1 KOMMISJONENS GJENNOMFØRINGSFORORDNING (EU) 2021/1280 av 2. august 2021 om tiltak for god distribusjonspraksis for virkestoffer som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr, i samsvar med europaparlaments- og rådsforordning (EU) 2019/6 EUROPAKOMMISJONEN HAR under henvisning til traktaten om Den europeiske unions virkemåte, under henvisning til europaparlaments- og rådsforordning (EU) 2019/6 av 11. desember 2018 om legemidler til dyr og om oppheving av direktiv 2001/82/EF( 1 ), særlig artikkel 95 nr. 8, og ut fra følgende betraktninger: 1) I henhold til artikkel 93 nr. 1 bokstav j) i forordning (EU) 2019/6 skal innehavere av en tilvirkertillatelse som utgangsmateriale bare bruke virkestoffer som er tilvirket i samsvar med god tilvirkningspraksis for virkestoffer, og distribuert i samsvar med god distribusjonspraksis for virkestoffer. 2) I henhold til artikkel 95 nr. 1 i forordning (EU) 2019/6 skal importører, tilvirkere og distributører av virkestoffer som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr, og som er etablert i Unionen, overholde god tilvirkningspraksis og god distribusjonspraksis, alt etter hva som er relevant. 3) Tiltak for god distribusjonspraksis bør sikre identiteten, integriteten, sporbarheten og kvaliteten for virkestoffer som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr, under transport mellom lokalene der de tilvirkes, og tilvirkerne av legemidler til dyr ved hjelp av forskjellige transportmåter og ved bruk av forskjellige oppbevaringsmetoder, og at disse virkestoffene ikke forlater den lovlige forsyningskjeden under oppbevaring og transport. 4) Det finnes en rekke internasjonale standarder og retningslinjer for god distribusjonspraksis for virkestoffer til legemidler til mennesker( 2 )( 3 ). På unionsplan er det bare vedtatt retningslinjer for god distribusjonspraksis for virkestoffer til legemidler til mennesker( 4 ). I tilsvarende tiltak på området legemidler til dyr bør det tas hensyn til erfaringene med ( 1 ) EUT L 4 av 7.1.2019, s. 43. ( 2 ) Good trade and distribution practices for pharmaceutical starting materials. I: WHO Expert Committee on Specifications for Pharmaceutical Preparations: fiftieth report. Genève: Verdens helseorganisasjon, 2016: Annex 6 (WHO Technical Report Series, No. 996). ( 3 ) Guidelines on the principles of Good Distribution Practice of active substances for medicinal products for human use, PIC/S, PI 047-1 Annex, 1.7.2018. ( 4 ) Retningslinjer av 19. mars 2015 om prinsipper for god distribusjonspraksis for virkestoffer til legemidler til mennesker (2015/C 95/01) (EUT C 95 av 21.3.2015, s. 1).
2 bruken av det nåværende systemet i henhold til europaparlaments- og rådsdirektiv 2001/83/EF( 5 ) tatt i betraktning likhetene og de potensielle forskjellene mellom kravene til god distribusjonspraksis for virkestoffer som brukes som utgangsmateriale i legemidler til mennesker og i legemidler til dyr. 5) Et betydelig antall virkestoffer brukes som utgangsmateriale både i legemidler til mennesker og i legemidler til dyr. Importører, tilvirkere og distributører håndterer ofte slike virkestoffer. Det er dessuten ofte de samme sakkyndige fra vedkommende myndigheter som utfører inspeksjoner av god distribusjonspraksis for begge typer legemidler. For å unngå en unødvendig administrativ byrde for bransjen og vedkommende myndigheter er det derfor praktisk at det anvendes lignende tiltak på området legemidler til dyr som på området legemidler til mennesker, med mindre særlige behov tilsier noe annet. 6) For å unngå at tilgangen til legemidler til dyr i Unionen påvirkes negativt, bør kravene til god distribusjonspraksis for virkestoffer som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr, ikke være strengere enn de som gjelder for virkestoffer som brukes som utgangsmateriale i legemidler til mennesker. 7) Tiltakene for god distribusjonspraksis for virkestoffer som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr, som fastsettes i denne forordningen, bør sikre samsvar med og supplere gjennomføringstiltakene for god tilvirkerpraksis for legemidler til dyr og virkestoffer som brukes som utgangsmateriale, som fastsatt i artikkel 93 nr. 2 i forordning (EU) 2019/6, samt god distribusjonspraksis for legemidler til dyr som fastsatt i artikkel 99 nr. 6 i samme forordning. 