariat har ulike finansieringsmodeller (fastbeløp, etter folketall og/eller etter medgått tid), vil det bli viktig for nytt selskap å foreta en harmonisering av finansieringsmodell og hvordan utgiftene skal fordeles på deltakerkommunene når organisasjonen er på plass. Eierstyring Kontrollutvalgssekretariat er en lovpålagt tjeneste, med et klart mandat. Kommunestyret har ansvar for å sørge for at kontrollutvalget har et sekretariat som tilfredsstiller utvalgets behov. Samtidig er det et krav at sekretariatet skal være uavhengig av rådmannen og revisjonen. Det er med andre ord kontrollutvalget som er bestiller og legger premissene for tjenestens innhold og omfang. Viken Kontrollutvalgssekretariat IKS vil bli et lite og oversiktlig selskap, som ikke har til hensikt å ta opp lån eller har behov for investeringer i infrastruktur utover kontorinventar og utstyr (som f.eks. pc og telefon). Strategiske diskusjoner overfor selskapet vil da være begrenset og i all hovedsak være knyttet til spørsmål som salg av tjenester og hvor hovedkontoret skal ligge. Eierstyring i det nye selskapet vil i første rekke utføres gjennom valg av styre. Det blir derfor viktig for eierne å få på plass en valgkomite og at det finnes instruks for komiteen. Endring av selskapsavtale For å hindre blokkerende mindretall i forbindelse med endring av selskapsavtale, vises det til vedlagte selskapsavtale hvor det er inntatt følgende ordlyd: «Dersom selskapsavtalen er til behandling i kommunestyrene, gjelder følgende ordning: Likelydende vedtak i 2/3 av kommunene er bestemmende. Den eller de kommuner som har et vedtak som avviker fra dette, må behandle avtalen på nytt. Alternativene blir da å enten gjøre et likelydende vedtak som flertallet eller å tre ut av samarbeidet» Uttreden I vedlagte forslag til selskapsavtale er det foreslått 12 måneders varsel for uttreden som er i samsvar med lovens minstekrav. I et selskap som dette, vil det ikke være store kostnader knyttet til fremtidige pensjonsutgifter, da selskapet er nokså nystartet. Det forutsettes at fordringer og forpliktelser i dagens tre selskap blir gjort opp med de respektive deltakerne i dagens selskap før sammenslåing/fusjon. Økonomiske og administrative konsekvenser Da det legges opp til en virksomhetsoverdragelse, vil ansettelsesforholdet til dagens ansatte i FIKS bli overført til det nye selskapet. De ansatte vil ha fortrinnsrett til stillinger i det nye selskapet. Ås kommune Vår ref.: 18/00157 Side 6 av 7

10 28/19 Valg av sekretariatsordning for kontrollutvalget i Nesodden kommune - 19/ Valg av sekretariatsordning for kontrollutvalget i Nesodden kommune : Saksutskrift Styret i FIKS sak 9-19 Etablering av Viken Kontrollutvalgssekretariat IKS Pensjonsforpliktelser for de ansatte i FIKS vil bli overført til nytt selskap for de deltakerkommunene som blir med over i nytt selskap. Dette gjelder imidlertid ikke for de deltakerkommunene som har valgt å tre ut av FIKS. Disse kommunene må gjøre opp for sin andel av påløpte pensjonsforpliktelser pr Inngåtte og gjeldende leieavtaler og avtaler om levering av tjenester mellom FIKS og Ås kommune som vertskommune, videreføres inn i nytt selskap. Ny avtalepart vil bli Viken Kontrollutvalgssekretariat IKS. FIKS sitt budsjett for 2020 vil basere seg på dagens finansieringsmodell (50 % grunnbeløp / 50 % etter folketall). Deltakere i nytt selskap vil måtte ta stilling til fremtidig finansieringsmodell for Viken Kontrollutvalgssekretariat IKS. Fremdriftsplan For det første har de gjenværende deltakerkommunene i FIKS ikke gitt sine respektive kontrollutvalg i oppdrag å utrede valg av sekretariatsordning. For det andre er det her snakk om en videreføring av å få utført sekretariatstjenester i egenregi, dog ved en sammenslåing/fusjon av flere sekretariat samt overgang til en annen organisasjonsform. En finner det mest hensiktsmessig at styret i FIKS oversender saken til kommunestyrene i de gjenværende deltakerkommunene. Deltakerkommunene er representert i styret i FIKS ved lederne av kontrollutvalgene med nestlederne i kontrollutvalgene som personlige varamedlem. Avslutning Saken legges frem for styret til behandling. Styrets vedtak oversendes som innstilling i saken til de gjenværende deltakerkommunene i FIKS. Ås, Kjell Tore Wirum/s./ Kontrollsjef/daglig leder Ås kommune Vår ref.: 18/00157 Side 7 av 7

11 28/19 Valg av sekretariatsordning for kontrollutvalget i Nesodden kommune - 19/ Valg av sekretariatsordning for kontrollutvalget i Nesodden kommune : FIKS Årsregnskap 2018

12 28/19 Valg av sekretariatsordning for kontrollutvalget i Nesodden kommune - 19/ Valg av sekretariatsordning for kontrollutvalget i Nesodden kommune : FIKS Årsregnskap 2018

