Veiledning for a-meldingen for opplysningspliktig som bruker lønns- og personalsystem 1
1 Hva er a-ordningen?... 10 1.1 1.2 Nye begreper... 10 Innsending av a-melding... 11 1.3 Tilbakemeldinger på innsendinger... 12 1.3.1 Tilbakemeldinger som inneholder melding om avvik... 12 1.3.2 Forholdet oppsummering på en a-melding tilbakemelding på avvik... 13 1.4 Korrigere innsendt informasjon... 13 1.4.1 A-melding er sendt inn via lønnssystem... 14 1.4.2 A-melding registrert direkte i Altinn... 14 1.4.3 Rapportert feil i arbeidsforholdsopplysningene... 14 1.4.4 Feil i ytelse/beløp... 15 1.4.5 Feil i ytelsesbeskrivelser, tilleggsinformasjon og spesifikasjon... 16 1.4.6 Feil i arbeidsgiveravgiftsgrunnlaget... 17 1.4.7 Feil i forskuddstrekk... 18 1.4.8 Lønnsforskudd... 19 1.5 1.6 Frister... 19 Betaling av forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift... 20 1.7 Roller og rettigheter i Altinn... 20 2 Identifisering av opplysningspliktige... 21 3 Identifisering av inntektsmottaker... 21 3.1 3.2 Inntektsmottaker med norsk ID-nummer... 21 Inntektsmottaker uten norsk ID-nummer... 21 3.3 Inntektsmottaker har fått fødselsnummer eller D-nummer... 22 4 Arbeidsforhold... 23 4.1 Beskrivelse av de forskjellige typer arbeidsforhold... 23 4.1.1 Ordinært arbeidsforhold... 24 4.1.2 Maritimt arbeidsforhold... 24 4.1.3 Frilanser, oppdragstaker, honorar personer mm... 24 4.1.4 Pensjon eller andre ytelser uten arbeidsforhold... 24 4.2 Hva skal innrapporteres på de forskjellige typer arbeidsforhold... 25 4.2.1 Ordinært arbeidsforhold... 25 4.2.2 Maritimt arbeidsforhold... 26 4.2.3 Frilanser, oppdragstaker, honorar personer mm... 27 4.2.4 Pensjon og andre ytelser uten arbeidsforhold... 27 4.3 Eksempel på innrapportering av et ordinært arbeidsforhold... 28 4.4 Innrapportering av flere arbeidsforhold hos samme virksomhet... 28 4.4.1 Når foreligger det flere arbeidsforhold... 29 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 4.12 Startdato arbeidsforhold... 29 Sluttdato arbeidsforhold... 30 Yrke... 30 Antall timer per uke som en full stilling tilsvarer... 31 Stillingsprosent... 31 Siste dato for endring av stillingsprosent... 32 Avlønningstype... 32 Arbeidstidsordning... 32 2
4.13 Siste lønnsendringsdato... 33 4.14 Lønnsansiennitet... 33 4.15 Lønnstrinn... 33 4.16 Fartøy... 34 4.16.1 Skipsregister... 34 4.16.2 Skipstype... 34 4.16.3 Fartsområde... 34 4.17 Permisjon og permittering... 34 4.17.1 Permittering... 34 4.17.2 Permisjon... 34 4.17.3 Permisjon- og permitteringsid... 35 4.17.4 Startdato for permisjon og permittering... 35 4.17.5 Sluttdato for permisjon og permittering... 36 4.17.6 Permisjon- og permitteringsprosent... 36 5 Tilleggsinformasjon om inntektsmottaker... 37 5.1 For arbeidstaker med opphold på, n Mayen og bilandene... 37 5.2 For sjøfolk... 37 6 Skatte- og avgiftsregler... 38 6.1 Hva innebærer de forskjellige skatte- og avgiftsreglene?... 38 6.1.1 Særskilt fradrag for sjøfolk... 38 6.1.2 Nettolønn... 38 6.1.3 Kildeskatt på pensjoner... 38 6.1.4... 38 6.1.5 n Mayen og bilandene i Antarktis... 39 6.2 Oversikt over hvilke ytelser som kan falle inn under særskilte skatte- og avgiftsregler... 39 7 Trekkplikt - forskuddstrekk... 43 7.1 Trekkpliktige ytelser... 43 7.2 Forskuddstrekk på ytelser som ikke er trekkpliktige... 43 7.3 Forskuddstrekk på ytelser som ikke skal innrapporteres... 43 7.4 Forskuddstrekk på naturalytelser... 44 7.5 Unntak for å gjennomføre forskuddstrekk... 44 8 Arbeidsgiveravgift... 45 8.1 Beregning av arbeidsgiveravgift... 45 8.2 Forskjellige grunnlag for arbeidsgiveravgift... 45 8.3 Arbeidsgiveravgift lønn og godtgjørelse... 46 8.4 Arbeidsgiveravgift tilskudd og premie til pensjon... 47 8.5 Refusjon av sykepenger, mv. som medfører reduksjon av avgiftsgrunnlaget... 48 8.6 Arbeidsgiveravgift utenlandske med særskilt prosentsats (tidligere UTL1)... 48 8.7 Arbeidsgiveravgift fradrag i grunnlaget for utenlandske med særskilt prosentsats (tidligere UTR1). 49 8.8 Arbeidsgiveravgift utenlandske med fast avgiftsbeløp (tidligere UTL2)... 49 8.9 Fribeløp (arbeidsgiveravgift)... 49 8.9.1 Fribeløp er ikke brukt opp... 49 8.9.2 Fribeløp er brukt opp... 49 8.10 Annen bagatellmessig støtte... 50 8.11 Ambulerende virksomhet... 50 3
8.12 Blandet virksomhet... 50 8.13 Beløp under oppgaveplikt... 50 8.14 Beregningskode for arbeidsgiveravgift... 51 8.14.1 Generelle næringer (tidligere beregningskode AA)... 51 8.14.2 Helseforetak og deler av statsforvaltningen (tidligere beregningskode BB)... 51 8.14.3 Jord- og skogbruk og fiskeri (tidligere beregningskode DD)... 52 8.14.4 Kun forskuddstrekk (tidligere beregningskode EE)... 52 8.14.5 (tidligere beregningskode JJ)... 53 8.14.6 Sektorutnntatt aktivitet og foretak i økonomiske vanskeligheter (tidligere beregningskode CC) 53 8.14.7 Godstransport på vei (tidligere beregningskode GG)... 54 8.14.8 Soner... 55 9 Beskrivelse av en ytelse etter a-ordningen... 57 9.1 Type fordel... 58 9.2 Inntektstype... 58 9.3 Beskrivelse av ytelsene... 58 9.4 Antall... 