RETNINGSLINJER BARNEKRETSTURNSTEVNE REVIDERT MARS 2017
1. Innledning Denne veiviseren er for lag som ønsker å søke om å få arrangere Barnekretsturnstevne. Søknad framsettes ved Kretstinget som blir gjennomført annethvert år. Kretsen ønsker å få inn søknader for kommende tingperiode. Dette dokumentet inneholder de gjeldende retningslinjer i Nord-Trøndelag gymnastikk og turnkrets for Barnekretsturnstevne. Arrangementet eies av kretsen og styres av dette dokumentets bestemmelser. Barnekretsturnstevne arrangeres hvert år i løpet av april måned. 2. Deltagere De som skal være deltagere på barnekretsturnstevne må være medlem av en klubb innenfor kretsens område. Det er tillat med gjestende gymnaster. For å delta på Barnekretsturnstevne må følgende kriterier være oppfylt: - Gymnasten må være påmeldt arrangementet av sin klubb - Gymnasten må ha betalt påmeldingsavgift - Gymnasten må være registrert i et idrettslag som er tilknyttet NGTF - Forutsetningen for å få tellende stevne er: - Ha deltatt på treningen i laget gjennom store deler av året - Delta på stevnet begge dager. Om en blir syk og er forhindret i å stille begge dager på turnstevnet, får man stevnemedalje, men ikke rett til tellende stevne. For trenere må følgende kriterier være oppfylt: - Trenere må være registrert i påmeldingslisten - Trenere må ha løst trenerlisens med ansvarsforsikring gjennom NGTF. - Trenere må være merket på en slik måte at det går klart frem hvilken klubb de representerer.
3. Ansvar Det er kretsen som har hovedansvar for gjennomføring av barnekretsturnstevnet. Kretsen kan delegere gjennomføringen til et lag tilsluttet kretsen. Det er da dette laget som har det hele og fulle ansvar for forberedelser, gjennomføring og etterarbeid av stevnet. Kretsstyret skal godkjenne planene for gjennomføringen. Kretsens Breddeutvalg (BU) skal også sørge for at arrangøren kjenner til disse retningslinjer. Arrangør av Barnekretsturnstevnet (BKTS) inviteres til kretsens første styremøte ved oppstart i høstsemesteret (august/september). Det bør være et nytt møte mellom krets og arrangør midt i planleggingsåret og et like før stevnet avholdes for klargjøring av oppgaver for kretsens representant(er) på stevnet. 4. Arrangør Barnekretsturnstevnet arrangeres etter godkjente søknader lagt frem ved Kretsting. Kretsens representant i Breddeutvalget har ansvaret for å holde arrangørlisten oppdatert og at aktuell arrangør kommer i gang med planleggingen i god tid. Søknaden blir behandlet på kretstinget senest året før stevnet skal avholdes. Dersom et lag har jubileum eller lignende og det er flere søkere, skal jubileumslaget ha fortrinnsrett som arrangør. Dersom ingen søker, kan kretsen pålegge et lag å arrangere stevnet som teknisk arrangør og kretsen har da hovedansvaret. Arrangøren bør ha en presseansvarlig som arbeider for å lage forhåndsomtale av stevnet i lokale aviser i Kretsen/fylket. 5. Administrasjon KOLLISJON med andre arrangement for barn/ungdom bør unngås. Stevnet arrangeres over 2 dager og med mulighet for ankomst fredag ettermiddag/kveld. De lag som skal overnatte, må sørge for tilstrekkelig med ledere fra eget lag. Arrangør sender innbydelse til kretsstyret for godkjenning. Kretskonsulent sender innbydelsen ut senest midten av januar samme år. Påmelding og startkontigent skal betales til det arrangerende laget. Påmeldingen skal inneholde gymnastens navn, lag, klasse, fødselsdato. Det skal også oppgis navn, adresse og telefon til kontaktperson i hvert lag. Påmeldingsfristen bør være minimum 6 uker før stevnet, slik at det er nok tid til å bestille premier, t-skorter osv. Dersom arrangørlag i framtida ønsker å bruke tabeller til stevnet, skal de godkjennes av BU. Arrangørlag er da ansvarlig for både instruktører og tabeller i samarbeid med BU.
