Saksliste Saker til behandling 15/17 Godkjenning av protokoll /17 Tema "Varsling" 17 17/17 Referatsaker 19 18/17 Eventuelt 20

Like dokumenter
Terje Fuglevik, leder Kjetil Edvardsen, nestleder, sak 6/17 10/17 Tom Mello, medlem Lise Maier, medlem

Terje Fuglevik, Elisabeth Aasland, Lise Maier, Tom Mello

Tjøme kommune, ordfører Bente Bjerke Tjøme kommune, rådmann Christine Norum ««, økonomisjef Laila Rognaldsen KPMG, revisor Rune Johansen

Rådgiver Heidi Wulff Jacobsen. 1/17 16/ Godkjenning av protokoll

09/15 Godkjenning av protokoll fra KU-møte 29. januar 2015 Vedtak: Protokollen fra godkjennes.

Dag Erichsrud, Per Ove Width, Anne Marie Indseth

Andre: Holmestrand kommune, kommunalsjef økonomi Janne V. Melgaard, sak 16/17 Vestfold kommunerevisjon, leder for regnskapsrevisjon Eivind Finstad

Nøtterøy kommune, rådmann Toril Eeg ««, eiendomssjef Anders Bjerknes KPMG revisor Rune Johansen

Gry Aas, nestleder Trond Mathisen, medlem Jørn Hagen, medlem

Lars Egeland, Gry Aas, Øyvind Olav Oppegård, Trond Mathisen, Tove Rise Kværne

Kontrollutvalgsleder Terje Fuglevik

Lars Sollie, varamedlem. Henriette Øygarden, medlem Linn Therese Bekken, daglig leder VKR

Daglig leder Heidi Wulff Jacobsen

Terje Fuglevik, leder Kjetil Edvardsen, nestleder Tom Mello, medlem Elisabeth Aasland, medlem tilstede i sak 47-53

MØTEPROTOKOLL. Kontrollutvalget i Lardal. Dato: kl. 09:00 Sted: Kommunestyresalen Arkivsak: 16/00221

Bjønnesåsen bo- og aktivitetssenter, styrerommet i 3.etg. Arkivsak: 15/00008

Å R S R A P P O R T F O R K O N T R O L L U T V A L G E T I N Ø T T E R Ø Y K O M M U N E

Kontrollutvalget i Nøtterøy kommune MØTEPROTOKOLL. Tinghaug på Nøtterøy, formannskapssalen. Møtedag: 10. september 2015

Jørn Erik Bøe (Ap), Jon Henrik Grindlia (H), Tale Haugan (Ap), Heidi Knippen Trolldalen (Sp), Jan Skaug (V)

Jan Tymczuk, nestleder. Jorid Sønju, rådmann Linn Therese Bekken, daglig elder Vestfold Kommunerevisjon Orrvar Dalby, daglig leder VIKS

Kontrollutvalgsleder Ivar Dillan Dagfinn Andersen, medlem Anders Assev, medlem Berit Pinnestad, medlem Kari Stensholt, medlem

Ingvar Kjørum, nestleder Anne Lise Olafsen, medlem Heidi Ørnlo, medlem. Magnus Skulstad-Johansen

Kontrollutvalgsleder Aleksander Leet. Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgsmøtet

10/15 Godkjenning av protokoll fra KU-møte 25. februar 2015 Vedtak: Protokollen fra møtet ble godkjent.

Rådgiver Heidi Wulff Jacobsen

Kjetil Edvardsen til stede i sak 39/15 til 42/15 Tom Mello Elisabeth Aasland

Dag Erichsrud, Per Ove Width, Anne Marie Indseth

Stig Atle Vange (SV), Arild Brekke (H), Per Harald Agerup (Sp), Trine Hasselgård Bøe (KrF), Kjersti Jergel-Johnsen (Ap)

Representasjonsrommet på Vestfold fylkeshus, opp trappen over sentralbordet Arkivsak: 17/00239

Vedtak: Protokoll fra møtet godkjennes.

Kontrollutvalget i Tønsberg

Anne Lise Olafsen, medlem Heidi Ørnlo, medlem Trond Nauf, medlem

Turid Evensen (Ap), Magnus Theiste Østlie (SV), Geir Morten Stenhaug (Frp)

Vedtak: Kontrollutvalgets uttalelse til Holmestrand kommunes årsregnskap og årsrapport for 2014.

Dag Erichsrud, Anne Marie Indseth, Per Ove Width

Kontrollutvalgsleder Magnus Theiste Østlie. Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgsmøtet

Tilstede: Terje Fuglevik, Kjetil Edvardsen, Elisabeth Aasland (sak 1-8), Lise Maier

Heidi Ørnlo (Ap), Rune Mathiassen (SV), Øyvind Bakke Reier (Ap), Elise Andersen (Frp), Andreas Muri (H), Hanne Eikeland (H) vara

Saksliste: 14/15 Godkjenning av protokoll fra forrige møte Vedtak: Protokoll fra møte godkjennes. Enstemmig.

