Hetlandsgården Sameie Innkalling til sameiermøte
Til sameier Vi ønsker deg velkommen til ordinært sameiermøte. Innkallingen inneholder sameiets årsberetning og regnskap for 2016. Styret ber om at du leser nøye igjennom heftet og viser din interesse for sameiet ved å møte opp på sameiermøtet. Dette er en god anledning til å delta i diskusjonen og velge det styret som skal forvalte ditt bomiljø i det kommende året. Hvem kan delta på sameiermøtet? Alle sameiere har rett til å delta i sameiermøte med forslags-, tale-, og stemmerett. For boligseksjoner har også sameierens ektefelle, samboer eller et annet medlem av sameierens husstand rett til å være tilstede og til å uttale seg. Det kan avgis kun én stemme pr. seksjon. Du har rett til å møte ved fullmektig.
Hetlandsgården Sameie INNKALLING TIL ORDINÆRT SAMEIERMØTE 2017 Det innkalles til ordinært sameiermøte med enkel bevertning Tirsdag 28.03.2017 kl. 19:30 Kantinen - Bryne Videregående Skole SAKSLISTE 1. Konstituering 1.1. Valg av møteleder 1.2. Valg av sekretær 1.3. Valg av 1 person til å undertegne protokollen sammen med møteleder 1.4. Registrering av frammøtte 1.5. Godkjenning av innkalling og saksliste 2. Årsberetning fra styret 3. Årsregnskap for 2016 4. Godtgjørelse til styret 5. Vaktmester 6. Videre bruk av de gamle boss-skurene 7. Utvendige parkeringsplasser 8. Lading av el-bil 9. Valg 9.1. Valg av 1 styremedlem for 2 år 9.2. Valg av 2 varamedlemmer for 1 år 9.3. Valg av valgkomité Stemmerett har sameiere eller personer med fullmakt. Hetlandsgården Sameie Arne Bore leder Side 1 av 6
Styrets arbeid Møtevirksomhet Det har i denne perioden vært avholdt 6 styremøter hvor i alt 32 protokollerte saker har vært behandlet. Arrangement Det har vært arrangert 1 dugnad samt sankthans feiring og julegrøt samling i perioden. Styrets arbeid i perioden Styret har utført følgende saker i perioden: - Malingsarbeid utvendig av vinduer og listverk ble ferdigstilt i sommer. - Nedgravde avfallskontainere ble installert og tatt i bruk i september. - Alle nødlys i trapperom er blitt utbedret. - Diverse lekkasjer er blitt utbedret. - Det er blitt satt opp leilighetsnummer på alle postkassene. - Vegg ned mot garasjeanlegg er blitt fjernet i begge blokkene. - Vi har byttet strømleverandør fra Lyse til Fjordkraft. - Juletre på utvendig fellesområde. - Generelt vedlikehold. Styrets planer Styret har følgende planer for videre arbeid: - Vedlikehold av utvendige murvegger (grønske-kverk). - Minst 2 dugnader (for-sommer og etter-sommer). - HMS gjennomgang i forbindelse med brann-/sikkerhets-utstyr i leilighetene. - Kommunikasjonsutstyret (telefon) i heisene må byttes fra analogt til digitalt da førstnevnte ikke vil bli støttet lenger av alarm sentralen. - Utarbeide strategi og planer for elbil lading i garasjene. Økonomi På grunn av store kostnader forbundet med utvendig vedlikehold (malingsarbeid de to siste årene) samt investering i nedgravde boss kontainere er økonomien for tiden litt anstrengt, og det er ikke rom for større investeringer i kommende periode. Boligselskapets løpende avtaler Sameiet har følgende løpende avtaler: - Bate boligbyggelag benyttes som forretningsfører. - KPMG AS benyttes som revisor. - Hauck Portservice AS utfører service på garasjeporter. - Heis1 AS utfører service på heisene. Side 1 av 1
KPMG AS Verksgata 1A Postboks 57 4064 Stavanger Telephone +47 04063 Fax Internet www.kpmg.no Enterprise 935 174 627 MVA Til Sameiermøtet i Hetlandsgården Sameie Uavhengig revisors beretning Uttalelse om revisjonen av årsregnskapet Konklusjon Vi har revidert Hetlandsgården Sameies årsregnskap som viser et underskudd på kr 198 797. Årsregnskapet består av balanse per 31. desember 2016, resultatregnskap for regnskapsåret avsluttet per denne datoen og noter til årsregnskapet, herunder et sammendrag av viktige regnskapsprinsipper. Etter vår mening er det medfølgende årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir et rettvisende bilde av sameiets