58 9.5 Spesifikasjon av ytelser... 59 9.6 Krav om tilleggsinformasjon... 59 9.7 Opptjeningsperiode for ytelser... 59 9.8 Start- og sluttdato for en opptjeningsperiode... 60 10 Kontantytelser lønn: Beskrivelse... 61 10.1 Kontantytelse Fastlønn... 61 10.2 Kontantytelse Timelønn... 61 10.3 Kontantytelse Faste tillegg... 61 10.4 Kontantytelse Uregelmessige tillegg knyttet til arbeidet tid... 62 10.5 Kontantytelse Helligdagstillegg... 62 10.6 Kontantytelse Uregelmessige tillegg knyttet til ikke-arbeidet tid... 62 10.7 Kontantytelse Bonus... 62 10.8 Kontantytelse Overtidsgodtgjørelse... 63 10.9 Kontantytelse Styrehonorar og godtgjørelser i forbindelse med verv... 63 10.10 Kontantytelse Kommunal omsorgslønn og fosterhjemsgodtgjørelse... 63 10.11 Kontantytelse Sluttvederlag... 64 10.12 Kontantytelse Feriepenger... 64 10.13 Kontantytelse Annet... 64 11 Kontantytelser lønn: Innrapportering... 65 11.1 Lønn, honorarer mv. (tidligere kode 111 og 129)... 65 11.2 Hyretillegg (tidligere kode 117 og 925)... 66 11.3 Utbetaling fra fond for idrettsutøvere (tidligere kode 122)... 67 11.4 Lønn ved konkurs statsgaranti mv. (tidligere kode 123)... 67 11.5 Bonus fra Forsvaret (tidligere kode 128)... 68 11.6 Opsjoner - kontantytelser (tidligere kode 131)... 68 4
11.7 Lønn ved arbeidsmarkedstiltak (tidligere kode 141)... 69 11.8 Hyre til mannskap på fiske-, småhvalfangst- og selfangstfartøy (tidligere kode 144)... 70 11.9 Lønn og annen godtgjørelse opptjent på norsk kontinentalsokkel utlending (tidligere kode 124 og 149) 71 11.10 Feriepenger og bonus opptjent i utlandet - tidligere år (tidligere kode 149)... 73 11.11 Lønn og annen godtgjørelse annet (tidligere kode 149)... 74 11.12 Skattefri erstatning for tort og svie i forbindelse ved opphør av arbeidsforhold (tidligere kode 911) 74 11.13 Betaling til fond for idrettsutøvere (tidligere kode 912)... 75 11.14 Skattefri arbeidsinntekt til barn under 13 år (tidligere kode 917)... 76 11.15 Kompensasjonstillegg bolig (tidligere kode 928)... 76 11.16 Arbeid i utlandet spesifisert etter type ytelse (tidligere kode 113)... 77 11.17 Styrehonorar mv. utlending (tidligere kode 114)... 78 11.18 Lønn mv. fra utenlandsk diplomatisk eller konsulær stasjon som ikke er skattepliktig i Norge (tidligere kode 115)... 78 11.19 Utenlandske sjøfolk som er trygdet i Norge uten å være skattepliktige (tidligere kode 126)... 79 11.20 Lønn fra den norske stat opptjent i utlandet (tidligere kode 127)... 80 11.21 Lønn mv. til utenlandske artister (tidligere kode 915)... 80 11.22 Skattefritt sluttvederlag og tilleggssluttvederlag (tidligere kode 916)... 81 11.23 Lønn i dødsmåneden (tidligere kode 916)... 81 11.24 Lønn og annen godtgjørelse som ikke er skattepliktig for person som er medlem av folketrygden (tidligere kode 927)... 82 11.25 Kapitalinntekt (tidligere kode 923)... 83 12 Naturalytelser lønn: Innrapportering... 84 12.1 Skattepliktig del av visse typer forsikringspremier (tidligere kode 116)... 84 12.2 Fri bil - standardregel (tidligere kode 118, 136)... 85 12.3 Annen fri bil (tidligere kode 125)... 86 12.4 Fri bil utenfor standardregelen (tidligere kode 135)... 86 12.5 Arbeid utført i utlandet, trekkpliktige naturalytelser, annet (tidligere kode 136)... 87 12.6 Rentefordel rimelig lån i arbeidsforhold (tidligere kode 120)... 88 12.7 Elektronisk kommunikasjon - naturalytelse (tidligere kode 130)... 89 12.7.1 Elektronisk kommunikasjon både naturalytelse/utgiftsgodtgjørelse... 89 12.7.2 Skattefritt bunnbeløp for dekning av fellesfakturerte tjenester og tilleggstjenester... 90 12.8 Ansattes kjøp av aksjer/grunnfondsbevis til underkurs (tidligere kode 132)... 91 12.9 Opsjoner - naturalytelser (tidligere kode 133)... 92 12.10 Fri reise til og fra arbeidet (fri transport) (tidligere kode 518)... 92 12.11 Skattefri bedriftsbarnehageplass (tidligere kode 520)... 93 12.12 Skattefri tilskudd til barnehage som ikke er bedriftsbarnehage (tidligere kode 521)... 93 12.13 Bolig (tidligere kode 121)... 94 12.14 Bolig norsk pendler (tidligere kode 522)... 94 12.15 Bolig utenlandsk pendler (tidligere kode 526)... 95 5
12.16 Kost og losji (tidligere kode 110)... 95 12.17 Kostbesparelse i hjemmet for pendlere (tidligere kode 143)... 96 12.18 Kost til norsk pendler (tidligere kode 522)... 96 12.19 Losji til norsk pendler (tidligere kode 522)... 97 12.20 Kost til utenlandsk pendler (tidligere kode 525)... 97 12.21 Losji til utenlandsk pendler (tidligere kode 525)... 98 12.22 Kost - Sokkelarbeider (tidligere kode 119 og kode 527)... 98 12.23 Besøksreiser til hjemmet for pendlere (tidligere kode 723, 724)... 99 12.24 Trekkpliktige naturalytelser - uspesifisert (tidligere kode 112 og 137)... 100 12.25 Andre trekkfrie naturalytelser (tidligere kode 549)... 101 13 Utgiftgodtgjørelse lønn: Innrapportering... 102 13.1 Elektronisk kommunikasjon - utgiftsgodtgjørelse (tidligere kode 130)... 102 13.1.1 Elektronisk kommunikasjon både naturalytelse/utgiftsgodtgjørelse... 103 13.1.2 Skattefritt bunnbeløp for dekning av fellesfakturerte tjenester og tilleggstjenester... 