Nøtterøy kommune, rådmann Toril Eeg KPMG, revisor Rune Johansen, tilstede i sak 6/18-8/18 og sak 11/18 12/18

Edgar Werner Hanen, varamedlem

MØTEPROTOKOLL. Kontrollutvalget i Sande. Dato: kl. 18:00 Liten kantine, Rådhuset i Sande Arkivsak: 18/00004

Rune Mathiassen, nestleder Elise Andersen, medlem Øyvind Reier Bakke, medlem

Ingvar Kjørum, nestleder Heidi Ørnlo, medlem Anne Lise Olafsen, medlem Trond Nauf, medlem

Ingvar Kjørum, nestleder Heidi Ørnlo, medlem Anne Lise Olafsen, medlem Trond Nauf, medlem

Lars Egeland, Gry Aas, Øyvind Olav Oppegård, Trond Mathisen. Rådgiver Heidi Wulff Jacobsen

Kontrollutvalget i Tønsberg kommune

Rune Mathiassen, nestleder Elise Andersen, medlem Andreas Muri, medlem

Vedtak: Protokoll fra møtet godkjennes. Enstemmig.

Anne Marie Indseth, medlem Tjøme kommune, ordfører Bente Bjerke ««varaordfører Carl-Erik Grimstad KPMG, statsautorisert revisor Siv Karlsen Moa

Rune Mathiassen, nestleder Elise Andersen, medlem Andreas Muri, medlem, sak 24/18 27/18

Vedtak: Protokoll fra møtet godkjennes.

Jan Tymczuk, nestleder Mildrid Sjue, medlem

Kontrollutvalgsleder Stig Atle Vange. Holmestrand kommune - Årsregnskap og årsrapport 2017

Lars Egeland, Gry Aas, Øyvind Olav Oppegård, Trond Mathisen,

Elise Andersen, medlem Øyvind Reier Bakke, medlem. Ingen innkalte vara kunne delta

Øyvind Olav Oppegård, Gry Aas, Trond Mathisen i sak 21/17-26/17

Lars Sollie, varamedlem Solveig Moe, varamedlem. Turid Evensen, nestleder Henriette Øygarden, medlem Malvin Stordalen, medlem. Han har flyttet.

Kontrollutvalget i Larvik Dato: :00 Sted: Romberggt. 4, møterom Tjølling Notat: Eventuelle forfall meldes sekretæren på mobil

Elise Andersen, medlem Andreas Muri, medlem Øyvind Reier Bakke, medlem

Daglig leder Heidi Wulff Jacobsen

Kontrollutvalgsleder Magnus Theiste Østlie. Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgsmøtet

Gry Aas, nestleder Trond Mathisen, medlem Øyvind Olav Oppegård, medlem

Rådgiver Heidi Wulff Jacobsen. Kontrollutvalgsleder Ivar Dillan

Ingvar Kjørum, nestleder Anne Lise Olafsen, medlem Heidi Ørnlo, medlem. Magnus Skulstad-Johnsen

Kontrollutvalgsleder Ivar Dillan Dagfinn Andersen, medlem Berit Pinnestad, medlem Kari Stensholt, medlem. Bergljot Styrevold, varamedlem

Elise Andersen, medlem Andreas Muri, medlem Øyvind Reier Bakke, medlem

Siv Mette Moa, medlem. Ann Heidi Jebsen, forvaltningsrevisor Buskerud kommunerevisjon IKS Anja Ottervang Eriksen, rådgiver VIKS

Kursrom (vis-a-vis møterom Borre), Fylkeshuset i Tønsberg Arkivsak: 17/00239

Lars Egeland, Gry Aas, Øyvind Olav Oppegård, Trond Mathisen. KPMG, revisor Rune Johansen KPMG, forvaltningsrevisor Ole Willy Fundingsrud i sak 38-43

Dato: kl. 09:00 Møterom Representasjon, Fylkeshuset Tønsberg Arkivsak: 17/ Rune Mathiassen, nestleder Øivind Reidar Bakke, medlem

Kontrollutvalgsleder Magnus Theiste Østlie. Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgsmøtet

Å R S R A P P O R T F O R K O N T R O L L U T V A L G E T I L A R D A L K O M M U N E

Godkjenning av protokoll fra møte 29.februar /16 15/ Årsregnskap og årsberetning 2015 for Sande kommune. 3

MØTEINNKALLING. Saker til behandling. 31/15 15/ Godkjenning av protokoll , Nøtterøy 2

MØTEPROTOKOLL. Kontrollutvalget i Tjøme. Dato: kl. 09:00 Sted: Tjøme rådhus Arkivsak: 16/00232

Gry Aas, nestleder Trond Mathisen, medlem Øyvind Olav Oppegård, medlem

Å R S R A P P O R T F O R K O N T R O L L U T V A L G E T I N Ø T T E R Ø Y K O M M U N E

Kontrollutvalgsleder Magnus Theiste Østlie. Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgsmøtet

Å R S R A P P O R T F O R K O N T R O L L U T V A L G E T I T J Ø M E K O M M U N E

Statsautorisert revisor Siv Karlsen Moa, KPMG Forvaltningsrevisor Ole Willy Fundingsrud, KPMG, tilstede i sak 35/15 41/15

Dagfinn Andersen, medlem Berit Pinnestad, medlem Kari Stensholt, nestleder Anders Assev, medlem. Kontrollutvalgsleder Ivar Dillan

Lars Egeland, Gry Aas, Øyvind Olav Oppegård, Trond Mathisen, Tove Rise Kværne

MØTEPROTOKOLL. Kontrollutvalget i Larvik. Dato: kl. 18:00 Sted: Romberggt. 4, møterom Tjølling kl Arkivsak: 15/00130

Kontrollutvalget i Larvik

Å R S R A P P O R T F O R K O N T R O L L U T V A L G E T I T J Ø M E K O M M U N E

Torild Irene Kristiansen Bye Kjetil Høstrup Djuve

Kontrollutvalgsleder Stig Atle Vange. Årsrapport 2018 for kontrollutvalget i Holmestrand kommune

KPMG, statsautorisert revisor Siv Karlsen Moa

Gry Aas, nestleder Trond Mathisen, medlem Jørn Hagen, medlem, tilstede i sak 31/18 34/18

Kontrollutvalget i Vestfold fylkeskommune

Kontrollutvalget i Tønsberg kommune

Tjøme kommune, ordfører Bente Kleppe Bjerke i sak 25/17 og 26/17 KPMG, partner Jan Erik Gran Olsen VIKS, rådgiver Anja Ottervang Eriksen

Jørn Erik Bøe, Jon Henrik Grindlia, Tale Haugan, Jan Skaug, Heidi Trolldalen

Ivar Dillan, Dagfinn Andersen, Anders Assev

Statsautorisert revisor Siv Karlsen Moa, KPMG Til stede i sak 51/15 til 56/15 Forvaltningsrevisor Ole Willy Fundingsrud, KPMG

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I RINGSAKER KOMMUNE

Geir Morten Stenhaug, medlem Kari Proos, medlem. Lars Sollie Michael Aasestrand Hansen. 1/17 17/ Godkjenning av protokoll fra møte

MØTEPROTOKOLL. Kontrollutvalget i Sande. Dato: kl. 18:00 Rådhuset i Sande, liten kantine Arkivsak: 18/00004

Transkript:

Kontrollutvalget i Nøtterøy Dato: 08.06.2017 15:30 Sted: Kommunestyresalen Notat: Eventuelle forfall meldes sekretæren på mobil +47 40491345 evt. på e-post hwj@viksre.no. Varamedlemmer skal ikke møte uten særskilt innkalling. Revetal 29.05.2017 For leder i Kontrollutvalget i Nøtterøy, Terje Fuglevik Heidi Wulff Jacobsen Rådgiver

Saksliste Saker til behandling 15/17 Godkjenning av protokoll 04.05.17 3 16/17 Tema "Varsling" 17 17/17 Referatsaker 19 18/17 Eventuelt 20

15/17 Godkjenning av protokoll 04.05.17-16/00227-31 Godkjenning av protokoll 04.05.17 : Godkjenning av protokoll 04.05.17 Arkivsak-dok. Saksbehandler 16/00227-31 Heidi Wulff Jacobsen Saksgang Kontrollutvalget i Nøtterøy 08.06.2017 SAK 15/17 GODKJENNING AV PROTOKOLL 04.05.17 Protokollen fra kontrollutvalgsmøtet 04.05.17 godkjennes. Vedlegg: Protokoll fra kontrollutvalgsmøtet 04.05.17. 1

MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget i Nøtterøy Dato: Sted: Arkivsak: 04.05.2017 kl. 15:30 Formannskapssalen 16/00227 Tilstede: Terje Fuglevik, leder Kjetil Edvardsen, nestleder, sak 6/17 10/17 Tom Mello, medlem Lise Maier, medlem Møtende varamedlemmer: Ikke møtt: Elisabeth Aasland, medlem Andre: Nøtterøy kommune, rådmann Toril Eeg, sak 6/17 9/17 ««, økonomisjef Kristian Lægreid ««, HR-sjef Harald Rygh, sak 6/17 9/17 KPMG, revisor Rune Johansen «, forvaltningsrevisor Ole Jacob Kvissellien, sak 7/17 17/17 VIKS, rådgiver Heidi Wulff Jacobsen Møteleder: Kontrollutvalgsleder Terje Fuglevik Protokollfører: Rådgiver Heidi Wulff Jacobsen Kontrollutvalgsleder bemerket at innkalling og saker var lagt ut på kommunens nettside kun en dag før kontrollutvalgsmøtet skulle avholde sitt møte 04.05.17. Innkalling og saker var heller ikke tilgjengelig på utvalgets Ipader til tiden. Kontrollutvalgets møtekalender er ikke lagt inn i kommunens oversikt på lik linje som øvrige utvalg i kommunen. Denne behandling fra Nøtterøy kommunes administrasjon er ikke tilfredsstillende. Det var ingen merknader til innkallingen og sakslisten. Møtet begynte kl 15.30. SAKSKART Side Saker til behandling 1

