Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Malvik kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Malvik kommune Arkivsak: 14/138 Møtedato/tid: , kl. 17:00 Møtested: Møtedeltakere: Forfall: Andre møtende: Kopi: Rådhuset, formannskapssalen Per Walseth, leder Per-Arild Lyng, nestleder Tove Grendstad Kerstin Leistad Gunnar Lohse Ingen. Kristian Rolstad,rådmann Wenche Holt, Revisjon Midt-Norge IKS (RMN) Arvid Hanssen, Konsek Midt-Norge IKS Varamedlemmer, ordfører, postmottak Malvik kommune, postmottak RMN og Anna Ølnes RMN. Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/arvid Hanssen på telefon , eller e-post: arvid.hanssen@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Per Walseth (sign.) Leder av kontrollutvalget Arvid Hanssen Daglig leder, Konsek 1

2 Sakliste 038/14 Godkjenning av protokoll fra møtet i kontrollutvalget /14 Oppdatert status kommuneøkonomi 2014 og utfordringer fremover. 040/14 Status revisjon av kommuneregnskapet /14 Plan for selskapskontroll /14 Plan for forvaltningsrevisjon /14 Referatsaker til kontrollutvalgets møte /14 Møteplan 2015 for kontrollutvalget. 045/14 Eventuelt. 2

3 Godkjenning av protokoll fra møtet i kontrollutvalget Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Malvik kommune /14 Saksbehandler: Arvid Hanssen Arkivkode: 033, &17 Arkivsaknr.: 14/138-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen godkjennes. Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. Protokollen er tidligere distribuert til utvalget og ligger på 3

4 Oppdatert status kommuneøkonomi 2014 og utfordringer fremover. Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Malvik kommune /14 Saksbehandler: Arvid Hanssen Arkivkode: 090 Arkivsaknr.: 11/50-11 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Saksutredning Det er avgjørende at kommunen har nødvendig øknomiske handlingsrom for å kunne og gi innbyggerne lovpålagte tjenester og dekke andre oppgaver som kommunen har påtatt seg, på en god måte. Kontrollutvalget holder seg oppdatert på kommuneøkonomien gjennom kommunale saksdokumenter. Når kontollutvalget mener det er nødvendig ber utvalget om egne orienteringer fra rådmannen. Slik situasjonen er nå har kontrollutvalget bedt om en oppdatert status på hvert møte. Kontrollutvalget har uttrykt bekymring for hvordan de allerede vedtatte investeringene kan medføre at tjenestetilbudet til innbyggerne må reduseres i fremtiden. Budsjettkontroller i 2014, viser at det fortsatt er store utfordringer i forhold til å nå budsjettmål for året. Kommunestyret blir løpende orientert om økonomisk status, da de har vedtatt at rådmannen skal gi en kort orientering i alle kommunestyremøter en periode. Vedtaket viser at kommunestyret selv har fokus på økonomioppfølgingen. Dette er positivt. Rådmannen vil være representert i kontrollutvalgets møte og gi kontrollutvalget en orientering om status i kommuneøkonomien og utsiktene fremover, slik han ser det. Orienteringen blir gitt med utgangspunkt i rapport per 2. tertial. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Det fremgår av de siste års regnskap, årsberetninger, økonomiplandokumenter og også andre enkeltsaker, at kommunen har store utfordringer for å oppnå/opprettholde nødvendig økonomisk handlingsrom. Kontrollutvalget må på bakgrunn av redegjørelsen, samt svar på spørsmål, vurdere eventuell egen videre oppfølging eller velger å holde seg oppdatert gjennom orienteringene som gis i kommunestyret. Sekretariatet anbefaler at også kontrollutvalget fortsatt har fokus på kommuneøkonomien. 4

5 Status revisjon av kommuneregnskapet Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Malvik kommune /14 Saksbehandler: Arvid Hanssen Arkivkode: 216, Arkivsaknr.: 13/98-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken tas til orientering. Saksutredning Kontrollutvalget er tillagt et betydelig tilsynsansvar gjennom kommuneloven og tilhørende forskrifter. Viser i den forbindelse til Kontrollutvalgsbokens kap.9 side 119 når det gjelder regnskapsrevisjon. Boka er er tilgjengelig på KonSek sine hjemmesider: Nedenfor gjengis kontrollutvalgets oppgaver knyttet til regnskapsrevisjon, slik de fremgår av kontrollutvalgsforskriftene: Kap. 4. Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon 6. Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. 7. Uttalelse om årsregnskapet Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet/kommunerådet eller fylkesutvalget/fylkesrådet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret/fylkestinget. 8. Oppfølging av revisjonsmerknader Når revisor påpeker forhold i årsregnskapet, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4, skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader er blitt fulgt opp. 5

6 Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Som det fremgår av 6 skal kontrollutvalget holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet. Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Wenche Holt, Revisjon Midt-Norge IKS, vil gi en muntlig orientering om status i revisjonsarbeidet per og svare på eventuelle spørsmål fra kontrollutvalget. 6

7 Plan for selskapskontroll Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Malvik kommune /14 Saksbehandler: Arvid Hanssen Arkivkode: 216, &58 Arkivsaknr.: 11/ Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. 3. Kontrollutvalget fordeler ressurser mellom forvaltningsrevisjon og selskapskontroll innenfor ressursrammen avsatt til dette formål.. Vedlegg Utkast Plan for selskapskontroll Malvik kommune Saksutredning Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper, jf. kommuneloven Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll med de ulike selskapene, jf. kontrollutvalgsforskriften 13. Kontrollutvalgssekretariatet har lagt opp til at plan for selskapskontroll rulleres to ganger i valgperioden, slik at kommunestyret får større muligheter til å gi signaler og dermed påvirke prioriteringer som gjøres. Kontrollutvalget har i sak 35/14 Innledende diskusjon vedrørende rullering av plan for selskapskontroll den foretatt vesentlighets- og risikovurderinger knyttet til kommunens eierskap. Utvalget ga signaler i forhold til prioriteringer som danner grunnlaget for vedlagt forslag til plan. Kontrollutvalget ville prioritere å se på om tiltak er satt i verk og virker, etter at kommunestyret har gjort vedtak i forbindelse med selskapskontroller i Malvik Næringsbygg AS, (2013), TrønderEnergi AS (2014) og Malvik Biogass (2014) Videre signaliserte kontrollutvalget at planen må åpne for at kontrollutvalget kan vurdere delta i selskapskontroll av interkommunale selskaper, dersom det kom henvendelser fra andre eiere. Innherrad Renovasjon IKS (eierandel 14,7%) og Trøndelag Brann og redningstjeneste IKS (eierandel 6,5%) ble ansett som mest aktuelle. Disse er ført opp i utkast til plan. Sekretariatet er kjent med at enkelte kommuner har tatt inn Revisjon Midt-Norge IKS (eierandel 10,6%) i sine planer. 7