8) Tredjepartsaktører som er involvert i distribusjonen av virkestoffer som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr, bør også overholde relevante deler av god distribusjonspraksis for virkestoffer som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr, og dette bør være en del av deres avtalefestede forpliktelser. For å vinne kampen mot forfalskede virkestoffer som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr, kreves det at alle parter i forsyningskjeden har en ensartet tilnærming. 9) Det er behov for et kvalitetssystem for å sikre at målene for god distribusjonspraksis nås, og der ansvarsområder, prosesser og risikohåndteringsprinsipper i forbindelse med aktivitetene til personene som er involvert i hele forsyningskjeden, tydelig bør framgå. Ansvaret for kvalitetssystemet bør ligge hos organisasjonens ledelse, det krever lederskap og aktiv deltakelse fra ledelsens side og bør støttes av personalet. 10) En korrekt distribusjon av virkestoffer som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr, avhenger i høy grad av at det finnes et tilstrekkelig antall kompetente medarbeidere til å utføre alle oppgavene som importører, tilvirkere og distributører av virkestoffer som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr, har ansvar for. Personalet bør forstå sine individuelle ansvarsområder fullt ut, og disse bør være dokumentert. 11) Personer som distribuerer virkestoffer som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr, bør ha egnede og tilstrekkelige lokaler, installasjoner og utstyr for å sikre riktig oppbevaring og distribusjon av virkestoffer som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr. 12) God dokumentasjon bør være en vesentlig del av ethvert kvalitetssystem. Det bør kreves skriftlig dokumentasjon for å hindre feil som kan oppstå ved muntlig kommunikasjon, og for å gjøre det mulig å spore relevante aktiviteter i forbindelse med distribusjonen av virkestoffer som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr. Alle typer dokumenter bør defineres og følges. 13) Alle distribusjonsaktiviteter som påvirker identiteten, sporbarheten og kvaliteten for virkestoffene som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr, bør beskrives i prosedyrer. ( 5 ) Europaparlaments- og rådsdirektiv 2001/83/EF av 6. november 2001 om innføring av et fellesskapsregelverk for legemidler for mennesker (EFT L 311 av 28.11.2001, s. 67).
3 14) Alle vesentlige aktiviteter eller hendelser bør registreres og lagres for å sikre at opprinnelsen til og bestemmelsesstedet for virkestoffer som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr, kan spores, og at alle leverandører av, og alle som får levert, slike virkestoffer kan identifiseres. 15) Kvalitetssystemet bør inneholde en fullstendig beskrivelse av alle sentrale aktiviteter ved hjelp av egnet dokumentasjon. 16) Klager, returer og tilbakekallinger bør registreres og håndteres på en grundig måte i samsvar med fastsatte prosedyrer. Registrene bør gjøres tilgjengelige for vedkommende myndigheter. Det bør foretas en vurdering av returnerte virkestoffer som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr, før de eventuelt godkjennes for videresalg. 17) Alle aktiviteter som omfattes av god distribusjonspraksis for virkestoffer som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr, og som utkontrakteres, bør være korrekt definert og avtalt for å unngå misforståelser som kan påvirke integriteten til slike stoffer. Det bør foreligge en skriftlig avtale mellom oppdragsgiver og leverandør, der begge parters forpliktelser er tydelig fastsatt. 18) Det er nødvendig med regelmessige egeninspeksjoner for å overvåke gjennomføringen og overholdelsen av god distribusjonspraksis for virkestoffer som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr. 19) Tiltakene fastsatt i denne forordningen er i samsvar med uttalelse fra Den faste komité for legemidler til dyr nevnt i artikkel 145 i forordning (EU) nr. 2019/6. VEDTATT DENNE FORORDNINGEN: KAPITTEL I ALMINNELIGE BESTEMMELSER Artikkel 1 Formål og virkeområde 1. Ved denne forordningen fastsettes det tiltak for god distribusjonspraksis for virkestoffer som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr. 2. Denne forordningen får anvendelse på importører og distributører av virkestoffer som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr, og på tilvirkere som distribuerer virkestoffer som de har tilvirket, og som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr. 3. Denne forordningen får ikke anvendelse på mellomprodukter av virkestoffer som brukes i legemidler til dyr. Artikkel 2 Definisjoner I denne forordningen menes med a) «god distribusjonspraksis for virkestoffer som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr», den delen av kvalitetssikringen gjennom hele forsyningskjeden som sikrer at kvaliteten på virkestoffene som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr, opprettholdes i alle trinn i forsyningskjeden, fra tilvirkerens anlegg til tilvirkerne av legemidler til dyr, b) «kvalitetssystem» summen av alle aspekter av et system som gjennomfører en kvalitetspolitikk og sikrer at kvalitetsmål nås,