finansielle stilling per 31. desember 2016, og av dets resultater for regnskapsåret avsluttet per denne datoen i samsvar med regnskapslovens regler og god regnskapsskikk i Norge. Grunnlag for konklusjonen Vi har gjennomført revisjonen i samsvar med lov, forskrift og god revisjonsskikk i Norge, herunder de internasjonale revisjonsstandardene International Standards on Auditing (ISA-ene). Våre oppgaver og plikter i henhold til disse standardene er beskrevet i Revisors oppgaver og plikter ved revisjon av årsregnskapet. Vi er uavhengige av sameiet slik det kreves i lov og forskrift, og har oppfylt våre øvrige etiske plikter i samsvar med disse kravene. Etter vår oppfatning er innhentet revisjonsbevis tilstrekkelig og hensiktsmessig som grunnlag for vår konklusjon. Øvrig informasjon Ledelsen er ansvarlig for øvrig informasjon. Øvrig informasjon består av årsberetningen og budsjettallene, men inkluderer ikke årsregnskapet og revisjonsberetningen. Vår uttalelse om revisjonen av årsregnskapet dekker ikke øvrig informasjon, og vi attesterer ikke den øvrige informasjonen. I forbindelse med revisjonen av årsregnskapet er det vår oppgave å lese øvrig informasjon med det formål å vurdere hvorvidt det foreligger vesentlig inkonsistens mellom øvrig informasjon og årsregnskapet, kunnskap vi har opparbeidet oss under revisjonen, eller hvorvidt den tilsynelatende inneholder vesentlig feilinformasjon. Dersom vi konkluderer med at den øvrige informasjonen inneholder vesentlig feilinformasjon er vi pålagt å rapportere det. Vi har ingenting å rapportere i så henseende. Styret og forretningsførers ansvar for årsregnskapet Styret og forretningsfører (ledelsen) er ansvarlig for å utarbeide årsregnskapet i samsvar med lov og forskrifter, herunder for at det gir et rettvisende bilde i samsvar med regnskapslovens regler og god regnskapsskikk i Norge. Ledelsen er også ansvarlig for slik intern kontroll som den finner nødvendig for å kunne utarbeide et årsregnskap som ikke inneholder vesentlig feilinformasjon, verken som følge av misligheter eller utilsiktede feil. Ved utarbeidelsen av årsregnskapet må ledelsen ta standpunkt til sameiets evne til fortsatt drift og opplyse om forhold av betydning for fortsatt drift. Forutsetningen om fortsatt drift skal legges til grunn så lenge det ikke er sannsynlig at virksomheten vil bli avviklet. Revisors oppgaver og plikter ved revisjonen av årsregnskapet Vårt mål er å oppnå betryggende sikkerhet for at årsregnskapet som helhet ikke inneholder vesentlig feilinformasjon, verken som følge av misligheter eller utilsiktede feil, og å avgi en revisjonsberetning som inneholder vår konklusjon. Betryggende sikkerhet er en høy grad av sikkerhet, men ingen garanti for at en revisjon utført i samsvar med lov, forskrift og god revisjonsskikk i Norge, herunder ISA-ene, alltid vil avdekke vesentlig feilinformasjon som eksisterer. Feilinformasjon kan oppstå som følge av misligheter eller utilsiktede
Revisors beretning - 2016 - Hetlandsgården Sameie feil. Feilinformasjon blir vurdert som vesentlig dersom den enkeltvis eller samlet med rimelighet kan forventes å påvirke økonomiske beslutninger som brukerne foretar basert på årsregnskapet. Som del av en revisjon i samsvar med lov, forskrift og god revisjonsskikk i Norge, herunder ISA-ene, utøver vi profesjonelt skjønn og utviser profesjonell skepsis gjennom hele revisjonen. I tillegg: identifiserer og anslår vi risikoen for vesentlig feilinformasjon i årsregnskapet, enten det skyldes misligheter eller utilsiktede feil. Vi utformer og gjennomfører revisjonshandlinger for å håndtere slike risikoer, og innhenter revisjonsbevis som er tilstrekkelig og hensiktsmessig som grunnlag for vår konklusjon. Risikoen for at vesentlig feilinformasjon som følge av misligheter ikke blir avdekket, er høyere enn for feilinformasjon som skyldes utilsiktede feil, siden misligheter kan innebære samarbeid, forfalskning, bevisste utelatelser, uriktige fremstillinger eller overstyring