8 Som det fremgår av utkast til plan må revisjonsressursene som er satt av til selskapskontroll og forvaltningsrevisjon sees samlet. Sekretariatet anbefaler derfor at det i vedtaket delegeres myndighet til kontrollutvalget til å prioritere ressurser mellom disse to formålene. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Det er siden 2013 gjennomført selskapskontroller i 3 selskaper. Kommunestyret har på bakgrunn av dette gjort vedtak som krever styrket eierstyring. Sekretariatet mener det derfor er hensiktsmessig at ressursene nå benyttes til å se på om tidligere kontroller har ført til forbedringer, noe som er en klar målsetting ved gjennomføring av selskapskontroller. Videre foreslår sekretariatet at kontrollutvalget gis fullmakt til å foreta endringer i planen når dette er nødvendig og hensiktsmessig for samarbeid med andre eiere. Sekretariatet anbefaler at kontrollutvalget legger frem saken for kommunestyret med sekretariatets innstilling og vedlagte forslag til plan for selskapskontroll for Utvalget kan vurdere om kommunens oppfølging av eierskap, samt navn på selskaper som tas inn i planen, skal spesifiseres under pkt 1 i innstillingen. 8

9 Utkast til kontrollutvalget 17.november 2014 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL SELSKAPSKONTROLL Malvik kommune 9

10 1 Om selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m.m.1 Kommunens interesser omfatter eierskap i selskapsformene; aksjeselskap(as), allmennaksjeselskap(asa), interkommunale selskap (IKS), interkommunale samarbeid, samvirkeforetak og andre selskaper med begrenset ansvar. Planen for selskapskontroll omfatter alle selvstendige virksomheter der kommunen har et eierskap eller interesser med tydelig karakter av eierskap som stiftelser og foreninger. 1.1 Plan for selskapskontroll Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene. Planen skal vedtas av kommunestyret som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden.2 Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon.3 I likhet med plan for forvaltningsrevisjon hviler det på kontrollutvalget å fremme forslag om plan til selskapskontroll, mens det er kommunestyret som vedtar planen. Denne planen er basert på en risiko- og vesentlighetsanalyse gjennomført av Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS, felles for kontrollutvalgene hos selskapets 15 eiere. 1.2 Gjennomføring av selskapskontroll Revisjon Midt-Norge IKS (RMN) er i henhold til den inngåtte selskapsavtalen, det selskapet som skal gjennomføre selskapskontroll på vegne av de 15 deltakerne i selskapet. Dersom det skal gjennomføres selskapskontroll av RMN må dette gjøres av annet selskap og med ressurser fra kommuner som deltar i kontrollen Bestilling av selskapskontroll Kontrollutvalget foretar bestilling av selskapskontroll, med nærmere innretning av undersøkelsen, med bakgrunn i de vedtatte prioriteringene Innsyn og undersøkelser i selskaper4 Der kommunen alene eller sammen med andre kommuner, fylkeskommuner eller interkommunale selskaper direkte eller indirekte eier alle aksjene, kan kommunens kontrollutvalg og revisor kreve opplysninger fra daglig leder, styret og den valgte revisor i selskapet som finnes påkrevd for deres kontroll i interkommunale selskaper, interkommunale styrer og i aksjeselskap.5 1 Jf. kommuneloven 77 nr. 5 Jf. forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 13 3 Jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kap. 3. og forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 14, sml. kommuneloven 77 nr Jf. kommunelovens Jf. kommunelovens 80 første ledd, se også lov av 29.januar 199 nr. 6 samt kommunelovens

11 I den utstrekning det finnes nødvendig, kan kontrollutvalget og kommunens revisor selv foreta undersøkelser i selskapet.6 I henhold til loven kan kommunestyret fastsette regler om kontrollutvalgets og revisors kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskapet og herunder fastsette hvilke dokumenter mv. som skal sendes kommunens kontrollutvalg og revisor.7 Denne bestemmelsen kan imidlertid ikke brukes til å innskrenke den innsynsrett kontrollutvalg og revisor har kommunelovens 80 første ledd. Kontrollutvalget og kommunens revisor skal varsles og har rett til å være tilstede på selskapets generalforsamling, samt møter i representantskap og tilsvarende organ.8 Denne lovbestemte innsynsretten gjelder altså bare for selskap eid 100 % av kommuner og fylkeskommuner i fellesskap. I selskaper med andre eiere, eller selskapsformer ikke omfattet av denne formuleringen, må retten til innsyn skaffes med andre hjemler. Et alternativ er å sørge for at selskapets vedtekter gir rett til innsyn for eiernes kontrollorganer. I aksjeselskaper og de fleste andre selskapsformer kan en slik hjemmel fastsettes av generalforsamling med 2/3 flertall. Som ansvarlig offentlig eier bør kommunen søke å få inn slike bestemmelser i vedtektene, i alle fall i selskaper som stort sett er offentlig kontrollerte. Der ingen slik hjemmel finnes kan man ved vedtak om selskapskontroll i et kontrollutvalg anmode om at selskapet frivillig gir slikt innsyn. Erfaringsmessig er dette uproblematisk i selskaper som hovedsaklig finansieres med offentlige midler, eller der det offentlige er dominerende på eiersiden. Dette er likevel lite ønskelig, da det gir selskapet anledning til å motsette seg kontroll. Et siste alternativ er å gjennomføre selskapskontroll utelukkende basert på offentlig tilgjengelig informasjon, og den informasjon som finnes i kommunenes arkiver. For ren eierskapskontroll, dvs. kontroll med kommunens utøvelse av eierskap, kan dette være tilstrekkelig, men det vil neppe være nok til å kunne gjennomføre forvaltningsrevisjon. Det er derfor en fordel om kommunen sørger for å be sine eierrepresentanter reise spørsmål om å ta inn regler om innsyn i vedtektene ved generalforsamling i selskaper der innsyn ikke er pålagt ved lov Samarbeid om selskapskontroll I selskaper der flere kommuner er eiere, særlig der flere kommuner med samme revisor er eiere, kan det være hensiktsmessig å inngå samarbeid om selskapskontroll, både av ressurshensyn til revisjonsarbeidet og av hensyn til at selskapet ikke skal pålegges kontroll oftere enn nødvendig. Samarbeidsprosjekt er avhengig av at kommunenes prioriteringer for selskapskontroll samordnes med andre relevante medeiere/kommuner. Det er derfor hensiktsmessig at kontrollutvalget gis myndighet til å prioritere mellom aktuelle prosjekter og foreta endringer i planperioden Ressurser Ressurser til gjennomføring av selskapskontroll må, dersom kommunen ikke ønsker å tilføre nye ressurser til formålet, tas av samme ressurser som stilles til rådighet for forvaltningsrevisjon. Det vil derfor være nødvendig å foreta en løpende prioritering mellom disse to formålene før bestilling av prosjekter. Det kan være hensiktsmessig at myndighet til å gjøre denne prioriteringen legges til kontrollutvalget. 6 Jf. kommunelovens 80 første ledd siste punktum. Jf. 80 andre ledd. 8 Jf. kommunelovens 80 tredje ledd. 7 11

