KLUBBHÅNDBOK for tillitsvalgte og trenere i Fotballgruppa Revidert august 2014
Kjære tillitsvalgt, medlem og trener! FORORD Rolvsøy Idrettsforening, Fotballstyret ønsker å lage en klubbhåndbok, som våre tillitsvalgte og trenere skal ha som et oppslagsverk. Vi vil be deg om å lese igjennom permen, slik at du får et innblikk i våre tanker, og hvilke oppgaver du går til og har som tillitsvalgt. Har du merknader eller kommentarer til permen eller innholdet i permen, vær vennlig å ta kontakt med et medlem av fotballstyret. Permen er inndelt i avsnitt for å gjøre det enkelt å finne frem, til det aktuelle emnet. Så langt er permen inndelt i åtte forskjellige avsitt. De forskjellige avsnitt er: Avsnitt 1, visjon, målsetning, verdigrunnlag, klubben og lagenes økonomi, dugnader, kontingenter og aktivitetsavgift, årshjul Avsnitt 2, Klubbens lover Avsnitt 3, Klubbens organisasjonsplan Avsnitt 4, Arbeidsoppgaver for tillitsvalgte, trenere og rutiner klubb, lag Avsnitt 5, Politiattester Avsnitt 6, HMS dokument Avsnitt 7, Kriseplan Avsnitt 8, Sportsplan Avsnitt 9, handlingsplan Permen er lagt slik at det skal være enkelt og bytte ut de enkelte avsnitt. Disse vil være datomerket, sørg derfor alltid å ha siste utgave i permen din! Klubbhåndboken vil også bli lagt ut på våre hjemmeside (www.rolvsoyif.no). Vi håper permen svarer til forventningene, lykke til! Rolvsøy Idrettsforening, august 2014 Fotballstyret - 2 -
AVSNITT 1 VISJON MÅLSETNING VERDIGRUNNLAG KLUBBEN og LAGETS ØKONOMI DUGNADER KONTIGENTER AKTIVITETSAVGIFT FORSIKRING ÅRSHJUL - 3 -
Klubbens navn: Rolvsøy Idrettsforening Stiftet: 20. april 1920 Postadresse: Postboks 141, 1662 Rolvsøy Besøksadresse: Svaneveien 52, 1662 Rolvsøy E-post adresse: post@rolvsoyif.no Internett adresse: www.rolvsoyif.no Telefon: Se liste over tillitsvalgte Organisasjonsnummer: 983 713 920 Bank forbindelse: DNB Bankkontonr.: 1145.10.82002 Medlem av : Norges Idrettsforbund og olympiske og paralympiske komité Tilknyttet: Norges Fotballforbund og Østfold Fotballkrets INNLEDNING Denne klubbhåndboka (boka) er ment som et verktøy for alle tillitsvalgte i Rolvsøy Idrettsforening. Boka skal gi svar på de viktigste spørsmålene om klubben, og gjøre det enkelt å finne ut hva som gjelder internt i klubben. Den skal sikre at det er kontinuitet i det som bestemmes og gjøres i klubben. Boka skal benyttes til å forstå og kommunisere hva som er viktig i vår klubb, hvem vi er og hvilke målgrupper vi er til for. Boka bør også gjøres kjent i spillegruppene og til foresatte. Vi oppfordrer dere til å komme med ros og ris og ikke minst innspill som kan gjøre håndboka enda mer brukervennlig. Håndboka er tilgjengelig på hjemmesiden vår: Det er fotballstyret v/sekretær som har ansvaret for at klubbhåndboka ajourføres. Sekretæren har også ansvar for at boken distribueres til de tillitsvalgte i Rolvsøy Idrettsforening, Fotballgruppa. 1. KLUBBENS VISJONER OG MÅLSETTNINGER. VISJON* Fotballglede, muligheter og utfordringer for alle. Flest mulig, lengst mulig! Rolvsøy IF skal være en klubb med likestilling og fravær av diskriminering der alle har like muligheter, rettigheter og plikter til å delta, og bruke sine ressurser på en positiv måte. Klubben vil etterstrebe å gi et tilbud til alle som ønsker å spille fotball ut i fra sine ønsker, behov og ambisjoner - hvor trivsel og glede skal være det overordnede mål. MÅLSETNINGER Rolvsøy Idrettsforening - Fotballgruppa skal være veldrevet og anerkjent. Klubben skal gi et attraktivt tilbud til, barn, ungdom og voksne. Klubben skal fremstå som ryddig, utadvendt og miljøbevisst. Klubben skal styrke tilhørighet til lokalsamfunnet Beholde flest mulige aktive - lengst mulig Gi talentene våre de beste forutsetninger for å bli best mulig Øke kompetansen på trener og leder siden God kommunikasjon og en tett dialog internt i gruppa Øke andelen aktive i jentefotballen (*Hva er visjon; -" det å se, oppleve noe fremtidig eller fjernt gjennom intuisjon, fantasi eller mystisk åpenbaring, forstilling (om noe positivt)". ARBEIDSMÅL: Gi positive opplevelser for den enkelte spiller Spilleren i sentrum. Skape en arena hvor lagånd, kameratskap, aksept, forståelse, samarbeid og samhold er nøkkelord i forhold til lagbygging og samhandling Laget i fokus. Skape en klubbtilhørighet og fellesskapsfølelse i et godt sosialt miljø, der både spillere, trenere lagledere og foreldre/ foresatte trives. Klubben i hjertet. - 4 -
