KONTROLLUTVALGET I VADSØ KOMMUNE ÅRSRAPPORT 2012 KONTROLLUTVALGET I VADSØ KOMMUNE Årsrapport 2012
Innhold SAMMENDRAG... 3 1. INNLEDNING... 5 2. KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER... 5 2.1 Tilsyn og kontroll... 5 2.2 Gjennomført tilsyn med forvaltningen... 5 2.3 Forsvarlig revisjonsordning... 5 2.4 Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon... 5 2.4.1 Regnskapsrevisjon... 5 2.4.2 Oppfølging av merknader... 6 2.5 Kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon... 6 2.5.1 Forvaltningsrevisjon/plan for forvaltningsrevisjon... 6 2.5.2 Bestilt og gjennomført forvaltningerevisjon... 6 2.6 Kontrollutvalgets oppgaver ved selskapskontroll... 6 2.6.1 Plan for selskapskontroll... 6 2.6.2 Bestilling og gjennomføring av selskapskontroll... 7 2.7 Tilsyn med revisjonen... 7 2.7.1 Gjennomført tilsyn med revisjonen... 7 2.8 Budsjettbehandling... 7 2.8.1 Budsjett for 2013... 7 3 KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET... 8 3.1 Medlemmer... 8 3.1.1 Møter og saker... 8 3.1.2 Øvrige aktiviteter... 8 4. SEKRETÆRFUNKSJONEN... 9 2
SAMMENDRAG Kommunestyret har det øverste tilsynet med den kommunale forvaltningen. Kontrollutvalget er et sentralt hjelpeorgan for kommunestyret og skal utøve sitt arbeid i henhold til kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg. Kontrollutvalget rapporterer om sin virksomhet til kommunestyret. Det nåværende kontrollutvalg ble valgt høsten 2011 og oversikten over medlemmene er omtalt i kapittel 3.1. Oversikt over møter og behandlede saker er omtalt i rapportens kapittel 3.2 og i vedlegget. Kontrollutvalget har rapporteringsplikt til kommunestyret og vil med denne rapporten gi informasjon om kontrollutvalgets virksomhet i 2012. Kontrollutvalgets oppgaver er bl.a. knyttet til følgende punkter: Tilsyn og kontroll Regnskapsrevisjon Forvaltningsrevisjon Selskapskontroll Budsjettbehandlingen (for kontroll og tilsynsarbeidet i kommunen) Tilsyn og kontroll (kap.2.1 og 2.5) Kontrollutvalget har i 2012 har samtaler med ordfører og rådmann bl.a. i forbindelse med utarbeidelse av overordnet analyse for forvaltningsrevisjon Regnskapsrevisjon (kap. 2.4) Kontrollutvalgets oppgaver knyttet til regnskapsrevisjon bygger i all hovedsak på revisjonens gjennomganger. Kontrollutvalget har gitt uttalelse til kommunens årsregnskapet for 2011 og særregnskapet 2011 for Vadsø Havn KF og Vadsø Vann og Avløp KF. Kontrollutvalget har fått ett revisorbrev i forbindelse med avslutning av revisjon for Vadsø havn KF. Revisor påpeker at særregnskapet skal legges fram etter forskrift om særbudsjett, særregnskap og årsberetning for kommunale foretak. Forvaltningsrevisjon ( kap.2.5) I 2012 er det ikke gjennomført forvaltningsrevisjon. Selskapskontroll (kap.2.6) Det er ikke gjennomført eierskapskontroll i 2012. Budsjettbehandlingen(for kontroll og tilsynsarbeidet i kommunen)(kap. 2.8) Kontrollutvalget behandlet budsjett 2012for kontroll og tilsyn i møte 11. september 2012. Kontrollutvalgets sekretariat (kap.4) Kontrollutvalget har et eget sekretariat (Kontrollutvalgan IS) for å bistå seg i sitt arbeid. Sekretariatets virksomhet er nærmere omtalt i kapittel 4. 3
Avsluttende kommentarer Kontrollutvalget har en viktig oppgave med å ivareta kontroll- og tilsynsfunksjonen i kommunen, sammen med revisjonen og sekretariatet. Kontrollutvalget er avhengig av samarbeid med sekretariatsleder og revisjonen og dette samspillet har fungert bra i 2012. Utvalgets kontakt med ordfører og rådmannen er bra. Vadsø den 13. februar 2013 Per Stene Leder kontrollutvalget Sissel Mietinen sekretariatsleder 4
1. INNLEDNING Kommunestyret har det øverste tilsynet med den kommunale forvaltningen. Kontrollutvalget er et sentralt hjelpeorgan for kommunestyret og skal utøve sitt arbeid i henhold til kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg. Kontrollutvalget rapporterer om sin virksomhet til kommunestyret. Kontrollutvalgets årsmelding er innrettet i tråd med bestemmelsene og forskrift om kontrollutvalg og er også basert på årsplanen for kontrollutvalget. 2. KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER 2.1 Tilsyn og kontroll I forskriften om kontrollutvalg 4 heter det: kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn med den kommunale og fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Utvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens eller fylkeskommunens forlkevalgte organer Kontrollutvalget har tilsyn både med kommunens virksomhet og kommunale foretaks virksomhet. 