12 1.3 Rapportering Revisjonen rapporterer løpende til kontrollutvalget om hvert enkelt gjennomført prosjekt. Kontrollutvalget legger disse løpende fram for kommunestyret. Det forutsettes at det for felles prosjekter mellom flere kommuner kan rapporteres i én felles rapport der dette er hensiktsmessig. 12

13 2 Eierskap og eierstyring i Malvik kommune Kommunestyret vedtok i sak 50/10 en eierskapsmelding. Denne meldingen omfatter kommunale aksjeselskap hvor kommunen er 100 % eier. Dette gjelder Malvik Næringsbygg AS og Malvik Næringsutvikling AS. I forbindelse med forvaltningsrevisjonsrapport om Interkommunalt samarbeid som ble behandlet av kommunestyret i mai 2011, ble det gitt anbefalinger fra revisjonen om at eierskapsmeldingen ble benyttet som basis for andre typer selskaper og samarbeidsformer. Det ble i 2012 opprettet et eget eierskapssekretariat med følgende ansvarsområder: - Utvikle kommunens rolle som eier og bestiller - Bindeledd mellom kommunen og du ulike selskap - Eiermøter. Innkalling, gjennomføring og sekretær til eiermøter - Holde seg orientert om selskapenes daglige drift, gjennomgang av styreprotokoller - Andre relevante oppgaver; fortolkning av vedtekter, avtaler, etc. - Revidering av eiermelding 13

14 3 Prioriterte prosjekter for selskapskontroll i planperioden 1. Eierstyring Oppfølging av eierstyringen kommer innenfor den obligatoriske selskapskontrollen og må gjennomføres i valgperioden. Her følger en opp praktiseringen av kommunens eierstyring. Denne kan blant annet inkludere kontroll med praktisering av eierskapsstrategi, rutiner rundt deltakelse i generalforsamlinger og kommunikasjon med selskapene man er eier i. Slik kontroll kan ta utgangspunkt i oppfølgingen av noen enkeltselskaper. Kontrollutvalget har imidlertid signalisert at en oppfølging av kommunestyrevedtak som er gjort i forbindelse med kontroller i TrønderEnergi AS, Malvik Næringsbygg AS og oppfølging av Malvik kommunes engasjement i biogasselskap prioriteres. 2. Kontroll av utvalgte selskaper, i prioritert rekkefølge Ved selskapskontroll av enkeltselskaper der flere kommuner er eiere er det hensiktsmessig å søke å gjennomføre disse i samarbeid. Der kommunen er en liten eier i samarbeid med andre vil prosjekter prioritert i denne listen kun gjennomføres dersom prosjektene også blir prioritert av kontrollutvalgene i andre eierkommuner. Signaler fra andre kontrollutvalg har aktualisert å gi rom for å delta i en eventuell kontroll i forhold til interkommunale selskaper. Prioritering Prosjekt Oppfølging av Malvik kommunes eierstyring, herunder oppfølging av om vedtak etter tidligere selskapskontroller har gitt effekt. Fokus på selvkostprinsippet har prioritet, men andre områder er aktuelle Trøndelag brann og redningstjeneste IKS Involverte selskaper9 Vurderes av kontrollutvalget. Involverte kommuner10 Malvik Innherred Renovasjon IKS Malvik, Selbu,Stjørdal, Meråker,Frosta, Levanger,Verdal, Inderøy og Leksvik. Malvik, Klæbu og Rissa, Leksvik Oppdal, Rennebu, og Trondheim. Trøndelag brann og redningstjeneste IKS 3.1 Utdyping av de enkelte prosjektene Gjennomgående for alle prosjektene som går på konkrete selskaper vil vurdering av selskapenes økonomi og forutsetninger for drift, i tillegg til etterlevelse av lovverk (offentlighet, anskaffelser, likestilling) være aktuelle problemstillinger. Det vil også i de fleste tilfeller være nærliggende å gjøre en vurdering av eiernes rolle. I tillegg kommer problemstillinger spesifikke for de enkelte selskap. I hvert tilfelle vil det være nødvendig med en ytterligere utvelging og spissing av problemstillinger før bestilling av prosjekter. 9 Selskaper i kursiv er ikke underlagt reglene om innsyn i kommuneloven 80. Kommuner i kursiv har ikke Revisjon Midt-Norge IKS som revisor

