Møteinnkalling Utvalg: Leksvik kommunestyre Møtested: Leksvik kommunehus, kommunestyresalen Møtedato: 10.11.2016 Tid: 12:00 Forfall meldes til servicekontoret som sørger for innkalling av varamedlemmer. Varamedlemmer møter kun ved spesiell innkalling. Innkalling er sendt til: Navn Funksjon Representerer Steinar Saghaug Ordfører LE-H Bjørnar Buhaug Varaordfører LE-SP Camilla Sollie Finsmyr Medlem LE-SP Aud Dagmar Ramdal Medlem LE-SP Randi Hindrum Dahl Medlem LE-SP Raymond Balstad Medlem LE-SP Linda Renate Lutdal Medlem LE-H Arvid Penna Steen Medlem LE-H Malin Lyng Medlem LE-H Alvin Berg Medlem LE-H Kurt Håvard Myrabakk Medlem LE-FRP Dag-Jøran Ness Medlem LE-FRP Knut Ola Vang Medlem LE-AP Merethe Kopreitan Dahl Medlem LE-AP Viggo Lian Medlem LE-AP Torkil Berg Medlem LE-AP Rune Tveiten Medlem LE-AP Anne Berit Skjerve Sæther Medlem LE-AP Wenche Stenkjær Medlem LE-AP Sylvia Elverum Medlem LE-AP Barbro Hølaas Vang Medlem LE-AP Jomar Tømmerdal Medlem LE-AP Jon Normann Tviberg Medlem LE-KRF Line Marie Rosvold Abel Medlem LE-V Rannveig Skansen Medlem LE-SV Orienteringssaker: - Arbeidet i kultursektoren i Indre Fosen ved kultursjef Kine Larsen Kimo - Nordre Fosen vannområde ved prosjektleder Ingrid Hjorth - Utvikling av Indre Fosen kommune Referatsaker Info rådmann Info ordfører -1-
Saksnr Sakstittel Lukket Referatsak: RS 7/16 Referatsaker til kommunestyremøte 10.11.2016 Politiske saker: PS 56/16 Avtale mellom Rissa og Leksvik kommuner om samarbeid om finansiering og drift av interkommunale anlegg, ny svømmehall i Leksvik. PS 57/16 Endring av selskapsavtale - Interkommunalt Arkiv Trøndelag IKS PS 58/16 Bosetting av flyktninger 2017 PS 59/16 Gransking av inngåelse av arbeidsavtale gjeldende rådmannen i Leksvik av 23.06.2015 - bevilgning -2-
-3-
LEKSVIK KOMMUNE Arkiv: 033 Dato: 02.11.2016 SAKSFRAMLEGG Saksnr Utvalg Møtedato 7/16 Leksvik kommunestyre 10.11.2016 Saksbehandler: Kjersti Lerstad REFERATSAKER TIL KOMMUNESTYREMØTE 10.11.2016 Sakens bakgrunn og innhold: Vedlagt er protokoller og referater fra politiske utvalg, samt fra interkommunale samarbeidspartnere som postmottaket har mottatt. 20.10.2016 Referat Kontrollutvalget https://www.leksvik.kommune.no/handlers/fh.ashx?mid1=230&filid=591 20.10.2016 Innkalling Kontrollutvalget https://www.leksvik.kommune.no/handlers/fh.ashx?mid1=230&filid=583 11.10.2016 Innkalling Kontrollutvalget https://www.leksvik.kommune.no/handlers/fh.ashx?mid1=230&filid=581 04.10.2016_Referat fra Leksvik ungdomsråd https://www.leksvik.kommune.no/handlers/fh.ashx?mid1=230&filid=593 Protokoller som ligger i E-innsyn: Møteinnkalling og protokoll fra Indre Fosen fellesnemnd 27.10.2016 http://einnsyn.fosendrift.no/rissa/dmb/dmbmeetingdetail?meetingid=3510 Møteprotokoller fra Partssammensatt utvalg 25.10.2016: http://einnsyn.fosendrift.no/rissa/dmb/details/174# Møteinnkalling og protokoll fra Formannskapsmøte 27.10.2016 http://einnsyn.fosendrift.no/leksvik/dmb/dmbmeetingdetail?meetingid=3635 Møteinnkalling og protokoll fra Planutvalget 27.10.2016: http://einnsyn.fosendrift.no/leksvik/dmb/dmbmeetingdetail?meetingid=3639 Møteinnkalling og protokoll fra møte i Kommunestyret 20.10.2016 http://einnsyn.fosendrift.no/leksvik/dmb/dmbmeetingdetail?meetingid=3642-4-
Møteinnkalling fra Arbeids- og administrasjonsutvalget, AMA, 20.10.2016 http://einnsyn.fosendrift.no/leksvik/dmb/dmbmeetingdetail?meetingid=3646 Møteinnkalling og protokoll fra Komité for næring og miljø 20.10.2016 http://einnsyn.fosendrift.no/leksvik/dmb/dmbmeetingdetail?meetingid=3650 Møteinnkalling og protokoll fra Komité for helse og omsorg 20.10.2016 http://einnsyn.fosendrift.no/leksvik/dmb/dmbmeetingdetail?meetingid=3658 Møteinnkalling og protokoll fra Komité for oppvekst 20.10.2016: http://einnsyn.fosendrift.no/leksvik/dmb/dmbmeetingdetail?meetingid=3654 Møteinnkalling og protokoll fra Rådet for mennesker med nedsatt funksjonsevne 13.10.2016: http://einnsyn.fosendrift.no/leksvik/dmb/dmbmeetingdetail?meetingid=3751 Rådmannens innstilling: Skriv og referater tas til etterretning. -5-
LEKSVIK KOMMUNE Arkiv: 000 Dato: 01.11.2016 SAKSFRAMLEGG Saksnr Utvalg Møtedato Leksvik formannskap 56/16 Leksvik kommunestyre 10.11.2016 Saksbehandler: Sissel Blix Aaknes AVTALE MELLOM RISSA OG LEKSVIK KOMMUNER OM SAMARBEID OM FINANSIERING OG DRIFT AV INTERKOMMUNALE ANLEGG, NY SVØMMEHALL I LEKSVIK. Sakens bakgrunn og innhold: Kulturdepartementet og fylkeskommunen i Nord-Trøndelag har orientert om at det eksisterer en ordning i forbindelse med tippemidler og offentlige midler til anlegg der man i et interkommunalt samarbeid kan oppnå et tillegg av tippemidler og av offentlige midler til bl.a. basseng med inntil 30%. Dette forutsetter at samarbeidende kommuner har en intensjonsavtale om det konkrete budsjettet. (Jfr Pkt 2.6.3 i Bestemmelser om tilskudd, «Særskilt tilskudd ved større interkommunale idrettsanlegg» Det kan være ressurs- og bruksmessig gunstig at flere kommuner går sammen om å bygge og drifte idrettsanlegg det ellers ville vært vanskelig å realisere innenfor én kommune. Særskilt tilskudd for interkommunale anlegg kan tildeles ett anlegg per anleggstype i samarbeidende kommuner. Interkommunale idrettsanlegg kan få et tillegg på 30 % av ordinært tilskudd forutsatt at følgende vilkår er oppfylt: 1. Anlegget er et større, kostnadskrevende anlegg, f.eks. svømmeanlegg eller idrettshall. 