2.2 Gjennomført tilsyn med forvaltningen Kontrollutvalgets tilsyn med politiske vedtak skal gjennomføres ved at medlemmene får tilsendt saksdokumenter fra de forskjellige politiske utvalgene. Kontrollutvalget skal gjennomføre en gjensidig rapportering i hvert møte eller ved behov. I tillegg kan kontrollutvalget be om en oversikt over fattede vedtak og oppfølgingen av disse, i forhold til formannskaps- og kommunestyresaker. Ordfører og rådmannen har møtt i kontrollutvalgets møte for samtale/orientering om forskjellige saker på dagsorden. 2.3 Forsvarlig revisjonsordning Kontrollutvalget skal se til at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Vadsø kommune har benyttet samme revisjonsfirma i flere år og kontrollutvalget mener at det er en forsvarlig revisjonsordning. 2.4 Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at årsregnskapet for kommunen og for kommunale foretak blir revidert på en betryggende måte (kontrollutvalgsforskriften 6). Det vil si at regnskapene skal revideres etter de kravene som går frem av forskrift om revisjon og god kommunal revisjonsskikk. 2.4.1 Regnskapsrevisjon Kommunens årsregnskap for 2011 ble behandlet i kontrollutvalget 25. mai 2012. Revisjonen avga beretning datert 21. april 2012. 5
Vadsø havn KF`s og Vadsø vann og avløp KF s særregnskap for 2011 ble behandlet i kontrollutvalget den 11. september 2012. Revisjonen avga beretning 29. mai (havna) og 7. juni 2012. Det ble skrevet et revisorbrev til Vadsø havn KF som går på at foretaket fører regnskapet etter feil forskrift. 2.4.2 Oppfølging av merknader Revisor følger opp kommunen og rapporterer til kontrollutvalget. 2.5 Kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon Det er kontrollutvalget som etter kommunelovens bestemmelse har ansvaret for at det utføres forvaltningsrevisjon i kommunen. Dette fremgår av lovens 77 nr 4, som har følgende ordlyd: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestinget vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Kapittel 5 i forskrift om kontrollutvalg inneholder utfyllende bestemmelser om kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon. I følge forskriftens 10 skal kontrollutvalget minst en gang i valgperioden utarbeide plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Resultatet av gjennomført forvaltningsrevisjon skal rapporteres til bystyret (forskriftens 12) 2.5.1 Forvaltningsrevisjon/plan for forvaltningsrevisjon Det er utarbeidet en overordnet analyse i 2012 som skal danne grunnlag for å sette opp en plan for forvaltningsrevisjon for 2013 2016. Planen vil bli oversendt kommunestyret i 2013 for behandling. 2.5.2 Bestilt og gjennomført forvaltningerevisjon Det er ikke bestilt forvaltningsrevisjon i 2012 da revisjonen har utarbeidet overordnet analyse for forvaltningsrevisjon. Det vil bli bestilt forvaltningsrevisjon så snart plan for forvaltningsrevisjon 2013-2016 er behandlet i kommunestyret. 2.6 Kontrollutvalgets oppgaver ved selskapskontroll Selskapskontrollen består av en obligatorisk del som går ut på å føre tilsyn med forvaltningen av eierinteressene i selskapet (eierskapskontroll) og en frivillig del som medfører at det også kan gjennomføres forvaltningsrevisjon når kontrollutvalget eller kommunestyret finner det nødvendig eller ønskelig. Selskapskontroll skal gjennomføres på bakgrunn av plan for selskapskontroll som skal vedtas av kommunestyret. 2.6.1 Plan for selskapskontroll Kontrollutvalget behandlet plan for selskapskontroll 2012-2015 i møte 20.08.2009 sak 13/09. Planen ble oversendt kommunestyret i brev av 01.09.09 og behandlet av kommunestyret 12.11.2009 sak 68/09. Kontrollutvalget ble tildelt myndighet til å prioritere hvilke selskaper det skal gjøres kontroll i og til å foreta endringer i planen. Kontrollutvalget ble tildelt myndighet til å avgjøre hvem som skal utføre kontrollen og til å inngå samarbeid med andre eiere i 6