13 28/19 Valg av sekretariatsordning for kontrollutvalget i Nesodden kommune - 19/ Valg av sekretariatsordning for kontrollutvalget i Nesodden kommune : FIKS Refusjon fra andre kommuner

14 28/19 Valg av sekretariatsordning for kontrollutvalget i Nesodden kommune - 19/ Valg av sekretariatsordning for kontrollutvalget i Nesodden kommune : Utredning Viken Kontrollutvalgssekretariat Viken Kontrollutvalgssekretariat Fremtidsrettet og robust sekretariat 1

15 28/19 Valg av sekretariatsordning for kontrollutvalget i Nesodden kommune - 19/ Valg av sekretariatsordning for kontrollutvalget i Nesodden kommune : Utredning Viken Kontrollutvalgssekretariat INNHOLDSFORTEGNELSE SAMMENDRAG UTFORDRINGER FREMOVER BAKGRUNN DAGENS SEKRETARIATSORDNINGER SEKRETARIATETS OPPGAVER UAVHENGIGHET - LOVENS KRAV GENERELT KOMPETANSE, SÅRBARHET OG BEMANNING KRAV TIL KOMPETANSE MEDARBEIDERNES UTDANNING OG ERFARING ALTERNATIVE ORGANISASJONSFORMER FOR ET NYTT SELSKAP MODELLER FOR ORGANISERING AV INTERKOMMUNALT SAMARBEID DRØFTING AV AKTUELLE ORGANISASJONSFORMER NÆRMERE OM ENKELTE SPØRSMÅL ERFARINGER MED IKS-FORMEN ANBEFALING KOSTNADER OG FINANSIERINGSMODELL FORUTSETNINGER PRINSIPPER FOR FINANSIERING BUDSJETT FOR DET NYE SELSKAPET LOKALISERING KONSEKVENSER SELSKAPETS ANSATTE KONKLUSJON OG VIDERE FREMDRIFTSPLAN

16 28/19 Valg av sekretariatsordning for kontrollutvalget i Nesodden kommune - 19/ Valg av sekretariatsordning for kontrollutvalget i Nesodden kommune : Utredning Viken Kontrollutvalgssekretariat Sammendrag Konklusjon: Kontrollutvalgene står foran økte utfordringer som krever bred kompetanse og større fagmiljø i sekretariatet. Vi mener en fusjon mellom KUBIS, FIKS og ROKUS vil gjøre det lettere å møte disse utfordringene. Utredningen anbefaler å bygge videre på det eksisterende IKSet i ROKUS ved å ta opp eiere fra Follo og Buskerud, endre navn på selskapet og vedta ny selskapsavtale. Sett i forhold til selskapets størrelse foreslår vi at styret bør bestå av 3 eiervalgte medlemmer og tre varamedlemmer i rekke. Dagens 3 kontorer opprettholdes, hovedkontoret blir på Lørenskog som ROKUS har i dag. Selskapene har i dag 8 årsverk fordelt på 9 ansatte. Det nye selskapet vil ha en bemanning på 7 årsverk, og et budsjett på 6,64 millioner kroner. Viken kontrollutvalgssekretariat vil ha en unik posisjon innen kontrollutvalgsarbeid med medarbeidere med utdanning innen økonomi, samfunnsfag og revisjon, i tillegg til juridisk spisskompetanse. Utover høy formell kompetanse og bred utdanningsbakgrunn, vil selskapet ha lang erfaring fra kontrollutvalgsarbeidet og fra andre relevante arbeidsområder. 1 Utfordringer fremover Kontrollutvalget er viktig for å oppnå en velfungerende egenkontroll i den enkelte kommune. En god egenkontroll styrker innbyggernes tillit, og er viktig for å sikre effektiv og riktig bruk av ressursene. Sekretariatet er en avgjørende ressurs for at kontrollutvalget skal kunne fylle sin tiltenkte rolle i kommunenes egenkontroll. Kontrollutvalgenes arbeid har fått økt betydning de siste årene 1, noe som også påvirker sekretariatets arbeid. Vi mener følgende utfordringer vil være sentrale for arbeidet framover: 1. Antall saker og kompleksiteten på sakene i kontrollutvalgene øker år for år Dette har bl.a. sammenheng med at utvalgene selv har blitt mer proaktive for å følge opp sitt mandat. Innbyggernes økte bevissthet om sine rettigheter fører til flere henvendelser. Dessuten bidrar utvalgenes økte status i kommunene også til at flere saker forelegges kontrollutvalget. 2. Økt egenkontroll i ny kommunelov Kontrollutvalget vil etter ny lov få nye oppgaver i form av forenklet etterlevelseskontroll med økonomiforvaltningen og kontroll med virksomheter som utfører oppgaver på vegne av kommunen. Spesielt førstnevnte oppgave vil trolig innebære ekstra fokus. 3. Sekretariatene er kunnskapsbaserte virksomheter 1 Evaluering av kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat, Deloitte

