FORETAKSMØTE, DEN 9. OKTOBER 2008 INNKALLING NORDLANDSSYKEHUSET HF

Transkript

1 Saksbehandler: Karin Paulke, tlf Vår dato: Vår referanse: Arkivnr: Vår referanse må oppgis ved alle henvendelser Deres dato: Deres referanse: Styret i Nordlandssykehuset HF Direktøren i Nordlandssykehuset HF Revisoren i Nordlandssykehuset HF FORETAKSMØTE, DEN 9. OKTOBER 2008 INNKALLING NORDLANDSSYKEHUSET HF Under henvisning til bestemmelsene i Lov om helseforetak kapittel 5 16, 17, 18 og 19, samt stiftelsesprotokoll for Nordlandssykehuset HF 10, innkalles til foretaksmøtet for Nordlandssykehuset HF på torsdag, den 9. oktober 2008 kl Møtet avvikles som videomøte i Helse Nord RHF s lokaler i Bodø. Til behandling foreligger følgende saker: Sak : Godkjenning av innkalling Sak : Godkjenning av saksliste Sak : Valg av representant til å underskrive protokollen sammen med møteleder Sak : Det barnemedisinske tilbudet i Helse Nord Sak : Konsernbestemmelser for håndtering av forholdet til gaver, stiftelser, legater og fond Nordlandssykehuset HF Med henvisning til helseforetakslovens 17 gjøres spesielt oppmerksom på at styreleder og daglig leder skal være til stede i foretaksmøtet. Ved forfall skal det utpekes stedfortreder. Fullmakt legges frem ved møtestart. Vennlig hilsen Bjørn Kaldhol /s/ Styreleder Lars Vorland adm. direktør Vedlegg: Kopi: Foretaksmøtesak Det barnemedisinske tilbudet i Helse Nord Foretaksmøtesak Konsernbestemmelser for håndtering av forholdet til gaver, stiftelser, legater og fond Nordlandssykehuset HF Riksrevisjonen, Postboks 8130 Dep, 0032 Oslo Postadresse: Besøksadr.: Telefon: Telefax: Helse Nord RHF Sjøgata Epost: postmottak@helse-nord.no 8038 BODØ Organisasjonsnummer:

2 Saksbehandler: Trude Grønlund, tlf FORETAKSMØTESAK Vår dato: Vår referanse: Arkivnr: Vår referanse må oppgis ved alle henvendelser Deres dato: Deres referanse: DET BARNEMEDISINSKE TILBUDET I HELSE NORD Møtedato: 9. oktober 2008 En arbeidsgruppe utredet i 2007 det pediatriske tjenestetilbudet i landsdelen, og gruppen leverte rapporten Tjenestetilbudet til barn i Helse Nord rapport fra arbeidsgruppe, den 13.desember Styret i Helse Nord RHF behandlet saken i styremøte, den 14.mai 2008, jf. styresak Det barnemedisinske tilbudet i Helse Nord. Styret fattet følgende enstemmige vedtak: 1. Styret for Helse Nord slutter seg i hovedsak til rapportens anbefalinger. 2. Faglige krav og tiltak, inkludert undersøkelse av nyfødte og retningslinjer for nyfødtmedisin, skal gjennomføres i tråd med rapporten og premissene i saksutredningen for områdene medisinske og sykepleiefaglige prosedyrer. Veiledende kriterier for hvilke barn som bør behandles på/overflyttes til barneavdeling, jfr. rapportens vedlegg 6.2. skal legges til grunn for lokalsykehusenes praksis. Medisinsk systemansvar ved sykehus uten barnelege skal ivaretas i tråd med rapportens pkt Styret forutsetter at både helseforetakene og RHF-et bidrar til tilrettelegging for rekruttering og videreutdanning av helsepersonell. Faglig kvalitetssikring og utviklingsarbeid samt forskning skal fremmes gjennom de ordinære budsjettprosesser. Fagmiljøet må samhandle om kompetansebygging, prosedyreutvikling samt forskning og fagutvikling, slik at tjenestetilbudet til barn utvikles som en helhet og mindre som enkeltavdelinger. 4. Elektiv kirurgi på barn under to år skal som hovedregel kun utføres ved Universitetssykehuset Nord-Norge Tromsø og Nordlandssykehuset Bodø. 5. Det etableres en regional perinatalkomité, slik angitt i rapporten. Kostnader til sekretærfunksjon vurderes under behandling ab budsjett for Dagbehandling og ambulerende virksomhet bør stimuleres, der dette er faglig ønskelig og forsvarlig. 7. Gjennomføring av krav til retningslinjer etc. som følge av denne styrebehandling behandles i foretaksmøte for helseforetakene. Punkt 7 i vedtaket viser til at de krav til retningslinjer som følger av saken skal behandles i foretaksmøte for helseforetakene.

