S-SAK 59/15 - ENDRING AV HØGSKOLENS DELEGERINGSREGLEMENT OG VEDTAK OM DELEGERING VEDR. OPPNEVNELSE AV VALGSTYRE

Arkivsak-dok. 15/02415-1 Arkivkode. Saksbehandler Synnev Aas Aaby Saksgang Møtedato Styret Høgskolen i Telemark 11.06.2015 S-SAK 59/15 - ENDRING AV HØGSKOLENS DELEGERINGSREGLEMENT OG VEDTAK OM DELEGERING VEDR. OPPNEVNELSE AV VALGSTYRE Saken i korte trekk Pkt. 2.1.14 i delegeringsreglementet for Høgskolen i Telemark foreslås opphevet. Styrevedtaket i S- sak 36/15 pkt. 5, 3. avsnitt hva delegasjon til rektor vedr. oppnevnelse av valgstyre, bekreftes. Tilråding: 1. Styret ved Høgskolen i Telemark vedtar at pkt. 2.1.14 i delegeringsreglementet for Høgskolen i Telemark oppheves. 2. Styrevedtaket i S-sak 36/15 pkt.5, 3. avsnitt, delegasjon til rektor hva gjelder oppnevnelse av høgskolens valgstyre, bekreftes. Bakgrunn Delegeringsreglementet for Høgskolen i Telemark, vedtatt den 27.10.11, har i pkt. 2.1.14 inntatt en delegasjonssperre hva gjelder oppnevnelse av valgstyre og nominasjonskomitè. Den 23.02.12 ble nytt reglement for valg av interne styremedlemmer ved høgskolen fastsatt. I valgreglementet er det i 4 (Valgstyret) inntatt at styret kan delegere til rektor å oppnevne valgstyre. Ved en inkurie ble ikke delegeringsreglementet endret ved den etterfølgende vedtagelsen av valgreglementet. Vurdering Universitet- og høyskoleloven 9-4 omhandler valg og oppnevning av styret. Lovgiver har i 10. ledd valgt å overlate til institusjonens styre selv å fastsette nærmere regler om valgene, herunder reglene for oppnevning av valgstyre. Endringen av delegeringsreglementet, for å bringe dette i overensstemmelse ved gjeldende valgreglement, anses ikke for å være i strid med vilkårene i universitet- og høyskoleloven. Styrets intensjon hva gjelder adgangen til delegering oppfylles ved at delegasjonssperren i pkt. 2.1.14 oppheves, og enkeltvedtaket i S-sak 36/15 pkt. 5, 3. avsnitt bekreftes. Vedlegg: 1. Delegeringsreglement 2. Valgreglement Kristian Borgen rektor 1

DELEGERINGSREGLEMENT FOR HØGSKOLEN I TELEMARK Fastsatt av styret 27.10.11 med hjemmel i Lov om Universiteter og høgskoler av 01.04.05 nr. 15 med senere endringer. Endret av styret 23.02.12 og 14.02.13. l. OVERORDNEDE PRINSIPPER 1.1 Styret for Høgskolen i Telemark skal i sitt arbeid prioritere overordnet planlegging og samordning, samt fastsetting av rammer og retningslinjer for faglig virksomhet, ressursbruk og organisasjonsutvikling. 1.2 For å få frigitt tid til slikt arbeid vil styret legge en utstrakt grad av delegering av avgjørelsesmyndighet og arbeidsoppgaver til grunn for sin virksomhet. 1.3 Delegering skal skje i samsvar med gjeldende lover, forskrifter, reglementer og retningslinjer, samt de rammer og mål som fastsettes av overordnet myndighet. 1.4 Delegering fra styret kan skje til rektor og til særskilt oppnevnte nemnder, råd og utvalg. 1.5 Med bakgrunn i gjeldende retningslinjer for mål- og resultatstyring skal delegert avgjørelsesmyndighet plasseres så langt ut i virksomheten og så nær resultatansvarlig, utførende nivå som mulig, så lenge dette er forenlig med hovedoppgaven å forme en fullt ut integrert, enhetlig og kostnadseffektiv organisasjon med en felles utdanningsog forskningskultur. På denne måten skal en oppnå fleksibilitet i oppgaveløsningen, eierforhold til oppgavene, engasjement og kreativitet for medarbeidere og organisasjonsenheter i høgskolen. 2. STYRETS MYNDIGHETSOMRÅDE På grunnlag av de overordnede prinsipper og aktuelle bestemmelser i Lov om universiteter og høgskoler (UHL) 1 med senere endringer skal styret selv ha beslutningsmyndighet på følgende områder: 2.1 ORGANISASJON/STYRING Styret skal selv 2.1.1 fastsette høgskolens interne organisering på alle nivåer (UHL 9-2 nr. 4), dvs. inndelingen i fakulteter og institutter og hovedtrekkene i den administrative organiseringen 2.1.2 fastsette styrets sammensetning, jf. UHL 9-3 nr. 1-3 Henvisninger i parentes innebærer at bestemmelsen følger direkte av UHL Henvisninger med "jf..." betyr at nærmere bestemmelser finnes i UHL