17 28/19 Valg av sekretariatsordning for kontrollutvalget i Nesodden kommune - 19/ Valg av sekretariatsordning for kontrollutvalget i Nesodden kommune : Utredning Viken Kontrollutvalgssekretariat For å kunne rekruttere og holde på dyktige medarbeidere kreves det at de får faglige utfordringer og et bedre fagmiljø. Få ansatte gir økt sårbarhet ved sykdom og begrenset kompetanse. 4. Flere kommuner konkurranseutsetter revisjonen I slike saker er det kontrollutvalget som har innstillingsrett til kommunestyret, og saken skal forberedes av kontrollutvalgets sekretariat. Dette gir nye kompetansekrav, nye arbeidsoppgaver og flere samarbeidsparter for sekretariatet å forholde seg til. 2 Bakgrunn FIKS og ROKUS har tidligere samtaler om sammenslåing. Samtalene ble gjenopptatt tidlig i Mot slutten av 2018 henvendte KUBIS seg til ROKUS med forespørsel om mulig sammenslåing. ROKUS og FIKS var positive til dette. Styrelederne og de daglige lederne har hatt jevnlige møter, og vært styringsgruppe for arbeid med utredning av saken og utarbeidelse av selskapsavtale. Beslutningsgrunnlaget er utarbeidet med henblikk på å slå sammen FIKS, KUBIS og ROKUS. I KUBIS inngår Buskerud fylkeskommune som deltaker. Buskerud fylkeskommune blir til Viken fylkeskommune fra 1. januar 2020, sammen med Akershus og Østfold fylkeskommuner. De to sistnevnte fylkeskommunene har i dag ett felles kontrollutvalgssekretariat med en ansatt sekretær. Denne ordningen videreføres i Viken fylkeskommune fra 1. januar Det har ikke lyktes oss å få dialog med dette sekretariatet om sammenslåing. 3 Dagens sekretariatsordninger Sekretariatene har etablert faste rutiner for innkalling, sakspapirer og oppfølging av sakene i kontrollutvalgene. Forberedelsene av flere saker er et teamarbeid. Sekretæren for det enkelte utvalg har en selvstendig rolle, men i kompliserte saker innhentes råd fra leder og kolleger. Som hovedregel deltar bare en medarbeider fra selskapene i hvert utvalgsmøte. Sekretariatene er underlagt arkivloven på linje med andre offentlige organer, og har journal- og arkivansvaret for kontrollutvalgene. Alle tre sekretariatene benytter Public 360 som arkiv- og saksbehandlingssystem. Dette omfatter innkallinger og saksdokumenter til utvalgene, protokoller, inngående og utgående saker, journal og arkiv. FIKS leier et lukket område i Public 360 hos vertskommunen og får hjelp og service fra kommunen. KUBIS og ROKUS har anskaffet sak- arkivsystemet Public 360 online. FIKS og ROKUS kjøper IT-tjenester av kontorkommunen. KUBIS kjøper tjenestene av privat leverandør. 4

18 28/19 Valg av sekretariatsordning for kontrollutvalget i Nesodden kommune - 19/ Valg av sekretariatsordning for kontrollutvalget i Nesodden kommune : Utredning Viken Kontrollutvalgssekretariat Sekretariatene utvikler og drifter sine internettsider selv, og har en serviceavtale med leverandør ved problemer. Sekretariatene fører ikke regnskapet selv. De tre sekretariatene er nokså like i arbeidsform og kultur. Det ansees som uproblematisk å harmonisere arbeidsrutiner mv. og vi benytter det samme sak arkivsystemet. På det administrative området kan det være mulig å ta ut en liten effektiviseringsgevinst. Dette er omtalt under 8.1. Dagens sekretariatsordninger for kommunene i Follo, Buskerud og på Romerike kan oppsummeres med følgende: FIKS KUBIS ROKUS Organisasjonsform Koml. 27 Koml. 27 IKS Deltakere/eiere (1.1.19) 7 kommuner 16 kommuner 13 kommuner +1 fylkeskommune Deltakere/eiere (1.1.20) 5 kommuner 13 kommuner 11 kommuner Andre oppdrag Flå kommune (ønsker å bli deltaker) 2 kommuner (Asker til ) og Bærum) Innbyggertall pr ( ) Øverste styringsorgan Styret Styret Representantskapet Ansatte årsverk 1,6 3 3,4 Ansettelsesforhold Ås kommune Buskerud fylkeskomm. ROKUS IKS Hovedkontor Ås Drammen Lørenskog Pensjonsordning KLP Buskerud fylkeskommunale pensjonskasse KLP Finansieringsmodell 50% etter folketall 50% fast beløp Fakturering etter medgått tid 40% etter folketall 60% etter medgått tid Budsjett ,96 mill. kr. 3,42 mill. kr 2,98 mill. kr. Salg av tjenester (2019) kr Kostnader pr innbygger 13,8 kroner 12,7 kr 10,4 kroner Antall møter (2018) Antall møter pr utvalg 7-8 møter 6-7 møter 7-8 møter Antall saker (2018) Antall saker pr møte 5-6 saker 8-9 saker 7-8 saker 4 Sekretariatets oppgaver 5

