Godkjent av styret for Høgskolen i Finnmark 01.11.06 i sak S 37/06 med hjemmel i lov av 1. april 2005 nr. 15 om universiteter og høgskoler. INNHOLD KAPITTEL 1... 2 GENERELLE BESTEMMELSER... 2 1-1 Hvem er stemmeberettiget... 2 1-2 Manntall... 3 1-3 Stemmekretser... 3 1-4 Forslag til kandidater... 3 1-5 Generelle vilkår for valgbarhet... 4 1-6 Hvem som ikke er valgbare... 4 1-7 Plikt til å påta seg verv... 4 1-8 Fritak fra verv... 4 1-9 Funksjonstid... 5 1-10 Valgdager... 5 1-11 Suppleringsvalg... 5 1-12 Stemmesteder... 5 1-13 Forhåndsstemming... 5 1-14 Poststemming... 5 1-15 Klage... 6 1-16 Valg med bare en kandidat... 6 1-17 Nominasjonskomite... 6 1-18 Kjønnsmessig balanse... 7 1-19 Valgprotokoller... 7 KAPITTEL 2... 7 VALG AV REKTOR OG PROREKTOR... 7 2-1 Valgmåte... 7 2-2 Valgmetode... 7 2-3 Hvem som er valgbare... 8 KAPITTEL 3... 8 VALG AV INTERNE REPRESENTANTER TIL HØGSKOLENS STYRE... 8 3-1 Valgmåte... 8 3-2 Valgmetode... 8 3-3 Sammensetning av styret... 9 3-4 Varamedlemmer... 9 KAPITTEL 4... 9 VALG TIL AVDELINGSSTYRENE... 9 4-1 Valgmåte... 9 4-2 Valgbarhet og stemmerett... 9 4-3 Valgprotokoll... 10 KAPITTEL 5... 10 VALG AV STUDIELEDERE... 10 5-1 Valgmåte... 10 5-2 Valgbarhet og stemmerett... 10 5-3 Valgprotokoll... 10 1
Kapittel 1 GENERELLE BESTEMMELSER Dette reglementet tar sikte på å være et praktisk hjelpemiddel for å gjennomføre de mange valg til verv og organer ved Høgskolen i Finnmark. Reglementet er utarbeidet på bakgrunn av lov av 1. april 2005 nr. 15 om universiteter og høgskoler. Reglementets virkeområde Reglementet gjelder valg av rektor, prorektor, andre valgte medlemmer av høgskolestyret, avdelingsstyrer og studieledere. Institusjonen gir også regler for valg til eventuelle andre verv. Valgmåte Valg av tilsatte etter dette reglement skjer dersom ikke styret bestemmer annet, som urnevalg. Der det er hensiktsmessig tillates også postvalg. Styret delegerer til et valgstyre å fastsette utfyllende regler og regler om gjennomføring av valget. Valgstyre Styret oppnevner valgstyre for høgskolen etter dette reglementet. Valgstyret skal ha 6 medlemmer, derav 2 studentrepresentanter. Hvert medlem har personlig vararepresentant. Blant tilsattes representanter skal alle 4 enheter (de 3 avdelingene og fellesadministrasjonen) være representert. Valgstyret velger selv leder og nestleder. Direktøren sørger for sekretærhjelp til valgstyret. Dersom medlem av valgstyret er foreslått til valg til organ, trer vedkommende ut av valgstyret, og det oppnevnes nytt medlem. Rektor gis fullmakt til å supplere valgstyret når medlem fratrer. Valgstyret skal administrere forberedelser og gjennomføring av valgene. Det skal også påse at valg ikke finner sted før det er fremmet forslag på minst like mange personer som det skal velges, pluss dobbelt så mange varamedlemmer. Valgstyret er vedtaksfør når mer enn halvparten av medlemmene er til stede. Det gjør vedtak ved vanlig flertall. Ved stemmelikhet er lederens stemme avgjørende. Medlem av valgstyret kan anke en avgjørelse inn for styret. 1-1 Hvem er stemmeberettiget 1. Tilsatte: Det er et vilkår for stemmerett ved valg etter dette reglement at vedkommende er tilsatt eller engasjert i minst halv ordinær stilling ved høgskolen, og har tiltrådt denne senest valgdagen. Den som er tilsatt eller engasjert for mindre enn ett år, har likevel ikke stemmerett, hvis ikke han eller hun har vært i sammenhengende tilsettingsforhold ved høgskolen i minst ett 2