AKTIVITETSMÅL: Ut i fra involvering, kartlegging og medbestemmelse, tilpasse trenings- og kamptilbudet etter spillerens ønsker og ambisjoner. Åssen har vi det. Gjennomføre differensierte opplegg slik at enhver spiller får et godt tilpasset opplegg. Være en aktiv partner i Byprosjektet (FFK og samarbeidsklubber) UTVIKLINGSMÅL: Rekruttere flere aktive på alle plan. Beholde flere aktive i klubben over lengre tid. Utvikle gode fotballspillere. Søke samarbeid med andre klubber i de årsklasser vi ikke kan stille lag. Skape trivsel og fellesskap. VERDIGRUNNLAG: Klubben skal være et fellesskap der alle tillitsvalgte lojalt bidrar til å virkeliggjøre klubbens visjoner, mål og verdier. Vi skal sammen skape en klubb vi kan være stolte av og som er respektert av andre. Våre mål, visjoner og strategier kan best utvikles og nås ved at vi har et felles sett av verdier som skal danne grunnlaget for alle våre handlinger, internt som overfor utenforstående. Våre grunnleggende verdier kan uttrykkes i ord som demokrati, frihet, likhet, medmenneskelighet, solidaritet, ærlighet, tillit, åpenhet og langsiktighet. Vi skal være åpne og inkluderende. Alle skal kunne få et tilbud tilpasset eget ferdighetsnivå, egne ønsker, egne ambisjoner og eget behov. Barn, ungdom og voksne skal kunne finne et positivt og stimulerende miljø preget av trygghet, trivsel, glede og følelse av mestring. Alkohol og narkotika hører ikke hjemme i noen sammenhenger i tilknytning til klubbens kamp- og treningsaktivitet og reiser til og fra kamper og under turneringer. Av miljømessige, sportslige, estetiske og sunnhetsmessige grunner er det ønskelig at heller ikke røyk og snus er en del av fotballmiljøet. KJENNETEGN: Klubbens ledere, tillitsvalgte, trenere, spillere og øvrige medlemmer skal være GRUNDIGE - OFFENSIVE - SJARMERENDE ØKONOMI Fotballstyret gir et beløp til hvert lag (lagkasse), dette gjøres når budsjettet fastsettes. Kontakt gruppas økonomiansvarlige for mer informasjon. Det er ikke tillat å ha en egen konto eller kontanter oppbevart av lagets ledere. All pengestrøm skal settes inn på fotballstyrets konto, men slike midler blir selvfølgelig en del av lagets lagkasse. FELLES DUGNADER I FOTBALLGRUPPA KIOSK ØSTFOLDHALLEN (inntekter går til fotballgruppa) vinterhalvåret, kiosken i Østfoldhallen (september til april), dugnaden for det enkelte lag, går fra mandag til søndag. Ved enkelte arrangement kan det være behov for flere personer, ta kontakt med hallbestyrer i Østfoldhallen før lagets dugnad. KIOSK ROLVSØY IDRETTSFORENING ARENA (inntekter går til fotballgruppa) sesongen, kiosken på Rolvsøy Arena (april til september, avhengig av seriestart/-avslutning. dugnaden for det enkelte lag, går fra mandag til søndag. MINITREFF (BENDIT CUP) (inntekter går til fotballgruppa) Ved påsketider arrangeres Minitreff (Bendit Cup) i Østfoldhallen, denne går over flere dager, og oppgavene er mange, dommere, fruktskjærere, kioskvakter, ryddevakter, inngangsvakter. Dugnadsliste blir sendt ut av turneringsansvarlig i god tid før arrangementet. - 5 -
UNGDOMSTREFF (KM i 5'er fotball i Østfoldhallen), (inntekter går til fotballgruppa) Ved påsketider arrangeres U - treff (KM i 5'er fotball), denne går over flere dager, og oppgavene er sekretariat vakter, kioskvakter, ryddevakter, inngangsvakter. Dugnadsliste blir sendt ut av turneringsansvarlig i god tid før arrangementet. FREDRIKSSTAD BLAD ROMJULSCUP (ROMJULSCUP), (inntekter går til fotballgruppa) Senior cup, 7'er fotball i Østfoldhallen Arrangeres i romjulen (ca. 18/12 til 30/12). Klubbens seniorgruppe står for, kioskvakter, ryddevakter, inngangsvakter. Dugnadsliste blir sendt ut fra Seniorgruppas styre.. JULEKALENDER (inntekter går til hovedstyre) Salg av julekalendere, det blir delt ut ca. 10 kalendere til hver aktiv, giro følger vedlagt kalenderne. Det vil bli tatt hensyn til om det er andre familiemedlemmer som også får utdelt kalendere. KONTIGENTER OG AKTIVITETSAVGIFT: Klubben har to avgifter, kontingent og aktivitetsavgift. Kontingenten går til hovedstyret, endring av denne kan kun skje på klubbens hovedårsmøte, som avholdes i februar. Aktivitetsavgiften går til fotballgruppa, er differensiert i forhold alder. Endring av denne kan kun skje på fotballgruppas årsmøte, som avholdes i november. Informasjoner om kontingenter og aktivitetsavgifter henvises det til våre hjemmesider (www.rolvsoyif.no), hvor det til en hver tid vil være oppdatert informasjon. HVA YTER KLUBBEN: flotte treningsforhold klubb relatert treningsutstyr fine garderobe fasiliteter treninger med engasjerte og erfarne trenere, hvor alle blir sett egen treningskoordinator flere treninger per uke, i eldre årsklasser keepertrener for målvakter engasjerte lagledere deltagelse i cuper gratis deltagelse i RIF's egne cuper spilledrakter under kamper sosiale arrangementer gratis ferieaktivitet DUGNADER/FORESATTE Slike inntekter går uavkortet til laget, styret skal alltid informeres ved slike avtaler. Slike avtaler må ikke inngås hvis de er i konkurranse med klubbens øvrige sponsorer. Når det gjelder utstyr til laget, er klubben er forpliktet igjennom en utstyrs avtale med. PROZO. Dette betyr at alt som er relatert til PROZO AS sitt vareutvalg, må kjøpes igjennom disse. Hvis laget kjøper klubbrelatert utstyr som IKKE kan leveres av PROZO, tillates det ikke å ha klubbens logo på slikt utstyr! - 6 -
