Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Møteprotokoll fra Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Møtedato: 23.09.2014 Møtested: Møteleder: Porsgrunn Rådhus Forfall: Til stede: Leder Nestleder Sekretær Daglig leder TKR Oppdragsrevisor Ivar Moen Torhild Wahlstrøm Edvard Garmo Inger B. Nilsen Øystein Bergh Kjell Ekman Jens Sandberg Innkallinga blei godkjent. Saklista blei godkjent. Sakene blei behandla slik: 41 45/2014 Porsgrunn, 24.09.2014 Leder av kontrollutvalget Øystein Bergh Sekretær for kontrollutvalget Temark Postboks 4 3833 BØ Telefon 97646606 (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no www.temark.no 987 993 766 5083 05 41508
SAKLISTE Sak nr. Arkivsaknr. 41/14 14/480 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL 26.08.2014 42/14 14/482 FORVALTNINGSPROSJEKT SAMHANDLINGSREFORMEN 43/14 14/218 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2012-2015 44/14 14/219 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL 2012-2015 45/14 14/484 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER 23.09.2014 Side 2 av 5
Sak nr. 41/14 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL 26.08.2014 Møteprotokollen 26.08.2014 godkjennes. Leder la fram protokollen. Møteprotokollen 26.08.2014 godkjennes. Sak nr. 42/14 FORVALTNINGSPROSJEKT SAMHANDLINGSREFORMEN Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering. Sekretæren presenterte foilene fra presentasjonen som ledergruppa for KU Grenland fikk i Siljan, 20.08.2014. Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering. Sak nr. 43/14 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2012-2015 1. Kontrollutvalget bestiller forvaltningsprosjektet; Tilsynskontoret byggesaker i Grenland. Kontrollutvalget ber revisjon legge fram prosjektplan i møte, tirsdag 04.11.2014. Side 3 av 5
2. Kontrollutvalget i Porsgrunn kommune bestiller Overordnet analyse til møtet i august 2015. Leder gikk gjennom planlagte prosjekter og foreslo følgende prosjekt med prioritet 1: Forvaltningsprosjekt; Tilsynskontoret byggesaker i Grenland. «Overordna analyse viser at det kan være en generell risiko for at kommunens tilsynsansvar etter plan- og bygningsloven ikke blir ivaretatt på en god nok måte. Dette er et prosjekt som bør gjennomføres som et samarbeidsprosjekt med de andre deltakerkommunene. Dette vil da være et prosjekt med en mindre ramme enn et normalprosjekt.» Kontrollutvalget bestiller prosjektet og ber revisjon: komme i neste møte og legge fram prosjektplan. kontakte kontrollutvalgene i eierkommunene og invitere de med Kontrollutvalget diskuterte Overordnet analyse for neste valgperiode. Kontrollutvalget bestiller Overordnet analyse for neste valgperiode. Denne bes lagt fram i august 2015. Saken legges fram uten innstilling. Sak nr. 44/14 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL 2012-2015 Kontrollutvalget i Porsgrunn kommune bestiller Selskapskontroll av Grenland Havn IKS. Leder gikk gjennom planlagte prosjekter og foreslo følgende prosjekt med prioritet 1: Kontrollutvalget bestiller; Selskapskontroll av Grenland Havn IKS og ber om pris på oppdraget. Saken har vært behandlet i ledergruppa for KU Grenland og prosjektplan bes fremlagt i ledergruppa, mandag 03.11.2014 i Bamble. Selskapskontrollen skal hensyn ta ny eierskapsstrategi for selskapet. Kontrollutvalget ber revisjon invitere kontrollutvalgene til de andre eierkommunen å delta i kontrollen. Side 4 av 5
Uten innstilling. Sak nr. 45/14 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER 23.09.2014 Sakene tas til orientering. Følgene saker ble tatt opp: Leder og nestleder har mottatt brev fra beboerne i Gjerpevegen på Heistad. Saken gjelder bruken av kommunale boliger og bomiljøet i gata. Forholdet har over tid vært anstrengt. Ledere og nestleder følger opp saken i forhold til ordfører og rådmann. Oppdragsrevisor Jens Sandberg går av med AFP-pensjon 01.01.2015. Ingebjørg Vibeto er oppnevnt til ny oppdragsrevisor. Leder og nestleder hadde møte med ordfører, varaordfører, rådmann og kirkeverge om møtet som en gruppe politikere og journalister hadde med kirkevergen. Ordfører tok opp saken i bystyret om hvordan politikerne skal samhandle med administrasjonen. Fra kontrollutvalget sin side er saken avsluttet. Programmet for turen til vennskapskommunen Sigtuna ble gjennomgått. Sakene tas til orientering. Side 5 av 5