15 3.1.1 System og praksis for eierstyring Praktiseringen av kommunens eierstyring er viktig. Kontrollutvalget er kjent med at Malvik kommune har vedtatt eierstrategi og eierskapsmeldinger for enkelte selskap. Kontrollen kan blant annet inkludere kontroll med praktisering av eierskapsstrategi, rutiner rundt deltakelse i generalforsamlinger og kommunikasjon med selskapene man er eier i. En viktig del av kontrollen blir å se om vedtak og gjennomføring av vedtak etter tidligere selskapkontroller har forbedret eierstyringen i Malvik kommune Innherred Renovasjon IKS Jf ovenfor under pkt 3.1. Viktig at kontrollutvalget i tilknytning til bestilling har en dialog med rådmannen og/eller eierskapsutvalg, der dette er naturlig. Det er i denne type selskap interessant å se at selskapet skiller klart mellom kostnader og inntekter knyttet til selvkostområdet og andre aktiviteter i selskapet. Dette er et prosjekt det antagelig bare vil være aktuelt å sette i gang dersom flere eiere deltar. Malvik kommune sin eierandel er 14,7 %. Storparten av eierkommunen er fra Nord- Trøndelag og har KomRev Trøndelag IKS som revisjonsselskap. I en eventuell kontroll i forhold til dette selskapet kan det bli behov for avklaring av om kontrollen skal gjennomføres i samarbeid mellom Revisjon Midt-Norge IKS og KomRev Trøndelag IKS Trøndelag brann og redningstjeneste IKS Formålet med selskapet er å ivareta eiernes oppgaver og forpliktelser i henhold til brann- og eksplosjonsvernlovgivningen. Økonomisk representerer selskapet en beskjeden investering for Malvik kommune, men er svært viktig. Selskapet yter samfunnskritiske tjenester på vegne av kommunen og må derfor sies å ha høy samfunnsmessig vesentlighet. Dette er også et prosjekt det antagelig bare vil være aktuelt å sette i gang dersom flere eiere, og da særlig Trondheim kommune, prioriterer dette. Trondheim kommunerevisjon gjennomførte en selskapskontroll i selskapet i Det er viktig at kontrollutvalget i tilknytning til en eventuell bestilling har en dialog med rådmannen og/eller eierskapsutvalg, der dette er naturlig. Kommunens eierandel i selskapet er på 6,5%. 15

16 4 Vedlegg 1: Oversikt over kommunens eierskap (Februar 2014.) Malvik kommune Orgnr Selskapsnavn Type Eierandel Off.h.eid Biblioteksentralen SA SA 0,00% Nei Homla Miljøenergi AS AS 49,00% Nei Innherred Renovasjon IKS IKS 14,70% Ja Interkommunalt Arkiv Trøndelag IKS IKS 2,41% Ja Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS IKS 10,60% Ja Malvik Næringsbygg AS AS 100,00% Ja Malvik Næringsutvikling AS AS 100,00% Ja Norservice Eiendom AS AS 1,60% Nei Revisjon Midt-Norge IKS IKS 10,60% Ja Trondheim Havn IKS IKS 0,01% Ja Trøndelag brann- og redningstjeneste IKS IKS 6,50% Ja TrønderEnergi AS AS 3,28% Ja Oppgitt "eierandel" for foreninger, stiftelser og andre eierløse sammenslutninger representerer dette en beregnet størrelse på interessen i foretaket. Eierandel oppgitt til 0,0 % kan enten bety eierandel lavere enn 0,05 %, ukjent eierandel eller ikke faktisk eierskap. 16

17 Plan for forvaltningsrevisjon Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Malvik kommune /14 Saksbehandler: Arvid Hanssen Arkivkode: 216 Arkivsaknr.: 11/305-8 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret vedtar plan for forvaltningsrevisjon for perioden Kontrollutvalget gis fullmakt til å foreta begrunnede endringer i prioriteringene blant prosjektene som er nevnt i planen. Vedlegg Utkast Plan forvaltningsrevisjon Saksutredning I henhold til Forskrift om kontrollutvalg, 10, skal kontrollutvalget utarbeide en plan for forvaltningsrevisjon, som skal vedtas endelig av kommunestyret. Planen skal utarbeides minimum en gang i løpet av valgperioden, og senest i løpet av andre året i perioden. Plan for forvaltningsrevisjon ble vedtatt av kommunestyret i sak 76/12. Selv om det er tilstrekkelig å utarbeide plan for forvaltningsrevisjon kun én gang i valgperioden, kan det være hensiktsmessig å utarbeide denne planen oftere, gjerne med en 2-årig rullering, slik det er gjort for Malvik kommune siden Hvis ikke kan planen bli på et meget overordnet nivå. Forvaltningsrevisjonsarbeidet har etter hvert blitt en svært sentral del av kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunal sektor. Det er derfor viktig at kontrollutvalget bruker plan for forvaltningsrevisjon som et redskap for å utøve en mest mulig målrettet og effektiv tilsynsfunksjon i kommunen, i tråd med kommunestyrets signaler. De totale ressurser som Malvik kommune har til disposisjon for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll er i underkant av 600 timer per år. Dette tilsier at det kan gjennomføres anslagsvis 1-2 forvaltningsrevisjonsprosjekt per år, hvis det samtidig skal gjennomføres selskapskontroll. Med disse forutsetningene kan det påregnes at inntil 3 prosjekt blir gjennomført i planperioden Det er derfor viktig å finne frem til noen få viktige fokusområder i den endelige planen. Arbeidet frem mot forslag til plan for forvaltningsrevisjon i Det er ca 2 år siden forrige rullering av plan for forvaltningsrevisjon. Det er ikke utarbeidet ny overordnet analyse av den kommunale virksomheten som grunnlag for rullering av planen, men utvalget har benyttet analysen som ble utarbeidet i 2012 som bakgrunnsmateriale. 17

18 Kontrollutvalget hadde en innledende diskusjon og foretok foreløpige prioteringer av kontrollområder i sak 36/14 i møte Sekretariatet har lagt disse prioriteringene til grunn ved utarbeidelse av utkast til plan for forvaltningsrevisjon for Kontrollutvalget må foreta de endelige prioriteringer som gjøres i utkast til plan som foversendes kommuestyret. Planen er vedlagt og inneholder flere områder for forvaltningsrevisjon enn det er mulig å få gjennomført i løpet av 2 år. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat legger herved frem forslag til plan for forvaltningsrevisjon for Malvik kommune for Etter at kontrollutvalget har behandlet planen legges saken frem for kommunestyret, som vedtar de endelige prioriteringene for forvaltningsrevisjonsarbeidet for Dersom det over tid oppstår forhold som gjør at prioriterte prosjekter blir uaktuelle, er det en fordel om kontrollutvalget har mulighet til å prioritere andre prosjekt i planen. For å gjøre saksbehandlingen så smidig som mulig foreslår sekretariatet at kontrollutvalget ber kommunestyret om fullmakt til å foreta begrunnede omprioriteringer i planen, dersom utvalget finner dette formålstjenlig. 18

