Ansvarlig: Leder arrangement og materiell Gjelder fra 26.03.14 Instruks for stevner Formål Formålet med denne instruksen er å beskrive de gjøremål og ansvarsforhold som gjelder ved svømmestevner der LRK står som arrangør. Dette gjelder både interne stevner i LRK, rekruttstevner og approberte stevner Omfang Denne instruksen gjelder approberte stevner og rekruttstevner og baserer seg på NSFs lovverk. Egne krav vil gjelde nasjonale mesterskap som LÅMØ, ÅM og NM, som vil komme i tillegg til det som er beskrevet her. For interne stevner i LRK vil en del av oppgavene gjelde. Ansvar og oppgaver Arrangere LRKs interne stevner: klubbmesterskap og julestevne Arrangere rekruttstevne i henhold til terminlisten Arrangere approbert stevne i henhold til terminlisten Oppgaver i forbindelse med rekruttstevner og approberte stevner Innmelding av stevner Innmelding av planlagte stevner til NSF i henhold til gjeldene regler Oppdatering av stevneinformasjon til medley.no Forarbeid Bestilling av anlegg Bestilling av innkvartering ved behov Sponsorarbeid Premiering, innkjøp i samarbeid med materialforvalter Kafeteria, planlegging og bestilling av skolekjøkken ved behov
Dommerinnkallinger, sende kopi av innbydelse til dommeransvarlig i kretsen Stevneinnbydelser og startkontingent Tidtaking og klargjøring av anlegget Gjennomføring av stevnet Lagledermøtet: strykninger og etteranmeldinger Speakertjeneste Sekretariat/stevnekontor Premiering Presse Beredskapsplan Gjøremålslister Etterarbeid Opprydding og pakking av anlegget Tilbakemelding av stevneresultater til medley.no Stevneevaluering og stevnrapporter, blant annet om økonomi Prosedyre Ved hvert stevne skal det være en stevneleder. Stevneleder meldes inn samtidig som innmelding av stevne til NSF. Dette er normalt leder arrangement og materiell. Stevneleder har det overordnede ansvaret for at stevnet gjennomføres i henhold til NSFs lover og regler. I tillegg er det hensiktsmessig å utarbeide en egen liste over hvilke personer som har ansvar for de viktigste gjøremålene. Det er stevnets struktur og størrelse som er avgjørende for antall personer det er behov for. Her nevnes de viktigste: 1. Stevneleder 2. Speaker 3. Ansvarlig for innkalling av dommere hvis ikke dette skjer via kretsen 4. Ansvarlig for tidtaking 5. Påmeldingsansvarlig 6. Kafeteria, salg, bevertning og eventuell overnatting, sponsor 7. Rigging: klargjøring av konkurransearena og rydding 8. Resultatansvarlig: sekretariat, stevnekontor 9. Premiering Lagledermøte Stevneleder er ansvarlig for gjennomføringen av stevnet i henhold til NSFs reglement. Det er også stevneleder som er ansvarlig for gjennomføring av lagledermøtet: Tidspunktet for lagledermøtet skal komme tydelig frem på stevneinvitasjonen og arrangør bør informere om dette ved fremmøte i svømmehallen (oppslag og gjennom speakertjenesten) Møtet bør avholdes i god tid før stevnestart, normalt ved oppstart av innsvømming
Tilstede på lagledermøte er også ansvarlig for sekretariat og påmeldingsansvarlig Reviderte heatlister leveres dommere, tidtagere, speaker og alle påmeldte klubber så raskt som mulig etter lagledermøte Approberte stevner Strykninger/tilbaketrekking skal i hovedsak foretas under lagledermøtet. En utøver eller lag som har kvalifisert seg til en finale, kan stryke seg inntil 30 minutter etter offentliggjøring av resultatet fra forsøket hvor kvalifiseringen fant sted Stafettlag skal alltid meldes på med reserver, rekkefølgen i stafettlaget skal meldes arrangøren i god tid før øvelsen begynner Mesterskap Strykninger/tilbaketrekking foretas under lagledermøtet. Det er tillatt å trekke en påmelding tilbake senest 1 time før stevnestart konkurransedagen. Denne skal være skriftlig. Etteranmeldinger godtas inntil lagledermøtet kvelden før første konkurransedag er avsluttet. (NB! 10 x startkontingenten) Stafettlag skal alltid meldes på med reserver. Rekkefølgen i stafettlaget skal meldes arrangøren (resultatansvarlig) minst 1 time før stevnestart konkurransedagen Påmeldingsansvarlig Utarbeidelse av innbydelse sammen med stevneleder, benytter tidligere LÅMØinnbydelse som mal. For nasjonale mesterskap gjelder særskilte bestemmelser Kvalifikasjonsperioden starter 12 måneder før påmeldingsfristen Ansvarlig for mottak og registrering av alle påmeldinger og bekrefte disse Utarbeide startlister, heatliste og tidsskjema som legges ut på medley.no Liste over påmeldte inklusive etteranmeldelse sendes økonomiansvarlig som sjekker fullstendig innbetaling fra påmeldte klubber Husk egne krav for funksjonshemmede Mesterskap og approberte stevner: maks 100 kr pr start og 200 kr for lagstart, 10-åringer betaler kun deltakeravgift maks 100 kr, etteranmeldte betaler 200 kr. Uapproberte stevner: deltakeravgift 100 kr. Stevnekontor sekretariat Denne funksjonen må til enhver tid ha totaloversikten over progresjonen i stevnet og kunne informere utøvere, overdommer, trenere, lagledere, presse og publikum ved behov. Påse at nødvendig utstyr er tilgjengelig og fungerer og at rekvisita er kjøpt inn Det kan være hensiktsmessig å skille fysisk mellom stevnekontoret og resultatservice Aktuell informasjon til klubbene må være tilgjengelig på et godt synlig sted Lurt å ha start - og resultatlister slått opp på flere steder i anlegget Føre logg på alle resultater inklusive disk som arkiveres i egen mappe Premiering
