Hetlandsgården Sameie INNKALLING TIL ORDINÆRT SAMEIERMØTE 2016 Det innkalles til ordinært sameiermøte med enkel bevertning Tirsdag 5. april 2016 - kl. 18:00 Kantinen - Bryne Videregående Skole (den nye) (Forretningsfører representant ankommer kl. 20:00) SAKSLISTE Start kl. 18:00 1. Konstituering 1.1. Valg av møteleder 1.2. Valg av sekretær 1.3. Valg av 1 person til å undertegne protokollen sammen med møteleder 1.4. Registrering av frammøtte 1.5. Godkjenning av innkalling og saksliste 2. Årsberetning fra Styret 3. Årsregnskap for 2015 4. Godtgjørelse til Styret 5. Fjerne vegg mellom hovedinngang og trapp ned til garasjeanlegg 6. Etablere nedgravd bossanlegg (container) 7. Vaktmester 8. Husdyrhold i Sameiet Representant fra forretningsfører (Bate) ankommer ca. kl. 20:00 9. Valg av Revisor 10. Valg 10.1. Valg av styreleder for 2 år 10.2. Valg av 1 styremedlem for 2 år 10.3. Valg av 2 varamedlemmer for 1 år 10.4. Valg av 1 person til valgkomité for 2 år Stemmerett har sameiere eller personer med fullmakt fra sameier. Hetlandsgården Sameie, Arne Bore Styreleder
Hetlandsgården Sameie SAKSPAPIRER Sak 2 Årsberetning fra styret Se vedlagt årsberetning. Styret foreslår følgende vedtak for sak 2 på årets ordinære sameiermøte: Vedtak: Sameiermøtet tar styrets årsberetning til etterretning. Sak 3 Årsregnskap for 2015 Se vedlagt årsregnskap. Styret foreslår følgende vedtak for sak 3 på årets ordinære sameiermøte: Vedtak: Sameiermøtet tar årsregnskapet til etterretning. Sak 4 Godtgjørelse til styret Styret ber sameiermøte om å komme frem til passende honorar for de forskjellige styreposisjonene. Vedtak: Sameiermøtet besluttet følgende honorar til styrets posisjoner: - Styreleder kr - Sekretær kr - Styremedlemmer (2 stk.) kr Sak 5 Fjerne vegg mellom hovedinngang og trapp ned til garasjeanlegg Det er kommet inn forespørsel om å fjerne vegg fra 1. etasje ved hovedinngang inn til trappegang ned til garasjeanlegget. En vil da kunne gå innendørs fra garasjeanlegg og opp til alle etasjer. Styret synes dette er en god idé og ber om fullmakt til å gjennomføre dette. Styret foreslår følgende vedtak for sak 5 på årets ordinære sameiermøte: Vedtak: Styret får fullmakt til å fjerne vegg fra 1. etasje ved hovedinngang inn til trappegang ned til garasjeanlegget i begge blokkene. Sak 6 Nytt nedgravd bossanlegg (container) Vi har i lang tid vært plaget med overfylte bossdunker og til tider påfølgende dårlig lukt i forbindelse med avfallsdunkene. Styret har undersøkt muligheten for å få installert et nedgravd bossanlegg, og den foreløpige konklusjon er at vi må installere 6 enheter for å kunne dekke behovet for begge blokkene. Kostnader for å få installert anlegget vil være i størrelsesorden kr 600.000, og styret ønsker å gå videre med å få installert dette.
Hetlandsgården Sameie Styret foreslår følgende vedtak for sak 6 på årets ordinære sameiermøte: Vedtak: Styret får fullmakt til å gjennomføre investering i nedgravd bossanlegg felles for begge blokkene. Sak 7 Vaktmester På ordinært sameiermøtet i 2015 (som i 2014) ble det besluttet at en som en prøveordning skulle en kjøre et år til uten vaktmester, og deretter vurdere dette på ny på ordinært sameiermøtet 2016. Styret foreslår følgende vedtak for sak 7 på årets ordinære sameiermøte: Vedtak: Ordningen fortsetter et år til og vurderes igjen på ordinært sameiermøte 2017. Sak 8 Husdyrhold i Sameiet Det er kommet inn forslag om å forby husdyrhold i sameiet. Styret har sett på saken og foreslår at det legges til et kapittel 5 i ordensregler: «Det er forbudt å holde dyr i sameiet. Selv om det er forbud mot dyrehold, kan brukeren av boligen søke styrets godkjennelse til det. Dersom gode grunner taler for dyreholdet, og det ikke er til ulempe for de andre brukerne av eiendommen, vil søknaden bli innvilget, jfr. 19 sjette ledd i eierseksjonsloven. Søknaden skal være behandlet innen en måned fra den mottas av styret. Passivitet er å anse som godkjenning. Et avslag kan påklages til sameiermøtet. Eventuell klage på dyrehold må skje skriftlig. Styret kan innkalle partene til samtaler i saken. Styret kan pålegge påklaget om å fjerne dyret.» Styret foreslår følgende vedtak for sak 8 på årets ordinære sameiermøte: Vedtak: Styrets forslag til endring av ordensregler innføres med umiddelbar virkning. De som allerede har husdyr per 31.03.2016 skal automatisk gis tillatelse til å beholde dette ved undertegnelse av sameiets «Søknad om dyrehold» (se eget vedlegg). Sak 9 Valg av revisor Vår forretningsfører, Bate boligbyggelag, har fremforhandlet ny avtale med KPMG AS som sikrer en enhetlig leveranse av revisjonstjenester av høyeste kvalitet, samtidig som man oppnår en god pris på tjenesten. Styret foreslår følgende vedtak for sak 9 på årets ordinære sameiermøte: Vedtak: KPMG AS velges til revisor for sameiet.