104 13.2 Smuss tillegg (tidligere kode 151)... 104 13.3 Flyttegodtgjørelse mv. (tidligere kode 813)... 105 13.4 Skattefri godtgjørelse i henhold til særavtaler inngått av bl.a. Utenriksdepartementet (tidligere kode 824) 105 13.5 Matpenger i forbindelse med overtid (tidligere kode 825)... 106 13.6 Trekkpliktig stipend (tidligere kode 161)... 106 13.7 Trekkfrie stipend (tidligere kode 818)... 107 13.8 Trekkpliktig bilgodtgjørelse (tidligere kode 153)... 107 13.9 Trekkpliktig fast bilgodtgjørelse (tidligere kode 153)... 108 13.10 Trekkfri bilgodtgjørelse, passasjertillegg mv. (tidligere kode 711, 712, 714)... 108 13.11 Trekkfri bilgodtgjørelse besøksreiser til hjemmet for pendlere (tidligere kode 721 og 725)... 109 13.12 Trekkpliktig bilgodtgjørelse - besøksreiser til hjemmet for utenlandsk arbeidstaker med opphold i Norge (tidligere kode 156)... 109 13.13 Trekkfri utgiftsgodtgjørelse besøksreiser til hjemmet for pendlere (tidligere kode 721, 725)... 110 13.14 Trekkpliktig utgiftsgodtgjørelse besøksreiser til hjemmet for utenlandsk arbeidstaker med opphold i Norge (tidligere kode 156)... 111 13.15 Trekkpliktig utgiftsgodtgjørelse annet (tidligere kode 199)... 111 13.16 Trekkfrie utgiftsgodtgjørelser annet (tidligere kode 749 og 849)... 112 13.17 Trekkpliktig godtgjørelse til kost på tjenestereise (tidligere kode 155)... 113 13.18 Trekkpliktig annen godtgjørelse på tjenestereise (tidligere kode 155)... 113 13.19 Trekkpliktig godtgjørelse til losji på tjenestereise (tidligere kode 157)... 114 13.20 Trekkfri godtgjørelse til kost på tjenestereise med overnatting (tidligere kode (610)... 115 13.21 Trekkfritt ulegitimert nattillegg på innenlandsreiser (tidligere kode 610)... 115 13.22 Trekkfri godtgjørelse til kost på tjenestereise uten overnatting (tidligere kode 614)... 116 13.23 Trekkfri kontantgodtgjørelse ved administrativ forpleining på tjenestereiser og under pendleropphold (tidligere kode 619 og 620)... 116 13.24 Trekkfri kostgodtgjørelse ved arbeidsopphold utover 28 døgn (tidligere kode 613, 616)... 117 6
13.25 Trekkfri kostgodtgjørelse med overnatting på hybel/brakke/privat (tidligere kode 623)... 118 13.26 Trekkfri kostgodtgjørelse med overnatting på pensjonat (tidligere kode 627)... 118 13.27 Trekkfri kostgodtgjørelse for besøksreiser til hjemmet for arbeidstaker med fri kost på arbeidstedet (tidligere kode 649)... 119 13.28 Trekkpliktig godtgjørelse til kost til utenlandsk arbeidstaker med opphold i Norge (tidligere kode 156) 119 13.29 Trekkpliktig godtgjørelse til losji til utenlandsk arbeidstaker med opphold i Norge (tidligere kode 156) 120 13.30 Trekkfri godtgjørelse til losji egen brakke eller campingvogn (tidligere kode 624)... 120 13.31 Trekkfri kostgodtgjørelse ved overnatting langtransportsjåfør i utlandet (tidligere kode 626) 121 13.32 Trekkfri godtgjørelse til kost til utenlandsk pendler (tidligere kode 628)... 121 13.33 Trekkfri godtgjørelse til losji til utenlandsk pendler (tidligere kode 628)... 122 13.34 Andre skattefrie utgiftsgodtgjørelser (tidligere kode 916)... 122 14 Nettolønnsordning... 123 14.1 Innrapportering av nettolønnsordning arbeid utført i Norge... 123 14.1.1 Kontantytelse - nettolønn (tidligere kode 961)... 123 14.1.2 Beregnet skatt nettolønn (tidligere kode 961)... 124 14.1.3 Trekkpliktige naturalytelser nettolønn (tidligere kode 961)... 124 14.1.4 Trekkpliktige utgiftsgodtgjørelser nettolønn (tidligere kode 961)... 125 14.2 Innrapportering av nettolønnsordning arbeid utført i utlandet... 125 14.2.1 Kontantytelse nettolønn (tidligere kode 971)... 125 14.2.2 Beregnet skatt nettolønn (tidligere kode 971)... 126 14.2.3 Trekkpliktige naturalytelser nettolønn (tidligere kode 971)... 127 14.2.4 Trekkpliktig utgiftsgodtgjørelse nettolønn (tidligere kode 971)... 127 15 Kontantytelser - pensjon/trygd: Innrapportering... 128 15.1 Pensjon i og utenfor arbeidsforhold og livrenter i arbeidsforhold mv. (tidligere kode 211 og kode 212) 128 15.2 Etterlønn og etterpensjon etter dødsfall (tidligere kode 214 og kode 916)... 129 15.3 Pensjon i dødsmåneden (tidligere kode 215)... 129 15.4 Alderspensjon fra folketrygden (tidligere kode 217)... 130 15.5 Uførepensjon fra folketrygden (tidligere kode 218)... 130 15.6 Ektefelletillegg (tidligere kode 219 og kode 242)... 131 15.7 Barnepensjon fra folketrygden (tidligere kode 220)... 132 15.8 Overgangsstønad til enslig mor eller far som begynte å løpe 31. mars 2014 eller tidligere (tidligere kode 224)... 132 15.9 Overgangsstønad til gjenlevende ektefelle mv. (tidligere kode 226)... 133 15.10 Avtalefestet pensjon (tidligere kode 227 og kode 243)... 133 15.11 Barnepensjon fra andre enn folketrygden (tidligere kode 228)... 134 15.12 Introduksjonsstønad (tidligere kode 232)... 135 15.13 Supplerende stønad til personer med kort botid i Norge (tidligere kode 234)... 135 15.14 Kvalifiseringsstønad (tidligere kode 237)... 136 15.15 Nye livrenter i arbeidsforhold (kollektive livrenter) og livrenter tegnet som fortsettelsesforsikringer (tidligere kode 238)... 136 15.16 Krigspensjon (tidligere kode 240)... 137 7