19 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON FORVALTNINGSREVISJON Malvik kommune Utkast til kontrollutvalgets møte

20 1 Om forvaltningsrevisjon I henhold til kommuneloven 77 er kontrollutvalget ansvarlig for å påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Dette innebærer et ansvar for kontrollutvalgene, for at følgende oppgaver utføres: o o o regnskapsrevisjon forvaltningsrevisjon selskapskontroll Forvaltningsrevisjonens innhold er utdypet i forskrift om revisjon 7 første ledd: Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Herunder om a) forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, b) forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området, c) regelverket etterleves, d) forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, e) beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav f) resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets eller fylkestingets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. Forvaltningsrevisjonen er med andre ord et viktig verktøy for kommunens øverste politiske organ for å føre tilsyn og kontroll med kommunens totale forvaltning og de resultater som oppnås. 1.1 Utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon Kommunestyret er oppdragsgiver for forvaltningsrevisjonen. For å sikre at den revisjonen som utføres er i tråd med kommunestyrets ønsker og behov, skal dette i følge kontrollutvalgsforskriften 10 vedta en egen plan for forvaltningsrevisjon, hvor det angis prioriteringer for en gitt periode: 10. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Denne planen er utarbeidet for perioden Kontrollutvalget vil underveis i perioden eventuelt vurdere om det må gjøres omprioriteringer, eller om planen må oppdateres. 20

21 Denne planen er basert på dokumentet overordnet analyse, utarbeidet av Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS. 1.2 Gjennomføring av forvaltningsrevisjonene Kommunens revisor er Revisjon Midt-Norge IKS. De vil stå for den praktiske utføringen av forvaltningsrevisjonsprosjektene. Prosjektene utføres i tråd med kommuneloven 78, forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner og RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon vedtatt av Norges Kommunerevisorforbund. Kontrollutvalget vedtar med bakgrunn i planen mer konkrete bestillinger av prosjekter, og følger opp disse overfor revisjonen. Kontrollutvalget gis anledning til å fravike planen, dersom de finner det nødvendig. I så tilfelle rapporteres det om eventuelle endringer til kommunestyret. 1.3 Oppfølging og rapportering I tråd med forskrift om revisjon 8 skal revisor rapportere fortløpende til kontrollutvalget om resultater av gjennomført forvaltningsrevisjon. Videre er kontrollutvalget tillagt ansvar for å rapportere om sitt arbeid til kommunestyret. Kontrollutvalget legger normalt rapport for det enkelte prosjekt fortløpende frem for kommunestyret. 21

22 2 Prioriterte områder i planperioden Her angis prioriterte områder for forvaltningsrevisjon, med forslag til mulig innretning på prosjektene. Prosjektene er vurdert på bakgrunn av risiko- og vesentlighetsvurderingene i den overordnede analysen. Det er prioritert totalt 4 prosjekter og det er satt opp ett uprioritert prosjekt i denne planperioden. Det er i prioriteringene tatt hensyn til områder der det har vært gjennomført lite forvaltningsrevisjon i tidligere år, hvorvidt forvaltningsrevisjon anses å være et godt virkemiddel til å forbedre kvaliteten på området og eventuelle signaler fra politisk hold om hvor det er ønskelig med mer kunnskap. Utdypingene av innretning må ses på som eksempler på muligheter, ikke et bindende forslag til gjennomføring av prosjektene. Område Eiendomsforvaltning i Malvik kommune Her er det alternative vinklinger: 1 Prosjektet må gi en oversikt over eiendomsmassen Malvik kommune eier og hvordan denne forvaltes. Aktuelle spørsmål kan være om kommunen har riktig eiendomsmasse og om den blir utnyttet på riktig måte. Har kommunen gode formålsbygg? Finnes det muligheter for alternativt bruk, sett i forhold til kommunens ansvarsområder, muligheter for inntjening og utnyttelsesgrad? Videre kan det være aktuelt å kartlegge/gi en oversikt over vedlikeholdsbehov og vurdere om man klarer å opprettholde standarden på kommunale bygninger. Økonomisk sosialhjelp. 2 Tjenesten er lagt inn under NAV. Sosialtjenesten skal forebygge sosiale problemer og hjelpe personer som har kommet i en vanskelig livssituasjon. Aktuelle innfallsvinkler i et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på økonomisk sosialhjelp i Malvik kan være flere. Et eksempel kan være å se på saksbehandlingen, organiseringen og driften av tjenesten for å sikre at tilbudet drives i henhold til lov og forskrifter, statlige forventninger, kommunale vedtak og tjenestens egne målsettinger for sin virksomhet. Formålet er å bidra til at brukere i Malvik kommune får gode tjenester, at tjenestene fungerer best mulig med vekt på likebehandling og riktig hjelp til rett tid. Utvikling av kostnader og årsaken tilendringer i utbetalinger kan også være aktuelt å ta med som en del av prosjektet. NAV reformen innebar en betydelig omlegging, der både kommunal og statlig virksomhet er samlet under en felles paraply. For kommunen er det først og fremst sosialtjenesten som er innlemmet i samarbeidet. 22

