www.bardufossturn.org ÅRSMØTE 2011 for Bardufoss Gymnastikk og Turnforening Stiftet 4.april 1990
INNHOLD: - Saksliste - Årsberetning for 2011 - Regnskap 2011 - Innkomne forslag - Budsjettforslag 2012 - Valg www.bardufossturn.org 1
BARDUFOSS GYMNASTIKK OG TURNFORENING Boks 1242 9326 Bardufoss BARDUFOSS GYMNASTIKK OG TURNFORENING AVHOLDER ÅRSMØTE MANDAG 27. FEBRUAR 2012 KL 20.00 PÅ IDRETTENS HUS, BARDUFOSS. SAKSLISTE 1. Godkjenne de stemmeberettigede. 2. Godkjenne innkallingen, sakslisten og forretningsorden 3. Velge dirigent(er), sekretær(er) samt 2 medlemmer til å underskrive protokollen. 4. Behandle idrettslagets årsmelding, herunder eventuelle gruppeårsmeldinger. 5. Behandle idrettslagets regnskap i revidert stand. 6. Behandle innkomne forslag og saker. 7. Fastsette medlemskontingent. 8. Vedta idrettslagets handlingsplan og budsjett. 9. Behandle idrettslagets organisasjonsplan. 10. Foreta valg Årsberetning, regnskap og budsjettforslag legges frem på møtet. Alle medlemmer som er fylt 15 år og som har betalt sin kontingent har stemmerett. Foreldre oppfordres til å møte. Disse har tale-, men ikke stemmerett, dersom de ikke er medlemmer. V E L M Ø T T! Med hilsen Styret i Bardufoss Gymnastikk- og Turnforening www.bardufossturn.org 2
Foreningens målsetting: Foreningen skal være selveiende og frittstående med utelukkende personlige medlemmer. Foreningen skal gi tilbud om fysisk aktivitet innen gymnastikk og turn til barn og voksne i alle aldre. Sak nr. 4: Årsberetning 2011 Styrets sammensetning i 2011 Leder Nestleder Kasserer Sekretær Styremedlem Styremedlem Ungdomsrepr. Catrine Norvik Jørn A. Nordeng Margrete Breivik Dahl Hanne K. Nordfjord Bente Watton Grethe Johansen Varamedlem Heidi Leirvik (fram til august 2011) Trenerkontakt Materiellforvalter Revisorer Valgkomite Lise Maria Hagensen Nytrøen Anne Lockertsen Alf J Øverli Lise Maria Hagensen Nytrøen (leder) Venke Nilsen Roar Helle Deltagelse - Representasjoner- Aktiviteter 2011 02/03-11 Årsmøte Bardufosstun 20/03-11 Sikringskurs Bardufoss 25/02-11 Kretsting TGTK Tromsø 14-15/05-11 Kretsturnstevne for barn Sørreisa 17/05-11 Minioppvisning Bardufosshallen 24/05-11 Våroppvisning Bardufosshallen 01-04/04-11 NNM Kabelvåg 30/04-11 Voksenkretsturnstevne Lausanne Sveits 23/08-11 Turnåret starter 1. tirsdag etter Bardufoss skolestart med åpen hall 24-25/09-11 Lokal/Regional Bardufoss treningssamling 01-02/10-11 Troms Convention Bardufoss 06/11-11 Kretsmesterskap Salangen 11-13/11-11 Gym for Life Challange Lillestrøm www.bardufossturn.org 3
11/12-11 Juleshow Bardufosshallen Treningstider mandag kl 18-20: apparattrening rekrutt, junior og senior tirsdag kl 17-19: barnepartier torsdag kl 16-19: apparattrening rekrutt, junior og senior Partier og trenere i 2011: Vår 2011: 4-5 år mix Gymlek: Lene Nordfjord Johnsen, Vilde Søreng, Therese Solvang 6-7 år: Charlotte Andreassen, Kelly Watton, Stine Pettersen, Lise Hagensen Nytrøen 8-9 år: Stine K. Søreng 10-11år: Heidi Leirvik, Thea Enes Sørensen, Lisa Johnsen Rekrutt: Marte Bredal-Thorsen, Kamilla Fjelde Junior: Lise Hagensen Nytrøen Minirekrutt: Anette Jakobsen Høst 2011: Partiene har fra høst 2011 inndelingen slik NGTF og TGTK har gått inn for: 4-5 år mix Gymlek: Lise Hagensen Nytrøen, Ramona Nilsen, Vilde Søreng Parti 6-12 år apparat-trening: Anette Jakobsen, Charlotte Andreassen, Kelly Watton, Lene Nordfjord Johnsen, Lisa Johnsen, Ragnhild Nytrøen, Stine K. Søreng, Thea Enes Sørensen Rekrutt: Marte Bredal-Thorsen, Kamilla Fjelde Tropp junior/show/oppvisningskonkurranse: Lise Hagensen Nytrøen Aktiviteter generelt Det er avholdt 9 styremøter og behandlet 62 saker. I tillegg har det vært mye e-post korrespondanse innen styret. Ved utgangen av året hadde