15.17 15.18 15.19 Etterlattepensjon fra folketrygden (tidligere kode 241)... 137 Uførepensjon fra andre enn folketrygden (tidligere kode 247)... 138 Underholdsbidrag tidligere ektefelle (tidligere kode 248)... 138 15.20 Pensjon diverse (tidligere kode 249)... 139 16 Naturalytelser pensjon/trygd: Innrapportering... 140 16.1 Føderåd (tidligere kode 216)... 140 16.2 Naturalytelser i pensjonsforhold (tidligere kode 230 og kode 246)... 140 17 Kontantytelser - ytelser fra det offentlige: Innrapportering... 141 17.1 17.2 17.3 17.4 Foreldrepenger fra folketrygden (tidligere kode 138)... 141 Ventelønn (tidligere kode 142)... 141 Dagpenger ved arbeidsløshet (tidligere kode 147)... 142 Sykepenger fra folketrygden (tidligere kode 148)... 142 17.5 Overgangsstønad til enslig mor eller far som begynte å løpe 1. april 2014 eller senere (tidligere kode 208) 143 17.6 17.7 17.8 17.9 17.10 17.11 Underholdsbidrag til barn skattefritt (tidligere kode 229)... 143 Skattefrie tilleggsstønader (tidligere kode 235)... 144 Arbeidsavklaringspenger (tidligere kode 239)... 144 Svangerskapspenger (tidligere kode 244)... 145 Skattefri stønad til barnetilsyn fra folketrygden (tidligere kode 245)... 145 Dagpenger til fisker som bare har hyre (tidligere kode 145)... 146 17.12 Sykepenger til fisker som bare har hyre (tidligere kode 146)... 146 18 Ytelser til næringsdrivende: Innrapportering... 147 18.1 Betalinger til næringsdrivende (deler av tidligere kode 401)... 147 Dette gjelder kun honorar eller annen godtgjøring som er utbetalt til opphavsmann til åndsverk.... 147 Vederlag for tjenester av teknisk, håndverksmessig, juridisk, regnskapsmessig eller annen art skal ikke innrapporteres gjennom a-meldingen.... 147 18.1.1 Kontantytelser næring... 147 18.1.2 Naturalytelser næring... 147 18.2 Dagpenger ved arbeidsløshet utbetalt til selvstendig næringsdrivende (tidligere kode 403)... 148 18.3 Godtgjørelse til dagmamma som passer barnet i dagmammaens hjem (tidligere kode 404)... 148 18.3.1 Kontantytelse vederlag... 148 18.3.2 Utgiftsgodtgjørelse vederlag... 148 18.4 18.5 18.6 18.7 18.8 Sykepenger til selvstendig næringsdrivende (tidligere kode 405)... 149 Sykepenger mv til dagmamma (tidligere kode 444)... 149 Sykepenger utbetalt til jord- og skogbrukere (tidligere kode 445)... 149 Lott eller part (herunder minstelott) til fisker (tidligere kode 446)... 150 Dagpenger til fisker (tidligere kode 447)... 150 18.9 Sykepenger til fisker (tidligere kode 448)... 150 19 n Mayen/: Innrapportering... 151 19.1 (tidligere kode 913)... 151 19.2 n Mayen og bilandene i Antarktis (tidligere kode 914)... 152 20 Beløp fratrukket ved utbetalingen mv.... 153 20.1 Fagforeningskontingent (tidligere kode 311)... 153 8
20.2 20.3 Premie til pensjonsordninger (tidligere kode 312)... 153 Premie til fond og trygd (tidligere kode 314)... 153 20.4 Brakkeleie (tidligere kode 315)... 153 21 Forskuddstrekk: Innrapportering... 154 21.1 21.2 21.3 21.4 Ordinært forskuddstrekk (tidligere kode 950)... 154 Forskuddstrekk på barnepensjon (tidligere kode 950)... 154 Forskuddstrekk på kildeskatt (tidligere kode 950)... 154 Forskuddstrekk til (tidligere kode 950)... 154 21.5 n Mayen og bilandene i Antarktis (tidligere kode 914)... 155 22 Forenklet oppgjørsordning... 156 22.1 Lønn og godtgjørelse til dagmamma eller praktikant som passer barn i barnets hjem (tidligere kode 134) 156 22.2 Lønn og godtgjørelse utbetalt av veldedig eller allmennyttig institusjon eller organisasjon (tidligere kode 139)... 156 22.3 Lønn og godtgjørelse til privatpersoner for arbeidsoppdrag i oppdragsgivers hjem (tidligere kode 140) 157 23 Oversikt over ytelser som kun utbetales fra Arbeids- og velferdsetaten og/eller Garantikassen for fiskere... 158 24 Utgåtte koder... 159 9
1 Hva er a-ordningen? Digital, samordnet innrapportering av inntekts- og arbeidsforhold og skattetrekksopplysninger fra opplysningspliktige (primært arbeidsgivere) til NAV, Statistisk sentralbyrå og Skatteetaten. Innrapportering skjer via en elektronisk a-melding. For opplysningspliktige som bruker lønns- og personalsystemer vil innrapportering fortsatt skje gjennom disse systemene. Begrensningene som tidligere har vært i Altinn på maksimalt 1000 oppgaver eksisterer ikke lenger i a-ordningen. For opplysningspliktige med få ansatte og enkle forhold, vil det komme en ny tjeneste i Altinn for manuelt å registrere a-meldingen. Denne tjenesten krever ikke noe lønnssystem integrert mot Altinn. For de som ikke har mulighet for å innrapportere elektronisk vil det være mulig å søke om å sende a-meldingen på papir. Men denne muligheten vil være sterkt begrenset i forhold til tidligere adgang til å bruke papirskjema. 1.1 Opplysningspliktig Foretak Virksomhet Inntektsmottaker EFF Nye begreper Den det rapporteres for, ofte en arbeidsgiver. Den opplysningspliktige må identifiseres med en offisiell norsk identifikator som organisasjonsnummer, fødselsnummer eller D-nummer. Juridiske personer = organisasjonsnummer fra Foretaksregisteret Fysiske personer = fødselsnummer eller D-nummer fra det sentrale folkeregisteret. Juridisk enhet = opplysningspliktige Underenhet til juridisk enhet/opplysningspliktig som er registrert i Enhetsregisteret. I dag er virksomhet også identifisert med organisasjonsnummer i Enhetsregisteret. Den som mottar lønn, pensjon, ytelser mv. Inntektsmottaker må oppgis med offisiell norsk identifikator som fødselsnummer eller D-nummer fra folkeregisteret. Etatenes FellesForvaltning 10
