Årsberetning 2012 Det innkalles til årsmøte på Nestor (tidl. Norsk Senter for Seniorutvikling) onsdag 13. februar 2013 kl 18.00
Innholdsfortegnelse Innkalling til Årsmøte side 3 Styrets beretning for 2012 side 4-7 Resultatregnskap inkl. budsjett 2013 side 8 Balanse side 9 Noter side 11-13 Revisors rapport side 14-15 Kontrollkomitéens rapport side 16 «Hole in One» 2012 side 16 Styrets forslag til innmeldingsavgifter og kontingenter for 2013 side 17 Forslag til ny lov for Vestfold Golfklubb side 18-24 Valgkomitéens forslag til nytt styre side 25 Årsrapporter fra de forskjellige komitéene side 26-35 Samarbeidspartnere side 36 2
Årsmøte i Vestfold Golfklubb Vestfold Golfklubbs medlemmer innkalles herved til årsmøte på Nestor (tidligere Norsk Senter for Seniorutvikling onsdag 13. februar 2013 kl 18.00. Veibeskrivelse: Kjør E-18 sydover fra Tønsberg, eller nordover fra Sandefjord, til avkjøring Stokke. Kjør gjennom Stokke sentrum. Rett før du kommer til rundkjøringen ved Shellstasjonen på Melsomvik, er Nestor lokalisert til venstre. Til behandling foreligger: 1. Åpning av årsmøtet, herunder godkjenning av stemmeberettigede 2. Godkjenne innkallingen, sakslisten og forretningsorden 3. Valg av møteleder, sekretær samt to medlemmer til å undertegne protokollen 4. Styrets beretning 5. Resultatregnskap og balanse for regnskapsåret 2012 6. Budsjett for 2012 med styrets forslag til innmeldingsavgift og årskontingent for 2012 7. Forslag til ny lov for Vestfold Golfklubb (basert på ny lovnorm fra idrettsforbundet) 8. Valg a) Styret Leder og nestleder velges for 1 år Styremedlem for valgperioden (inntil 3 år) Varamedlemmer for 1 år Uttredende er: Leder Nestleder Styremedlem Styremedlem Varamedlem Varamedlem Bjarne Kihle Frank Christensen Trude Frydenberg Petter Holmsen Sidsel Bjerkøy Leif E Nilsen b) Valgkomité Valgkomitéens forslag er vedlagt c) Valg av represententanter til Vestfold Idrettskrets årsmøte, Norges Golfforbunds ting (2. hvert år) og til Stokke Idrettsråd d) Valg av kontrollkomité e) Styrets forslag til revisor f) Styrets forslag til valgkomité 3
Styrets årsberetning 2012 Styret i Vestfold Golfklubb som ble valgt på årsmøtet 8. februar 2012, har vært sammensatt som følger: Leder: Nestleder: Styremedlemmer: Varamedlem: Bjarne Kihle Frank Christensen Trude Frydenberg Reidun Aas Johansen Petter Holmsen Morten Hassum Sidsel Bjerkøy Leif E. Nilsen Kontrollkomitéen har bestått av Henrik Lunde, Susann Heimdal og Gard Hansen. VGKs representant i Stokke idrettsråd har vært Oddbjørn Tidemann. Møter Det har vært avholdt 11 ordinære styremøter i løpet av perioden og en styresamling som ble avholdt 17. 18. september på Norsk Senter for Seniorutvikling (NESTOR) i Melsomvik. Foruten den generelle driften inklusive Utviklingsplanen for banen og Virksomhetsplanen har styret vært engasjert med veiløsningen langs Skjærsnesveien (langs hull 5) i forbindelse med utbyggingen på Oslofjorden Conference Center (Brunstad) hvor et vedtak i Stokke kommunestyre tilsa at noe av grunnen på hull 5 ville måtte avstås til veiutvidelse. Styret tok initiativ til møter med bl.a. grunneier, utbygger, kommunen og fylkesmannen for å få endret forslaget slik at golfbanen ikke ble berørt eller berørt i ubetydelig skala. Gjennom makeskifte av eksisterende areal avsatt til golfformål tilbake til jordbruksareal stilte myndighetene ved fylkesmannen seg positiv til en slik løsning. Styret vedtok på høstparten at klubben selv skal stå ansvarlig for café- og restaurantdriften i klubbens lokaler etter at Lotus Café AS sa opp sin leieavtale med virkning fra 16.10.2012. I den forbindelsen ble Lise Beate Ursin ansatt som ansvarlig for denne driften. Det er videre nedsatt et utvalg som skal vurdere alle sider ved driften som åpningstider, vareutvalg, priser m.m. Klubben gjennomførte i løpet av høsten en medlemsundersøkelse tilsvarende undersøkelsene i 2008 og 2010 vedr. ulike sider ved klubbens drift. Tilbakemeldingene var gjennomgående positive, men det ble også avdekket forbedringsområder som vil bli hensyntatt i den videre utviklingen av klubben. Styret sendte i september inn en søknad til Norges Golfforbund om å kunne bli ett av flere Regionale kompetansesentra; et virkemiddel i golfforbundets videre idrettslige satsning. Bakgrunnen for søknaden var at styret mente at klubben kunne tilfredsstille de kravene som ble signalisert fra golfforbundet i forbindelse med en åpen invitasjon til alle golfklubber tilsluttet Norges Golfforbund. På et styremøte i golfforbundet tirsdag 18. desember ble det klart at forbundsstyret ville gå i forhandlinger med Grenland Golfklubb som Regionalt kompetansesenter i region Sør-Østlandet. Vestfold Golfklubb har sammen med Nøtterøy Golfklubb bedt om en tilbakemelding på de utvalgskriteriene som ble lagt til grunn for styrets endelige valg. Styret har i løpet av høsten vært i kontakt med Larvik Golfbane og Borre Golfbane i forbindelse med videreføring av samarbeidet; bl.a. fritt spill på hverandres baner. Alle partene er innstilt på å videreføre dette også i 2013. Formelt skal dette samarbeidet vedtas på de respektive årsmøtene. Ellers har styret benyttet mye av sine møter til spørsmål knyttet til rekruttering og sponsorvirksomhet. 4
