Klagenemnda for offentlige anskaffelser Oktan Alfa A/S Att. Daglig Leder Kjetil Harestad Postboks 4 5401 Stord Faks: 53 40 32 61 Deres referanse Vår referanse Dato 2007/75-8 05.09.2007 AVVISNING AV KLAGE PÅ OFFENTLIG ANSKAFFELSE Det vises til Deres klage på offentlig anskaffelse av 15. juni 2007. Klagenemndas sekretariat har besluttet å avvise klagen som uhensiktsmessig for behandling i klagenemnda, jf forskrift om Klagenemnd for offentlige anskaffelser 9. Grunnen er at klagen ikke kan føre frem. Sekretariatets avvisningsbeslutning kan påklages til klagenemndas leder innen tre dager etter at den ble gjort kjent for klager. Nedenfor gis en oppsummering av bakgrunnen for klagen og sekretariatets vurdering. Bakgrunn: Forsvarsbygg (heretter kalt innklagede) kunngjorde 11. desember 2006 en åpen anbudskonkurranse for anskaffelse av en landsdekkende rammeavtale for reklamebyråtjenester. I konkurransegrunnlagets del I, punkt 9, fremgikk det følgende: Innlevering av tilbud Tilbudsfrist: 15.02.2007, kl 12.00. Tilbudet skal leveres elektronisk til www.mercell.no/pro. (support for leverandør gis av Mercell AS på telefon 22 30 91 04/05). Kontaktperson i forsvarsbygg er ( ). I tilegg skal tilbudet også leveres på papir til: Firma: Besøksadresse: Postadresse: Forsvarsbygg, Innkjøpstjenester 6. divisjonsgate 12, 9406 Harstad Postboks 309, 9483 Harstad Tilbudskonvolutt og tilbudet skal være merket Rammeavtale reklametjenester, og leveres i lukket konvolutt i 1 eksemplar. Ved eventuell uoverensstemmelse mellom elektronisk gitt tilbud og tilbud gitt på papir, gjelder papirversjonen foran elektronisk tilbud. I konkurransegrunnlagets del I, punkt 12, fremgikk det følgende opplysninger om hvordan tilbudene skulle prises: Postadresse Postboks 439 Sentrum 5805 Bergen Besøksadresse Olav Kyrresgate 8 5014 Bergen Tlf.: +47 55 59 75 00 Faks: +47 55 59 75 99 E-post: postmottak@kofa.no Nettside: www.kofa.no
Pris Timepriser skal gis i henhold til oppsett og bestemmelser i vedlegg 2 til konkurransegrunnlagets del III. Ved evalueringen av tilbudene vil bli lagt til grunn et snitt av de tilbudte timeprisene. I konkurransegrunnlagets del I, punkt 17, fremgikk det videre følgende om prisangivelsen: Pris (timepris for tjenester omfattet av avropene gis i henhold til oppsett i vedlegg 2 til konkurransegrunnlagets del III). I grunnlagets del III, vedlegg 2, var det inntatt følgende prisskjema som interesserte tilbydere skulle benytte: Tjenesteart Rådgiver Prosjektledelse Design/AD Tekstforfatter Systemutvikler Interaksjonsdesigner Praktisk gjennomføring Person Timepris eks mva Person Timepris eks mva Eventuelle andre ytelser som faller innenfor fagfeltet, men som kommer i tillegg til ovennevnte oppgitte timepriser avtales særskilt gjennom avtalt avropssystem, jf del II. Innen tilbudsfristens utløp mottok innklagede tilbud fra fire selskap, deriblant fra Oktan Alfa AS (tidligere Oktan Sydvest AS, heretter bare kalt klager). I klagers elektronisk inngitte tilbud var de tilbudte tjenester priset slik: Beskrivelse Enhetspris Timepris Rådgiver, person A 1190 Rådgiver, person B 950 Prosjektledelse, person A 850 Prosjektledelse, person B 850 Design/AD, person A 1190 Design/AD, person B 950 Tekstforfatter, person A 950 Tekstforfatter, person B 950 Systemutvikler web, person A 950 Systemutvikler web, person B 950 Interaksjonsdesigner for web, person A 950 Interaksjonsdesigner for web, person B 0 Praktisk gjennomføring, person A 850 Praktisk gjennomføring, person B 0 I klagers papirtilbud fremgikk det følgende to prismodeller: Prismodell 1 Stilling/funksjon: Timesats 2007 Person Strategisk rådgivning 1190 Helge Steen Konsulent 950 Terje Mehus, Ottar Tvedten 2
