... 1... 1... 3... 4... 4... 4... 4... 4 9... 4... 4... 5... 5
Dette dokumentet er laget for kunder som bruker AutoInvoice for mottak av fakturer, via Visma DocumentCenter versjon 8 eller nyere. Dette er en tjeneste som skanner og tolker alle fakturaene for deg. Papirfakturaene sendes til en fast adresse og blir scannet, OCR-tolket og validert Pdf-fakturaene sendes til en fast e-postadresse, hvor de blir OCR-tolket og validert Deretter blir de tilgjengelig for deg direkte i Visma DocumentCenter. Kunden må være registrert for mottak i AutoInvoice, og de bør ha DocumentCenter 8 eller nyere, for å motta disse fakturaene på en god måte. 1. Du må være registrert som kunde på: https://autoinvoice.visma.com/register 2. Aktiver mottak av fakturaer i AutoInvoice-portalen. a. Logg deg inn på autoinvoice.visma.com med den brukeren du opprettet i punkt 1.
b. Klikk på Innstillinger oppe til høyre. c. Velg «Motta fakturaer» i menyen til venstre. d. Kryss av for «Motta fakturaer» og klikk Lagre. e. Hvis du nå har aktivert mottak av fakturaer i AutoInvoice, bør du samtidig registrere deg for mottak i ELMA-registeret for å få fullt utbytte av mottak av fakturaer elektronisk. Dette gjøres også i AutoInvoice-portalen (Innstillinger/Firmaopplysninger/Difi registrering). 3. Aktiver scanningskontoen a. Logg deg inn på autoinvoice.visma.com med den brukeren du opprettet i punkt 1. b. Klikk på Innstillinger oppe til høyre. c. Velg «Skanningskonto» i menyen til venstre. d. Kryss av for «Jeg aksepterer» og klikk bestill.
4. En dag etter registreringen i punkt 1-3, kan leverandørene dine eller du selv sende pdfeller tiff-fakturaer til en epost-adresse som inneholder ditt registrerte organisasjonsnummer, f.eks. 987654321@autoinvoice.no. 5. Du vil også da ha en postadresse som dine leverandører kan sende fakturaen til. Fakturaene vil da bli scannet, tolket og sendt rett til deg. F.eks: FIRMANAVN AS 987654321 POSTBOKS 3261 7439 TRONDHEIM NORWAY 6. Fakturaer som sendes inn, mottas, tolkes og valideres før de vil være tilgjengelig for deg i Visma DocumentCenter. 7. Fra en faktura er registrert som mottatt i AutoInvoice til den mottas i Visma DocumentCenter, kan det ta opptil 2 timer (avhenger av innstillinger i Visma DocumentCenter). Dersom du ønsker at Visma DocumentCenter skal hente inn fakturaene oftere, kontakt din Vismaforhandler for å få satt opp dette. 1. Du deaktiverer tjenesten i AutoInvoice 2. Vurder om du skal deaktivere mottak av elektronisk faktura samtidig 3. Informer dine leverandører om endring i mottak av fakturaer
Bruksvilkårene som godkjennes ved registrering i AutoInvoice regulerer tjenesten. Bruksvilkårene finner du til enhver tid oppdatert her: https://www.visma.net/no/generelt/bruksvilkar/oversikt/ Epost med pdf-faktura: kr 8,- per faktura. o Det kan kun være en faktura per pdf fil, men flere pdf filer kan sendes i samme epost Papirfaktura for scanning og tolking: kr 12,- Transaksjoner i AutoInvoice faktureres etterskuddsvis basert på bruk per kvartal. Det faktureres i henhold til bruksvilkårene. Følgende felter på fakturaen tolkes: Organisasjonsnummer på avsender Bankkontonummer på avsender Faktura nummer Fakturadato Forfallsdato Beløp KID Skal man ha tolket felter utover standard, kontakt Kollektor AS for egen avtale/priser. Kontaktperson er Rune Skåren, Rune.Skaren@visma.com. Selve skanningen og tolkingen gjøres av Visma Software AS sitt søsterselskap Kollektor AS. De holder til i Nord-Trøndelag, Røyrvik, Limingen. 9 Responstider vil variere litt i forhold til helligdager, helger etc. På en vanlig arbeidsdag så skal det ta ca 4-6 timer. Som et eksempel så hadde vi i oktober 2013 en gjennomsnittlig responstid på ca 1,5 time. Manuell kvalitetssikring er en del av tjenesten.
Minimum 99,7 %. Statistikken for oktober 2013 var noe høyere. Tjenesten supporteres på samme måte som resten av AutoInvoice. Foreløpig på samme måte som annen forhandlersupport. Vi jobber med å utvide supporttilbudet for denne tjenesten.