Opplysningspliktig (juridisk enhet) Virksomhet 1 Virksomhet...n Inntektsmottaker A Inntektsmottaker...n Fradrag Forskuddstrekk Inntekts- og ytelses detaljer Arbeidsforhold Sjøfolksrelatertinformasjon Opphold på, n Mayen og Bilandene 1.2 Innsending av a-melding Du kan sende inn en a-melding direkte via ditt lønns- og personalsystem dersom dette er integrert mot Altinn og tjenesten "A02 a-melding innsending fra system". Du kan også bruke denne tjenesten selv om lønns- og personalsystemet du bruker ikke er fullintegrert med Altinn. Da logger du deg inn i Altinn og legger ved en fil i tjenesten "A02 a-melding innsending fra system". Filen som du sender inn må være i henhold til godkjent filformat. For opplysningspliktige med få ansatte kan a-meldingen registreres direkte i Altinn gjennom tjenesten A01 a-melding. Det er utviklet en egen veiledning for A01 tjenesten. Denne finner du på våre Altinn-sider. 11
1.3 Tilbakemeldinger på innsendinger Etter at a-meldingen er mottatt av Etatenes Fellesforvaltning (EFF) får den opplysningspliktige en tilbakemelding, "A03 a-melding tilbakemelding", i sin "Meldingsboks" i Altinn. Hvordan denne tilbakemeldingen behandles, vil avhenge av hva slags løsning den enkelte systemleverandøren har utviklet for sitt system. Tilbakemeldingen inneholder: Sum forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift for måneden med betalingsinformasjon (kontonummer og KID) Alle avvik som er avdekket i de automatiske kontrollene dokumentert med Hvor i meldingen / månedens informasjon avviket er Hvilken forretningsregel som er brutt Vår beskrivelse av avviket Har du sendt inn flere a-meldinger for samme måned, vil de automatiske kontrollene sjekke alle de hittil innrapporterte opplysningene for måneden. Tilbakemeldingen vil inneholde resultatet for alle innsendingene for en måned samlet. Eksempel: 1. A-melding 1 sendes inn 3.februar 2015 gjelder for januar 2015. Inneholder opplysninger om inntektsmottakerne Per, Pål og Espen. 2. Tilbakemelding inneholder betalingsinformasjon og resultat av kontroller for a-melding 1. 3. A-melding 2 sendes inn 4. februar 2015 for januar 2015. Inneholder opplysninger om inntektsmottaker Prinsessa. 4. Tilbakemelding inneholder betalingsinformasjon og resultat av kontroller for a-melding 1 og a-melding 2 samlet. 1.3.1 Tilbakemeldinger som inneholder melding om avvik Det er viktig at du sjekker tilbakemeldingen for eventuelle avvik som må rettes. På tilbakemeldingen er avvik kategorisert etter alvorlighetsgrad: Avvisning, øyeblikkelig eller retningslinje. Alvorlighetsgrad på avvik Avvisning Øyeblikkelig Retningslinje Meldingen inneholder avvik som anses så alvorlig at den avvises. Meldingen inneholder avvik som må rettes innen fristen for denne perioden. Meldingen inneholder kanskje avvik, og du må kontrollere og rette dette dersom det er avvik. Avvik som medfører avvisning må rettes umiddelbart og du må sende ny a-melding. Eksempel: Organisasjonsnummer til opplysningspliktige mangler, da vet ikke vi hvem som prøver å levere. Eksempel: Inntektsmottaker er innmeldt med en startdato for arbeidsforholdet som er etter sluttdato for samme arbeidsforhold. Er opplysningene på meldingen riktig, trenger du ikke å foreta deg noen rettinger. Eksempel: Måneden du rapporterer for er mer enn 6 måneder tilbake i tid. 12
1.3.2 Forholdet oppsummering på en a-melding tilbakemelding på avvik Forretningsregler på nivå avvisning, kjøres på den enkelte melding Feil koder Ikke identifiserbar opplysningspliktig, virksomhet eller inntektsmottaker Forretningsregler på nivå øyeblikkelig og retningslinje, kjøres på oppsummering per kalendermåned Ugyldig kombinasjon av informasjonselementer 1.4 Korrigere innsendt informasjon Ved innrapportering vil det kunne skje at informasjon blir innrapportert med feil beløp eller feile beskrivelser. Det kan også være at det inntreffer forhold i ettertid som gjør at vilkårene for en tidligere utbetaling har endret seg. Det vil også være tilfeller der rapportering er korrekt, men hvor det er lagt feil faktum til grunn slik at inntektsmottaker har fått utbetalt feil beløp. Hvordan skal den opplysningspliktige innrapportere etterbetalinger? Og hva hvis inntektsmottaker har fått for mye utbetalt? Kanskje har inntektsmottaker sluttet når feilen oppdages? I kapitlet nedenfor vil du finne beskrevet de forskjellige situasjonene som kan oppstå og hvordan du skal forholde deg til dem. Må du korrigere eller holder det å rette feilen i neste melding. Hvordan du gjør selve korrigeringen/endringen kan avhenge av hvordan a-meldingen er sendt inn, fra tjenesten A-02 (lønnssystem) eller A01 (direkte registrering i Altinn). 13