3 De faglige krav og retningslinjer omtalt i vedtakets pkt. 7 gjelder følgende områder: 1) Barn som innlegges ved lokalsykehus. 2) Veiledende kriterier for hvilke barn som bør behandles på/overflyttes til barneavdeling, jfr. vedlegg 1. 3) Faglige krav til undersøkelse av nyfødte og retningslinjer for Nyfødtmedisin. 4) Ivaretakelse av medisinsk systemansvar ved sykehus uten barnelege, jfr. notat i vedlegg 2. Disse faglige krav og retningslinjer skal legges til grunn for lokalsykehusenes praksis: Faglige krav for behandling av barn ved lokalsykehus uten barneavdeling: 1. Medisinske prosedyrer skal være i henhold til nasjonale standarder. Norsk barnelegeforening har gitt ut Veileder i generell pediatri (2006) og Veileder i akutt pediatri (2007). Disse veilederne er utfyllende og det anbefales at de benyttes på alle lokalsykehus/barnestuer i Helse Nord, som har ansvar for behandling av barn etter nyfødtperioden. 2. Det bør etableres et nærmere samarbeid mellom lokalsykehusene og de tre barneavdelingene (se over vedrørende medisinsk faglig rådgiving). 3. Pleiepersonell som er ansatt på lokalsykehus/barnestuer bør få tilbud om hospitering ved barneavdelinger i Helse Nord. 4. Sykepleiefaglige prosedyrer for barn skal være tilgjengelig på lokalsykehus. 5. Vi anbefaler at man på alle lokalsykehus følger Veiledende kriterier for hvilke barn som bør behandles på/overflyttes til barneavdeling, se sakens vedlegg 1. Faglige krav til undersøkelse av nyfødte og retningslinjer for Nyfødtmedisin: Medisinske prosedyrer for barsel-/nyfødtmedisin skal være i henhold til UNN sin metodebok i Nyfødtmedisin, justert versjon Det skal gjennomføres regelmessig trening i resuscitering av nyfødte, se vedlegg 6.3 Nyfødtundersøkelsen skal være i tråd med anbefalinger i Metodebok i Nyfødt-medisin. På fødeavdeling med gynekolog vil det i all hovedsak være gynekolog som har ansvar for å gjøre/organisere nyfødtundersøkelsen. Hvis det ikke er kyndig personell som kan gjøre dette, bør man involvere annet helsepersonell (indremedisiner eller dedikert allmennpraktiker i kommunen). I de perioder der barnelege ambulerer til lokalsykehus, er det naturlig at barnelegen gjør denne undersøkelsen. Saken legges nå fram for foretaksmøtet i Nordlandssykehuset HF. Foretaksmøtet i Nordlandssykehuset HF inviteres til å fatte følgende vedtak: 1. Sykehusene i Nordlandssykehuset HF skal legge til grunn en praksis i henhold til de i saken omtalte faglige krav og retningslinjer. 2. Elektiv kirurgi på barn under to år skal som hovedregel kun utføres ved Universitetssykehuset Nord-Norge Tromsø og Nordlandssykehuset Bodø. Bodø, den 1. oktober 2008 Lars Vorland Adm. direktør

4 Vedlegg: 1 Veiledende kriterier for hvilke barn som bør behandles på barneavdeling 1. Syke nyfødte - Evt. oppstart av antibiotika lokalt 2. Barn med kreft/mistanke om kreft - Evt. oppstart av antibiotika lokalt 3. Barn < 6 måneder - Symptomer er vagere enn hos eldre barn, klinisk forverring kan skje fort - Ved helt banale luftveisinfeksjoner og uten behov for ekstra O 2 kan behandling/observasjon starte på lokalsykehus. Overflyttes ved behov. 4. Akutt alvorlig syke barn (mistanke om sepsis, meningitt, encefalitt, hjertefeil, alvorlig dehydrering etc.) - Stabiliseres lokalt før overflytting 5. Barn med mistanke om akutt bakteriell osteomyelitt/artritt - Utfordrende diagnostikk, evt. langvarig behandling 6. Barn med nyoppdaget diabetes mellitus/ketoacidose 7. Barn med uavklarte nevrologiske symptomer og behov for innleggelse 8. Barn med akutt respirasjonsbesvær og behov for O 2 over mer enn en kort periode 9. Barn med forventet varighet av innleggelse > 3-4 dager - Disse barna har krav på skolegang/lekemuligheter som vanligvis ikke kan tilbys utenom barneavdelinger, jfr. Forskrift om barns opphold i helseinstitusjon (ref. 4) - Bruk skjønn 10. Ved tvil om diagnose eller alvorlighetsgrad av sykdom - Alltid telefonisk konferanse med barnelege og lav terskel for overflytting

