US-SAK NR: 20/2011 UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP UNIVERSITETSDIREKTØREN 1302 1901 SAKSANSVARLIG: GEIR TUTTUREN SAKSBEHANDLER(E): LAILA EBBESEN SMED ARKIVSAK NR:2010/579 Lukking av pålegg fra Riksarkivet Dokumenter: a) Saksframlegg b) Vedlegg - Brev fra Riksarkivet Pålegg om utbedringer etter dokumentbasert tilsyn Forslag til vedtak: Styret tar redegjørelsen om lukking av pålegg fra Riksarkivet til orientering. Ås, Siri Margrethe Løksa universitetsdirektør UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP UNIVERSITETSSTYRET MØTEDATO 26.01.2011
2 a) Saksfremlegg Riksarkivet gjennomførte våren 2010 et dokumentbasert tilsyn med den elektroniske arkivdanningen i universitets- og høgskolesektoren. Det ble sendt ut tilsynsskjema til de 37 institusjonene som sorterer under Kunnskapsdepartementet. På bakgrunn av de innsendte svarskjemaene fra sektoren, utarbeidet Riksarkivet en tilsynsrapport med en generell oppsummering av svarene som var kommet inn. Rapporten ble oversendt UMB 07.10.2010 sammen med konkrete kommentarer til UMB sammen med varsel om pålegg. Riksarkivets pålegg I tilsynsrapporten av 07.10.2010 varslet Riksarkivet om at det ville bli gitt følgende pålegg: 1. UMB opplyser at arkivplanen sist ble oppdatert 04.08.2008. Arkivplanen skal holdes oppdatert til enhver tid, og den må omfatte de instruksene som kreves iht. forskrift av 1. desember 1999 nr. 1566 om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (Riksarkivarens forskrift) kapittel IX 3-2 og 3-3, se rapportens kapittel 3 og vedlegg 3. Oppdatert arkivplan sendes Riksarkivet innen 01.03.2011. 2. Alle instrukser og retningslinjer i arkivplanen må holdes oppdatert, og dokumentasjonen må inneholde informasjon om siste revisjon. Eldre versjoner av arkivplanen skal bevares iflg. arkivforskriften 3-20. 3. UMB journalfører sine organinterne dokumenter (notater), men tar dem ikke med på offentlig journal. Iflg. arkivforskriften 2-7 skal alle journalposter med på den offentlige journalen. Institusjonen må enten begynne å ta notatene med på offentlig journal, eller gå over til å arkivere dem uten journalføring, se rapportens kapittel 4.3. Universitet får frist til 01.02.2011 med å redegjøre for hvilken løsning som velges. 4. UMB må sørge for at eksamensoppgaver, eksamensprotokoller og avhandlinger på masternivå og høyere blir bevart på en slik måte at de senere kan bli avlevert til Arkivverket. Vi ber om en redegjørelse for hvordan dette vil bli organisert i fremtiden, innen 01.02.2011. UMB gav i brev av 12.11.2010 en tilbakemelding på de varslede påleggene. I brev av 06.12.2010 frafalt Riksarkivet pålegg 3, men opprettholdt øvrige pålegg: Pålegg 1 og 2 Oppdatering og arkivering av arkivplan Universitetet for miljø- og biovitenskap redegjør for en omlegging av arkivplanen slik at den i hovedtrekk følger Riksarkivarens mal, og svarer at den vil bli oversendt innen fristen. Videre redegjøres det for rutiner for arkivering av eldre versjoner av planen, samt dokumentasjon av endringer. Påleggene blir stående. Pålegg 3 Organinterne dokumenter på offentlig journal Universitetet for miljø- og biovitenskap svarer at offentlig journal for fremtiden vil bli endret til også å inkludere organinterne dokumenter. Pålegget bortfaller, men Riksarkivet ber om tilbakemelding på når denne endringen trer i kraft. Pålegg 4 Arkivering av eksamensoppgaver mv. Universitetet for miljø- og biovitenskap svarer at de tar en full gjennomgang av de ulike fagområdenes rutiner for arkivering av eksamensoppgaver m.v., i forbindelse med arbeidet med arkivplanen. De vil sende en redegjørelse innen fristen. Pålegget blir dermed stående. Lukking av Riksarkivets pålegg Pålegg 1 og 2 Oppdatering og arkivering av arkivplan Oppdatert arkivplan sendes Riksarkivet innen 01.03.2011. Arkivplanen som overordnet dokument foreligger nå UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP UNIVERSITETSSTYRET MØTEDATO 26.01.2011