FORSIKRINGER LAGFORSIKRING SENIORFOTBALL Gjelder alle våre seniorlag for menn og kvinner, herunder både 11'er og 7'er fotball og 5'er lag. Klubben er ansvarlig for at spillerne er korrekt registrert i FIKS. Alle spillere, som er korrekt registrert i gjennom FIKS, vi være forsikret med grunnforsikring så fremt klubben har betalt forsikringen innenfor betalingsfristen. Spillere som er skyldig kontingent og aktivitets avgift til Rolvsøy idrettsforening, vil ikke bli registrert i FIKS og er dermed ikke forsikret og de er heller ikke spilleberettiget. LAGFORSIKRING UNGDOMSFOTBALL Gjelder alle lag i ungdomsfotballen (13-19 år), både 11'er og 7'er fotball og 5'er lag. Spillerne inngår i NFFs fotballforsikring og er dekket med grunnforsikring. Klubben er ansvarlig for at spillerne har gyldig forsikring ved at spillerne er korrekt registrert i FIKS. Spillere som er skyldig kontingent og aktivitetsavgift til Rolvsøy idrettsforening, vil ikke bli registrert i FIKS og er dermed ikke forsikret og de er heller ikke spilleberettiget. FORSIKRING BARNEIDRETT Barneidretten er som tidligere, dekket gjennom Norges Idrettsforbund barnidrettsforsikring. Forsikringen omfatter barn til den dato de fyller 13 år. Forsikringspremien betales av Norges Idrettsforbund. For mer informasjon NIFs barneidrettsforsikring, se www.idrett.no. HVEM MÅ HA FORSIKRING? Alle fotballspillere må være forsikret gjennom NNF's fotballforsikring fra det året man fyller 13 år. Alle spillere fra det året de fyller 12 år må være korrekt registrert gjennom Fotballens Informasjons- og Kommunikasjonssystem (FIKS). For mer informasjon om NFFs forsikring, utvidet forsikring se www.fotballforsikringer.no. eller telefon 04420, samme. For skader som skjer i kamp, se Idrettens skade telefon, 04420. ÅRSHJUL FOR FOTBALLGRUPPA Januar: Påmelding alle lag fra G/J-12 til senior. Styremøte gjennomgå fjorårets regnskap, budsjett og årsplan. Møte med lagledere/trenere, treningstider. Lagledere sørger for navnelister for aktive spillere, sendes styret. Februar: Hovedårsmøte. Styremøte, status inntekstarbeid sesongen Invitasjon til Minitreff (Bendit-Cup) Sponsorer, dugnader, turneringer. Status sportslig aktivitet, alle lag Mars: Kretsting/ledermøte Østfold Fotballkrets (kretsting i år med oddetall, ledermøte i år med partall). Styremøte vedta detaljplaner for sesongen arrangementer og aktiviteter Status sportslig aktivitet, status økonomisk aktivitet - 7 -
Påmelding alle yngre lag fra G/J 07 - G/J-12 til senior. Utarbeide dugnadslister for Minitreff (Bendit-Cup) Sponsorarbeid Eventuelt treningsleir Lagledere/trenere, foreldre og spillermøte og peptalk før sesongen Lagledere/trenere delta på fordelingsmøter i regi av ØFK. April: Styremøte - Sesongstart, status og oppfølging Gjennomføring av Minitreff (Bendit - Cup, årsklasse J/G 6 - J/G 12 5'er og 7'er). Status økonomi, status sportslig aktivitet, status sponsorer. Mai: Styremøte Status økonomi, status sportslig aktivitet, status sponsorer. Ferieaktivitet etter skole slutt, og før skolestart. Juni: Styremøte Halvårsevaluering med trenere og oppmenn, sommerfest Juli Ferieaktivitet August: Styremøte - status økonomi, status sesongen, begynne planlegging neste sesong Invitasjon sendes for U - treffen i Østfoldhallen (KM i 5'er fotball J/G 13 til J/G 19) September: Styremøte - status økonomi, ramme for neste sesong Treningskoordinator og styre, gjennomført samtaler med trenere og lagledere Treningstider, bestilles i Østfoldhallen. (senior, U-avdeling og BIG. Forberedelser til Årsmøte i Fotballgruppa i november Beretninger for alle lag, sendes styret (mal for dette sendes trenere/lagledere) Oktober: Styremøte - status økonomi, status så langt for neste sesong Forberedelser til Årsmøte i Fotballgruppa i november Sesongavslutning premiefest i samarbeid med barn og ungdom Arrangere U - treff i Østfoldhallen (KM i 5'er fotball J/G 13 til J/G 19) Invitasjon sendes for FB's Romjulscup i Østfoldhallen (18-30/12) November: Årsmøte i Fotballgruppa. Styremøte konstituering nytt styre Planer neste år budsjett, årshjul, handlingsplan Desember: Styremøte, sosialt Arrangere FB's Romjulscup i Østfoldhallen (18-30/12) - 8 -
AVSNITT 2 KLUBBENS LOV - 9 -
Lov for Rolvsøy Idrettsforening 1, stiftet 17. april 1920, med senere endringer, senest av 14. Februar 2013 Godkjent av Østfold idrettskrets den 07. januar 2013. Basert på lovnorm for idrettslag, vedtatt av Idrettstyret 28. november 2011 1 Idrettslagets navn må være i overensstemmelse med forskrift om idrettslagsnavn. - 10 -
