ØKONOMISK LIKEVERDIG BEHANDLING ETTERJUSTERING, DOKUMENTASJON OG FORVALTING Fagsamling 30.11.2012 1
Forskrift om likeverdig behandling 1 Formål og virkeområde 2 Kommunens ansvar 3 Det kommunale tilskuddet til ordinær drift 4 Tilskudd til driftskostnader 5 Tilskudd til kapitalkostnader 6 Reduksjon av kommunalt tilskudd 7 Opplysningsplikt 8 Endringer i grunnlaget for de kommunale satsene 9 Vilkår for kommunalt tilskott 10 Tilbakebetaling 11 Refusjon av kostnader til barn fra andre kommuner 12 Klage til fylkesmannen 13 Endring i forskriften 14 Ikraftsetting 2
Tema 1: Endringar, teljing og etterjustering av tilskott Lovforståing og presiseringar av reglane i forskrifta 8 Endringar i grunnlaget for dei kommunale tilskottsatsane 10 Tilbakebetaling Tema: Tilbakebetaling av tilskott Endring av tilskott gjennom året Teljing av barn og etterjustering av tilskott Rekneskapstal og oppdaterte barnetal ved etterjustering Bokføring av etterjusterte tilskott Etterjustering etter streik 3
Tilbakebetaling av tilskott Tilbakebetaling eller tilbakeføring kan gjerast ved følgjande høve: Når kommunerekneskapen viser eit mindreforbruk på ordinær drift i kommunen sine barnehagar i forhold til det budsjettet som var lagt til grunn for tilskottsatsane (jf 8, tredje ledd) Når barnehagar i løpet av året har fått høgare tilskott enn dei har krav på. Dette gjeld berre ved feil frå barnehagen si side som fell inn under deira ansvarsområde i forhold til opplysningsplikta i 7 (jf 10) Kommunen kan ikkje utan vidare krevje tilbakebetalt tilskott som er utbetalt på grunn av feil frå kommunen si side. Her gjeld forvaltningslova sine reglar og den ulovfesta læra om tilbakebetaling av eit beløp mottakaren ikkje hadde krav på (condicito indebiti). Tilbakebetaling vert bestemt etter ein konkret rimelegvurdering i kvar enkelt sak. (jf merknadene til 10) 4
Endringar i grunnlaget for dei kommunale satsane Forskrifta 8, andre og tredje ledd: Kommuner som i løpet av året endrer bevilgningene til ordinær drift i kommunale barnehager, skal samme året fatte vedtak om etterjustering av tilskudd til ikke-kommunale barnehager Dersom kommunens regnskap viser at forbruket i de kommunale barnehagene avviker fra det som lå til grunn ved fastsettelsen av tilskuddsatsene etter 4 og 5, skal kommunen i forbindelse med kommunestyrets årlige fastsettelse av årsregnskapet fatte vedtak om etterjustering av tilskudd til ikke-kommunale barnehager. Etterjustering av tilskudd det er fattet vedtak om i samsvar med andre ledd skal hensyntas. 5
Endringar gjennom året 8 andre ledd Endringar i budsjett for ordinær drift i dei kommunale barnehagane, td lønnsoppgjer Ein etterjustering i løpet av året Må gjennomførast i kalenderåret Gjeld berre ved endringar som går inn i utrekningsgrunnlaget Kommunen skal rekne ut nye tilskottsatsar Etterjustering kan ikkje gjerast når det berre er endringar i barnetal, og ikkje i budsjett til ordinær drift 6
Etterjustering ut frå rekneskap 8, tredje ledd Etterjustering skal gjerast når forbruket til ordinær drift er annleis enn det som var lagt til grunn ved fastsetting av tilskottsatsane (dvs budsjett) Vedtak om etterjustering av tilskott skal gjerast i samband med fastsetting av årsrekneskapen i kommunestyret Eitkvart meir eller mindreforbruk i dei kommunale barnehagane skal også gjelde dei ikkje-kommunale barnehagane Etterjustering gjennom året skal ikkje vere med i differansen mellom budsjett og rekneskap ved den endelege etterjusteringa Endringar i dei kommunale budsjetta etter at etterjustering gjennom året er gjort, vert omfatta i avrekninga av differansen Gjeld ikkje barnehagar som ikkje er med i tilskottgrunnlaget 7