5 Eksempel på resusciteringsplan for nyfødte fødeavdeling/fødestue Vedlegg 2 Hensikt: Å oppdatere samt vedlikeholde egen og team kompetanse i resuscitering av nyfødte Målgruppe: Gynekologer, jordmødre, barnepleiere, anestesipersonell og annet relevant personell. Grunnlagsinformasjon: Fødeavdelingen/fødestuen har etablert selektering av risikogravide til.. (sykehus) Man vil likevel aldri kunne hindre at nyfødte trenger hjelp like etter fødselen. Ved uforutsette tilfeller er det utarbeidet en resusciteringsplan tilpasset vår enhet. Planen omfatter: - Utvelgelse av risikogravide etter faste kriterier. - Risikofødsler faktorer under svangerskap og fødsel som kan medføre resucitering - Kunnskaper og ferdigheter i resuscutering - Nødvendig utstyr for resuscutering og trening i dette. - Plan for resuscitering hvor avvik dokumenteres og organisering av personell. Trening på resuscitering Praktisk del: Det arrangeres regelmessige øvelser hvor man i team trener på praktiske ferdigheter i resuscitering. Øvelsene utføres hver 2. måned etter fastsatt liste hvor alt personell i fødeavdelingen/fødestue deltar i forhold til sine vakter. I tillegg tilkalles annet aktuelt personell i vakt. Utstyr: Asfyksibord med utstyr Dukke Evt. placenta for innlegging av navlevenekateter Teoretisk del: Generelt om asfyksi, mekoniumaspirasjon, infeksjon, stabilisering/ transport av dårlige nyfødte. I tillegg arrangeres det årlige kurs hvor alle samarbeidspartnere er tilstede. Ansvar: Assisterende avd.jordmor har ansvar for praktisk gjennomføring og tilrettelegging av teoretisk undervisning i avdelingen. Dårlig barn etter fødsel: Risikofaktorer: Tegn til asfyksi patologisk CTG tykt mekonium farget fostervann operative inngrep som vacum, tang, sectio prematuritet. Følgende plan skal følges dersom man kommer i en situasjon med en dårlig nyfødt: Tilkall: Relevant personell Viktige telefonnummer bør være lett tilgjengelig Slå på asfyksibordet Åpne O2 beholderen. Start klokka på asfyksibordet Varme håndduker Slå på kuvøsen

6 BARNET avnavles umiddelbart husk lang navlestump. Tørk av barnet, start resuscitering hvis nødvendig: Se eget flytskjema NB! All resuscitering /behandling av nyfødte gjøres på fødeavdeling/fødestua. Instruksjon /flytskjema for medikamenter bør henge på veggen ved asfyksbordet. Blodprøver/annen utredning: Tas først etter stabilisering av barnet Hb, syre/base, blodsukker, CRP og blodkultur er de vanligste. Evt. rtg thorax og oversikt abdomen. Overflytting av dårlige barn: Overflytting gjøres til UNN/NLSH 1. Kontakt bakvakt (overlege) på Barneavdelingen UNN/NLSH 2. Avklar med barnelegen videre behandling/tiltak 3. Vurdering vedrørende kuvøseteam avgjøres av barnelegen UNN/NLSH som også ordner med bestilling av fly/helikopter 4. Transport uten kuvøseteam: kontakt AMK Tromsø/Bodø slik at alle parter er informert. OBS klare og konsise beskjeder av barnets tilstand. Bør alltid diskuteres med barnelege. HASTEGRAD ANGIS. Behandling i påvente av transport avgjøres individuelt: Det kan være aktuelt med oppstart antibiotika. Husk blodkultur først. Viktig å kontinuerlig observere puls, SaO2, resp frekvens etc. (eget observasjonsark). Send med kopier av: overflyttingsrapport, partogram, svangerskapsjournal, prøvesvar, kurve.