19 28/19 Valg av sekretariatsordning for kontrollutvalget i Nesodden kommune - 19/ Valg av sekretariatsordning for kontrollutvalget i Nesodden kommune : Utredning Viken Kontrollutvalgssekretariat Kommunestyret er pålagt å sørge for at kontrollutvalget får sekretariatsbistand som tilfredsstiller utvalgets behov. Å tilfredsstille kontrollutvalgets behov vil minimum si at utvalget må ha bistand slik at lovpålagte saker er forsvarlig utredet. Utvalget kan imidlertid pålegge sekretariatet å utføre oppgaver utover dette. I tillegg må kontrollutvalgssekretariatet være uavhengig av kommunens administrasjon og revisor. Oppgavene som FIKS, KUBIS og ROKUS utfører er i stor grad bestemt av kontrollutvalgenes aktivitet, og kan oppsummeres med følgende: 1. Administrasjon: Sekretariatene har bl.a ansvaret for å oppfylle kontrollutvalgets arkivplikt, oppdatere egne/utvalgenes nettsider og oversender til kommunenes nettsider. 2. Saksbehandling: Sekretariatene forbereder og kvalitetssikrer sakene og følger opp kontrollutvalgenes vedtak. Sekretariatet påser at sakene er forsvarlig utredet. Forsvarlighetskravet til kontrollutvalgssekretariatet er det samme som rådmannen er underlagt. 3. Utredning: Sekretariatene gjør egne undersøkelser (som ikke er revisjon) etter oppdrag fra utvalgene. Sekretariatene lager plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll. ROKUS utarbeider overordnet analyse for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for sine kommuner. FIKS utarbeider mål og problemstillinger for forvaltningsrevisjonsprosjekt etter bestilling fra utvalgene. Sekretariatene utreder valg av revisjonsordning og foretar eventuell konkurranseutsetting av hele eller deler av revisjonsoppdrag. 4. Møteavvikling - møtegjennomføring Sekretariatene står for innkalling til møtene og fører protokoller, inviterer andre deltakere og tilrettelegger møtene. 5. Rådgivning: Sekretariatene er en viktig faglig ressurs og diskusjonspartner for kontrollutvalgene både før, under og mellom utvalgsmøtene. 6. Koordinering/bindeledd: Sekretariatene er kontrollutvalgenes operative ledd. Sekretariatene står for dialogen med rådmannen og revisjonen på vegne av utvalget og sørger for effektuering og oppfølging av utvalgenes saker. 5 Uavhengighet - Lovens krav generelt Uavhengighet og objektivitet er viktige forutsetninger for at kontrollutvalget skal fylle sin rolle på en tillitvekkende måte. Det er et lovkrav at sekretariatet skal være uavhengig av både administrasjonen og revisjonen. Dette innebærer at sekretær ikke kan være ansatt i administrasjonen, eller utføre revisjonsoppgaver for kommunen. 6

20 28/19 Valg av sekretariatsordning for kontrollutvalget i Nesodden kommune - 19/ Valg av sekretariatsordning for kontrollutvalget i Nesodden kommune : Utredning Viken Kontrollutvalgssekretariat For sekretariatet gjelder forvaltningslovens habilitetskrav. Den som utfører sekretariatsfunksjonen må selv vurdere sin egen habilitet ved utførelsen av oppgavene. Den som er sekretær, er direkte underordnet kontrollutvalget, og skal følge de retningslinjer og pålegg som utvalget gir. 6 Kompetanse, sårbarhet og bemanning 6.1 Krav til kompetanse Kommuneloven fastslår at «sekretariatet skal påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet og at utvalgets vedtak blir iverksatt». Forsvarlighetskravet innebærer at sekretariatet må sørge for at de saker som legges frem er forsvarlig utredet, jf. tilsvarende krav til rådmannen i kommunelovens 23. Kommunaldepartementet har utdypet dette i rundskriv H 15/04: «Kontrollutvalgets sekretariat vil være utvalgets operative ledd og skal sørge for at det blir foretatt tilsyn med administrasjonen og revisjonen.» «Et kompetent sekretariat er en viktig forutsetning for at kontrollutvalget skal fungere godt og utøve sine oppgaver på en tilfredsstillende måte. Sekretariatet for kommunens eller fylkeskommunens kontrollutvalg må ha tilgang på en bredt sammensatt kompetanse I Kontrollutvalgshåndboken (desember 2015) skriver Kommunal-departementet (s. 22) bl.a.: «Det er (..) viktig at sekretariatet besitter kompetanse om blant annet regnskap, revisjon og offentlig forvaltning. Sekretariatet vil være en viktig faglig ressurs og en nyttig diskusjonspartner for kontrollutvalget, og bør derfor holde seg oppdatert om saker som er relevante for kontrollutvalget. Dette kan for eksempel gjelde endringer i regelverk og forskrifter, faglige kurs og konferanser eller rapporter fra statlige tilsyn i kommunen.» Utover dette er det ikke fastsatt noen nærmere kompetansekrav til sekretariatene. I forarbeidene til ny kommunelov skriver departementet «Kommunestyret er pålagt å sørge for at kontrollutvalget får sekretariatsbistand som tilfredsstiller utvalgets behov. Å tilfredsstille kontrollutvalgets behov vil minimum si at utvalget må ha bistand slik at lovpålagte saker er forsvarlig utredet. Utvalget kan imidlertid pålegge sekretariatet å utføre oppgaver utover dette.» Alle tre sekretariater er medlem av bransjeorganisasjonen Norges Kommunerevisorforbund. Gjennom medlemskapet har sekretariatene forpliktet seg til at den enkelte medarbeider skal gjennomføre minimum 105 timer etter- og videreutdanning innenfor relevante fagområder, i løpet av tre år. 7