selskapene. Kommunestyret ba kontrollutvalget komme med forslag til retningslinjer for selskapskontroll. Disse er vedtatt av kontrollutvalget i møte 01.12.2009 sak 26/09 og oversendt kommunestyret for endelig behandling i brev av 4.12.2009. Retningslinjene ble behandlet i bystyret i møte 11.2.2010 sak 02/10. 2.6.2 Bestilling og gjennomføring av selskapskontroll Det er ikke gjennomført eierskapskontroll i 2012. 2.7 Tilsyn med revisjonen Kontrollutvalget skal holde seg løpende underrettet om revisjonens virksomhet og føre tilsyn med at revisjonsarbeidet er a` jour og foregår i samsvar med gjeldene forskrift og andre bestemmelser. 2.7.1 Gjennomført tilsyn med revisjonen Tilsynet med revisjonen har blitt utøvd gjennom revisjonssjefens orientering fra sitt årlige planverk. I tillegg har kontrollutvalget behandlet revisjonsberetning til revidert regnskap og andre rapporter med utgangspunkt i revisjonsarbeidet. Revisjonen har deltatt på alle utvalgets møte og orientert om revisjonsarbeidet. Revisjonen er underlagt et faglig tilsyn fra NKRF og er pålagt obligatorisk program for etterutdanning. Det har i 2012 vært gjennomført tilsyn i regi av NKRF men resultatet er ikke lagt fram for kontrollutvalget. Oppdragsansvarlig revisor legger hvert år frem sin uavhengighetserklæring. Denne ble lagt frem på kontrollutvalgets møte 15. november, sak 28/12. 2.8 Budsjettbehandling Etter forskrift om kontrollutvalg 18 skal kontrollutvalget legge frem forslag til budsjett for kontroll og tilsynsarbeidet i kommunen. Dette forslaget bør foreligge tidsnok til at kommunen kan få innarbeidet dette i sitt budsjett. 2.8.1 Budsjett for 2013 Kontrollutvalget behandlet forslag til budsjett for hele kontroll og tilsynsarbeidet for 2013 i møte 11. september 2012. Det samlede forslaget er som følger: Poster Budsjett 2013 Budsjett 2012 Kontrollutvalget Fast godtgjørelse leder 17 000 17 000 Møtegodtgjørelse 1 7 200 6 300 Reiseutgifter/kjøregodt 2. 25 000 25 000 Tapt arbeidsfortjeneste 1 400 1 400 Abonn./medlemskap 3 4 300 4 290 Møteutgifter 1 000 1 000 Kurs/konferanseavgifter 4 15 000 15 000 Sum KU`s drift 70 900 69 990 Sekretariat Betaling til IS 158 000 179 057 1 Beregnet etter et medlemstall på 3, 900 pr medl, 4 møter 2 Reiseutgifter møter, kurs og konferanser 3 Medlemskontingent NKRF/FKT = 900 + 3.390 4 Sekretariatets konferanse/nkrf og FKT`s årlige konferanser 7
Selskapskontroll - - Revisjonen Betaling til IKS 797 819 Totalt 1 046 866 Forslag til vedtak: 1. Det foreslåtte budsjett for kontroll og tilsynsordningen for Vadsø kommune vedtas og oversendes kommunen som kontrollutvalgets forslag for 2013. 2. Forslaget følger formannskapets innstilling til kommunestyret vedrørende budsjettet for Vadsø kommune 2013. 3. Særutskrift av kommunestyrets behandling, med spesifisering av bevilgede beløp for kontroll og tilsynsarbeidet sendes kontrollutvalget, Finnmark kommunerevisjon IKS og Kontrollutvalgan IS. 3 KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET 3.1 Medlemmer Etter høstens kommunevalg ble følgende kontrollutvalg valgt for perioden 2011-2015:. Medlemmer Per Stene, leder (FRP) Kristian Wengen, nestleder (AP) Ingunn Mosand-Gjerde, medlem (V) Varamedlemmer Vara for H, V, KRF og FRP Hanne Bønå Arnold Eliseussen Geir Vorren Vara for AP/ SV Toril Dahl Bente Hegna Nils Petter Pedersen 3.1.1 Møter og saker I løpet av 2015 har kontrollutvalget hatt 5 møter og behandlet 32 saker. Hvilke saker som er behandlet går frem av vedlegg til årsmeldingen. 3.1.2 Øvrige aktiviteter Kontrollutvalgets oppgaver er mange og store og ser behov for en jevnlig oppdatering av sine kunnskaper, samt å treffes og ha kontakt med andre kontrollutvalg. For å følge opp dette deltar medlemmene på lokale og nasjonale konferanser og på kurs som arrangeres spesielt rettet mot kontrollutvalgene. 8
4. SEKRETÆRFUNKSJONEN Kontrollutvalget i kommunen har felles sekretariat med Vardø, Tana, Nesseby, Gamvik, Lebesby, Berlevåg, Båtsfjord, Sør Varanger og fylkeskommunen gjennom det interkommunale samarbeidet Kontrollutvalgan IS. Sekretariatet har følgende oppgaver overfor de enkelte kontrollutvalg: Saksbehandling Kontrollutvalgsmøter Eierskapskontroll Informasjon/opplæring Møter med revisjonen Planlegging/faglig oppdatering Under saksbehandling ligger all saksforberedelse og forskjellige undersøkelser til konntrollutvalget, herunder årsplaner, årsmelding, møteinnkallinger med tilhørende bestillinger og avtaler, referater og oversendelse av vedtak til videre behandling og oppfølging av vedtak. Vadsø den 13. februar 2013 Per Stene leder Sign. Kristian Wengen nestleder Sign. Ingunn Mosand-Gerde medlem sign. 9