Medlemmer Vestfold Golfklubb har 1.370 medlemmer per 31.12.2012. Det har i året vært en tilgang på 83 nye medlemmer. 178 medlemmer har meldt seg ut, eller er blitt slettet pga. manglende kontingentinnbetaling. Dette gir en netto avgang på 95 medlemmer. Det er flere årsaker til nedgangen på medlemssiden. Fortsatt er det medlemmer som avslutter sine medlemskap i vår klubb til fordel for klubb i geografisk nærhet. Spesielt gjelder dette medlemmer som er bosatt i Sandefjord. I den forbindelsen er også hensynet til hvor golfvennene spiller, en ofte forekommende begrunnelse for utmelding. Det synes også som at den generelle interessen for golf er på retur. Noen henviser til lite tid for golfspill, andre til forholdet spilte runder og betalt årskontingent, noe som også bidrar til at enkelte velger fjernmedlemskap i klubber med svært lave medlemskontingenter. Alder og sykdom er også blant de hyppigste årsakene til utmeldinger. Medlemskampanjen som ble kjørt gjennom hele sesongen hvor halv pris for ektefelle/samboer var trekkplasteret, var både vellykket og nødvendig for å tilføre klubben nye medlemmer. Et tankekors er imidlertid den svake medlemstilgangen på 9-hullsbanen som historisk har vært et førstevalg blant nybegynnere. Et par sesonger med relativt beskjeden oppslutning om VTG-kurs kan også være en medvirkende årsak til at tilstrømmingen av nye medlemmer har vært på et lavt nivå. Ansatte og arbeidsmiljø Vestfold Golfklubb har per i dag seks ansatte, hvorav fire i full stilling, to i 80% stilling, administrasjonssekretær og leder av Café, foruten en regnskapsmedarbeider i en ca. 10 15% stilling. Det er tre heltidsansatte på driftssiden. Av de faste ansatte er det tre kvinner. I tillegg til de faste ansatte har det vært elleve sesongarbeidere på banesiden i perioden mars oktober, hvorav en av på heltid. En medarbeider er ansatt i et lærling-forhold i samarbeid med Vestfold fylkeskommune, mens en annen person er lønnet via NAV. Bookingfunksjonen har Golfsenteret Vestfold AS hatt ansvaret for i sin helhet. Sykefraværet i 2012 er beregnet til 4,4% for de faste ansatte, hvorav et langtidsfravær har stått for to tredjedeler av fraværet totalt. Arbeidsmiljøet har vært tilfredsstillende. Det ytre miljø Klubbens virksomhet har ingen forurensende effekt på det ytre miljø. Økonomi Resultatet i 2012 gav et underskudd på 127.134 kr. Dette er 204.183 kr. svakere enn det budsjetterte resultatet. I august tilsa resultatprognosene et minusresultat i størrelsesorden 150 200.000 kr. Dette var før overtakelsen av café-/restaurantvirksomheten. Det har vært inntektssvikt på flere områder sammenlignet med budsjettet, som i noen grad er blitt kompensert gjennom kostnadsreduksjoner på enkelte områder. Styret er løpende blitt oppdatert på den økonomiske utviklingen og tiltak er iverksatt i den grad dette har vært mulig. Kontingentinntektene sviktet med ca. 236.000 kr. sammenlignet med budsjettet. Dette har tre hovedårsaker. 1) Langt færre nye medlemmer på 9-hullsbanen enn budsjettert. 2) Ektefelle-/samboerrabatt for nye medlemmer til 18-hullsbanen som ikke var budsjettert da tiltaket ble iverksatt etter årsmøtet. 3) Tap på fordringer utover forventet nivå. Greenfeeinntektene ble ca. 50.000 kr. lavere enn budsjettert. Både når det gjelder medlemstilstrømningen og inntektene fra gjestespill kan noe av årsaken muligens tilskrives ugunstige værforhold gjennom deler av sesongen. Vestfold Golfklubb mottok 30.935 kr. i lokale aktivitetsmidler fra Norges Idrettsforbund og olympiske og paraolympiske komité via Stokke Idrettsråd. Grasrotandelen innbrakte klubben en inntekt på 84.666 kr. I alt var det registrert 224 grasrotdeltakere ved utgangen av året. Klubben mottok i løpet av året midler fra Color Lines spilleaktiviteter. Dette er en ordning som ble innført i fjor og organisert av Color Line og godkjent både departementalt og av Lotteri- og stiftelsestilsynet. Dette innbrakte klubben ca. 37.000 kr. hvorav halvparten ble utbetalt i desember. Den resterende delen vil bli utbetalt i løpet av vinteren. Fra Tønsberg Bingo ble inntektene i år på 46.644 kr. omtrent det samme som i fjor. 5