21 28/19 Valg av sekretariatsordning for kontrollutvalget i Nesodden kommune - 19/ Valg av sekretariatsordning for kontrollutvalget i Nesodden kommune : Utredning Viken Kontrollutvalgssekretariat Medarbeidernes utdanning og erfaring De ansatte i de tre selskapene har samlet sett høy formell kompetanse og bred utdanningsbakgrunn, i tillegg til lang erfaring fra kontrollutvalgsarbeidet og fra andre relevante arbeidsområder. Sekretariatet vil ha medarbeidere med utdanning på masternivå innen økonomi, samfunnsfag og revisjon, i tillegg til juridisk spisskompetanse og god innsikt i kommunal forvaltning. Dette gir Viken kontrollutvalgssekretariat en unik posisjon innen kontrollutvalgsarbeid. Sekretariatene har også samlet sett «erfaringsbank» med tusenvis av saksfremlegg. Gjennom dialog med eierne har alle tre sekretariat fått tilbakemeldinger på at eierne er meget tilfreds med tjeneste leveransene. 7 Alternative organisasjonsformer for et nytt selskap I 2018 var det 52 kontrollutvalgssekretariat i Norge. De fleste kommunene har valgt å organisere sekretariatsbistand for kontrollutvalgene i interkommunalt selskap (IKS) eller samarbeid etter 27 i kommuneloven 2. FIKS og KUBIS baserer i dag sitt arbeid på koml. 27, ROKUS er organisert som et IKS. Sekretariatene har gode erfaringer med sine modeller. 7.1 Modeller for organisering av interkommunalt samarbeid Nedenfor følger en presentasjon av de ulike organisasjonsformene som kommuner kan benytte for interkommunalt samarbeid. 1. Interkommunale selskap (IKS) Interkommunale selskap (IKS) er regulert etter lov 29.januar 1999 nr.6 om interkommunale selskaper (IKS-loven). Loven er tilpasset kommunale eiere, og er harmonisert med kommunelovens bestemmelser. Organisasjonsformen egner seg godt for tjenester kommunene utfører i samarbeid og i egen regi slik som sekretariat for kontrollutvalg. Et IKS har to styringsorganer; et representantskap, som velges av eierne, og et styre, som velges av representantskapet. Et IKS er et eget rettssubjekt med en egen selskapsavtale. Eierne har samlet sett ubegrenset ansvar, selskapet kan ikke gå konkurs. Alle eiere må være representert i eierorganet (representantskapet), ingen kan møte med fullmakt. Det er ikke anledning til å gjennomføre fjernmøter i eierorganet. 2. Interkommunalt samarbeid etter 27 (kommuneloven av 1992) Lov 25.september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner (koml.) 27 fastsetter at to eller flere kommuner «kan opprette et eget styre til løsning av felles oppgaver». Den nærmere organiseringen av samarbeidet skal fastsettes i egne vedtekter, men er for øvrig lite regulert, slik at det i stor grad er opp til kommunene å bestemme rammene for og innholdet i virksomheten. Ved 27 kan kommunene 2 Deloitte; Evaluering av kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat,

