Endelig rapport etter undersøkelse av Løten kommune som matrikkelmyndighet

Transkript

1 Endelig rapport etter undersøkelse av Løten kommune som matrikkelmyndighet Kommunens navn: Løten kommune Saksnummer: 10/04829 Virksomhetens adresse: Organisasjonsnr: Kontaktperson i kommunen: Kildeveien Løten Sigurd Dæhli Tidsrom for undersøkelsen: februar 2012 Fra Statens kartverk: Audun Bruflot, leder Anders Østeraas Undersøkelsen omfattet følgende emner: - Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom føring av bygningsinformasjon føring av adresse føring av ikke fullført oppmålingsforretning behandling av krav om retting behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet gjennomfører saksbehandling for grensejusteringer belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Sammendrag av resultater: Statens kartverk avdekket følgende avvik under undersøkelsen: - Kommunen sikrer ikke at tidsfristene for føring av opplysninger fra byggesaksbehandlingen og for oppmålingsforretninger blir overholdt i alle saker. - Utlevering av matrikkelinformasjon skjer uten registrering og sikker identifisering av den som mottar informasjon. - Deler av kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning er ikke oppfylt. Statens kartverk gjorde ingen merknader under undersøkelsen. Utarbeidet dato 30. mars 2012 Lars Elsrud avdelingsdirektør, Matrikkelavdelingen Anders Fekjær Tilsynsansvarlig, Matrikkelavdelingen

2 2 Innholdsfortegnelse 1. Innledning 2. Dokumentunderlag 3. Omfang 4. Avvik 5. Merknader 6. Gjennomføring Vedlegg: Vedlegg 1: Omfanget av Statens kartverk sin undersøkelse, varsel om tilsyn Vedlegg 2: Dokumentunderlag for Statens kartverks undersøkelse Vedlegg 3: Deltakere ved Statens kartverks undersøkelse

3 3 1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Løten i perioden Undersøkelsen er en del av Statens kartverk sin planlagte aktivitet for inneværende år. 20 av landets 429 kommuner er plukket ut med loddtrekning. Før trekningen ble kommunenene delt inn i 5 grupper etter folketall, og det ble foretatt en vekting av kommuner med utgangspunkt i hvilke grupper som inneholder flest kommuner, og etter folketall. Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av lov- og forskriftskrav og rapporten beskriver eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven. Følgende tema inngår i undersøkelsen i Løten kommune: - Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom føring av bygningsinformasjon føring av adresse føring av ikke fullført oppmålingsforretning behandling av krav om retting behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet gjennomfører saksbehandling for grensejusteringer belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under undersøkelsen. - AVVIK defineres som mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av matrikkelloven eller matrikkelforskriften - MERKNAD defineres som et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale. 2. Omfang Omfanget av Statens kartverk sin undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn, vedlegg 1. Statens kartverk har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet.

4 4 3. Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for undersøkelsen var : - Aktuelle lover og forskrifter - Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og forhold av betydning for tema for undersøkelsen. Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg Avvik Følgende avvik ble avdekket under undersøkelsen: AVVIK 1 Kommunen sikrer ikke at tidsfristene for føring av opplysninger fra byggesaksbehandlingen og for oppmålingsforretninger blir overholdt i alle saker. Avvik fra: Matrikkelloven 22, 25 og 35, jf. matrikkelforskriften 18 og 60. Kommentar: Matrikkelforskriften 18 første ledd setter frist for å fullføre oppmålingsforretning og matrikkelføre denne. Fristen er 16 uker. Matrikkelforskriften 60 har bestemmelser om at tildeling av bygningsnummer og registrering av nye bygninger i matrikkelen skal skje samtidig med at det blir gitt blant annet byggetillatelse. I merknaden til matrikkelforskriften 60 første ledd forklares samtidig med senest fem dager. Avviket bygger på følgende observasjoner: Det går fram av intervjuene at 5 dagers fristen for føring av bygningsinformasjon ikke alltid overholdes. Det går fram av intervjuene at 16 ukers fristen for å gjennomføre oppmålingsforretning og fullføre matrikkelføring ikke alltid overholdes. AVVIK 2 Utlevering av matrikkelinformasjon skjer uten registrering og sikker identifisering av den som mottar informasjon. Avvik fra: Matrikkelloven 30, jf. matrikkelforskriften 12. Kommentarer: Utlevering av opplysninger fra matrikkelen kan bare skje til registrerte brukere etter inngått avtale med matrikkelmyndigheten eller dens representant. Krav om registrerte brukere gjelder ikke innsyn etter 11 eller utlevering etter 13. I forbindelse med registreringen skal mottakeren av informasjon underskrive på at de kun skal bruke informasjonen til det formål som er angitt. Viser for øvrig til Kartverkets retningslinje for utlevering av matrikkelinformasjon 12. april Avviket bygger på følgende observasjoner: Intervjuene bekreftet at kommunen ikke foretar registrering av de som får utlevert opplysninger fra matrikkelen. Det blir i liten grad avkrevet legitimasjon (sikker identifisering) av den som får utlevert opplysninger.