Etterjustering - presisering Presisering av 27.9.2012 Etter forskriften 4 skal tilskuddet til driftskostnader beregnes ut i fra gjennomsnittlige budsjetterte driftskostnader per heltidsplass i tilsvarende kommunale barnehager. For å komme fram til gjennomsnittlige kostnader per heltidsplass må kostnadene fordeles på gjennomsnittlig antall heltidsplasser i løpet av tilskuddsåret Ved beregningen av tilskuddsatsene må kommunen ta høyde for den faktiske aktiviteten som skjer i barnehagen gjennom året. Barnetallet i de kommunale barnehagenes årsmeldinger tar høyde for disse forholdene og vil derfor gjenspeile den gjennomsnittlige fordelingen av barn over og under tre år i barnehagene i løpet av kalenderåret, og vil i de fleste tilfeller kunne brukes til å beregne tilskuddsatsene 8
Grunnlag for etterjustering ut frå årsrekneskap Etterjustering skal gjerast ut frå oppdaterte kostnader og barnetal for dei kommunale barnehagane Kommunen må rekne ut gjennomsnittleg aktivitetsnivå i dei kommunale barnehagane i løpet av året Årsmeldingane vil i dei fleste tilfelle avspegle den gjennomsnittlege fordelinga av barn over og under tre år Foreldrebetalinga skal reknast ut frå gjennomsnittleg barnetal og maksimalpris (dvs ikkje rekneskap!) Foreldrebetaling, kostpengar og eventuelt andre inntekter som ikkje er å rekne som offentlege tilskott skal trekkast frå 9
Gjennomsnittleg barnetal teljing ut frå årsmelding Kommunar som: har basert dei opphavlege tilskottsatsane på årsmeldingane per 15.12 året før tilskottsåret, og ikkje har hatt vesentlege aktivitetsendringar i løpet av året kan rekne ut gjennomsnittleg barnetal ved å vekte Årsmeldingane per 15.12 året før tilskottsåret med 7/12 Årsmeldingane per 15.12 i tilskottsåret med 5/12 10
Teljing frå årsmeldingane for tilskottsåret 2011 Årsmelding per 15.12.10 Årsmelding per 15.12.11 Barn født 2008 11
Tilskott til treåringar ny presisering Merknad til 4 tilskott til driftskostnader Etter forskriften regnes barn som under tre år til og med det kalenderåret de fyller tre år Presisering av 27.9.2012 Direktoratet er kjent med at enkelte kommuner i forbindelse med etterjustering av tilskudd har regnet barn som fyller tre år i løpet av tilskuddsåret, som små barn hele året når de har beregnet etterjustert beløp. Rundskrivets angivelse har sin opprinnelse i de tidligere rundskrivene om statstilskudd, og hadde ikke til hensikt å angi hvordan gjennomsnittlige budsjetterte eller faktiske kostnader skulle beregnes. 12
Tilskott til treåringar presisering forts Presisering fortsatt: Dersom treåringene regnes som små hele året ved beregning av tilskuddsatsene uten at også bemanningskostnadene økes tilsvarende, vil denne løsningen gi en beregnet gjennomsnittlig driftskostnad per heltidsplass i de kommunale barnehagene som ikke reflekterer de reelle kostnadene kommunen har i de kommunale barnehagene. Dette vil ikke samsvare med forskriftens intensjoner om fastsettelsen av gjennomsnittlig beregning, og medføre en beregning som ikke gir likeverdig behandling I lys av praktiseringen ser direktoratet behov for å foreta en endring i rundskrivet når det gjelder denne angivelsen, og presisere dens betydning opp i mot forskriftens krav om beregning av gjennomsnittlig budsjetterte kostnader. 13
Tilskott til treåringene - konsekvens Presiseringa gjeld rein brøkrekning: Netto kostnadar til drift i kommunale barnehagar Sum heiltidsplassar / opphaldstimar i året Kostnadane (teljaren i brøken) må være basert på same aktivitetsgrunnlaget som ligg i utrekninga av tal heiltidsplassar / opphaldstimar Er treåringane rekna som små heile året i aktivitetsgrunnlaget (nevnaren i brøken), må kostnadane korrigerast slik at dei viser kostnader for treåringar som små heile året (teljaren). Viss ikkje vert satsane feil. 14