22 28/19 Valg av sekretariatsordning for kontrollutvalget i Nesodden kommune - 19/ Valg av sekretariatsordning for kontrollutvalget i Nesodden kommune : Utredning Viken Kontrollutvalgssekretariat avtale å opprette virksomheten som eget rettssubjekt, og det er tilstrekkelig med ett styringsorgan hvor alle deltakerne skal være representert. Det øverste styringsorganet kan ha andre organer under seg og kalle dette «styre». 3 Ikke alle kommuner trenger å være representert i dette styret. Styringen av dette selskapet kan etter dette bli ganske likt et IKS-selskap, med noen av de samme begrensinger og muligheter. Interkommunalt samarbeid etter 27 brukes for selskaper som har til hensikt å løse felles kommunale oppgaver. I forbindelse med ikrafttredelse av ny kommunelov vil denne organisasjonsformen bortfalle. Interkommunale samarbeid som er organisert etter 27 må være omdannet til et kommunalt oppgavefellesskap (KOF) senest fire år etter at ny lov trer i kraft. 3. Kommunalt oppgavefellesskap KOF (kommuneloven av 2018) I lov 22.juni 2018 nr. 83 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) blir 27-samarbeid erstattet med kommunalt oppgavefellesskap 4. Som i 27 skal eierne ha ubegrenset økonomisk ansvar for sin andel av oppgavefellesskapets forpliktelser. Til sammen skal andelene utgjøre oppgavefellesskapets samlede forpliktelser. Organiseringen blir noe likt som for IKS, dvs. med eget representantskap som øverste styringsorgan. Representantskapet står fritt til å kunne opprette andre organer til styring av oppgavefellesskapet. Det skal inngås en samarbeidsavtale mellom deltagerne som skal vedtas av kommunestyrene. Representantskapet gis en begrenset mulighet til å vedta endringer i avtalen. Eierrepresentantene må selv møte i eierorganet, slik som i IKS. 4. Samvirkeforetak (SA) Samvirkeforetak etter lov 29.juni 2007 nr.81 om samvirkeforetak (samvirkelova) er basert på medlemskap, ikke eierskap. Foretaket eies og styres av de som bruker/handler med foretaket, det vil si medlemmene. Kommuner kan være medlemmer. Medlemmene har begrenset økonomisk ansvar. Hovedregelen er at alle medlemmene har en stemme hver på årsmøtet. Et samvirke er regulert gjennom krav til vedtekter med et minstekrav til innhold. Årsmøtet er øverste organ og tilsvarer representantskapet og generalforsamlingen i et IKS og AS. Hvert medlem kan møte med en fullmakt på årsmøtet. Samvirkeforetak er en fleksibel samarbeidsform og passer godt hvis det er mange medlemmer. Innmelding som medlem i et samvirke skjer ved at styret godkjenner søknad om dette. Tilsvarende ved utmelding. Modellen er i statsstøttesammenheng også egnet for produksjon av tjenester som selges i et konkurransemarked. Samvirkeforetak er særlig utbredt innen detaljhandel, landbruk, bolig og fiskeri, men selskapsformen har frem til nå vært lite benyttet som samarbeidsform i 3 Se Overå og Bernt; Kommuneloven med kommentarer 2006, s Se Lovvedtak 81 ( ), Innst. 369 L ( ), Prop. 46 L ( ), NOU 2016:4 Ny kommunelov 9

23 28/19 Valg av sekretariatsordning for kontrollutvalget i Nesodden kommune - 19/ Valg av sekretariatsordning for kontrollutvalget i Nesodden kommune : Utredning Viken Kontrollutvalgssekretariat kommunesektoren. Samvirkeforetak er en mulig organisasjonsform for egenregi, og kan derfor benyttes for et kontrollutvalgssekretariat. Pr er det kun Revisjon Midt-Norge SA og Møre og Romsdal Revisjon SA som har valgt denne organisasjonsformen for å sikre revisjonstjenester til henholdsvis 54 kommuner samt Trøndelag fylkeskommune og 29 kommuner samt Møre og Romsdal fylkeskommune. 5. Aksjeselskap (AS) Aksjeselskap etter lov 13.juni 1997 nr.44 om aksjeselskaper (aksjeloven) er godt tilpasset for virksomheter som opererer i et marked med risiko- og konkurranseeksponering. Aksjeselskap er et eget rettssubjekt og eiernes ansvar er begrenset til innskutt kapital. Øverste organ er generalforsamlingen, hvor kommunene utøver sitt eierskap. Generalforsamlingen velger styre. Representantene kan møte med fullmakt. Med tilpasninger av selskapets formål og en avtale mellom eierne som utdyper dette kan selskapsformen benyttes til å organisere kontrollutvalgssekretariat. Det er ingen som har organisert sekretariatet for kontrollutvalg som aksjeselskap. I tabellen nedenfor er det en sammenligning av de mest aktuelle organisasjonsformene. Formål/hensikten bak modellen Kommunalt oppgavefellesskap Drift av felles oppgaver Interkommunalt selskap (IKS) Kan benyttes til alle typer kommunale tjenester. Samvirkeforetak (SA) Fremme medlemmenes økonomiske interesser Aksjeselskap (AS) Oppgaver av forretningsmessig art Rettssubjekt Nei/kan være Ja Ja Ja Skattesubjekt Nei Ja Ja Ja Eierskap Deltakere Deltakere eierandel Medlemmer Aksjeeier medlemskap Antall eiere/deltakere Minst 2 Minst 2 Minst 2 En eller flere Innmelding Likelydende vedtak i samtlige kommunestyrer Likelydende vedtak i samtlige kommunestyrer Styret godkjenner innmelding etter Kjøp av aksje søknad Uttreden Ingen lovkrav. Fastsettes Ett års skriftlig varsel Tre måneders Salg av aksje i samarbeidsavtalen skriftlig varsel Styringsdokument Samarbeidsavtale Selskapsavtale Vedtekter Vedtekter Endring av Skal vedtas av alle Skal vedtas av alle Årsmøte Generalforsamling styringsdokument kommunestyrene kommunestyrene Eierstyring valg av representantskap valg av representantskap valg av delegat til årsmøtet valg av fullmektiger til generalforsamling Øverste styringsorgan Representantskap Representantskap Årsmøte Generalforsamling Møte- og stemmerett Representantskapets medlemmer og personlige vara Representantskapets medlemmer og personlige vara Medlemmer eller medlemmer m /fullmakt Krav til beslutningsdyktighet Flertall av valgte medlemmer 2/3 av valgte medlemmer Flertall av de møtende Flertallskrav - Generelt Flertall av de møtende Flertall av de møtende Flertall av de møtende - Endring av styringsdokument 2/3 av de avgitte stemmene 2/3 av alle eierne 2/3 av de avgitte stemmene Aksjonærer eller fullmektig med fullmakt fra eierne Flertall av de møtende Flertall av de møtende 2/3 av de avgitte stemmene 10