Årets klubblotteri ga ca. 8.000 kr. i netto inntekter mens salg av kalendere innbrakte inntekter på fjorårets nivå, ca. 15.000 kr. netto. På kostnadssiden endte personalkostnadene ca. 104.000 kr. lavere enn budsjettert, driftskostnader bane ca. 2% lavere enn budsjettert Investeringene beløp seg til 1,1 mill. kr., det er en reduksjon på ca. 0,7 mill. kr. sammenlignet med 2011 og ca. 0,6 mill. kr. lavere enn budsjettert. Likviditetssituasjonen vurderes som tilfredsstillende. Beholdningen av likvide midler var ved utgangen av året 820.074 kr. mot 1.161.930 kr. på samme tidspunkt foregående år. Det er betalt 482.145 kr. i avdrag på lån. Langsiktig lån inkl. gjenværende obligasjonslån var ved utgangen av året 16,5 mill. kr. Dersom likviditeten skulle bli anstrengt på visse tider av året, spesielt januar og februar, har klubben avtale med banken om evt, å utsette avdrag på avdragslånet, evt, trekke opp på et lån gitt i forbindelse med klubbhusprosjektet i 2010/2011. Budsjett 2013 Inntekter I budsjettet er det bl.a. forutsatt 30 nye voksne medlemmer og 15 juniormedlememr på 18 hullsbanen og 50 nye medlemmer på 9 hullsbanen. Ellers baserer inntektene fra medlemmene seg på medlemsstatus per 01.01.2013 som viser en nedgang på 95 medlemmer totalt sammenlignet med samme tidspunkt i fjor. Årskontingentene er foreslått uendret i forhold til 2012. Ordningen med gratis baller på drivingrangen er foreslått videreført. Etter styrets oppfatning har dette tiltaket vært en suksess i 2012; kfr. blant annet utsagn og begrunnelser for å melde seg inn i klubben fra nye medlemmer. Styrets motivasjon for tiltaket har vært å stimulere til økt mestringsfølelse spesielt for dem med høyt handicap og dermed bidra til at færre slutter på grunn av stagnasjon i den sportslige utviklingen. Når det gjelder nyrekruttering til klubben, oppfordres alle medlemmene til å bidra positivt ved å være gode ambassadører for klubben og hva den står for. Inviter med familie, venner og bekjente til klubben og la de bli kjent med hva golfen har å tilby. Drivingrangen og 9-hullsbanen er ypperlige arenaer for dette i tillegg til mulighetene i klubbhusfasilitetene. Legg spesielt vekt på golfens helsemessige og sosiale aspekter for å få venner og bekjente til å prøve seg. I forhold til sammenlignbare er klubbens kontingentnivå fortsatt svært konkurransekraftig. Sponsorinntektene er budsjettert til 1 mill. kr. Dette er på nivå med 2012. Greenfeeinntektene er budsjettert til 1,225 mill. kr. hvilket er ca. 75.000 kr. over det som ble oppnådd i 2012. Noe økte greenfeesatser er hovedårsaken til denne budsjettøkningen. Det er budsjettert med 1,4 mill. kr. på årsbasis fra café-/restaurantvirksomheten som ble overtatt medio oktober 2012. Når det gjelder øvrige inntekstposter totalt, forventes ingen vesentlige endringer sammenlignet med 2012. Kostnader Styret har lagt til grunn et stramt kostnadsbudsjett for 2013 generelt. Årsaken til dette ligger i de noe usikre inntektsforventingene for 2013 når det gjelder medlemsinntekter, greenfeeinntekter og sponsorinntekter. Dersom inntektene viser seg å overskride budsjettene, vil styret vurdere å gjennomføre enkelte av arbeidene og/eller prosjektene som er satt på vent. Når det gjelder personalkostnadene for 2013, skyldes økningen i disse driften av café-/restaurantvirksomheten. Investeringer Styret foreslår et investeringsbudsjett på 125.000 kr. i 2013. Dette er et minimumsbudsjett. Da styret har prioritert å styrke klubbens likvide situasjon, ønsker styre å markere dette ved å holde investeringsnivået på et svært lavt nivå; også i forhold til hva investeringene har beløpt seg til de siste årene. Styret ser dette som et midlertidig tiltak, og begrunner også dette med golfbanens 6
generelle kvalitetsnivå sammenlignet med andre golfbaner en ønsker å sammenligne seg med. Det må presiseres at investeringsbehovene fra og med 2014 vil måtte antas å ligge på nivå med årlige fremtidige avskrivningsbeløp. Resultat Budsjettet viser et positivt resultat på 35.473 kr. Fortsatt drift Årsregnskapet er avlagt under forutsetningen om fortsatt drift da det etter styrets oppfatning ikke er forhold som tilsier noe annet. Styret Styret kan ikke se seg fornøyd med årets underskudd på 127.134 kr. Etter styrets oppfatning gir det fremlagte regnskapet og balanse med tilhørende noter en rettvisende oversikt over klubbens stilling per 31.12.2012. Styret mener at klubben fortsatt har en meget sterk posisjon i golfmarkedet både med tanke på golfanlegget og tilbudet av medlemsfordeler. Styret har et klart ønske for 2013 om at Vestfold Golfklubb på alle måter skal være et godt sted å være for våre ansatte, medlemmer, samarbeidspartnere og gjester. Avslutningsvis vil styret rette en takk til alle medlemmene som har stilt opp med positivitet og engasjement for klubben på ulike områder gjennom frivillig innsats og dugnadsarbeid. Dette arbeidet representerer betydelige verdier for klubben rent økonomisk og miljømessig. Vear, 24.01.2013 Bjarne Kihle Frank Christensen Trude Frydenberg Styreleder Nestleder Styremedlem Sign. Sign. Sign. Morten Hassum Reidun Aas Johansen Petter Holmsen Styremedlem Styremedlem Styremedlem Sign. Sign. Sign. Knut Gran Daglig leder Sign. 7