vi totalt 105 betalende medlemmer inkludert styret. Medlemstallet har gått noe ned siden i fjor. Vi har deltatt i NNM og KM og fått pokaler også i 2011. I november deltok BGTF i Gym for Life, i show og oppvisningskonkurransen Gym for Life i Lillestrøm; der ble BGTF norgesmestere! Deltagelsen på stevnene ellers har vært som normalt. I perioden 10-16. juli 2011 var det verdensgymnastrada i Lausanne. Her ble Bardufoss sitt Ballprogram med Lise H. Nytrøen som trener, tatt ut som en av flere tropper til å representere Norge. Troppen var også tatt ut til å delta på Nordisk aften sammen med Finnsnes sin tropp Damapatruljen. Nordisk Aften er en de mest popuære forestilligene på Gymnastadaen. Vi kan godt si at Troms markerer seg godt i Turn-Norge www.bardufossturn.org 4
Vi har markert oss godt i lokalavisa også dette året med flere artikler både om kurs og aktiviteter vi har deltatt i. Det er viktig for en lokal forening å delta i det offentlige rom. Det nye styret bør planlegge med å ta lederkurs som går både i Kretsens og Forbundets regi. Disse vil kunne gi stort utbytte både for foreningen og for den enkelte. Foreningen bør ha som mål å delta på ett slik kurs i løpet av neste periode enten alene eller i samarbeid med en annen forening. Styret bør også ha fokus på rekruttering da medlemsmassen har gått noe ned de siste årene. Det er viktig at flere fra styret deltar på møter som arrangeres av idrettskretsen og særkretsen. Foreningen bør fortsette sin markedsføring mot lokalmiljøet og delta i for eksempel: - Oppvisning 17. mai. - Delta på arrangement vi blir spurt om å delta på fra Idrettskretsen - Lokale messer og lignende der dette er mulig Konkurranseaktiviteter 2011: NNM Kabelvåg, 12.-14. mars 2011 Klasse Rekrutt Junior Senior Frittstående 1. plass 1. plass Tumbling 3. plass 1. plass Trampett 8. plass 5. plass Gym for Life Challange, Lillestrøm 11.-13.november 2011 Show/Oppvisningskonkurranse 1. plass KM Salangen, 06. november 2011 Klasse Rekrutt Junior Senior Frittstående 1. plass Show 1. plass Tumbling 3. plass 1. plass Trampett 6. plass 3. plass Vi inngikk en sponsoravtale med Sparebank 1 Nord-Norge for 2011; sponsormidler fra SNN kr 25.000,- BGTF ble spurt om representant til Målselv idrettsråd; Catrine Norvik sa seg villig. Planlegging av Barnekretsturnstevne (BKTS) på Bardufoss juni 2012; Stevneleder Jørn A. Nordeng. Ansvarlige for ulike komiteer er valgt. Salg av Røde Kors adventskalendre; solgt ca 370 stykker som innbrakte ca kr 6400,- til foreningen. Utlån av utstyr; overmatte og tumblingbane, til Salangen turn mot vederlag kr 1500. Kontrakt utformet og brukt. Utlånet medførte skade på utstyr som erstattes med kr 1500. Styret besluttet å ikke videreføre salg av ULLMAX-produkter. BGTF behandlet forespørsel fra Matfestivalen i Nord-Norge om å overta ansvaret for arrangementet, som arrangeres en gang per år. BGTF ønsker ikke å stå ansvarlig for dette www.bardufossturn.org 5
arrangement; særlig ikke i det samme året som BKTS skal arrangeres. Materielloversikt Foreningen har pr 31.desember 2011 følgende materiell: Antall Materiell Kroneverdi 1 Air-Track 60.000 1 Tumblingbane bestående av x antall elementer og 120.000 2 stk overmatter 1 Pegasus 25.000 1 Frittståendegulv m/10 blå matteruller (14x20 m) 200.000 1 Nedslagsmatte for Tumbling 10.000 1 Nedslagsmatte for Trampett (Blå) 10.000 1 Matteruller, gul 10.000 1 Springbrett 8.000 2 Trampett 25.000 2 Fallskjermer 6.000 1 Tjukkas 12.000 1 Skummateriell 12.000 60 Matter, grå 10.000 1 Skumgummi-kile 12.000 1 Salto-kloss 10.000 1 Flikk-Flakk-trener 10.000 1 sett Balansetreningsutstyr 2.000 1 Målebånd 200 10 Vimpler 1.500 1 Lydutstyr, Tailgater ION 1.500 1 Kabeltrommel 400 1 Banner m/bæresele og transportkasse 20.000 12 Store baller 3.600 1 Stålskap m/hyller og sjalusi-dør 1.000 Diverse småutstyr: 4.000 føtter, baller, førstehjelpsutstyr, 220V kabel, erterposer, hoppetau, rockeringer 1 Medlemskartotek 0 1 Premiemonter i Bardufosshallen 1.000 1 ALFA Reg Regnskapsprogram 1.690 Sum 2.265.200 www.bardufossturn.org 6
