Generalforsamling Sakspapirer Tirsdag 18. september 2012 kl. 17.15 Auditorium S7 på Gløshaugen
Saksliste generalforsamling NTNUI tirsdag 18. september 2012 Sak 1: Godkjenne de stemmeberettigede Sak 2: Godkjenne innkallingen, saksliste og forretningsorden Sak 3: Velge dirigent, to referenter samt to representanter til å underskrive protokollen Sak 4: Behandle halvsårsberetninger fra Hovedstyret og Hyttestyret Sak 5: Behandle halvårsregnskap fra Hovedstyret og Hyttestyret Sak 6: Behandle innkomne forslag og saker: 6.1: Endring av statutter for hovedstyrets budsjettkriteriearbeid 6.2: Endring av statutter for NTNTUI kjelleren 6.3: Godkjenne ny lovnorm for NTNUI Sak 7: Foreta nødvendige valg 7.1: Valg av leder til Hovedstyret 7.2: Valg av nestleder til Hovedstyret 7.3: Valg av varamedlem til Hovedstyret 7.4: Valg av hyttesjef til hyttestyret 7.5: Valg av visesjef til hyttestyret 7.6: Valg av kasserer til hyttestyret 7.7: Valg av Øl og badstuoppmann til hyttestyret 7.8: Valg av valgkomiteen Sak 8: Eventuelt Sak 9: Sigmonds Staup og kveldsmat på Hytta
Sak 1: Saksfremlegg: Forslag til vedtak: Vedtak: Godkjenne til stemmeberettigede Hovedstyret Generalforsamlingen godkjenner de stemmeberettigede. Godkjent av generalforsamlingen ved akklamasjon Sak 2: Saksfremlegg: Forslag til vedtak: Kommentar fra HS: Vedtak: Godkjenne innkallingen, saksliste med endringer etter forslag fra Hovedstyret og forretningsorden Hovedstyret Generalforsamlingen godkjenner innkallingen, sakslisten med endringer etter forslag fra Hovedstyret og forretningsordenen. Haakon Utby informerer om endring i HS sitt halvtårsregnskap, og en liten endring i sak 6.3. Godkjent av generalforsamlingen ved akklamasjon Sak 3: Saksfremlegg: Velge dirigent, to referenter samt to representanter til å underskrive protokollen. Hovedstyret Forslag til vedtak: Dirigent: Bjørn Bergholt Referenter: Til å signere protokollen: Stine Sæle og Monika Mielnik Velges under generalforsamlingen Referat: Vedtak: Innstilt til å signere protokollen ble Anders Gullhag og Endre Bjørsvik Godkjennes av generalforsamlingen ved akklamasjon Sak 4: Saksfremlegg: Forslag til vedtak: Behandle halvårsberetninger fra Hovedstyret og Hyttestyret Hovedstyret og Hyttestyret Generalforsamlingen godkjenner de fremlagte halvårsberetninger.
Hovedstyrets halvårsberetning 21. februar 2012 18. september 2012 Sammensetning Leder: Monika Mielnik (21. februar 2012-25. april 2012) Fungerende leder: Haakon Utby (25. april-18. september) Nestleder: Haakon Utby (21.februar 2012 25.april 2012) Fungerende nestleder: Karl Erik Overn (25.april 2012 18.september 2012) Økonomiansvarlig: Vegard Vamråk Kasserer: Svein Christian Wedum Styremedlem: Karl Erik Overn (21.februar 2012 25.april 2012) Styremedlem: Stine Cecilie Stangeland Sæle Styremedlem: Hilde Bjerkreim Styremedlem: Steinar Thorud Varamedlem: Aksel Kjetså Varamedlem: Tommy Rise Olsen Møtevirksomhet og representasjon Hovedstyret har i perioden hatt 12 hovedstyremøter, der første møtet etter overlappsseminaret ble benyttet til å konstituere styret og fordele roller i styret. Hovedstyret arrangerte en teambuldingstur til Flåkoia og Vekvessætra. Hovedstyret har overholdt sine pålagte oppgaver selv om leder Monika Mielnik trakk seg i mars og styret måtte iverksette en prosess med å finne en ny leder av styret. NTNUI har vært representert i Brukerutvalget med leder for brukerutvalget Monika Mielnik og Haakon Utby. Nevnte tillitsvalgte representerte henholdsvis NTNUI og Brukerutvalget i Driftsstyret for idrettsbyggene. Hovedstyret har ved tidligere leder Simen Vogt Svendsen og leder Haakon Utby vært representert i styringsgruppen for evaluering av trondheimsmodellen for studentidrett. Evalueringsrapport ble publisert den 10. september og brukes som utgangspunkt for videre arbeid. NTNUI har gjennom hovedstyret vært representert i dialogforum for idrettsprosjekter, et uformelt samarbeidsorgan mellom idrettsaktører i Trondheim. Hovedstyret har også vært representert på STIKs ting i april, årsmøte i Trondheim Idrettsråd i mars, NSIs forbundsting i mars, NIFs ekstraordinært idrettsting i Juni. Prosjekter AssistCo Salget av Hummel-bekledning har ikke stått til AssistCos forventninger. Det er enighet om at avtalen har potensialet til å være gunstig både for NTNUI og AssistCo, men at det er utfordringer knyttet til drifting av denne. Både NTNUI og AssistCo har elementer å jobbe med sett i lys av dette, frem mot en reforhandling av avtalen etter å ha løpt i 3 år, 31.12.2012.