Vestfold Golfklubb Årsregnskap 2012 Resultatregnskap 01.01-31.12 Note 2012 Budsjett Budsjett 2012 2011 2013 Kontingenter 7 282 307 7 518 325 6 895 511 6 978 410 Innmeldingsavgifter 4 000 50 000 25 570 25 000 Greenfees 1 149 633 1 200 000 1 108 865 1 225 000 Sponsorinntekter 984 878 1 000 000 817 403 1 000 000 Øvrige inntekter 1 533 311 1 263 000 1 510 162 2 752 500 Sum inntekter 10 954 129 11 031 325 10 357 511 11 980 910 Turnering- og treningskostnader 659 556 547 000 573 366 455 000 Lønnskostnad 2 3 724 309 3 828 387 3 316 083 4 274 143 Administrasjonskostnader 1 440 814 1 486 330 1 527 595 1 479 200 Avskrivning på varige driftsmidler 3 1 323 204 1 347 716 1 495 485 1 206 779 Banekostnader 2 193 374 2 122 500 1 879 405 2 140 000 Annen driftskostnad 625 951 540 000 517 838 1 296 800 Sum kostnader 9 967 208 9 871 933 9 309 772 10 851 922 Driftsresultat 986 921 1 159 392 1 047 739 1 128 988 Renteinntekter 45 163 40 000 42 894 45 000 Pantegjeldsrenter 1 135 186 1 112 343 1 063 229 1 128 515 Andre finanskostnader 24 032 10 000 14 103 10 000 Ordinært resultat før skattekostnad -127 134 77 049 13 301 35 473 Skattekostnad på ordinært resultat 0 0 0 0 Ordinært resultat -127 134 77 049 13 301 35 473 Årsresultat -127 134 77 049 13 301 35 473 Anvendelse av årsresultatet Til kapitalkonto 7-127 134 77 049 13 301 35 473 Sum anvendelse -127 134 77 049 13 301 35 473 8
Balanse Note 31.12.2012 31.12.2011 EIENDELER Anleggsmidler Varige driftsmidler Tomter, bygninger og annen fast eiendom 3 22 152 667 22 521 075 Maskiner 3 1 253 211 1 162 059 Prosjekter under arbeid 3 3 467 0 Sum varige driftsmidler 23 409 345 23 683 134 Finansielle anleggsmidler Forskuddsbetalt leasing 0 0 Sum finansielle anleggsmidler 0 0 Sum anleggsmidler 23 409 345 23 683 134 Omløpsmidler Fordringer Andre fordringer 310 458 349 099 Varelager 10 213 0 Sum fordringer 320 671 349 099 Bankinnskudd, kontanter og lignende 8 820 074 1 161 930 Sum omløpsmidler 1 140 745 1 511 029 SUM EIENDELER 24 550 089 25 194 163 9
Balanse EGENKAPITAL OG GJELD Egenkapital Note 31.12.2012 31.12.2011 Opptjent egenkapital Kapitalkonto 7 7 339 387 7 326 086 Årets resultat 7-127 134 13 301 Sum opptjent egenkapital 7 212 253 7 339 387 Sum egenkapital 7 212 253 7 339 387 Gjeld Langsiktig finansiering Obligasjonslån 4,5,6 104 000 112 040 Sum langsiktig finansiering 104 000 112 040 Annen langsiktig gjeld Gjeld til kredittinstitusjoner 4,5 16 392 840 16 874 985 Sum annen langsiktig gjeld 16 392 840 16 874 985 Kortsiktig gjeld Leverandørgjeld 126 747 210 113 Skyldige offentlige avgifter 294 892 264 351 Annen kortsiktig gjeld 419 357 393 287 Sum kortsiktig gjeld 840 996 867 751 Sum gjeld 17 337 836 17 854 776 SUM EGENKAPITAL OG GJELD 24 550 089 25 194 163 Vear, 24.01.2013 I styret for Vestfold Golfklubb Bjarne Kihle Frank Christensen Trude Frydenberg Styreleder Nestleder Styremedlem Sign. Sign. Sign. Morten Hassum Reidun Aas Johansen Petter Holmsen Styremedlem Styremedlem Styremedlem Sign. Sign. Sign. Knut Gran Daglig leder Sign. 10
Note 1 - Regnskapsprinsipper, vesentlige regnskapsposter Årsregnskapet består av resultatregnskap, balanse og noteopplysninger og er avlagt i samsvar med regnskapslov og god regnskapsskikk i Norge for små foretak gjeldende pr. 31.desember 2012. I henhold til NIFs reglement er klubben definert som stor idrettsorganisasjon. Det følger således av regnskapslovens 1-2 å følge bokføring etter regnskapslovens bestemmelser. Årsregnskapet er basert på de grunnleggende prinsipper og klassifiseringen av eiendeler og gjeld følger regnskapslovens definisjoner. Ved anvendelse av regnskapsprinsipper og presentasjon av transaksjoner og andre forhold, legges det vekt på økonomiske realiteter, ikke bare juridisk form. Inntektsførings- og kostnadsføringstidspunkt - sammenstilling Inntekt resultatføres som hovedregel når den er opptjent. Utgifter sammenstilles med og kostnadsføre samtidig med de inntekter utgiftene kan henføres til. Utgifter som ikke kan henføres direkt til inntekter, kostnadsføres når de påløper. Varige driftsmidler Varige driftsmidler føres i balansen til anskaffelseskost, fratrukket akkumulerte av- og nedskrivninger. Alle leieavtaler kostnadsføres som vanlig leiekostnad, og klassifiseres som ordinær driftskostnad. Ordinære avskrivninger er beregnet lineært over driftsmidlenes økonomiske levetid med utgangspunkt i historisk kostpris. Fordringer Fordringer er oppført til pålydende med fradrag for forventede tap. Utsatt skatt og skattekostnad Vestfold Golfklubb har ihht. Skattelovens 2-32, 2.ledd fritak for å betale formues- og inntektsskatt. Fritaket innebærer også fritak for å innlevere selvangivelse til likningsmyndighetene. Note 2 - Lønnskostnader / Antall ansatte / Godtgjørelser mm Lønnskostnader mm. 01.01-31.12.: 2012 2011 Lønninger 3 212 754 2 996 036 Folketrygdavgift 454 446 477 983 Pensjonskostnader 84 491 78 036 Andre ytelser -27 382-235 972 Lønnskostnader 3 724 309 3 316 083 Gjennomsnittlig antall ansatte: 8 8 Godtgjørelser (i kroner) Daglig leder Styret Lønn 655 668 0 Ytelse til pensjonsforpliktelser 15 087 0 Annen godtgjørelse 1 155 0 Revisor Kostnadsført revisjonshonorar for 2012 utgjør 33 600 kr. 11
