Endelig rapport etter undersøkelse av Larvik kommune som matrikkelmyndighet

Transkript

1 Endelig rapport etter undersøkelse av Larvik kommune som matrikkelmyndighet Kommunens navn: Larvik kommune Vår ref: 10/04829 Virksomhetens adresse: Feyers gate Larvik Tidsrom for undersøkelsen: november 2011 Kontaktperson i kommunen: Thor Svensen Fra Statens kartverk: Anders Fekjær, leder Knut Holter Arnulf Haugland Undersøkelsen omfattet følgende emner: - Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom føring av bygningsinformasjon føring av adresse føring av ikke fullført oppmålingsforretning behandling av krav om retting behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet gjennomfører saksbehandling for grensejusteringer belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Sammendrag av resultater: Statens kartverk avdekket to avvik under undersøkelsen: - Rapportering av opplysninger fra byggesaksbehandling for føring av matrikkelen er organisert på en slik måte at tidsfristen overskrides - For visse feilrettingssaker så praktiseres det ikke å sende ut særskilt underretning til alle parter. Statens kartverk avga èn merknad under undersøkelsen. - Kommunen har rutiner som sikrer at matrikkelen blir ført fortløpende, men har ikke tilstrekklig kapasitet/beredskap som sikrer at tidsfrister rundt dette i alle tilfeller blir fulgt. Utarbeidet dato 12. desember 2011 Anders Fekjær tilsynsansvarlig Lars Elsrud avdelingsdirektør, Matrikkelavdelingen

2 2 Innholdsfortegnelse 1. Innledning 2. Dokumentunderlag 3. Omfang 4. Avvik 5. Merknader 6. Gjennomføring Vedlegg: Vedlegg 1: Omfanget av Statens kartverk sin undersøkelse, varsel om tilsyn Vedlegg 2: Dokumentunderlag for Statens kartverks undersøkelse Vedlegg 3: Deltakere ved Statens kartverks undersøkelse

3 3 1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Larvik kommune perioden Undersøkelsen er en del av Statens kartverk sin planlagte aktivitet for inneværende år. Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av krav og rapporten beskriver eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven. Undersøkelsen inngår i prosjekt der Statens kartverk prøver ut matrikkellova 28 Tilsyn med matrikkelføringa. Prosjektet skal gi Statens kartverk erfaring i tilsyn, og grunnlag for å ta stilling til hvordan vi skal ivareta tilsynsansvaret i framtiden. Det er seks kommuner som er plukket ut og som har sagt seg villig til å delta i prosjektet. Undersøkelsene gjennomføres som systemrevisjon. Følgende tema inngår i undersøkelsen i Larvik kommune: - Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom føring av bygningsinformasjon føring av adresse føring av ikke fullført oppmålingsforretning behandling av krav om retting behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet gjennomfører saksbehandling for grensejusteringer belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under undersøkelsen. - AVVIK defineres som mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av matrikkelloven eller matrikkelforskriften - MERKNAD defineres som et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale. 2. Omfang Omfanget av Statens kartverk sin undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn, vedlegg 1. Statens kartverk har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet.

4 4 3. Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for undersøkelsen var : - Aktuelle lover og forskrifter - Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og forhold av betydning for tema for undersøkelsen. Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg Avvik Avvik 1 Rapportering av opplysninger fra byggesaksbehandling for føring av matrikkelen foregår på en slik måte at tidsfristen overskrides. Kommentarer. Matrikkelloven 25, jf. matrikkelforskriften 60 har bestemmelser om at tildeling av bygningsnummer og registrering av nye bygninger i matrikkelen skal skje samtidig med at det blir gitt byggetillatelse. Det skal føres fullstendige opplysninger om bygninger og bosteder senest når bygningen lovlig kan tas i bruk. Avviket bygger på følgende observasjoner: Mottatt dokumentasjon og intervjuene bekreftet at rapporteringen av opplysninger fra byggesaksavdelingen tidvis kommer noe sent sett i forhold til tidsfristen. Det er etablert rutiner for dette, men disse følges ikke i alle tilfeller. Avvik 2 For visse feilrettingssaker så praktiseres det ikke å sende ut særskilt underretning til alle parter. Hjemmel Matrikkellovens 26 første, tredje og fjerde ledd, jf forskriftens 10. Kommentar Det vises for øvrig til Ot. prp. nr. 70 ( ) kap , sitat: Endring av grenser i matrikkelkartet kjem i ei spesiell stilling. Hovudregelen er at matrikkelkartet berre kan endrast ved at det blir utført ny oppmålingsforretning....dersom ein part kan dokumentere at ei grense, som tidlegare ikkje er klarlagt i oppmålingsforretning eller tilsvarande, går ein annan stad enn angitt i matrikkelkartet, kan kommunen etter forholda rette matrikkelkartet utan å krevje oppmålingsforretning. Retting må i slike tilfeller som regel gjerast ved å føye til dei nye opplysningane uten å slette dei gamle. Kommunen må underrette alle parter i saka og gi dei høve til å ta stilling, før kommunen gjennomfører rettinga. Det vises for øvrig til merknaden til 26 fjerde ledd der det står: Reglane i forvaltningslova om at parter saka vedkjem skal få uttale seg før det blir gjort vedtak som vedkjem deira rettar og plikter, kan etter forholda då komme i bruk.