7 Vedlegg 3 Faglig systemansvar Notat medisinsk direktør Fred A. Mürer, Helgelandssykehuset, Dato: Dette notatet belyser ansvarsposisjoner når medisinsk-faglig virksomhet innen ett fagområde er organisert under linjeledelsen i andre fagområder, i andre sykehusenheter etc. og belyser også ansvarsposisjon for medisinsk-faglig rådgiver, tilsynsfunksjon etc. Iflg rundskriv I-9/2002 fra daværende Helsedepartementet vedr. Ledelse i sykehus heter det: 2. Systemansvar/ledelsesansvar og profesjonsansvar Spesialisthelsetjenesteloven 2-3 fastsetter at helsetjenester som tilbys eller ytes i henhold til loven skal være forsvarlige. Etter helsepersonelloven 16 skal virksomhet som yter helsehjelp, organiseres slik at helsepersonellet blir i stand til å overholde sine lovpålagte plikter. Sykehusenes eiere og ledelse har ansvaret for å tilrettelegge virksomheten slik at lovkravene overholdes. Dette kan kalles systemansvar eller ledelsesansvar. Eier/ledelse av sykehus må ansette ledere som er i stand til å ivareta dette ansvaret. Videre: Lederen vil ha et helhetlig ansvar, eller totalansvar, for den enheten vedkommende er satt til å lede. Lederen kan delegere oppgaver og myndighet til å ta beslutninger til andre. Slik delegering innebærer imidlertid ikke at lederen fraskriver seg ansvaret for det aktuelle området. Lederen vil ha det overordnede ansvaret og må påse at de som utfører oppgaver og treffer beslutninger gjør dette på en tilfredsstillende og forsvarlig måte. Lederen beholder full instruksjonsmyndighet over de oppgaver som er delegert, og delegeringen kan helt eller delvis trekkes tilbake. Lederens totalansvar innebærer at vedkommende skal forvalte ressursene enheten er tildelt og tilrettelegge for den virksomheten enheten skal utøve. Lederen må blant annet sørge for at virksomheten i enheten er i samsvar med krav fastsatt i lov eller forskrift og at de helsetjenester som tilbys eller ytes er forsvarlige. Herunder må lederen legge til rette for at alt helsepersonell i enheten kan overholde sine lovpålagte plikter. Det er altså linjeledelsen ved den aktuelle virksomheten som har ansvaret for at helsetjenestene oppfyller forsvarlighetskravet, og også ansvar for å sørge for at tjenestene er organisert slik at kravet oppfylles. Når medisinsk faglig virksomhet innen ett fagområde er organisert i linjeledelsen under andre fagområder, ved andre sykehusenheter etc., vil dette nødvendiggjøre medisinsk-faglig rådgiverfunksjon for å sikre forsvarligheten, og det heter i det samme rundskrivet: 3.3 Medisinskfaglig rådgiver I henhold til spesialisthelsetjenesteloven 3-9 andre ledd skal det utpekes medisinskfaglige rådgivere dersom kravet til forsvarlighet gjør det nødvendig. Eier og ledelse av sykehus må vurdere om kravet til forsvarlighet ivaretas gjennom det styringssystem som er etablert, eller om det er nødvendig med medisinskfaglige rådgivere på ulike nivåer. Dersom det utpekes en medisinskfaglig rådgiver for lederen, skal rådgiveren bidra til å gi lederen et tilstrekkelig beslutningsgrunnlag i saker som gjelder medisinskfaglige spørsmål. Rådgiveren har ingen beslutningsmyndighet i egenskap av å være utpekt som rådgiver. Ofte vil det være hensiktsmessig at rådgiveren har en "stabsfunksjon", jf. for eksempel sjeflegens funksjon.

8 Siden den medisinsk-faglig rådgiveren ikke har beslutningsmyndighet, må det etableres rutiner som sikrer at rådgivingsfunksjonen får den nødvendige innflytelse på det medisinskfaglige området, slik at forsvarligheten ivaretas. Dette må sikres gjennom skrevne prosedyrer der rådgiveren er sentral i utarbeidelsen av disse. Prosedyrene og rutiner for melding og håndtering av avvik, må forefinnes i kvalitetssystemet, og linjeledelsen har ansvaret for at prosedyrene er kjente og følges. Profesjonsansvar for det enkelte helsepersonell: Det enkelte helsepersonell må på sin side kjenne og innrette seg etter de krav som i lov og forskrift stilles til yrkesutøvelsen. Plikten til å oppfylle disse kravene kan kalles profesjonsansvar, og gjelder uavhengig av om helsepersonellet utøver sitt yrke som selvstendig næringsdrivende eller som ansatt i sykehus eller annen virksomhet. Sentralt blant helsepersonells plikter er kravet til forsvarlig yrkesutøvelse, jf. helsepersonelloven 4.