6/17 16/0022713 7/17 Orientering fra prosjektleder om forventninger og 17/00109-2 konkrete planer/mål ved kommunesammenslåingen av kommunene Nøtterøy og Tjøme 8/17 17/00109-1 Orientering fra administrasjonen om bruken og nytten av arbeidsmiljøundersøkelser 3 9/17 17/00058-1 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet og årsberetningen 2016 4 Behandling av forvaltningsrevisjonsrapport Teigar ungdomsskole og idrettshall 7 10/17 16/00143-8 Godkjenning av protokoll 07.02.17 2 3 11/17 17/00110-1 Bestille prosjektplan for selskapskontroll 9 12/17 17/00117-1 Byggeregnskap Lofterød gjenvinningsstasjon 10 13/17 16/00225-4 Referatsaker 11 14/17 16/00226-3 Eventuelt 04.05.17 11 Saker til behandling 6/17 Godkjenning av protokoll 07.02.17 Behandlet av 1 Kontrollutvalget i Nøtterøy 04.05.2017 Protokoll fra kontrollutvalgsmøtet 07.02.17 godkjennes. Møtebehandling Votering Enstemmig Vedtak Protokoll fra kontrollutvalgsmøtet 07.02.17 godkjennes. 2 Saknr 6/17

7/17 Orientering fra prosjektleder om forventninger og konkrete planer/mål ved kommunesammenslåingen av kommunene Nøtterøy og Tjøme Behandlet av 1 Kontrollutvalget i Nøtterøy 04.05.2017 Saknr 7/17 Rådmannens informasjon tas orientering. Møtebehandling Rådmannen orienterte om status i kommunesammenslåingen. Det ble informert blant annet om organisering, lokalisering, bygningsmasse, valget, skolekretser, kartlegging av personalmessige forhold, kvalitetssikring av systemer, avtaler /kontrakter, sak/arkiv, Ros-analyser, beredskapsplaner, planprosess Færder, skilt/symboler, grafisk design/ maler, Jarlsberg IKT- prosjekt og nettportal Færder. Fellesnemnden blir oppløst 19.10.17. Kontrollutvalget skal bestå ut året 2017. Rådmannen ga en grundig gjennomgang. Spørsmål ble besvart. Votering Enstemmig Vedtak Rådmannens informasjon tas orientering. 8/17 Orientering fra administrasjonen om bruken og nytten av arbeidsmiljøundersøkelser Behandlet av 1 Kontrollutvalget i Nøtterøy 04.05.2017 Saknr 8/17 Rådmannens informasjon tas til orientering. Møtebehandling HR-sjefen informerte om verktøyet «10-faktor» og hvordan gjennomføringen av undersøkelser blir foretatt. Det ble vist til resultat av undersøkelser i 2015 på 3

Nøtterøy og til ny handlingsplan som kom ut av det. Rutiner for varsling ble gjennomgått. Det ble nevnt at hovedverneombudet og en tillitsvalgt fra et fagforbund bør inviteres til kontrollutvalgsmøtet 08.06.17 for å få varslingsrutinene belyst fra to sider. Spørsmål ble besvart. Votering Enstemmig Vedtak HR-sjefens informasjon tas til orientering 9/17 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet og årsberetningen 2016 Behandlet av 1 Kontrollutvalget i Nøtterøy 04.05.2017 Saknr 9/17 Forslag til uttalelse: Kontrollutvalget har i møte 04.05.17 behandlet Nøtterøy kommunes Årsregnskap og Årsberetning 2016. Kontrollutvalgets uttalelse om Nøtterøy kommunes årsregnskap og årsberetning for 2016 er som følger: Innledning Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, årsberetningen, notat om oppsummering av revisjon 2016 og revisjonsberetningen datert 6. april 2017. Driftsregnskapet viser kr 1.097.584.639,- til fordeling drift og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr 63.633.130,-. Til økonomistyringen driften og investeringsregnskapet Budsjettdisiplinen er tilfredsstillende. Netto driftsresultat er 93,1 mill. kr som utgjør 5,5% av sum driftsinntekter. Resultatet skyldes blant annet overføringer vedrørende kommunesammenslåing, drift av statlig barnevern og gode skatteinntekter. Justert for tilskuddsmidler vedrørende sammenslåing til Færder kommune er resultatet 3%. Dette er over anbefalt normtall som er satt til 1,75% fra teknisk beregningsutvalg. 4