24 28/19 Valg av sekretariatsordning for kontrollutvalget i Nesodden kommune - 19/ Valg av sekretariatsordning for kontrollutvalget i Nesodden kommune : Utredning Viken Kontrollutvalgssekretariat Krav om kapital Nei Nei Ja Ja Økonomisk Ansvar Ubegrenset Ubegrenset Begrenset til innskutt kapital Begrenset til aksjekapitalen Beslutningsmyndighet for budsjett og økonomiplan Representantskapet Representantskapet Styret Styret 7.2 Drøfting av aktuelle organisasjonsformer Det er fire organisasjonsformer som fremstår som mulige; kommunalt oppgavefellesskap, IKS, aksjeselskap (AS) og samvirkeforetak (SA). Aksjeselskap er en organisasjonsform som er godt tilpasset for virksomheter som opererer i et marked med risiko- og konkurranseeksponering. Dette er ikke tilfelle for sekretariatstjenester til kontrollutvalg. Vi anser derfor ikke aksjeselskap som en aktuell organisasjonsform. Samvirkeforetak er generelt lite brukt av kommunene, og er ukjent i vår region. Vi vil på nåværende tidspunkt derfor ikke anbefale å bruke denne organisasjonsformen for å organisere kontrollutvalgsekretariatet. Det tredje alternativet er 27 som må omdannes til kommunalt oppgavefellesskap (KOF) som KUBIS og FIKS er organisert som i dag. Styringsformen er fleksibel, men vårt inntrykk er at den primært benyttes i samarbeid med færre deltakere enn det som er aktuelt ved en fusjon mellom FIKS, KUBIS og ROKUS. Vi anbefaler derfor ikke KOF. IKS-loven er en utprøvd og regulert styreform for kommunale tjenester som ROKUS i dag drives innenfor, og som de fleste kommunene har lang og positiv erfaring med. Vi anser derfor at dette er den mest hensiktsmessige organisasjonsformen for kontrollutvalgssekretariatet. Det er imidlertid enkelte spørsmål som bør drøftes nærmere. 7.3 Nærmere om enkelte spørsmål Regler om konkurranse i egenregi EUs innkjøpsregelverk omfatter egenregi eller utvidet egenregi 5. Dette innebærer at minimum 80% av aktiviteten til en virksomhet må utføres for eierne. Noe som igjen innebærer at ca. 20% av aktiviteten i selskapet kan utføres for andre enn eierne. ROKUS IKS selger i dag sekretariatstjenester til andre (Asker og Bærum). Salg av disse tjenestene ligger i dag godt innenfor dette kravet. Bestemmelsen innebærer en klar begrensning på salg av tjenester for selskaper som driver i egenregi. En modell hvor selskapet eies av et fåtall av kommunene med sikte på salg til de øvrige er derfor ikke gjennomførbar. Eierstyring Rokus har hatt samtaler med sine eiere i forbindelse med forslaget om å slå sammen sekretariatene. Kommunene på Romerike har gitt uttrykk for at koordinering av eierstyring er en utfordring når det er mange eiere. Utfordringene er knyttet til Konfliktpotensialet mellom eierne 5 Forskrift 12.august 2016 nr.974 om offentlige anskaffelser (FOA) kapittel 3 11