Grasrotandelen har ikke gitt de helt store inntektene for vår del, men vi anbefaler det nye styret å fortsette å jobbe med dette. Her er det bra med inntekter å hente. Vi anbefaler også det nye styret å se på treningsavgiften slik at den gjenspeiler det tilbudet vi gir tilbake. Kontingenten, som skal gjenspeile grunnutgifter som forsikring, avgift til forbund med mer, vil styret anbefale at blir som nå også neste periode. Det er viktig å bruke ressurser på utdanning også videre fremover. Momskompensasjon viser seg også å bli en viktig inntektskilde fremover. Denne bygger på totale driftskostnader. Det er derfor viktig at utgifter synliggjøres og alle inntekter og utgifter som foreningen har må gjenspeiles i regnskapet for å få det vi har rett på. En utgiftspost som vil bli fulgt opp mer fra Forbund og krets er trenerlisens og konkurranselisens. Har skal i prinsippet alle trenere registreres med trenerlisens enten ved å betale den selv eller at foreningen betaler den, og alle som deltar i konkurranse skal ha sin konkurranselisens i orden. Det er også her opp til foreningen om denne skal betales av den enkelte eller av foreningen. Dette må avtale som en del av trenerkontakten Medlemmer i Bardufoss Gymnastikk- og Turnforening som har verv utenfor foreningen: Jørn A Nordeng sitter som leder av Troms Gymnastikk- og Turnkrets samt vara i NGTFs kontrollkomité. Catrine Norvik styremedlem i Målselv idrettsråd Som naturlig er, forlater noen styret i Bardufoss Gymnastikk- og Turnforening også i år. Vi ønsker å takke for den jobben disse har gjort samtidig som vi ønsker det nye styret lykke til med sitt arbeid i året som kommer! Vi takker også alle som har bidratt i forbindelse med arrangementer. Det inkluderer alt fra kjøkkentjeneste til vask av klasserom. For styret i Bardufoss gymnastikk- og Turnforening Bardufoss, den 21. februar 2011 Catrine Norvik leder www.bardufossturn.org 7
Sak nr 5: Regnskap Regnskapet legges fram med følgende dokumentasjon: Råbalanse (Vedl 1) Balanse. (Vedl 2) Årets resultat (Vedl 3) Revisors rapport (Vedl 4) Kommentarer: Driftsresultatet for 2011 viser et overskudd på kr. 103.254,19.. Overskuddet ble vesentlig høyere på grunn av: Momskompensasjon basert på høyt driftsutgifter i 2010 pga innkjøp av frittståendegulv Større prosentandel enn forventet i MOMS-kompensasjon Gratis halleie i 2011 Nøktern drift Resultatregnskap: Totale driftsinntekter 2011: kr 391.579,21 Totale driftskostnader 2011: kr 104.598,19 Sum finansposter 2011: kr -1.344,00 Overskudd i 2011 kr 103.254,19 Jørn A Nordeng for Kasserer Styrets innstilling til vedtak: - Årsmøtet godkjenner Bardufoss Gymnastikk- og Turnforenings` regnskap for 2011 Overskuddet på kr. 124.448,36 disponeres slik: Kr. 50.000,- til Kursing og innkjøp av materiell i 2012 Kr. 53.254,19 til konto 2050 Egenkapital Sak nr 6: Innkomne forslag Forslag fra styret: Vedta ny lov for Troms Gymnastikk- og turnkrets Se vedlegg 5 Innledning Idrettstyret vedtok ny lovnorm for idrettslag 28. november 2011. Idrettslaget skal ha en lov som er i samsvar med NIF lovnorm for idrettslag. Lovnormen er ufravikelig og inneholder et minimum av det idrettslaget må ha i sin egen lov. Styrets lovforslag er basert på denne lovnormen. Det som er spesifikt for Bardufoss Gymnastikkog Turnforening er implementert i lovnormen. www.bardufossturn.org 8