Investeringsregnskapet er avsluttet med et udisponert/udekket beløp kr 0,-. Merverdi avgiftskompensasjon, overføringer, bruk av fond og lån har finansiert investeringene i 2016. Til balansen Gjeldsforhold Kontrollutvalget har merket seg at kommunens langsiktige gjeld har økt i 2016 med 142 mill. kroner til 1.744 mill. kroner. Da er pensjonsforpliktelsene holdt utenfor. Det er hovedsakelig investeringer i fast eiendom/bygninger, ny Teiehøyden barnehage, Nøtterøy brannstasjon infrastruktur og IT-utstyr, kjøp av biler, oppdatering av vei, Roppestadkollen utbyggingsområde, Østre Bolærne og VAR-anlegg. Økt gjeld vil redusere handlefriheten til kommunen. Kravet til minstegrensen for betaling av avdrag er overholdt. Ubrukte lånemidler har økt til 165 mill. kr pr 31.12.16. Likviditetsreserven Nøtterøy kommunes likviditet og arbeidskapital har økt i regnskapsåret 2016. Dekningsgraden er 90% i 2016 som er bedre enn tidligere år. Til den interne kontrollen Kontrollutvalget har ikke mottatt noen signaler eller notater fra revisor om internkontrollen i 2016. Til regnskapstekniske forhold Kontrollutvalget viser til revisors løpende informasjon igjennom året, oppsummeringsnotat av revisjon 2016 og revisjonsberetningen. Til grunnleggende rutiner og system Kontrollutvalget merker seg at administrasjonen har tilfredsstillende systemer til disposisjon for utførelse av økonomioppgavene. Avslutning Kontrollutvalget registrerer at kommunene har hatt stort fokus i 2016 på å forberede Færder kommune, og at fellesnemndens regnskap inngår i kommuneregnskapet i Nøtterøy kommune. Kontrollutvalget har ikke ytterligere merknader til Nøtterøy kommunes årsregnskap for 2016. Møtebehandling Økonomisjef Kristian Lægreid la frem Nøtterøy kommuneregnskap 2016 og orienterte om hovedpunktene. Revisor Rune Johansen gjennomgikk oppsummeringsnotatet av revisjon 2016. Det ble orientert om at fellesnemndens regnskap 2016 er inkl. i kommuneregnskapet. Spørsmål ble besvart. Votering Enstemmig 5

Vedtak Kontrollutvalget har i møte 04.05.17 behandlet Nøtterøy kommunes Årsregnskap og Årsberetning 2016. Kontrollutvalgets uttalelse om Nøtterøy kommunes årsregnskap og årsberetning for 2016 er som følger: Innledning Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, årsberetningen, notat om oppsummering av revisjon 2016 og revisjonsberetningen datert 6. april 2017. Driftsregnskapet viser kr 1.097.584.639,- til fordeling drift og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr 63.633.130,-. Til økonomistyringen driften og investeringsregnskapet Budsjettdisiplinen er tilfredsstillende. Netto driftsresultat er 93,1 mill. kr som utgjør 5,5% av sum driftsinntekter. Resultatet skyldes blant annet overføringer vedrørende kommunesammenslåing, drift av statlig barnevern og gode skatteinntekter. Justert for tilskuddsmidler vedrørende sammenslåing til Færder kommune er resultatet 3%. Dette er over anbefalt normtall som er satt til 1,75% fra teknisk beregningsutvalg. Investeringsregnskapet er avsluttet med et udisponert/udekket beløp kr 0,-. Merverdi avgiftskompensasjon, overføringer, bruk av fond og lån har finansiert investeringene i 2016. Til balansen Gjeldsforhold Kontrollutvalget har merket seg at kommunens langsiktige gjeld har økt i 2016 med 142 mill. kroner til 1.744 mill. kroner. Da er pensjonsforpliktelsene holdt utenfor. Det er hovedsakelig investeringer i fast eiendom/bygninger, ny Teiehøyden barnehage, Nøtterøy brannstasjon infrastruktur og IT-utstyr, kjøp av biler, oppdatering av vei, Roppestadkollen utbyggingsområde, Østre Bolærne og VAR-anlegg. Økt gjeld vil redusere handlefriheten til kommunen. Kravet til minstegrensen for betaling av avdrag er overholdt. Ubrukte lånemidler har økt til 165 mill. kr pr 31.12.16. Likviditetsreserven Nøtterøy kommunes likviditet og arbeidskapital har økt i regnskapsåret 2016. Dekningsgraden er 90% i 2016 som er bedre enn tidligere år. Til den interne kontrollen Kontrollutvalget har ikke mottatt noen signaler eller notater fra revisor om internkontrollen i 2016. 6