4 c) «kvalitetsrisikohåndtering» en systematisk prosess, som brukes både proaktivt og retrospektivt, for vurdering, kontroll, kommunikasjon og gjennomgåelse av risikoene for kvaliteten på et virkestoff som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr, i hele dets livssyklus, d) «innkjøp» mottak, erverv eller kjøp av virkestoffer som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr, fra tilvirkere, importører eller andre distributører, e) «innehav» oppbevaring av virkestoffer som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr, f) «levering» all virksomhet som innebærer å levere, selge eller donere virkestoffer som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr, til distributører, farmasøyter, tilvirkere av legemidler til dyr eller andre personer i samsvar med nasjonal rett, g) «avvik» avvik fra godkjent dokumentasjon eller en fastsatt standard, h) «prosedyre» en dokumentert beskrivelse av aktivitetene som skal utføres, forholdsreglene som skal tas, og tiltakene som skal treffes, og som direkte eller indirekte er knyttet til distribusjon av virkestoffer som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr, i) «distribusjon av virkestoffer som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr» alle aktiviteter som innebærer innkjøp, import, innehav, levering eller eksport av virkestoffer som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr, j) «dokumentasjon» skriftlige prosedyrer, instruksjoner, avtaler, registre og data i papirform eller elektronisk form, k) «signert» angivelse av personen som har gjennomført en bestemt aktivitet eller gjennomgåelse. Dette kan være initialer, en fullstendig håndskrevet signatur, et personlig segl eller en avansert elektronisk signatur som definert i artikkel 3 nr. 11 i europaparlaments- og rådsforordning (EU) nr. 910/2014( 6 ), l) «utløpsdato» datoen som angis på beholderen eller etiketten for et virkestoff som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr, og som angir hvor lenge virkestoffet kan forventes å oppfylle de fastsatte holdbarhetsspesifikasjonene dersom det oppbevares under de angitte forholdene, og som det ikke bør brukes etter, m) «parti» en definert mengde utgangsmateriale, emballasjemateriale eller produkt som behandles i én prosess eller i en serie prosesser, og som gjør at det kan forventes å være homogent, n) «dato for omtesting» datoen når et virkestoff som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr, skal undersøkes på nytt for å sikre at det fremdeles er egnet til bruk, o) «transport» forflytning av virkestoffer som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr, mellom to steder uten at de mellomlagres uforholdsmessig lenge, p) «partinummer» en spesifikk kombinasjon av tall eller bokstaver som identifiserer et parti på en entydig måte, q) «kontaminering» uønsket tilførsel av kjemiske eller mikrobiologiske urenheter eller av fremmedlegemer i eller på et råstoff, mellomprodukt eller virkestoff under tilvirkning, prøvetaking, pakking eller ompakking, oppbevaring eller transport, r) «kalibrering» den rekken av handlinger som under spesifiserte vilkår fastsetter forholdet mellom verdier angitt av et måleinstrument eller -system, eller verdier oppnådd ved en fysisk måling, og de tilsvarende kjente verdiene i en referansestandard, s) «plassert i karantene» statusen for materialer som er isolert fysisk eller på en annen effektiv måte, i påvente av en beslutning om godkjenning eller avvisning, t) «kvalifisering» aktiviteter som viser at utstyret fungerer korrekt og faktisk gir de forventede resultatene, ( 6 ) Europaparlaments- og rådsforordning (EU) nr. 910/2014 av 23. juli 2014 om elektronisk identifikasjon og tillitstjenester for elektroniske transaksjoner i det indre marked og om oppheving av direktiv 1999/93/EF (EUT L 257 av 28.8.2014, s. 73).