I. INNLEDENDE BESTEMMELSER 1 Formål (1) Idrettslagets formål er å drive idrett organisert i Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komité (NIF). (2) Arbeidet skal preges av frivillighet, demokrati, lojalitet og likeverd. All idrettslig aktivitet skal bygge på grunnverdier som idrettsglede, fellesskap, helse og ærlighet. 2 Organisasjon (1) Idrettslaget er selveiende og frittstående med utelukkende personlige medlemmer. 2 (2) Idrettslaget er medlem av de(t) særforbund som lagets årsmøte bestemmer. 3 (3) Idrettslaget er medlem av NIF gjennom Østfold Idrettskrets, hører hjemme i Fredrikstad kommune, og er medlem av Fredrikstad idrettsråd 4. (4) Idrettslaget skal følge NIFs og tilsluttede organisasjonsledds regelverk og vedtak. NIFs lov gjelder for idrettslaget uavhengig av hva som måtte stå i idrettslagets egen lov. 3 Medlemmer (1) Alle som aksepterer idrettslagets og overordnede organisasjonsledds regelverk og vedtak kan bli tatt opp som medlem. En søker kan ikke tas opp som medlem uten å ha gjort opp de økonomiske forpliktelsene til idrettslaget og andre organisasjonsledd i NIF. (2) Medlemskap kan nektes i særlige tilfeller. Idrettslagets avgjørelse kan påklages til idrettskretsen. Klagefristen er 3 uker etter at vedtaket er mottatt. Idrettskretsens avgjørelse kan påklages til Idrettsstyret innen 3 uker etter at rekommandert melding er mottatt. (3) Medlemskap i idrettslaget er først gyldig og regnes fra den dag første kontingent er betalt. (4) Medlemmet plikter å overholde NIFs, tilsluttede organisasjonsledds og idrettslagets regelverk og vedtak. (5) Utmelding skal skje skriftlig og får virkning når den er mottatt. (6) Idrettslaget kan frata medlemskap fra medlem som etter purring ikke betaler fastsatt medlemskontingent. Medlem som skylder kontingent for to år taper automatisk sitt medlemskap i idrettslaget og skal strykes fra lagets medlemsliste. Medlem som har tapt sitt medlemskap kan ikke tas opp igjen før skyldig kontingent er betalt. (7) Idrettslaget skal føre medlemslister. (8) Idrettslaget plikter å føre elektroniske medlemslister i idrettens nasjonale medlemsregister i tråd med forskrift gitt av Idrettsstyret. 5 2 Personlige medlemmer betyr at idrettslaget ikke kan operere med andre typer medlemskap, som for eksempel familiemedlemskap og firmamedlemskap. At det innføres familiekontingent er å anse som en rabattordning, og har ikke noe med selve medlemskapet å gjøre. Medlemmer må følgelig registreres enkeltvis. 3 Idrettslaget må være medlem i de(t) særforbund som lagets idrettsgrener omfatter, med mindre laget utelukkende driver mosjonsidrett som ikke tilrettelegges av et særforbund i NIF, jf. NIFs lov 10-1.Dette skal fremkomme av idrettslagets organisasjonsplan. Det er årsmøtet i idrettslaget som vedtar hvilke idretter idrettslaget skal organisere, og vedtar innmelding/utmelding i de(t) aktuelle særforbund. 4 Idrettslag kan bare være medlem av ett idrettsråd. Hvis et idrettslags naturlige område strekker seg over mer enn én kommune, avgjør idrettslagets årsmøte ved lovendringsvedtak hvilket idrettsråd det tilhører. - 11 -
4 Medlemskontingent og avgifter Medlemskontingenten fastsettes av årsmøtet. Andre avgifter/egenandeler kan kreves for deltakelse i idrettslagets aktivitetstilbud. II. TILLITSVALGTE OG ANSATTE 5 Kjønnsfordeling (1) Ved valg/oppnevning av representanter til årsmøte/ting, samt medlemmer til styre, råd og utvalg mv. i idrettslaget skal det velges personer fra begge kjønn. (2) Sammensetningen skal være forholdsmessig i forhold til kjønnsfordelingen i medlemsmassen, dog slik at det skal være minst to representanter fra hvert kjønn der det velges eller oppnevnes mer enn 3 personer. Der det velges eller oppnevnes 3 personer eller færre skal begge kjønn være representert. Ansattes representant teller ikke med ved beregningen av kjønnsfordelingen. (3) Idrettskretsen kan, når det foreligger særlige forhold, gi dispensasjon fra denne bestemmelsen. (4) Idrettsstyret kan gi forskrift om nærmere vilkår for dispensasjon og konsekvensene av manglende oppfyllelse av bestemmelsen. 6 6 Generelle regler om stemmerett, valgbarhet, forslagsrett m.v. (1) For å ha stemmerett og være valgbar må man være fylt 15 år, vært medlem av idrettslaget i minst én måned og ha oppfylt medlemsforpliktelsene 7. Ingen kan møte eller avgi stemme ved fullmakt. (2) En arbeidstaker i et idrettslag har ikke stemmerett på idrettslagets ordinære eller ekstraordinære årsmøte. Dette gjelder ikke for spiller/utøver med kontrakt og medlemskap i laget. (3) En person kan ikke samtidig inneha mer enn ett av følgende verv i idrettslaget: medlem av styre, valgkomité, kontrollkomité, lovutvalg, revisor. (4) En person kan ikke ha tillitsverv knyttet til samme idrett i flere idrettslag som deltar i samme konkurranse. (5) Engasjert revisor har talerett på ordinært og ekstraordinært årsmøte i saker som ligger innenfor sitt arbeidsområde. (6) Representant fra overordnet organisasjonsledd har talerett på ordinært og ekstraordinært årsmøte i idrettslaget. (7) Med forslagsrett menes retten for medlem til å fremme forslag til idrettslagets årsmøte og til å fremme forslag under årsmøtet. 7 Valgbarhet og representasjonsrett for arbeidstaker og oppdragstaker (1) En arbeidstaker i idrettslaget er ikke valgbar til verv i laget eller overordnede organisasjonsledd. Tillitsvalgt som får ansettelse i idrettslaget plikter å fratre tillitsvervet, og gjeninntrer når ansettelsesforholdet opphører. 5 Bestemmelsen trer først i kraft når Idrettsstyret bestemmer det. 6 Se forskrift til NIFs lov 2-4. 7 For eksempel skyldig kontingent. - 12 -
