Instruks for Administrerende direktør i Helse Midt-Norge RHF Vedtatt av styret i Helse Midt-Norge RHF 04.02.16 1
1 Formål med instruksen... 3 2 Overordnet rolleavklaring... 3 3 Administrerende direktørs myndighet... 3 4 Administrerende direktørs oppgaver... 3 4.1 Strategisk planlegging, samordning av oppgaver og budsjettering... 4 4.2 Regnskap... 4 4.3 Rapportering... 4 4.4 Saksforberedelse styremøter... 4 4.5 Foretaksmøtet... 5 4.6 Lederfora... 5 4.7 Samarbeid med andre... 5 4.8 Kommunikasjon og åpenhet... 5 4.9 Personal og organisasjon... 5 4.10 Samfunnsansvar og etikk... 6 5 Resultatkrav og evaluering av administrerende direktør... 6 2
1 Formål med instruksen Denne instruksen beskriver rammene for administrerende direktør sitt arbeid og omhandler ansvar, oppgaver, plikter og rettigheter. Instruksen bygger på Lov om Helseforetak av 15. juni, 2001 nr 93, (endret ved lov 14 des 2012 nr 86), vedtekter for Helse Midt-Norge RHF, samt ansvars og fullmaktstruktur for Helse Midt-Norge RHF. 2 Overordnet rolleavklaring Styret fastsetter strategier og retningslinjer for Helse Midt-Norge RHF. Administrerende direktørs rolle er å utvikle og iverksette strategier og handlingsplaner i samsvar med styrets beslutninger og instrukser, samt følge opp disse jfr. Helseforetakslovens 37. Administrerende direktør tilsettes av styret som også fastsetter administrerende direktørs lønn og andre ansettelsesvilkår. Styret skal gi instrukser og føre tilsyn med administrerende direktørs arbeid. Styret gjør vedtak om å si opp eller avskjedige administrerende direktør, jfr. Helseforetakslovens 36. Administrerende direktør møter i styret, eventuelt med stedfortreder. Administrerende direktør har tale- og forslagsrett i styremøtet jfr. Helseforetakslovens 26. 3 Administrerende direktørs myndighet Administrerende står for den daglige driften av Helse Midt-Norge RHF og skal følge de retningslinjer og pålegg som styret har gitt. Administrerende direktør i Helse Midt-Norge RHF skal også føre løpende tilsyn med helseforetak som Helse Midt-Norge RHF eier, og påse at virksomheten der er i samsvar med vedtekter og vedtak truffet av foretaksmøtet og styret. Administrerende direktør har, som ledd i oppfølging mellom Helse Midt-Norge RHF og de enkelte helseforetak, rett til innsyn i alle deler av de enkelte helseforetakenes virksomhet. Den daglige ledelsen omfatter ikke saker som etter foretakets forhold er av uvanlig art eller av stor betydning. Administrerende direktør plikter å forelegge for styret alle saker som etter lov eller vedtekter er lagt til styret, samt saker som går ut over administrerende direktørs fullmakter. Administrerende direktør kan fatte vedtak i slike saker dersom det vil medføre vesentlig ulempe for foretakets virksomhet å avvente vedtak i styret. I slikt tilfelle skal styrets leder umiddelbart informeres. Administrerende direktør representerer foretaket utad i saker som faller inn under administrerende direktørs myndighet, jfr. Helseforetakslovens 39. Det vises for øvrig til bestemmelsene i vedtektene til Helse Midt-Norge RHF, økonomireglement og ansvars og fullmaktstruktur for Helse Midt-Norge RHF. 4 Administrerende direktørs oppgaver Administrerende direktør skal sørge for at Helse Midt-Norge RHF utfører sine hovedoppgaver i tråd med foretakets vedtekter og andre styrende dokumenter innenfor de vedtatte budsjetter. 3
Administrerende direktør skal aktivt bidra til å sikre videreutvikling av virksomheten i Helse Midt-Norge RHF og helseforetak eiet av Helse Midt-Norge RHF. For øvrig tilkommer oppgaver som følger av Helseforetakslovens 37 4.1 Strategisk planlegging, samordning av oppgaver og budsjettering Administrerende direktør skal innenfor rammene fastsatt av styret, sørge for at det i foretaksgruppa blir gjennomført felles langsiktig strategisk planlegging, samordning av oppgaver og budsjettering. 4.2 Regnskap Administrerende direktør skal sørge for at foretakets registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger er i samsvar med lov og forskrifter og at formuesforvaltningen skjer på en betryggende måte. 4.3 Rapportering a) Informasjon til styret Administrerende direktør har plikt til å informere styret om foretaket sin virksomhet, stilling og resultatutvikling. Administrerende direktør skal gi styret skriftlig rapport om situasjonen i Helse Midt-Norge RHF og helseforetak eid av Helse Midt-Norge RHF i hvert styremøte. Rapporten skal inneholde både økonomiske og ikke økonomiske forhold, herunder et spesielt fokus på helsefaglig kvalitet, innhold og effektivitet. Hver 4. måned (tertial) skal administrerende direktør gi styret skriftlig rapport om foretakets virksomhet i henhold til Helseforetakslovens 38. Rapporten skal også omfatte de helseforetak som Helse Midt-Norge RHF eier. Det skal særlig redegjøres for foretakets stilling og utvikling i forhold til vedtatte planer og budsjetter. Administrerende direktør har ansvar for at det etableres rapporteringsstruktur og oppfølging ved de enkelte helseforetak