Prosjektledelse 850 Terje Mehus, Kari H. Tandberg Kundemøter 950 Teamet Ide/konsept AD 1190 Anders Månsson, Wilfried Dorp Design 950 Maria Grindheim, Gareth Hale Ombrekking 850 Johannes Hoff Holmedahl, Berit Bakke Ide/konsept tekst 950 Jørgen Holst, Ottar Tvedten Korrektur/ produktklargjøring 850 Berit Bakke Prisene er ekskl mva. Prismodell 2: En alternativ prismodell er å operere med en flat timesats på alle våre timer uansett funksjon. Flat timesats: kr 900,- ekskl. mva. Papirversjonen av klagers tilbud med vedlegg ble også oversendt elektronisk sammen med det elektroniske tilbudet. Klagers tilbud ble avvist ved brev av 1. juni 2007 hvor følgende begrunnelse fremgikk: Vi må dessverre meddele Dem at Deres tilbud er avvist, jf forskrift om offentlige anskaffelser (FOR 2006-04-07 nr 402) 11-11 nr i bokstav f. Det er ikke oppgitt timepris på alle tjenestekategorier etterspurt i konkurransegrunnlagets del II, vedlegg 2. Vi kan ikke se å ha mottatt timepris for følgende kategorier: Systemutvikler web, interaksjonsdesigner for web og praktisk gjennomføring. Det medfører dermed tvil om hvordan Deres tilbud skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene. Klager påklagde avvisningsbeslutningen ved brev av 4. juni med følgende innsigelser: Begrunnelsen som gis er at vi ikke kan se å ha mottatt timepris på følgende kategorier: Systemutvikler web, interaksjonsdesigner for web og praktisk gjennomføring. Dette er ikke korrekt. Alle disse tjenestekategoriene er prissatt i vårt elektroniske tilbud: Systemutvikler web, person A: 950,- lnteraksjonsdesigner for web, person A: 950,- Praktisk gjennomføring, person A: 850,- Det elektroniske tilbudet ble levert innen fristen, den 15. februar kl 00.59 Disse kategoriene ble ganske riktig ikke eksplisitt oppgitt i vårt trykte tilbud Pkt 5.1., men vi kan ikke forstå at dette avviket med noe som helst rimelighet kan ansees å være dekket av formuleringen i Konkurransegrunnlaget del I, pkt 9, om at papirversjon ved avvik gjelder foran elektronisk tilbud. I papirversjonen har vi dessuten i vårt pkt 5.2. oppgitt en alternativ prismodell med en flat timesats på alle våre timer uansett funksjon til kr 900,- ekskl mva. Vi mener på denne bakgrunn at vi har besvart utlysningen på dette punktet. Avvisningen må følgelig trekkes tilbake og tilbudet må gis en ny behandling på linje med øvrige innkomne tilbud. I brev av 7. juni 2007 fastholdt innklagede avvisningsbeslutningen. Saken ble da brakt inn for klagenemnda i brev av 15. juni 2007. 3
Anførsler: Klagers anførsler: Innklagede hadde ikke anledning til å avvise klagers tilbud. Klagers elektroniske tilbud avvek ikke fra papirversjonen, men utfylte papirversjonen ved at den elektroniske utgaven i tillegg inneholdt timepriser for systemutvikler web, interaksjonsdesigner web og praktisk gjennomføring. Innklagede kunne fått prisene i klagers elektroniske tilbud bekreftet uten å komme i konflikt med forhandlingsforbudet. Klagers papirtilbud inneholdt også en alternativ prismodell med flat timesats. Denne lå også som vedlegg i det elektroniske tilbudet. Siden det i konkurransegrunnlaget ble opplyst at det ved evalueringen ville bli lagt til grunn en gjennomsnittlig timepris, må klagers alternative prismodell ha fjernet tvil om hvordan klagers tilbud skulle vurderes i forhold til de øvrige tilbudene. Innklagedes anførsler: Konkurransegrunnlaget og forskrift om offentlige anskaffelser 8-5 (2) bokstav c gjør det klart at innklagede forutsatte identitet mellom det elektroniske og det skriftlige tilbudet. Klagers to tilbud hadde ulike prisgjengivelser. På grunn av konkurransegrunnlagets regel om at papirversjonen av tilbudet ved uoverensstemmelser skulle gå foran det elektronisk