9 Saksbehandler: Ann Elisabeth Rødvei, tlf FORETAKSMØTESAK Vår dato: Vår referanse: Arkivnr: Vår referanse må oppgis ved alle henvendelser Deres dato: Deres referanse: KONSERNBESTEMMELSER FOR HÅNDTERING AV FORHOLDET TIL GAVER, STIFTELSER, LEGATER OG FOND NORDLANDSSYKEHUSET HF Møtedato: 9. oktober 2008 I styresak Konsernbestemmelser for håndtering av forholdet til gaver, stiftelser, legater og fond, som ble behandlet, den 23. september 2008, fattet styret i Helse Nord RHF følgende vedtak: 1. Konsernbestemmelser for håndtering av forholdet til gaver, stiftelser, legater og fond mv vedtas slik de er fremlagt. 2. Retningslinjene innarbeides i foretaksgruppen som konsernbestemmelse og fremlegges i foretaksmøte med helseforetakene. Vedlagt følger Konsernbestemmelser for håndtering av forholdet til gaver, stiftelser, legater og fond mv. Saken legges nå frem for foretaksmøtet i Nordlandssykehuset HF. Foretaksmøtet i Nordlandssykehuset HF inviteres til å fatte følgende vedtak: Foretaksmøtet vedtar vedlagte dokument som gjeldende konsernbestemmelser for håndtering av forholdet til gaver, stiftelser, legater og fond mv i Nordlandssykehuset HF. Bodø, den 1. oktober 2008 Bjørn Kaldhol /s/ Styreleder Lars Vorland Adm. direktør Vedlegg: Styresak Konsernbestemmelser for håndtering av forholdet til gaver, stiftelser, legater og fond mv Konsernbestemmelser

10 Saksbehandler: Anne Elisabeth Rødvei, tlf Vår dato: Vår referanse: Arkivnr: Vår referanse må oppgis ved alle henvendelser Deres dato: Deres referanse: STYRESAK KONSERNBESTEMMELSER FOR HÅNDTERING AV FORHOLDET TIL GAVER, STIFTELSER, LEGATER OG FOND Møtedato: 23. september 2008 Formål/sammendrag I foretaksmøte i Helse Nord RHF, den 13. februar 2007 ble det fattet følgende vedtak: Helse Nord RHF skal etablere rutiner for håndtering av forholdet til gaver, stiftelser, legater og fond som tilgodeser formål knyttet til spesialisthelsetjenesten eller driver virksomhet i forbindelse med den offentlige spesialisthelsetjenesten. Rutinene skal være gjennomgående for helseforetaksgruppen og sikre at foretakene benytter de muligheter som de har til ivareta sine interesser i styring av stiftelsene, herunder at forvaltning av stiftelsene oppfyller de krav stiftelsesloven stiller. Rutinene skal særskilt behandle foretakenes rolle som mottaker av midler fra stiftelser og legater, slik at ikke utenforstående aktører får innflytelse på foretaket på bekostning av foretakets ledelse. Overføring av midler fra foretaksgruppen til stiftelser, legater eller fond skal bare finne sted dersom det foreligger vesentlige grunner som av hensyn til foretakenes interesse tilsier det. I styresak Konsernbestemmelser for håndtering av forholdet til gaver, stiftelser, legater og fond som ble behandlet av styret i Helse Nord RHF, den 12. desember 2007, ble konsernbestemmelser for håndtering av gaver, som delvis imøtekom foretaksmøtets krav, vedtatt. Fra styresaken hitsettes: Av (foretaksmøtets) vedtak fremgår det at det skal etableres rutiner som skal: sikre at foretakene benytter de muligheter som de har til ivareta sine interesser i styring av stiftelsene, herunder at forvaltning av stiftelsene oppfyller de krav stiftelsesloven stiller. Siden stiftelser er selveiende er det ikke slik at Helse Nord RHF kan lage bestemmelser som innebærer styring av stiftelser. Det er egne tilsynsordninger som skal sikre at stiftelser følger kravene i stiftelsesloven. Disse forhold vil søkes håndtert i et samarbeid mellom de 4 helseregionene. Dette forholdet vil bli tatt opp med Helse- og omsorgsdepartementet som en del av tilbakemeldingen knyttet til vedtaket i foretaksmøtet. Helse Nord RHF vil i løpet av våren 2008 samarbeide med de øvrige regionene om å etablere gjennomgående og i størst mulig grad likelydende rutiner for håndtering av gaver og donasjoner til helseforetak. Dette vil kunne medføre behov for å oppdatere Helse Nord RHF sitte regelverk. Styret vedtok videre (vedtakets punkt 5) at regelverket skulle oppdateres når det fellesregionale prosjektet var avsluttet. I brev av 6. november 2007 gav HOD Helse Sør-Øst RHF i oppdrag å lede arbeidet med sikte på å etablere felles retningslinjer for de fire helseregionene.