Hetlandsgården Sameie Sak 10 Valg Styret og valgkomité har i 2015 bestått av personene i tabellen nedenfor, og som også inneholder en oversikt over hvem som er på valg eller ikke: Funksjon Navn På valg Styret: - Styreleder Arne Bore Ja - Styremedlem Inger Muri Ja - Styremedlem Margunn Kyllingstad Nei - Styremedlem Margunn Stangeland Nei - Varamedlem Arne Fosse Ja - Varamedlem Kjell Gravdal Ja Valgkomité: - Valgkomité medlem Kirsten Flåten Ja - Valgkomité medlem Geir Høyland Nei Valgkomiteen foreslår følgende personer til nye medlemmer i styret og valgkomité for neste periode: Funksjon Navn Periode Styret: - Styreleder Arne Bore 2 år - Styremedlem Inger Muri 2 år - Varamedlem Arne Fosse 1 år - Varamedlem Kjell Gravdal 1 år Valgkomité: - Valgkomité medlem Håkon Thue 2 år Følgende vedtak foreslås for sak 10 på årets ordinære sameiermøte: Vedtak: De personene som valgkomitéen har foreslått velges til styre og valgkomité for nest periode.
Deloitte. Deloilte AS Strandsvingen 14 A Postboks 287 Forus NO-4066 Stavanger Norway Tit.: +4751 81 5600 Faks: +47 51 81 5601 www.deloitle.no Til sameiennøte i sameiet Hetlandsgården REVISORS BERETNING Uttalelse om årsregnskapet Vi har revidert årsregnskapet for sameiet Hetlandsgården som viser et overskudd på kr 44.036. Årsregnskapet består av balanse per 31. desember 2015 og resultatregnskap for regnskapsåret avsluttet per denne datoen, og en beskrivelse av vesentlige anvendte regnskapsprinsipper og andre noteopplysninger. Styrets ansvar Styret er ansvarlig for å utarbeide årsregnskapet og for at det gir et rettvisende bilde i samsvar med regnskapslovens regler og god regnskapsskikk i Norge, og for slik intern kontroll som styret finner nødvendig for å muliggjøre utarbeidelsen av et årsregnskap som ikke inneholder vesentlig feilinformasjon, verken som følge av misligheter eller feil. Revisors oppgaver og plikter Vår oppgave er å gi uttrykk for en mening om dette årsregnskapet på bakgrunn av vår revisjon. Vi har gjennomført revisjonen i samsvar med lov, forskrift og god revisjonsskikk i Norge, herunder International Standards on Auditing. Revisjonsstandardene krever at vi etterlever etiske krav og planlegger og gjennomfører revisjonen for å oppnå betryggende sikkerhet for at årsregnskapet ikke inneholder vesentlig feilinformasjon. En revisjon innebærer utførelse av handlinger for å innhente revisjonsbevis for beløpene og opplysningene i årsregnskapet. De valgte handlingene avhenger av revisors skjønn, herunder vurderingen av risikoene for at årsregnskapet inneholder vesentlig feilinformasjon, enten det skyldes misligheter eller feil. Ved en slik risikovurdering tar revisor hensyn til den interne kontrollen som er relevant for sameiets utarbeidelse av et årsregnskap som gir et rettvisende bilde. Formålet er å utforme revisjonshandlinger som er hensiktsmessige etter omstendighetene, men ikke for å gi uttrykk for en mening om effektiviteten av sameiets interne kontroll. En revisjon omfatter også en vurdering av om de anvendte regnskapsprinsippene er hensiktsmessige og om regnskapsestimatene utarbeidet av ledelsen er rimelige, samt en vurdering av den samlede presentasjonen av årsregnskapet. Etter vår oppfatning er innhentet revisjonsbevis tilstrekkelig og hensiktsmessig som grunnlag for vår konklusjon. Konklusjon Etter vår mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir et rettvisende bilde av den finansielle stillingen til sameiet Hetlandsgården per 31. desember 2015 og av resultater for regnskapsåret som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med regnskapslovens regler og god regnskapsskikk i Norge. Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of members firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see www.daloitte.corn/no/omoss for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms. Medlemmer av Den Norske Revisorforening org.nr: 980 211 282
Deloitte. side 2 Revisors beretning til sameiermøte i sameiet Hetlandsgården Andreforhold Budsjettallene som fremkommer i årsregnskapet er ikke revidert. Uttalelse om øvrige forhold Konklusjon om årsberetningen Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, mener vi at opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet og forutsetningen om fortsatt drift, samt forslaget i årsregnskapet til anvendelse av overskuddet, er i samsvar med lov og forskrifter og at opplysningene er konsistent med årsregnskapet. Konklusjon om registrering og dokumentasjon Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, og kontrollhandlinger vi har funnet nødvendig i henhold til internasjonal standard for attestasjonsoppdrag (ISAE) 3000 «Attestasjonsoppdrag som ikke er revisjon eller forenklet revisorkontroll av historisk finansiell informasjon», mener vi at ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av sameiets regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god bokføringsskikk i Norge. J:i~: Stavanger, 15.03.2016 e nrl t( Johan K. Enoksen statsautorisert revisor