inngitte tilbudet, ble klagers elektroniske tilbud sjaltet ut, og kun papirversjonen ble vurdert. Klager har selv valgt å gi et avvikende skriftlig tilbud med et annet oppsett enn innklagede har bedt om. Siden papirversjonen ikke hadde komplett prisoversikt, var innklagede usikker på hvordan klagers tilbud skulle vurderes i forhold til de øvrige tilbudene, og klagers tilbud skulle derfor avvises etter forskrift om offentlige anskaffelser 8-10 (1) bokstav d. Klagers tilbud skulle, eller kunne, også avvises etter forskrift om offentlige anskaffelser 8-10 (1) bokstav b, eventuelt bokstav c og etter 8-10 (2) bokstav b. Vurderingen anses å ligge under innklagedes frie skjønn. Sekretariatets vurdering: Klager har deltatt i konkurransen og har saklig klageinteresse, jf forskrift om Klagenemnd for offentlige anskaffelser 6. Klagen er rettidig. Anskaffelsen følger etter sin verdi forskrift om offentlige anskaffelser av 15. juni 2001 nr 616 del I og II, jf forskriftens 2-1 og 2-2. Hvorvidt det var riktig av innklagede å avvise klagers tilbud Av forskriftens 8-10 (1) bokstav d fremgår det at et tilbud skal avvises dersom det på grunn av forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter eller lignende kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbud. Idet forskriftsbestemmelsen benytter formuleringen kan medføre tvil, er det ikke meget som skal til før tilbudet må avvises. Det fremgikk av konkurransegrunnlagets del I, punkt 9, at papirversjonen ville bli lagt til grunn dersom det var uoverensstemmelser mellom denne og den elektronisk inngitte versjon. Etter sekretariatets oppfatning foreligger slik uoverensstemmelse når de to versjoner ikke priser samme tjenester. Sekretariatet er derfor enig i at det var riktig av innklagede å foreta vurderingen av klagers tilbud ut fra papirversjonen. Videre må klagers oppdeling av papirversjonen i to ulike prismodeller, etter sekretariatets syn oppfattes som om klager i realiteten innleverte to parallelle og selvstendige pristilbud som begge måtte vurderes separat, jf klagenemndas sak 2007/13 (premiss 39 og 40) som nærmere utdyper forskjellen mellom alternative og parallelle tilbud. Ett tilbud som ikke tilbyr bestemte etterspurte tjenester vil være ufullstendig og ikke sammenlignbart med tilbud som tilbyr samtlige etterspurte tjenester. Da det i det første skriftlig innleverte pristilbudet 4
ikke var oppgitt priser for systemutvikler web, interaksjonsdesigner web og praktisk gjennomføring, slik prisskjemaet i konkurransegrunnlagets del III uttrykkelig etterspurte, hadde innklagede plikt til å avvise dette tilbudet med hjemmel i forskriftens 8-10 (1) bokstav d. Når det gjelder det andre pristilbudet var det her henvist til at klager kunne tilby en flat timesats på kr 900 på alle våre timer uansett funksjon. Slik sekretariatet oppfatter dette må alle våre timer mest naturlig referere seg til de timer klager hadde oppgitt i det første pristilbudet i papirversjonen, hvor nettopp systemutvikler web, interaksjonsdesigner web og praktisk gjennomføring, ikke var blitt tilbudt. Det er tilbyder som må bære risikoen for eventuelle uklarheter i tilbudet.innklagede hadde heller ikke noen avklaringsplikt ovenfor klager i denne saken, jf avvisningssak 2007/32, hvor klagenemndas leder uttrykkelig fastslo at oppdragsgiver ikke har noen plikt til å sørge for avklaring utover i de tilfeller hvor oppdragsgiver selv har forårsaket uklarheter gjennom sine formuleringer i konkurransegrunnlaget. På basis av ovennevnte kan Deres klage ikke føre frem, og den avvises derfor som uhensiktsmessig for behandling i klagenemnda, jf Klagenemndsforskriften 9. Med vennlig hilsen Erlend Pedersen Rådgiver Kopi: Innklagede 5