(2) En arbeidstaker i idrettslaget kan ikke velges eller oppnevnes som representant til årsmøte/ting eller møte i overordnede organisasjonsledd. (3) Første og andre ledd gjelder ikke for arbeidstaker som er spiller/utøver med kontrakt og medlemskap i idrettslaget. (4) Bestemmelsen får tilsvarende anvendelse på person som har oppdragsavtale som i omfang kan sammenlignes med et ansettelsesforhold med idrettslaget. (5) Denne bestemmelsen er ikke til hinder for at idrettslaget gir de ansatte rett til å utpeke et eller flere medlemmer blant de ansatte til idrettslagets styre. (6) Idrettskretsen kan, når det foreligger særlige forhold, gi dispensasjon. (7) Idrettsstyret kan gi forskrift om nærmere vilkår for dispensasjon. 8 8 Valgbarhet og representasjonsrett for andre personer med tilknytning til idrettslaget (1) En person som har en avtale med idrettslaget som gir vedkommende en økonomisk interesse i driften av idrettslaget er ikke valgbar til verv innen idrettslaget eller overordnet ledd. Det samme gjelder styremedlem, ansatt i eller aksjonær med vesentlig innflytelse i en juridisk person med økonomiske interesse i driften av idrettslaget. Begrensningen gjelder ikke for styremedlem oppnevnt av idrettslaget. Tillitsvalgt som får en slik avtale, styreverv, ansettelse eller eierandel, plikter å fratre tillitsvervet, og gjeninntrer når forholdet opphører. (2) Person som i henhold til første ledd ikke er valgbar, kan heller ikke velges eller oppnevnes som representant til årsmøte/ting eller møte i overordnede organisasjonsledd. (3) Idrettskretsen kan når det foreligger særlige forhold, gi dispensasjon. (4) Idrettsstyret kan gi forskrift om nærmere vilkår for dispensasjon. 9 9 Inhabilitet (1) En tillitsvalgt, oppnevnt representant eller ansatt i idrettslaget er inhabil til å tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse eller til å treffe avgjørelse: a) når vedkommende selv er part i saken b) når vedkommende er i slekt eller svogerskap med en part i opp- eller nedstigende linje eller i sidelinje så nær som søsken c) når vedkommende er eller har vært gift med eller er forlovet eller samboer med en part d) når vedkommende leder eller har ledende stilling i, eller er medlem av styret i et organisasjonsledd eller annen juridisk person som er part i saken. (2) Likeså er vedkommende inhabil når andre særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til vedkommendes upartiskhet; blant annet skal det legges vekt på om avgjørelsen i saken kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for vedkommende selv eller noen som vedkommende har nær personlig tilknytning til. Det skal også legges vekt på om inhabilitetsinnsigelse er reist av en part. (3) Er en overordnet inhabil, kan avgjørelse i saken heller ikke treffes av direkte underordnet i idrettslaget. 8 Se forskrift til NIFs lov 2-6 og 2-7. 9 Se forskrift til NIFs lov 2-6 og 2-7. - 13 -
(4) Inhabilitetsreglene får ikke anvendelse dersom det er åpenbart at den tillitsvalgte, oppnevnte representanten eller ansattes tilknytning til saken eller partene ikke vil kunne påvirke vedkommendes standpunkt og idrettslige interesser ikke tilsier at vedkommende viker sete. (5) Med part menes i denne bestemmelsen person, herunder juridisk person som en avgjørelse retter seg mot eller som saken ellers direkte gjelder. (6) I styrer, komiteer og utvalg treffes avgjørelsen av organet selv, uten at vedkommende medlem deltar. Dersom det i en og samme sak oppstår spørsmål om inhabilitet for flere medlemmer, kan ingen av dem delta ved avgjørelsen av sin egen eller et annet medlems habilitet, med mindre organet ellers ikke ville være vedtaksført i spørsmålet. I sistnevnte tilfelle skal alle møtende medlemmer delta. Medlemmet skal i god tid si fra om forhold som gjør, eller kan gjøre, vedkommende inhabil. Før spørsmålet avgjøres, bør varamedlem eller annen stedfortreder innkalles til å møte og delta ved avgjørelsen dersom det kan gjøres uten vesentlig tidsspille eller kostnad. (7) I øvrige tilfeller avgjør vedkommende selv om vedkommende er inhabil. Dersom en part krever det og det kan gjøres uten vesentlig tidsspille, eller vedkommende ellers finner grunn til det, skal vedkommende selv forelegge spørsmålet for sin nærmeste overordnete til avgjørelse. (8) Bestemmelsen gjelder ikke på årsmøtet i idrettslaget. 10 Vedtaksførhet, flertallskrav og protokoll (1) Når ikke annet er bestemt, er styrer, komiteer og utvalg i idrettslaget vedtaksføre når et flertall av medlemmene er til stede. Vedtak fattes med flertall av de avgitte stemmene. Ved stemmelikhet er møteleders stemme avgjørende. (2) Vedtak kan fattes ved skriftlig saksbehandling 10 eller ved fjernmøte 11. Ved skriftlig saksbehandling sendes kopier av sakens dokumenter samtidig til alle medlemmer med forslag til vedtak. For gyldig vedtak kreves at flertallet av medlemmene gir sin tilslutning til det fremlagte forslaget, og til at dette treffes etter skriftlig saksbehandling. Ved fjernmøte skal alle møtedeltakerne kunne høre og kommunisere med hverandre. (3) Det skal føres protokoll fra styremøter. 