Sak nr 7: Kontingent Forslag fra styret: Ingen økning i kontingent. Gjeldende kontingent: Barn: kr 150,- pr. år Voksne kr 250,- pr. år Treningsavgiften fastsettes av styret Sak nr 8: Vedta Handlingsplan og Budsjettforslag for 2012 Utfordringer/Oppgaver neste år: - Få et større økonomisk handlingsrom - Opprettholdelse av antall timer i hallen - Skaffe flere og bedre utdannede trenere - Støtte opp om kretsens arbeid med å skaffe flere kretsdommere innen troppsgymnastikk - Styret skal ha fokus på leder- og økonomiopplæring - Jevnlige trenermøter med våre trenere - Synliggjøre oss mer i nærmiljøet ved oppvisninger og annen aktivitet - Delta på TGTKs Kretsting og NGTFs Forbundsting Tilslutt en oppfordring til foreldre og gymnaster: Husk Grasrotandelen!!! Vedlagt følger styrets forslag til budsjett for 2011 (Vedlegg 5) Forslag fra styret: Handlingsplan og budsjett for 2012 godkjennes. www.bardufossturn.org 9
Sak nr 9: Behandle idrettslagets organisasjonsplan Organisasjonsplanen skal regulere idrettslagets interne organisering. Minimumsinnholdet i en organisasjonsplan er oversikt over tillitsvalgte i tillegg til styret og de andre lovfestede tillitsverv. Oversikten er satt opp under sak 4 Sak nr 10: Foreta valg I henhold til lovens 12, pkt 10 skal det foretas følgende valg: a) Leder hvert år b) Nestleder hvert 2. år c) Fire styre styremedlemmer og 1 varamedlem d) Øvrig valg i henhold til årsmøtevedtatt organisasjonsplan, jfr. 11 pkt. 9 e) To revisorer f) Representanter til ting og møter i de organisasjoner idrettslaget er tilsluttet g) Valgkomite med leder og 2 medlemmer og 1 varamedlem for neste årsmøte h) Valgkomiteens forslag til kandidater for 2012: (pr 1 mars) Leder: Jørn A. Nordeng Ny for ett år Nestleder: Catrine Norvik Ny for to år Styremedlem Venke Nilsen Ny for to år Styremedlem Ny for to år Styremedlem/kasserer Eva Ingebrigtsen Husby Ny ny for to år (Perm. til aug2012) Styremedlem/sekretær Hanne Nordfjord Gjenvalg Vara medlem 2 år: Heidi Leirvik Gjenvalg (ett år) Revisor 1 år: Ny for ett år Ny for ett år Valgkomite: Leder: Medlem: Medlem: Lise Hagensen Nytrøen For valgkomiteen Lise M. Hagensen Nytrøen (sign) Leder www.bardufossturn.org 10
BUDSJETTFORSLAG FOR 2012 DRIFTSINNTEKTER Regnskap 2011 Budsjett 2012 3000 Medlemskontigent 6 900,00 10 000,00 3001 Treningsavgift 48 900,00 50 000,00 D 3210 Deltageravgift NNM 18 370,00 5 000,00 I Nordland i 2011 3211 Deltageravgift KM 2 500,00 3 000,00 3212 Deltageravgift BKTS 13 000,00 13 000,00 3213 Deltageravgift VKTS 0,00 5 000,00 3216 Deltageravgift LTS 0,00 0,00 Neste LTS i 2013 3219 Deltageravgift WG 19 000,00 0,00 3400 Offentlig støtte 9 018,00 9 018,00 Akt støtte 3400 Sponsormidler 54 912,00 0,00 sponsormidler ifm WG 2011 3401 Momskompensasjon 10 518,00 11 000,00 3404 Salg RødeKors kalendere 15 250,00 17 000,00 3406 Overskudd Våroppvisning 36 488,00 0,00 Våroppvisning slås sammen med BKTS i 20 12 3406 Overskudd Juleoppvisning 17 000,00 Samlet for 2011 3501 Salg Diverse 9 215,00 2 000,00 DVD og turnklær i 2011 3502 Salg Ullmaxprodukter 4 320,00 0,00 3505 Sportslotteriet 0,00 0,00 3700 Andre driftsinntekter 57 835,00 57 000,00 Treningssamling 3703 Diverse inntekter 14 848,00 10 000,00 Sponsing, plenklipping med mer 3900 Refusjoner 67 876,00 0,00 Flybill WG 2011 3911 Grasrotandelen 2 628,00 4 000,00 Her må vi stå på Deler av overskudd 2011 53 254,00 Brukes på kurs og turn-materiell iht vedtak på ÅM Overskudd BKTS 350 000,00 Antar 350` er grei sum DRIFTSUTGIFTER Renter 540,00 600,00 Sum driftsinntekter 616 872,00 4000 Deltagelse BKTS 0,00 40 000,00 4003 Deltageravgift NNM 20 855,00 5 000,00 I Nordland i 2011 4002 Deltageravgift KM 500,00 500,00 4000 Deltageravgift BKTS 0,00 22 000,00 4004 Deltageravgift VKTS 3 920,00 5 000,00 Deltageravgift LTS 