GIP-Gløshaugen Idrettspark Siden vinteren 2011/2012 har Øyvind Myhre hatt ansvaret for vedlikeholdet av kunstgressbanen. Etter et møte baneutvalget hadde med han i vår, ble det bekreftet at banens stand har holdt seg bra gjennom vinteren. Samarbeidet med Øyvind Myhre vil derfor forlenges. Baneutvalget har siden vinteren jobbet med å innføre gode rutiner for renovasjonen ved GIP. Det har blant annet blitt inngått en avtale med NTNU Drift om ukentlig søppelhenting, samt gressklipping ved behov. Et annet tiltak som har blitt innført er at all leie av anlegget, er kontraktfestet. Dvs. at alle eksterne leietakere må forholde seg til de regler som gjelder for leie av GIP. Aktiviteten på fotball- og volleyballbanene har i denne perioden vært stor. I tillegg til at anlegget blir mye brukt av NTNUIs grupper, har baneutvalget merket stor pågang fra eksterne leietakere. Dette være seg leie til faste treninger, samt enkeltarrangementer. På basketbanen har det dessverre vært mindre aktivitet. Dette skyldes en reklamasjonssak(asfaltering av banen) med entreprenør Brende AS, og at basketkurvene ikke ble satt opp før i slutten av mai. Anlegg I forbindelse med arbeidet mot et tredje idrettsbygg er det tatt initiativ av SiT til en mulighetsstudie for tomten som prinsen kino i dag ligger på ved kalveskinnet. Parallelt med dette jobbes det med å undersøke muligheten for en plassering ved SP Andersensvei. Arbeidet fortsetter både internt i NTNUI men også opp mot andre involverte parter og gjennom dialogforum for idrettsprosjekt. NTNUI kjelleren NTNUI kjelleren er nå ferdig oppusset. Fredrik Rosenberg som har ledet oppussingen har gjort et bra arbeid og holdt seg godt innenfor de økonomiske rammene som ble satt for prosjektet. Hovedstyret setter ned et styret for NTNUI kjelleren som skal fastsette et regelverk for kjelleren og stå for drift og vedlikehold. NTNUIs promoteringsfilm NTNUI har, på initiativ fra Lars Gjølme i dansegruppa, satt i gang produksjon av en promoteringsfilm for NTNUI. Filmen finansieres med støtte fra NTNU rekruttering og rektorpotten i tillegg til bidrag fra HS. Første av flere versjoner av promoteringsfilmen er nå ferdig redigert og publisert. Promoteringsfilmen vil være til bruk for å gjøre NTNUIs tilbud kjent eksternt, så vel som til intern bruk. Forbundsting 2012 Forbundstinget for Norges studentidrettsforbund ble arrangert 9.-11.mars på Studenterhytta med totalt ca 60 deltagere. Studenterhytta ble brukt både til forhandlinger og sosialt samvær. Hovedstyret sto som teknisk arrangør og arrangementet var vellykket. SL 2013 Samarbeidet med SL 2013 er bra og man er i sluttfasen ved å utarbeide et mandat for SL 2013 som skal fungere som et dokument for avklaring av ansvar både for SL 2013 og videre studentleker arrangert av NTNUI. Gudenes natteliv Gudenes natteliv, årets NTNUI-fest, ble avholdt på Samfundet 3.mars. Det ble satt ned en komité før jul etter initiativ fra Kristin Vestmoen, tidligere styremedlem. Komiteen bestod av 5 personer deriblant et styremedlem. Festen var en stor suksess. Samfundet ble pyntet i svart, gult, grønt og rødt. De ulike gruppene fikk ønske seg vorslokale og ble fordelt på de ulike rommene rundt på Samfundet. Det ble arrangert en hinderløype og andre leker i rundhallen. Orienteringsgruppa bidro ved å arrangere et O-løp rundt på Samfundet. Samfundet var svært fornøyde med besøkstallene og NTNUI var
fornøyde med samarbeidet og selve festen. Vi håper at dette kan bli en årlig tradisjon. Det planlegges allerede en ny NTNUI-fest på nyåret. Kompetanse/sosiale arrangementer Overlappseminar og gruppeldersamling Overlappsseminar for det nye og gamle styret ble tradisjonen tro avholdt på Studenterhytta 24.februar, med påfølgende gruppeledersamling 25.-26.februar. Under overlappsseminaret ble styrene kjent med hverandre og fikk en innføring i hvordan NTNUI fungerer organisatorisk. Dette overlappsseminaret var svært nyttig, da de fleste i styret var helt nye og det var nødvendig med en grundig erfaringsoverføring. Til gruppeledersamlinga kom det ca. 70 personer. Helgens tema var motivasjon og Studenterhytta 2013. Stein Wesenberg startet lørdagens program med å holde et 4-timers seminar om motivasjon. Senere gav Nils Holte oss et innblikk i Hyttas historie, mens Renathe Jakobsen snakket om Hytta i dag og fram til 100-års jubileet. Christian Carson åpnet søndagen med et foredrag om motivasjon og Renathe Jakobsen fortsatte med å lede workshopen som omhandlet Hytta 2013, den store 100-års feiringa. Helgen ble en suksess med en sliten, men motivert gjeng som returnerte tilbake til byen. Halvårsberetning vår 2012 Hyttesjef: Sveinung Heide Vaskinn Visehyttesjef: Anna Helena Eidsvig Regnskapsfører: Ellen Stafne Western Kasserer: Pål Ivar Brekke Øl og Badstuoppmann & Arrangøransvarlig: Knut Arne Hildenes PR-ansvarlig: Anette Ask Web-ansvarlig: Lotte van den Berg.
Vedlikeholdssjef: Mads Lindberg Øvrige medlemmer: Brede Velde Jensen, Johan Lillestråle. Aktivitet: Fremdeles mange som bruker hytta som et samlingspunkt under skiperioden. Da blir hyttetilbudet benyttet i stor grad til middagsbesøk. Pågangen er størst på søndager i disse tider. Grunnet liten pågang på fredager, har vi valgt å legge arrangementer (fest-utleie) til disse dagene. Resultatet har vært oppløftende, og mange linjeforeninger/ntui-organisasjoner har benyttet seg av dette tilbudet. Å ha arrangementer ved helgeoppstart har hatt en positiv effekt på bruken av hytta. Bruken avtar gradvis når våren kommer, men vi har en stabil tilstrømning av turglade gjester i helgene, og mer svingende tendenser i ukedagene. Vi merker at majoriteten av studentene enten er eldre studenter, eller utvekslingsstudenter. Vi har laget en slagplan for hvordan vi igjen skal kapre de yngre studentene, slik at man skaper en studentradisjon hytta er en del av. Eksamensperioden var populær, og dette er et tilbud vi ikke regner med går av moten med det første. Økonomi: Studenterhytta feirer 100 årsjubileum i 2013, og dette merkes på vedlikeholdsutgiftene. Til tross for dugnadsinnsats fra styremedlemmer og andre frivillige har vi til stadighet større utgifter knyttet til dette arbeidet. Dette innebærer ting som: budsjettering angående oppussing av garderobearealer, nytt materiell (deriblant nytt kassaapparat) og planlegging om restaurering/riving av vertskapsbolig. Selv om planlegging av vedlikehold ikke har negativ innvirkning på nåværende egenkapital, setter dette en demper på hvor mye penger vi har til rådighet i forbindelse med småprosjekter som ble gjort iløpet av semesteret. Hytta har investert i relativt billige prosjekter utenom vedlikeholdsarbeid. Blant annet har vi sponset NTNU-studenter med økonomiske midler i forbindelse med bygging av badestamp som står på hytteeiendommen. Hytta har også gått til innkjøp av ny sofa i en av peisestuene, slik at vi holder inventaret oppdatert og i god stand.