eid av Helse Midt-Norge RHF. Administrerende direktør har ansvaret for å holde styret informert om vesentlige forhold internt og eksternt. Styret har rett til en hver tid å kreve at administrerende direktør gir styret redegjørelse både av generell art og i saker av særskilt interesse. b) Årlig melding til departementet Administrerende direktør skal utarbeide forslag til Årlig melding til departementet som styret i Helse Midt-Norge RHF plikter å levere departementet i henhold til helseforetakslovens 34 og Helse Midt-Norge RHFs vedtekter. c) Årsberetning og årsregnskap Administrerende direktør skal utarbeide forslag til årsberetning og årsregnskap til styret. Administrerende direktør har ansvar for at årsberetning og årsregnskap sendes til foretaksregistret i Brønnøysund. 4.4 Saksforberedelse styremøter 4
Styrets leder har det formelle ansvaret for styrebehandling av saker. Saksliste settes opp av administrerende direktør i samråd med styrets leder. Administrerende direktør foreslår saksforberedelser til styremøtene i samråd med styrets leder. Alle saker skal forberedes og fremlegges på en slik måte at styret har tilfredstillende grunnlag for å kunne fatte vedtak. Administrerende direktør vil i samråd med styrets leder kalle inn til styremøte. Administrerende direktør kan kreve at styret sammenkalles. 4.5 Foretaksmøtet Administrerende direktør, eventuelt stedfortreder, plikter å være tilstede i foretaksmøtet og har rett til å uttale seg i foretaksmøtet, jfr Helseforetakslovens 17 4.6 Lederfora Administrerende direktør har ansvar for at det etableres fora for samarbeid og utvikling mellom direktørene for helseforetakene og administrasjonen i Helse Midt-Norge RHF. Administrerende direktør har et overordnet ansvar for at det drives gode styrings- og ledelseprosesser innenfor foretaksgruppen. Det forutsettes at slike fora og prosesser etableres på en slik måte at det ikke er i strid med hva som er de enkelte helseforetaks myndighet og ansvar. 4.7 Samarbeid med andre Administrerende direktør skal aktivt legge til rette for samarbeid i regionen, slik at det totalt sett oppnås hensiktsmessig og rasjonell ressursutnyttelse. Administrerende direktør skal også bidra til samarbeid med andre regionale helseforetak og helseforetak eiet av disse. Administrerende direktør skal tilrettelegge for samarbeid med private aktører når dette bidrar til å fremme Helse Midt-Norge RHFs formål, og i et helhetlig perspektiv bidrar til en hensiktsmessig og rasjonell ressursutnyttelse. Administrerende direktør skal følge opp de plikter Helse Midt- Norge RHF har i forhold til private aktører, gjennom lovverk, instrukser og andre styringsdokumenter, samt særskilte avtaler. Administrerende direktør skal bidra til at det etableres nødvendig samarbeid med og veiledning overfor kommunene slik at pasientene sikres et helhetlig helsetilbud. Det samme gjelder i forhold til fylkeskommunale samarbeidsparter, samt i forhold til andre aktuelle statlige ansvarsområder. Administrerende direktør skal bidra til at det etableres nødvendig samarbeid med universiteter og høyskoler slik at Helse Midt-Norge RHF kan ivareta de til enhver gjeldende forpliktelser. Administrerende direktør skal gjennom samarbeid og dialog med pasient- og brukerorganisasjoner tilrettelegge for at Helse Midt-Norge RHF sikrer medvirkning i samsvar med Helseforetakslovens 35, vedtekter og andre styrende dokumenter fra departementet. 4.8 Kommunikasjon og åpenhet Administrerende direktør har ansvar for at det finnes system, rutiner og holdninger som legger tilrette for åpenhet og innsyn i virksomheten. 4.9 Personal og organisasjon 5
Administrerende direktør har ansvaret for at Helse Midt-Norge RHF til enhver tid er organisert i forhold til de samlede oppgavene, og har en kompetanse som sikrer at oppgavene blir ivaretatt på en god måte. Administrerende direktør har ansvar for at det utvikles systemer, rutiner og holdninger som ivaretar kravene til helse, miljø og sikkerhet. Administrerende direktør har ansvaret for at det blir etablert organsiasjonskart som klargjør rolle og ansvar til den enkelte medarbeider, og ansvars og fullmaktstruktur som sikrer klare ansvarsforhold 4.10 Samfunnsansvar og etikk Administrerende direktør har ansvar for at det er etablert gode rutiner og retningslinjer for å ivareta Statens eierskapspolitikk innenfor 4 hovedområder knyttet til menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter, forebygging mot korrupsjon samt klima og miljø. Effekt av Helse Midt- Norge RHFs virksomhet inkludert kjøp av varer og tjenester skal skje i tråd med disse. Administrerende direktør må etablere gode rutiner for å sikre at foretakets etiske retningslinjer følges. 5 Resultatkrav og evaluering av administrerende direktør Styret skal en gang i året gjennomføre evaluering av administrerende direktør. Styrets leder skal årlig ha medarbeidersamtaler med administrerende direktør. Fokus på oppnådde resultat iht årlige krav og mål skal være en del av en slik evaluering. 6