0,00 0,00 4005 Deltageravgift WG 71 830,00 0,00 4001 Convention 3 000,00 3 000,00 5000 Lønn/Honorarer 19 533,00 25 000,00 Lønn til trenere 5001 Andre sosiale utgifter 0,00 500,00 Frukt 5100 Møteutgifter 1 706,00 1 800,00 5900 Kurs 470,00 25 000,00 Deler av overskudd fra 2011 iht vedtak på ÅM 6300 Husleiekostnader 5 891,00 6 000,00 Kontoret hos TIK 6500 Turnmateriell 14 329,00 120 000,00 27` tas av overskudd fra 2011 iht vedtak på ÅM Resten fra overskudd etter BKTS 6700 Krets og Forbundskontingent 10 558,00 11 000,00 6701 Konkurranselisenser 1 050,00 1 200,00 Trenerlisens 0,00 3 500,00 350,- pr trener 6801 Trykking, kopiering 2 150,00 2 200,00 6809 Diverse utgifter 49 263,00 0,00 Utb. Sponsormidler WG2011, mat, div utlegg 6810 Innkjøp av Ullmaxprod for salg 909,00 0,00 6803 Småanskaffelser 3 579,00 3 500,00 Stoff til oppv. Data/EDB-utgifter 1 490,00 1 490,00 Regnskapsprogram, årlig lisens Telefon, mobil, faks 0,00 500,00 7100 Reiseutgifter 60 804,00 15 000,00 Kurs med mer Reiseutgifter andres møtet 3 200,00 NGTF-ting Oppholdsutgifter andres møter 3 750,00 NGTF-ting 7105 Forsikringer 2 212,00 2 364,00 7300 Reklame og annonsering 1 146,00 1 500,00 7301 Møter, tilstelninger 1 322,00 1 500,00 7500 Utgifter kiosksalg 926,00 1 000,00 Bevilgninger/gaver 0,00 1 000,00 7160 Oppholdsutgifter kursdeltagere 9 870,00 10 000,00 Overnatting Treningssamlinger og GFL-12 7790 Diverse driftsutgifter 900,00 900,00 Postboks Renteutgifter og gebyrer 804,00 900,00 Bankgebyr Sum driftsutgifter 318 304,00 Over/Underskudd 298 568,00 Bardufoss, den 26 mars 2012 Jørn A Nordeng (Sign) fung Kasserer
LOV FOR BARDUFOSS GYMNASTIKK- OG TURNFORENING Stiftet 4. april 1990 (Etter lovnorm vedtatt av Idrettsstyret 28. november 2011) Lov for Bardufoss gymnastikk- og turnforening 1, stiftet 4. april 1990, med senere endringer, senest av 27.02.2012, godkjent av Troms idrettskrets den I. INNLEDENDE BESTEMMELSER 1 Formål (1) Idrettslagets formål er å drive idrett organisert i Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komité (NIF). (2) Arbeidet skal preges av frivillighet, demokrati, lojalitet og likeverd. All idrettslig aktivitet skal bygge på grunnverdier som idrettsglede, fellesskap, helse og ærlighet. 2 Organisasjon (1) Idrettslaget er selveiende og frittstående med utelukkende personlige medlemmer. 2 (2) Idrettslaget er medlem av de(t) særforbund som lagets årsmøte bestemmer. 3 (3) Idrettslaget er medlem av NIF gjennom Troms idrettskrets, hører hjemme i Målselv kommune, og er medlem av Målselv idrettsråd 4. (4) Idrettslaget skal følge NIFs og tilsluttede organisasjonsledds regelverk og vedtak. NIFs lov gjelder for idrettslaget uavhengig av hva som måtte stå i idrettslagets egen lov. 1 Idrettslagets navn må være i overensstemmelse med forskrift om idrettslagsnavn. 2 Personlige medlemmer betyr at idrettslaget ikke kan operere med andre typer medlemskap, som for eksempel familiemedlemskap og firmamedlemskap. At det innføres familiekontingent er å anse som en rabattordning, og har ikke noe med selve medlemskapet å gjøre. Medlemmer må følgelig registreres enkeltvis. 3 Idrettslaget må være medlem i de(t) særforbund som lagets idrettsgrener omfatter, med mindre laget utelukkende driver mosjonsidrett som ikke tilrettelegges av et særforbund i NIF, jf. NIFs lov 10-1.Dette skal fremkomme av idrettslagets organisasjonsplan. Det er årsmøtet i idrettslaget som vedtar hvilke idretter idrettslaget skal organisere, og vedtar innmelding/utmelding i de(t) aktuelle særforbund. 4 Idrettslag kan bare være medlem av ett idrettsråd. Hvis et idrettslags naturlige område strekker seg over mer enn én kommune, avgjør idrettslagets årsmøte ved lovendringsvedtak hvilket idrettsråd det tilhører.