Det skal komme tydelig frem av stevneinvitasjonen hvordan premieringen skal foregå. Dette bør også bekjentgjøres under lagledermøtet. Premieansvarlig er ansvarlig for innkjøp av og utdeling av premier på stevner der det er premiering, stevneleder skal godkjenne kostnadsrammene for premiene Alle barn til og med det året de fyller 12 år skal ha deltagerpremie, dersom premiering skjer. Dette reguleres i NIFs bestemmelser om barneidrett Det vanlig med 1/3 premiering ved approberte stevner for årsklassene 11 år og eldre Mesterskap har egne prosedyrer for premieoverrekkelser som bekjentgjøres for klubbene under lagledermøtet. Informasjon på NSFs hjemmeside Tidtaking På svømmestevner kan tiden registreres manuelt, halvautomatisk eller automatisk: Manuell tidtaking utføres med håndholdte stoppeklokker. Disse startes og stoppes av en tidtaker. Det skal bare benyttes digitale, batteridrevne stoppeklokker som kan registrere tiden ned til hundredels sekund Ved halvautomatisk tidtaking startes tidtaking for alle baner av starteren. Tiden fastsettes ved at banens tidtaker trykker på en knapp når svømmeren slår i mål. Tiden vises på en elektronisk resultattavle. Det er gjerne bygget inn et halvautomatisk utstyr i det automatiske Ved automatisk tidtaking startes tidtaking for alle baner av starteren. Tiden fastsettes ved at svømmeren berører en trykkfølsom plate ved mål som stopper tidtakingen. Tiden vises på en elektronisk resultattavle Det skal alltid benyttes manuell tidtaking som backup (se egen instruks for tidtaking) Ved bruk av automatisk tidtagerutstyr Avtal henting og retur av tidtakingsutstyr når dette benyttes Ansvar for opprigging og uttesting av anlegget i god tid før bruk Ansvar for teknisk drift av anlegget inklusive høyttalere under stevnet (se egen instruks for bruk av automatisk tidtagerutstyr) Speakertjeneste Denne funksjonen må ha direkte kontakt / kommunikasjon med sekretariatet og resultatservice. Speaker må samordne sin funksjon under stevnet med overdommer og starter slik at startprosedyrer og bekjentgjøring av diskinger resultater gjennomføres forskriftsmessig Speaker er også ansvarlig for å informere om rømningsveier og ha god oversikt over utarbeidete beredskapsplaner Generelle forberedelses som å skaffe oversikt på ulike krav til mesterskap, rekorder etc. Beredskapsplan Arrangør må på forhånd forvisse seg om at medisinsk hjelp kan kontaktes på kort varsel, enten ved at lege kan tilkalles eller at en eventuell pasient straks kan fraktes til sykehus/legevakt. Førstehjelpsutstyr og beredskapsplaner må være tilgjengelig i svømmehallen Stevneleder er ansvarlig for at beredskapsplaner er utarbeidet og bekjentgjort.
Kaféansvarlig Dette vil normalt være leder av kaféutvalget i LRK. Kaféansvarlig er ansvarlig for å utarbeide egnet gjøremålsliste. Denne bestemmes av stevnets omfang og vil bestå av: Utarbeide bemanningsliste Lage liste over innkjøpsbehov og innkjøp Sende mail til alle foreldre via oppmennene om behov for bakverk, vaffelrøre etc. Kontakte skolen for eventuell leie av skolekjøkken Ha veksel til inngang, parkering og dommere Vask av korridorer, garderobe og påse at der er såpe og papir på toalettene, husk nøkkel Ansvar for inngang, sjekke at armbånd i forskjellige farger er tilgjengelig Rigging og rydding Dette omfatter blant annet opprigging og all klargjøring av svømmehallen, gymsal (ved behov) og tidtagerutsyr. Henting og montering av tidtagerutstyr Opprigging av stillas ved behov Klargjøring av svømmehall, fjerning av diverse utstyr som banetaurulle og vannpolomål Oppstilling av stoler på tribune og i hallen, disse hentes fra oppbevaringsrom i gymsalen Klargjøring av dommergarderobe Sjekke handikappgarderobe Klargjøring av gymsal til kafé, legge plast på gulv (NB må bruke teip som ikke sitter fast i parketten), sette opp bord og stoler osv Etter stevnet Nedringing av tidtagerutstyr og returtransport Sette på plass stoler og annet inventar fra hallen og gymsalen Spyle svømmehallen og tørke over tribune Tørke over alle gulv i gymsalen, garderober, toaletter og gang Tømme all søppel i kontainer på gårdsplassen For detaljert beskrivelse, se egen gjøremålsliste for stevner.