Styret: Som tidligere har mangel på styremedlemmer vært et problem, noe som har gjort at de som har blitt sittende har måttet arbeide ekstra mye for at ting skal gå rundt. Dette går også utover hvor mye tid som er disponibel til opplæring av nye medlemmer. Vi har et stort behov for nye medlemmer, og vi arbeider aktivt med å rekruttere til høsten. Denne våren markerer slutten for to av veteranene i styret, noe som vil føre til en hektisk periode på høsten for de nye styrelederene. Fremtid: Det er fremdeles mye som gjenstår til høsten. Foruten økonomisk planlegging og gjennomføring må også styrevervene fylles, samtidig som den daglige driften blir vedlikeholdt. For å øke bruken av hytta i ukedager og helger før skisesongen starter har vi et ønske om økt bruk av blant annet sosiale medier, og generell tilstedeværelse ved studiestart for å markere oss som et tilbud for de nye studentene. Vi har også gått i dialog med UKA arrangørene og søker også andre partnere i forbindelse med vårt 100års jubileum. I første rekke kommer erfaringsoverføring til de nye ledervervene, samt opplæring av nye medlemmer, slik at vi ikke nok engang havner i den situasjonen vi har vært i de siste årene. Samtidig så er vi i full innspurt på planlegging av 100års jubileumet, dette blir en spennende høst for hytta. Anna Helena Strøm-Blakstad Devold Eidsvig (Ny) Hyttesjef Vedtak: Godkjent ved akklamasjon Sak 5: Saksfremlegg: Forslag til vedtak: Behandle halvårsregnskap fra Hovedstyret og Hyttestyret Hovedstyret og Hyttestyret Generalforsamlingen godkjenner halvårsregnskapene fra Hovedstyret og Hyttestyret. Økonomisk halvårsberetning for hovedstyrets regnskap Hovedstyret har i første halvår 2012 hatt driftsinntekter på kr 3,555 millioner og driftskostnader på kr 2,493 millioner. Ut fra disse tallene ser det ut til å være et foreløpig overskudd, men det må tas med i
betraktningen at store utgifter som overføring til gruppene og mosjonsutvalget ikke er ført i regnskapet per dags dato, disse føres først ved årsslutt. Altså kan et riktig bilde av resultatet først sees i helårsregnskapet. En del av gruppene og utvalgene har fått utbetalt forskudd av årets HS-midler, som de har fått innvilget gjennom budsjett. Dette fremkommer som en positiv gjeld i balanserapporten, i praksis en fordring. Halvparten av avskrivningen på Gløshaugen Idrettspark er ført så langt i år, det vil si kr 350 000. Det har blitt betalt ett avdrag i tillegg til renter på lånet til SiT, i henhold til avtalen mellom SiT og NTNUI. Totalt beløp på kr 301 835,62, der kr 33 424,66 er kostnadsførte renter i 2011-regnskapet. NTNUI Hovedstyret Balanse periode 0-6 Periode 2012 Periode 2011 30,06 30,06 12.09.2012 Tomter,bygninger og fast eiendom 1190 - Tomter, bygninger og annen fast 2 450 000,00 0,00 1 Sum tomter,bygninger og fast eiendom 2 450 000,00 0,00 Sum anleggsmidler 2 450 000,00 0,00 Varelager og forskudd til leverandører 1466 - Varebeholdning, diverse effekter 396 600,00 304 665,00 1467 - Varebeholdning, klær og materiell 0,00 2 992,00 Sum varelager og forskudd til leverandører 396 600,00 307 657,00 Kortsiktige fordringer 1500 - Kundefordringer 140 216,01 1 980,00 2 1517 - Bordtennis 3 113,53 3 113,53 1533 - Kite 0,00 794,50 1536 - Lacrosse 0,00 17 239,45 1538 - Orientering 0,00 0,00 1540 - Paintball 56 460,50 0,00 3 1543 - Roing 105 012,06 90 012,06 3 1548 - Skiskyting 0,00 2 810,75 1559 - Tennis 0,00 4 050,01 1560 - Tenshi-tsume 0,00 5 000,00 1563 - Volleyball 0,00-900,00 1592 - Fordring sit 593 600,00 361 550,00 4 Sum kortsiktige fordringer 898 402,10 485 650,30 Kontanter bankinskudd o.l. 1900 - Kontanter, kasse 12 024,50 5 675,00 1920 - Bankkonto, drift 665 633,97 1 086 394,83 1921 - Bank, prosjekt 0,00 266 640,00 1922 - Bank, hyttefond 967 745,63 941 805,40 1923 - Bank, koiefond 319 076,54 370 148,43 1927 - Bank, høyrentekonto 1 377 270,55 1 800 000,28 1950 - Bank, skattetrekk 117,91 114,75 Sum kontanter bankinskudd o.l. 3 341 869,10 4 470 778,69
Sum omløpsmidler 4 636 871,20 5 264 085,99 Sum eiendeler 7 086 871,20 5 264 085,99 Egenkapital 2050 - Egenkapital -1 535 649,17-1 624 815,14 Sum egenkapital -1 535 649,17-1 624 815,14 Avsetning for forpliktelser 2181 - Avsetning til prosjekt -190 000,00-125 000,00 2182 - Avsetning til hyttefond -967 745,63-1 016 804,86 2183 - Avsetning til koiefond -319 076,54-370 148,43 2186 - Avsetning medlemskontingent 0,00 0,00 Sum avsetning for forpliktelser -1 476 822,17-1 511 953,29 Sum langsiktig gjeld -1 476 822,17-1 511 953,29 Leverandørgjeld 2400 - Leverandørgjeld -28 199,25-134 739,82 Sum leverandørgjeld -28 199,25-134 739,82 Skyldige offentlige avgifter 2701 - Utgående mva 25% -26 014,94-26 014,95 2711 - Inngående mva 25% 46 040,73 42 075,00 2713 - Inngående mva 8% 2 672,22 2 672,22 2740 - Oppgjørskonto mva 47 121,00 0,00 Sum skyldige offentlige avgifter 69 819,01 18 732,28 Annen kortsiktig gjeld 2900 - Sum gjeld andre grupper og utvalg 0,00-27 687,11 2911 - Aikido 0,00 0,00 2912 - Amerikansk fotball 50 000,00 0,00 2913 - Badminton 0,00 0,00 2914 - Bandy 0,00 10 000,00 2915 - Baseball og softball 0,00 0,00 2916 - Basket 16 468,00 30 000,00 2918 - Capoeira 0,00 0,00 2919 - Cricket 9 326,00 10 000,00 2920 - Dans 205 000,00 243 335,26 2921 - Dykking 0,00-62 626,29 2922 - Fekting 0,00 0,00 2923 - Fotball 31 875,00 140 000,00 2924 - Friidrett 0,00 0,00 2925 - Frisbee -27 832,30 0,00 2926 - Golf 10 000,00 20 200,00 2928 - Håndball 0,00 8 840,00 2929 - Innebandy 10 873,71-20 000,00 2930 - Ishockey 0,00 0,00 2931 - Judo 0,00 0,00 2932 - Karate 0,00 0,00 2933 - Kite 794,50 0,00 2934 - Koiene d 0,00 0,00 2935 - Koiene g 0,00 100 000,00 2936 - Lacrosse 19 297,45 850,00 2937 - Langrenn 85 000,00 130 000,00 2938 - Orientering 21 760,00 0,00 2939 - Padling 0,00 0,00 2940 - Paintball 0,00 0,00 2941 - Qwan ki do 3 154,30 0,00 2942 - Ridning 0,00-0,10 2943 - Roing 0,00 15 000,00
2944 - Rugby 0,00 0,00 2945 - Seiling 0,00 0,00 2947 - Ski og fjell 0,00 0,00 2948 - Skiskyting 0,00 0,00 2949 - Skyting 0,00 12 000,00 2950 - Snowboard 0,00 0,00 2951 - Squash 0,00 0,00 2954 - Svømming 0,00 0,00 2955 - Swing og folkedans 0,00 0,00 2956 - Sykkel 3 250,00 0,00 2957 - Tae kwon do 0,00 0,00 2958 - Telemark-alpint 0,00 0,00 2959 - Tennis 135 000,00 33 720,00 2960 - Tenshi-tsume 2 855,00 0,00 2961 - Tindegruppa 0,00 0,00 2962 - Turn 30 400,00 32 000,00 2963 - Volleyball -1 904,50 0,00 2964 - Wa kwa chuan 7 000,00 7 000,00 2966 - Wing chun 0,00 0,00 2980 - Gjeld medlemmer -3 494,70-1 443,70 2981 - Gjeld andre idrettsforeninger, lag, etc 0,00 0,00 2982 - Gjeld sit -2 250 000,00 0,00 1 2984 - Gjeld andre 0,00 0,00 Sum annen kortsiktig gjeld -1 641 177,54 681 188,06 Sum kortsiktig gjeld -1 599 557,78 565 180,52 Sum gjeld & egenkapital -4 612 029,12-2 571 587,91 Resultat Sum resultat -2 474 842,08-2 692 498,08 Sum balanse 2 474 842,08 2 692 498,08 NTNUI Hovedstyret Resultat periode 0-6 Periode 2012 Budsjett 2012 0-30.06 01.01-31.12 Salgsinntekt 3110 - Salg av materiell, avgiftsfritt -10 053,00-67 000,00 3111 - Salg av materiell, mva-pliktig 0,00-20 000,00 3115 - Salg av materiell til gruppene -52 750,00 0,00 12.09.2012