2. Det er inngått bindende skriftlig avtale mellom to eller flere kommuner vedrørende investering og drift. Avtalen må inneholde følgende elementer: a) Hver deltagende kommune skyter inn minimum 5 % av anleggets godkjente kostnad i investeringstilskudd. Kommunenes tilskudd må dokumenteres. b) Hver deltagende kommune skyter inn minimum 5 % av anleggets faktiske driftskostnader i årlige driftstilskudd i 20 år. Driftstilskuddet kan ikke begrenses til et nominelt beløp gjennom 20- årsperioden. Departementet godkjenner om anlegg oppfyller vilkårene. Søknad om godkjenning av status som interkommunalt anlegg, med mulighet for særskilt tilskudd, sendes departementet innen 15. november 2016.) Forutsetningene for at Bassenget i Leksvik skal oppnå et tillegg av tilskudd på inntil 30% er følgende: -6-
1) Rissa kommune går inn med minimum 5% av totalkostnaden, det vil si minimum 3 510 000. 2) Rissa kommune forplikter seg til å gi støtte til driften i 20 år tilsvarende 5% av driftskostnadene, totalt 145 000 kr. 3) Det må sendes inn en søknad senest 15.november hvor kopi av signert intensjonsavtale er vedlagt. Vurdering: Inngåelse av intensjonsavtalen reduserer behovet for annen finansiering i prosjektet. Forutsetninger for avtalen er at de kommunale bidragene holdes på dagens nivå, ut fra vedtak i de respektive kommunestyrer. I kommunestyrets vedtak i sak 52/15 av 17.12. 2015 Økonomiplan 2016 2019, investeringer, Leksvik kommune, er det lagt inn 45 mill for 2017 til investering i Basseng i Leksvik. Det utarbeides et driftsbudsjett på Bassenget innen 6 mnd etter signert avtale, som viser totalt driftsbudsjett for bassenget, og Rissas andel i driftsbudsjettet, tilsvarende 5%. Det er en mulighet for at Bassenget ikke blir godkjent som et interkommunalt anlegg, uavhengig av om avtalen foreligger, grunnet nært forestående sammenslåing. Signalene fra departementet er at vi skal søke, siden Leksvik og Rissa kommuner er to frittstående juridiske enheter, og det er status på enhetene ved søknadstidspunkt er gjeldende. Rådmannens innstilling: Leksvik kommune vedtar intensjonsavtalen med Rissa kommune ang Basseng i Leksvik med gitte forutsetninger: 1. Leksvik og Rissa kommuner forutsetter at intensjonsavtalen om regional status for Basseng i Leksvik, bygger på at de kommunale bidragene til investering i bygget holdes på dagens nivå, som er: Basseng i Leksvik 70,2 mill kr. Av de 70,2 mill kr har Leksvik kommune allerede vedtatt 45 mill i investeringsplanen. Rissa kommune må bidra med 3 510 000 kr i investeringstilskudd til ny svømmehall. Resterende sum dekkes av tilskudd. 2. Begge kommunene forutsetter videre at de kommunale bidragene til driftsbudsjettene holdes på dagens nivå slik at bidragene fra de kommunene ikke medfører økning av driftsbudsjettene. Størrelsen på driftsbudsjett i prosjektet må utredes og behandles politisk innen 6 mnd fra dato avtalen underskrives. -7-
LEKSVIK KOMMUNE Arkiv: C66 Dato: 20.10.2016 SAKSFRAMLEGG Saksnr Utvalg Møtedato 57/16 Leksvik kommunestyre 10.11.2016 Saksbehandler: Vigdis Bolås ENDRING AV SELSKAPSAVTALE - INTERKOMMUNALT ARKIV TRØNDELAG IKS Vedlegg 1 Selskapsavtale 2016 Sakens bakgrunn og innhold: Endring av selskapsavtalen for Interkommunalt Arkiv Trøndelag IKS som følge av Trondheim kommunes uttreden av selskapet pr 01.01.2016. På representantskapsmøtet for IKA Trøndelag IKS den 10 april 2015 ble eierkommunene i sak 12/2015, orientert om at Trondheim kommune etter vedtak i Bystyret for Trondheim kommune (Bystyresak 135/14), sier opp sitt deleierforhold i Interkommunalt arkiv Trøndelag IKS med virkning fra 01.01.2016. Endring av selskapsavtalen må vedtas av samtlige eiere. Kommunestyret må selv vedta avtalen. Selskapsavtalen som er vedlagt er oppdatert i tråd med styrets vedtak om endringer behandlet i styremøtet 19. mai 2015, sak 22/2015. Leksvik kommune har vært deltaker i IKA Trøndelag IKS siden 01.01.2006. IKA Trøndelag IKS er kommunens og regionens arkivdepot for papirbaserte og elektroniske arkiver, og skal bidra til å ta vare på og tilgjengeliggjøre arkivmaterialet, samt å bistå og samarbeide med eierne om å utvikle effektive og rasjonelle arkivtjenester. Vurdering: Selskapsavtalen for IKA er oversendt til behandling etter at Trondheim kommune gikk ut av selskapet, og at avtalen er endret i tråd med status pr 1.1.2016. Eierandelen som fremkommer etter Trondheim kommunes uttreden av selskapet vil bety at eierandelen for Leksvik kommune vil øke fra 1,55% til 1,89%. Dette vil ikke ha noen praktisk betydning for det årlige eiertilskuddet/driftstilskuddet (jfr -8-
selskapsavtalen 5) eller Leksvik kommunes stemme i representantskapet (jfr selskapsavtalens 9, siste ledd). Rådmannens innstilling: Kommunestyret godkjenner den nye selskapsavtalen for Interkommunalt arkiv Trøndelag IKS som vedlagt. -9-