5 u) «validering» et dokumentert program som gir en høy grad av sikkerhet for at en spesifikk prosess eller metode eller et spesifikt system konsekvent gir et resultat som oppfyller forhåndsfastsatte akseptkriterier, v) «forfalsket virkestoff som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr», ethvert virkestoff som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr, med uriktig angivelse av i) dets identitet, herunder emballasje og merking, navn eller komponenter med hensyn til noen av bestanddelene og disse bestanddelenes styrke, ii) dets opprinnelse, herunder tilvirker, tilvirkningsland, opprinnelsesland, eller iii) dets historikk, herunder registre og dokumenter knyttet til distribusjonskanalene som er brukt. KAPITTEL II KVALITETSSYSTEM Artikkel 3 Utvikling og vedlikehold av et kvalitetssystem 1. Personene nevnt i artikkel 1 nr. 2 skal utvikle og vedlikeholde et kvalitetssystem. 2. I kvalitetssystemet skal det tas hensyn til omfanget av og strukturen og kompleksiteten i disse personenes aktiviteter og de planlagte endringene av disse aktivitetene. 3. Personene nevnt i artikkel 1 nr. 2 skal sikre at alle deler av kvalitetssystemet har tilstrekkelige ressurser i form av kompetent personale og egnede og tilstrekkelige lokaler, utstyr og fasiliteter. Artikkel 4 Krav til kvalitetssystemet 1. I kvalitetssystemet skal det fastsettes ansvarsområder, prosesser og prinsipper for kvalitetsrisikohåndtering. 2. Det skal sikre at følgende forpliktelser er oppfylt: a) Innkjøp, import, innehav, levering, transport eller eksport av virkestoffer som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr, oppfyller kravene fastsatt i denne forordningen til god distribusjonspraksis for virkestoffer som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr. b) Ledelsens ansvarsområder er klart definert. c) Virkestoffer som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr, leveres under rette forhold, til de rette mottakerne og innen en egnet frist. d) Registrering av informasjon skjer samtidig. e) Avvik dokumenteres og undersøkes. f) Det treffes egnede korrigerende og forebyggende tiltak i samsvar med prinsippene for kvalitetsrisikohåndtering. g) Endringer som kan påvirke oppbevaringen og distribusjonen av virkestoffer som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr, vurderes.
6 KAPITTEL III PERSONALE Artikkel 5 Personer med ansvar for kvalitetssystemet 1. Personene nevnt i artikkel 1 nr. 2 skal utpeke en fysisk person som ansvarlig for kvalitetssystemet på hver sted der det utføres distribusjonsaktiviteter. 2. Personene med ansvar for kvalitetssystemet skal ha den myndigheten og det ansvaret som er nødvendig for å sikre at et kvalitetssystem gjennomføres og vedlikeholdes, og de skal være personlig ansvarlige for å oppfylle sine forpliktelser. 3. Personene med ansvar for kvalitetssystemet kan delegere sine oppgaver, men ikke sine ansvarsområder. Artikkel 6 Personale som er involvert i distribusjon av virkestoffer som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr 1. Ansvarsområdene til alt personale som er involvert i distribusjon av virkestoffer som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr, skal fastsettes skriftlig. 2. Personalet skal få opplæring i kravene fastsatt i denne forordningen til god distribusjonspraksis for virkestoffer som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr. Personalet skal også ha egnet kompetanse og erfaring for å sikre at virkestoffer som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr, håndteres, oppbevares og distribueres på riktig måte. Artikkel 7 Opplæring av personale 1. Personalet skal gjennomgå den grunn- og videreopplæringen som er relevant for den enkeltes rolle, og som er basert på prosedyrer og gjennomføres i samsvar med et skriftlig opplæringsprogram. 2. Personene nevnt i artikkel 1 nr. 2 skal føre et register over all opplæring og regelmessig vurdere og dokumentere hvor effektiv den er. Artikkel 8 Hygiene Personene nevnt i artikkel 1 nr. 2 skal utarbeide egnede prosedyrer for personalets hygiene, herunder personlig helse og egnet bekledning, som er relevante for aktivitetene som utføres. Personalet skal følge disse prosedyrene.
7 KAPITTEL IV LOKALER OG UTSTYR Artikkel 9 Krav til lokaler og utstyr 1. Lokaler og utstyr skal plasseres, utformes, konstrueres og vedlikeholdes på egnet måte for å sikre a) egnet drift, for eksempel mottak, riktig oppbevaring, plukking, emballering og utsendelse, b) beskyttelse mot kontaminering, blant annet fra narkotiske stoffer, svært sensibiliserende materiale og materiale med høy farmakologisk aktivitet eller toksisitet, c) riktig distribusjon av virkestoffer som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr. 2. Det skal være tilstrekkelig plass, belysning og ventilasjon for å sikre den nødvendige atskillelsen, egnede oppbevaringsforhold og renhet. 3. Overvåkingsutstyr som er nødvendig for å garantere kvalitetsegenskapene til virkestoffene som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr, skal kalibreres i henhold til sertifiserte sporbare standarder og etter en godkjent tidsplan. 4. Mottak og utsendelse skal om mulig foregå på forskjellige steder. Dersom det ikke er mulig, skal disse aktivitetene utføres på forskjellige tidspunkter. 5. Områdene der virkestoffer som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr, mottas, skal beskytte leveransene mot rådende værforhold under lossing. 6. Mottaksområdet skal være atskilt fra oppbevaringsområdet. 7. Egnet rengjøringsutstyr og egnede rengjøringsmidler skal velges og brukes på en slik måte at de ikke utgjør en kilde til kontaminering. 8. Lokaler skal beskyttes mot at fugler, gnagere, insekter og andre dyr kan komme inn. Et program for bekjempelse av gnagere og skadedyr skal gjennomføres og opprettholdes. Programmets effektivitet skal overvåkes. 9. Defekt utstyr skal ikke brukes og skal enten fjernes eller merkes som defekt. Utstyr skal kasseres på en måte som sikrer at feil bruk unngås. 10. Det skal finnes atskilte områder for oppbevaring av virkestoffer som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr, som er mottatt, plassert i karantene, avvist, tilbakekalt og returnert, herunder slike virkestoffer med skadet emballasje. 11. Eventuelle systemer som erstatter fysisk atskillelse, for eksempel elektronisk atskillelse basert på et databasert system, skal gi et likeverdig sikkerhetsnivå og valideres på egnet måte. 12. Atskilte områder og produkter skal identifiseres på egnet måte. Artikkel 10 Tilgang til lokaler Tilgangen skal kontrolleres, og lokalene skal være sikret slik at uautorisert tilgang hindres.