11 Tillitsvalgtes refusjon av utgifter og tapt arbeidsfortjeneste. Godtgjørelse Tillitsvalgt kan motta refusjon for nødvendige, faktiske utgifter inkludert tapt arbeidsfortjeneste, som påføres vedkommende i utførelsen av vervet. Tillitsvalgt kan motta en rimelig godtgjørelse for sitt arbeid. Refusjon for tapt arbeidsfortjeneste skal fremgå av vedtatt budsjett og regnskap. Styrehonorar skal fremkomme av årsberetningen. III. ØKONOMI 12 Regnskap, revisjon, budsjett mv. (1) Idrettslaget er regnskaps- og revisjonspliktig. (2) Idrettslag med en årlig omsetning på under kr 5 millioner skal følge NIFs regnskaps- og revisjonsbestemmelser. Øvrige idrettslag skal følge regnskapsbestemmelsene i regnskapsloven og revisjonsbestemmelsene i revisorloven, og skal engasjere revisor og velge kontrollkomité. Kontrollkomiteens oppgaver følger av NIFs lov 2-12. 10 For eksempel møte per e-post. 11 For eksempel møte per telefon/videokonferanse. - 14 -
(3) Bankkonti skal være knyttet til idrettslaget og skal disponeres av to personer i fellesskap. Underslagforsikring skal være tegnet for dem som disponerer. (4) På årsmøtet skal det fastsettes et budsjett som inneholder alle hovedposter i resultatregnskapet. Regnskap og budsjett for idrettslag som er organisert med grupper/avdelinger, skal også omfatte regnskapene og budsjettene for gruppene/avdelingene, og skal følge oppsettet i Norsk Standard kontoplan. (5) Budsjettet skal være realistisk, og resultatet skal ikke vise underskudd med mindre det dekkes av positiv egenkapital. (6) Idrettslaget kan ikke gi lån eller stille garantier for lån hvis ikke lånet eller garantien er sikret med betryggende pant eller annen betryggende sikkerhet. Sikkerheten for lån og garantier skal opplyses i note til årsoppgjøret. (7) Disposisjoner av ekstraordinær karakter eller betydelig omfang i forhold til idrettslagets størrelse og virksomhet, herunder låneopptak, skal vedtas av årsmøtet. Årsmøtet bør vedta et særskilt fullmaktsreglement knyttet til slike disposisjoner. IV. ÅRSMØTE, STYRE, UTVALG MV. 13 Årsmøtet (1) Årsmøtet er idrettslagets øverste myndighet, og avholdes hvert år i februar 12 måned. (2) Årsmøtet innkalles av styret med minst én måneds varsel direkte til medlemmene eventuelt på annen forsvarlig måte, herunder ved kunngjøring i pressen, eventuelt på idrettslagets internettside. Innkalling kan henvise til at saksdokumentene gjøres tilgjengelig på internett eller på annen forsvarlig måte. Forslag som skal behandles på årsmøtet må være sendt til styret senest 2 uker før årsmøtet. Fullstendig sakliste og andre nødvendige saksdokumenter med forslag må være gjort tilgjengelig for medlemmene senest en uke før årsmøtet. (3) Ved innkalling i strid med bestemmelsen, avgjør årsmøtet hhv. under godkjenning av innkalling og godkjenning av saklisten, om årsmøtet er lovlig innkalt, og om det er saker som ikke kan behandles. (4) Alle idrettslagets medlemmer har adgang til årsmøtet. Årsmøtet kan invitere andre personer og/eller media til å være tilstede, eventuelt vedta at årsmøtet kun er åpent for medlemmer. (5) Årsmøtet er vedtaksført dersom det møter et antall stemmeberettigete medlemmer som minst tilsvarer antallet styremedlemmer iht. idrettslagets lov. Dersom årsmøtet ikke er vedtaksført, kan det innkalles til årsmøte på nytt uten krav til minimumsdeltakelse. (6) På årsmøtet kan ikke behandles forslag om endring i lov eller bestemmelser som ikke er oppført på utsendt/kunngjort sakliste. Andre saker kan behandles når 2/3 av de fremmøtte stemmeberettigete på årsmøtet vedtar det, ved godkjenning av saklisten. 14 Ledelse av årsmøtet Årsmøtet ledes av valgt(e) dirigent(er). Dirigenten(e) behøver ikke å være medlem av idrettslaget. 12 Idrettslaget må avholde årsmøte for behandling av foregående års regnskap innen utløpet av juni det påfølgende år. - 15 -
15 Årsmøtets oppgaver (1) Årsmøtet skal 13 : 1. Godkjenne de stemmeberettigede. 2. Godkjenne innkallingen, sakliste og forretningsorden. 3. Velge dirigent(er), referent (er) 14 samt 2 medlemmer til å underskrive protokollen. 4. Behandle idrettslagets årsmelding, herunder eventuelle gruppeårsmeldinger. 5. Behandle idrettslagets regnskap i revidert stand. 6. Behandle forslag og saker. 15 7. Fastsette medlemskontingent. 8. Vedta idrettslagets budsjett 9. Behandle idrettslagets organisasjonsplan. 16 10. Foreta følgende valg: 17 a. Leder og nestleder velges for 2 år av gangen annet hvert år.. b. 2 styremedlemmer 18 velges for 2 år av gangen annet hvert år og 1 varamedlem c. Øvrige valg i henhold til årsmøtevedtatt organisasjonsplan, jf. pkt. 9. d. 2 revisorer 19 e. Representanter til ting og møter i de organisasjonsledd idrettslaget har representasjonsrett. f. Valgkomité med leder og 2 medlemmer og 1 varamedlem for neste årsmøte. (2) Leder og nestleder velges enkeltvis. De øvrige medlemmer til styret velges samlet. Deretter velges varamedlemmene samlet, og ved skriftlig valg avgjøres rekkefølgen i forhold til stemmetall. (3) Valgkomiteen velges på fritt grunnlag, etter innstilling fra styret.. 