3120 - Sponsorinntekter -50 000,00-266 500,00 1 3150 - Egenandel, reise (fra egne medlemmer) 0,00 0,00 3152 - Egenandel, stevne/arrangement (fra egne -5 250,00-5 600,00 3401 - Tilskudd, nif 0,00-451 000,00 2 3402 - Tilskudd, momskompensasjon 0,00-450 000,00 3 3403 - Tilskudd, velferdstinget -1 186 196,00-1 154 162,00 3405 - Tilskudd, særforbund (hver gruppes 0,00 0,00 3406 - Tilskudd, andre -47 486,97-125 000,00 3407 - Tilskudd, vt ekstraordinær -180 000,00 0,00 4 Sum salgsinntekt -1 531 735,97-2 539 262,00 Annen driftsinntekt 3600 - Leieinntekter -20 800,00-69 500,00 8 3840 - Inntekter fra andre grupper i ntnui -1 823,01 0,00 3921 - Medlemskontingent jan-jun -593 600,00-550 000,00 19 3922 - Medlemskontingent jul-des 0,00-1 716 550,00 3924 - Avsatt medlemskontingent fra forrige år -1 407 350,00-1 407 350,00 3925 - Andre avsetninger 0,00-65 000,00 7 3950 - Gaver 0,00 0,00 3970 - Inntekter tilstelning/fest 0,00-5 100,00 3999 - Diverse inntekter (benyttes helst ikke) -96,50 0,00 Sum annen driftsinntekt -2 023 669,51-3 813 500,00 Sum driftsinntekter -3 555 405,48-6 352 762,00 Varekostnad 4301 - Innkjøp av varer for videresalg 0,00 65 000,00 7 4320 - Sponsing av utstyr til grupper intern i 0,00 98 500,00 4390 - Beholdningsendring 5 900,00-65 000,00 7 4410 - Trener-/instruktørutdanning 96 750,00 95 000,00 5 4430 - Kurs 3 837,59 40 000,00 4440 - Prosjekter 46 332,60 225 000,00 14 Sum varekostnad 152 820,19 458 500,00 Lønnskostnad 5940 - Lo/nho-ordning -5 286,00 0,00 6 5950 - Egen pensjonsordning -3 744,00 0,00 6 Sum lønnskostnad -9 030,00 0,00 Avskriving på varige driftsmidler mm. 6010 - Avskrivning 350 000,00 700 000,00 16 Sum avskriving på varige driftsmidler mm. 350 000,00 700 000,00 Annen driftskostnad 6110 - Investering i varig anlegg/større 0,00 0,00 6300 - Leie av lokaler, tomt, etc 30 390,00 80 000,00 5 6305 - Oppussing bygninger, lokaler 1 915,00 5 000,00 6340 - Alarm, vakt, sikkerhet 0,00 0,00 6400 - Leie maskiner, inventar 10 944,60 22 000,00 6501 - Datautstyr 0,00 10 000,00 6502 - Programvare 46 381,75 90 000,00 15 6503 - Serverdrift 9 147,47 18 000,00 6610 - Reparasjon og vedlikehold 167 239,28 281 500,00 17 6700 - Revisjon og regnskapshonorarer 108 750,00 110 000,00 6720 - Økonomisk og juridisk bistand 0,00 0,00 6800 - Kontormateriell 8 757,40 15 000,00 6810 - Kopiering 5 321,70 18 000,00 6820 - Trykking 29 625,00 130 000,00 13 6861 - Utgifter egne møter 6 916,32 15 000,00
6862 - Utgifter reise til andres møter 120,00 10 000,00 6863 - Utgifter tilstelning/fest 306,00 0,00 6864 - Utgifter tillitsrepresentantsamlinger 55 849,58 90 000,00 6865 - Utgifter ntnui orden 18 013,00 15 000,00 9 6866 - Utgifter nsi forbundsting 9 461,71 0,00 10 6900 - Telefon 3 013,71 8 000,00 6940 - Porto 263,00 500,00 7210 - Forbundskontingent 0,00 2 400,00 7320 - Reklame/annonser/profilering 10 270,50 40 000,00 7321 - Reklame/annonser/profilering, 6 596,00 0,00 11 7421 - Gaver 0,00 2 500,00 7422 - Ntnui orden 15 850,00 14 000,00 7430 - Premier 0,00 2 000,00 7440 - Ekstrabevilgninger grupper 0,00 180 000,00 7450 - Overføring gruppene 0,00 3 392 172,00 7460 - Tilskudd mosjonsutvalget 0,00 550 000,00 7470 - Sm-støtte grupper i ntnui 3 638,73 0,00 7510 - Forsikring 0,00 27 000,00 7770 - Gebyr 13 091,20 35 000,00 12 7790 - Diverse kostnader (brukes helst ikke!) 0,30 0,00 7830 - Tap på fordringer 6 500,00 0,00 Sum annen driftskostnad 568 362,25 5 163 072,00 Sum driftskostnader 1 062 152,44 6 321 572,00 Sum driftsresultat -2 493 253,04-31 190,00 Annen renteinntekt 8040 - Renteinntekter (kreditrenter i desember) 0,00-83 000,00 Sum annen renteinntekt 0,00-83 000,00 Annen rentekostnad 8140 - Rentekostnader 18 410,96 112 500,00 18 Sum annen rentekostnad 18 410,96 112 500,00 Annen finanskostnad 8180 - Avsetning prosjektmidler 0,00 0,00 Sum annen finanskostnad 0,00 0,00 Sum ordinært resultat før skattekostnad -2 474 842,08-1 690,00 Sum ordinært resultat -2 474 842,08-1 690,00 Sum årsresultat -2 474 842,08-1 690,00 Sum resultat -2 474 842,08-1 690,00
Hyttestyret legger frem sitt halvtårsregnskap: Regnskapet ligger fortsatt hos internrevisor. Den største inntekten er tilskuddet fra velferdstinget på ca kr 770 000 kr. Regnskapet har en stor vedlikeholdspost, som vil bli større i år ettersom det er mye som er gammelt. Økt inntekt som følge av salg av alkohol og festutleie. Dette kan skyldes at utleiedag er flyttet fra torsdag til fredag. Kommentar fra Jens Sveen Frogner fra kk: Hva er grunnen til at dere er gått 320 000 kr i overskudd? Svar fra hyttestyret: Støtten fra velferdstinget har kommet for hele året, mens lønnskostnad ene kun har kommet for halve året. Vedtak: Godkjent av generalforsamlingen ved akklamasjon. Sak 6: Behandle innkomne forslag og saker Forslag fra Haakon Utby, leder av HS: Sak 6.1 trekkes grunnet ugrundig forarbeid og manglende informering under budsjettkriteriemøte. Ingen i generalforsamlingen protesterer.
Sak 6.1: Saksfremlegger: Endring av statutter for hovedstyrets budsjettkriterearbeid Hovedstyret Nåværende statutter: 4b: 85% dekning på konkurranseutgifter. Forslag til endring: 4b: 85% dekning på konkurranseutgifter med øvre tak på 500 kr per utøver per døgn. Forslag til vedtak: Vedtak: Generalforsamlingen godkjenner de fremlagte statuttendringene. Saken trekkes. Sak 6.2: Saksfremlegger: Endring av statutter for NTNUI kjelleren Hovedstyret Forslag til endring: 1 Formål og bruk NTNUI kjelleren har som formål å fungere som et møtelokale og sosialt samlingspunkt for NTNUIs medlemmer. 2 Sammensetning av styret for NTNUI kjelleren Styret utpekes av NTNUIs hovedstyret og skal bestå av minst 3 medlemmer, hvorav 1 er kjellersjef. 3 Styrets arbeid Styret for NTNUI kjellerens har som oppgave er å fastsette regelverk for NTNUI kjelleren og lede drift og vedlikehold. Enhver endring i regelverket for NTNUI kjelleren må godkjennes av hovedstyret i NTNUI. Styret for NTNUI kjelleren plikter å rette seg etter de bestemmelser og vedtak som fattes av hovedstyret i NTNUI.