år fram til valgdagen. Alle som er i engasjement eller vikariat av ett års varighet eller mer har stemmerett Stemmerett faller bort for den som har permisjon for å arbeide i annen stilling. Dette gjelder likevel ikke hvis det er tale om en stilling ved samme institusjon som ikke gir stemmerett. Tilsatte i svangerskapspermisjon med lønn fra høgskolen, har stemmerett. Tilsatte i omsorgspermisjon uten lønn fra høgskolen, har ikke stemmerett. Valgstyret avgjør andre tvilsspørsmål om valgbarhet og stemmerett. 2. Studenter: Stemmerett har den som på valgdagen er tatt opp og registrert som student ved høgskolen og har betalt semesteravgift ved høgskolen for det semesteret valget gjennomføres i. 3. Den som har stemmerett som tilsatt har ikke samtidig stemmerett som student. 1-2 Manntall 1. Høgskoledirektøren eller den hun/han utpeker i sitt sted er manntallsfører. 2. Den enkelte avdeling må sørge for at liste over stemmeberettigede ved høgskolen er manntallsføreren i hende senest fire uker før vedkommende valg. Manntallet skal samtidig bekjentgjøres ved den enkelte avdeling for gjennomsyn av de som er stemmeberettigede. 3. Frist for å klage på manntallet er to uker før vedkommende valg. 1-3 Stemmekretser 1. HiF har tre stemmekretser/velgergrupper: tilsatte i undervisnings- og forskerstillinger teknisk/administrativt tilsatte studenter Stemmene skal telles innenfor hver av disse gruppene 2. I tvilstilfeller skal styret avgjøre om en stilling skal regnes som faglig eller som teknisk/administrativ. Bibliotekstillinger regnes i denne sammenheng til samme gruppe som de tekniske og administrative stillingene. 1-4 Forslag til kandidater 1. Alle ansatte og studenter som har stemmerett til det aktuelle valget har rett til å stille forslag. 2. Forslag på kandidater må være valgstyret i hende senest 14 dager før vedkommende valg. 3
1-5 Generelle vilkår for valgbarhet 1. Alle tilsatte i ordinær halv stilling eller mer er valgbare til valg, uavhengig av om de i dag innehar valgte verv, med unntak av de som er nevnt i 1-6. 2. Tilsatte som har permisjon er også valgbare, forutsatt at permisjonen utløper og de faktisk tiltrer den stilling de har permisjon fra, den dagen de tiltrer i vervet. 3. Tilsatte som skal ut i særskilt permisjon eller har permisjon for faglig oppdatering fra den dagen vervet begynner, er også valgbare. Innrømmes slik permisjon mens medlemmet sitter i høgskolestyret, innebærer det ikke at vedkommende automatisk må fratre som styremedlem. 3. Studenter som er stemmeberettiget, er også valgbare til verv. 4. Valgstyret avgjør andre tvilsspørsmål om valgbarhet, stemmerett og stemmekrets. 5. Styret delegerer til valgstyret ytterligere tvilsspørsmål om valgbarhet. 1-6 Hvem som ikke er valgbare Høgskoledirektør, stabsledere og dekaner er ikke valgbare til høgskolestyret. 1-7 Plikt til å påta seg verv 1. Alle tilsatte har plikt til å påta seg og fungere i verv de velges til, forutsatt at de ikke har adgang til å frasi seg gjenvalg etter UH-lovens 9-5. Kandidater som foreslås skal på forhånd være forespurt. 2. Studenter har ikke plikt til å påta seg verv, men studenter som tar i mot valg har plikt til å fungere i vervet ut valgperioden. 1-8 Fritak fra verv 1. Den som ikke uten uforholdsmessig vanskelighet eller belastning kan skjøtte sine funksjoner i et verv, kan etter søknad fritas for valg eller for fortsatt funksjon i vervet. Den som er tilsatt i deltidsstilling kan også fritas hvis vervet vil medføre at det blir urimelig byrdefullt eller vanskelig for vedkommende å utføre sitt arbeid i stillingen. Søknad om fritak avgjøres av rektor. 2. En student som ikke uten uforholdsmessig vanskelighet eller belastning kan skjøtte sine funksjoner i et verv kan etter søknad fritas for valg eller for fortsatt funksjon i vervet. For verv i styre og råd avgjøres søknaden av rektor. For verv i avdelingsstyre avgjøres søknaden av dekan. 3. Rektor gis fullmakt til å supplere valgstyret når medlem fratrer. 4