11 Arbeidsgruppen har lagt frem sitt forslag til retningslinjer. Helse Nords tidligere vedtatte konsernbestemmelser, jf punktene 1 4 i styresak videreføres slik det fremgår under. Styrets vedtak i sak , punkt 1 4 gjenfinnes i rutinene slik: Vedtakets punkt 1: del II, punkt 2.1, 1. og 2. avsnitt Vedtakets punkt 2: del II, punkt 2.1, 2 avsnitt Vedtakets punkt 3: del III, punkt 3. 1, 3. avsnitt Vedtakets punkt 4: del III, punkt 3. 1, 4. avsnitt Forslag til konsernbestemmelser slik disse fremlegges for styret i Helse Nord RHF, avviker fra det nasjonale forslaget på to punkter. Avvikene 1. Bestemmelsenes del III, punkt 3.1, 3 avsnitt har i de nasjonale retningslinjer følgende ordlyd: Spørsmålet om opprettelse av stiftelser skal forelegges foretakets styre, eller vedtas av styret for det regionale helseforetaket, dersom det regionale helseforetaket bestemmer dette. Administrerende direktør ønsker å opprettholde eksisterende ordning på dette punkt, og forslaget til konsernbestemmelser del III, punkt 3.1, 3 avsnitt er formulert i samsvar punkt 3 i styresak 2007/ Det nasjonale forslaget til retningslinjer, punkt 2.2, 4. kulepunkt lyder som følger: Renter av gaver skal som hovedregel tilfalle det påtenkte formålet. For større gaver vurderes dette særskilt under hensyn til foretakets autonomi. Dette vil medføre et en endring i konserngruppens praksis som vil ha både økonomiske og administrative kostnader. Det foreslås derfor en endring av dette punkt, slik det fremkommer i vedlagte konsernbestemmelser. Administrerende direktør viser til de vedlagte retningslinjene og tilrår at disse vedtas som konsernbestemmelser for Helse Nord. Styret for Helse Nord RHF inviteres til å fatte følgende vedtak: 1. Konsernbestemmelser for håndtering av forholdet til gaver, stiftelser, legater og fond mv vedtas slik de er fremlagt. 2. Retningslinjene innarbeides i foretaksgruppen som konsernbestemmelse og fremlegges i foretaksmøte med helseforetakene. Bodø, den 12. september 2008 Lars Vorland Adm. direktør Trykte vedlegg: Vedlegg 1: Konsernbestemmelser for håndtering av forholdet til gaver, stiftelser, legater og fond Vedlegg 2: Styresak Konsernbestemmelser for håndtering av forholdet til gaver, stiftelser, legater og fond

12 KONSERNBESTEMMELSER FOR HELSEFORETAKENES HÅNDTERING AV FORHOLDET TIL GAVER, STIFTELSER, LEGATER OG FOND Vedlegg 2 I. GENERELL DEL 1. 1 Bakgrunn Foretaksmøtet ba 24. februar 2008 de regionale helseforetakene om å utarbeide retningslinjer vedr helseforetakenes forhold til stiftelser, gaver mv i felleskap Formål Retningslinjene skal bidra til å sikre foretakets autonomi og være et hjelpemiddel for å ivareta foretakets aktsomhets- og undersøkelsesplikt som følger av regelverk og foretakets rolle som offentlig tjenesteyter. Det er viktig å sikre at helseforetakene har et profesjonelt og ryddig forhold til tilgrensede stiftelser og legater, at gaver blir benyttet til sitt formål og at mottak av gaver blir gjenstand for en forsvarlig vurdering i forhold til etiske problemstillinger, foretakets formål og strategier og virksomheten for øvrig Retningslinjenes virkeområde Retningslinjene gjelder for samtlige av helseregionens foretak, og skal legges til grunn for etablering og videreføring av samarbeid med stiftelser og legater, mottak av gaver og donasjoner til foretaket fra stiftelser og legater, samt andre utenfor spesialisthelsetjenesten, herunder privatpersoner og kommeriselle virksomheter. Rutinen gjelder ikke ved mottak av tilskudd eller midler fra offentlige organer med lovpålagt finansieringsansvar for spesialisthelsetjenesten. Gaver og lignende til helsepersonell faller også utenfor virkeområdet, da dette er regulert i egen forskrift, Forskrift om begrensninger i helsepersonells adgang til å motta gave, provisjon, tjeneste eller annen ytelse av 29. august 2005 nr. 941, til helsepersonellovens Forholdet til offentligrettslig regelverk Retningslinjene kommer i tillegg til det regelverk som helseforetak er omfattet av, jf særlig helseforetaksloven og forvaltningsloven, forskrifter og eierfastsatte krav. Ved eventuell motstrid går regelverk og fastsatte eierkrav foran disse retningslinjene Definisjoner Med gave forstås enhver vederlagsfri overføring av en formuesverdi eller formuesposisjon, f eks fast eiendom, løsøre, verdipapirer, penger, gjenstander eller liknende, uavhengig om overføringen er øremerket til et eller flere bestemte formål eller ikke. Overføring på grunnlag av testamente (arv) likestilles med gave, likeså overføring av formuesverdier til underpris. Med stiftelse forstås en formuesverdi som ved testament, gave eller annen rettslig disposisjon selvstendig er stilt til rådighet for et bestemt formål av ideell, humanitær, kulturell, sosial, utdanningsmessig, økonomisk eller annen art, jf stiftelsesloven 2. Såfremt en formuesverdi selvstendig er stilt til rådighet som beskrevet, er den en stiftelse selv om den er betegnet som legat, institusjon, fond eller annet Vedtakelse