8 KAPITTEL V DOKUMENTASJON, PROSEDYRER OG REGISTRERING Artikkel 11 Dokumentasjon 1. Dokumentasjonen skal oppfylle følgende krav: a) Være lett tilgjengelig eller lett å finne. b) Være tilstrekkelig omfattende med hensyn til omfanget av aktivitetene til personene nevnt i artikkel 1 nr. 2. c) Være skrevet på et språk som personalet forstår. d) Være skrevet på et klart og utvetydig språk. 2. Dersom det konstateres feil i dokumentasjonen, skal de uten opphold korrigeres, og det skal klart framgå hvem som har foretatt korrigeringen, og når. 3. Eventuelle endringer i dokumentasjonen skal signeres og dateres. Dersom det gjøres endringer, skal det være mulig å lese den opprinnelige informasjonen. Dersom det er relevant, skal årsaken til endringen angis. 4. Hver ansatt skal ha lett tilgang til all dokumentasjon som er nødvendig i forbindelse med oppgavene som skal utføres. 5. All dokumentasjon om de i artikkel 1 nr. 2 nevnte personenes overholdelse av god distribusjonspraksis for virkestoffer som brukes om utgangsmateriale i legemidler til dyr, som fastsatt i denne forordningen, skal gjøres tilgjengelig på anmodning fra vedkommende myndigheter. 6. Sammenheng mellom og kontrolltiltak som gjelder originale dokumenter og offisielle kopier, datahåndtering og registre, skal angis for alle papirbaserte, elektroniske og hybride systemer. Artikkel 12 Prosedyrer 1. Alle distribusjonsaktiviteter som påvirker kvaliteten på virkestoffene som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr, skal beskrives i prosedyrer. Dette omfatter a) mottak og kontroll av leveranser, b) oppbevaring, c) rengjøring og vedlikehold av lokaler, herunder skadedyrbekjempelse, d) registrering av oppbevaringsforholdene, e) sikkerhet for lagerbeholdninger på stedet og for forsendelser i transitt, f) tilbaketrekking fra den salgbare lagerbeholdningen, g) håndtering av returnerte virkestoffer som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr, h) planer for tilbakekalling. 2. Prosedyrene skal godkjennes, signeres og dateres av den relevante personen med ansvar for kvalitetssystemet.