2 2.1.3 Fastsette om rektor skal velges eller tilsettes, jf. UHL 10-1 og 10-4 2.1.4 fastsette regler for godtgjøring for vervet som styremedlem og styreleder, jf. UHL 9-3 nr. 4 2.1.5 fastsette regler for arbeidet i styret 2.1.6 fremme forslag til eksterne styremedlemmer og varamedlemmer for disse samt forslag til styreleder, jf. UHL 9-4 nr. 6 2.1.7 fastsette regler om valgbarhet til styret, jf. UHL 9-4 nr. 7 2.1.8 fastsette nærmere regler om valg til styret (UHL 9-4 nr. 9) 2.1.9 oppnevne klagenemnd som avgjør klager på vegne av styret og fastsette generell instruks for klagenemnda, jf. UHL 5-1 2.1.1 O oppnevne skikkethetsnemnd som avgir innstilling til klagenemnda, jf. UHL 4-1 O nr. 3 og6. 2.1.11 fastsette reglement for læringsmiljøutvalget, jf. UHL 4-3 nr. 3 2.1.12 fastsette regler for tilsettingsmyndighet og tilsettingsorgan for undervisnings- og forskerstillinger, jf. UHL 6-3 nr. l 2.1.13 avgjøre om det skal være ett eller flere tilsettingsutvalg for teknisk/administrative stillinger (UHL 11-1 nr. 5) og Lov om statens tjenestemenn 5 2.1.14 oppnevne og fastsette reglement for valgstyre og nominasjonskomite 2.1.15 fastsette reglement for internasjonalt utvalg, utdanningsutvalget og FoU-utvalget 2.1.16 fastsette retningslinjer for høgskolens velferdsutvalg 2.1.17 fastsette reglement for doktorgradsutvalgene Se også punkt 3.1 i dette reglementet.

3 2.2ØKONOMI Styret skal selv 2.2.1 fordele årlige rammebudsjetter på budsjettenhetene og føre tilsyn med at ressursene blir disponert innen gitte rammer og i samsvar med fastsatte premisser, jf. UHL 9-2 nr. 2 2.2.2 avgi årsregnskap med redegjørelse for resultatene i virksomheten (UHL 9-2 nr. 5) 2.2.3 legge fram forslag til budsjett for kommende år (UHL 9-2 nr. 5) 2.2.4 fastsette hovedregler for høgskolens økonomiforvaltning på grunnlag av statens økonomireglement og andre sentralt fastsatte bestemmelser Se også punkt 3.2 i dette reglementet. Myndighetsfordelingen innenfor økonomiforvaltningen framgår for øvrig av Hovedregler for økonomiforvaltningen i HiT, jf pkt 2.2.4 i dette reglementet og årlige disposisjonsfullmakter. 2.3 UTDANNINGS- OG FORSKNINGSSAKER Styret skal selv 2.3.1 trekke opp strategien for høgskolens faglige virksomhet og utvikling, jf. UHL 9-2 nr. 2.3.2 fastsette høgskolens studieportefølje, jf. UHL 3-3 nr. 2. Se også punkt 3.3.17 og 3.3.18 i dette reglementet 2.3.3 regulere adgangen til studier eller deler av studier, jf. UHL 3-7 nr. 5 2.3.4 gi forskrift om eksamen og studierett ved Høgskolen i Telemark, jf. UHL 3-9 nr. 7 2.3.5 fastsette regler om adgangen til å gå opp til eksamen uten å være opptatt som student, jf. UHL 3-10 2.3.6 gjøre unntak for enkelteksamener når det gjelder kravet om at sensuren skal foreligge innen tre uker (UHL 3-9 nr. 4) Se også punkt 3.3 i dette reglementet. Mer detaljert informasjon om myndighetsfordelingen når det gjelder eksamen og prøver framgår f or øvrig av Forskrift om eksamen ved HiT