Note 3 - Varige driftsmidler Golfbane Klubbhus, bygg mm Vanningsanlegg Park.- plass Inventar/ utstyr Maskiner Prosj. under arbeid Sum Anskaffelseskost 01.01 24 678 807 4 535 993 2 406 136 286 760 928 440 5 512 508 0 38 348 644 Tilgang driftsmidler 268 847 111 790 0 0 43 143 622 170 3 468 1 049 418 Avgang driftsmidler 0 0 0 0 0 0 0 0 Anskaffelseskost 31.12 24 947 654 4 647 783 2 406 136 286 760 971 583 6 134 678 3 468 39 398 062 Avskrivninger pr. 01.01 5 369 204 1 507 569 2 316 579 103 712 819 040 4 549 407 0 14 665 511 Avgang driftsmidler 0 0 0 0 0 0 0 0 Akkumulerte avskr. 31.12 5 893 520 1 736 067 2 390 570 115 508 893 182 4 959 868 0 15 988 715 Balanseverdi pr. 31.12 19 054 134 2 911 716 15 566 171 252 78 401 1 174 810 3 468 23 409 347 Årets avskrivninger 524 316 228 498 73 991 11 796 74 142 410 461 1 323 204 Avskrivningsplan 2 % 2-10% 5-10% 4 % 33 % 20 % Note 4 - Gjeld Gjeld som forfaller til betaling mer enn fem år etter regnskapsårets slutt: 31.12.2012 31.12.2011 Obligasjonslån 0 0 Gjeld til kredittinstitusjoner 13 750 000 14 750 000 Av klubbens langsiktige lån er 15 mill. kr. rentesikret via en rentebytteavtale inngått senhøstes 2006. 10 mill. kr. er sikret med en fastrentesats på 4,65% pluss bankens margin som p.t. er 2,40%. Dette lånet er sikret frem til 19.12.2016. 5 mill. kr. er sikret med en fastrentesats på 4.64% pluss bankens margin som p.t. er 2,40%. Dette lånet er sikret frem til 18.12.2013. Note 5 - Pantstillelser og garantiansvar Balanseført gjeld som er sikret ved pant ol. 31.12.2012 31.12.2011 Obligasjonslån 0 0 Gjeld til kredittinstitusjoner 16 392 840 16 874 985 Sum 16 392 840 16 874 985 Balanseført verdi av eiendeler stilt som sikkerhet for pantesikret gjeld: Golfbane 19 054 134 19 309 603 Klubbhus/ Driftsbygning 2 911 716 3 028 422 Vanningsanlegg 15 566 89 557 Sum 21 981 416 22 427 582 Note 6 - Obligasjonslån Obligasjonslånet fra klubbens medlemmer ble på årsmøtet for 2005 besluttet avviklet og tilbakebetalt. Av lånet på 6.860.000 kr. er 6.756.000 kr. tilbakebetalt i løpet av 2006-2012. Ved utgangen av året var det 13 medlemmer som fortsatt hadde totalt 104.000 kr. til gode. Utbetaling vedr. de resterende utestående beløp vil skje etter hvert som klubben får skaffet tilveie kontonummere fra disse medlemmene. Dette var et rente- og avdragsfritt lån som var sikret ved pant i klubbens faste eiendom/leieretter. 12
Note 7 - Egenkapital Egenkapital 01.01.2012 7 339 387 Resultat 2012-127 134 Egenkapital 31.12.2012 7 212 253 Note 8 - Skattetrekkmidler Saldo på skattetrekkskonto per 31.12.2012 er 144.629 kr. Note 9 - Endringer i medlemsmassen Fra - til Utmeldt K1 K7 K3 K6 K1 Aktive over 22 53 13 21 1 K2 Passive m/spillerett 3 1 4 K3-1 Passive senior 33 8 K3-2 Passive junior 1 K4-1 Juniorer 0-12 år 0 K4-2 Juniorer 13-18 år 2 4 K5 Juniorer 19-21 år 2 1 K6 Studenter/militæret 5 K7 Medlem 9-hullsbanen 32 1 Antall medlemmer pr. 1. januar 2013: 1 370 stk (Antall medlemmer pr. 1. januar 2012: 1 465 stk) 13
KPMG AS Telephone +47 04063 Thor Dahlsgt. 1-3 Fax +47 33 45 46 01 P.O. Box 150 Internet www.kpmg.no N-3201 Sandefjord Enterprise 935 174 627 MVA Til årsmøte i Vestfold Golfklubb REVISORS BERETNING Uttalelse om årsregnskapet Vi har revidert årsregnskapet for Vestfold Golfklubb som viser et underskudd på kr 127 134. Årsregnskapet består av balanse per 31. desember 2012 og resultatregnskap for regnskapsåret avsluttet per denne datoen, og en beskrivelse av vesentlige anvendte regnskapsprinsipper og andre noteopplysninger. Styrets og daglig leders ansvar for årsregnskapet Styret og daglig leder er ansvarlig for å utarbeide årsregnskapet og for at det gir et rettvisende bilde i samsvar med regnskapslovens regler og god regnskapsskikk i Norge, og for slik intern kontroll som styret og daglig leder finner nødvendig for å muliggjøre utarbeidelsen av et årsregnskap som ikke inneholder vesentlig feilinformasjon, verken som følge av misligheter eller feil. Revisors oppgaver og plikter Vår oppgave er å gi uttrykk for en mening om dette årsregnskapet på bakgrunn av vår revisjon. Vi har gjennomført revisjonen i samsvar med lov, forskrift og god revisjonsskikk i Norge, herunder International Standards on Auditing. Revisjonsstandardene krever at vi etterlever etiske krav, og planlegger og gjennomfører revisjonen for å oppnå betryggende sikkerhet for at årsregnskapet ikke inneholder vesentlig feilinformasjon. En revisjon innebærer utførelse av handlinger for å innhente revisjonsbevis for beløpene og opplysningene i årsregnskapet. De valgte handlingene avhenger av revisors skjønn, herunder vurderingen av risikoene for at årsregnskapet inneholder