av intern kontroll. opparbeider vi oss en forståelse av den interne kontroll som er relevant for revisjonen, for å utforme revisjonshandlinger som er hensiktsmessige etter omstendighetene, men ikke for å gi uttrykk for en mening om effektiviteten av sameiets interne kontroll. evaluerer vi om de anvendte regnskapsprinsippene er hensiktsmessige og om regnskapsestimatene og tilhørende noteopplysninger utarbeidet av ledelsen er rimelige konkluderer vi på hensiktsmessigheten av ledelsens bruk av fortsatt drift-forutsetningen ved avleggelsen av årsregnskapet, basert på innhentede revisjonsbevis, og hvorvidt det foreligger vesentlig usikkerhet knyttet til hendelser eller forhold som kan skape tvil av betydning om sameiets evne til fortsatt drift. Dersom vi konkluderer med at det eksisterer vesentlig usikkerhet, kreves det at vi i revisjonsberetningen henleder oppmerksomheten på tilleggsopplysningene i årsregnskapet, eller, dersom slike tilleggsopplysninger ikke er tilstrekkelige, at vi modifiserer vår konklusjon om årsregnskapet og årsberetningen. Våre konklusjoner er basert på revisjonsbevis innhentet inntil datoen for revisjonsberetningen. Etterfølgende hendelser eller forhold kan imidlertid medføre at sameiet ikke fortsetter driften. evaluerer vi den samlede presentasjonen, strukturen og innholdet i årsregnskapet, inkludert tilleggsopplysningene, og hvorvidt årsregnskapet representerer de underliggende transaksjonene og hendelsene på en måte som gir et rettvisende bilde. Vi kommuniserer med ledelsen blant annet om det planlagte omfanget av revisjonen og til hvilken tid revisjonsarbeidet skal utføres. Vi utveksler også informasjon om forhold av betydning som vi har avdekket i løpet av revisjonen, herunder om eventuelle svakheter av betydning i den interne kontrollen. Uttalelse om øvrige lovmessige krav Konklusjon om årsberetningen Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, mener vi at opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet og forutsetningen om fortsatt drift er konsistente med årsregnskapet og er i samsvar med lov og forskrifter. Konklusjon om registrering og dokumentasjon Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, og kontrollhandlinger vi har funnet nødvendig i henhold til internasjonal standard for attestasjonsoppdrag ISAE 3000 Attestasjonsoppdrag som ikke er revisjon eller forenklet revisorkontroll av historisk finansiell informasjon, mener vi at ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av sameiets regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god bokføringsskikk i Norge. Stavanger, 10. mars 2017 KPMG AS Monica Rosnes Statsautorisert revisor 2
Hetlandsgården Sameie SAKSPAPIRER Sak 2 Årsberetning fra styret Se vedlagt årsberetning fra styret. Styret foreslår følgende vedtak for sak 2 på årets ordinære sameiermøte: Vedtak: Styrets årsberetning vedtas som sameiets årsberetning for 2016. Sak 3 Årsregnskap for 2016 Se vedlagt årsregnskap. Styret foreslår følgende vedtak for sak 3 på årets ordinære sameiermøte: Vedtak: Regnskapet vedtas som sameiets regnskap for 2016. De disponible midler overføres til neste år. Sak 4 Godtgjørelse til styret Styret foreslår å beholde godtgjørelse til styret på samme nivå som for 2016, og foreslår følgende vedtak for sak 4 på årets ordinære sameiermøte: Vedtak: Godtgjørelse til styret fastsettes til kr 45.000,- fordelt som følger: Styreleder: kr 25.000,- Sekretær: kr 10.000,- Styremedlem #1 kr 5.000,- Styremedlem #2 kr 5.000,- Sak 5 Vaktmester På ordinært sameiermøtet i 2016 (som i 2014 & 2015) ble det besluttet at en som en prøveordning skulle kjøre et år til uten vaktmester, og deretter vurdere dette på ny på ordinært sameiermøtet 2017. Styret foreslår følgende vedtak for sak 5 på årets ordinære sameiermøte: Vedtak: Ordningen fortsetter som i dag inntil videre. Side 2 av 6