4 2.4 PERSONAL/LEDELSE Styret skal selv 2.4.1 fastsette instruks for høgskolens rektor, viserektorer, dekaner og direktør (UHL 9-2 nr. 3) 2.4.2 fordele høgskolens stillingsramme mellom driftsenhetene i forbindelse med den årlige budsjettfordelingen, og overføre ledige stillinger mellom driftsenheter som ledd i interne organisasjonsendringer, jf. Tilpasningsavtalen 2.4.3 opprette og trekke inn stillinger som viserektor, direktør, dekan, instituttleder, instituttnestleder, studieledere, PO-direktør, økonomidirektør, biblioteksjef, driftssjef, IT -sjef og administrasjonssjefer ved fakultetene 2.4.4 bestemme om det skal foretas innstilling og hvem som skal innstille ved tilsetting av rektor, jf. UHL l 0-4 nr. l 2.4.5 fastsette innstillingsutvalgets sammensetning og nærmere regler om innstilling m.m. ved tilsetting av viserektor, direktør, dekan, instituttleder, instituttnestleder og studieleder, jf. UHL 11-1 nr. 3 2.4.6 tilsette i stilling som rektor, viserektor og direktør, jf. UHL l 0-4 nr. l og 11-1 nr. l 2.4.7 tilsette i stillinger som dekan, instituttleder, instituttnestleder og studieleder, jf. UHL 11-1 nr. l 2.4.8 tilsette i stillinger som PO-direktør, økonomidirektør, biblioteksjef, driftssjef og IT-sjef og administrasjonssjefer ved avdelingene. 2.4.9 fastsette myndighetsfordeling og prosedyre for utlysing, bedømmelse, innstilling og tilsetting i andre stillinger, jf. UHL 6-3 og 2.1.12-13 i dette reglementet. 2.4.1 O tilsette i stilling som viserektor, dekan og instituttleder uten forutgående kunngjøring (UHL 11-1 nr. 4) 2.4.11 tilsette i undervisnings- og forskerstillinger uten forutgående kunngjøring, jf. UHL 6-3 nr. 4 2.4.12 avgjøre saker etter tjenestemannslovens 17 nr. 3 om avskjed, oppsigelse, suspensjon eller ordensstraff når styret er tilsettingsorgan (UHL 11-3 nr. l ), jf. UHL l 0-1 b. Se også punkt 3.4 i dette reglementet.

5 3. DELEGERING TIL REKTOR (Jf også egen stillingsomtale) 3.1 ORGANISASJON/STYRING Styret delegerer til rektor å 3.1.1 avgjøre løpende saker som bør avgjøres før neste ordinære styremøte, og som ikke anses som viktige nok til at ekstraordinært møte innkalles, jf. UHL l 0-1 b 3.1.2 oppnevne medlemmer til eventuelle råd og utvalg ved fakultetene, derunder doktorgradsutvalg 3.1.3 oppnevne institusjonens representanter i læringsmiljøutvalget 3.1.4 oppnevne medlemmene i internasjonalt utvalg, utdanningsutvalget, FoU-utvalget og velferdsutvalget 3.1.5 fastsette den interne organiseringen av de administrative fellestjenestene, herunder fastsette rapporteringsvei er, jf. likevel punkt 2.1.1 i dette reglementet 3.2ØKONOMI Styret delegerer til rektor å 3.2.1 treffe avgjørelse om å innrømme ansvar eller inngå forlik som pålegger erstatningsansvar i saker som ikke overstiger 250 000 kroner 3.2.2 godkjenne foreløpig årsregnskap 3.2.3 godkjenne regnskapet for l. og 2. tertial 3.2.4 inngå leieavtaler med inntil 3 års varighet og årlig leiekostnad på l mill kr. 3.2.5 anmelde økonomiske misligheter ved HiT 3.3 UTDANNINGS- OG FORSKNINGSSAKER Styret delegerer til rektor å 3.3.1 avgjøre prinsipielle spørsmål av fagpolitisk karakter etter samråd med viserektorene og dekanene, når avgjørelsen ikke er tillagt andre organer 3.3.2 organisere og gjennomføre fakultetenes studieportefølje 3.3.3 organisere og gjennomføre fakultetenes FoU-virksomhet 3.3.4 fastsette studieår og undervisningsterminer, jf. UHL 3-8 nr. l