vesentlig feilinformasjon, enten det skyldes misligheter eller feil. Ved en slik risikovurdering tar revisor hensyn til den interne kontrollen som er relevant for selskapets utarbeidelse av et årsregnskap som gir et rettvisende bilde. Formålet er å utforme revisjonshandlinger som er hensiktsmessige etter omstendighetene, men ikke for å gi uttrykk for en mening om effektiviteten av selskapets interne kontroll. En revisjon omfatter også en vurdering av om de anvendte regnskapsprinsippene er hensiktsmessige, og om regnskapsestimatene utarbeidet av ledelsen er rimelige, samt en vurdering av den samlede presentasjonen av årsregnskapet. Etter vår oppfatning er innhentet revisjonsbevis tilstrekkelig og hensiktsmessig som grunnlag for vår konklusjon. Konklusjon Etter vår mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter, og gir et rettvisende bilde av den finansielle stillingen til Vestfold Golfklubb per 31. desember 2012 og av resultater for regnskapsåret, som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med regnskapslovens regler og god regnskapsskikk i Norge. Offices in: 14 KPMG AS, a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. Statsautoriserte revisorer - medlemmer av Den norske Revisorforening. Oslo Alta Arendal Bergen Bodø Elverum Finnsnes Grimstad Hamar Haugesund Knarvik Kristiansand Larvik Mo i Rana Molde Narvik Røros Sandefjord Sandnessjøen Stavanger Stord Straume Tromsø Trondheim Tønsberg Ålesund
Revisors beretning2012 Vestfold Golfklubb Uttalelse om øvrige forhold Konklusjon om årsberetningen Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, mener vi at opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet og forutsetningen om fortsatt drift er konsistente med årsregnskapet og er i samsvar med lov og forskrifter. Konklusjon om registrering og dokumentasjon Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, og kontrollhandlinger vi har funnet nødvendig i henhold til internasjonal standard for attestasjonsoppdrag (ISAE) 3000 «Attestasjonsoppdrag som ikke er revisjon eller forenklet revisorkontroll av historisk finansiell informasjon», mener vi at ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av selskapets regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god bokføringsskikk i Norge. Sandefjord, 28. januar 2013 KPMG AS Frode Bohlin Lea Statsautorisert revisor 15 Side 2 av 2
Årsrapport Kontrollkomitéen Kontrollkomitéen har bestått av følgende: Henrik Lunde leder Gard Hansen Susann Heimdal Det har vært et møte med styreleder og nestleder i 2012. Ingen saker har vært til behandling. Henrik Lunde Leder «Hole in one» sesongen 2012 07. april Jarle Olsen hull 1 18-hullsbanen 28. mai Gard Hansen hull 16 18-hullsbanen 08. juni Per Erik Løff hull 1 18-hullsbanen 06. juli Tom Barland hull 12 18-hullsbanen 21. aug Thor Eriksen hull 1 18-hullsbanen Vi gratulerer alle sammen! 16
Styrets forslag til innmeldingsavgift og årskontingenter Kategori 1 Aktive medlemmer fra 22 år (født 1991 og tidligere) Årskontingent kr 7 300 Innmeldingsavgift kr 500 Ved avtalegiro (inkl alt) pr mnd kr 625 Kategori 2 Passive medlemmer m/spillerett kr 3 300 Ved avtalegiro (inkl alt) pr mnd kr 290 pluss halv greenfee på begge baner Kategori 3 Passive medlemmer seniorer kr 1 300 Ved avtalegiro (inkl alt) pr mnd kr 125 Passive medlemmer juniorer kr 300 pluss full greenfee på begge baner NB!! Man må først ha vært aktiv før man kan melde seg passiv. Kategori 4 Aktive juniormedlemmer til og med 18 år Årskontingent (født 2001 og senere) kr 2 200 Ved avtalegiro (inkl alt) pr mnd kr 195 Årskontingent (født 1995-2000) kr 2 700 Ved avtalegiro (inkl alt) pr mnd kr 235 Kategori 5 Kategori 6 Kategori 7 Aktive ungdomsmedlemmer 19-21 år Årskontingent (født 1992-1994) kr 3 450 Ved avtalegiro (inkl alt) pr mnd kr 300 Aktive medlemmer 22-28 år under utdanning eller militæret Årskontingent (født 1985-1991) kr 3 500 Ved avtalegiro (inkl alt) pr mnd kr 330 Medlemmer under utdanning eller militæret må søke på nytt innen 1. januar hvert år om redusert kontingent og/eller utsettelse med betaling av innmeldingsavgift. Aktive medlemmer 9-hullsbanen Årskontingent kr 3 800 Innmeldingsavgift kr 500 Ved avtalegiro (inkl alt) pr mnd kr 330 Halv greenfee på 18-hullsbanen Årskontingentene er iår inkludert Norsk Golf og NGF-avgift iht retningslinjer fra Norges Golfforbund. Kontingenten skal betales som vanlig innen 1. mars, med mindre man har inngått avtale om avtalegiro pr mnd. NB!! Alle medlemmer blir belastet med et administrasjonsgebyr på kr 50,- ved første fakturering. (Ved avtalegiro er dette lagt inn i månedsprisen) 17