Styret for NTNUI kjelleren skal arbeide for at NTNUI kjellerens tilbud gjøres kjent for NTNUIs medlemmer. Styret for NTNUI kjelleren plikter å avlegge årlig rapport til hovedstyret før ordinær generalforsamling. Forslag til vedtak: Vedtak: Generalforsamlingen godkjenner de fremlagte statuttendringene. Lovendringen godkjennes ved akklamasjon Sak 6.3: Saksfremlegger: Godkjenne ny lovnorm for NTNUI Hovedstyret Se vedlegg 1. Forslag til vedtak: Generalforsamlingen gir hovedstyret fullmakt til å gjøre de nødvendige redaksjonelle endringene som utgjør forskjellen mellom NTNUIs lov og basislovnormen Kommentar fra Haakon Utby: Enten må NTNUI godta lovnormen, eller trekke seg ut av NIF. Vedtak: Godkjent ved akklamasjon Sak 7: Sak 7.1: Saksfremlegg: Forslag til vedtak: Foreta nødvendige valg Valg av leder til Hovedstyret Valgkomiteen Generalforsamlingen velger den innstilte som leder i Hovedstyret. Innstilling: Haakon Utby Vedtak: Godkjent ved akklamasjon Sak 7.2: Saksfremlegg: Forslag til vedtak: Valg av nestleder til Hovedstyret Valgkomiteen Generalforsamlingen velger den innstilte som nestleder i Hovedstyret. Innstilling: Stine Cecilie Stangeland Sæle Vedtak: Godkjent ved akklamasjon
Sak 7.3: Saksfremlegg: Forslag til vedtak: Valg av varamedlem til Hovedstyret Valgkometeen Generalforsamling velger de innstilte som varamedlem i Hovedstyret. Innstilling: Magnus Hove og Monika Mielnik Vedtak: Godkjent ved akklamasjon Sak 7.4: Saksfremlegg: Forslag til vedtak: Valg av hyttesjef til Hyttestyret Hyttestyret Generalforsamlingen velger den innstilte som Hyttesjef i Hyttestyret. Innstilling: Anna Helena Eidsvig Vedtak: Godkjent ved akklamasjon Sak 7.5: Saksfremlegg: Forslag til vedtak: Valg av visesjef til Hyttestyret Hyttestyret Generalforsamlingen velger den innstilte som Visesjef i Hyttestyret. Innstilling: Brede Velde Jensen Vedtak: Godkjent ved akklamasjon Sak 7.6: Saksfremlegg: Forslag til vedtak: Valg av kasserer til Hyttestyret Hyttestyret Generalforsamlingen velger den innstilte som kasserer i Hyttestyret. Innstilling: Anne Kari Meisingset Vedtak: Godkjent ved akklamasjon Sak 7.7: Saksfremlegg: Forslag til vedtak: Valg av Ø log badstuoppmann til Hyttestyret Hyttestyret Generalforsamlingen velger den innstilte som ø log badstuoppmann I Hyttestyret.
Innstilling: Knut Arne Hildenes Vedtak: Godkjent ved akklamasjon Sak 7.8: Saksfremlegg: Forslag til vedtak: Valg av Valgkomiteen Hovedstyret Generalforsamlingen velger den innstilte som Leder av Valgkomiteen. Innstilling: Leder: Anders Hauge Løge Medlem: Ellen Skjønsfjell, Silje Neteland Varamedlem: Jens Sveen Frogner Vedtak: Godkjent ved akklamasjon Sak 8: Eventuelt Innspill fra Hanne Ersdal fra Volleyball: Hvorfor ble ikke innkallingen sendt ut 4 uker for generalforsamlingen? Svar fra Haakon Utby, leder: Siden dette er en ekstraordinær generalforsamling, sendes innkallingen ut sammen med sakspapirene. Dette skal skje 2 uker for generalforsamlingen. Beretning fra Jens Sveen Frognes fra kk: Hovedstyret har gjort en bra jobb, på tross av en turbulent start. Det er mye som skjer i NTNUI nå, blant annet arbeid med nytt idrettsbygg. Evalueringsrapporten av Trondheimsmodellen er publisert, og det ønskes også at rapporten publiseres på NTNUI sine nettsider. Leder i Volleyball, Hanne Ersdal, ytrer et ønske om at gruppeledere inkluderes i prosessen dersom det trengs hjelp og støtte Sak 9: Sigmonds Staup og kveldsmat på Hytta
Vedlegg 1: Generelt om lovnorm for idrettslag Ufravikelig lovnorm Idrettslaget skal ha en lov som er i samsvar med NIFs lov og denne lovnormen. Loven skal godkjennes av idrettskretsen. Lovnormen er ufravikelig og inneholder et minimum av det idrettslaget må ha i sin egen lov. NIFs lov og lovnorm for idrettslag skal legges til grunn i alt lovarbeid i idrettslaget. Innmelding i NIF Ved innmelding i NIF må laget bruke lovnormen som sin lov. Først etter at laget er tatt opp i NIF, kan laget gjøre endringer i loven. Lovendringer Alle lovendringer må vedtas på ordinært eller ekstraordinært årsmøte etter å ha vært oppført på saklisten og krever 2/3 flertall av de avgitte stemmer. Lovendringene må sendes til idrettskretsen for godkjenning. Lovendringer i idrettslagets lov som følge av endringer i NIFs lov, trer i kraft straks. Lovendringer vedtatt av idrettslaget selv trer ikke i kraft før de er godkjent av idrettskretsen. Ved endring av loven kan idrettslaget legge til det idrettslaget selv anser som nødvendig å ha regulert i egen lov. Intern organisering av idrettslaget skal reguleres gjennom idrettslagets organisasjonsplan. Motstrid mellom idrettslagets lov og NIFs regelverk/lovnorm Tilleggene/endringene i idrettslagets lov kan ikke være i strid med NIFs regelverk (NIFs lov, bestemmelser og forskrifter) eller mot denne lovnorm. Ved eventuell motstrid mellom en bestemmelse i idrettslagets lov og NIFs regelverk/lovnorm, vil bestemmelsen i idrettslagets lov være tilsvarende ugyldig. NIFs lov, bestemmelser og forskrifter er tilgjengelig på www.idrett.no LOVNORM FOR IDRETTSLAG (BOKMÅL)
(Vedtatt av Idrettsstyret 28. november 2011) Lov for Norges teknisk-naturvitenskaplige universitets idrettslag 1, stiftet 21. April 1998 (dato/år), med senere endringer, senest av 17. Februar 2009 godkjent av Sør-Trøndelag idrettskrets den 20. Februar 2009. I. INNLEDENDE BESTEMMELSER 1 Formål (1) Idrettslagets formål er å drive idrett organisert i Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komité (NIF). (2) Arbeidet skal preges av frivillighet, demokrati, lojalitet og likeverd. All idrettslig aktivitet skal bygge på grunnverdier som idrettsglede, fellesskap, helse og ærlighet. 2 Organisasjon (1) Idrettslaget er selveiende og frittstående med utelukkende personlige medlemmer. 2 (2) Idrettslaget er medlem av de(t) særforbund som lagets årsmøte bestemmer. 3 (3) Idrettslaget er medlem av NIF gjennom Sør-Trøndelag idrettskrets, hører hjemme i Trondheim kommune, og er medlem av Trondheim idrettsråd 4. 1 Idrettslagets navn må være i overensstemmelse med forskrift om idrettslagsnavn. 2 Personlige medlemmer betyr at idrettslaget ikke kan operere med andre typer medlemskap, som for eksempel familiemedlemskap og firmamedlemskap. At det innføres familiekontingent er å anse som en rabattordning, og har ikke noe med selve medlemskapet å gjøre. Medlemmer må følgelig registreres enkeltvis. 3 Idrettslaget må være medlem i de(t) særforbund som lagets idrettsgrener omfatter, med mindre laget utelukkende driver mosjonsidrett som ikke tilrettelegges av et særforbund i NIF, jf. NIFs lov 10-1.Dette skal fremkomme av idrettslagets organisasjonsplan. Det er årsmøtet i idrettslaget som vedtar hvilke idretter idrettslaget skal organisere, og vedtar innmelding/utmelding i de(t) aktuelle særforbund.