1-9 Funksjonstid 1. Funksjonstiden for alle tilsatte som er valgt til verv etter dette reglement er fire år og gjelder fra valgperioden starter. Valg skal avvikles i vårsemesteret før ny funksjonstid begynner. 2. Funksjonstiden for studenter er ett år. Valgene skal avvikles i vårsemesteret. 1-10 Valgdager Valgdager fastsettes av valgstyret og kunngjøres med minst seks ukers varsel. I kunngjøringen gjøres det også kort rede for reglene om fremsettelse av forslag og for framgangsmåten ved valget. Dato for avholdelse av valg skal gjøres kjent senest 6 uker før valgdagen. Samtidig skal det minnes om fristen for å fremme forslag på kandidater. 1-11 Suppleringsvalg Dersom noen av de valgte representantene må fratre sine verv tidligere enn 1 år før utløpet av valgperioden, skal det holdes nyvalg. 1-12 Stemmesteder 1. Det skal være minst ett stemmested ved hvert av høgskolens faste lokaliteter. 2. Den enkelte avdeling har ansvar for å finne egnede stemmelokaler, og bekjentgjøre dette på tilfredsstillende måte. Stemmelokalet skal kunngjøres samtidig og på samme sted som manntallslistene og listen over kandidater. 1-13 Forhåndsstemming 1. Dersom valget skal avholdes som urnevalg eller valgmøte, skal det gis adgang til å levere forhåndsstemmer fram til kl 1200 dagen før den ordinære valgdagen. 2. Forhåndsstemmer skal avgis i samsvar med reglementets 12. Valgstyret skal godkjenne forhåndsstemmemottakerne etter forslag fra den enkelte avdeling. 3. Forhåndsstemmer avgitt på annen måte vil bli forkastet. 1-14 Poststemming 1. Valgstyret kan for det enkelte valg bestemme at det skal tillates avgitt poststemmer. Den enkelte avdeling har i tilfelle ansvaret for å distribuere orientering om valget og valgmåten, stemmesedler og særskilt konvolutt for poststemming til de stemmeberettigede som ikke har anledning til å avgi stemme ved forhåndsstemme eller ved det ordinære valget. Poststemmene må være valgstyret i hende senest kl 1200 dagen før det ordinære valget. 2. Poststemmer sendes direkte til: Valgstyret v/høgskoledirektør, Høgskolen i Finnmark, 9509 ALTA 5
3. Poststemmer avgitt på annen måte vil bli forkastet. 4. Det skal gjennomføres postvalg for desentraliserte studenter og studenter som på grunn av praksis ikke kan være til stede ved institusjonen på valgdagen eller i forhåndsstemmeperioden. 1-15 Klage Klage kan framsettes og behandles i samsvar med reglementets 24. 1. Manntallet: Klage over manntallet rettes til manntallsfører senest to uker før vedkommende valg, jfr. reglementets 9 nr. 2. 2. Formelle feil: Den som har stemmerett kan klage til valgstyret over formelle feil som er begått ved valget. 3. Stemmerett: Den som blir nektet stemmerett skal likevel gis anledning til å levere stemmeseddel. Slik stemmeseddel skal ikke legges i valgurnen, men i en særskilt lukket konvolutt påført navn og adresse for velgeren. Stemmeseddelen skal oppbevares på betryggende måte med tanke på eventuell klage (jf 13). 4. Valgstyrets vedtak og beslutninger: Klage over valgstyrets vedtak og beslutninger rettes til valgstyret uten ugrunnet opphold, og senest en uke etter at valgresultatet er offentliggjort. 5. Finner valgstyret ikke grunnlag for å ta klagen til følge, oversendes denne straks til klagenemnda. Valgstyret kan avgi uttalelse om klagen i forbindelse med oversendelse. Denne skal i så fall gjøres kjent for klager. 1-16 Valg med bare en kandidat Dersom det innen fristens utløp bare er nominert en kandidat til valg til verv, skal valg formelt gjennomføres. 1-17 Nominasjonskomite Styret ved Høgskolen i Finnmark oppnevner en nominasjonskomite bestående av 6 medlemmer (med personlige varamedlemmer): 3 tilsatte i undervisnings- og forskningsstillinger 2 studenter 1 tilsatt i teknisk/administrativ stilling Alle avdelinger/enheter skal være representert i nominasjonskomiteen. Komiteen velger selv leder og nestleder. Direktøren bistår med sekretærhjelp 6