1.4.1 A-melding er sendt inn via lønnssystem Dersom du har oppdaget avvik eller mangler på en a-melding du har sendt inn på tjenesten "A02 a- melding innsending fra system", så kan du rette dette på følgende måter: Ny melding Erstatningsmelding. Sende inn en ny a-melding Dette betyr at du sender inn en ny melding som skal summeres med den som er tidligere sendt inn. Eksempel: Hvis du har innrapportert et for høyt beløp, kan du i sende inn en ny melding hvor du innrapporterer det som er for mye som et negativt beløp. Sende inn en erstatningsmelding Dette betyr at du sender inn en ny, fullstendig melding som erstatter den tidligere innsendte meldingen. For at en ny melding skal erstatte en tidligere melding, må du passe på at den nye meldingen henviser til den gamle a-meldingen (dennes meldingsid) og gjelder samme periode. 1.4.2 A-melding registrert direkte i Altinn Dersom du har oppdaget feil, mangler eller at det oppstått forhold som krever at tidligere innsendte opplysninger må korrigeres, så kan dette gjøres på denne måten: Erstatningsmelding. Dette betyr at du sender inn en ny, fullstendig melding som erstatter den tidligere innsendte meldingen. 1.4.3 Rapportert feil i arbeidsforholdsopplysningene Det er viktig at all arbeidsforholdsinformasjonen er korrekt på den enkelte inntektsmottaker. Men behovet for å korrigere tilbake i tid er begrenset. Normalt vil det holde å sørge for at informasjonen blir korrekt fremover når du oppdager feil. Merk! Det er ikke noe krav om å korrigere tilbake i tid på denne type informasjon. Med arbeidsforhold menes: Type arbeidsforhold Startdato Sluttdato Yrkeskode Antall timer pr uke som en full stilling tilsvarer Stillingsprosent Siste dato for endring av stillingsprosent Avlønningstype Arbeidstidsordning Siste lønnsendringsdato Lønnsansiennitet Lønnstrinn 14
Fartøy Skipsregister Skipstype Fartsområde Permisjon og permitteringer Beskrivelse Permisjon- og permitteringsid Startdato Sluttdato Permisjon- og permitteringsprosent 1.4.4 Feil i ytelse/beløp Gjelder kun korrigering av ytelsen, ikke eventuelt forskuddstrekk. Dette finner du beskrevet under kapittel 1.5.6. Gjelder både feil i lønn og pensjon. Hvordan du retter er styrt av hva som er grunnen til behovet for endring eller rettelser. 1.4.4.1 For mye utbetalt Ytelsen som er lagt til grunn for utbetalingen er for høy. Type feil Inneværende år - før terminforfall Inneværende år - etter terminforfall Etter årsskifte (etter terminforfall 15.januar) For mye utbetalt. Forutsetter at tilbakebetaling skjer Inntektsmottaker tilbakebetaler netto utbetalt. Brutto inntekt og trekk korrigeres på den meldingen for den måneden feilen ble gjort. Inntektsmottaker tilbakebetaler bruttobeløp. Brutto inntekt korrigeres på den meldingen for den måneden feilen ble gjort. Forskuddstrekk korrigeres ikke, inntektsmottaker må vente til avregning. (Det kan unntaksvis søkes om tilbakebetaling fra skatteoppkreveren). Feilen er oppstått året før, oppdages året etter. Inntektsmottaker tilbakebetaler bruttobeløp. Brutto inntekt kan korrigeres enten på den/de måneder feilen skjedde eller en samlet korrigering på a-melding for desember. Merk! Sjekk om arbeidsgiveravgiften vil bli endret pga de korrigerte opplysningene, se kapittel 1.4.6.2. 1.4.4.2 Andre feil Tastefeil: Det er innrapportert feil beløp, men utbetaling til inntektsmottaker er riktig. Endrede forutsetninger: Beløpet var korrekt på innrapporteringstidspunkt, men det har inntruffet omstendigheter som gjør at tidligere innrapportering. Eks at deler av beløpet ikke lenger er trekkfritt eller fritatt for arbeidsgiveravgift. 15
Etterbetalinger: Omfatter både der det har vært utbetalt for lite og feks der det har vært justeringer på ytelser tilbake i tid, som gjr inntektsmottaker krav på etter betaling. Typisk ved lønnsoppgjør. Type feil Feil Endrede forutsetninger Etterbetalinger Inneværende år Rettes på den kalendermåned/melding som inneholder feilen Rettes i "avregningsmnd". Dvs den måneden du blir oppmerksom på "feilen". Innrapporteres når utbetaling skjer* Foregående år/over årsskifte Rettes på den kalendermåned/melding som inneholder feilen Rettes i desember eller måneden feilen oppstod. Innrapporteres når utbetaling skjer* *Ved etterbetaling av pensjon må du oppgi etterbetalingsperiode. Merk! Sjekk om arbeidsgiveravgiften vil bli endret pga de korrigerte opplysningene, se kapittel 1.4.6.2. 1.4.5 Feil i ytelsesbeskrivelser, tilleggsinformasjon og spesifikasjon Her har den opplysningspliktige innrapportert selve ytelsen (beløpet) korrekt, men informasjonen/beskrivelsen av ytelsen er ikke riktig eller har mangler. Korrigeres ved at beløpet innrapporteres med negativt fortegn, med de tilleggsopplysninger og eventuell ytelsesbeskrivelse som ble innrapportert i den opprinnelig a-meldingen. Rapporter deretter beløpet på nytt med fullstendige og riktige tilleggsopplysninger/ ytelsesbeskrivelse. Type feil Inneværende år Foregående år/over årsskifte Feil i ytelsebeskrivelser/tilleggsinformasjon/spesifikasjon Rettes på den kalendermåned/melding som inneholder feilen Rettes på den kalendermåned/melding som inneholder feilen Merk! Sjekk om arbeidsgiveravgiften vil bli endret pga de korrigerte opplysningene, se kapittel 1.4.6.2. 16
