Informasjonsstrategi for. Norsk Lundehund Klubb. Versjon 1.2, februar 2015

Transkript

1 Norsk Lundehund Klubb Informasjonsstrategi for Norsk Lundehund Klubb Versjon 1.2, februar 2015

2 1. Arbeidsgruppens mandat Styret i Norsk Lundehund Klubb (NLK) oppnevnte i desember 2013 en arbeidsgruppe med mandat å utarbeide strategi for informasjon i klubben. «Det settes opp ei arbeidsgruppe om informasjonsstrategi. Arbeidsgruppa skal bestå av: Jon Wagtskjold, Elin D. W. Johannessen, Tove E. Strandmoe. Leder Jon Wagtskjold. Gruppa jobber i tett samarbeid med styret. Gruppas mandat er å utarbeide en informasjonsstrategi basert på våre tre hovedinformasjonskanaler. Nr.1:Lundehund-nytt, nr2: hjemmesida, nr3: klubbens FB- side. E-post til fylkeskontaktene er ett viktig element.» I løpet av arbeidsperioden ble Tove E. Strandmoe erstattet av Rita H. Daverdin. Arbeidsgruppen skal levere forslag til kommunikasjonsstrategi senest utgangen av Informasjonsstrategiens bakgrunn og formål Informasjonsstrategien er et redskap i utvikling og oppfølging av klubbens formål og daglige virke. Den omfatter føringer og redskaper for styring av praktisk informasjonsarbeid i klubben. Informasjonsstrategien omfatter også handlingsplaner i en gitt arbeidsperiode. Alt informasjonsarbeid er forankret i klubbens formål og prioriterte tiltak. NLKs lovverk og klubbens dokument «Rasespesifikk avlsstrategi (RAS) for Norsk Lundehund» er styrende for klubbens daglige virke, og dermed for informasjonsvirksomheten. Styret er ansvarlig for at informasjonsvirksomheten utøves i tråd med klubbens formål. Det er et mål at informasjon overfor målgrupper i og utenfor klubben skal intensiveres og settes i system. Begreper Tillitsvalgte er styret, revisor og valgkomité, som er valgt av årsmøtet. Styreoppnevnte utvalg er ulike komiteer, arbeidsgrupper, avdelinger, kontaktpersoner og andre funksjoner som er oppnevnt av styret. Styret har ansvar for å evaluere og eventuelt oppdatere Informasjonsstrategien. 2

3 3. Roller, atferd og målgrupper for informasjonsarbeidet i NLK Det enkelte medlem i NLK Klubbens lover tilsier at medlemmene er forpliktet til å støtte NLKs og NKKs virksomhet samt å følge NLKs og NKKs lover og bestemmelser. Medlemmene forplikter seg til å opptre på en slik måte at klubbens formål og anseelse fremmes. Informasjonsarbeidet i NLK skal virke til å sikre gjensidig tillit, åpenhet samt enkle og oversiktlige forhold mellom medlemmer i klubben. Diskusjoner, argumenter og meninger er velkommen, men ytringer skal være saklige, man skal vise omsyn og verne om enkeltmedlemmers integritet. Slike hensyn skal være styrende for medlemmenes bruk av de verktøy og kanaler som NLK disponerer og stiller til rådighet for medlemmene. Klubbens styrende og arbeidende organer Klubbens høyeste myndighet er årsmøtet. Styret er klubbens høyeste myndighet mellom årsmøtene. Styret oppnevner komiteer, arbeidsgrupper og andre representanter og utarbeider retningslinjer for disse. Årsmøtet via styret har således det øverste ansvar for informasjonsarbeidet i NLK. Det skal legges til rette for at informasjon kan flyte naturlig mellom styrende organer, medlemmene og arbeidende organer i klubben. Styret har ansvar for å sikre at oppnevnte organer gjør seg nytte av verktøy og kanaler for informasjonsarbeid som klubben har bygget opp. Eksterne interessenter NLK skal være tilstrekkelig synlig og aktiv i samfunnet for å fremme klubbens formål. All samfunnsrettet informasjon fra NLK skal som hovedregel kanaliseres gjennom klubbens styre. Styret vil kunne delegere informasjonsansvar etter vurdering og behov. 4. Informasjonskanaler Det er fire hovedkanaler for informasjon i NLK : Lundehund-nytt er hovedkanal for informasjon og kontakt med klubbens medlemmer. Lundehund-nytt er et organ for hele klubben og skal tjene interessen til rasen Norsk Lundehund og alle klubbens medlemmer. Styret har overordnet redaksjonsansvar, men har delegert det daglige redaksjonelle ansvaret til oppnevnt redaksjonskomité. NLKs nettsted på internett, har tre hovedaktiviteter: Publiseringssted for oppdatert informasjon om Norsk Lundehund som rase, historie, rasebeskrivelse og helse. Bygge opp og vedlikeholde en base om «Ofte Stilte Spørsmål» i nær kontakt med andre bidragsytere innen for rasen, f.eks. styret, avslråd, 3