9 3. Det skal brukes gyldige og godkjente prosedyrer. Dokumentene skal være tydelige og tilstrekkelig detaljerte. Dokumentenes tittel, art og formål skal angis. Dokumentene skal gjennomgås regelmessig og holdes oppdaterte. Det skal foretas versjonskontroll av prosedyrene. Det skal finnes et system som hindrer utilsiktet bruk av den tidligere versjonen etter at et dokument er revidert. Foreldede prosedyrer eller prosedyrer som er blitt erstattet, skal fjernes fra arbeidsstasjonene og arkiveres. Artikkel 13 Registrering 1. Registrene skal være tydelige, og det skal registreres informasjon hver gang en aktivitet utføres, på en slik måte at alle viktige aktiviteter eller hendelser kan spores. 2. Registrene skal lagres i minst ett år etter utløpsdatoen for virkestoffpartiet som de gjelder. For virkestoffer med datoer for omtesting skal registrene lagres i minst tre år etter at hele partiet er distribuert. 3. Registrene skal sikre at opprinnelsen til og bestemmelsesstedet for virkestoffer som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr, kan spores, slik at alle leverandører av, og alle som får levert, slike virkestoffer kan identifiseres. Hvert innkjøp og hvert salg skal registreres. Informasjonen som registreres, skal lagres og være tilgjengelig og skal omfatte a) transaksjonsdato, b) navn eller betegnelse på virkestoffene som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr, c) den opprinnelige virkestofftilvirkerens partinummer, d) mottatt eller levert mengde, e) dato for omtesting eller utløpsdato, f) speditørens eller mottakerens eller leverandørens og den opprinnelige virkestofftilvirkerens navn eller firmanavn og fast adresse eller registrert forretningssted, dersom dette ikke er det samme, g) innkjøpsordrer, h) konnossementer, transport- og distribusjonsinformasjon, i) mottaksdokumenter, j) analysesertifikater, herunder analysesertifikater fra den opprinnelige tilvirkeren av virkestoffet, k) eventuelle ytterligere krav fastsatt i nasjonal rett. KAPITTEL VI AKTIVITETER Artikkel 14 Kontroll av at leverandører oppfyller kravene og er godkjent Dersom virkestoffer som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr, kjøpes inn fra en tilvirker, importør eller distributør som er etablert i Unionen, skal personene nevnt i artikkel 1 nr. 2 kontrollere at den aktuelle tilvirkeren, importøren eller distributøren er registrert i samsvar med artikkel 95 nr. 1 i forordning (EU) 2019/6. Artikkel 15 Mottak av virkestoffer som brukes som utgangsmateriale 1. Leveransene skal undersøkes ved mottak for å kontrollere at
a) beholderne ikke er skadet, 10
11 b) alle relevante sikkerhetsforseglinger finnes og er intakte, c) merkingen er riktig, herunder om det er sammenheng mellom navnet brukt av leverandøren og navnet brukt internt, dersom disse er forskjellige, d) nødvendig informasjon, for eksempel et analysesertifikat, er tilgjengelig, e) virkestoffet som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr, og forsendelsen samsvarer med ordren. 2. Virkestoffer som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr, med brutt forsegling, skadet emballasje eller der det foreligger mistanke om mulig kontaminering, skal skilles fra de andre fysisk eller elektronisk, dersom det finnes et likeverdig elektronisk system, og årsaken til problemet skal undersøkes. 3. Virkestoffer som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr, og som krever særlige oppbevaringsforhold, for eksempel narkotiske stoffer og produkter som skal oppbevares ved en bestemt temperatur eller fuktighet, skal identifiseres umiddelbart og oppbevares i samsvar med skriftlige instruksjoner og relevant nasjonal rett. 4. Dersom personene nevnt i artikkel 1 nr. 2 har mistanke om at et virkestoff som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr, som de har kjøpt inn eller importert, er et forfalsket virkestoff som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr, skal de skille det fra de andre fysisk eller elektronisk, dersom det finnes et likeverdig elektronisk system, og underrette nasjonal vedkommende myndighet i medlemsstaten der de er registrert. 5. Avviste virkestoffer som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr, skal identifiseres, kontrolleres og skilles fra de andre fysisk eller elektronisk, dersom det finnes et likeverdig elektronisk system, for å hindre uautorisert bruk av dem til tilvirkning og at de videredistribueres. Informasjon om destruksjonsaktiviteter skal være lett tilgjengelig. Artikkel 16 Oppbevaring 1. Virkestoffer som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr, skal oppbevares under forholdene som er angitt av tilvirkeren, for eksempel ved kontrollert temperatur og fuktighet dersom det er nødvendig, og på en slik måte at kontaminering eller sammenblanding unngås. Oppbevaringsforholdene skal overvåkes, og informasjonen skal registreres og lagres. Informasjonen som er registrert, skal gjennomgås regelmessig av personen med ansvar for kvalitetssystemet. 2. Dersom det kreves særlige oppbevaringsforhold, skal oppbevaringsområdet gjennomgå en kvalifisering og brukes innenfor de fastsatte grensene. 3. Oppbevaringsfasilitetene skal være rene og frie for avfall, støv, skadedyr og andre dyr. Det skal treffes egnede tiltak mot spill, brekkasje og kontaminering. 4. Det skal finnes et system som sikrer lagerrotasjon, for eksempel slik at de produktene som utløper først, eller har første dato for omtesting, skal ut av lageret først, og det skal foretas regelmessige og hyppige kontroller av at systemet fungerer som det skal. Elektroniske lagerstyringssystemer skal valideres. 5. Virkestoffer som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr, skal etter utløpsdatoen skilles fra den godkjente lagerbeholdningen fysisk eller elektronisk, dersom det finnes et elektronisk system, og skal ikke leveres. Artikkel 17 Utkontrakterte aktiviteter 1. Dersom oppbevaring eller transport av virkestoffer som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr, utkontrakteres, skal personene nevnt i artikkel 1 nr. 2 sikre at leverandøren kjenner til og overholder de relevante vilkårene for oppbevaring og transport. 2. Det skal foreligge en skriftlig avtale mellom oppdragsgiver og leverandør, der begge parters forpliktelser er tydelig fastsatt.