1 Selskapsavtale for Interkommunalt arkiv Trøndelag IKS 1 Navn Interkommunalt arkiv Trøndelag IKS er en interkommunal virksomhet som er opprettet med hjemmel i lov om interkommunale selskaper av 29. januar 1999. Fylkeskommunene og kommuner i Nord- og Sør-Trøndelag og interkommunale selskap og foretak kan være deltakere i selskapet. Selskapets firma er IKA Trøndelag IKS. Selskapet har følgende eiere: 1. Agdenes kommune 2. Bjugn kommune 3. Frosta kommune 4. Frøya kommune 5. Grong kommune 6. Hemne kommune 7. Hitra kommune 8. Holtålen kommune 9. Høylandet kommune 10. Inderøy kommune 11. Klæbu kommune 12. Leksvik kommune 13. Levanger kommune 14. Lierne kommune 15. Malvik kommune 16. Meldal kommune 17. Melhus kommune 18. Meråker kommune 19. Midtre Gauldal kommune 20. Namsskogan kommune 21. Oppdal kommune 22. Orkdal kommune 23. Os kommune 24. Osen kommune 25. Rennebu kommune 26. Rissa kommune 27. Roan kommune 28. Røros kommune 29. Røyrvik kommune 30. Selbu kommune 31. Skaun kommune 32. Snillfjord kommune 33. Snåsa kommune 34. Steinkjer kommune 35. Stjørdal kommune 36. Tydal kommune 37. Verdal kommune 38. Verran kommune 39. Ørland kommune 40. Åfjord kommune 41. Nord-Trøndelag fylkeskommune 42. Sør-Trøndelag fylkeskommune 2 Rettslig status Virksomheten er et eget rettssubjekt, og arbeidsgiveransvaret tilligger styret. Virksomheten skal registreres i Foretaksregisteret. 3 Hovedkontor Selskapet har sitt hovedkontor i Trondheim kommune. 4 Formål og ansvarsområde Selskapsavtale IKA Trøndelag 2016-10-
2 Formålet med selskapet er å legge forholdene til rette for eiernes rasjonelle, funksjonsdyktige og effektive gjennomføring av arkivlovens intensjoner og bestemmelser. Selskapet skal kunne fungere som arkivdepot for eiernes papirbaserte og elektroniske arkiver og sørge for at materialet blir gjort tilgjengelig for offentlig bruk, forskning og andre administrative og kulturelle formål. Selskapet skal kunne fungere som fylkesarkiv for deltakende fylkeskommuner. Selskapet er koordinator for privatarkiver i Sør- og Nord-Trøndelag fylker og skal også kunne motta, oppbevare og tilgjengeliggjøre privatarkiver fra eierkommunene. Selskapet kan etter nærmere vedtak av styret prise visse tjenester og således ha egne inntekter. Tjenestene som kan prises skal i hovedsak være slike som ikke vil bli gitt til alle eierne, eller som eierne vil ha ulik etterspørsel etter, eller tjenester som faller utenfor arkivets hovedformål. Til gjennomføring av spesielle prosjekt utenom arkivets ordinære arbeidsoppgaver, blir det søkt finansiering mellom eierne eller andre som spesielt ønsker prosjektet gjennomført. Selskapet har anledning til å ta på seg konsulentoppdrag for andre, når oppdragsgiver betaler for tjenesten og det ikke går ut over arkivets hovedoppgaver 5 Eiernes betalingsforpliktelser og eiernes andel i selskapet Deltakerne betaler årlig inn midler til driften av selskapet i samsvar med vedtak i representantskapet. Grunnlaget for beregning av driftstilskuddet skal være folketallet ved siste årsskifte og en fordelingsnøkkel som blir fastlagt av representantskapet. Tilskudd pr. innbygger justeres årlig i tråd med beregnet lønns- og prisstigning i inneværende års statsbudsjett. For nye deltakere og eksisterende som ikke kan legge folketallet til grunn, for eksempel interkommunale selskaper, fastsettes et årlig innskudd av representantskapet. Oppgaver over kostnader og fordeling av disse på den enkelte deltaker skal ligge ved selskapsavtalen, og må vedtas særskilt av hver enkelt deltaker. Eierandelen er utregnet i prosent og gir slik fordeling: Deltakere/eierandel 1. Agdenes kommune 1,53 23. Os kommune 1,57 2. Bjugn kommune 2,07 24. Osen kommune 1,37 3. Frosta kommune 1,70 25. Rennebu kommune 1,69 4. Frøya kommune 2,06 26. Rissa kommune 2,29 5. Grong kommune 1,68 27. Roan kommune 1,36 6. Hemne kommune 2,02 28. Røros kommune 2,17 7. Hitra kommune 2,05 29. Røyrvik kommune 1,26 8. Holtålen kommune 1,58 30. Selbu kommune 2,00 9. Høylandet kommune 1,42 31. Skaun kommune 2,40 10. Inderøy kommune 2,30 32. Snillfjord kommune 1,37 11. Klæbu kommune 2,21 33. Snåsa kommune 1,61 12. Leksvik kommune 1,89 34. Steinkjer kommune 3,32 13. Levanger kommune 3,20 35. Stjørdal kommune 3,40 14. Lierne kommune 1,45 36. Tydal kommune 1,34 15. Malvik kommune 2,86 37. Verdal kommune 2,94 16. Meldal kommune 1,98 38. Verran kommune 1,69 17. Melhus kommune 3,00 39. Ørland kommune 2,12 18. Meråker kommune 1,69 40. Åfjord kommune 1,83 19. Midtre Gauldal kommune 2,25 41. Nord-Trøndelag fylkeskommune 6,84 20. Namsskogan kommune 1,35 42. Sør-Trøndelag fylkeskommune 12,07 Selskapsavtale IKA Trøndelag 2016-11-
3 21. Oppdal kommune 2,31 22. Orkdal kommune 2,76 100,00 Eierandel blir justert hvert 4. år ut i fra folketall, første gang i 2010. Eierandelen skal justeres ved inn- og utmelding. 6 Ansvarsfordeling De enkelte deltakerne hefter med hele sin formue for sin aktuelle andel av selskapets samlede forpliktelser, jf. 5. 7 Selskapets organ Selskapet skal ha følgende tre organ: - Representantskapet - Styret - Daglig leder 8 Representantskapet Det øverste organ for virksomheten er representantskapet, der deltakerne oppnevner sine respektive representanter. Hver deltaker skal ha 1 en representant. Valget gjelder for den kommunale valgperioden. Representantskapet konstituerer seg selv og velger selv sin leder og nestleder. Deltakerne har instruksjonsmyndighet overfor sine representanter i representantskapet, mens representantskapet har instruksjons- og omgjøringsmyndighet overfor styret. 