4 oppdrettere m.fl. og tema/diskusjoner i andre media som kan være av interesse for klubbens medlemmer og brukere av nettstedet. Være samlested for informasjon om organisasjon, tillitsvalgte og styreoppnevnte utvalg, publikasjoner, prosjektrapporter og referater etc. som blir liggende tilgjengelig for langvarig bruk og referanse for medlemmene og publikum. Styret har også her overordnet redaksjonsansvar, men har delegert det daglige redaksjonelle ansvaret til oppnevnt hjemmesideredaksjon. Norsk Lundehund Klubb på Facebook er klubbens offisielle tilstedeværelse på sosiale medier. Klubbens Facebookside er ikke arena for diskusjon, men klubbens redskap for formidling av kortfattet, hurtig og saksrettet informasjon til medlemmene fra klubbens styrende og arbeidende organer. Facebooksiden kan benyttes til meldinger fra klubben som hurtig må nå ut til medlemmene. Brukere av Facebooksiden kan også poste spørsmål til styret eller arbeidsgruppene på denne siden. Det må da påregnes noe svartid. Styret har overordnet redaksjonsansvar, men har delegert det operative ansvaret til oppnevnte personer. e-post-adresser som er tilrettelagt fra klubbens side hvor medlemmene kan kommunisere direkte med styret og arbeidende organer. e-post-adressene til disse finnes både på nettsidene lundehund.no og i hvert nummer av Lundehundnytt. Medlemmene kan fritt ta kontakt, men noe svartid må påregnes. Det er også lagt ut telefonnummer til medlemmer av styreoppnevnte utvalg og komitéer. Styret har overordnet ansvar for vedlikehold av disse adressene, men har delegert det operative ansvaret for drift og vedlikehold til redaksjonene i Lundehund-nytt og lundehund.no. Det finnes også mange muligheter for on-line diskusjoner som ligger utenfor NLKs ansvarsområde. Generell bruk av Facebookgrupper gjør det mulig for medlemmene og andre å diskutere relaterte tema seg imellom. Klubben kan imidlertid ikke ta ansvar for hverken innhold, utforming eller drift av slike diskusjonsfora da det ville kreve tilgang på ressurser som ikke er tilgjengelig. 4

5 Bruk av informasjonskanaler Det skal ikke trykkes eller på annen måte offentliggjøres artikler eller innlegg som inneholder påstander der enkeltpersoner omtales på injurierende måte. All bruk av klubbens informasjonskanaler skal holdes i en tone som harmonerer med god folkeskikk. Ved omtale av enkeltpersoner i klubbsammenheng skal samtykke om presentasjonsform og måte alltid innhentes fra angjeldende. NLKs lover tilsier at medlemmene er forpliktet til å støtte NLKs og NKKs virksomhet samt å følge NLKs og NKKs lover og bestemmelser. Bruk av klubbens informasjonskanaler er underlagt dette lovverket i alle sammenhenger. Rasespesifikk avlsstrategi (RAS) for Norsk Lundehund Klubb er vedtatt av NLKs styre etter høringsrunde blant medlemmene og godkjent av NKK. Styret skal tilse at RAS er retningsgivende for all informasjonsvirksomhet vedr. avl. Tillitsvalgte (styret i NLK) og styreoppnevnte utvalg er i kraft av sine verv solidarisk ansvarlige for styrevedtak i sin kommunikasjon utad, herunder på sosiale medier. Så lenge man har tillitsverv eller er deltaker i styreoppnevnte utvalg, vil man alltid måtte påregne å bli identifisert med klubbens offisielle handlingsplaner og virksomhet. 5