23 Tilpasset opplæring og spesialundervisning i Malvik kommune. 3 Prosjektet må ta sikte på å gi en tilbakemelding på praksis for tildeling, oppfølging og rapportering av spesialundervisning herunder om dette gjøres i tråd med lovverket. Videre må gjennomgangen peke på mulige årsaker til at Malvik kommune bruker en større del enn mange kommuner til spesialundervisning. Miljøsatsningen i Malvik kommune 4 Miljø er et tema som kommer mer og mer på dagsorden, både for den enkelte innbygger og for private og offentlige virksomheter. En felles målsetting har vært å leve og drive en virksomhet ut fra prinsippet om bærekraftig utvikling. En forvaltningsrevisjon kan bidra til å sette miljøperspektivet på dagsorden i Malvik kommune i større grad. Økt miljøbevissthet hos den enkelte ansatte er viktig. Følgende område foreslås som aktuelt for forvaltningsrevisjon, men er ikke prioritert i planen. Dersom endringer i forutsetninger gjør noen av de ovennevnte prosjekter mindre aktuelle å gjennomføre kan uprioritert prosjekt være aktuelt å gjennomføre i perioden. Kontrollutvalget har gjennom vedtak i saken fullmakt til å ompriorotere. (Forutsetter at kommunestyret vedtar innstillingen) Område Omdømme og omdømmebygging i Malvik kommune. Et godt omdømme er viktig for enhver kommune som vil tiltrekke seg nye arbeidsplasser og innbyggere. Ved å fremstå som en attraktiv og god kommune å bo i vil Malvik kommune skape utvikling og et livskraftig miljø. I denne sammenhengen er det viktig at kommunene har et godt omdømme og har tillit både hos kommunes innbyggere og i regionen. Omdømme kan enkelt defineres som bilde folk har av kommunen. For å skape og opprettholde et godt omdømme er det viktig å ha fokus på hvordan kommunen fremstår og på hvilken måte kommunen profilerer seg utad ikke minst i forhold til brukerne av kommunens tjenester. Mediastrategi, hvordan politikere og ansatte omtaler sin arbeidsplass/kommune og hvordan kommunen markedsfører seg selv, er viktige forhold med å skape et godt omdømme. Et forvaltningsrevisjonsprosjekt knyttet til omdømme kan rettes mot å se på hva kommunen har gjort, og eventuelt kan gjøre for å bygge et godt omdømme å skape tillit. Dette gjelder overfor egne innbyggere, potensielle nye innbyggere og næringsaktører. Det kan også være aktuelt å kartlegge hvilket bilde innbyggere i Malvik og folk utenfor kommunen har av Malvik kommune. Rammene for prosjektet må sees opp mot ressursene en eventuelt ønsker å bruke. 23

24 Referatsaker til kontrollutvalgets møte Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Malvik kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 043/14 Arvid Hanssen 033, &17 14/138-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Vedlegg Skal vurdere habiliteten i god tid - Kommunal rapport no Bernt svarer - Kan ikke nekte å stemme Referat møte i kommunesektorens etikkutvalg september 2014 Stadfester avfallsprinsipp Revisjon Midt-Norge IKS - omtale i Kommunerevisoren nr Bernt svarer, kan ikke avfeie opplysninger som kommer sent Saksutredning 1. Orientering fra samling for kontrollutvalg på Tiller Per-Arild Lyng og Gunnar Lohse deltok fra kontrollutvalget. 2. Vurdering av habilitet, utdrag Kommunal rapport Kan ikke nekte å stemme i politiske utvalg, utdrag Kommunal Rapport Møtereferat fra etikkutvalget i KS. 5. Prinsipp for fordeling kostnader til avfallshåndtering. 6. Kan ikke avfeie opplysninger som kommer sent, utdrag Kommunal Rapport,

25 22/9/2014 Bernt: Skal vurdere habiliteten i god tid Publisert på kommunal-rapport.no ( Bernt: Skal vurdere habiliteten i god tid Av Kommunal Rapport [1] 22. september :09 Forfatter(e): Kommunal Rapport [1] Ingress: Administrasjonen kan ikke lene seg tilbake og si at det er opp til politikerne å finne ut av habilitetsspørsmål, påpeker jussprofessor Jan Fridthjof Bernt. Spørsmål Administrasjonen i kommunen visste at varaordføreren hadde eierinteresser i et selskap som skulle få et oppdrag til 3,2 millioner kroner. Dette fortalte de ikke til politikerne [2]. «Politikerne må selv begrunne og avklare egen habilitet overfor organet som skal treffe avgjørelsen», er administrasjonens forklaring. Er dette god saksutredning? Dessuten: I protokollen står det ikke noe om hvorfor varaordføreren ba om å bli kjent inhabil da saken kom til behandling. Bør slike årsaker noteres i møteprotokollen? Bernt svarer Forvaltningslovens regler om inhabilitet er ikke helt enkle å finne fram i for den uinnvidde. I 8 [3], første setning, står således en underlig bestemmelse som fra tid til annen skaper forvirring: «Tjenestemannen avgjør selv om han er ugild.» Bestemmelsen gjelder, som alle reglene om inhabilitet i forvaltningsloven, også for folkevalgte. Men de fleste skjønner nok at dette er en helt misvisende formulering, og det som skal stå er at «Tjenestemannen har plikt til selv å vurdere om han er inhabil», og dette er også utgangspunktet for denne saken, der varaordføreren selv reiste spørsmålet. I 8 andre avsnitt, første setning, fastsettes det at avgjørelsen av om en folkevalgt er inhabil, treffes av det kollegiale organet selv. I samme paragrafs tredje avsnitt, første setning, har vi en regel om at «Medlem [av kollegialt organ] skal i god tid si fra om forhold som gjør eller kan gjøre ham ugild». Her kan det se ut som om varaordfører har forsømt seg. Poenget med denne regelen er at det skal være mulig å få en juridisk vurdering av inhabilitetsspørsmålet i god tid før det skal holdes møte i det kollegiale organet, og til å innkalle varamedlem som kan steppe inn om man kommer fram til at det foreligger inhabilitet. Det må være helt klart at da kan ikke administrasjonen lene seg tilbake og si at dette er det opp til politikerne å finne ut av. En sentral begrunnelse for denne regelen er at administrasjonen skal få mulighet til å oppfylle sitt ansvar for å utrede rettslige og faglige spørsmål i forkant av møte i folkevalgt organ. Men selv om spørsmålet om inhabilitet ikke er reist før møtet, må administrasjonen reagere hvis den ser at dette kan bli et tema, og sørge for å få avklart inhabilitetsproblemet så godt som mulig. Dette er ikke et spørsmål som den enkelte folkevalgte, eller det folkevalgte organet, har rådighet over; ansvaret for å undersøke og utrede inhabilitet følger av administrasjonens ansvar for /2