Tabellene m/musikk må være BU i hende senest 1. september året før stevnet avholdes. Det må også holdes felles gjennomgang av tabellene for instruktørene i lagene i januar/februar. 6. Økonomi Stevnekontigent skal godkjennes av Kretsstyret før budsjett lages og invitasjon sendes ut. Stevnekontigenten betales til arrangør samlet for hvert lag. Arrangør bestemmer hvor mye straffegebyr som skal innbetales etter påmeldingsfrist. Det skal i ettertid betales inn Kr. 30 per deltager med tellende stevne, til Kretsen (ikke trenere og ledsagere). Regning sendes ut av Kretskonsulenten. Det er utarbeidet et skjema for registrering av antall påmeldte/ evaluering, som skal legges til grunn. 7. Aldersbestemmelser Første tellende stevne er det året man fyller 6 år (nedre aldersgrense). NTGTK har deltakelse i barnekretsstevner opp til 18 år. 8. Program Ansvarlig arrangør skal utarbeide eget programhefte for stevnet. Programmet skal minimum inneholde: - tid og sted for ulike arrangement, så som trening, bespisning, sosialt samvær, - defilering, oppvisninger - defileringsrute - og rekkefølge på lagene både lørdag og søndag - overnattingssted - oppvisningsrekkefølge - antall deltakere på hver tropp, og hvem som er ansvarlig for troppen - Program sendes til leder for hvert deltakende lag minst 2 uker før stevnet. Deltakerne får programmet utdelt på stevnet). - oversikt over tidligere avholdt stevner - oversiktskart over stevneplass med parkering - annonser det er opp til arrangør lag å innhente annonser/sponsorer for å hjelpe til med finansieringen.
9. Medaljer Første tellende stevne er det året man fyller 6 år (nedre aldersgrense) 1. tellende stevne deltakermedalje 2. tellende stevne Bronse deltakermedalje 3. tellende stevne deltakermedalje 4. tellende stevne Sølv deltakermedalje 5. tellende stevne deltakermedalje 6. tellende stevne Gull deltakermedalje 7. tellende stevne Gullmedalje m/krans deltakermedalje 8. tellende stevne Plakett bronse deltakermedalje 9. tellende stevne Plakett sølv deltakermedalje 10. tellende stevne Plakett gulv deltakermedalje 11. tellende stevne Diplom deltakermedalje 12. tellende stevne Diplom deltakermedalje Fra det året man fyller 16 år: første tellende stevne for voksne. Hvis man starter senere, kan man fortsette med barnestevnemedaljene til man har fått alle medaljene. Her må deltakerne ta et valg. NB! EN DELTAKER KAN KUN FÅ ETT TELLENDE STEVNE PR. ÅR. Da NTGTK har deltakelse i barnekretsstevner opp til 18 år, har kretsen særskilt diplom for deltakelse i 11. og 12. tellende stevne. Diplom bestilles og ordnes av kretsen. Stevnearrangøren leverer ut deltakermedaljer. Lagene skaffer selv NGTFs stevnemedaljer (bronse, sølv, gull) til sine deltakere, samt 7. års medaljer og plaketter. Medaljer/plaketter/diplomer for 6 12 års deltakelse deles ut under stevnet av kretsstyret. Lagene leverer oversikt over deltakere og medaljer til stevnekontoret ved lagledermøte lørdag. 10. Særtroppskonkurranse og Dommere
Det skal sendes forespørsel til dommere så snart påmeldingsdato til barnekretsturnstevnet er passert. Ansvarlig person i Kretsens troppsutvalg skal være med som en av dommerne, ellers ingen krav til dommere. Bør ha kjennskap til tropp. Kritteriene konkurransen skal bedømmes etter er som følger: 1. Teknisk kvalitet: Øvelsene skal være tilpasset gymnastenes ferdighetsnivå og sikkerheten skal ivaretas. Programmet skal ha målrettet treningseffekt. Gymnastene må vise god musikkforståelse. 2. Originalitet, variasjon, evne til nytenking: Det skal vises evne til originalitet, variasjon og nytenking både ved valg av tema, musikk, kostymer, redskaper/ apparater, øvelsesutvalg, formasjoner, bruk av retninger og plan. 3. Underholdningsverdi: Oppvisningen skal vekke følelser og fange publikums oppmerksomhet gjennom hele programmet. 4. Helhetsinntrykk: Det skal være en sammenheng mellom tema, musikk, kostymer, redskaper/ apparater, uttrykk, øvelsesutvalg og formasjoner. Musikk: Hvis man bruker vokalinnslag bør det være for å understreke tematikken i oppvisningsprogrammet. Musikken skal tilpasses programmets karakter og oppbygging. NB! Alle de 4 punktene har lik verdi, og vurderes utfra en skala fra 1 til 5. Resultater Poengoversikten er ikke offisiell og er kun tilgjengelig for synsere og sekretariat for å fastslå det endelige resultatet. Gruppen med høyest poengsum blir kåret som vinner. Det deles ikke ut premier til særtroppskonkurransen.