9 Representantskapets møter Representantskapets leder innkaller til representantskapsmøte innen utgangen av april måned. Innkalling til ordinært representantskapsmøte skal skje skriftlig med minst fire ukers varsel, og skal inneholde en saksliste. Med tilsvarende frist skal også deltakerne varsles. Ordinært representantskapsmøte behandler: 1. Årsmelding og regnskap 2. Valg til styret 3. Overordnede mål og retningslinjer for driften 4. Budsjettforutsetninger og -rammer 5. Rammer for låneopptak og tilskudd fra deltakerne 6. Andre saker som er forberedt ved innkallingen Representantskapets leder kaller inn representantskapet. Lederen skal sørge for at det føres protokoll fra møtene. Protokollen skal normalt leses opp og undertegnes av representantskapets medlemmer ved møtets avslutning. Ekstraordinært representantskapsmøte til behandling av særskilt angitte spørsmål skal innkalles med to ukers varsel når to styremedlemmer eller ett/flere representantskapsmedlem(mer) ber om det eller om representantskapets leder finner behov for dette. Daglig leder og styrets leder har møteplikt og talerett i representantskapet. Alle styremedlemmene har møte- og talerett. Selskapsavtale IKA Trøndelag 2016-12-
4 Representantskapet er vedtaksfør når minst halvdelen av medlemmene er tilstede, og disse representerer minst to tredjedeler av eierandelen jfr. 5.. Ved votering har hvert enkelt medlem en stemme hver. 10 Budsjettbehandlingen Representantskapet vedtar budsjettforutsetninger og budsjettrammer for det påfølgende kalenderår. Styret forbereder representantskapets behandling av budsjettforutsetninger og budsjettrammer. Dersom styrets forslag går ut over tidligere forutsetning eller bærer i seg konsekvenser som går ut over rammene i deltakernes økonomiplan, skal representantskapet og deltakerne gjøres oppmerksom på dette. Det samme gjelder om styret må fremme forslag til endringer i vedtatt budsjett for virksomheten. Styret vedtar detaljert budsjett innenfor budsjettforutsetninger og budsjettrammer gitt av representantskapet. Ferdigbehandlet budsjett skal oversendes deltakerne innen 1. mars. Styret sørger også for utarbeidelse av økonomiplan som viser utvikling av kostnader og konsekvenser for driften i en fire årsperiode. Denne skal godkjennes av representantskapet og oversendes deltakerne som grunnlag for deltakernes økonomiplaner. Budsjett som forutsetter tilskudd fra deltakerne, er ikke endelig før deltakernes budsjett er behandlet etter kommunelovens 45, for så vidt gjelder tilskuddet. Styret skal utarbeide slike rapporter som representantskapet beslutter. 11 Styret Styret velges av representantskapet. Representantskapet velger en valgnemnd på 3 personer som forbereder valget. Styret skal ha 5 medlemmer. Styrets leder, nestleder, medlemmer og varamedlemmer skal velges av representantskapet for fire år. Halvparten av styret velges annethvert år. De ansatte skal være representert i styret. Styremedlemmer for øvrig skal ha 1., 2. og 3. vara. Daglig leder eller representantskapsmedlemmer kan ikke være medlemmer av styret. Spørsmål om fritak av styremedlem behandles av representantskapet. Ansattes representant trer ut av styret ved ansettelsesforholdets opphør. Ved endelig uttreden eller varig forfall, iverksettes suppleringsvalg for gjenværende del av funksjonstiden. Styrets oppgaver er å realisere de forventningene, bedriftsfilosofien og hovedmålene som eierne ved representantskapet har anvist. Styret skal sette opp delmål, legge opp strategier, fremskaffe det nødvendige materiale for representantskapet og utøve styring gjennom det enkelte driftsår. Styret skal føre løpende tilsyn med virksomheten og har ansvar for at pålagte oppgaver utføres i henhold til lov, forskrifter og eventuelle pålegg. Styret sørger for at saker som skal behandles i ordinært representantskapsmøte er tilstrekkelig forberedt. Styret iverksetter representantskapets vedtak, men kan kun ta opp lån eller påføre deltakerne forpliktelser i den utstrekning det foreligger særlig vedtak om dette i representantskapet. Selskapsavtale IKA Trøndelag 2016-13-
5 Styret tilsetter personalet. Styret ansetter daglig leder, og kan bestemme at vedkommende tilsettes på åremål. Styret kan delegere til daglig leder å ansette vikarer, ekstrahjelp og prosjektmedarbeidere for inntil 1 år. Styret har instruksjons- og omgjøringsmyndighet overfor daglig leder. Styret representerer selskapet utad og tegner dets firma. Styret kan gi styreleder eller daglig leder rett til å tegne selskapets firma og kan fastsette at de som har slik rett, må utøve den i fellesskap. 12 Styrets møter Styremøtene ledes av styrets leder. Styret fatter vedtak med alminnelig flertall. Ved votering i styret skal hver stemme telle likt. Ved stemmelikhet teller møteleders stemme dobbelt. Styret er beslutningsdyktig når minst halvparten av medlemmene er til stede, inkludert møtende varamedlemmer. Styrets leder sørger for at det blir ført protokoll fra styremøtene. Protokollen skal normalt leses opp og undertegnes ved styremøtets avslutning. Kommunelovens regler i 40 nr 3 om habilitet skal gjelde ved behandling av saker i styret og i representantskapet. De ansattes representant har ikke stemmerett i saker som gjelder forholdet mellom styret som arbeidsgiver og de ansatte. Vedkommende har heller ikke rett til å delta i behandlingen av saker som gjelder arbeidsgivers forberedelse til forhandlinger med arbeidstakerne, arbeidskonflikter, rettstvister med arbeidsgiverorganisasjoner eller oppsigelse av tariffavtaler. 