6 5. Satsningsområder for informasjonsarbeid i NLK Satsingsområde Kommunikasjonsmål Informasjonsoppgaver Info-kanaler / Ansvarlig 1 Intern kommunikasjon mellom styret, ulike styreoppnevnte utvalg og medlemmer. Større synlighet og forståelse for klubbens aktivitet. Oppdatere og systematisere tilgjengelig informasjon. Benytte alle infokanaler. Benytte de kanaler som er best egnet for oppgaven. Ansvarlige og utøvere oppnevnes av styret. 2 Kommunisere RAS Handlingsplan Større synlighet og forståelse for RAS-arbeid og hvordan det angår hver enkelt av oss. Informasjonsarbeid for større involvering og ansvarliggjøring blant tillitsvalgte og andre medlemmer. Relevante kanaler i.f.t. informasjon som skal formidles. Ansvarlige for RASarbeidet. 3 Aktivitet for Krysningsprosjektet Sikre forståelse for arbeidet med krysningsprosjektet. Gjensidig informasjonsarbeid mellom styret og avlsrådet. Rask og god informasjon til andre organer og medlemmer. Relevante kanaler i.f.t. informasjon som skal formidles. Ansvarlige for krysningsprosjektet. 4 Internasjonalt samarbeid Spre informasjon om rasen internasjonalt. NLK er ansvarlig for å ta vare på rasen i Norge. Skal nå alle med lundehund i Europa og USA (medlemmer og ikke medlemmer). 5 Hjemmesiden Defineres av styret, iverksettes av webredaksjonen. 6 Lundehund-databasen Videreutvikle databasen til å bli brukt som strategisk verktøy i informasjon om avl og helsearbeid for rasen. Årlig møte i Norge i forbindelse med spesialutstillingen. Egen spalte i LHN og på hjemmesiden. Engelsk blir felles språk muntlig og skriftlig. Alle interesserte: fritt tilgjengelig via klubbens nettside. Strategisk verktøy i avlsarbeidet. Fritt tilgjengelig via klubbens nettside. Relevante kanaler i.f.t. informasjon som skal formidles. Egen arbeidsgruppe sammensatt av representanter fra flere land. Internett. Redaksjonen må definere oppgaver og organisere drift. Relevante kanaler i.f.t. informasjon som skal formidles. Basens administrator definerer oppgaver. Forslag til prioriteringer Arbeidsgruppen finner at det allerede arbeides på mange av disse feltene, og foreslår derfor ingen særlig prioritering. Vi anbefaler å likestille virksomhet i alle 6 prioriteringsområdene. Det bør imidlertid arbeides med rapportering til og fra styret slik at alle parter kjenner fremdrift og eventuelle prioriteringsbehov for arbeidet innenfor områdene. 6

7 6. Verktøy i informasjonsarbeidet Arbeidsgruppen har utviklet to verktøy for arbeid med informasjon i klubben. Disse bør alltid benyttes i arbeidet, og kan også fungere som rapporteringsverktøy mellom arbeidsgruppene og styret. Andre generelle verktøy for informasjonsarbeid bør også vurderes som supplement avhengig av formål og utforming. 6.1 Listing av formål og målgruppe i NLK Dette verktøyet brukes til å klarlegge formål og innhold, og bidrar til å målsette informasjonsarbeidet Satsingsområde: Tiltak: Aktivitet: Aktivitet Målgruppe Mandat Kanal Ansvarlig Når Info inn til NLK Info ut fra NLK Navn Kontaktadresse 6.2 Detaljert framdriftsplan Dette verktøyet brukes til å sette aktiviteter og følge opp utvikling i forhold til målsettinger om resultater og tidsfrister. Satsingsområde: Tiltak: Aktivitet: Aktivitet Fristdato Ansvar. 7