3 Medlemmer (1) Alle som aksepterer idrettslagets og overordnede organisasjonsledds regelverk og vedtak kan bli tatt opp som medlem. En søker kan ikke tas opp som medlem uten å ha gjort opp de økonomiske forpliktelsene til idrettslaget og andre organisasjonsledd i NIF. (2) Medlemskap kan nektes i særlige tilfeller. Idrettslagets avgjørelse kan påklages til idrettskretsen. Klagefristen er 3 uker etter at vedtaket er mottatt. Idrettskretsens avgjørelse kan påklages til Idrettsstyret innen 3 uker etter at rekommandert melding er mottatt. (3) Medlemskap i idrettslaget er først gyldig og regnes fra den dag første kontingent er betalt. (4) Medlemmet plikter å overholde NIFs, tilsluttede organisasjonsledds og idrettslagets regelverk og vedtak. (5) Utmelding skal skje skriftlig og får virkning når den er mottatt. (6) Idrettslaget kan frata medlemskap fra medlem som etter purring ikke betaler fastsatt medlemskontingent. Medlem som skylder kontingent for to år taper automatisk sitt medlemskap i idrettslaget og skal strykes fra lagets medlemsliste. Medlem som har tapt sitt medlemskap kan ikke tas opp igjen før skyldig kontingent er betalt. (7) Idrettslaget skal føre medlemslister. (8)Idrettslaget plikter å føre elektroniske medlemslister i idrettens nasjonale medlemsregister i tråd med forskrift gitt av Idrettsstyret. 5 4 Medlemskontingent og avgifter Medlemskontingenten fastsettes av årsmøtet. Andre avgifter/egenandeler kan kreves for deltakelse i idrettslagets aktivitetstilbud. II. TILLITSVALGTE OG ANSATTE 5 Kjønnsfordeling (1)Ved valg/oppnevning av representanter til årsmøte/ting, samt medlemmer til styre, råd og utvalg mv. i idrettslaget skal det velges personer fra begge kjønn. (2)Sammensetningen skal være forholdsmessig i forhold til kjønnsfordelingen i medlemsmassen, dog slik at det skal være minst to representanter fra hvert kjønn der det velges eller oppnevnes mer enn 3 personer. Der det velges eller oppnevnes 3 personer 5 Bestemmelsen trer først i kraft når Idrettsstyret bestemmer det. Side 2 av 11
eller færre skal begge kjønn være representert. Ansattes representant teller ikke med ved beregningen av kjønnsfordelingen. (3)Idrettskretsen kan, når det foreligger særlige forhold, gi dispensasjon fra denne bestemmelsen. (4) Idrettsstyret kan gi forskrift om nærmere vilkår for dispensasjon og konsekvensene av manglende oppfyllelse av bestemmelsen. 6 6 Generelle regler om stemmerett, valgbarhet, forslagsrett m.v. (1) For å ha stemmerett og være valgbar må man være fylt 15 år, vært medlem av idrettslaget i minst én måned og ha oppfylt medlemsforpliktelsene 7. Ingen kan møte eller avgi stemme ved fullmakt. (2) En arbeidstaker i et idrettslag har ikke stemmerett på idrettslagets ordinære eller ekstraordinære årsmøte. Dette gjelder ikke for spiller/utøver med kontrakt og medlemskap i laget. (3) En person kan ikke samtidig inneha mer enn ett av følgende verv i idrettslaget: medlem av styre, valgkomité, kontrollkomité, lovutvalg, revisor. (4) En person kan ikke ha tillitsverv knyttet til samme idrett i flere idrettslag som deltar i samme konkurranse. (5) Engasjert revisor har talerett på ordinært og ekstraordinært årsmøte i saker som ligger innenfor sitt arbeidsområde. (6) Representant fra overordnet organisasjonsledd har talerett på ordinært og ekstraordinært årsmøte i idrettslaget. (7) Med forslagsrett menes retten for medlem til å fremme forslag til idrettslagets årsmøte og til å fremme forslag under årsmøtet. 7 Valgbarhet og representasjonsrett for arbeidstaker og oppdragstaker (1) En arbeidstaker i idrettslaget er ikke valgbar til verv i laget eller overordnede organisasjonsledd. Tillitsvalgt som får ansettelse i idrettslaget plikter å fratre tillitsvervet, og gjeninntrer når ansettelsesforholdet opphører. (2) En arbeidstaker i idrettslaget kan ikke velges eller oppnevnes som representant til årsmøte/ting eller møte i overordnede organisasjonsledd. 6 Se forskrift til NIFs lov 2-4. 7 For eksempel skyldig kontingent. Side 3 av 11