13 Daglig leder Daglig leder administrerer virksomheten og har ansvaret for at enhver arbeidsoppgave utføres i overensstemmelse med gjeldende bestemmelser og i henhold til de vedtak som er fattet av styret. Daglig leder er styrets sekretær og saksbehandler. Vedkommende har tale- og forslagsrett i styrets møter, dersom ikke styret i enkeltsaker vedtar at vedkommende ikke skal kunne møte. 14 Organisering av tilsynsfunksjoner Daglig leder skal til enhver tid holde styret orientert om alle forhold av betydning for virksomheten og om økonomi og personalforhold. Vedkommende skal rapportere til styret på en slik måte og så ofte som situasjonen tilsier det og styret for øvrig måtte bestemme. Styret skal sørge for at representantskapet til enhver tid har nødvendig oversikt og i tide kan forberede nødvendige disposisjoner. Representantskapets møtebøker skal fortløpende sendes til deltakerne. 15 Personvern og bruk av forvaltningsloven/offentlighetsloven Det interkommunale selskap skal følge slike rutiner og saksbehandlingsregler som er vanlige til ivaretakelse av personvernet til privatpersoner. Reglene i forvaltningsloven skal gjelde for selskapet på samme måte som for organer opprettet i medhold av kommuneloven. Reglene i kommunelovens 31 om åpne eller lukkede møter skal gjelde for møtene i representantskapet. Selskapsavtale IKA Trøndelag 2016-14-
6 16 Økonomiforvaltning Regnskap skal føres etter kommunale regnskapsprinsipper og budsjett skal følge budsjettforskrifter for kommunale og fylkeskommunale budsjett; jfr. selskapsavtalen 24. Virksomheten skal følge et økonomireglement vedtatt av representantskapet. 17 Låneopptak og garantistillelse Selskapet kan ta opp lån innenfor en ramme på kr 5 000 000 for selskapets samlede låneopptak. Selskapet kan bare ta opp lån til kapitalformål og til konvertering av eldre gjeld. Det kan også tas opp lån til likviditetsformål, men slike lån må gjøres opp før regnskapsavslutningen. Representantskapet vedtar nærmere rammer for virksomhetens låneopptak innenfor totalrammen vedtatt i selskapsavtalen. Låneopptak skal godkjennes av departementet; jfr. kommuneloven 50 nr. 1. Virksomheten kan ikke stille garanti eller pantsette sine eiendeler til sikkerhet for andres økonomiske forpliktelser. Virksomheten kan ikke selv låne ut penger. Dersom det blir krevd at deltakerne stiller garanti for låneopptak til virksomheten, må vedtak om dette gjøres av de respektive kommunestyrer/- fylkestinget. Den enkelte deltaker garanterer for sin andel av lånet som tilsvarer eierdelen. Det er en forutsetning at eventuelt garantitilsagn skjer i samsvar med reglene i kommunelovens 51 nr. 2. 18 Arbeidsgivertilknytting Virksomheten kan være medlem av Kommunesektorens Interesse og arbeidsgiverorganisasjon ved KS Bedrift. 19 Arbeidsgiveransvar Styret har det formelle arbeidsgiveransvaret. 20 Personalreglement Representantskapet kan vedta et eget personalreglement for virksomhetens ansatte. 21 Lokale lønnsforhandlinger Styrets leder eller daglig leder ivaretar selskapets interesser under lokale forhandlinger. Styret vedtar forhandlingsresultatet. 22 Møtegodtgjørelse Godtgjørelse for møter mv. til leder og medlemmer av styret bli utbetalt etter reglement fastsatt av representantskapet. Medlemmene har rett til refusjon for tap i inntekt og utgiftsdekning tilsvarende reglene i kommunelovens 41. 23 Klage Klage på forhold som gjelder kommunale driftsoppgaver, ytelser eller tjenester som er utført av det interkommunale selskapet, skal rettes til selskapets styre. Finner en av deltakerne grunnlag for å forfølge saken, skal selskapet gis anledning til å avgi uttalelse og eventuelt rette det påklagede forhold. Selskapsavtale IKA Trøndelag 2016-15-
7 Klage som gjelder vedtak i personalsak, behandles av representantskapet dersom vedtaket er fattet av styret, eller av styret om vedtaket er fattet av daglig leder. 24 Regnskap og revisjon Styret har plikt til å etterse at det føres lovmessige regnskap og at det foretas revisjon av selskapet. Regnskap skal føres etter kommunale regnskapsprinsipper og fastsettes av representantskapet. Revisor velges også av representantskapet. 25 Endring av selskapsavtalen Selskapsavtalen må vedtas av samtlige deltakere. Kommunestyret/fylkestinget må selv vedta avtalen. For deltakere som er interkommunale selskap må vedtaket gjøres av representantskapet. Endring i selskapsavtalen som gjelder punktene som lov om interkommunale selskap 4 setter som minimumsinnhold i en selskapsavtale, kan bare skje ved at deltakerne gjør et likelydende vedtak om dette. Andre endringer kan vedtas av representantskapet med tilslutning fra minst to tredjedeler av de avgitte stemmene. Forslag til endringer av selskapsavtalen kan fremmes av styret, representantskapet eller en/flere av deltakerne. Styret skal i alle tilfelle få anledning til å uttale seg om forslag til endring av selskapsavtalen før disse fremmes for behandling hos deltakerne. Nye medlemmer tas opp etter vedtak i representantskapet. 