6 3.3.5 godkjenne nye versjoner av høgskolens kvalitetshåndbok, herunder etablering av nye rutinebeskri velser 3.3.6 godkjenne studieplan og fagplan for det faglige innholdet i studieprogrammene, herunder bestemmelser om obligatoriske kurs, praksis og lignende og om vurderingsformer, jf. UHL 3-3 nr. 3 3.3.7 tildele særskilte midler bevilget av styret til rekrutteringsstipend, FoU-stipend, små driftsmidler, støtte til vitenskapelige reiser, publisering og internasjonalisering, og eventuelle andre øremerkede midler som ikke styret selv har fordelt. 3.3.8 avgjøre søknad om godskriving av grad, yrkesutdanning, fag eller emne fra annen institusjon under lov om universiteter og høgskoler, jf. UHL 3-5 og 7-6 nr. 2 3.3.9 bestemme at visse forelesninger bare skal være for institusjonens studenter eller visse grupper av studenter, jf. UHL 3-8 nr. 2 3.3.1 O bestemme at andre enn fagets studenter skal få delta i kurs og øvelser når det er ledig kapasitet 3.3.11 godkjenne at det tas egenbetaling for utdanningstilbud som er rettet mot enkeltstudenter og til å fastsette størrelsen på egenbetalingen 3.3.12 oppnevne sensor ved eksamen, prøver, bedømmelse av oppgave eller annen vurdering, jf. UHL 3-9 nr. 2 3.3.13 gjøre unntak fra regelen om offentlig eksamen, jf. UHL 3-9 nr. 3 3.3.14 avgjøre om eksamenskandidater som ikke er tatt opp som studenter ved institusjonen skal betale et vederlag som dekker institusjonens merutgifter, og fastsette vederlagets størrelse, jf. UHL 3-1 O nr. 4 3.3.15 gi skriftlig advarsel i forbindelse med utestenging eller bortvisning av studenter, jf. UHL 4-8 nr. l 3.3.16 gi eventuelle utfyllende bestemmelser til sentralt fastsatte regler for studentopptak 3.3.17 opprette og nedlegge emner på inntil 30 studiepoeng innenfor rammen av eksisterende studieprogrammer samt vedta mindre vesentlige endringer i emnebeskrivelser og pensum på bachelorgradsnivå 3.3.18 opprette og nedlegge valgfrie emner innenfor rammen av eksisterende studieprogrammer samt vedta mindre vesentlige endringer i emnebeskrivelser og pensum på master- og doktorgradsnivå

7 3.4 PERSONALLEDELSE Styret delegerer til rektor å 3.4.1 oppnevne sakkyndige utvalg til å vurdere søkere til stilling som høgskolelektor, førstelektor, førsteamanuensis, dosent og professor 3.4.2 utpeke faste stedfortredere for viserektorer, dekaner, instituttledere, studieledere, direktør, PO-direktør, økonomidirektør, biblioteksjef, driftssjef, IT -sjef og administrasjonssjefer ved fakultetene 3.4.3 opprette og trekke inn fulle stillinger og bistillinger som professor og dosent 3.4.4 disponere ledige stillinger innenfor fakultetenes stillingsrammer, med unntak av stillingene nevnt i punktene 2.4.3 og 2.4.4 3.4.5 disponere ledige stillinger innenfor øvrige driftsenheters stillingsrammer, med unntak av stillingene nevnt i pkt. 2.4.4 3.4.6 opptre som arbeidsgiverrepresentant på vegne av høgskolen 3.4.7 fastsette stillingsinstruks/arbeidsoppgaver for stillinger som ikke er nevnt i punkt 2.4.1 3.4.8 fastsette tidsbegrenset reduksjon av stillingsrammen til en driftsenhet mot tilsvarende økning ved en annen, avgrenset til ett år 3.4.9 fastsette stillingsgruppe og stillingskode for alle nye og ledige teknisk/administrative stillinger 3.4.1 O fastsette lønnsplassering ved tilsetting 3.4.11 tildele stipendpermisjon til tilsatte i teknisk /administrative stillinger innenfor rammer fastsatt av styret 3.4.12 avgjøre hvilke tilsatte som skal tilstås BK-tjenester (elektronisk kommunikasjon) med utgiftsdekning fra høgskolen 4 VIDEREDELEGERING 4.1 Rektor gis fullmakt til videredelegering etter gjeldende retningslinjer. 5 TILBAKEKALLING A V DELEGERT MYNDIGHET M.V. 5.1 Alle beslutninger ved høgskolen tatt av andre organer enn styret i samsvar med dette delegeringsreglementet, tas på styrets vegne og på styrets ansvar. Styret kan dermed tilbakekalle sin delegering, avgjøre enkeltsaker som i utgangspunktet går inn under

8 delegeringsvedtaket, instruere underordnede organer om hvordan saken skal avgjøres, og omgjøre vedtak i samme utstrekning som det kunne omgjort det om det selv hadde gjort vedtak i saken. 6 KLAGE 6.1 Styret avgjør klage over vedtak truffet av organ som har fått delegert myndighet etter dette delegeringsreglementet, i den utstrekning dette ikke er delegert til styrets klagenemnd, jf. også forvaltningslovens Kap. VI. 7 FORHOLDET TIL AVTALER 7.l Avtaler som er fastsatt gjennom forhandlinger med tjenestemannsorganisasjonene, skal gjelde også for alle saker som blir avgjort med hjemmel i dette reglementet. 8 IVERKSETTELSE 8.1 Dette reviderte reglementet settes i verk (DA TO), og gjelder inntil styret fatter nytt delegeringsvedtak.