(3) Første og andre ledd gjelder ikke for arbeidstaker som er spiller/utøver med kontrakt og medlemskap i idrettslaget. (4) Bestemmelsen får tilsvarende anvendelse på person som har oppdragsavtale som i omfang kan sammenlignes med et ansettelsesforhold med idrettslaget. (5) Denne bestemmelsen er ikke til hinder for at idrettslaget gir de ansatte rett til å utpeke et eller flere medlemmer blant de ansatte til idrettslagets styre. (6) Idrettskretsen kan, når det foreligger særlige forhold, gi dispensasjon. (7) Idrettsstyret kan gi forskrift om nærmere vilkår for dispensasjon. 8 8 Valgbarhet og representasjonsrett for andre personer med tilknytning til idrettslaget (1) En person som har en avtale med idrettslaget som gir vedkommende en økonomisk interesse i driften av idrettslaget er ikke valgbar til verv innen idrettslaget eller overordnet ledd. Det samme gjelder styremedlem, ansatt i eller aksjonær med vesentlig innflytelse i en juridisk person med økonomiske interesse i driften av idrettslaget. Begrensningen gjelder ikke for styremedlem oppnevnt av idrettslaget. Tillitsvalgt som får en slik avtale, styreverv, ansettelse eller eierandel, plikter å fratre tillitsvervet, og gjeninntrer når forholdet opphører. (2) Person som i henhold til første ledd ikke er valgbar, kan heller ikke velges eller oppnevnes som representant til årsmøte/ting eller møte i overordnede organisasjonsledd. (3) Idrettskretsen kan når det foreligger særlige forhold, gi dispensasjon. (4) Idrettsstyret kan gi forskrift om nærmere vilkår for dispensasjon. 9 9 Inhabilitet (1)En tillitsvalgt, oppnevnt representant eller ansatt i idrettslaget er inhabil til å tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse eller til å treffe avgjørelse: a) når vedkommende selv er part i saken b)når vedkommende er i slekt eller svogerskap med en part i opp- eller nedstigende linje eller i sidelinje så nær som søsken c) når vedkommende er eller har vært gift med eller er forlovet eller samboer med en part d)når vedkommende leder eller har ledende stilling i, eller er medlem av styret i et organisasjonsledd eller annen juridisk person som er part i saken. 8 Se forskrift til NIFs lov 2-6 og 2-7. 9 Se forskrift til NIFs lov 2-6 og 2-7. Side 4 av 11
(2) Likeså er vedkommende inhabil når andre særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til vedkommendes upartiskhet; blant annet skal det legges vekt på om avgjørelsen i saken kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for vedkommende selv eller noen som vedkommende har nær personlig tilknytning til. Det skal også legges vekt på om inhabilitetsinnsigelse er reist av en part. (3) Er en overordnet inhabil, kan avgjørelse i saken heller ikke treffes av direkte underordnet i idrettslaget. (4) Inhabilitetsreglene får ikke anvendelse dersom det er åpenbart at den tillitsvalgte, oppnevnte representanten eller ansattes tilknytning til saken eller partene ikke vil kunne påvirke vedkommendes standpunkt og idrettslige interesser ikke tilsier at vedkommende viker sete. (5) Med part menes i denne bestemmelsen person, herunder juridisk person som en avgjørelse retter seg mot eller som saken ellers direkte gjelder. (6) I styrer, komiteer og utvalg treffes avgjørelsen av organet selv, uten at vedkommende medlem deltar. Dersom det i en og samme sak oppstår spørsmål om inhabilitet for flere medlemmer, kan ingen av dem delta ved avgjørelsen av sin egen eller et annet medlems habilitet, med mindre organet ellers ikke ville være vedtaksført i spørsmålet. I sistnevnte tilfelle skal alle møtende medlemmer delta. Medlemmet skal i god tid si fra om forhold som gjør eller kan gjøre vedkommende inhabil. Før spørsmålet avgjøres, bør varamedlem eller annen stedfortreder innkalles til å møte og delta ved avgjørelsen dersom det kan gjøres uten vesentlig tidsspille eller kostnad. (7) I øvrige tilfeller avgjør vedkommende selv om vedkommende er inhabil. Dersom en part krever det og det kan gjøres uten vesentlig tidsspille, eller vedkommende ellers finner grunn til det, skal vedkommende selv forelegge spørsmålet for sin nærmeste overordnete til avgjørelse. (8) Bestemmelsen gjelder ikke på årsmøtet i idrettslaget. 10 Vedtaksførhet, flertallskrav og protokoll (1) Når ikke annet er bestemt, er styrer, komiteer og utvalg i idrettslaget vedtaksføre når et flertall av medlemmene er til stede. Vedtak fattes med flertall av de avgitte stemmene. Ved stemmelikhet er møteleders stemme avgjørende. (2) Vedtak kan fattes ved skriftlig saksbehandling 10 eller ved fjernmøte 11. Ved skriftlig saksbehandling sendes kopier av sakens dokumenter samtidig til alle medlemmer med forslag til vedtak. For gyldig vedtak kreves at flertallet av medlemmene gir sin tilslutning 10 For eksempel møte per e-post. 11 For eksempel møte per telefon/videokonferanse. Side 5 av 11