Tilskott til treåringar prinsipp og konsekvensar To alternative tellemåtar: 1. Treåringar som små heile tilskottsåret Kostnadane må justerast slik at dei speglar at treåringane er små 2. Treåringar som små 1.1.-31.7 og som store 1.8 31.12 i tilskottsåret Kostnadane i budsjett og årsrekneskap kan sannsynlegvis nyttast utan korreksjon for alder på borna Føresetnader 1. Same prinsipp må nyttast i dei kommunale og i dei private barnehagane 2. Same prinsipp må nyttast både ved fastsetjing av tilskottsatsane per 1.2 og ut frå årsrekneskapen 15
Tilskott til treåringar prinsipp og konsekvensar Treåringane skal definerast likt for heile tilskottåret Kommunen kan ikkje definere treåringane som små heile året i det opphavlege tilskottet og som store på hausten i samband med etterjusteringa Kommunen skal skifte til ny definisjon av treåringane frå 2013. Treåringane skal teljast på same måten både i kommunale og private barnehagar Viss kommunen definerer treåringane som små heile året skal dei private barnehagane gjere det same Kostnadane som grunnlag for etterjusteringa må justerast viss kommunen definerer treåringane som små heile året fordi årsrekneskapen ikkje tar høgde for dette Uklart korleis dette eventuelt skal gjerast 16
Rekneskapsføring av etterjusterte tilskot Føring i rekneskapen ut frå reglane om anordning: Vil transaksjonen bli gjennomført? Kan transaksjonen målast? Er tilknytt aktivitet gjennomført? Transaksjonen Etterjustert tilskott basert på årsrekneskapen Tilknytt aktivitet Aktiviteten i dei kommunale barnehagane 17
Rekneskapsføring av etterjusterte tilskott Konklusjon: Etterjustering skal gjennomførast Etterjusteringa kan målast All aktivitet i dei kommunale barnehagane som er grunnlaget for etterjusteringa er gjennomført Etterjusteringa skal bokførast i årsrekneskapen for tilskottsåret Eks: Etterjustering for 2011 skal bokførast i årsrekneskapen for 2011 Etterjusteringa må basere seg på førebels rekneskapstal og bokførast før årsrekneskapen vert avslutta 18
Etterjustering på grunn av streik Merknad til 8 Det betyr at ethvert merforbruk / mindreforbruk i den ordinære driften i kommunale barnehager sammenlignet med budsjett, også skal gjelde ikke-kommunale barnehager Avklaring Streik i kommunale barnehager fører til mindre utgifter i disse barnehagene. Kommunene kan legge dette til grunn når det kommunale regnskapet skal sammenlignes med budsjett, i forbindelse med vedtak om etterjustering. Direktoratet anbefaler kommunane ved etterjustering å ta omsyn til at det kommunale tilskottet bør være stabilt og føreseieleg for at dei private barnehagane skal kunne tilby barnehageplass. 19
Tenkepause. 20
Tema 2: Dokumentasjonskravet 2, siste setning Kommunen skal dokumentere at tildelingen skjer i samsvar med denne forskriften Merknadene I alle faser av saksbehandlingen skal kommunen gi en begrunnelse og en dokumentasjon som er tilstrekkelig til at ikke-kommunale barnehager som omfattes av forskriften kan vurdere om forskriftens regler er fulgt Forvaltningslovens regler om saksbehandling og de særskilte reglene ved enkeltvedtak kommer til anvendelse ved tildeling av offentlige tilskudd til ikke-kommunale barnehager 21
Dokumentasjonskravet 4, tredje ledd, siste setning Kommunen skal dokumentere hvordan tilskuddsatsene er beregnet Merknadane Kommunen må ta med alle budsjetterte kostnader til drift i kommunale barnehagar Kommunen må dokumentere at alle relevante kostnader er tatt med i utrekninga Kommunen må konkretisere kostnadane viss kommunebudsjettet vert lagt til grunn for utrekninga av tilskott Kommunen må dokumentere korleis sjølve utmålinga av tilskott til den enkelte barnehage er gjort Alle krav til dokumentasjon etter forskrifta og etter forvaltningslova må vere oppfylt Dokumentasjonen skal ligge som vedlegg i vedtak om tilskott 22