16 Stemmegivning på årsmøtet (1) Med mindre annet er bestemt i denne lov, skal et vedtak, for å være gyldig, være truffet med alminnelig flertall av de avgitte stemmer. Ingen representant har mer enn én stemme. Ingen kan møte eller avgi stemme ved fullmakt. Blanke stemmer skal anses som ikke avgitt. (2) Valg foregår skriftlig hvis det foreligger mer enn ett forslag eller det fremmes krav om det. Hvis det skal være skriftlige valg, kan bare foreslåtte kandidater føres opp på stemmeseddelen. Stemmesedler som er blanke, eller som inneholder ikke foreslåtte kandidater, eller ikke inneholder det antall det skal stemmes over, teller ikke, og stemmene anses som ikke avgitt. 13 Dersom saklisten ikke fullføres, kan det innkalles til fortsettende årsmøte. Slik innkalling skjer på tilsvarende måte som for ordinært årsmøte, men eventuelt med kortere frist godkjent av årsmøtet. Fortsettende årsmøte kan bare behandle saker som var med i godkjent sakliste for årsmøtet. 14 Verken dirigent eller referent behøver å være medlem i idrettslaget, se også 14. 15 Forslag i saklisten samt eventuelle forslag som årsmøtet, ved godkjenning av saklisten, har vedtatt å behandle etter et vedtak av 2/3 av de stemmeberettigede på årsmøtet. 16 Organisasjonsplanen skal regulere idrettslagets interne organisering og aktivitet.. 17 Dette er minimum av de tillitspersoner som skal velges på årsmøtet. Årsmøtet kan i tillegg velge andre tillitspersoner det er behov for. 18 Antall styremedlemmer og varamedlemmer må fylles ut ved vedtakelse av loven, minimum 1 styremedlem og 1 varamedlem. Styremedlemmene kan velges til spesifikke oppgaver. 19 Idrettslag med årlig omsetning på mer enn kr 5 millioner plikter å ha engasjert revisor, jf. NIFs lov 2-11, og må innta følgende som nytt punkt 10 i 15: «Engasjere statsautorisert/registrert revisor til å revidere idrettslagets regnskap.» Punkt 10 forskyves til nytt punkt 11 og punkt 11 bokstav d) endres til: «Kontrollkomité med 2 medlemmer og 2 varamedlemmer.» - 16 -
(3) Når et valg foregår enkeltvis og ingen kandidat oppnår mer enn halvparten av de avgitte stemmer, foretas omvalg mellom de to kandidater som har oppnådd flest stemmer. Er det ved omvalg stemmelikhet, avgjøres valget ved loddtrekning. (4) Når det ved valg skal velges flere ved en avstemning, må alle, for å anses valgt, ha mer enn halvparten av de avgitte stemmer. Dette gjelder ikke ved valg av vararepresentant. Hvis ikke tilstrekkelig mange kandidater har oppnådd dette i første omgang, anses de valgt som har fått mer enn halvparten av stemmene. Det foretas så omvalg mellom de øvrige kandidater og etter denne avstemning anses de valgt som har fått flest stemmer. Er det ved omvalg stemmelikhet, avgjøres valget ved loddtrekning. (5) For å være gyldig må valg være gjennomført i henhold til 5 til 8. 17 Ekstraordinært årsmøte (1) Ekstraordinært årsmøte i idrettslaget innkalles av idrettslagets styre med minst 14 dagers varsel etter: a) Vedtak av årsmøtet i idrettslaget. b) Vedtak av styret i idrettslaget. c) Vedtak av styret i overordnet organisasjonsledd. d) Skriftlig krav fra 1/3 av idrettslagets stemmeberettigete medlemmer. (2) Ekstraordinært årsmøte innkalles direkte til medlemmene eventuelt på annen forsvarlig måte, herunder ved kunngjøring i pressen, eventuelt på idrettslagets internettside. Innkalling kan henvise til at saksdokumentene gjøres tilgjengelig på internett eller på annen forsvarlig måte. (3) Ekstraordinært årsmøte er vedtaksført dersom det møter et antall stemmeberettigete medlemmer som minst tilsvarer antallet styremedlemmer iht. idrettslagets lov. Dersom det ekstraordinære årsmøtet ikke er vedtaksført, kan det innkalles til årsmøte på nytt uten krav til minimumsdeltakelse. (4) Ekstraordinært årsmøte i idrettslaget skal bare behandle de saker som er angitt i vedtaket eller i kravet om innkalling av årsmøtet. Sakliste og nødvendige saksdokumenter skal følge innkallingen. 18 Idrettslagets styre (1) Idrettslaget ledes og forpliktes av styret, som er idrettslagets høyeste myndighet 20 mellom årsmøtene. (2) Styret skal: 21 a) Iverksette årsmøtets og overordnede organisasjonsleddsregelverk og vedtak. b) Påse at idrettslagets midler brukes og forvaltes på en forsiktig måte i samsvar med de vedtak som er fattet på årsmøtet eller i overordnet organisasjonsledd, og sørge for at idrettslaget har en tilfredsstillende organisering av regnskaps- og budsjettfunksjonen samt en forsvarlig økonomistyring. c) Etter behov oppnevne komiteer/utvalg/personer for spesielle oppgaver og utarbeide mandat/instruks for disse. d) Representere idrettslaget utad. e) Oppnevne ansvarlig for politiattestordningen. 22 20 Dersom laget har flere gruppestyrer, er det kun idrettslagets hovedstyre som leder og forplikter laget. Denne høyeste myndighet kan ikke, verken helt eller delvis, delegeres til andre organer/personer innen laget. Dette innebærer blant annet at det bare er idrettslagets hovedstyre (der laget har grupper/avdelinger med egne styrer) som kan foreta ansettelser, inngå markedsavtaler, evt. andre avtaler som forplikter idrettslaget juridisk. 21 Dette er et minimum av hvilke oppgaver som skal tilligge styret. Idrettslaget står fritt til å legge til andre styreoppgaver i bestemmelsen. 22 Ansvarlig for politiattestordningen er påkrevd for alle idrettslag som organiserer aktivitet for mindreårige og/eller mennesker med utviklingshemming. - 17 -