Til regnskapstekniske forhold Kontrollutvalget viser til revisors løpende informasjon igjennom året, oppsummeringsnotat av revisjon 2016 og revisjonsberetningen. Til grunnleggende rutiner og system Kontrollutvalget merker seg at administrasjonen har tilfredsstillende systemer til disposisjon for utførelse av økonomioppgavene. Avslutning Kontrollutvalget registrerer at kommunene har hatt stort fokus i 2016 på å forberede Færder kommune, og at fellesnemndens regnskap inngår i kommuneregnskapet i Nøtterøy kommune. Kontrollutvalget har ikke ytterligere merknader til Nøtterøy kommunes årsregnskap for 2016 10/17 Behandling av forvaltningsrevisjonsrapport Teigar ungdomsskole og idrettshall Behandlet av 1 Kontrollutvalget i Nøtterøy 04.05.2017 Saknr 10/17 Kontrollutvalget slutter seg til KPMG`s forvaltningsrapport Teigar ungdomsskole og idrettshall" med de konklusjoner og anbefalinger som er beskrevet. Revisors hovedanbefalinger er at: den nye Færder kommune ivaretar de erfaringsbaserte endringer og forbedringer Nøtterøy gjorde i etterkant av Teigar-prosjektet. arbeidet med investeringsreglementet fortsettes og at revisjonen av prosjektstyringsverktøyet fortsetter og at disse harmoniseres. valg av entrepriseform må være tilpasset den nye kommunens kompetanse, kapasitet, risikovilje og behov for økonomisk styring. Kontrollutvalget registrer at rådmannen er enig i anbefalingen og vil følge opp saken med tiltak i tråd med det som er anbefalt. Kontrollutvalget ber om at rådmannen innen 2017 orienterer kontrollutvalget om administrasjonens oppfølging av anbefalingene i rapporten. Rapporten oversendes kommunestyret til behandling. Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret: Kommunestyret slutter seg til kontrollutvalgets vedtak og forvaltningsrapporten 7

Teigar ungdomsskole og idrettshall" med de konklusjoner og anbefalinger som er beskrevet. Kommunestyret anbefaler at: den nye Færder kommune ivaretar de erfaringsbaserte endringer og forbedringer Nøtterøy gjorde i etterkant av Teigar-prosjektet. arbeidet med investeringsreglementet fortsettes og at revisjonen av prosjektstyringsverktøyet fortsetter og at disse harmoniseres. valg av entrepriseform må være tilpasset den nye kommunens kompetanse, kapasitet, risikovilje og behov for økonomisk styring. Kommunestyret registrer at rådmannen er enig i anbefalingen og vil følge opp saken med tiltak i tråd med det som er anbefalt. Administrasjonen bes orientere kontrollutvalget om hvordan anbefalingene i rapporten er fulgt opp. Møtebehandling Kontrollutvalgsleder innledet saken og forvaltningsrevisor gjennomgikk rapporten «Teigar ungdomsskole og idrettshall». Det ble orientert om prosjektstyringen og hovedvurderingene samt anbefalte tiltak. Spørsmål ble besvart. Kontrollutvalget ba revisor fremlegge rapporten når saken skal behandles i kommunestyret. Votering Enstemmig Vedtak Kontrollutvalget slutter seg til KPMG`s forvaltningsrapport Teigar ungdomsskole og idrettshall" med de konklusjoner og anbefalinger som er beskrevet. Revisors hovedanbefalinger er at: den nye Færder kommune ivaretar de erfaringsbaserte endringer og forbedringer Nøtterøy gjorde i etterkant av Teigar-prosjektet. arbeidet med investeringsreglementet fortsettes og at revisjonen av prosjektstyringsverktøyet fortsetter og at disse harmoniseres. valg av entrepriseform må være tilpasset den nye kommunens kompetanse, kapasitet, risikovilje og behov for økonomisk styring. Kontrollutvalget registrer at rådmannen er enig i anbefalingen og vil følge opp saken med tiltak i tråd med det som er anbefalt. Kontrollutvalget registrerer at entrepriseformen var hovedårsaken til utfallet i saken. Kontrollutvalget ber om at rådmannen på kontrollutvalgsmøtet 7.desember 2017 8

orienterer kontrollutvalget om administrasjonens oppfølging av anbefalingene i rapporten. Rapporten oversendes kommunestyret til behandling. Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret: Kommunestyret slutter seg til kontrollutvalgets vedtak og forvaltningsrapporten Teigar ungdomsskole og idrettshall" med de konklusjoner og anbefalinger som er beskrevet. Kommunestyret anbefaler at: den nye Færder kommune ivaretar de erfaringsbaserte endringer og forbedringer Nøtterøy gjorde i etterkant av Teigar-prosjektet. arbeidet med investeringsreglementet fortsettes og at revisjonen av prosjektstyringsverktøyet fortsetter og at disse harmoniseres. valg av entrepriseform må være tilpasset den nye kommunens kompetanse, kapasitet, risikovilje og behov for økonomisk styring. Kommunestyret registrer at rådmannen er enig i anbefalingen og vil følge opp saken med tiltak i tråd med det som er anbefalt. Kommunestyret registrerer at entrepriseformen var hovedårsaken til utfallet i saken. Administrasjonen bes orientere kontrollutvalget om hvordan anbefalingene i rapporten er fulgt opp. 11/17 Bestille prosjektplan for selskapskontroll Behandlet av 1 Kontrollutvalget i Nøtterøy 04.05.2017 Saknr 11/17 Kontrollutvalget ber om tilbud på eierskapskontroll av som er % eid av Nøtterøy kommune. Tilbudet og prosjektplan fra KPMG legges frem på neste kontrollutvalgsmøte 08.06.17. Møtebehandling Kontrollutvalgsleder orienterte om bestillingen. Saken ble diskutert. 9