26 22/9/2014 Bernt: Skal vurdere habiliteten i god tid forsvarlig saksutredning og for at lover og regler følges. Det er en klar tjenestefeil hvis man i en slik situasjon legger til grunn at man bare kan vise til at «Politikerne må selv begrunne og avklare egen habilitet overfor organet som skal treffe avgjørelsen» Møtebok for et folkevalgt organ behøver ikke være noe mer enn en ren vedtaksprotokoll. Av det følger at det ikke er nødvendig å protokollere begrunnelsen for at varaordføreren fratrådte som inhabil. Men det er klart uheldig hvis det ikke framgår, verken av saksforelegg fra administrasjonen eller av protokollen, hvorfor han eller hun var inhabil, så dette bør opplyses i møteboken selv om det ikke er rettslig plikt til det. Det enkelte medlem vil i alle fall kunne be om at det blir protokollert en stemmeforklaring der det framgå hvorfor han eller hun mener varaordføreren var inhabil. Hovedbilde: bernt3_0_0_0_1_0_0_0_0.jpg [4] Jan Fridthjof Bernt, professor emeritus ved Universitetet i Bergen. Bernt har utgitt en rekke bøker innen blant annet forvaltningsrett og kommunalrett. Han ledet det offentlige utvalget som ledet fram til en kraftig fornying av kommuneloven i Bernt har også stor kunnskap om blant annet offentlighetsloven og forvaltningsloven. Spalten Bernt svarer publiseres hver mandag på Kommunal-Rapport.no. Spørsmål kan sendes til redaksjon@kommunal-rapport.no [5]. Kanal: Nett Flere artikler om Bernt svarer [6] Kilde-URL: artikkel/bernt_skal_vurdere_habiliteten_i_god_tid Lenker: [1] [2] [3] 8 [4] [5] mailto:redaksjon@kommunal-rapport.no [6] /2

27 Bernt svarer: Kan ikke nekte å stemme Lokalpolitikere kan ikke la være å stemme i en votering, understreker jussprofessor Jan Fridthjof Bernt. Av Kommunal Rapport 7. oktober :22 Fakta Jan Fridthjof Bernt, professor emeritus ved Universitetet i Bergen. Bernt har utgitt en rekke bøker innen blant annet forvaltningsrett og kommunalrett. Han ledet det offentlige utvalget som ledet fram til en kraftig fornying av kommuneloven i Bernt har også stor kunnskap om blant annet offentlighetsloven og forvaltningsloven. Spalten Bernt svarer publiseres hver mandag på Kommunal-Rapport.no. Spørsmål kan sendes til redaksjon@kommunal-rapport.no. Spørsmål 1. I en komite valgte tre partier ikke å stemme i en sak. Kommunen har tidligere praktisert at partier ikke stemmer, men er usikker på om representantene har anledning til å avstå fra å stemme. Gjelder stemmeplikten i alle typer saker, eller kan medlemmer i folkevalgte organer avstå fra å stemme når det ikke treffes realitetsvedtak? 2. Ved stemmelikhet blir som kjent møteleders dobbeltstemme avgjørende, jf kommunelovens 35 nr. 1. Avgir møteleder automatisk dobbeltstemme - eller kan vedkommende velge å bare anvende én stemme? Bernt svarer 1. Stemmeplikt gjelder alle voteringer, jf. kommuneloven 40 nr. 2 - «avstemninger». Og ved avgjørelsen om det er tilstrekkelig flertall for et vedtak, skal det tas utgangspunkt i hvor mange medlemmer som var til stede under avstemningen, og da slik at såkalt blank stemme anses som en stemme mot vedtaket. 2. Den såkalte dobbeltstemme er ikke noe møteleder «bruker». Betegnelsen er misvisende, det er jo ikke tale om dobbelt stemme. Det som står i loven 35 nr. 1, er ganske enkelt at ved stemmelikhet er møteleders stemme avgjørende. Vi må ha et vedtak, og hvis det ikke er noe flertall, bruker vi denne regelen, jf. 38 siste setning om valg og tilsetting, der det likeledes står at «Ved stemmelikhet avgjøres ansettelse av møtelederen, mens valg avgjøres ved loddtrekning.» Det betyr at ved skriftlig avstemning i en tilsettingssak, skal møteleder opplyse hvordan han eller hun har stemt etterpå, og det er ikke anledning til å ombestemme seg eller la være å fortelle dette. 27

28 Fra: Lise Spikkeland Dato: Til: Kommunesektorens etikkutvalg Saksnummer: 11/ Kopi til: Kjell-Torgeir Skjetne Referat møte i kommunesektorens etikkutvalg september 2014 Sak 9/14 Etikk og korrupsjonsforebygging i norske kommuner Tor Dølvik fra Transparency International og Lise Spikkeland, KS innledet om erfaringer fra prosjektet «Åpenhet, integritet og antikorrupsjon i kommunesektoren» Momenter fra diskusjonen: - Om «samrøre» i lokalpolitikken hvor vennskap og kjennskap mellom kommunens ledelse og kontrollutvalgets betydning, herunder etikkutvalgets tidligere anbefaling om at leder bør være fra opposisjonen. - Leder har ansvar for å utvikle en verdibasert kultur, som også gjør seg gjeldende i hverdagen, slik at ansatte ikke bare gjør det de er pålagt men det man mener er riktig! - Kommunen som eier av selskap kan ikke blande seg bort i deres beslutninger, kommunen/kommunestyret har likevel et ansvar for at det ønsker som eier blir forvaltet i selskapets praksis - Få kommuner vet hvor de er når det gjelder forvaltningspraksis, hvor er de ift «høy etisk standard? Finnes verktøy som kan brukes for å si noe om det? Kommunekompasset! Der måles kommunene mot 8 forvaltningsområder, i alle disse kan en legge inn etikkdimensjonen - Verdibasert kultur; hvilke verdier, hvem definerer verdiene kommunen eller den enkelte? Eller etikkutvalget? - Min erfaring er at bedriftene har fokus på det, kanskje større enn mange kommuner, vi har stor fokus på det, smalere ansvar så det er lettere - Hvis vi ikke får det inn i kulturen er vi tapt, rapportering (alene) har aldri hjulpet oss - Utfordring ift prinsippet om «likebehandling»; press kan gjøre at man prioriterer annerledes enn man ellers hadde gjort, feks trykk fra media som gjør at en kommer med andre prioriteringer «for å få fred». - Etikk og kultur skapes av materielle forhold, blant annet regler noe som forteller folk hva som er rett og galt - Sykehjem som er satt ut til private etter anbud, gjelder kommunens etisk regelverk for ansatte der? For eksempel regler rundt det å motta gaver? - Utfordringer knyttet til at mange tjenester settes ut av det offentlige, til en sfære som er mer uklar. Spesielt utfordrende når det gjelder lovpålagte tjenester Det ble ikke fattet noe vedtak i saken Sak 10/14 Innspill fra etikkutvalget til: o KS Folkevalgtprogram o Kommunelov er det utfra etiske problemstillinger folkevalgte møter behov for klarere rammebetingelser 28