8 7. Eksempel på bruk: intern kommunikasjon mellom styrende organer og enkeltmedlemmer Her har arbeidsgruppen benyttet verktøyets kartleggingsdel (se pkt 6.1) for å starte arbeidet med å anbefale tiltak/forslag til arbeid med intern kommunikasjon fra del 5 forslag til satsningsområder. Dette illustrerer det kartleggingsarbeidet som er nødvendig før vi detaljerer aktivitetene som skal settes i verk i verktøyets oppfølgingsdel (se pkt 6.2). Satsingsområde 1: Tiltak: Bygge opp intern kommunikasjon mellom styret, arbeidende organer og enkeltmedlemmer Aktivitet: Listing av formål og målgruppe i NLK Styrende organer Årsmøtet Aktivitet Målgruppe Mandat Styret i Norsk Lundehund Klubb Alle som er medlem i Norsk Lundehund Klubb - Medlemmer - Tillitsvalgte - Komiteer og utvalg - Eksterne interessenter Klubbens øverste organ. Vedtar lover, velger klubbens styre, godkjenner styrets årsberetning og regnskap. Oppretter og legger ned avdelinger. Godkjenner budsjett for klubbens drift neste periode. Behandler innkomne saker fra medlemmene. Styret er klubbens høyeste myndighet mellom årsmøtene. Styret sammenkalles når leder bestemmer eller når ett av styremedlemmene krever det. Det skal føres protokoll over styremøtene og de skal være tilgjengelig for medlemmene og NKK: Styrets oppgaver er å - lede klubben mellom årsmøtene - avholde årsmøte - drive klubben i samsvar med klubbens formål - gjennomføre beslutninger truffet av årsmøtet - oppnevne komiteer og representanter for klubben, og utarbeide retningslinjer for særkomiteer, avlsråd og redaktør - søke å koordinere sine aktiviteter med andre klubber via den lokale NKK- regionen - velge/oppnevne sekretær og kasserer innen- eller utenfor styret Kanal Når Ansvarlig Info inn til NLK Info ut fra NLK Navn Kontaktadresse styret@ lundehund.no styret@ lundehund.no Telefon og brev Lundehundnytt. Hjemmeside og Facebook - Lundehund- nytt - Lundehund.no - Klubbens Facebooksider - Rundskriv Ett møte hvert år i forbindelse med klubbens spesialutstilling. Kontinuerlig Mellom hvert årsmøte er styret kontaktadresse Styreleder: Rita H. Daverdin styret styret 8

9 Aktivitet Målgruppe Mandat Valgkomite Medlemmer Valgkomiteen tar imot og skal selv fremme forslag på kandidater til alle de verv som skal besettes. Revisor NLK Avdelingene Utsendinger til NKKs representant- skapsmøte - Styret - Årsmøtet Medlemmer som bor i et distrikt hvor det er avdeling. NLKs to avdelinger har også ansvar for spesialutstillingen i sitt distrikt sammen med klubbens styre. Styret Revisor reviderer regnskapene og avgir beretning til årsmøtet. Avdelingene er organer for geografisk bestemte områder. Klubbens medlemmer er tilsluttet bodistriktenes avdelinger om slik avdeling er opprettet. Delta i NKKs høyeste organ, representantskapsmøtet. Delta på forum for norske hunderaser. Påse at vedtak som fattes ikke strider mot vedtak om å bevare Norsk Lundehund som en rase. Kanal Når Ansvarlig Info inn til NLK Info ut fra NLK Navn Kontaktadresse Klubbens regnskapsfunksjon NLK avd. Trøndelag: NLK avdeling Nordland: ked@dahlmo.no styret På årsmøtet. Resultat berettes i påfølgende Lunde- hund- nytt og legges ut på lundehund.no Årsmøtet (som del av presentasjon av regnskap). Offentliggjøring i Lundehund- nytt etter årsmøtets godkjenning av regnskapet m/revisors anbefaling Telefon og e- post til medlemmer og andre innenfor sitt distrikt. Referat fra RS finnes på NLK sine hjemmesider, og på NKKs hjemmesider Anbefaling offentliggjøres i Lundehund- nytt som del av sakspapirer til årsmøtet. Leder av valgkomiteen gjennomfører valgprosess på årsmøtet. Revisors beretning og anbefaling presenteres på årsmøtet Kontinuerlig NKKs representant- skapsmøte Rullerende etter valg. Pt: Unni Hofstad, Gerd Haugen, Jan Opsanger, Geir Morten Jansberg (vara) Øyvind Hjelme, Vararevisor: Odd Reidar Gautun Valgkomite Gjennom styret Opprettes etter hanna.gautun anmodning og klubbens styre og ked@dahlmo.no blir formelt opprettet eller nedlagt i klubbens årsmøte. Konstituerer seg selv, egne vedtekter, årsmøter og valg. Egen økonomi. Styret oppnevner en delegat pr medlemmer styret 9