25 28/19 Valg av sekretariatsordning for kontrollutvalget i Nesodden kommune - 19/ Valg av sekretariatsordning for kontrollutvalget i Nesodden kommune : Utredning Viken Kontrollutvalgssekretariat Selskapets strategibehov Rådmannens innflytelse på oppdraget. Når det gjelder kontrollutvalgssekretariat synes det ikke å være konflikter mellom eierne. Det har til nå ikke vært uenighet om saker som behandles av representantskapet. Dette kan skyldes at selskapet ikke har behov for å investere for å yte tjenesten, og ikke kan ta opp lån. Et kontrollutvalgssekretariat har et klart mandat gitt av kommuneloven med forskrifter. Selskapets strategibehov er knyttet til behovet for forutsigbare rammevilkår. Eierne har enstemmig vedtatt en strategi for vekst for selskapet for å sikre en robust organisasjon med kompetente medarbeidere i en tid hvor vi opplever færre oppdrag som følge av kommunereform. Rådmannen har ikke stor innflytelse på oppdraget i et slikt selskap, det følger av lovbestemmelsen om at sekretariatet er underlagt kontrollutvalget. Det er derfor kontrollutvalgets behov (bestillinger) som avgjør tjenestevolumet. Eierstyring i et kontrollutvalgssekretariat vil i første rekke skje ved valg av selskapets styre. Det vil derfor være viktig at eierne utpeker en valgkomite, og utformer en instruks for komiteen. Det er uansett viktig å sikre bred politisk forankring av sakene som behandles i representantskapet. Dette er mulig ved å involvere et bredere utvalg av folkevalgte i eierstyringen, som på Romerike hvor formannskapene/kommunestyrene behandler alle sakene til representantskapsmøtene. I Follo gjennomføres generalforsamling/ representantskapsmøter for alle interkommunale selskap som har slike organer i regi av Follorådet. God informasjonsflyt fra selskapet til kommunen er også viktig. Eierne på Romerike påpekte også i samtalene at det må være lett å tre ut av selskapet. En innvending mot IKS-formen er at det kan synes vanskelig å tre ut, det er beheftet med store økonomiske kostnader. For et kontrollutvalgssekretariat, vil IKS-lovens minimumstid for uttreden på ett år være tilstrekkelig. Når det gjelder kostnader ved å tre ut av et selskap som ikke har låneforpliktelser, vil dette i første rekke være knyttet til pensjonsforpliktelser. I dette selskapet vil slike forpliktelser ikke bli prohibitive, da dette selskapet er nokså nystartet og har få medarbeidere. Et annet forhold som ble pekt på var at IKS-loven legger opp til at det må fattes likelydende vedtak i eiernes kommunestyrer om endringer i selskapsavtalen. På denne måten kan eiere få blokkerende mindretall. Vi har derfor foreslått i selskapsavtalen likelydende vedtak i 2/3 av kommunene er bestemmende. Den eller de kommuner som har et vedtak som avviker fra dette, må behandle avtalen på nytt. Alternativene blir da å enten gjøre et likelydende vedtak som flertallet eller å tre ut av samarbeidet. Om endringer i IKS-loven Kommunal og moderniseringsdepartementet har gitt uttrykk for at det er behov for å revidere IKS-loven. Ett tema i denne forbindelse vil være oppdatering og modernisering av loven, hvor blant annet spørsmålet om representantskapsmøter må avholdes som fysiske møter må avklares. Det er nå åpnet opp for at kommunestyret kan avholde fjernmøter. Dagens teknologi gir gode og sikre løsninger for å 12

26 28/19 Valg av sekretariatsordning for kontrollutvalget i Nesodden kommune - 19/ Valg av sekretariatsordning for kontrollutvalget i Nesodden kommune : Utredning Viken Kontrollutvalgssekretariat gjennomføre møter hvor alle kan se og høre hverandre. Fjernmøter innebærer også at enkelte folkevalgte som har lang reisevei, eller av ulike årsaker ikke har anledning til reise til møtelokalet, likevel kan delta på møtet. Aksjeloven gir også adgang til å gjennomføre en «forenklet generalforsamling» (se aksjeloven 5-7), det vil si eiermøte i en annen form enn fysisk møte. Det er mye som taler for at også representantskapsmøter vil kunne bli omfattet av regler om fjernmøte. I Kommuneproposisjonen 2019, uttaler Kommunal- og moderniseringsdepartementet at endringene i IKS-loven også vil se på regulering av interkommunale selskap og forholdet til statsstøtteregelverket. En arbeidsgruppe som har utredet og vurdert konkurranseforholdene mellom offentlig og privat virksomhet, foreslår blant annet at det innføres krav om separat regnskap og skatteplikt for kommunens økonomiske aktivitet for å sikre overholdelse av regelverket. Rokus betaler i dag skatt av inntekter på salg av tjenester. Innføring av et regnskapsmessig skille mellom denne aktiviteten og egenregi vil det være enkelt å oppfylle. Møtehyppighet Vi legger til grunn at eierforsamlingen i kontrollutvalgsekretariatet skal vedta både budsjettet og regnskapet for selskapet. I IKS er dette lovregulert, og det er vanlig å ha to ordinære møter for behandling av disse sakene ett på våren (regnskap) og ett på høsten (budsjett). Hvis det er ønskelig å redusere antall møter, vil det være gjennomførbart å legge frem begge disse sakene i vårmøtet (innen utgangen av april). Konsekvensen er at budsjettarbeidet må starte tidlig på året. Dette kan eventuelt vedtas av representantskapet. Vi vil peke på at kontrollutvalgene er en viktig del av kommunens egenkontroll, og kontrollsekretariatet er kontrollutvalgenes egen ressurs for å kunne ivareta sitt mandat. De viktige, kommunale oppgavene som sekretariatet ivaretar tilsier at ordførerne (eierrepresentantene) i kommunene bør kunne prioritere å delta i eierforsamlingene en eller to ganger per år. 7.4 Erfaringer med IKS-formen Avslutningsvis vil vi peke på at erfaringene med samarbeid organisert som IKS mange steder er gode, selv der det er mange eiere. Konsek Trøndelag IKS er eid av 36 kommuner og 1 fylkeskommune. K-sekretariatet IKS ivaretar sekretariatsfunksjonen for 24 kommuner i Troms og Nordland, 1 fylkeskommune og Longearbyen lokalstyre. Agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS er eid av 31 kommuner og 3 fylkeskommuner. Her benyttes ett av de årlige representantskapsmøtene til faglig oppdatering rundt spørsmål knyttet til kontroll og tilsyn. Interkommunalt arkiv Kongsberg som har 39 eiere, har hatt en ordning med ett årlig møte siden Kun 4 5 ganger har de hatt behov for å innkalle til ekstraordinært representantskapsmøte, og da for å behandle saker knyttet til opptak av nye eiere og nytt bygg. 13