5 5 Selv om kommunen utviser stor grad av forsvarlighet og faglighet i sin vurdering om grenser kan rettes i matrikkelen, er det i matrikkelloven med forskrifter ikke gitt unntak fra kravet om å varsle alle parter ved retting av matrikkelenhetsgrenser. Avviket bygger på følgende observasjon: Intervjuet avdekket at kommunen på eget initiativ og på begjæring av kun en part for en svært begrenset type saker retter matrikkelenhetsgrenser uten varsling eller etterfølgende underretning. 5. Merknader Det ble gitt èn merknad under undersøkelsen: Merknad 1 Kommunen har rutiner som sikrer at matrikkelen blir ført fortløpende, men har ikke tilstrekklig kapasitet/beredskap som forebygger at tidsfrister rundt dette i alle tilfeller blir fulgt. Kommentar: Det er i hovedsak kun èn person som fører matrikkelen på matrikkelenhet og kun èn som fører bygningsinformasjon. Dette representerer en sårbarhet i organiseringen som på sikt kan føre til at tidsfrister ikke overholdes. Merknaden bygger på følgende observasjoner: Intervjuet avdekket at kommunen hadde lite overlapp mht bemanning på føringssiden. 6. Gjennomføring Undersøkelsen omfattet følgende aktiviteter: Formøte ble gjennomført med telefonmøter og epostutveksling Intervjuer personer ble intervjuet Sluttmøte Oppsummering med presentasjon av resultatene. I vedlegg 3 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen.

6 6 VEDLEGG 1 Varsel om tilsyn - Stavanger, Sola, Suldal, Larvik, Sandefjord og Siljan kommuner som lokal matrikkelmyndighet Vi varsler med dette gjennomføring av tilsyn jfr. matrikkellova 28 med nevnte kommuner høsten De kommuner vi gjennomfører tilsyn hos i høst har på frivillig grunnlag stilt seg åpen for å bli undergitt et tilsyn. Dette som ledd i oppbyggingen av en tilsynsfunksjon i Statens kartverk. Nærmere om tidspunkt og gjennomføring fremkommer i en tabell avslutningsvis i dette brevet. Kommunal oppmåling og registrering av eiendom har forandret seg siden delingsloven ble satt i verk i Kommunene fikk den gang fokus på kart- og delingsforretning som førte fram til målebrev, innlegging av grenser i eiendomskart og føring i GAB. Med matrikkellova som ble satt i verk i 2010 skal all registrering foregå i matrikkelen. Det har blitt strengere krav til føring i matrikkelen og samspillet med tinglysningsregisteret og andre offentlige registre. Oppmålingsforretningen skal dokumenteres og resultatet føres i matrikkelen. Partene får så den endelige dokumentasjonen av eiendomsendringen som utskrift fra matrikkelen (matrikkelbrev). Matrikkelloven stiller krav til kommunen om å informere om endringer i matrikkelen til berørte parter. Økt bruk av nettløsninger og tilgjengeliggjøring av deler av innholdet i matrikkelen fører til økt fokus på kommunens arbeid innefor dette fagområdet. Statens kartverk har som ambisjon å undersøke hvordan kommunene ivaretar sitt ansvar som lokal matrikkelmyndighet. Undersøkelsen skal foregå i 3 utvalgte kommuner i Vestfold og Telemark og 3 utvalgte kommuner i Rogaland i løpet av høsten Disse er valgt ut på bakgrunn av beliggenhet, størrelse og aktivitet. Konkret vil vi undersøke hvordan kommunen som matrikkelmyndighet: sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting - behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger, - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon gjennomfører saksbehandling for grensejusteringer belyst ved - saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Statens kartverk ber om at rådmann, etatsjef og enhetsleder for matrikkellovarbeidet er tilstede i formøte og sluttmøte, og eventuelt andre personer i organisasjonen med instruksjons- eller avgjørelsesmyndighet innenfor matrikkellovarbeidet. Det vil på bakgrunn av tilsendt