13 Retningslinjene er vedtatt i styret for Helse Nord RHF, den 23. september II. FORHOLDET TIL GAVER 2. 1 Rutiner for aksept og mottak Foretaket skal etablere interne rutiner med fullmaktstruktur for mottak av gaver. Som hovedregel bør den være sammenfallende med foretakets øvrige fullmaktsrammer. Det forutsettes at gaver av uvanlig art eller størrelse, eller gaver som kan ha innvirkning på foretakets vedtatte strategier eller prioriteringer, forelegges foretakets styre før gaven aksepteres. Likeså forutsettes at gaver som kan påvirke funksjonsfordelingen mellom helseforetak, eller som har konsekvens for investeringsplan skal behandles i styret i RHF før de aksepteres. Før foretaket aksepterer en tilbudt gave skal følgende være vurdert; habilitet, jf forvaltningsloven 6 flg. Både forholdet mellom stiftelsen/giver og foretaket, samt forholdet til den som beslutter mottak, må vurderes. Det er særlig viktig å iaktta relasjoner som kan være egnet til å svekke tilliten til foretaket, eller dets omdømme. Habilitet må også vurderes ift biervervsreglene. hvorvidt mottak vil være forenlig med det til enhver tid gjeldende regelverk, jf bla helsepersonelloven 9, samt eventuelle eierfastsatte krav. etiske problemstillinger knyttet til giver og eventuelt mottak av gaven, jf foretakets etiske retningslinjer og samarbeidsavtalen med legemiddelindustriforeningen. omdømmemessige problemstillinger, f eks om giver er involvert i virksomhet eller utøver virksomhet som foretaket ikke ønsker å bli identifisert med hvorvidt relasjonen til helseforetaket kan utnyttes i kommersiell, eksempelvis reklamemessig sammenheng, og i så fall konsekvensene av dette hvorvidt mottak kan påvirke foretakets vedtatte strategier eller prioriteringer hvorvidt mottak av gave kan medføre konkurransevridning i forhold til andre aktører i markedet eventuelle andre konsekvenser for foretaket og dets virksomhet, eksempelvis omprioriteringer, endrede driftsutgifter, langsiktige kostnader foretaket bør undersøke stiftelsesregisteret der gaven ønskes gitt av en stiftelse, fond mv og for øvrig andre tilgjengelige offentlige registre der giver vil kunne være registrert. Gaver med begrenset verdi, båregaver mv, som åpenbart ikke er egnet til å påvirke foretakets vedtatte strategier eller prioriteringer, kan mottas umiddelbart, så fremt det for øvrig fremstår som kurant. Foretaket bør gjennom kommunikasjon og samhandling med giver tilstrebe størst mulig handlingsrom for foretaket ved anvendelse av gaven, eventuelt innenfor et overordnet fastsatt formål. Er gaven en bruksrett eller delvis overføring av eiendomsrett, eller eiendom med påhvilende heftelser, skal det før mottak av gaven skriftlig avtales hvorledes kostnader ved gaven, eventuell inkorporering i foretakets eiendom, påkostninger eller investeringer i gaven, samt eiendomsrett i forhold til slike investeringer, skal fordeles. Når mottak av gaven er vurdert i henhold til ovenstående, skal giver underrettes skriftlig om foretakets beslutning. Blir gaven akseptert, skal giver om mulig også på hensiktsmessig måte, informeres om hvorledes gaven vil bli anvendt.