(4) Idrettslaget skal følge NIFs og tilsluttede organisasjonsledds regelverk og vedtak. NIFs lov gjelder for idrettslaget uavhengig av hva som måtte stå i idrettslagets egen lov. 3 Medlemmer (1) Alle som aksepterer idrettslagets og overordnede organisasjonsledds regelverk og vedtak kan bli tatt opp som medlem. En søker kan ikke tas opp som medlem uten å ha gjort opp de økonomiske forpliktelsene til idrettslaget og andre organisasjonsledd i NIF. (2) Medlemskap kan nektes i særlige tilfeller. Idrettslagets avgjørelse kan påklages til idrettskretsen. Klagefristen er 3 uker etter at vedtaket er mottatt. Idrettskretsens avgjørelse kan påklages til Idrettsstyret innen 3 uker etter at rekommandert melding er mottatt. (3) Medlemskap i idrettslaget er først gyldig og regnes fra den dag første kontingent er betalt. (4) Medlemmet plikter å overholde NIFs, tilsluttede organisasjonsledds og idrettslagets regelverk og vedtak. (5) Utmelding skal skje skriftlig og får virkning når den er mottatt. (6) Idrettslaget kan frata medlemskap fra medlem som etter purring ikke betaler fastsatt medlemskontingent. Medlem som skylder kontingent for to år taper automatisk sitt medlemskap i idrettslaget og skal strykes fra lagets medlemsliste. Medlem som har tapt sitt medlemskap kan ikke tas opp igjen før skyldig kontingent er betalt. (7) Idrettslaget skal føre medlemslister. 4 Idrettslag kan bare være medlem av ett idrettsråd. Hvis et idrettslags naturlige område strekker seg over mer enn én kommune, avgjør idrettslagets årsmøte ved lovendringsvedtak hvilket idrettsråd det tilhører.
(8)Idrettslaget plikter å føre elektroniske medlemslister i idrettens nasjonale medlemsregister i tråd med forskrift gitt av Idrettsstyret. 5 4 Medlemskontingent og avgifter Medlemskontingenten fastsettes av årsmøtet. Andre avgifter/egenandeler kan kreves for deltakelse i idrettslagets aktivitetstilbud. II. TILLITSVALGTE OG ANSATTE 5 Kjønnsfordeling (1)Ved valg/oppnevning av representanter til årsmøte/ting, samt medlemmer til styre, råd og utvalg mv. i idrettslaget skal det velges personer fra begge kjønn. (2)Sammensetningen skal være forholdsmessig i forhold til kjønnsfordelingen i medlemsmassen, dog slik at det skal være minst to representanter fra hvert kjønn der det velges eller oppnevnes mer enn 3 personer. Der det velges eller oppnevnes 3 personer eller færre skal begge kjønn være representert. Ansattes representant teller ikke med ved beregningen av kjønnsfordelingen. (3)Idrettskretsen kan, når det foreligger særlige forhold, gi dispensasjon fra denne bestemmelsen. (4) Idrettsstyret kan gi forskrift om nærmere vilkår for dispensasjon og konsekvensene av manglende oppfyllelse av bestemmelsen. 6 6 Generelle regler om stemmerett, valgbarhet, forslagsrett m.v. 5 Bestemmelsen trer først i kraft når Idrettsstyret bestemmer det. 6 Se forskrift til NIFs lov 2-4.
(1) For å ha stemmerett og være valgbar må man være fylt 15 år, vært medlem av idrettslaget i minst én måned og ha oppfylt medlemsforpliktelsene 7. Ingen kan møte eller avgi stemme ved fullmakt. (2) En arbeidstaker i et idrettslag har ikke stemmerett på idrettslagets ordinære eller ekstraordinære årsmøte. Dette gjelder ikke for spiller/utøver med kontrakt og medlemskap i laget. (3) En person kan ikke samtidig inneha mer enn ett av følgende verv i idrettslaget: medlem av styre, valgkomité, kontrollkomité, lovutvalg, revisor. (4) En person kan ikke ha tillitsverv knyttet til samme idrett i flere idrettslag som deltar i samme konkurranse. (5) Engasjert revisor har talerett på ordinært og ekstraordinært årsmøte i saker som ligger innenfor sitt arbeidsområde. (6) Representant fra overordnet organisasjonsledd har talerett på ordinært og ekstraordinært årsmøte i idrettslaget. (7) Med forslagsrett menes retten for medlem til å fremme forslag til idrettslagets årsmøte og til å fremme forslag under årsmøtet. 7 Valgbarhet og representasjonsrett for arbeidstaker og oppdragstaker (1) En arbeidstaker i idrettslaget er ikke valgbar til verv i laget eller overordnede organisasjonsledd. Tillitsvalgt som får ansettelse i idrettslaget plikter å fratre tillitsvervet, og gjeninntrer når ansettelsesforholdet opphører. (2) En arbeidstaker i idrettslaget kan ikke velges eller oppnevnes som representant til årsmøte/ting eller møte i overordnede organisasjonsledd. 7 For eksempel skyldig kontingent.
(3) Første og andre ledd gjelder ikke for arbeidstaker som er spiller/utøver med kontrakt og medlemskap i idrettslaget. (4) Bestemmelsen får tilsvarende anvendelse på person som har oppdragsavtale som i omfang kan sammenlignes med et ansettelsesforhold med idrettslaget. (5) Denne bestemmelsen er ikke til hinder for at idrettslaget gir de ansatte rett til å utpeke et eller flere medlemmer blant de ansatte til idrettslagets styre. (6) Idrettskretsen kan, når det foreligger særlige forhold, gi dispensasjon. (7) Idrettsstyret kan gi forskrift om nærmere vilkår for dispensasjon. 8 8 Valgbarhet og representasjonsrett for andre personer med tilknytning til idrettslaget (1) En person som har en avtale med idrettslaget som gir vedkommende en økonomisk interesse i driften av idrettslaget er ikke valgbar til verv innen idrettslaget eller overordnet ledd. Det samme gjelder styremedlem, ansatt i eller aksjonær med vesentlig innflytelse i en juridisk person med økonomiske interesse i driften av idrettslaget. Begrensningen gjelder ikke for styremedlem oppnevnt av idrettslaget. Tillitsvalgt som får en slik avtale, styreverv, ansettelse eller eierandel, plikter å fratre tillitsvervet, og gjeninntrer når forholdet opphører. (2) Person som i henhold til første ledd ikke er valgbar, kan heller ikke velges eller oppnevnes som representant til årsmøte/ting eller møte i overordnede organisasjonsledd. (3) Idrettskretsen kan når det foreligger særlige forhold, gi dispensasjon. (4) Idrettsstyret kan gi forskrift om nærmere vilkår for dispensasjon. 9 8 Se forskrift til NIFs lov 2-6 og 2-7. 9 Se forskrift til NIFs lov 2-6 og 2-7.