26 Utelukking, uttreden og oppløsning Dersom en deltaker vesentlig misligholder sine plikter i selskapsforholdet, kan de øvrige deltakerne enstemmig vedta at vedkommende deltaker skal utelukkes fra selskapet etter reglene i lov om interkommunale selskaper 31. Den enkelte deltaker kan med minimum 1-ett- års skriftlig varsel ensidig si opp sin deltakelse etter reglene i lov om interkommunale selskap 30. Nye deltakere i selskapet kan ikke si opp sin deltakelse før det har gått to år fra inntreden. Forslag til oppløsning av samarbeidet må vedtas enstemmig av representantskapet. Vedtak om oppløsning må godkjennes av samtlige deltakere og av departementet. Fordeling av aktiva og passiva ved eventuell uttreden eller oppløsning skal skje etter reglene i lov om interkommunale selskaper 30. Gjennomføring og avvikling skal skje etter reglene i lov om interkommunale selskaper 33-38 og eventuelle forskrifter fra departementet. Styret plikter å melde fra om avviklingen til Foretaksregisteret. 27 Voldgift Selskapsavtale IKA Trøndelag 2016-16-
8 Eventuell tvist om forståelsen av selskapsavtalen og om fordeling av utgifter eller i forbindelse med det økonomiske oppgjøret etter oppløsning, avgjøres endelig av en voldgiftsnemnd på tre medlemmer som oppnevnes av fylkesmannen, om ikke annen ordning følger av lov eller forskrift. Tvisten skal først forsøkes løst gjennom forhandlinger mellom partene. 28 Andre regler For område som ikke er direkte regulert gjennom stiftelsesavtalen, gjelder den til enhver tid gjeldende lov om interkommunale selskaper. 29 Ikrafttredelse Denne selskapsavtalen trer i kraft fra det tidspunkt den er vedtatt og underskrevet av samtlige deltakere Eiere/deltakere Dato Underskrift Agdenes kommune Bjugn kommune Frosta kommune Frøya kommune Grong kommune Hemne kommune Hitra kommune Holtålen kommune Høylandet kommune Inderøy kommune Klæbu kommune Leksvik kommune Levanger kommune Lierne kommune Malvik kommune Meldal kommune Melhus kommune Meråker kommune Midtre Gauldal kommune Namsskogan kommune Oppdal kommune Orkdal kommune Os kommune Osen kommune Rennebu kommune Rissa kommune Selskapsavtale IKA Trøndelag 2016-17-
9 Roan kommune Røros kommune Røyrvik kommune Selbu kommune Skaun kommune Snillfjord kommune Snåsa kommune Steinkjer kommune Stjørdal kommune Tydal kommune Verdal kommune Verran kommune Ørland kommune Åfjord kommune Nord-Trøndelag fylkeskommune Sør-Trøndelag fylkeskommune Selskapsavtale IKA Trøndelag 2016-18-
LEKSVIK KOMMUNE Arkiv: F30 Dato: 03.11.2016 SAKSFRAMLEGG Saksnr Utvalg Møtedato 58/16 Leksvik kommunestyre 10.11.2016 Saksbehandler: Merethe Kopreitan Dahl BOSETTING AV FLYKTNINGER 2017 Vedlegg 1 Anmodning om bosetting av flyktninger 2017 Sakens bakgrunn og innhold: 17.12.2015 ble det fattet vedtak i kommunestyret om bosetting av inntil 20 voksne i 2016 og 2017. Integrerings- og mangfoldsdirektoratet (IMDI Midt-Norge) sendte 10.10.2016 en anmodning til Leksvik kommune om bosetting av 12 flyktninger i 2017. Årsaken til dette er at bosettingsbehovet er lavere enn tidligere plantall fra IMDi. Hovedårsakene til dette er færre asylsøkere til Norge og færre som innvilges opphold. Anmodningstallene er utarbeidet i samråd med KS. Leksvik kommune har hittil i 2016 bosatt 14 av totalt 20 flyktninger. Grunnen til at man ikke har kommet lenger i bosetting er at bosetting våren og sommeren 2016 stoppet opp grunnet færre asylsøkere enn forventet, og at man prioriterte de større kommunene ift bosetting. Vi ser at utfordringen i forhold til boliger er den samme som tidligere år og det ses derfor som positivt at antall bosettinger i 2017 blir lavere enn først antatt. Det er også en utfordring knyttet til tilrettelegging av språkpraksisplasser i kommunen for flyktningene. I dette arbeidet er en avhengig av et godt samarbeid med og velvilje fra næringslivet i kommunen. Selv om det er utfordringer vedrørende boliger og tilrettelegging av praksisplasser for arbeidstrening er det anbefalt å bosette flyktninger i flere omganger. Dette gir muligheter for god kontinuitet og kvalitet i arbeidet som igjen legger til rette for at flyktningene får seg arbeid og kan etablere seg i kommunen. Økonomi og tilskuddsbeløp 2016. -19-
Tilskuddene kommunen mottar for den enkelte flyktning skal bidra til at kommunen kan gjennomføre et planmessig bosettings- og integreringsarbeid, med sikte på at de bosatte skal komme i jobb og greie seg selv. Erfaringene viser at det er nødvendig med et godt og målrettet opplegg rundt dette arbeidet fra første dag i kommunen. Det er anbefalt å bosette flyktninger over en lengre periode slik at det blir kontinuitet i arbeidet. Integreringstilskuddet skal, sammen med bl.a. tilskudd til opplæring i norsk og samfunnsfag for voksne innvandrere, finansiere kommunens utgifter til introduksjonsordningen for flyktningene. Integreringstilskuddet skal også dekke kommunen sine kostnader vedrørende bosettingen. Dette gjelder kostnader til administrasjon av bosettingen, sysselsettingstiltak, yrkeskvalifisering, arbeidstrening, bolig og livsopphold. Tilskuddet skal også dekke kostnader til de av flyktningene som har behov for barnevernstjenester, helsetjenester, tolketjenester, barnehageplass, kultur - og ungdomstiltak. TILSKUDD ÅR SATS Integreringstilskudd År-1 (2016) Kr 184 000 (voksne)* Kr 184 000 (barn)* Kr 234 000 (enslige voksne) Kr 184 000 (enslig mindreårig) År-2 Kr 220 000 År-3 Kr 160 000 År-4 Kr 83 400 År-5 Kr 70 000 Særskilt tilskudd enslig Kr 207 000 mindreårig Barnehagetilskudd Kr 24 500 (engangstilskudd) Eldretilskudd Kr 162 000 (engangstilskudd) Personer med kjente funksjonshemminger *Person regnes som voksne fra og med det året de fyller 18 år. Tilskudd 1: Kr 181 000 (engangstilskudd) Tilskudd 2: Inntil kr 1 111 000 i inntil 5 år. Oppsummering Arbeidet med bosetting er godt organisert i Leksvik kommune. Gjennomgangen av rutiner og avtaler gjør at bosettingen er forbedt og tilrettelagt fra starten av. Det er utfordringer vedrørende boliger og tilrettelegging av praksisplasser for arbeidstrening. Kommunen er anbefalt å bosette flyktninger i flere omganger. Dette gir muligheter for god kontinuitet og kvalitet i arbeidet som igjen legger til rette for at flyktningene får seg arbeid og kan etablere seg i kommunen. -20-
Erfaringene vedrørende ressursbruken til bosettingsarbeidet er gode. Rammene vil likevel være noe usikre avhengig av behovene for tilrettelegging for flyktningene som bosettes. Vurdering: Mottak av flyktninger en viktig samfunnsoppgave og ikke minst en stor ressurs for kommunen. Målet er at flyktningene ved en god tilrettelegging og oppfølging skal klare seg sjøl i arbeid og fritid. På den måten vil de bidra positivt i kommunen både med arbeidskraft, økt innbyggertall og kulturelt mangfold. Det er ved riktig arbeid og oppfølging ikke knyttet noen økonomiske belastninger til gruppen, da dette dekkes gjennom de statlige tilskuddordningene. En økning i antall bosatte flyktninger vil nå være en naturlig fortsettelse på det arbeidet vi allerede har startet og vil medføre at det kommer nye tilskudd til kommunen som vil finansiere videre integreringsarbeid. Slik en vurderer det har kommunen gjennom tidligere bosettingsprosjekt gode forutsetninger for å lykkes med bosetting av flyktninger. Med kommunale tjenester og en lokal industri med fremtidige behov for mer arbeidskraft, i tillegg til nærhet til det store arbeidsmarkedet i Trondheimsregionen, ligger det godt til rette for arbeid og et aktivt liv i kommunen. Rådmannen tilrår at kommunen inngår avtale med IMDI om å bosette 12 flyktninger i 2017. Tilgangen på boliger avgjør tempoet i bosettingen. Dette legges til grunn for avtalen med IMDI. Rådmannens innstilling: 1. Leksvik kommune vedtar å bosette 12 flyktninger i 2017. 2. Tidspunkt for bosettingen er avhengig av at egnede boligløsninger er tilgjengelig til formålet. -21-
Leksvik kommune Brevet bes distribuert til: Ordfører Rådmann Deres ref: Vår ref:: Klikk her for å skrive inn tekst. Dato: 10.10.2016 Anmodning om bosetting av flyktninger 2017 Norske kommuner har de siste årene gjort en formidabel innsats med bosetting og kvalifisering av flyktninger, og oppgavene er store også i 2017. I 2017 vil det være behov for å bosette 13 000 flyktninger i norske kommuner, hvorav 1 100 er enslige mindreårige under 18 år. Om lag 40% av de enslige mindreårige er under 15 år. Bosettingsbehovet er lavere enn tidligere plantall fra IMDi. Færre asylsøkere til Norge og færre som innvilges opphold er hovedårsakene til at behovet har gått ned. Integrerings- og mangfoldsdirektoratet (IMDi) anmoder kommunen om å bosette 12 flyktninger i 2017. Anmodningstallene er utarbeidet i samråd med KS. Vi oppfordrer kommunene til å fatte presise vedtak for hvor mange flyktninger kommunen skal bosette, og at vedtaket ikke inkluderer familiegjenforente, eller har andre forbehold. For mer informasjon om planlegging og bosetting, se http://www.imdi.no/planlegging-ogbosetting/ Her finnes bl.a. informasjon om tilskudd og økonomi, boliger til flyktninger samt statistikk over bosetting. Ta kontakt med IMDi Midt Norge dersom dere ønsker dialog om anmodningen og bosetting av flyktninger. Vi ber om at tilbakemelding på anmodningen sendes til post@imdi.no, med kopi til nina.gran@ks.no innen 10.12.2016. Med hilsen IMDi Midt - Norge Rune S. Foss regiondirektør Tonje Irene Sandåker Seniorrådgiver IMDi Postboks 8059 Dep. 0031 Oslo I Tollbugata 20, 0031 Oslo I Telefon: 24 16 88 00 I Telefaks: 24 16 88 01 E-post: post@imdi.no I Organisasjonsnummer: 987 879 696 I www.imdi.no -22-
LEKSVIK KOMMUNE Arkiv: 033 Dato: 20.10.2016 SAKSFRAMLEGG Saksnr Utvalg Møtedato 74/16 Leksvik formannskap 27.10.2016 59/16 Leksvik kommunestyre 10.11.2016 Saksbehandler: Kontrollutvalget v/torkil Berg GRANSKING AV INNGÅELSE AV ARBEIDSAVTALE GJELDENDE RÅDMANNEN I LEKSVIK AV 23.06.2015 - BEVILGNING Vedlegg 1 Kontrollutvalget Innkalling 11.10.2016 2 Kontrollutvalget Referat 11.10.2016 Sakens bakgrunn og innhold: Kommunestyret opprettet ny sak 47/16 «Bestilling til Kontrollutvalget - Gransking av inngåelse av arbeidsavtale gjeldende rådmannen i Leksvik av 23.06.2015» i sitt møte 15.09.2016: Med bakgrunn i de avvik som er funnet ved inngåelse av arbeidsavtale datert 23.06.2015 med rådmannen, ber Leksvik kommunestyre kontrollutvalget iverksette en gransking av de faktiske forhold. 1. Leksvik kommunestyre ber kontrollutvalget iverksette en gransking i forbindelse med inngåelse av arbeidsavtale gjeldende rådmannen i Leksvik av 23.06.2015. 2. Kommunestyret ber om at granskingen blant annet må omhandle de faktiske forhold rundt inngåelsen av avtalen, herunder om det er lagt til grunn et lovlig mandat og myndighet for inngåelsen av avtalen, samt om avtaleinngåelsen er i tråd med relevant lov- og regelverk. 3. Kommunestyret vil tilrå kontrollutvalget å søke nødvendig bistand for å få gjennomført granskingen. Enstemmig vedtatt. I Kontrollutvalgets møte den 11.10.2016 ble saken behandlet: 21/16 GJENNOMFØRING AV GRANSKNING BEVILGNING Behandling: -23-