11. Veiledende plan for helgen Stevnet skal minimum bestå av følgende: Lørdag: - Leder-/trenermøte for gjensidig info mellom arrangør og lagene. - Tid for trening for alle lag - Bespisning det bør tilbys middag/varmrett på lørdag. For de lag som evt. kommer fredag, må det også tilbys kveldsmat fredag samt frokost lørdag morgen. - Oppmarsj/defilering. Det må være tilstrekkelig med korps. Defileringsruta må ikke være for lang husk de minste deltakerne! - Uoffisiell åpning/ønske velkommen til stevnet. Det må avtales i god tid på forhånd hvem som skal gjøre det (stevneleder, kretsleder, ordfører)? Etter defilering, kan det bys på små oppvisninger rundt omkring på stevnestedet (torg, parkanlegg, butikker, gatehjørner med mer). - Dersom det tilbys work-shop/turnverksted eller annen felles aktivitet hvor apparater er i bruk, må deltakende lag stille med godkjente trenere. - Sosialt, felles samvær/underholdning lørdag ettermiddag/kveld. Ta hensyn til aldersgruppene! NB! Viktig at tidsplanen overholdes, og at de enkelte tilbud ikke kolliderer! Det er opp til det arrangerende lag å vise kreativitet i innholdet i stevnet og evt. tilpasse innholdet til lokale forhold. Søndag: - Frokost - Leder/trenermøte for gjensidig info mellom arrangør og lagene - Kort oppmarsj til stevnestedet på søndag eller bare defilering inne i hallen - Åpning av stevnet skal være senest kl. 12.00. - Oppvisningen/stevnet bør åpnes av kretsleder i arrangerende krets. - Nasjonalsangen (originalversjon) spilles og synges. NB! Det kommanderes «gymnaster rett» før nasjonalsangen, og «hvil» etter. Fanene senkes (se punkt 12 om defilering og rett bruk av faner/flagg) - Oppvisninger - Årsmedaljer deles ut av BU i kretsen (utdelingen av medaljene kan selvfølgelig også foregå til slutt bl.a. for å holde på publikum) Avslutning av stevnet Leder i det arrangerende lag avslutter stevnet. Dersom arrangør av neste års stevne er klart, kan det være hyggelig å gi ordet til en representant fra det laget å ønske deltakere, ledere og publikum velkomne til nytt stevne. 12. Defilering
Det er viktig at dette blir gjort riktig. Nord-Trøndelag Gymnastikk og Turnkrets Lørdag skal rekkefølge på oppstilling være slik: - FLAGGBORG - HOVEDKOMITEEN FOR STEVNET - NORD- TRØNDELAG GYMNASTIKK OG TURN KRETS - KORPS - ARRANGØR KLUBB - Alle lag Søndag skal rekkefølge på oppstilling være slik: - FLAGGBORG - HOVEDKOMITEEN - NORD-TRØNDELAG GYNMASTIKK OG TURNKRETS - KORPS - ALLE LAG - ARRANGØR KLUBB SIST Defilering inn til oppstilling skjer slik: Flaggborg og hovedkomite går rett frem og stiller opp på midten i oppvisningshallen. Deretter kommer kretsen inn på høyre side av flaggborg og hovedkomite. Deretter blir lagene fordelt på annenhver side av midten, med start på venstre side. BRUK AV FANER Fanen bæres av hvert enkelt lag. Fanene kan settes ned når, og om flaggborgen setter sine flagg ned. Det blir så kommandert «hvil». Ved avspilling av nasjonalsang løftes alle faner opp fra golvet og senkes forover mot tribunen slik at stangen står litt på skrå fremover. Etter sangen settes fanen ved foten, vendt mot tribunen. BRUK AV FLAGG Under nasjonalsangen vender flaggbærerne høyre side av kroppen mot tribune. Flagget løftes og stangen holdes vannrett på strake armer, slik at toppen av flagget peker mot tribunen og flagget henger fritt. Etter sangen er ferdig, settes flagget ned ved høyre fot samtidig som flaggbærerne vender kroppen fremover. Hold flagget med høyre hånd. Etter åpningsseremonien kommanderes flaggborgen først ut, lagene følger etter i den rekkefølge de kom inn. NB: Det kommanderes «gymnaster rett» før nasjonalsangen, og «hvil» etter.
13. Innkvartering Nord-Trøndelag Gymnastikk og Turnkrets Arrangør skal ha to alternativer for overnatting: 1) Et billig alternativ eks skole 2) Hotell med frokost hvis mulig NB: Laglederne eller annen myndig person skal bo sammen med sine gymnaster og sørge for at retningslinjene som gjelder for ro og orden blir overholdt. 14. Etterarbeid Rapport over planleggingsperiode, gjennomføring og evaluering skal oversendes Kretsen i løpet av året. Det skal også sendes elektroniske bilder og et lite referat til Kretsens hjemmeside via kretskontoret. Kretskonsulent sender ut evalueringsskjema i etterkant av stevnet, som skal sendes tilbake til kretskonsulent.