7 7 organisasjonsplan og senest i formøtet bli klargjort hvilke andre personer i administrasjonen Statens kartverk ønsker å intervjue under undersøkelsen. Undersøkelsen vil bli utført som en systemrevisjon. Resultatene vil inngå i en sammenstilling våren Kartverkets erfaring fra prosjektet skal brukes for å vurdere Statens kartverk sin tilsynsrolle. Resultatene av tilsynet skal brukes i den dialogen Statens kartverk har med Miljøverndepartementet, og som bakgrunn for videre samarbeid med kommunene. Statens kartverk ber om på forhånd å få tilsendt følgende dokumentasjon: - Organisasjonskart for kommunen - Siste årsrapport for kommunen - Delegasjonsreglement for kommunens/kommunestyrets vedtak - Gjeldende kommuneplan - Dokumentasjon som viser hvordan kommunen gjennomfører saksbehandling av grensejusteringssaker fra rekvisisjon kommer inn til saken er avsluttet. Dokumentasjon på hvordan kommunen sikrer matrikkelens troverdighet ved føring av bygningsinformasjon, registrering av adresser, føring av matrikkelenhet uten fullført oppmålingsforretning, krav om retting, samt krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger - Dokumentasjon av internkontrollsystemet Statens kartverk har fått oppgitt kontaktpersoner i kommunene. Disse er navngitt under oppregningen av kopimottakere pr. e-post, og hvor dette brev følger som vedlegg, se nederst. Kontaktpersonene vil om ca en uke bli kontaktet for å få avklart om dato/tidspunktet for tilsynet passer. Vi vet at kommunene har stor arbeidsbelastning innenfor flere sektorer, men vi tillater oss likevel å be om at det tilstrebes at vårt forslag til tidspunkt skal imøtekommes. Uavhengig av dette så setter vi pris på snarest mulig å få bekreftet pr. e-post om det foreståtte tidspunktet passer. E-post kan sendes til undertegnede <anders.fekjaer@statkart.no>. Gjennom den kontakt vi viderefører med kontaktpersonene vil vi kunne utdype nærmere om prosjektet og gjøre avtale om hvem som skal intervjues. Tidsplanen for gjennomføring av tilsynene er følgende: Uke 43: Stavanger kommune mandag 24. og tirsdag 25. oktober Uke 43 Suldal kommune onsdag 26. og torsdag 27. oktober Uke 44: Sola kommune tirsdag 1. og onsdag 2. november Uke 45: Siljan kommune mandag 7. og tirsdag 8. november Uke 45 Sandefjord kommune onsdag 9. og torsdag 10. november Uke 46 Larvik kommune tirsdag 16. og onsdag 17. november

8 8 Første dag går med til formøte, intervju av 5 6 personer og en kort oppsummering. Andre dag vil vi gjennomføre sluttmøtet ca. midt på dagen. Det kan bli aktuelt å be om kopi av et visst antall konkrete grensejusteringssaker og evt. saksdokumenter knyttet til de øvrige tilsynstemaene. Med vennlig hilsen Anders Fekjær tilsynsansvarlig Audun Bruflot Kopi: Kontaktperson Adresse Post Rådmannen Postboks STAVANGER Rådmannen Postboks SOLA Rådmannen Eidsvegen SAND Rådmannen Postboks LARVIK Rådmannen Postboks SILJAN Rådmannen Postboks SANDEFJORD

9 9 VEDLEGG 2 Dokumentunderlag for Statens kartverk sin undersøkelse Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for Statens kartverks undersøkelse Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for undersøkelsen. 1. Matrikkelloven med merknader 2. Matrikkelforskriften med merknader 3. Organisasjonskart 4. Kommuneplan 5. Delegasjonsreglement 6. Rapport 2. tertial Utskrift av kvalitetshåndboken kapittel 1 og 7 8. Sjekkliste for opprettelse av ny grunneiendom eller festegrunn 9. Rutiner, føring av adresser 10. Rutiner for føring av bygningsinformasjon 11. Dokumentasjon for behandling av krav om innsyn i og utlevering av opplysninger 12. Kopi av dokumentasjon fra grensejusteringssaker jfr. matrikkelloven 16 og 33, matrikkelforskriften 27, 34 og 38.

10 10 VEDLEGG 3 Deltakere på Statens kartverk sin undersøkelse Redegjørelse for hvilke personer fra Larvik kommune som var direkte involvert i undersøkelsen I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Larvik kommune under åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet. Navn Funksjon Åpningsmøte Intervju Sluttmøte Arve S. Christophersen Rådmann X X X Tom H. Ruud Enhetsleder X X X Thor Svensen Seksjonsleder X X X Thorleif Krøgli Matrikkelansvarlig X X X Anne-Gran Saksb. Saksmottak X X X Per E. Grimholt Saksb. Saksmottak X X X Heike N. Myhra Landmåler X X X Britt S. Mathisen Matrikkelfører X X X Ingrid Andresen Matrikkelfører X X X Torunn Kværne Matrikkelfører X X X På åpningsmøtet og sluttmøtet var det også deltakelse fra andre i kommunen som arbeider innen fagområdet. Fra Statens kartverk deltok Anders Fekjær, Knut Holter og Arnulf Haugland med førstnevnte som tilsynsleder.