12 3. Leverandøren skal ikke utkontraktere noe av arbeidet som skal utføres i henhold til avtalen, til en tredjepart uten skriftlig tillatelse fra oppdragsgiveren. Artikkel 18 Levering til kunder 1. Ved levering i Unionen skal personene nevnt i artikkel 1 nr. 2 bare levere virkestoffer som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr, til andre distributører, tilvirkere, utleverende apoteker eller personer som har tillatelse i henhold til nasjonal rett. 2. Virkestoffer som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr, skal transporteres i samsvar med vilkårene angitt av tilvirkeren og på en måte som gjør at kvaliteten ikke reduseres. Produktet, partiet og beholderen skal til enhver tid kunne identifiseres. Alle originale etiketter på beholdere skal kunne leses. Det skal treffes tiltak for å hindre uautorisert tilgang til virkestoffene som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr, når de transporteres. 3. Det skal finnes et system som sikrer at distribusjonen av hvert parti av virkestoffet som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr, lett kan identifiseres, slik at det kan tilbakekalles. Artikkel 19 Overføring av informasjon 1. Personene nevnt i artikkel 1 nr. 2 skal underrette relevante kunder om all informasjon eller alle hendelser som de får kjennskap til, og som kan forårsake avbrudd i leveringen. 2. Personene nevnt i artikkel 1 nr. 2 skal overføre all kvalitetsrelatert eller regulatorisk informasjon om virkestoffer som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr, som de har mottatt fra den opprinnelige tilvirkeren av disse virkestoffene, til den relevante kunden, og all slik informasjon som de har mottatt fra kunden, til den opprinnelige tilvirkeren av disse virkestoffene. 3. Personene nevnt i artikkel 1 nr. 2 skal gi den relevante kunden den opprinnelige virkestofftilvirkerens navn eller firmanavn og faste adresse eller registrerte forretningssted samt partinumre. En kopi av det originale analysesertifikatet fra den opprinnelige virkestofftilvirkeren skal gis til kunden. 4. Personene nevnt i artikkel 1 nr. 2 skal på anmodning gi vedkommende myndigheter den opprinnelige virkestofftilvirkerens navn eller firmanavn og faste adresse eller registrerte forretningssted. Den opprinnelige virkestofftilvirkeren kan svare vedkommende myndigheter enten direkte eller via agenter som vedkommende har godkjent. KAPITTEL VII KLAGER, RETURER OG TILBAKEKALLINGER Artikkel 20 Klager 1. Alle klager, både skriftlige og muntlige, skal registreres og undersøkes i henhold til en prosedyre.
13 Dersom en klage gjelder kvaliteten på et virkestoff som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr, skal personene nevnt i artikkel 1 nr. 2 gjennomgå klagen sammen med den opprinnelige virkestofftilvirkeren, dersom det er relevant, for å fastslå om det bør treffes ytterligere tiltak overfor andre kunder som kan ha mottatt det aktuelle virkestoffet, eller overfor vedkommende myndigheter eller begge. Den berørte parten skal undersøke og dokumentere årsaken til klagen. 2. Informasjonen om klagen skal omfatte a) klagerens navn eller firmanavn og faste adresse eller registrerte forretningssted, b) navn, stillingstittel, dersom det er relevant, og kontaktopplysninger til den som har inngitt klagen, c) klagens art, herunder navn og partinummer på virkestoffet som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr, og som klagen gjelder, d) dato for mottak av klagen, e) første tiltak som er truffet, herunder dato og identiteten til personen som har truffet tiltaket, f) eventuelle oppfølgingstiltak som er truffet, g) svar til den som har inngitt klagen, herunder svardato, h) endelig beslutning om det aktuelle virkestoffpartiet. 3. Den registrerte informasjonen om klager skal lagres for å kunne vurdere tendenser, produktrelatert frekvens og alvorlighetsgrad med henblikk på å treffe ytterligere og, dersom det er relevant, umiddelbare korrigerende tiltak. Denne informasjonen skal gjøres tilgjengelig for vedkommende myndigheter under inspeksjoner. 4. Dersom en klage videresendes til den opprinnelige virkestofftilvirkeren, skal informasjonen som lagres av personene nevnt i artikkel 1 nr. 2, inneholde eventuelle svar fra den opprinnelige virkestofftilvirkeren, herunder dato og informasjonen som er gitt. 5. Dersom det oppstår en alvorlig eller potensielt livstruende situasjon, skal personene nevnt i artikkel 1 nr. 2 underrette, rådføre seg med og følge instruksjonene fra lokale, nasjonale eller internasjonale myndigheter, alt etter hva som er relevant. Artikkel 21 Returer 1. Returnerte virkestoffer som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr, skal identifiseres som dette og skilles fra de andre fysisk eller elektronisk, dersom det finnes et likeverdig elektronisk system, fram til resultatet av undersøkelsen av disse returnerte virkestoffene foreligger. 2. Virkestoffer som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr, som personene nevnt i artikkel 1 nr. 2 ikke lenger har i sin varetekt, skal bare tilbakeføres til den salgbare lagerbeholdningen dersom alle følgende vilkår er oppfylt: a) Virkestoffet som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr, befinner seg i uåpnede originalbeholdere som er i god stand, og der alle originale sikkerhetsforseglinger er intakte. b) Det framgår av skriftlig informasjon fra kunden at virkestoffet som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr, er blitt oppbevart og håndtert under korrekte forhold. c) Den gjenværende holdbarhetstiden er akseptabel. d) Virkestoffet som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr, er blitt undersøkt og vurdert av en person med egnet opplæring og godkjenning til å gjøre det. e) Det har ikke forekommet tap av informasjon eller sporbarhet.