REGLEMENT FOR VALG A V INTERNE STYREMEDLEMMER VED HØGSKOLEN I TELEMARK Fastsatt av styret 23.02.12. l Reglementets virkeområde Disse regler gjelder valg av de ansattes representanter i styret. Studentene gjermomfører eget valg av studentrepresentanter i styret 2 Størrelse og sammensetning Størrelse og sammensetning av styret er fastsatt i overensstemmelse med lov om universiteter og høgskoler 9-3 nr. l. Styret skal ha et flertall av interne medlemmer og sammensettes slik: Ekstern styreleder, tre eksterne styremedlemmer, fire medlemmer valgt blant de tilsatte i undervisnings- og forskerstilling, ett medlem valgt blant de teknisk og administrativt tilsatte og to medlemmer blant studentene. 3 Valgmåte Valg av tilsatte etter valgreglementet skal som hovedregel skje som urnevalg, alternativt som elektronisk valg. 4 Valgstyret l. Ved Høgskolen i Telemark skal det være ett valgstyre oppnevnt av styret, som utpeker leder og nestleder. Styret kan delegere derme myndigheten til rektor. Valgstyret administrerer og forbereder valg etter valgreglementet, herunder sørger for at det foreligger et tilstrekkelig antall kandidater. Valgstyrets funksjonstid er fire år. Valgstyret skal ha fem medlemmer, hvorav tre skal representere de tilsatte og to studentene. Representantene for de tilsatte skal komme fra hvert av de tre største studiestedene. Det skal også oppnevnes personlige vararepresentanter. Rektor sørger for sekretærfunksjon for valgstyret. 2. Dersom medlem av valgstyret er foreslått til valg til organ, trer vedkommende ut av valgstyret, og det oppnevnes nytt medlem. 3. Valgstyret er vedtaksført når mer erm halvparten av medlemmene er til stede. Det gjør vedtak ved vanlig flertall. Ved stemmelikhet er lederens stemme avgjørende. Medlem av valgstyret kan bringe avgjørelse i dette inn for høgskolens klagenemnd. 5 Dato for avholdelse for valg l. Valgene skal være gjermomført irmen 15. mai. Valgstyret får fullmakt til å fastsette nærmere dato for valg og for frister for innlevering av forslag. I kunngjøringen gjøres det kort rede for reglene om fremsettelse av forslag og for fremgangsmåten ved valget.

2. Dato for avholdelse av valget skal gjøres kjent senest seks uker før valgdagen. Samtidig skal det minnes om fristen for å fremme forslag på kandidater. Valgoppgjøret bør være avsluttet senest en måned før representantenes funksjonstid begynner. 6 Stemmerett for tilsatte l. Det er et vilkår for stemmerett ved direkte valg etter dette reglement at vedkommende er tilsatt eller engasjert i minst halv ordinær stilling ved institusjonen, og har tiltrådt denne senest valgdagen. 2. Den som er tilsatt eller engasjert for mindre enn ett år, har likevel ikke stemmerett, hvis ikke han eller hun har vært i sammenhengende tilsettingsforhold ved institusjonen i minst ett år fram til valgdagen. 3. Tilsatte i oppdragsstillinger og stipendiater med hovedtilknytning til Høgskolen i Telemark, som har lønn ved annen institusjon, har også stemmerett ved direkte valg. Forutsetningen er at vedkommende ikke avgir stemme i annen institusjon. Lærlinger og tilsatte på sysselsettingstiltak har ikke stemmerett. 4. Stemmerett faller bort for den som har permisjon for å arbeide i annen stilling. Dette gjelder likevel ikke hvis det er tale om en stilling ved samme institusjon som ikke gir stemmerett, jf. bl.a. nr. l, 2 og 3. 5. Styret avgjør om en stilling skal regnes som undervisnings- og forskerstilling eller som teknisk og administrativ. Valgstyret avgjør andre tvistemålsspørsmål om stemmerett og stemmekrets. 7 Tilsattes plikt til å ta i mot valg og til å fungere i vervet l. Tilsatte har plikt til å ta i mot valg og fungere i vedkommende verv så lenge han eller hun er valgbare ved vedkommende valg. Innehaver av verv skal fratre når valgbarheten opphører, jf. lov om universiteter og høgskoler 9-5 nr. 2. Den som har permisjon i funksjonsperioden, fratrer vervet så lenge permisjonen varer. 2. Den som tidligere har hatt et verv, kan nekte gjenvalg til dette for en like lang periode som han eller hun har fungert sammenhengende i vervet. Varamedlem som har møtt som medlem minst halve valgperioden, kan kreve seg fritatt for valg som medlem i neste periode, jf. lov om universiteter og høgskoler 9-5 nr. l. 3. Styret kan etter søknad frita for valg eller for fortsatt funksjon i et verv den som ikke uten uforholdsmessig vanskelighet eller belastning kan skjøtte sine funksjoner i dette. Den som er tilsatt i deltidsstilling, kan også fritas hvis vervet vil medføre at det blir urimelig byrdefullt eller vanskelig for vedkommende å utføre sitt arbeid i denne.