Nominasjonskomiteen skal legge fram forslag på kandidater til: rektor, prorektor samt høgskolens styre. Hver avdeling v/dekan organiserer selv nominering og valg til avdelingsstyre og studieledere. Nominasjonskomiteen skal forespørre kandidater, dersom de ikke allerede er forespurt, og forsikre seg om at de er valgbare. Nominasjonskomiteen skal sørge for å presentere kandidatene. 1-18 Kjønnsmessig balanse 1. Ved flertallsvalg og preferansevalg skal likestillingslovens krav om kjønnsmessig balanse være oppfylt innen den enkelte valgkrets. Skal det velges 4 medlemmer eller flere fra valgkretsen, skal hvert kjønn være representert med minst 40 % blant dem som velges. Skal det velges 2 eller 3 medlemmer fra valgkretsen, skal begge kjønn være representert. Disse krav gjelder også ved valg av varamedlemmer. 2. Viser det seg ved opptellingen ved preferansevalg eller flertallsvalg at et kjønn vil få færre representanter enn dette, rykker kandidater fra det underrepresenterte kjønn som det er avgitt flest stemmer for, opp inntil man har oppnådd slik balanse. 1-19 Valgprotokoller Utfallet av valg etter dette reglement skal føres inn i en særskilt valgprotokoll som underskrives av 3 av valgstyrets medlemmer (med unntak fra valg til avdelingsstyre og studieledere). Melding om utfallet av valget sendes til høgskoledirektøren og kunngjøres straks. Kapittel 2 VALG AV REKTOR OG PROREKTOR Rektor og prorektor velges for fire år om gangen. 2-1 Valgmåte Valg av rektor og prorektor velges ved direkte valg (urnevalg). 2-2 Valgmetode 1. Valget skjer skriftlig som flertallsvalg. Den kandidaten som får mer enn halvparten av de avgitte stemmer er valgt (simpelt flertall). Blanke stemmer teller med. Dersom ingen oppnår mer enn halvparten av stemmene settes de to kandidatene som har oppnådd flest stemmer opp mot hverandre i en ny valgomgang. Den som da oppnår flest av stemmene er valgt. Er det stemmelikhet avgjøres valget ved loddtrekning. 7
2. Dersom rektor eller prorektor må fratre sine verv tidligere enn 1 år før utløpet av valgperioden, skal det holdes nyvalg. 3. Vekting av stemmer Stemmene vektes i samsvar med reglene i reglementets 17, slik: Faglig tilsatte: 60 % Studenter: 24 % Teknisk/administrativ tilsatte: 16 % 2-3 Hvem som er valgbare 1. Valgbar som rektor er den som har erfaring fra universitets- og høgskolesektoren i undervisnings- og forskerstilling og som har gode lederkvalifikasjoner. Ved forslag om en rektorkandidat som ikke er tilsatt ved høgskolen, skal det foreligge skriftlig samtykke fra den foreslåtte kandidaten. Kandidaten må beherske skandinavisk i skrift og tale. 2. Valgbar som prorektor er institusjonens fast tilsatte i minst halv undervisnings- og forskerstilling. 3. Det skal holdes separate valg til vervene som rektor og prorektor. Rektor skal velges først. Valg av prorektor holdes etter at resultatet av rektorvalget foreligger. Ved to interne kandidater er det adgang til å føre opp samme kandidat til begge verv. Dersom den kandidat som velges til vervet som rektor også er kandidat til vervet som prorektor, bortfaller kandidaturet til prorektorvervet. 4. Ingen kan gjenvelges som rektor eller prorektor hvis vedkommende vil ha fungert i dette verv i et sammenhengende tidsrom på 8 år ved den nye valgperiodens begynnelse. Kapittel 3 VALG AV INTERNE REPRESENTANTER TIL HØGSKOLENS STYRE 3-1 Valgmåte Valg av interne representanter til høgskolens styre skjer ved direkte valg (urnevalg). Valget skjer etter at rektor og prorektor er valgt. 1. Det skal avholdes separate valg for tilsatte i undervisnings- og forskerstillinger og teknisk-administrativt tilsatte. 2. Studentparlamentet velger sine representanter for ett år av gangen hver vår. 3-2 Valgmetode Valg av medlemmer til styret skjer som flertallsvalg. Dersom noen kandidater får like mange stemmer avgjøres valget dem i mellom ved loddtrekning. 8