3 ferdig i produksjonsform. Arkivplanen inneholder et eget punkt (punkt 1.2) som beskriver rutine for arkivering av arkivplanen. Pålegg 4 Arkivering av eksamensoppgaver, eksamensprotokoller og avhandlinger på masternivå Riksarkivet redegjorde i sin tilsynsrapport for at bevaringsvedtaket innebærer at materialet skal avleveres til Arkivverket. Denne avleveringsplikten oppfylles ikke ved en eventuell avlevering til Nasjonalbiblioteket, og det er derfor ikke tilstrekkelig at UMB oppbevarer avhandlinger på biblioteket. UMB har utarbeidet rutiner som sørger for at et eksemplar av avhandlingene arkiveres i arkivet, og dermed sikrer avlevering sammen med øvrig arkivmateriale. Nye rutiner for arkivering er implementert i arkivplanen. Disse rutinene innebærer at dokumentene arkiveres elektronisk i ephorte fra og med kvalitetsreformen. Rutinene innebærer arkivering av eksamensbesvarelser/avhandlinger i papirform frem til Kvalitetsreformen. Dokumenttjenesten vil i samarbeid med studieavdelingen starte arbeid med å få arkivert tidligere innleverte avhandlinger. UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP UNIVERSITETSSTYRET MØTEDATO 26.01.2011
UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP UNIVERSITETSSTYRET MØTEDATO 26.01.2011 2
Universitetet for miljø- og biovitenskap Postboks 5003 1432 Ås Deres ref Vår ref. Dato 2010/579 2010/57928 INGMOT 06.12.2010 Pålegg om utbedringer etter dokumentbasert tilsyn Riksarkivet gjennomførte dokumentbasert tilsyn av elektronisk arkivdanning i universitets- og høgskolesektoren våren 2010. På grunnlag av utfylte tilsynsskjemaer fra de 37 universitetene og høgskolene som sorterer under Kunnskapsdepartementet ble det utarbeidet en generell rapport fra tilsynet. Rapporten ble sendt til hver enkelt institusjon den 7.10.2010, sammen med kommentarer til deres svar og varsel om pålegg. Institusjonene fikk frist til 12.11.2010 med å gi tilbakemelding om evt. misforståelser og andre feil, og tidsfristen for de varslede påleggene. Universitetet for miljø- og biovitenskap svarte i brev av 12.11.2010. Varslede pålegg Ut fra de opplysningene Riksarkivet mottok fra Universitetet for miljø- og biovitenskap varslet vi at vi med hjemmel i lov av 4. desember 1992 nr. 126 om arkiv (arkivloven) ville gi følgende pålegg: 1. UMB opplyser at arkivplanen sist ble oppdatert 04.08.2008. Arkivplanen skal holdes oppdatert til enhver tid, og den må omfatte de instruksene som kreves iht. forskrift av 1. desember 1999 nr. 1566 om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (Riksarkivarens forskrift) kapittel IX 3-2 og 3-3, se rapportens kapittel 3 og vedlegg 3. Oppdatert arkivplan sendes Riksarkivet innen 01.03.2011. 2. Alle instrukser og retningslinjer i arkivplanen må holdes oppdatert, og dokumentasjonen må inneholde informasjon om siste revisjon. Eldre versjoner av arkivplanen skal bevares iflg. arkivforskriften 3-20. Postadresse: Kontoradresse: Organisasjonsnr. Telefon : 22 02 26 00 Telefaks: 22 23 74 89 Pb. 4013 Ullevål Stadion Folke Bernadottes vei 21 961 181 399 www.arkivverket.no/riksarkivet 0806 OSLO riksarkivet@arkivverket.no
2 3. UMB journalfører sine organinterne dokumenter (notater), men tar dem ikke med på offentlig journal. Iflg. arkivforskriften 2-7 skal alle journalposter med på den offentlige journalen. Institusjonen må enten begynne å ta notatene med på offentlig journal, eller gå over til å arkivere dem uten journalføring, se rapportens kapittel 4.3. Universitet får frist til 01.02.2011 med å redegjøre for hvilken løsning som velges. 4. UMB må sørge for at eksamensoppgaver, eksamensprotokoller og avhandlinger på masternivå og høyere blir bevart på en slik måte at de senere kan bli avlevert til Arkivverket. Vi ber om en redegjørelse for hvordan dette vil bli organisert i fremtiden, innen 01.02.2011. Tilbakemelding fra Universitetet for miljø- og biovitenskap Pålegg 1 og 2: Universitetet for miljø- og biovitenskap redegjør for en omlegging av arkivplanen slik at den i hovedtrekk følger Riksarkivarens mal, og svarer at den vil bli oversendt innen fristen. Videre redegjøres det for rutiner for arkivering av eldre versjoner av planen, samt dokumentasjon av endringer. Påleggene blir stående. Pålegg 3: Universitetet for miljø- og biovitenskap svarer at offentlig journal for fremtiden vil bli endret til også å inkludere organinterne dokumenter. Pålegget bortfaller, men Riksarkivet ber om tilbakemelding på når denne endringen trer i kraft. Pålegg 4: Universitetet for miljø- og biovitenskap svarer at de tar en full gjennomgang av de ulike fagområdenes rutiner for arkivering av eksamensoppgaver m.v., i forbindelse med arbeidet med arkivplanen. De vil sende en redegjørelse innen fristen. Pålegget blir dermed stående. Med hilsen Anne Mette Dørum e.f. avdelingsdirektør Geir Ivar Tungesvik underdirektør Kopi til: Statsarkivet i Oslo