Forslag til årsmøtet i Vestfold Golfklubb LOV FOR VESTFOLD GOLFKLUBB (basert på lovnorm vedtatt av idrettsstyret 28. november 2011) Lov for Vestfold Golfklubb, stiftet 26. mars 1958, med senere endringer vedtatt i general for samlinger 25. april 1962, 24. mai 1963, 21. mars 1966, 9. januar 1967, 29. januar 1968, 9. desember 1987, 17. januar 1995, 10. februar 2000, 15. februar 2001, 21. februar 2002, 11. februar 2004, 15. februar 2005, 15. februar 2006, 14. februar 2007, 13. februar 2008, 11. februar 2009 og 8. februar 2012 I. INNLEDENDE BESTEMMELSER 1 Formål (1) Vestfold Golfklubbs formål er å drive idrett og golfvirksomhet organisert i Norges idrettsforbund og olym piske og paralympiske komité (NIF). (2) Arbeidet skal preges av frivillighet, demokrati, lojalitet og likeverd. All idrettslig aktivitet skal bygge på grunnverdier som idrettsglede, fellesskap, helse og ærlighet. 2 Organisasjon (1) Vestfold Golfklubb (Idrettslaget) er selveiende og frittstående med utelukkende personlige medlemmer. (2) Idrettslaget er medlem av Norges Golfforbund. (3) Idrettslaget er medlem av NIF gjennom Vestfold idrettskrets, hører hjemme i Stokke kommune, og er medlem av Stokke idrettsråd. (4) Idrettslaget skal følge NIFs og tilsluttede organisasjonsledds regelverk og vedtak. NIFs lov gjelder for idrettslaget uavhengig av hva som måtte stå i idrettslagets egen lov. 3 Medlemmer (1) Alle som aksepterer Idrettslagets og overordnede organisasjonsledds regelverk og vedtak kan bli tatt opp som medlem. En søker kan ikke tas opp som medlem uten å ha gjort opp evt. økonomiske forpliktelsene til idrettslaget og andre organisasjonsledd i NIF. (2) Medlemskap kan nektes i særlige tilfeller. Idrettslagets avgjørelse kan påklages til idrettskretsen. Klage fristen er 3 uker etter at vedtaket er mottatt. Idrettskretsens avgjørelse kan påklages til Idrettsstyret innen 3 uker etter at rekommandert melding er mottatt. (3) Medlemskap i idrettslaget er først gyldig og regnes fra den dag første kontingent er betalt. (4) Medlemmet plikter å overholde NIFs, tilsluttede organisasjonsledds og idrettslagets regelverk og vedtak. (5) Utmelding skal skje skriftlig til Idrettslagets administrasjon og får virkning når den er mottatt f.o.m. det påfølgende kalenderåret. (6) Den som ikke er skriftlig utmeldt eller ikke har meldt overgang til medlemskategori med lavere kontingent sats innen 31.12 anses som medlem av den tidligere kontingentklasse i det påfølgende året. (7) Studenter/lærlinger/personer under utdanning/militærtjeneste må søke styret om moderasjon på nytt hvert år innen 31.12. (8) Idrettslaget kan frata medlemskap fra medlem som etter purring ikke betaler fastsatt medlemskontingent. Medlem som skylder kontingent for to år, taper automatisk sitt medlemskap i idrettslaget og skal strykes fra lagets medlemsliste. Medlem som har tapt sitt medlemskap, kan ikke tas opp igjen før skyldig kontingent er betalt. (9) Idrettslaget skal føre medlemslister. (10) Idrettslaget plikter å føre elektroniske medlemslister i idrettens nasjonale medlemsregister i tråd med forskrift gitt av Idrettsstyret. 18
(11) Årsmøtet i Idrettslaget vedtar for hvert år Idrettslagets medlemskategorier. (12) Maksimalt antall medlemmer i Idrettslaget kan være 1.900. Dette antall medlemmer kan endres ved vedtak på årsmøtet etter innstilling fra styret. (13) Idrettslaget skal føre venteliste dersom maksimalt antall medlemmer inntreffer. Ventelisten skal være tilgjengelig for alle. (14) For å bli innført i ventelisten må ønske om dette meddeles Idrettslaget skriftlig. (15) Prioriteten på ventelisten avgjøres etter hvilket tidspunkt skriftlig meddelelse som nevnt ovenfor, er mottatt av Idrettslaget. (16) For å registrere seg og beholde sin plass på ventelisten, betales et årlig vederlag som fastsettes av årsmøtet etter innstilling fra styret. (17) Dersom en person i sin tur tilbys medlemskap i Idrettslaget og avslår dette, strykes vedkommende fra ventelisten. Evt. innbetalt vederlag refunderes ikke. (18) Under spill følges The Royal and Ancient Golf Club of St. Andrews regler og gjeldende regler for Golf etikette. Styret fastsetter de lokale reglene. Ethvert medlem er forpliktet til å rette seg etter gjeldende regler og bestemmelser for utøvelse av spillet på banen, og til å overholde ordensforskriftene for så vel banen som for klubbhuset og øvrige anlegg. Det er ethvert medlems rett og plikt å påtale overtredelser av de bestemmelsene og reglene Idrettslaget har. Medlemmene er også forpliktet til å hjelpe til med å bevare banen i best mulig stand. Enhver som overtreder disse bestemmelsene og reglene eller på annen måte viser uverdig opptreden, kan straffes i overensstemmelse med NIFs Straffebestemmelser om forgåelser. 