9 Inhabilitet (1)En tillitsvalgt, oppnevnt representant eller ansatt i idrettslaget er inhabil til å tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse eller til å treffe avgjørelse: a) når vedkommende selv er part i saken b)når vedkommende er i slekt eller svogerskap med en part i opp- eller nedstigende linje eller i sidelinje så nær som søsken c) når vedkommende er eller har vært gift med eller er forlovet eller samboer med en part d)når vedkommende leder eller har ledende stilling i, eller er medlem av styret i et organisasjonsledd eller annen juridisk person som er part i saken. (2) Likeså er vedkommende inhabil når andre særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til vedkommendes upartiskhet; blant annet skal det legges vekt på om avgjørelsen i saken kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for vedkommende selv eller noen som vedkommende har nær personlig tilknytning til. Det skal også legges vekt på om inhabilitetsinnsigelse er reist av en part. (3) Er en overordnet inhabil, kan avgjørelse i saken heller ikke treffes av direkte underordnet i idrettslaget. (4) Inhabilitetsreglene får ikke anvendelse dersom det er åpenbart at den tillitsvalgte, oppnevnte representanten eller ansattes tilknytning til saken eller partene ikke vil kunne påvirke vedkommendes standpunkt og idrettslige interesser ikke tilsier at vedkommende viker sete. (5) Med part menes i denne bestemmelsen person, herunder juridisk person som en avgjørelse retter seg mot eller som saken ellers direkte gjelder. (6) I styrer, komiteer og utvalg treffes avgjørelsen av organet selv, uten at vedkommende medlem deltar. Dersom det i en og samme sak oppstår spørsmål om inhabilitet for flere medlemmer, kan ingen av dem delta ved avgjørelsen av sin egen eller et annet medlems habilitet, med mindre organet ellers ikke ville være vedtaksført i spørsmålet. I sistnevnte tilfelle skal alle møtende medlemmer delta. Medlemmet skal i god tid si fra om forhold som gjør eller kan gjøre vedkommende inhabil. Før
spørsmålet avgjøres, bør varamedlem eller annen stedfortreder innkalles til å møte og delta ved avgjørelsen dersom det kan gjøres uten vesentlig tidsspille eller kostnad. (7) I øvrige tilfeller avgjør vedkommende selv om vedkommende er inhabil. Dersom en part krever det og det kan gjøres uten vesentlig tidsspille, eller vedkommende ellers finner grunn til det, skal vedkommende selv forelegge spørsmålet for sin nærmeste overordnete til avgjørelse. (8) Bestemmelsen gjelder ikke på årsmøtet i idrettslaget. 10 Vedtaksførhet, flertallskrav og protokoll (1) Når ikke annet er bestemt, er styrer, komiteer og utvalg i idrettslaget vedtaksføre når et flertall av medlemmene er til stede. Vedtak fattes med flertall av de avgitte stemmene. Ved stemmelikhet er møteleders stemme avgjørende. (2) Vedtak kan fattes ved skriftlig saksbehandling 10 eller ved fjernmøte 11. Ved skriftlig saksbehandling sendes kopier av sakens dokumenter samtidig til alle medlemmer med forslag til vedtak. For gyldig vedtak kreves at flertallet av medlemmene gir sin tilslutning til det fremlagte forslaget, og til at dette treffes etter skriftlig saksbehandling. Ved fjernmøte skal alle møtedeltakerne kunne høre og kommunisere med hverandre. (3) Det skal føres protokoll fra styremøter. 11 Tillitsvalgtes refusjon av utgifter og tapt arbeidsfortjeneste. Godtgjørelse Tillitsvalgt kan motta refusjon for nødvendige, faktiske utgifter inkludert tapt arbeidsfortjeneste, som påføres vedkommende i utførelsen av vervet. Tillitsvalgt kan motta en rimelig godtgjørelse for sitt arbeid. Refusjon for tapt arbeidsfortjeneste skal fremgå av vedtatt budsjett og regnskap. Styrehonorar skal fremkomme av årsberetningen. 10 For eksempel møte per e-post. 11 For eksempel møte per telefon/videokonferanse.
III. ØKONOMI 12 Regnskap, revisjon, budsjett mv. (1) Idrettslaget er regnskaps- og revisjonspliktig. (2) Idrettslag med en årlig omsetning på under kr 5 millioner skal følge NIFs regnskaps- og revisjonsbestemmelser. Øvrige idrettslag skal følge regnskapsbestemmelsene i regnskapsloven og revisjonsbestemmelsene i revisorloven, og skal engasjere revisor og velge kontrollkomité. Kontrollkomiteens oppgaver følger av NIFs lov 2-12. (3) Bankkonti skal være knyttet til idrettslaget og skal disponeres av to personer i fellesskap. Underslagforsikring skal være tegnet for dem som disponerer. (4) På årsmøtet skal det fastsettes et budsjett som inneholder alle hovedposter i resultatregnskapet. Regnskap og budsjett for idrettslag som er organisert med grupper/avdelinger, skal også omfatte regnskapene og budsjettene for gruppene/avdelingene, og skal følge oppsettet i Norsk Standard kontoplan. (5) Budsjettet skal være realistisk, og resultatet skal ikke vise underskudd med mindre det dekkes av positiv egenkapital. (6) Idrettslaget kan ikke gi lån eller stille garantier for lån hvis ikke lånet eller garantien er sikret med betryggende pant eller annen betryggende sikkerhet. Sikkerheten for lån og garantier skal opplyses i note til årsoppgjøret. (7) Disposisjoner av ekstraordinær karakter eller betydelig omfang i forhold til idrettslagets størrelse og virksomhet, herunder låneopptak, skal vedtas av årsmøtet. Årsmøtet bør vedta et særskilt fullmaktsreglement knyttet til slike disposisjoner. IV. ÅRSMØTE, STYRE, UTVALG MV.
13 Årsmøtet (1) Årsmøtet er idrettslagets øverste myndighet, og avholdes hvert år i februar 12 måned. (2)Årsmøtet innkalles av styret med minst én måneds varsel direkte til medlemmene eventuelt på annen forsvarlig måte, herunder ved kunngjøring i pressen, eventuelt på idrettslagets internettside. Innkalling kan henvise til at saksdokumentene gjøres tilgjengelig på internett eller på annen forsvarlig måte. Forslag som skal behandles på årsmøtet må være sendt til styret senest 2 uker før årsmøtet. Fullstendig sakliste og andre nødvendige saksdokumenter med forslag må være gjort tilgjengelig for medlemmene senest en uke før årsmøtet. (3) Ved innkalling i strid med bestemmelsen, avgjør årsmøtet hhv. under godkjenning av innkalling og godkjenning av saklisten, om årsmøtet er lovlig innkalt og om det er saker som ikke kan behandles. (4) Alle idrettslagets medlemmer har adgang til årsmøtet. Årsmøtet kan invitere andre personer og/eller media til å være tilstede, eventuelt vedta at årsmøtet kun er åpent for medlemmer. (5) Årsmøtet er vedtaksført dersom det møter et antall stemmeberettigete medlemmer som minst tilsvarer antallet styremedlemmer iht. idrettslagets lov. Dersom årsmøtet ikke er vedtaksført, kan det innkalles til årsmøte på nytt uten krav til minimumsdeltakelse. (6) På årsmøtet kan ikke behandles forslag om endring i lov eller bestemmelser som ikke er oppført på utsendt/kunngjort sakliste. Andre saker kan behandles når 2/3 av de fremmøtte stemmeberettigete på årsmøtet vedtar det, ved godkjenning av saklisten. 14 Ledelse av årsmøtet Årsmøtet ledes av valgt(e) dirigent(er). Dirigenten(e) behøver ikke å være medlem av idrettslaget. 12 Idrettslaget må avholde årsmøte for behandling av foregående års regnskap innen utløpet av juni det påfølgende år.