Hetlandsgården Sameie Sak 6 Videre bruk av de gamle boss-skurene Etter at vi nå har fått nedgravd bossanlegg er de tidligere boss-skurene ledige for annet formål, eventuelt fjerning. Styret har bedt beboerne komme med forslag til hva de kan benyttes til, og følgende forslag er kommet inn: Forslag 1: Forslag 2: Forslag 3: Forslag 4: Sykkel-skur. Vi ønsker at boss-skurene kan brukes som sykkelskur for folk som er på besøk. De verner også for innsyn fra gata. Handicap- & sykkel- parkering. Skurene bør rives, slik at en slipper slusen ved kraftig vind. Etablere 1 stk. HC parkering. Dette er et stort behov slik at besøkende med HC tillatelse kan få parkere nærmere inngang. Noe kan evt. brukes til sykkelparkering for å få bort parkeringen utenfor inngangspartiene og veien. Sykkel-skur med lade-mulighet. Vi vil foreslå at det blir plass for sykkelparkering (med el-uttak for eventuelle elsykler). Plassen må merkes tydelig. Røyke-bu. Vårt forslag er å benytte boss skuret til røyke-bu. Vi er plaget av røyke-lukt i hele leiligheten. Den kommer via terrassen og inn i leiligheten via åpne vindu og lufteventiler. I boden på terrassen har vi prøvd å tette med silikon, men har ikke klart å holde røyklukten ute. Se ellers utklipp fra «abc nyheter» artikkel: Røyking på balkongen Et annet problem som berører mange, er røyking på balkongene. Hos Helsedirektoratet får de mange henvendelser om problematikken. Vi mottar jevnlig henvendelser om dette. Henvendelsene er ikke tallfestet, men vi oppfatter at toleransen for å bli utsatt for passiv røyking blir stadig lavere på grunn av holdningsendringer i samfunnet, samtidig som at helseskadene, også av passiv røyking, er godt kjent, sier avdelingsdirektør i Helsedirektoratet, Hilde Skyvulstad, til klikk.no. Hun sier videre at tobakksskadeloven ikke gjelder i den private sfære. Det vil si at røyking i den enkeltes boenhet, inkludert balkonger, faller utenfor regelverket. Derimot vil det kunne reguleres i vedtekter fastsatt i borettslaget eller boligsameiet. Den som er plaget av naborøyking må derfor ta kontakt med styret der han/hun bor for å se på mulighetene for å fastsette ordensregler om dette. Et borettslag i Tromsdalen løste problematikken ved å henge opp et oppslag. Der ba de beboerne ta hensyn og ikke røyke på verandaene. Og beboerne fulgte opp anmodningen. Vi har ikke fått noen reaksjoner på det. Det har ikke vært noen klager etter at vi tok det opp. Jeg innbiller meg at det fungerer ganske greit, uttaler borettslagets leder til NRK Nordnytt. I OBOS blir de ofte presentert for problemstillingen, og Ademaj forteller at det er et vanskelig tema. Enkelte boligselskaper kan ha regler om dette, men det er ikke noe lovforbud i Norge. Vår anbefaling er at folk snakker sammen. Man må jo prøve å finne en løsning på problemet. Det å bo tett kan by på slike utfordringer, da må man ta hensyn og forholde seg til hverandre. Styret foreslår følgende vedtak for sak 6 på årets ordinære sameiermøte: Vedtak: Vi lar skurene stå som de slik at de lett kan benyttes til sykkel-skur for besøkende. Side 3 av 6
Hetlandsgården Sameie Sak 7 Utvendige parkeringsplasser Det blir etter hvert svært vanskelig å parkere i Bryne sentrum og nærområdet vårt uten å måtte betale dyrt for dette. Dette vil bare forverre seg fremover når siste byggetrinn for skolen blir ferdig. I den forbindelse er det kommet forespørsler om familiemedlemmer kan få lov til å parkere på uteparkeringene på dagtid, og styret ønsker beboernes syn på denne saken. Skal vi tillate dette? Kan det bli et problem med at det blir fullt på plassen (vi har bare 22 plasser tilgjengelig)? Hvordan fordele rettferdig? Hvordan skal vi kunne regulere dette slik at ikke uvedkommende også parkerer hos oss? Skal vi ta betaling? Hvem skal eventuelt beslutte og kontrollere dette? Styret foreslår følgende vedtak for sak 7 på årets ordinære sameiermøte: Vedtak: Styret tar tilbakemeldingene fra beboerne til etterretning og utarbeider retningslinjer i henhold til dette. Sak 8 Lading av el-bil Flere og flere kjøper elbil eller ladbar hybrid, og behov for lading av disse på