8 Liste over stemmeberettigede. Klage over manntallsføringen l. Rektor eller den han utpeker i sitt sted, er manntallsfører. Manntallet over de som har stemmerett, skal være satt opp senest fire uker før vedkommende valg. Manntallet skal straks legges ut til gjennomsyn for alle det vedkommer. 2. Klage over manntallsføringen avgjøres av valgstyret. Klagen må være innkommet til manntallsfører senest to uker før valgdagen. 9 Urnevalg og elektronisk valg Ved urnevalg fastsetter valgstyret stemmesteder og tidsrom for avholdelse av valget. Stemmestedet skal holdes åpent minst seks timer mellom kl. 09.00 og kl. 20.00, eller inntil alle som har stemmerett i valgkretsen har avgitt stemme. Når valg avvikles som elektronisk valg, skal de stemmeberettigede kunne avgi stemme i en sammenhengende valgperiode på minst syv dager. 10 Forhåndsstemme l. Ved urnevalg kan den som ikke er tilstede på valgdagen avgi forhåndsstemme etter at de innkomne forslag på kandidater er kunngjort. Forhåndsstemme må være innkommet til valgstyrets leder senest ett døgn før valget. 2. Stemmeseddel med forhåndsstemme skal legges i nøytral konvolutt. Denne konvolutten legges så i særskilt lukket konvolutt som er påført hvilket valg det er tale om, velgernes navn, stilling, avdeling eller institutt, tilsettingstidspunkt og stillingstilknytning (fast, engasjement m.m.). Valgstyret bestemmer hvordan studenter skal dokumentere stemmerett ved forhåndsstemming (kopi av kvittering for betalt semesteravgift og studiebevis e.a.). 11 Rett til å avgi stemme ved tvist om stemmerett Den som ved urnevalg blir nektet stemmerett, skal likevel gis anledning til å levere stemmeseddel. Slik stemmeseddel skal ikke legges i valgurnen, men i en særskilt lukket konvolutt påført navn og adresse for velgeren. Stemmeseddelen skal oppbevares på betryggende måte med tanke på en eventuell klage. 12 Nominasjon l. Forslag til kandidater til verv etter dette valgreglementet fremmes for valgstyret. 2. De stemmeberettigede har rett til å sette fram forslag til kandidater innen sin gruppe. 3. Følgende prosedyre skal benyttes ved nominasjonen til valg: Forslagsstiller leverer skriftlig forslag til kandidat( er) til valgstyret innen gitt frist. Forslaget skal være undertegnet, og kandidaten skal være gjort kjent med forslaget. Valgstyret kan kalle

forslagsstillerne inn til møte for å samordne forslagene. Det er bare forslagsstiller som kan trekke et forslag. Valgstyret skal godkjenne forslagene. 13 Gjennomføring av valg l. Valgstyret har ansvar for at den tekniske gjennomføringen av valgene skjer på en betryggende måte. Valgstyret utarbeider skriftlige prosedyrer for gjennomføringen. 2. Valgstyret har ansvar for at det utarbeides valginformasjon til personale i god tid før valgene, og at slik informasjon i nødvendig utstrekning er tilgjengelig på både norsk og engelsk til samme tid. 3. Rektor, eller den han utpeker i sitt sted, er manntallsfører. Den enkelte driftsenhet (avdelingene, biblioteket, drifts tjenesten, IT -tjenesten, og fellesadministrasjonen) sørger for at liste over stemmeberettigede ved høgskolen er manntallsføreren i hende senest fire uker før vedkommende valg. Manntallet skal samtidig bekjentgjøres ved den enkelte driftsenhet. Klage over manntallet rettes til manntallsfører senest to uker før valgdagen, og avgjøres av valgstyret. 4. Ved urnevalg utpeker rektor en kontaktperson for valgstyret blant driftstjenestens personale på hvert studiested. Kontaktpersonen har ansvar for å finne egnede stemmelokaler, bemanning av stemmelokalene ved forhåndsstemmegiving og på valgdagen, informasjon, mottak av stemmesedler, og oversending av stemmesedler til valgstyret. Denne kontaktpersonen skal også legge stor vekt på muntlig informasjon til studentene om praktiske forhold rundt valget, og presisere viktigheten av valgdeltakelse. Det skal være minst ett stemmelokale ved hvert studiested. Stemmelokalet skal i alle tilfelle kunngjøres samtidig og på samme sted som manntallslistene og listene over kandidater. 5. Forhåndsstemmer ved urnevalg avgitt på annen måte enn den som er beskrevet i Il, vil bli forkastet. Forhåndsstemmene avgis i egen urne, som forsegles til valgoppgjøret foretas. 6. Opptelling blir ledet av valgstyret, etter følgende regler: a. Felles opptelling skjer i valgstyret i høgskolens fellesadministrasjon så snart som mulig etter at fristen for å avgi stemme er ute (ved elektronisk valg), eller etter at valglokalene er stengt (ved urnevalg). b. Konvolutter med forhåndsstemmer avgitt ved urnevalg blir kontrollert mot manntallet. Om en velger både har forhåndsstemt og stemt på valgdagen, blir forhåndsstemmekonvolutten lagt til sides uåpnet. Om en velger har gitt flere forhåndsstemmer, gjelder den sist avgitte stemme. De andre blir lagt til sides og ført i valgprotokollen. Resultatet av konvoluttoppgjøret blir ført i valgprotokollen. c. Stemmene skal telles opp for hver gruppe. d. Ved urnevalg blir avgitte valgdagsstemmer kontrollerte mot valgdagsmanntallet. Resultatet av valgdagsoppgjøret blir ført i valgprotokollen.