til det fremlagte forslaget, og til at dette treffes etter skriftlig saksbehandling. Ved fjernmøte skal alle møtedeltakerne kunne høre og kommunisere med hverandre. (3) Det skal føres protokoll fra styremøter. 11 Tillitsvalgtes refusjon av utgifter og tapt arbeidsfortjeneste. Godtgjørelse Tillitsvalgt kan motta refusjon for nødvendige, faktiske utgifter inkludert tapt arbeidsfortjeneste, som påføres vedkommende i utførelsen av vervet. Tillitsvalgt kan motta en rimelig godtgjørelse for sitt arbeid. Refusjon for tapt arbeidsfortjeneste skal fremgå av vedtatt budsjett og regnskap. Styrehonorar skal fremkomme av årsberetningen. III. ØKONOMI 12 Regnskap, revisjon, budsjett mv. (1) Idrettslaget er regnskaps- og revisjonspliktig. (2) Idrettslag med en årlig omsetning på under kr 5 millioner skal følge NIFs regnskapsog revisjonsbestemmelser. Øvrige idrettslag skal følge regnskapsbestemmelsene i regnskapsloven og revisjonsbestemmelsene i revisorloven, og skal engasjere revisor og velge kontrollkomité. Kontrollkomiteens oppgaver følger av NIFs lov 2-12. (3) Bankkonti skal være knyttet til idrettslaget og skal disponeres av to personer i fellesskap. Underslagforsikring skal være tegnet for dem som disponerer. (4) På årsmøtet skal det fastsettes et budsjett som inneholder alle hovedposter i resultatregnskapet. Regnskap og budsjett for idrettslag som er organisert med grupper/avdelinger, skal også omfatte regnskapene og budsjettene for gruppene/avdelingene, og skal følge oppsettet i Norsk Standard kontoplan. (5) Budsjettet skal være realistisk, og resultatet skal ikke vise underskudd med mindre det dekkes av positiv egenkapital. (6) Idrettslaget kan ikke gi lån eller stille garantier for lån hvis ikke lånet eller garantien er sikret med betryggende pant eller annen betryggende sikkerhet. Sikkerheten for lån og garantier skal opplyses i note til årsoppgjøret. (7) Disposisjoner av ekstraordinær karakter eller betydelig omfang i forhold til idrettslagets størrelse og virksomhet, herunder låneopptak, skal vedtas av årsmøtet. Årsmøtet bør vedta et særskilt fullmaktsreglement knyttet til slike disposisjoner. Side 6 av 11
IV. ÅRSMØTE, STYRE, UTVALG MV. 13 Årsmøtet (1) Årsmøtet er idrettslagets øverste myndighet, og avholdes hvert år i Mars 12 måned. (2)Årsmøtet innkalles av styret med minst én måneds varsel direkte til medlemmene eventuelt på annen forsvarlig måte, herunder ved kunngjøring i pressen, eventuelt på idrettslagets internettside. Innkalling kan henvise til at saksdokumentene gjøres tilgjengelig på internett eller på annen forsvarlig måte. Forslag som skal behandles på årsmøtet må være sendt til styret senest 2 uker før årsmøtet. Fullstendig sakliste og andre nødvendige saksdokumenter med forslag må være gjort tilgjengelig for medlemmene senest en uke før årsmøtet. (3) Ved innkalling i strid med bestemmelsen, avgjør årsmøtet hhv. under godkjenning av innkalling og godkjenning av saklisten, om årsmøtet er lovlig innkalt og om det er saker som ikke kan behandles. (4) Alle idrettslagets medlemmer har adgang til årsmøtet. Årsmøtet kan invitere andre personer og/eller media til å være tilstede, eventuelt vedta at årsmøtet kun er åpent for medlemmer. (5) Årsmøtet er vedtaksført dersom det møter et antall stemmeberettigete medlemmer som minst tilsvarer antallet styremedlemmer iht. idrettslagets lov. Dersom årsmøtet ikke er vedtaksført, kan det innkalles til årsmøte på nytt uten krav til minimumsdeltakelse. (6) På årsmøtet kan ikke behandles forslag om endring i lov eller bestemmelser som ikke er oppført på utsendt/kunngjort sakliste. Andre saker kan behandles når 2/3 av de fremmøtte stemmeberettigete på årsmøtet vedtar det, ved godkjenning av saklisten. 14 Ledelse av årsmøtet Årsmøtet ledes av valgt(e) dirigent(er). Dirigenten(e) behøver ikke å være medlem av idrettslaget. 15 Årsmøtets oppgaver (1) Årsmøtet skal 13 : 1. Godkjenne de stemmeberettigede. 12 Idrettslaget må avholde årsmøte for behandling av foregående års regnskap innen utløpet av juni det påfølgende år. 13 Dersom saklisten ikke fullføres, kan det innkalles til fortsettende årsmøte. Slik innkalling skjer på tilsvarende måte som for ordinært årsmøte, men eventuelt med kortere frist godkjent av årsmøtet. Fortsettende årsmøte kan bare behandle saker som var med i godkjent sakliste for årsmøtet. Side 7 av 11