Dokumentasjonskravet i forvaltningslova Kap IV Om saksforberedelse ved enkeltvedtak 17: Forvaltningsorganet skal påse at saken er så godt opplyst som mulig før vedtak treffes Kap V Om vedtaket 23: Et enkeltvedtak skal være skriftlig. 24: Et enkeltvedtak skal grunngis 25: I begrunnelsen skal vises til de regler og de faktiske forhold vedtaket bygger på,.. 27: Det forvaltningsorgan som har truffet vedtaket, skal sørge for at partene underrettes om vedtaket så snart som mulig 23
Klagebehandling krav i forvaltningslova Klageinstansen Skal påse at saken er så godt opplyst som mulig før vedtak treffes ( 33, 5 ledd) Kan prøve aller sider av saken herunder ta hensyn til nye omstendigheter ( 34, 2 ledd) Skal vurdere de synspunkter som klager kommer med ( 34, 2 ledd) Kan også ta opp forhold som ikke er berørt av klager ( 34, 2 ledd) 24
Dokumentasjonskravet ved klagesaker om etterjustering Dokumentasjon for etterjustering av ordinært driftstilskot bør vise: 1. Spesifikasjon av brutto driftskostnadar slik dei kjem fram i utrekninga av tilskott, fordelt på ulike typar kostnadar for kvar barnehage og totalt 2. At kostnadar, årsverk og opphaldstimar til familiebarnehagar og opne barnehagar er trekt ut av tilskottsgrunnlaget 3. At både kostnadar og stillingar / årsverk til særskilde formål er trekt ut av tilskottsgrunnlaget 4. At fellespostar som forsikringsordningar, pensjonsutgifter, vaktmeister, strøm og vedlikehald er med i kostnadane for dei kommunale barnehagane 25
Dokumentasjonskravet ved etterjustering klagesaker forts 5. At årsverk og barnetal som er nytta i tilskottsutrekninga er eit reelt uttrykk for aktiviteten i tilskottsåret, og er lagt til grunn for årsrekneskapen 6. At foreldrebetalinga som er trekt frå ved tilskottsutrekninga er fastsett etter maksimalpris, dvs at søskenmoderasjon og reduksjon av foreldrebetaling ved låge inntekter er halde utafor tilskottsutrekninga 7. At alle inntekter som ikkje er offentlege tilskott er trekt i frå ved tilskotsutrekninga 26
Dokumentasjonskravet - rettleiing Spørsmål til tilskottsgrunnlaget kommunen sin eigenkontroll Er det sannsynleg at kostnadar til ordinær drift per heiltidsplass slik det kjem fram i tilskottsutrekninga, kan dekke alle driftsutgiftene til dei kommunale barnehagane i kommunen? Kan gjennomsnittleg lønn per årsverk i slik det kjem fram i tilskottsutrekninga, dekke lønn til styrar / avdelingsleiar / assistent? Her må kommunen nytte sitt skjønn Viss det er nei på eit av desse spørsmåla, er det sannsynleg at det er feil i tilskottsgrunnlaget 27
Hva venter de på? 28
Tema 3: Tilskottsforvaltinga Forvalting: Frå forslag til budsjett fram til og med årsrekneskap Forslag til satsar, vedtekne satsar, endring i satsar i året, etterjusterte satsar Tilskotsbrev etter budsjett, endra budsjett og årsrekneskap Refusjon til / frå andre kommunar Klagesaker nytt vedtak eller oversendt til Fylkesmannen Oppdatere seg på stadig nye avklaringar frå Utdanningsdirektoratet Delta på kurs og konferansar Rettleie dei private barnehagane Saksførebuing til politiske utval og kommunestyret Krevjande regelverk kven har full oversikt? Krav til kompetanse både barnehagefagleg, juridisk og økonomisk kven har det? 29
Tilskottforvaltinga kommunale oppgåver Nov: Forslag tilskottsatsar i budsjettframlegg Des: Budsjettvedtak Jan: Forskott på tilskott nytt år 1.2: Endelege tilskottsatsar Feb - mars: Utrekning og utbetaling av tilskott April: Godkjenning kommunerekneskapen Mai: Etterjustering av tilskott Haust: Nytt tilskott pga endra budsjett Haust: Nytt tilskott pga endra min.sats (94 %) Heile året / ved behov: Klagesaksbehandling Nytt tilskott ved vesentlege endringar i dei private barnehagane Nytt tilskott pga endringar i dei private barnehagane på vedtekne telletidspunkt Førebuing av saksframlegg til politisk behandling 30
31