e. Forhåndsstemmene avgitt ved urnevalg blir tatt ut av omslagskonvolutten og sorterte som forberedelse til opptellingen. Ugyldige stemmesedler blir lagt til side og ført i valgprotokollen. f. Når opptellingen av stemmesedler er ferdig, skal resultatet kontrolleres mot manntall og valgprotokoll. g. Opptelling av personlige stemmer blir gjennomført. Opptelling skal gjøres av to ulike personer som kontroll. Resultatet blir ført i valgprotokollen. h. Alt valgmateriell skal tas vare på, slik at opptellingen kan gjøres på nytt om dette blir nødvendig. i. Stemmesedler som ikke er korrekt utfylt, herunder blanke stemmesedler, blir forkastet og inngår i valgoppgjøret som samlet uspesifisert gruppe. j. Valgmateriell og valgprotokoll sendes til rektor for arkivering og rapportering til styret. 14 Valgprotokoll Utfallet av valg etter dette reglement skal føres inn i en særskilt valgprotokoll som underskrives av vedkommende valgstyre. Melding om utfallet av valget sendes til rektor og kunngjøres straks. 15 Valgkrets Innenfor de enkelte grupper skal hele institusjonen regnes som valgkrets ved valg til styre. 16 Valget. Funksjonstiden l. Styremedlemmer og varamedlemmer som representerer de tilsatte ved institusjonen, velges hvert fjerde år. Valget foretas særskilt for de to gruppene tilsatte i undervisnings- og forskerstilling og teknisk og administrativt tilsatte. Innenfor de enkelte grupper regnes hele institusjonen som en valgkrets. 2. Ingen kan gjenvelges som styremedlem hvis vedkommende vil ha fungert i dette verv i et sammenhengende tidsrom på åtte år ved begynnelsen av den nye valgperioden, jf. Kunnskapsdepartementets brev av 12.01.1 1 til statlige universiteter og høgskoler vedrørende Valg og oppnevning av styremedlemmer. 17 Varamedlemmer Innen den enkelte gruppe skal det velges minst like mange varamedlemmer som medlemmer i nummerert rekkefølge, eventuelt innenfor den enkelte liste.