29 Fagsjef i KS Dag-Henrik Sandbakken innledet om planer for utvikling av KS Folkevalgtprogram (FVP) for perioden FVP tenkt som en håndbok i det å være lokalpolitiker. KS inviterer alle landets folkevalgte til 2 dagers samling like i etterkant av valget samt mulighet for 2 ekstra folkevalgdager med selvvalgt skreddersydd tema senere i perioden. Kommunelovutvalget skal innen levere utredning til ny helhetlig kommunelov, et av medlemmene er fra KS advokatene og KS har en egen referansegruppe som bistår i dette. Aktuelle tema i kommuneloven er for eksempel; åpenhet innsynsrett og åpne møter, parlamentarisme og offentlighet, rapporteres det godt nok på etisk standard? Behov rundt den kommunale egenkontrollen, habilitet, valgbarhetsbestemmelser, kommuneloven i lys av internasjonale avtaler Momenter fra diskusjonen på begge tema - Grenseoppgangen mellom folkevalgtes ombudsrollen og korrupsjon - Spenning mellom ytringsfrihet og lojalitet for ansatte i kommunen - Spørsmål rundt parlamentarisk styrte kommuner og offentlighet i byrådets forberende arbeid (bl.a. byrådsnotater). Problematisk at offentlighetsloven ikke håndterer dette godt nok i dag. - Etiske problemstillinger bør stå helt sentralt i FVP - Folkevalgte i ny periode ivrer etter å komme i gang, men «arver» vedtak fra forrige kommunestyre, og kanskje et annet politisk flertall. Må tidlig få vite hvordan de kan få i gang en «sak» - Gjennom FVP bidra til å få opp en diskusjon i kommunestyre «hvordan vil vi ha det hos oss?» - Ad kommuneloven; åpenhet er viktigste tiltak mot misligheter - Bør kommuneloven so noe om regler rundt statlig kontroll av kommunesektoren? - Dagens kommunelov preget av at mye er kommet inn stykkvis og delt. Det bør bli en bedre sammenheng mellom målformuleringer og det det rapporteres på. - Begrepet «Omdømme» - kanskje bedre å bruke tillit. Kan hensynet til omdømme bidra til å skjule feilene? - Hvilken betydning har kommunelovens formålsparagraf? Jfr «tillitsskapende forvaltning og høy etisk standard» KS v/ Dag-Henrik Sandbakken, tok med seg innspillene som kom inn under debatten i sitt videre arbeid Det ble ikke fattet noe vedtak i saken Sak 11/14 Utvalgets evaluering av eget arbeid/oppfylling av mandat og anbefalinger Et eget notat oppsummerer diskusjonen om utvalgets vurderinger og anbefalinger. Sak 12/14 Etikkarbeidet i Trondheim kommune Janne Hafskjær, jurist og seniorrådgiver i rådmannens fagstab i Trondheim kommune, presenterte «Erfaringer fra Sør-Trøndelag. Fagreiser i regi av STPO». Presentasjonen følger vedlagt. Diskusjon og spørsmål Avrunding Neste og siste møte avholdes 18. november fra kl :30 i Kommunens Hus. Følgende saker settes på kart: - Anbefalinger fra etikkutvalget rundt etiske retningslinjer i kommunene - Notat om etikkutvalgets arbeid med utgangspunkt i diskusjon i utvalget september - Tematikken «høy etisk standard» - hva innebærer det? Drøftes bl.a. med utgangspunkt i kommuners praksis med rapportering på etikkarbeid i årsberetningene 29

30 Stadfester avfallsprinsipp Pressemelding, Klima og Miljødepartementet I dag fastsett Klima- og miljødepartementet ny forskrift om avfall som skal sikre at kommunale avfallsgebyrer ikkje nyttast til å subsidiere kommersiell avfallshandtering. - Eg meiner det er viktig at vi skjermar norske hushald mot ei skjult avgift. Det er eit viktig prinsipp at kommunale gebyr berre skal dekke dei faktiske kostnadane ved tenestene. Det er dette prinsippet vi på nytt har stadfesta i dag, seier klima- og miljøminister Tine Sundtoft. Avfallshandsaminga i Noreg skil mellom hushaldsavfall og næringsavfall. Hushaldsavfallet er avfall frå private hushald, og kommunane har monopol på handtering av dette avfallet. Kommunane har rett til å krevje avfallgebyr frå hushalda, men gebyret kan ikkje overstige dei faktiske kostnadene. Dette er sjølvkostprinsippet. Næringsavfall er konkurranseutsett og handteringa skjer på kommersielle vilkår. Fleire kommunar har avfallsanlegg som også nyttast til å ta handtere avfall frå næringslivet. Dersom desse kommunane aukar avfallsgebyra som betalast av hushalda for å kunne konkurrere i marknaden for næringsavfall er det eit problem. EFTA sitt overvakingsorgan (ESA) har funne at dei norske reglane ikkje var tydelege nok til å forhindre ulovleg kryssubsidiering. For å sikre at det ikkje førekjem praksis i strid med EØS-avtalen foreslo ESA tiltak overfor Noreg. Forskrifta syte for at norsk regelverk harmonerar med EØS-avtalen. - Prinsippet om at gebyra ikkje kan setjast høgare enn dei faktiske kostnadene må vi halde fast ved. Innbyggjarane skal ikkje sponse kommunane si næringsverksemd, seier Sundtoft. Forskriften stadfestar at felleskostnadar for handtering av hushaldsavfall og næringsavfall skal fordelast forholdsmessig. Miljødirektoratet skal gjennom ein open prosess utarbeide ein vegleiar for utrekning av avfallsgebyr, og mellom anna sjå på korleis forholdsmessig skal forståast. - Vi har trua på lokalt sjølvstyre. Kommunane fastset sjølv avfallsgebyra, og skal då sjølv argumentere for å tolke forholdsmessig innanfor dei overordna retningslinjene, seier Sundtoft. 30