1.4.6 Feil i arbeidsgiveravgiftsgrunnlaget I enkelte tilfeller kan det være behov for å korrigere arbeidsgiveravgiften selv om den tidligere innrapporterte avgiften ikke var feil innrapportert i sin tid. Korrigering av arbeidsgiveravgift gjøres kun på virksomhetsnivå, ikke inntektsmottakers nivå. Eksempler: o Endrede forutsetninger: Eks A1/E101 med tilbakevirkende kraft o Ambulerende virksomhet 1.4.6.1 Korrigering kun på virksomhetsnivå Type feil Tastefeil Endrede forutsetninger Ambulerende virksomhet Inneværende år Foregående år/over årsskifte Rettes på den kalendermåned/melding som inneholder feilen Rettes på den kalendermåned/melding som inneholder feilen Korrigeres i den måned de nye opplysningene blir kjent, eller på den måned endringen gjelder Korrigeres i den måned de nye opplysningene blir kjent, eller på den måned endringen gjelder eller samlet i desember. Rettes på den kalendermåned/melding som inneholder feilen Rettes på den kalendermåned/melding som inneholder feilen 1.4.6.2 Endring av ytelse medfører behov for endring av arbeidsgiveravgift Type endring Inntektsmottaker tilbakebetaler ytelse Etterbetaling Endring som følge av endrede forutsetninger (eks kjørebok og stipend) Inneværende år Etter årsskifte (etter terminforfall 15.januar) Arbeidsgiveravgiften korrigeres i den måned de nye opplysningene blir kjent, eller på den måned endringen gjelder Arbeidsgiveravgiften korrigeres i den måned de nye opplysningene blir kjent, eller på den måned endringen gjelder, eller samlet i desember. Arbeidsgiveravgift korrigeres i kalendermåneden utbetalingen skjer Arbeidsgiveravgift korrigeres i kalendermåneden utbetalingen skjer Arbeidsgiveravgiften korrigeres i "avregningsmnd". Dvs den måneden du blir oppmerksom på "feilen". Arbeidsgiveravgiften korrigeres I "avregningsmnd". Dvs den måneden du blir oppmerksom på "feilen", eller samlet i desember. 17
1.4.7 Feil i forskuddstrekk Utgangspunktet er at den skattepliktige ikke skal få tilbakebetalt forskuddstrekket før ordinær avregning. Men det er anledning å korrigere også forskuddstrekket i noen tilfeller som du finner beskrevet nedenfor. 1.4.7.1 For mye trukke t- inntektsmottaker er ikke sluttet/pensjonsytelsen løper fortsatt Type feil Foretatt forskuddstrekk i trekkfri ytelse Trekket er ved en feil beregnet for høyt Før terminforfall Etter terminforfall Kan korrigeres hele året. Korrigering skjer på neste utbetaling Kan korrigeres hele året. Korrigering skjer på neste utbetaling Kan korrigeres hele året. Korrigering skjer på neste utbetaling Kan korrigeres hele året. Korrigering skjer på neste utbetaling 1.4.7.2 For mye trukket - inntektsmottaker er sluttet/pensjonsytelsen er opphørt Type feil Foretatt forskuddstrekk i trekkfri ytelse Trekket er ved en feil beregnet for høyt Før terminforfall Etter terminforfall Kan korrigeres ved tilbakebetaling til arbeidstaker. Korrigering av trekk innrapporteres den måneden tilbakebetalingen skjer. Kan ikke korrigeres, ansatt må avvente avregning. (Det kan unntaksvis søkes om tilbakebetaling av trekkbeløpet fra skatteoppkreveren). Kan korrigeres ved tilbakebetaling til arbeidstaker. Korrigering av trekk innrapporteres den måneden tilbakebetalingen skjer. Kan ikke korrigeres, ansatt må avvente avregning. (Det kan unntaksvis søkes om tilbakebetaling av trekkbeløpet fra skatteoppkreveren). 1.4.7.3 Utbetalt for mye trekk er gjennomført i henhold til utbetaling - uansett om inntektsmottaker er sluttet/pensjonsytelsen opphørt Type feil For mye utbetalt lønn/pensjon forutsetter tilbakebetaling Før terminforfall Etter terminforfall Kan korrigere både inntekt og trekk forutsatt at inntektsmottaker tilbakebetaler for mye utbetalt (netto). Kan kun korrigere inntekt, ikke trekk. Krever at inntektsmottaker tilbakebetaler både for mye utbetalt og trekk som gjelder det som er for mye utbetalt. 18