18 Valgbarhet l. Valgbar som styremedlem er den som har stemmerett etter 6. Hvis ikke styret har bestemt noe annet, er tilsatte bare valgbare hvis de har vært i sammenhengende tilsettingsforhold ved institusjonen siden l. mars valgåret. 2. Tilsatte i oppdragsstillinger og stipendiater som har sin hovedtilknytning til Høgskolen i Telemark, men har lønn ved annen institusjon, og som har stemmerett etter 8 i disse reglene, er ikke valgbare. 3. Kandidater må beherske et skandinavisk språk skriftlig og muntlig. 19 Valgform l. Valget skal holdes som preferansevalg og som hovedregel avvikles som umevalg eller alternativt som elektronisk valg. 2. Valgoppgjøret skjer på denne måten: a. Antallet godkjente stemmesedler divideres med antallet representantplasser økt med l. Kvotienten avrundes oppover. Resultatet kalles valgtallet. b. Deretter telles opp hvor mange stemmer hver enkelt kandidat har fått på førsteplass. Har noen fått så mange stemmer på førsteplass at valgtallet er nådd, er kandidaten valgt. c. Har ingen kandidat fått så mange førstestemmer at vedkommende er valgt, og står det igjen flere kandidater enn det skal velges representanter, skal den kandidat som har færrest førstestemmer strykes fra alle stemmesedlene. Har to eller flere kandidater i slike tilfelle likt stemmetall, avgjøres det ved loddtrekning hvem som skal strykes. d. På de stemmesedler der den strøkne opprinnelig sto først, skal det telles opp hvem som har kommet fram på førsteplass. Dette regnes som førstestemmer og kommer i tillegg til førstestemmene fra første opptelling. Er ikke dette tilstrekkelig til at noen kandidat når opp til valgtallet, skal den som har det laveste stemmetall på førsteplass strykes. En fortsetter slik inntil en kandidat når opp til valgtallet. e. Når en kandidat på denne måten er valgt, skal det telles opp hvem som står på andreplassen på de stemmesedler der den valgte sto øverst. I oppgjøret videre skal disse regnes som førstestemmer for vedkommende kandidat, men disse stemmene teller bare med redusert vekt. f. En stemmeseddels reduserte vekt kommer fram ved å dividere antall godkjente stemmer fratrukket valgtallet med antall godkjente stemmer. Det regnes med to desimaler etter komma. Dette vekttallet multipliseres med antall stemmer som overføres (jfr. avsnittet over).

g. Slik skal en fortsette med stryking av kandidater og med tildeling av overskuddsstemmer fra de valgte inntil det fastsatte antall representanter er valgt. Dersom det blir strøket så mange at det ikke gjenstår flere kandidater enn de som skal velges, er disse valgt. h. Første vararepresentant utpekes i et nytt valgoppgjør der en går fram som om det skulle velges en representant mer enn det som er fastsatt. Det vil si at alle strykninger oppheves, og at valgtallet blir lavere ved at tallet som stemmetallet nå skal divideres med er økt med l. Ved dette valgoppgjøret skal en kandidat som er blitt valgt som representant ikke strykes etter reglene ovenfor. Den kandidat som først når opp til valgtallet og som ikke er valgt til representant, er valgt til første vararepresentant. i. De følgende vararepresentanter utpekes på tilsvarende måte, inntil det er valgt det fastsatte antall vararepresentanter. j. Når kjønnskvotering benyttes, og opptellingen viser at det maksimale antall representanter eller vararepresentanter av ett kjønn allerede er valgt, skal øvrige kandidater av samme kjønn strykes. 20 Kjønnsmessig balanse l. Ved valget (preferansevalg) skal Likestillingslovens krav om kjønnsmessig balanse være oppfylt innen den enkelte valgkrets. Skal det velges fire medlemmer eller flere fra valgkretsen, skal hvert kjønn være representert med minst 40 % blant dem som velges. Skal det velges to eller tre medlemmer fra valgkretsen, skal begge kjønn være representert. Disse krav gjelder også ved valg av varamedlemmer. 2. Viser det seg ved opptellingen ved valget at et kjønn vil få færre representanter enn dette, rykker kandidater fra det underrepresenterte kjønn som det er avgitt stemmer for, opp inntil man har oppnådd slik balanse. 21 Valgbarhet for styret for tilsatte i administrative lederstillinger Følgende tilsatte i administrativ lederstilling ved Høgskolen i Telemark er ikke valgbare til styret, jf. 9-4 nr. 7 i lov om universiteter og høgskoler: rektor, viserektor for forskning og utvikling, viserektor for utdanning, direktør, økonomidirektør, personal- og organisasjonsdirektør, driftssjef, biblioteksjef, informasjonssjef og IT -sjef. 22 Klage l. Den som har stemmerett ved et valg, kan klage over feil som er begått ved dette. Klagen må være fremsatt overfor vedkommende valgstyre senest en uke etter at resultatet av valget er gjort kjent. 2. Valgstyret kan bestemme at det skal holdes opptelling eller nytt valgoppgjør, hvor dette er tilstrekkelig til å rette opp eventuelle feil. Det nye valgoppgjøret kan påklages etter punkt l ovenfor.

3. Finner valgstyret ikke grunnlag for å ta klagen til følge, oversendes denne straks til styrets klagenemnd. Valgstyret kan avgi uttalelse om klagen i forbindelse med oversendelse. Denne skal i så fall gjøres kjent for klager. 4. Mener styrets klagenemnd at det er gjort feil som kan ha hatt vesentlig betydning for valgutfallet, og denne ikke lar seg rette opp ved ny opptelling eller nytt valgoppgjør, skal det holdes nytt valg. Dette skal holdes så snart som mulig. Inntil nytt valg har funnet sted, betraktes de som er valgt ved et ugyldig valg som lovlig valgt.