Votering Enstemmig Vedtak Saken utgår. 12/17 Byggeregnskap Lofterød gjenvinningsstasjon Behandlet av 1 Kontrollutvalget i Nøtterøy 04.05.2017 Saknr 12/17 Byggeregnskapet Lofterød gjenvinningsstasjon, 8795 er behandlet. Mindreforbruket kr 80.778,- overføres til ubrukte lånemidler. Kontrollutvalget fremmer følgende innstilling for kommunestyret: Byggeregnskapet Lofterød gjenvinningsstasjon, 8795 er behandlet og godkjent. Mindreforbruket kr 80.778,- overføres til ubrukte lånemidler. Møtebehandling Tema om synliggjøring vedrørende budsjettering og tilleggsbevilgninger ble diskutert. Dette skulle økonomisjefen ta med seg videre. Saken ble behandlet. Votering Enstemmig Vedtak Byggeregnskapet Lofterød gjenvinningsstasjon, 8795 er behandlet. Mindreforbruket kr 80.778,- overføres til ubrukte lånemidler. Kontrollutvalget fremmer følgende innstilling for kommunestyret: Byggeregnskapet Lofterød gjenvinningsstasjon, 8795 er behandlet og godkjent. Mindreforbruket kr 80.778,- overføres til ubrukte lånemidler. 10

13/17 Referatsaker Behandlet av 1 Kontrollutvalget i Nøtterøy 04.05.2017 Saknr 13/17 Referatsakene tas til orientering. Møtebehandling Virksomhetsplan 2017 vedrørende skatteregnskapet, blir sendt som egen epost da filen blir for stor. Aktivitetskalender 2017 vedrørende skatteregnskapet, blir sendt som egen epost da filen blir for stor. Forskrift om gjennomføring av ekstraordinært valg til kommunestyre i Færder kommune i 2017 Protokoll fra styremøte i VIKS, 06.03.17 Selskapskontroll VESAR, blir sendt som egen e-post da filen blir for stor. Kontrollutvalgsleder gjennomgikk sakene. Votering Enstemmig Vedtak Referatsakene tas til orientering. 14/17 Eventuelt 04.05.17 Behandlet av 1 Kontrollutvalget i Nøtterøy 04.05.2017 Saknr 14/17. Møtebehandling Offentlig støtte til St. Olav katolske kirke ble tatt opp. Administrasjonen har holdt midler tilbake i 2016 og vil følge opp saken vedrørende for meget innbetalt i offentlig støtte videre. 11

Revisor til Færder kommune ble kommentert. Votering Enstemmig Vedtak Sakene ble tatt til orientering. Neste kontrollutvalgsmøte er 8. juni 2017. Revetal, 05.05.2017 Forleder av kontrollutvalget i Nøtterøy kommune, Terje Fuglevik Heidi Wulff Jacobsen Rådgiver VIKS 12

13

16/17 Tema "Varsling" - 17/00137-1 Tema "Varsling" : Tema "Varsling" Arkivsak-dok. Saksbehandler 17/00137-1 Heidi Wulff Jacobsen Saksgang Kontrollutvalget i Nøtterøy 08.06.2017 SAK 16/17 TEMA "VARSLING" Legges fram uten innstilling. Vedlegg: Nøtterøy kommune «Varslingsplakaten» Saksframstilling: I kontrollutvalgsmøtet 4. mai 2017 i sak 08/17 informerte HR-sjefen om verktøyet «10-faktor» og hvordan gjennomføringen av undersøkelser blir foretatt. Kommunens rutiner for varsling ble gjennomgått. I den sammenhengen ble det nevnt at hovedverneombudet og tillitsvalgte burde inviteres til kontrollutvalget. Den 09.05.17 ble Fagforbundet, Delta, Utdanningsforbundet og hovedvernombudet invitert via e-post til kontrollutvalgsmøtet 08.06.17 for å belyse varslingsrutinene fra deres sider. Spørsmål som kan drøftes eller legges frem er som følger: hvordan er dere kjent med dagens varslingsrutiner som foreligger? hvordan fungerer rutinene i praksis? finnes det noen eksempler.. utfordringer man står i utfordringer i dag, i forhold til tidligere Ovennevnte punkter er kun ment som et utgangspunkt. Det er opp til deltakerne å velge hva de ønsker å formidle/fortelle. Kontrollutvalget ser at det vil være nyttig å få belyst hvordan varsling/varslingsrutiner sees på fra de tillitsvalgte. 1