5 5 AVVIK 3 Deler av kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning er ikke oppfylt. Avvik fra: Matrikkelloven 33 og 34, matrikkelforskriften 27, 38 og 41. Kommentarer: Matrikkelforskriften 27 har detaljerte krav til dokumentasjon før matrikkelføring. Første ledd bokstav a har krav om at protokoll skal foreligge. Andre ledd bokstav f gjelder begrunnelse for evt. ikke å merke grensene. Matrikkelforskriften 38 har detaljerte krav til protokoll. Første ledd bokstav b gjelder varsling og oppmøte, første ledd bokstav c gjelder forretningens gang og første ledd bokstav d gjelder habilitet. Matrikkelforskriften 41, fjerde og femte ledd har bestemmelser om koordinatbestemming av grensepunkt, krav til målemetode, nøyaktighet og dokumentasjon av målinger og beregninger. Det skal opplyses med hvilken målemetode og kvalitet koordinatbestemmelsen er gjort. Standarden for eiendoms- og råderettsgrenser sier hva slags informasjon dokumentasjonen skal inneholde. Avviket bygger på følgende observasjoner: I en gjennomgang av 3 utlånte saker er det funnet mangler ved protokoll og dokumentasjon i samtlige 3 saker. I to av sakene mangler protokollene beskrivelse av hvordan grensepunktene ble merket evt. begrunnelse for manglende merking. I matrikkelen er flere av grensepunktene ført som merket med offentlig godkjent grensemerke. Varsel mangler i saksmappene og det kommer ikke fram i protokollen hvordan varsel er gitt. Det går ikke fram av protokollene hvilke dokumenter som er grunnlag for forretningen. I begge sakene går det fram av måledokumentasjonen at flere av grensepunktene ikke er målt med kontroll. Dokumentasjon på ytre pålitelighet er mangelfull. Tredje saken består av flere forretninger. Protokoller for forretninger over eksisterende grenser finnes, mens protokoll for forretning for opprettelse av matrikkelenheter finnes ikke. I matrikkelen er grensene ført som målte og merket, selv om det går fram av brev at utstikking og merking av grenser må vente til det er bart. Til slutt vil vi kommentere at vi ser at kommunen nylig har fått rutiner for gjennomføring av oppmålingsforretning som blant annet beskriver hvordan protokollen skal dokumentere forretningen. 5. Merknader Det ble ikke gitt merknader under undersøkelsen.

6 6 6. Gjennomføring Undersøkelsen omfattet følgende aktiviteter: Formøte ble gjennomført med telefonmøter og epostutveksling Intervjuer personer ble intervjuet Sluttmøte Oppsummering med presentasjon av resultatene. I vedlegg 3 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen.

7 VEDLEGG 1 7

8 8

9 9

10 10

11 11

12 12 VEDLEGG 2 Dokumentunderlag for Statens kartverk sin undersøkelse Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for Statens kartverks undersøkelse Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for undersøkelsen. 1. Matrikkelloven med merknader 2. Matrikkelforskriften med merknader 3. Årsmelding Løten kommune Organisasjonskart 5. Delegering av myndighet fra bystyret til rådmannen 6. Politisk delegeringsreglement 7. Administrativt delegeringsreglement 8. Saksframlegg for endring av politisk delegeringsreglement m.m. datert Kommuneplan 10. Rutiner for Varsel om oppmålingsforretning 11. Rutiner for oppmålingsforretning 12. Rutiner for frister i saker som krever oppmålingsforretning 13. Rutiner for produksjon av matrikkelbrev 14. Rutiner for melding til tinglysning 15. Rutiner for frister i saker som ikke krever oppmålingsforretning 16. Rutiner om retting, endring eller tilføyelser av opplysninger i matrikkelen

13 Rutiner for oppstart og prioritering i saker etter matrikkelloven / kontakt med kunder 18. Rutiner for måling og beregning i forbindelse med oppmålingsforretning 19. Rutiner for føring av matrikkel i oppmålingssaker 20. Rutiner for mottak og komplettering av saker etter matrikkelloven 21. Rutine for adressering 22. Saksdokument for tre saker (oppmålingsforretninger) som er ført i matrikkelen. 23. Oppslag i matrikkelen på konkrete matrikkelenheter basert på utlånte saksdokument

14 14 VEDLEGG 3 Deltakere på Statens kartverk sin undersøkelse Redegjørelse for hvilke personer fra Løten kommune som var direkte involvert i undersøkelsen I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Stavanger kommune under åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet. Navn Funksjon Åpningsmøte Intervju Sluttmøte Tollef Imsdalen Rådmann X X X Yngvar Pederstad Plansjef X X X Sigurd Dæhli Virksomhetsleder teknisk forvaltn. X X X Odd Kirkeby Matrikkelfører X X X Anita Høie Matrikkelfører X X X Fra Statens kartverk deltok Anders Østeraas og Audun Bruflot med sistnevnte som tilsynsleder.