Med bakgrunn i vedtak i Kommunestyret i sak 47/16 hvor de besluttet gjennomføring av granskning. Kontrollutvalget ble gitt oppdraget. Med bakgrunn i valg av leverandør anmoder kontrollutvalget kommunestyret i Leksvik kommune om vedta en bevilgning for gjennomføringen av granskningen. Vedtak: Kontrollutvalget anmoder Kommunestyret om å bevilge inntil 150 000,- kr for gjennomføring av granskningen. Saken sendes frem til Kommunestyret. Innstilling til Kommunestyret: Kommunestyret bevilger inntil 150 000,- kr for gjennomføring av granskningen som ble vedtatt av kommunestyret i Leksvik kommune i sak 47/16. Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret: Kommunestyret bevilger inntil 150 000,- kr for gjennomføring av granskningen som ble vedtatt av kommunestyret i Leksvik kommune i sak 47/16. Saksprotokoll i Leksvik formannskap - 27.10.2016 Behandling: Enstemmig vedtatt og formannskapet sender saken videre til behandling i kommunestyret. Endelig vedtak: Formannskapets innstilling til kommunestyret: Kommunestyret bevilger inntil 150 000,- kr for gjennomføring av granskningen som ble vedtatt av kommunestyret i Leksvik kommune i sak 47/16. -24-
LEKSVIK KOMMUNE KONTROLLUTVALGET J nr: KU L 26/16 MØTEINNKALLING KONTROLLUTVALGET HAR TELEFONMØTE TIRSDAG 11. OKTOBER 2016, KL 08.30 Eventuelle forfall meldes til tlf. 74 85 51 00 Leksvik kommune Saksliste: 20/16 VALG AV LEVERANDØR GJENNOMFØRING AV GRANSKNING 21/16 GJENNOMFØRING AV GRANSKNING BEVILGNING Orienteringer / Drøftingssaker: Orienteringer Ingen Drøfting: Eventuelt 10.10.16 Torkil Berg (sign) leder Arvid Lund sekretær Kopi: - Ordfører - Rådmann -25-
LEKSVIK KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte 11.10.16 Saksbehandler: Arvid Lund 20/16 VALG AV LEVERANDØR GJENNOMFØRING AV GRANSKNING Saksopplysninger: Viser til kommunestyret sin sak 47/16 og kontrollutvalget sin sak 18/16. Kontrollutvalget har mottatt fire tilbud om gjennomføring av granskning. De fire tilbudene ble sendt til medlemmene i egen ekspedisjon fredag 7. oktober 2016. Leder har sendt ut en sammenstilling av tilbudene til medlemmene. Behandling i kontrollutvalget: Kontrollutvalget skal beslutte hvilken leverandør som skal få oppdraget med å gjennomføre granskningen. Kriteriene som legges til grunn for valget er de som ble listet i sak 18/16. Forslag til vedtak: Ingen forslag til vedtak. 21/16 GJENNOMFØRING AV GRANSKNING BEVILGNING Saksopplysninger: Viser til kommunestyret sin sak 47/16, kontrollutvalget sin sak 18/16 og 20/16. Kontrollutvalget har i sak 20/16 valgt leverandør xxxx. For at kontrollutvalget skal kunne gjennomføre gitt oppdrag må det settes av økonomiske midler til ekstern gransker. Vedtak: o Kontrollutvalget anmoder om at Kommunestyret i leksvik kommune bevilger xxx xxx,- kr til gjennomføring av granskning, oppdrag gitt i KST sak 47/16. o Saken sendes frem til Kommunestyret med innstilling likt vedtak. -26-
MØTEBOK FOR LEKSVIK KOMMUNE - KONTROLLUTVALGET Kontrollutvalget hadde telefonmøte den 11.10.16 J nr: KU L 27/16 Møtet startet kl 08.30 og sluttet kl 0900 Tilstede på møtet: Torkil Berg Frank Robert Asphaug Georg Høgsve Anne Berit Skjerve Sæther Arve Myran Forfall: Møtende varamedlemmer: Andre til stede: Arvid Lund sekretær Behandlede saker: 20/16 21/16 Leder ønsket velkommen til møte. Ingen merknader til innkallingen. 20/16 VALG AV LEVERANDØR GJENNOMFØRING AV GRANSKNING Behandling: De fire tilbudene ble presentert, og holdt opp mot kriteriene som var listet i prisforespørselen. Vedtak: 1. Kontrollutvalget gir Revisjon Midt-Norge tilbud om å gjennomføre granskningen. 2. Alle tilbyderne informeres om resultatet, skriftlig. 3. Kontrollutvalget legger frem sak for Kommunestyret hvor det anmodes om bevilgning av midler for gjennomføring av granskningen. -27-
Protokoll fra møte kontrollutvalget i Leksvik den 11.10.16 21/16 GJENNOMFØRING AV GRANSKNING BEVILGNING Behandling: Med bakgrunn i vedtak i Kommunestyret i sak 47/16 hvor de besluttet gjennomføring av granskning. Kontrollutvalget ble gitt oppdraget. Med bakgrunn i valg av leverandør anmoder kontrollutvalget kommunestyret i Leksvik kommune om vedta en bevilgning for gjennomføringen av granskningen. Vedtak: Kontrollutvalget anmoder Kommunestyret om å bevilge inntil 150 000,- kr for gjennomføring av granskningen. Saken sendes frem til Kommunestyret. Innstilling til Kommunestyret: Kommunestyret bevilger inntil 150 000,- kr for gjennomføring av granskningen som ble vedtatt av kommunestyret i Leksvik kommune i sak 47/16. Neste møte er planlagt: 20. oktober 2016, kl 0900. Revisjon Midt-Norge møter. Torkil Berg (sign) Leder i kontrollutvalget Arvid Lund referent 2-28-