10 Styreoppnevnte utvalg - hund Aktivitet Målgruppe Mandat Valpeformidler Avlsråd Arbeidsgruppe bruksegenskaper og atferd Foringsgruppe Årets Utstillingshund Årets Aktivitetshund NLKs database Hundekartoteket med spørreskjema om hundens helse og vedr. kull og parringer Valpekjøpere, Oppdrettere Styret, oppdrettere, medlemmer Involverte i krysningsprosjektet, herunder eiere av prosjekthunder Alle med Norsk Lundehund Alle interesserte Alle interesserte Oppdrettere, alle medlemsgrupper Oppdrettere, alle medlemsgrupper Hjelpe til med å opprette kontakt mellom valpekjøperen og oppdrettere som har valper til salgs. Hjelper også til med omplassering av lundehunder. Har god oversikt over geografisk spredning av genmaterialet hos lundehund. Avlsrådet behandler saker som har med avl og helse å gjøre, og er også ansvarlige for rasestandarden. Mentalitet og gemytt hos prosjekthunder skal vurderes. Foringsgruppa skal kartlegge foring av lundehund i alle livsfaser. Fremme interessen for lundehunden som rase. Stimulere eiere til å delta på utstilling for å vise fram rasen. Fremme interessen for lundehunden som rase. Stimulere eiere til å delta på ulike aktiviteter for å vise fram rasen. Fullstendig genealogi for rasen Norsk Lundehund. Redskap for avlsrådet i spørsmål om avl. Alle medlemmer kan søke opp hannhund til sin tispe. Vurderes overført til Lundehund- databasen Kanal Når Ansvarlig Info inn til NLK Info ut fra NLK Navn Kontaktadresse e- post: valpeformidler e- post: avlsraadet, Lundehund.no (diskusjonssidene) NLK offisiell Facebook- side e- post: avlsraadet ked@dahlmo.no e- post: utstillingshund e- post: aktivitetshund e- post: database. e- post: groviken@online.no Lundehund- nytt & Lundehund.no (begge fast spalte) Styret, Lundehund- nytt, Lundehund.no, Lundehund FB Involverte i krysningsprosjektet Medlemmer og andre som ønsker å bidra til kartleggingen Publiseres i LHN nr 1 og i årsmeldingen. Premier deles ut ved klubbens spesialutstilling. Publiseres i LHN nr 1 og i årsmeldingen. Premier deles ut ved klubbens spesialutstilling. Alle medlemmer har tilgang på data om hunder, men ikke eierdata. Kontinuerlig tilgjengelig, responderer på ønske om kontakt Etter behov Liv Skjervik Christen Lang (leder), Hanna Gautun, Bård Mathias Andersen, Mari V. W. Johannessen valpeformidler avlsraadet Hele prosjektet Krysningsgruppa avlsraadet Oppstart kartlegging desember 2014 Poeng samles inn gjennom ett kalenderår. Poeng samles inn gjennom ett kalenderår. Kontinuerlig Karen Elise Dahlmo og Ellen Brattbak Unni Hofstad, Dagrunn Mæhlen Elin D.W. Johannessen, Irene Stølan Marc Daverdin, avlsrådet og styret ked@dahlmo.no utstillingshund aktivitetshund database Lundehund- nytt Ved behov Gro W. Viken 10