16/17 Tema "Varsling" - 17/00137-1 Tema "Varsling" : Nøtterøy kommune, varslingsplakaten Nøtterø Behandlet WES illlljsjllll arnedlill kommune i Arbeidsmiljøutvalget (AMU) 18.desem Det er alltid forsvarlig Hva er varsling? Varsling er å gå videre med kritikkverdige forhold til noen som kan gjøre noe med det. Kritikkverdige forhold kan være lovbrudd eller annen uetisk eller kritikkverdig atferd, mobbing, brudd på etiske- eller interne retningslinjer, Varsling Varsling elektronisk forsvarlig ' Varsling i samsvar med varslingsplikt, eller varsling til tilsynsmyndighet eller annen offentlig myndighet, er alltid forsvarlig... Varsling manuelt via e-post, skjema skriv, er forsvarlig Hvis arbeidstaker rett til å varsle Loven gir deg rett til å varsle. Ansatte oppfordres å benytte denne retten dersom kritikkverdige forhold oppdages. Varslingens til For din og kommunens de] bør alle varsler formuleres skriftlig og sendes varslingssekretariatet elektronisk. Av hensyn til forsvarlighetskravet bør varslingen formuleres saklig og nøkternt av varsling Kommunens varslinssekretai'iat er mottaker av alle varsler, vurderer og fordeler problemstilling og mottaker. Varsleren uke varslene avhengig skal ha tilbakemelding Ekstern av og fortrolighet Varsling kan gjøres anonymt, men åpenhet vil sikre bedre saksbehandling. Varslerens identitet skal uansett behandles med fortrolighet og ikke gjøres kjent uten varslerens samtykke. kan du varsle? Varsling skal skje forsvarlig. Med det menes at intern varsling bør være forsøkt før eventuell offentlig varsling. Varsling til offentligheten eller media er likevel forsvarlig hvis intern varsling ikke fører frem, fremstår eller dersom intern som hensiktsmessig varsling har varslingsplikt: Før varsling til media om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen, skal arbeidstaker særlig vurdere:. Er det grunn til å tro at det faktisk foreligger kritikkverdige forhold? ' Er det hensiktsmessig 0 Har andre utenfor kommunen berettiget interesse av å få vite om forholdene? å si fra internt først? innen en Viser det seg at kritikken er grunnløs eller baserer seg på en misforståelse, skal varsleren få en ordentlig forklaring. Ledelsen har ansvar for å ta vare på både varsleren og den som eventuelt er rannnet av varselet eller kritikken Hvordan eller varsling ' Anonymitet er Nøtterøy kommune har lagt til rette for å varsle internt på en god måte. Samtidig har den enkelte alltid rett til å gå til offentlig tilsyn med relevante saker. form Oppfølging via Kvalitetslosen I noen tilfeller har arbeidstaker plikt til å si fra / varsle, i følge lov eller forskrift f eks AML 2 3. Varsling i samsvar med slik plikt vil alltid være riktig og lovlig Ansatte som er villige til å varsle er en viktig ressurs for Nøtterøy kommune og skal ikke straffes eller utsettes for andre utilbørlige reaksjoner. Du har å varsle: ' er positivt Varsling bidrar til kvalitetssikring av virksomheten vår og til oppmerksomhet vi ønsker omkring etisk atferd i kommunen. I ber 2013 ikke for varsleren ' Tilgjengelig i Kvalitetslosen: HMS rosedvre for varslinu og oppfølging av kritikkverdige forhold ' Mulighet for elektronisk avvikssystemet. ' Mulighet for manuell eget skjema. varsling varsling via i

17/17 Referatsaker - 16/00225-7 Referatsaker : Referatsaker Arkivsak-dok. Saksbehandler 16/00225-7 Heidi Wulff Jacobsen Saksgang Kontrollutvalget i Nøtterøy 08.06.2017 SAK 17/17 REFERATSAKER Referatsakene tas til orientering. Vedlegg: Ingen Saksframstilling: Kontrollutvalgsleder orienterer om behandlingen av forvaltningsrapporten «Teigar ungdomsskole og idrettshall» i kommunestyret 31.05.17. Kontrollutvalgsleder orienterer om kontrollutvalgets uttalelse til regnskapet 2016 i kommunestyret 31.05.17. 1

18/17 Eventuelt - 16/00226-6 Eventuelt : Eventuelt Arkivsak-dok. Saksbehandler 16/00226-6 Heidi Wulff Jacobsen Saksgang Kontrollutvalget i Nøtterøy 08.06.2017 SAK 18/17 EVENTUELT. Vedlegg: Ingen Saksframstilling: 1