(3) Styret skal holde møte når lederen bestemmer det eller et flertall av styremedlemmene forlanger det. 19 Grupper/avdelinger/komiteer (1) Valgkomiteen skal legge frem innstilling på kandidater til alle tillitsverv som skal velges på årsmøtet, med unntak av valgkomité. Medlem av valgkomité som selv blir kandidat til verv, plikter å tre ut av valgkomiteen. (2) Idrettslaget kan organiseres med grupper og/eller avdelinger. Idrettslagets årsmøte bestemmer opprettelse av grupper/avdelinger, og hvordan disse skal organiseres og ledes. Dette vedtas i forbindelse med årlig behandling av idrettslagets organisasjonsplan, jf. 15 pkt. 9. (3) For grupper/avdelingers økonomiske forpliktelser hefter hele idrettslaget, og grupper/avdelinger kan ikke inngå avtaler eller representere idrettslaget utad uten styrets godkjennelse jf. 19. V. ØVRIGE BESTEMMELSER 20 Alminnelige disiplinærforføyninger, sanksjoner etter kamp- og konkurranseregler, straffesaker og dopingsaker For alminnelige disiplinærforføyninger, sanksjoner etter kamp- og konkurranseregler, straffesaker og dopingsaker gjelder NIFs lov kapittel 11 og 12. 21 Lovendring (1) Lovendring kan bare foretas på ordinært eller ekstraordinært årsmøte i idrettslaget etter å ha vært oppført på saklisten, og krever 2/3 flertall av de avgitte stemmer. (2) Lovendringer som følge av endringer i NIFs lov, trer i kraft straks. Lovendringer vedtatt av idrettslaget selv trer ikke i kraft før de er godkjent av idrettskretsen. Godkjenningen er begrenset til de bestemmelser som NIFs lov omfatter. (3) I forbindelse med godkjenningen kan idrettskretsen pålegge nødvendig endring for å unngå motstrid med NIFs regelverk. (4) Endringer i 21 og 22 kan ikke vedtas av idrettslaget selv. 22 Oppløsning - Sammenslutning - Konkurs (1) Forslag om oppløsning av idrettslaget må først behandles på ordinært årsmøte. Blir oppløsning vedtatt med minst 2/3 flertall, innkalles ekstraordinært årsmøte 3 måneder senere. For at oppløsning skal skje må vedtaket her gjentas med 2/3 flertall. (2) Sammenslutning med andre idrettslag anses ikke som oppløsning av laget. 23 Vedtak om sammenslutning og nødvendige lovendringer i tilknytning til dette treffes i samsvar med bestemmelsene om lovendring, jf. 21. (3) Ved oppløsning eller annet opphør av idrettslaget tilfaller lagets overskytende midler etter avvikling et formål godkjent av idrettskretsen. Underretning om at idrettslaget skal oppløses, skal sendes til idrettskretsen 14 dager før idrettslaget holder sitt ordinære årsmøte til behandling av saken. (4) Ved konkurs anses organisasjonsleddet som oppløst når konkurs er avsluttet og det mister således sitt medlemskap i NIF. 23 Ved sammenslåing skal eldste stiftelsesdato og klubbnummer for dette idrettslaget benyttes. - 18 -
Generelt om lovnorm for idrettslag Ufravikelig lovnorm Idrettslaget skal ha en lov som er i samsvar med NIFs lov og denne lovnormen. Loven skal godkjennes av idrettskretsen. Lovnormen er ufravikelig og inneholder et minimum av det idrettslaget må ha i sin egen lov. NIFs lov og lovnorm for idrettslag skal legges til grunn i alt lovarbeid i idrettslaget. Innmelding i NIF Ved innmelding i NIF må laget bruke lovnormen som sin lov. Først etter at laget er tatt opp i NIF, kan laget gjøre endringer i loven. Lovendringer Alle lovendringer må vedtas på ordinært eller ekstraordinært årsmøte etter å ha vært oppført på saklisten og krever 2/3 flertall av de avgitte stemmer. Lovendringene må sendes til idrettskretsen for godkjenning. Lovendringer i idrettslagets lov som følge av endringer i NIFs lov, trer i kraft straks. Lovendringer vedtatt av idrettslaget selv trer ikke i kraft før de er godkjent av idrettskretsen. Ved endring av loven kan idrettslaget legge til det idrettslaget selv anser som nødvendig å ha regulert i egen lov. Intern organisering av idrettslaget skal reguleres gjennom idrettslagets organisasjonsplan. Motstrid mellom idrettslagets lov og NIFs regelverk/lovnorm Tilleggene/endringene i idrettslagets lov kan ikke være i strid med NIFs regelverk (NIFs lov, bestemmelser og forskrifter) eller mot denne lovnorm. Ved eventuell motstrid mellom en bestemmelse i idrettslagets lov og NIFs regelverk/lovnorm, vil bestemmelsen i idrettslagets lov være tilsvarende ugyldig. NIFs lov, bestemmelser og forskrifter er tilgjengelig på www.idrett.no - 19 -
AVSNITT 3 ORGANISASJONSPLAN - 20 -