11 Styreoppnevnte utvalg - Informasjon Aktivitet Målgruppe Mandat Medlemskartotek Medlemmer Lundehund- nytt Klubbens hjemmeside Klubbens kalender Internasjonalt samarbeid Alle medlemsgrupper - Publikum generelt Alle medlemsgrupper publikum generelt Alle interesserte Alle med lundehund i Europa og USA. Medlemmer og ikke- medlemmer Registrere alle eiere av lundehund, både de som er medlem i klubben og andre. Registrere alle lundehunder i Norge. Ajourføre medlemslister. Registrere nye eiere av lundehund. Lundehund- nytt er et organ for hele klubben og skal tjene interessen til rasen Norsk Lundehund og alle klubbens medlemmer. Klubbens primære informasjonsorgan. Publisere informasjon om rasen til et bredere publikum enn de som er medlemmer og mottar LHK. Fremme interesse for rasen Norsk Lundehund. Kanal Når Ansvarlig Info inn til NLK Info ut fra NLK Navn Kontaktadresse medlem redaksjon Formålet med kalenderen er å fremme interessen for e- post: kalender lundehunden som rase. Den er en sikker inntektskilde for klubben. Formålet er å spre informasjon om rasen Norsk Lundehund. NLK er ansvarlig for å ta vare på denne rasen i Norge, og vil være det organ som sammen med NKK tar avgjørelser som berører rasens fremtid. Klipparkiv Alle interesserte Oppbevarer omtaler og relevant stoff om lundehund fra ulike media Nye valper født og hvor de reiste blir rapportert i hvert LHN. Sendes alle registrerte hovedmedlemmer hos NKK Kontinuerlig Merete Evenseth medlem 4 nummer i året Elin M. Hovde, Solveig B. Steinnes og Jon Wagtskjold Internett Informasjon og artikler publisert i LHN. Styremøte- referater ligger her. NLH doku- menter kan lastes ned. international Elin Mariboe Hovde, Ragna Fossen redaksjon hjemmeside Alle kanaler Okt - des hvert år Hilde Nordtiller kalender Møte i Norge v/ NLHs spesialutstilling. Egen spalte i LHN og nett (på planleggingsstadiet) Hvert år i tilknytning til NLKs spesialutstilling for rasen Egen arbeidsgruppe sammensatt av representanter fra flere land. Engelsk språklig. r- tors@online.no På forespørsel På forespørsel Anne Lise Torsteinsen Inntil arbeidsgruppa er på plass: leder r- tors@online.no Lundebua Medlemmer Publikum generelt Norsk Lundehund Klubb sin nettbutikk for lundehund relaterte effekter. Ved å handle her støtter du klubbens arbeid til beste for rasen Norsk lundehund. lundehund.no/lund ebua eller lundebua Tilbud publiseres etter behov Nettbutikk etter behov. Tilstede ved spesial- utstillingen. Karen- Elise og Jon Dalhmo lundebua NLK fylkeskontakter Kontaktpersoner v/mage- tarm problemer Alle medlemmer knyttet til geografisk område (fylkesvis og/eller distrikter) Medlemmer Fylkeskontaktene skal gjennomføre hundetellingen slik klubbens styre ber om og innenfor den tidsrammen som blir gitt. Fylkeskontaktene skal vise lojalitet til styret og årsmøtets vedtak. Retningslinjer for fylkeskontaktene er revidert januar Gruppen består av lundehundeiere med lang erfaring om denne typen problemstillinger, og som stiller sin kunnskap til disposisjon. fylkeskontakter Telefon og e- post direkte til medlemmene i gruppa Telefon og e- post til medlemmer og andre innenfor sitt distrikt. Direkte kontakt med medlemmer Kontinuerlig Etter behov Styret oppnevner fylkeskontakter Unni Hofstad Rita H Daverdin Turid Helfjord Gerd Haugen Liv Skjervik En kontaktperson for hvert distrikt, felles e- post: fylkeskontakter Se Lundehund- nytt og lundehund.no for kontaktpunkt 11

12 7.b Eksempel: Detaljert framdriftsplan Dette verktøyet brukes til å sette aktiviteter og følge opp utvikling i forhold til målsettinger om resultater og tidsfrister. Satsningsområde 1 Tiltak: Aktivitet: Sikre internkommunikasjon i klubben: tiltak i.f.m. årlig gjennomføring av årsmøtet Kvalitetssikre årsmøteprosessen Aktivitet Fristdato Ansvar Fastsette tidspunkt og arrangementssted NN Avstemme tidspunkter med Spesialutstilling NN Dagsorden NN Samle innhold, sette opp sakspapirer NN Offentliggjøre i Lundehund- nytt, avstemme med redaksjonen NN Arrangement NN Tekniske forhold NN Kandidat til ordstyrer NN Siste forberedelsesmøte NN 12