3-3 Sammensetning av styret 1. Rektor (leder av styret) Prorektor 2 representanter for undervisnings- og forskertilsatte 1 representant for teknisk/administrativt tilsatte 2 representanter for studentene 4 eksterne medlemmer (oppnevnt av departementet etter forslag fra høgskolestyret) 2. Det skal velges representanter fra tre kategorier, se 3-3 pkt. 1. 3-4 Varamedlemmer 1. Det skal innen den enkelte gruppe velges samme antall varamedlemmer som medlemmer + 2 i nummerert rekkefølge. Stemmetallet fra valget til faste representanter skal være grunnlaget for rekkefølgen av varamedlemmene. 2. Har rektor eller prorektor forfall skal varamedlem nummer 1 fra faglig gruppe innkalles. Kapittel 4 VALG TIL AVDELINGSSTYRENE Avdelingsstyrene er satt sammen i tråd med vedtak i høgskolestyret i sak S 20/03. Ifølge dette vedtaket skal avdelingsstyret bestå av 9 medlemmer, og er satt sammen på følgende måte: Dekan (tilsatt) Avdelingens studieledere (fast plass) 1-3 representanter fra undervisnings- og forsker tilsatte 1 representant fra teknisk/administrativt tilsatte 2 representanter fra studentene 1 ekstern representant Det skal innen den enkelte gruppe velges ett eller flere varamedlemmer. Stemmetallet fra valget til faste representanter skal være grunnlaget for rekkefølgen av varamedlemmene. 4-1 Valgmåte 1. Valg av representantene for tilsatte i avdelingsstyret skjer som urnevalg (flertallsvalg). Hver avdeling v/dekan organiserer selv nominering og valg. Det skal avholdes separate valg for undervisnings- og forskningstilsatte og teknisk/administrativt tilsatte. 2. Valg av studenter organiseres av studentene selv. 4-2 Valgbarhet og stemmerett 1. Ansatte er valgbare og har stemmerett ved den avdeling de er tilsatt. 9
2. Studenter er valgbare og har stemmerett ved den avdeling som har faglig ansvar for det studium de følger. I tvilstilfeller avgjør de relevante studentorganisasjoner hvor stemmerett og valgbarhet ligger. En student har ikke rettigheter på mer enn en avdeling. 3. Melding om valget kunngjøres to uker før valg avholdes av avdelingens dekan. 4-3 Valgprotokoll Utfallet av valgene til avdelingsstyre skal føres inn i en særskilt valgprotokoll som underskrives av dekan, en representant fra undervisnings- og forskerpersonalet og en teknisk/administrativt tilsatt. Melding om utfallet av valget sendes til høgskoledirektøren og kunngjøres straks. Kapittel 5 VALG AV STUDIELEDERE 5-1 Valgmåte Hver avdeling organiserer selv nominering og valg av studieledere blant de tilsatte i undervisnings- og forskerstillinger som underviser ved vedkommende utdanning/studium/studier/seksjon. Avdeling for pedagogiske og humanistiske fag administrerer valg av studieledere i allmennlærerutdanningen og førskolelærerutdanningen. 5-2 Valgbarhet og stemmerett Valgbar og stemmeberettiget er undervisnings- og forskerpersonale som har undervist ved vedkommende utdanning i løpet av de siste 3 årene og hatt 50 % stilling eller mer ved utdanningen i minst ett år av denne perioden. 5-3 Valgprotokoll Utfallet av valgene til studieledere skal føres inn i en særskilt valgprotokoll som underskrives av dekan og to representanter for undervisnings- og forskerpersonalet. Melding om utfallet av valget sendes til høgskoledirektøren og kunngjøres straks. 10