15 Årsmøtets oppgaver (1) Årsmøtet skal 13 : 1. Godkjenne de stemmeberettigede. 2. Godkjenne innkallingen, sakliste og forretningsorden. 3. Velge dirigent(er), referent (er) 14 samt 2 medlemmer til å underskrive protokollen. 4. Behandle idrettslagets årsmelding, herunder eventuelle gruppeårsmeldinger. 5. Behandle idrettslagets regnskap i revidert stand. 6. Behandle forslag og saker. 15 7. Fastsette medlemskontingent. 8. Vedta idrettslagets budsjett 9. Behandle idrettslagets organisasjonsplan. 16 10. Foreta følgende valg: 17 a) Leder og nestleder b)...styremedlem 18 og.. varamedlem c) Øvrige valg i henhold til årsmøtevedtatt organisasjonsplan, jf. pkt. 9. d) 2 revisorer 19 e) Representanter til ting og møter i de organisasjonsledd idrettslaget har representasjonsrett. f) Valgkomité med leder og 2 medlemmer og 1 varamedlem for neste årsmøte. 13 Dersom saklisten ikke fullføres, kan det innkalles til fortsettende årsmøte. Slik innkalling skjer på tilsvarende måte som for ordinært årsmøte, men eventuelt med kortere frist godkjent av årsmøtet. Fortsettende årsmøte kan bare behandle saker som var med i godkjent sakliste for årsmøtet. 14 Verken dirigent eller referent behøver å være medlem i idrettslaget, se også 14. 15 Forslag i saklisten samt eventuelle forslag som årsmøtet, ved godkjenning av saklisten, har vedtatt å behandle etter et vedtak av 2/3 av de stemmeberettigede på årsmøtet. 16 Organisasjonsplanen skal regulere idrettslagets interne organisering og aktivitet.. 17 Dette er minimum av de tillitspersoner som skal velges på årsmøtet. Årsmøtet kan i tillegg velge andre tillitspersoner det er behov for. 18 Antall styremedlemmer og varamedlemmer må fylles ut ved vedtakelse av loven, minimum 1 styremedlem og 1 varamedlem. Styremedlemmene kan velges til spesifikke oppgaver. 19 Idrettslag med årlig omsetning på mer enn kr 5 millioner plikter å ha engasjert revisor, jf. NIFs lov 2-11, og må innta følgende som nytt punkt 10 i 15: «Engasjere statsautorisert/registrert revisor til å revidere idrettslagets regnskap.» Punkt 10 forskyves til nytt punkt 11 og punkt 11 bokstav d) endres til: «Kontrollkomité med 2 medlemmer og 2 varamedlemmer.»
(2) Leder og nestleder velges enkeltvis. De øvrige medlemmer til styret velges samlet. Deretter velges varamedlemmene samlet, og ved skriftlig valg avgjøres rekkefølgen i forhold til stemmetall. (3) Valgkomiteen velges på fritt grunnlag, etter innstilling fra styret.. 16 Stemmegivning på årsmøtet (1) Med mindre annet er bestemt i denne lov, skal et vedtak, for å være gyldig, være truffet med alminnelig flertall av de avgitte stemmer. Ingen representant har mer enn én stemme. Ingen kan møte eller avgi stemme ved fullmakt. Blanke stemmer skal anses som ikke avgitt. (2) Valg foregår skriftlig hvis det foreligger mer enn ett forslag eller det fremmes krav om det. Hvis det skal være skriftlige valg, kan bare foreslåtte kandidater føres opp på stemmeseddelen. Stemmesedler som er blanke, eller som inneholder ikke foreslåtte kandidater, eller ikke inneholder det antall det skal stemmes over, teller ikke, og stemmene anses som ikke avgitt. (3) Når et valg foregår enkeltvis og ingen kandidat oppnår mer enn halvparten av de avgitte stemmer, foretas omvalg mellom de to kandidater som har oppnådd flest stemmer. Er det ved omvalg stemmelikhet, avgjøres valget ved loddtrekning. (4) Når det ved valg skal velges flere ved en avstemning, må alle, for å anses valgt, ha mer enn halvparten av de avgitte stemmer. Dette gjelder ikke ved valg av vararepresentant. Hvis ikke tilstrekkelig mange kandidater har oppnådd dette i første omgang, anses de valgt som har fått mer enn halvparten av stemmene. Det foretas så omvalg mellom de øvrige kandidater og etter denne avstemning anses de valgt som har fått flest stemmer. Er det ved omvalg stemmelikhet, avgjøres valget ved loddtrekning. (5) For å være gyldig må valg være gjennomført i henhold til 5 til 8. 17 Ekstraordinært årsmøte
(1) Ekstraordinært årsmøte i idrettslaget innkalles av idrettslagets styre med minst 14 dagers varsel etter: a) Vedtak av årsmøtet i idrettslaget. b) Vedtak av styret i idrettslaget. c) Vedtak av styret i overordnet organisasjonsledd. d) Skriftlig krav fra 1/3 av idrettslagets stemmeberettigete medlemmer. (2) Ekstraordinært årsmøte innkalles direkte til medlemmene eventuelt på annen forsvarlig måte, herunder ved kunngjøring i pressen, eventuelt på idrettslagets internettside. Innkalling kan henvise til at saksdokumentene gjøres tilgjengelig på internett eller på annen forsvarlig måte. (3) Ekstraordinært årsmøte er vedtaksført dersom det møter et antall stemmeberettigete medlemmer som minst tilsvarer antallet styremedlemmer iht. idrettslagets lov. Dersom det ekstraordinære årsmøtet ikke er vedtaksført, kan det innkalles til årsmøte på nytt uten krav til minimumsdeltakelse. (4) Ekstraordinært årsmøte i idrettslaget skal bare behandle de saker som er angitt i vedtaket eller i kravet om innkalling av årsmøtet. Sakliste og nødvendige saksdokumenter skal følge innkallingen. 18 Idrettslagets styre (1) Idrettslaget ledes og forpliktes av styret, som er idrettslagets høyeste myndighet 20 mellom årsmøtene. (2) Styret skal: 21 a) Iverksette årsmøtets og overordnede organisasjonsleddsregelverk og vedtak. 20 Dersom laget har flere gruppestyrer, er det kun idrettslagets hovedstyre som leder og forplikter laget. Denne høyeste myndighet kan ikke, verken helt eller delvis, delegeres til andre organer/personer innen laget. Dette innebærer blant annet at det bare er idrettslagets hovedstyre (der laget har grupper/avdelinger med egne styrer) som kan foreta ansettelser, inngå markedsavtaler, evt. andre avtaler som forplikter idrettslaget juridisk. 21 Dette er et minimum av hvilke oppgaver som skal tilligge styret. Idrettslaget står fritt til å legge til andre styreoppgaver i bestemmelsen.