4 Medlemskontingent og avgifter (1) Medlemskontingenten fastsettes av årsmøtet etter innstilling fra styret. Andre avgifter/egenandeler kan kreves for deltakelse i idrettslagets aktivitetstilbud. (2) Medlemmer som ikke har betalt forfalt kontingent, har ingen rett til spill på banen. (3) Styret har anledning til å sette ned eller frafalle deler av kontingent etter søknad ved sykdom, militærtje neste, arbeidsløshet eller av andre ekstraordinære grunner. II. TILLITSVALGTE OG ANSATTE 5 Kjønnsfordeling (1) Ved valg/oppnevning av representanter til årsmøte/ting, samt medlemmer til styre, komitéer, råd og utvalg mv. i idrettslaget skal det velges personer av begge kjønn. (2) Sammensetningen skal være forholdsmessig i forhold til kjønnsfordelingen i medlemsmassen, dog slik at det skal være minst to representanter av hvert kjønn der det velges eller oppnevnes mer enn 3 personer. Der det velges eller oppnevnes 3 personer eller færre skal begge kjønn være representert. Ansattes representant teller ikke med ved beregningen av kjønnsfordelingen. (3) Idrettskretsen kan, når det foreligger særlige forhold, gi dispensasjon fra denne bestemmelsen. (4) Idrettsstyret kan gi forskrift om nærmere vilkår for dispensasjon og konsekvensene av manglende oppfyllelse av bestemmelsen. 6 Generelle regler om stemmerett, valgbarhet, forslagsrett m.v. (1) For å ha stemmerett og være valgbar må man være fylt 15 år, vært medlem av idrettslaget i minst én måned og ha oppfylt medlemsforpliktelsene. Ingen kan møte eller avgi stemme ved fullmakt. (2) En arbeidstaker i et idrettslag har ikke stemmerett på idrettslagets ordinære eller ekstraordinære årmøte. Dette gjelder ikke for spiller/utøver med kontrakt og medlemskap i laget. (3) En person kan ikke samtidig inneha mer enn ett av følgende verv i idrettslaget: medlem av styre, valg komité, kontrollkomité, lovutvalg, revisor. 19
(4) En person kan ikke ha tillitsverv knyttet til samme idrett i flere idrettslag som deltar i samme konkurranse. (5) Engasjert revisor har talerett på ordinært og ekstraordinært årsmøte i saker som ligger innenfor sitt arbeidsområde. (6) Representant fra overordnet organisasjonsledd har talerett på ordinært og ekstraordinært årsmøte i idrettslaget. (7) Med forslagsrett menes retten for medlem til å fremme forslag til idrettslagets årsmøte og til å fremme forslag under årsmøtet. 7 Valgbarhet og representasjonsrett for arbeidstaker og oppdragstaker (1) En arbeidstaker i idrettslaget er ikke valgbar til verv i laget eller overordnede organisasjonsledd. Tillitsvalgt som får ansettelse i idrettslaget plikter å fratre tillitsvervet, og gjeninntrer når ansettelsesforholdet opphører. (2) En arbeidstaker i idrettslaget kan ikke velges eller oppnevnes som representant til årsmøte/ting eller møte i overordnede organisasjonsledd. (3) Første og andre ledd gjelder ikke for arbeidstaker som er spiller/utøver med kontrakt og medlemskap i idrettslaget. (4) Bestemmelsen får tilsvarende anvendelse på person som har oppdragsavtale som i omfang kan sammen lignes med et ansettelsesforhold med idrettslaget. (5) Denne bestemmelsen er ikke til hinder for at idrettslaget gir de ansatte rett til å utpeke et eller flere medlemmer blant de ansatte til idrettslagets styre. (6) Idrettskretsen kan, når det foreligger særlige forhold, gi dispensasjon. (7) Idrettsstyret kan gi forskrift om nærmere vilkår for dispensasjon. 8 Valgbarhet og representasjonsrett for andre personer med tilknytning til idrettslaget (1) En person som har en avtale med idrettslaget, som gir vedkommende en økonomisk interesse i driften av idrettslaget, er ikke valgbar til verv innen idrettslaget eller overordnet ledd. Det samme gjelder styre medlem, ansatt i eller aksjonær med vesentlig innflytelse i en juridisk person med økonomiske interesse i driften av idrettslaget. Begrensningen gjelder ikke for styremedlem oppnevnt av idrettslaget. Tillitsvalgt som får en slik avtale, styreverv, ansettelse eller eierandel, plikter å fratre tillitsvervet, og gjeninntrer når forholdet opphører. (2) Person som i henhold til første ledd ikke er valgbar, kan heller ikke velges eller oppnevnes som representant til årsmøte/ting eller møte i overordnede organisasjonsledd. (3) Idrettskretsen kan når det foreligger særlige forhold, gi dispensasjon. (4) Idrettsstyret kan gi forskrift om nærmere vilkår for dispensasjon. 9 Inhabilitet (1) En tillitsvalgt, oppnevnt representant eller ansatt i idrettslaget er inhabil til å tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse eller til å treffe avgjørelse: a) når vedkommende selv er part i saken b) når vedkommende er i slekt eller svogerskap med en part i opp- eller nedstigende linje eller i sidelinje så nær som søsken c) når vedkommende er eller har vært gift med eller er forlovet eller samboer med en part d) når vedkommende leder eller har ledende stilling i, eller er medlem av styret i et organisasjonsledd eller annen juridisk person som er part i saken. (2) Likeså er vedkommende inhabil når andre særegne forhold foreligger, som er egnet til å svekke tilliten til vedkommendes upartiskhet; blant annet skal det legges vekt på om avgjørelsen i saken kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for vedkommende selv eller noen som vedkommende har nær personlig 20