parkeringsplassene i garasjene har allerede blitt meldt inn til styret. For å unngå ad-hoc løsninger og eventuelle problemer relatert til underdimensjonering og eventuell overbelastning av strømfordelingstavlene i sameiet på lang sikt, samt at det blir valgt en tilfredsstillende god teknisk løsning, foreslår jeg at styret utarbeider en forent strategi og plan for hvordan dette skal løses etter hvert som behovet øker fremover. Jeg tror dette kan komme raskere enn en tror, det selges mer og mer elbil, og det er også sterke signaler i boligmarkedet som tilsier høyere verdi på leiligheter hvor en har tilrettelagt for lading av elbil. Jeg foreslår at det tas en generell introduksjon og diskusjon angående temaet i ordinært sameiermøte den 28.03.2017, dette for å samle innspill fra beboerne, og at styret deretter setter i gang et strategiarbeid og planlegger hvordan dette best mulig kan løses fremover. Deretter foreslår jeg at det kalles inn til et eget beboermøte for diskusjon av utarbeidet forslag før en endelig beslutning tas. Noen viktige saker som må diskuteres og besluttes i dette strategiarbeidet er som følger: - Skal hver beboer installere sin egen løsning eller bør sameiet utarbeide en felles teknisk løsning for lading av elbil? - Er det viktig å tenke total-løsning slik at vi ikke ender opp med en masse forskjellig kabeldragning og forskjellige løsninger som både kan være uhensiktsmessig og skjemmende? - Med hensyn til kostnader for installasjon av ladepunkter / ladestasjoner, skal den enkelte betale dette fullt ut, skal sameiet betale dette fullt ut, eller hvordan skal kostnadene eventuelt fordeles mellom sameie og den enkelte? Side 4 av 6
Hetlandsgården Sameie - Hvordan skal en eventuell felles løsning implementeres? - Er det mulig å gjøre en stegvis implementering slik at en ikke drar kostnader før en beboer virkelig har behov for et ladepunkt? - Hvordan skal en belaste den enkelte beboer for den energien han bruker for å lade bilen? Skal vi ha egne målere installert for hver ladestasjon eller skal vi sette et fast beløp for dette (eks. Tesla 81kWh versus Mitsubishi i-miev 16kWh)? - Hvordan skal vi sikre at det er energi nok til alle som ønsker å lade, og at en får en rettferdig fordeling av energien dersom vi har begrensninger? - Batteriene for elbil er i en rivende utvikling og det er stor grunn til å tro at den gjennomsnittlige batteri kapasiteten i fremtiden vil bli betraktelig større enn i dag. Dette vil kunne kreve høyere strømstyrker for å lade bilen innenfor samme tidsrom som i dag. I den forbindelse vil det vel også være viktig å ikke underdimensjonere ladesystemet slik at vi kan risikere at hovedsikringene ikke tåler belastningen, eventuelt at det gjøres en automatisk lastfordeling mellom de enkelte ladestasjonene? - Annet? Styret foreslår følgende vedtak for sak 8 på årets ordinære sameiermøte: Vedtak: Styret tar innspillene fra ordinært sameiermøte til etterretning og vil jobbe frem strategi og planer for dette. Sak 9 Valg Styret og valgkomité har i 2016 bestått av personene i tabellen nedenfor, og som også inneholder en oversikt over hvem som er på valg eller ikke: Funksjon Navn På valg Styret: - Styreleder Arne Bore Nei - Styremedlem Inger Muri Nei - Styremedlem Margunn Kyllingstad Ja - Styremedlem Margunn Stangeland Ja - Varamedlem Arne Fosse Ja - Varamedlem Kjell Gravdal Ja Valgkomité: - Valgkomité medlem Geir Høyland Ja - Valgkomité medlem Håkon Thue Nei Side 5 av 6
Hetlandsgården Sameie Valgkomiteen foreslår følgende personer til nye medlemmer i styret og valgkomité for neste periode: Funksjon Navn Periode Styret: - Styremedlem Margunn Kyllingstad 2 år - Styremedlem Margunn Stangeland 2 år - Varamedlem Arne Fosse 1 år - Varamedlem Svein Inge Garborg 1 år Valgkomité: - Valgkomité medlem Ronny Erga 2 år Følgende vedtak foreslås for sak 9 på årets ordinære sameiermøte: Vedtak: De personene som valgkomitéen har foreslått velges til styre og valgkomité for nest periode. Side 6 av 6