14 3. Ved vurderingen i henhold til nr. 2 skal det tas hensyn til arten av virkestoffet som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr, eventuelle særlige oppbevaringsforhold som kreves, og hvor lang tid det er gått siden det ble levert. Ved behov og dersom det er tvil om kvaliteten på det returnerte virkestoffet som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr, skal den opprinnelige virkestofftilvirkeren rådspørres. 4. Det skal føres registre over returnerte virkestoffer som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr. For hver retur skal dokumentasjonen inneholde følgende: a) Navn eller firmanavn og fast adresse eller registrert forretningssted til mottakeren som returnerer virkestoffet som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr. b) Navn eller betegnelse på virkestoffet som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr. c) Partinummer på virkestoffet som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr. d) Mengden returnert virkestoff som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr. e) Årsaken til returen. f) Informasjon om bruk eller disponering av det returnerte virkestoffet som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr, og om vurderingen som er foretatt. 5. Det er bare godkjent personale med egnet opplæring som kan frigi virkestoffer som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr, med henblikk på å tilbakeføre dem til den salgbare lagerbeholdningen. 6. Virkestoffer som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr, og som tilbakeføres til den salgbare lagerbeholdningen, skal plasseres slik at lagerrotasjonssystemet fungerer effektivt. Artikkel 22 Tilbakekallinger 1. Det skal foreligge en prosedyre der det defineres under hvilke omstendigheter det skal vurderes å tilbakekalle et virkestoff som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr. 2. I tilbakekallingsprosedyren skal det framgå a) hvem som skal delta i vurderingen av informasjonen, b) hvordan en tilbakekalling skal innledes, c) hvem som skal underrettes om tilbakekallingen, d) hvordan det tilbakekalte materialet skal behandles. 3. Personen med ansvar for kvalitetssystemet skal involveres i tilbakekallingen. KAPITTEL VIII EGENINSPEKSJONER OG SLUTTBESTEMMELSER Artikkel 23 Egeninspeksjoner 1. Personene nevnt i artikkel 1 nr. 2 skal foreta og føre register over egeninspeksjoner for å kontrollere gjennomføringen og overholdelsen av god distribusjonspraksis for virkestoffer som brukes som utgangsmateriale i legemidler til dyr, som fastsatt i denne forordningen.
15 2. Det skal foretas regelmessige egeninspeksjoner i henhold til en tidsplan fastsatt i kvalitetssystemet. 3. Egeninspeksjonene skal gjennomføres på en upartisk og grundig måte av utpekt kompetent personale fra selskapet. 4. Resultatene av alle egeninspeksjoner skal registreres. Rapportene skal inneholde alle observasjoner som er gjort under inspeksjonen, og skal framlegges for relevant personale og ledelsen. 5. Det skal treffes nødvendige korrigerende og forebyggende tiltak, og det skal foretas en gjennomgåelse av hvor effektive de korrigerende og forebyggende tiltakene er. Artikkel 24 Ikrafttredelse Denne forordningen trer i kraft den 20. dagen etter at den er kunngjort i Den europeiske unions tidende. Denne forordningen er bindende i alle deler og kommer direkte til anvendelse i alle medlemsstater. Utferdiget i Brussel 2. august 2021. For Kommisjonen Ursula VON DER LEYEN President