14 Foretaket bør i samarbeid med giver vurdere om, og eventuelt hvordan gaven skal kommuniseres ut til offentligheten Forvaltning av gaver Foretaket skal etablere interne rutiner som sikrer at; Gaver som mottas, forvaltes og anvendes i samsvar med det fastsatte eller avtalte formål. Gaver skal, i regnskapsmessig sammenheng dokumenteres og holdes atskilt fra foretakets øvrige midler. Foretakets regnskapsrutiner må utformes slik at dette sikres, samt legge til rette for oppfølging, herunder ettersporbarhet i forhold til kontroll og revisjon Pengegaver som ikke er anvendt plasseres slik at foretaket oppnår en akseptabel avkastning og risiko sett i forhold til givers ønske og foretakets behov. Renter av større gaver tilfaller det påtenkte formål bare dersom dette er særskilt vurdert, under særlig hensyn til foretakets autonomi. Renter av gaver for øvrig tilskrives formålet dersom det er et krav om dette fra giver på avgivertidspunktet Midler som av ulike årsaker forblir ubrukte, skal foretaket vurdere å benytte til andre formål, i samarbeid med giver. Ansvar for oversiktlighet og rapportering ivaretas, jfr. pkt. VI. III. FORHOLDET TIL STIFTELSER OG LEGATER 3. 1 Rutiner og saksbehandling ved opprettelse av stiftelser Det skal utvises en restriktiv praksis mht opprettelse av stiftelser som ikke utelukkende er opprettet for å ivareta forvaltning av gaver til foretaket. Det må særlig vurderes hvorvidt foretakets autonomi fullt ut er ivaretatt ved opprettelse av stiftelser. Ved opprettelse av nye stiftelser må foretaket dessuten nøye vurdere hvorvidt stiftelsens formål er forenlig med foretakets formål og vedtatte strategier, og hvordan foretakets interesser best kan i varetas, herunder foretakets interesse i at forvaltningen skjer i samsvar med stiftelseslovens bestemmelser. Tilstrekkelig fleksibilitet i mulig anvendelse av stiftelsens midler må sikres, slik at den også over tid kan tilpasses foretakets virksomhet. Opprettelser av nye stiftelser skal besluttes av styret i Helse Nord RHF. Overføring av midler til stiftelser (ikke kjøp av tjenester) skal besluttes av styret i helseforetaket Deltakelse i stiftelsers styrende organer Er helseforetaket gitt rett til oppnevning av styremedlemmer eller medlemmer til andre organer i en stiftelse, må foretaket nøye vurdere om slik deltakelse er forenlig med helseforetakets virksomhet, herunder dets formål, vedtatte strategier og fullmaktsrutiner. Deltakelse i stiftelsens styrende organer må ikke påvirke helseforetakets autonomi, eller reise etiske eller omdømmemessige spørsmål ved deltakelsen i styret. Det samme gjelder i forhold til biervervsreglene. Foretaket må ved vurdering av spørsmålet om foretaket skal akseptere slik oppnevningsrett og ved den konkrete oppnevningen se til at forvaltningslovens habilitetsregler ivaretas. IV. ADMINISTRASJON OG FORVALTNING

15 4. 1 Administrasjon og forvaltning av stiftelser Foretaket skal som hovedregel ikke påta seg administrasjon eller forvaltning av / fra stiftelser, men kan likevel vurdere å ivareta regnskapsoppgaver når stiftelsen er opprettet av foretaket selv, eller opprettet som direkte følge av gaver / donasjoner til foretaket. Det er en forutsetning at slike oppgaver håndteres av enheter som er uavhengige av og / eller ikke underlagt instruksjonsmyndighet fra enheter, som kan defineres som potensielle mottakere av eller interessenter i stiftelsen. Samtykke til slik forvaltning eller administrasjon av stiftelser må gis av foretakets styre, og det er en forutsetning at stiftelsens midler holdes klart atskilt fra foretakets egne midler. Oppdraget må nedfelles i skriftlig avtale mellom foretaket og stiftelsen, som omtaler budsjett, personalforhold, regnskapsmessig oppfølging og rapportering. V. FORHOLDET TIL NÆRINGSDRIVENDE STIFTELSER Foretaket skal som hovedregel ikke delta i eller ha roller inn i næringsdrivende stiftelser, slik dette er definert i stiftelsesloven 4. Særlig gjelder dette i forhold til stiftelser som har eller kan tenkes å ha en forretningsmessig forbindelse til spesialisthelsetjenesten eller tilhørende virksomhetsområder. VI. OVERSIKT OG RAPPORTERING Foretaket skal iverksette tiltak for å holde oversikt over samtlige stiftelser som man er involvert i, for eksempel gjennom deltakelse i eller opprettelse av disse. Dette kan hensiktsmessig gjøres gjennom føring av et sentralt register i foretaket. Foretaket skal også føre en årlig fortegnelse over gaver, donasjoner m.v. som mottas over en viss verdi fastsatt av foretaket. Rapport om foretakets involvering i stiftelser og om gaver, donasjoner m.v. skal følge som vedlegg til årlig melding.