1.4.8 Lønnsforskudd Lønnsforskudd kan utbetales som et ordinært forskudd hvor inntektsmottaker får for eksempel utbetalt to månedslønner samtidig. Lønnsforskuddet behandles da som den vanlige utbetalingen, dvs forskuddstrekk gjennomføres og avsettes som ellers. I noen enkelte tilfeller kan den opplysningspliktige avvente gjennomføring og avsetning av forskuddstrekk til måneden etter. Utbetalt forskudd på lønn hvor det skal gjennomføres trekk Innrapporteres måneden det utbetales (kontantprinsippet) Utbetalt forskudd på lønn (netto) Innrapporteres måneden etter utbetaling sammen med eventuelt ordinær lønnsutbetaling 1.5 Frister A-opplysningsloven 4 - Frist for levering av opplysninger Opplysninger skal gis av den opplysningspliktige minimum en gang per kalendermåned. Fristen for å sende inn a-meldingen er satt til senest den 5 i måneden etter at rapporteringspliktige forhold inntraff. Hvis den 5 er en lørdag, søndag eller helligdag, er fristen første virkedag etter. Eksempel: Lønn utbetales den 10. mai. Utbetalingen gjelder lønn opptjent i april, dvs. at den utbetales etterskuddsvis. Frist for innrapportering er senest den 5 i måneden etter at lønn ble utbetalt, dvs. i dette tilfelle den 5.juni. Etter a-ordningen skal den du som opplysningspliktig rapportere et sett med pliktige opplysninger om hver enkelt ansatt minst en gang i måneden. Innrapportering kan godt skje i tilknytning til lønnskjøring. Så lenge du ikke overskrider siste frist for innrapportering, kan du selv velge når du vil innrapportere. Du kan også selv velge hvor ofte du vil innrapportere så lenge du gjør det minst en gang i måneden. For eksempel hvis du har lønnsutbetaling hver 14 dag, kan du gjerne innrapportere hver gang du har lønnskjøring. Eksempel: A starter i arbeidsforholdet 10. januar - opplysninger om arbeidsforholdet innrapporteres innen 5. februar. A får utbetalt lønn 12. februar - opplysninger om inntekter mv., forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift, samt status på arbeidsforholdet, innrapporteres innen 5. mars. Innrapportering av ytelser til gruppen: Frilanser, oppdragstaker, honorar personer mm 19
Det er ikke noen plikt til å melde denne gruppen inn i Aa-registeret, så innrapporteringsplikten utløses ikke ved at du som arbeidsgiver, feks engasjerer en konsulent til et oppdrag. Men når du har foretatt en utbetaling, utløses ordinær innrapporteringsplikt, dvs senest den 5. i måneden etter at utbetaling fant sted. Innrapportering av føderåd Opplysninger om føderåd etter ligningsloven 5-2 bokstav b kan leveres en gang per år og skal senest leveres samtidig med fristen for å levere opplysninger i januar i året etter inntektsåret. 1.6 Betaling av forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift Fristene for betaling er ikke endret med a-ordningen. Det betyr at innbetaling av forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift skal skje etter de samme regler som før a-ordningen trådte i kraft. I tilbakemeldingen du mottar ved innsendelse av a-meldingen, vil du finne informasjon om beløp og kid.nr. I tilbakemeldingen vil du kun finne beløp for en måned, så du må huske å sjekke tilbakemeldingen for begge månedene som gjelder terminen du skal innbetale for. 1.7 Roller og rettigheter i Altinn Det er viktig at du har riktige roller og rettigheter i Altinn. For å kunne sende inn via et lønnssystem, må du ha følgende roller i Altinn. Skjema/tjenester i Altinn: A02 a-melding innsending fra system A03 a-melding tilbakemelding Rolle: Utfyller/innsender Kontaktperson NUF Utfyller/innsender Kontaktperson NUF 20
2 Identifisering av opplysningspliktige Det er organisasjonsnummer fra Enhetsregisteret (9 sifre) som skal brukes for å identifisere den opplysningspliktige. Det er viktig at det er samme organisasjonsnummer som benyttes ved innbetaling av forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift, som ved innrapportering av a-melding. Dersom den opplysningspliktige er en privatperson, skal fødselsnummer benyttes. Det vises til definisjonen av opplysningspliktig under i punkt 1.1. Du vil finne informasjon om hvordan du kan registrere en juridisk enhet her: http://www.brreg.no/registrering/ og https://www.altinn.no/no/starte-og-drive-bedrift/registrere/registrere-foretaket/ Registrering av virksomhet finner du informasjon om her: http://www.brreg.no/registrering/bedrifter.html 3 Identifisering av inntektsmottaker 3.1 Inntektsmottaker med norsk ID-nummer Hvis inntektsmottaker har fått tildelt et norsk ID-nummer (dvs. fødselsnummer eller D-nummer), så er det ikke nødvendig å oppgi annen informasjon for å identifisere inntektsmottaker. Unntak: Har du innrapportert med en internasjonal identifikator for samme inntektsmottaker tidligere, må du oppgi både norsk og internasjonal identifikator, se nedenfor under kap. 3.3. Du vil finne informasjon om hvordan du kan få norsk ID-nummer her: http://www.skatteetaten.no/no/person/skattekort-ogforskuddsskatt/utenlandsk-arbeidstaker/d-nummer/d-nummer1/ 3.2 Inntektsmottaker uten norsk ID-nummer For inntektsmottakere som ikke har norsk fødselsnummer eller D-nummer, kan det midlertidig oppgis en internasjonal identifikator med tillegg av navneopplysninger. Regelverket for når det skal søkes om D-nummer er ikke endret ved innføring av a-ordningen. Den opplysningspliktige må selv sjekke om plikten til å søke om D-nummer er inntruffet eller ikke. Dersom inntektsmottaker oppfyller kravene til å få D-nummer, så skal det brukes. Hvis ikke så kan internasjonal identifikator benyttes. Den internasjonale identifikatoren må være utstedt av det landet vedkommende kommer fra og bestå av følgende tre deler: ID-nummer Beskrivelse av hva slags identifikator som brukes, jf. listen nedenfor. Landkode 21