Vedtekter for Finansklagenemnda - klagenemndene for forsikring, bank, finans og verdipapirfond

Transkript

1 Vedtekter for Finansklagenemnda - klagenemndene for forsikring, bank, finans og verdipapirfond Fastsatt av Forbrukerrådet (FR), Næringslivets Hovedorganisasjon (NHO), Finansnæringens Fellesorganisasjon (FNO), Finansieringsselskapenes Forening (FINFO) og Verdipapirfondenes forening (VFF). Vedtektene trer i kraft 1. juli Kapittel 1. Alminnelige bestemmelser 1-1 Etablering og navn (1) Finansklagenemnda klagenemndene for forsikring, bank, finans og verdipapirfond - starter sin virksomhet 1. juli 2010 etter en sammenslåing av Forsikringsklagekontoret (organisasjonsnummer: ) og Bankklagenemnda (organisasjonsnummer: ) samme dag. (2) Finansklagenemnda er opprettet av Forbrukerrådet (FR), Næringslivets Hovedorganisasjon (NHO), Finansnæringens Fellesorganisasjon (FNO), Finansieringsselskapenes Forening (FINFO) og Verdipapirfondenes forening (VFF). Som grunnlag for etableringen av og virksomheten ved Finansklagenemnda har disse organisasjonene, nedenfor kalt Avtalepartene, inngått Avtale om Finansklagenemnda, datert 7. juni Formål og virksomhet (1) Finansklagenemnda er et bransjebasert utenrettslig tvisteløsningsorgan etablert av Avtalepartene med hovedformål å behandle tvister som oppstår mellom finansforetak og deres kunder innenfor tjenesteområdene forsikring, bank, finans og verdipapirfond. Finansklagenemnda organiserer og drifter de klagenemnder som til enhver tid er tilordnet organisasjonen i henhold til beslutninger av styret etter reglene i 4-1. (2) Finansklagenemnda behandler klager som gjelder tvister av rettslig karakter som springer ut av kontraktsforhold med finansforetak som nevnt i vedtektene 1-3, finansforetaks avvisning av kundeog tjenesteforhold samt manglende medvirkning ved flytting av kundeog tjenesteforhold til annet finansforetak. Foruten å avgi rådgivende uttalelser i enkeltsaker skal Finansklagenemnda legge til rette for å kunne bistå finansforetakene og publikum med generell veiledning og informasjon om nemndpraksis. (3) Finansklagenemnda skal drive sin virksomhet innenfor rammene av forsikringsavtaleloven 20-1, finansavtaleloven 4, andre offentligrettslige rammevilkår og vilkår fastsatt i Avtale om Finansklagenemnda. (4) Etableringen av Finansklagenemnda bygger på prinsippet om kontinuitet i forhold til kontraktsforhold og virksomhet som videreføres fra Forsikringsklagekontoret og Bankklagenemnda, med mindre annet er bestemt i Finansklagenemndas vedtekter, Avtale om Finansklagenemnda eller regler fastsatt av styret. 1

2 (5) Finansklagenemnda skal avgrense sin virksomhet mot andre utenrettslige tvisteløsningsorganer slik at samme tvistetyper ikke behandles flere steder. Finansklagenemnda skal ikke føre rettssaker for de alminnelige domstoler. (6) Styret fastsetter nærmere regler om Finansklagenemndas virkeområde, se Finansforetaks tilknytning til Finansklagenemnda (1) Finansforetak som er tilknyttet Finansnæringens Fellesorganisasjon (FNO) gjennom medlemskap i Finansnæringens Hovedorganisasjon (FNH) og Sparebankforeningen i Norge er automatisk tilknyttet Finansklagenemnda med de rettigheter og forpliktelser dette innebærer. Det samme gjelder for medlemmer av Finansieringsselskapenes Forening (FINFO) og Verdipapirfondenes forening (VFF). (2) Finansforetak som ikke er medlem av en næringsorganisasjon som nevnt i første ledd, og som tilbyr tjenester innenfor Finansklagenemndas virkeområde, kan søke om direkte tilknytning til Finansklagenemnda for behandling av klager mot foretaket. Finansklagenemndas styre fastsetter økonomiske betingelser og andre vilkår for tilslutningen og om opphør av tilknytningen (jfr. fjerde ledd). (3) Finansforetak som er tilknyttet ordningen etter første og andre ledd har rett og plikt til å la Finansklagenemnda behandle innkomne klager innenfor de rammer som er fastsatt i eller i medhold av vedtektene. (4) Tilknytningen til Finansklagenemnda kan bringes til opphør av finansforetaket ved skriftlig varsel til Finansklagenemndas sekretariat, med virkning fra 31. desember hvert kalenderår. Varsel til Finansklagenemnda skal gis med minst seks måneders frist. Finansforetak som er medlem av Finansnæringens Hovedorganisasjon (FNH), Sparebankforeningen i Norge, Finansieringsselskapenes Forening (FINFO) eller Verdipapirfondenes forening (VFF), kan ikke bringe tilknytningen til opphør så lenge finansforetaket er medlem av angjeldende næringsorganisasjon. Kapittel 2. Styret 2-1 Generelt (1) Styret har det overordnede ansvaret for Finansklagenemndas virksomhet og sørger for en forsvarlig organisering av sekretariat og nemnder. (2) Styret skal påse at virksomheten, regnskapet og kapitalforvaltningen er under betryggende kontroll og i nødvendig utstrekning fastsette mål og planer for Finansklagenemnda. (3) Styret skal føre tilsyn med den daglige ledelse og sekretariatets virksomhet for øvrig. Styret kan fastsette instruks for den daglige ledelse. (4) Styret fastsetter nødvendige retningslinjer for Finansklagenemndas sekretariat og fungerer som bindeledd mellom Avtalepartene og sekretariatet. 2

3 (5) Styret uttaler seg ikke i klagesaker. 2-2 Styrets sammensetning (1) Styret består av ti medlemmer med like mange personlige varamedlemmer. Medlemmer og varamedlemmer oppnevnes av de respektive Avtalepartene etter følgende fordeling: - Forbrukerrådet; tre medlemmer og tre personlige varamedlemmer - Næringslivets Hovedorganisasjon; ett medlem og ett personlig varamedlem - Finansnæringens Fellesorganisasjon; fire medlemmer og fire personlig varamedlemmer - Finansieringsselskapenes Forening; ett medlem og ett personlig varamedlem - Verdipapirfondenes forening; ett medlem og ett personlig varamedlem (2) Styremedlemmer og varamedlemmer mottar ingen godtgjørelse fra Finansklagenemnda. 2-3 Medlemmenes funksjonstid (1) Styret velger selv sin leder og nestleder for ett år av gangen. Ingen kan ha mer enn tre års sammenhengende funksjonstid som leder eller nestleder. Funksjonstid i det ene verv teller ikke med ved beregningen av lengste funksjonstid for det annet. (2) Styrets øvrige medlemmer samt varamedlemmer er oppnevnt for to år av gangen og kan gjenvelges. (3) Et medlem eller varamedlem trer ut av styret hvis vedkommende ikke lenger er ansatt hos eller har annen saklig tilknytning til den avtalepart som har oppnevnt vedkommende. (4) Når et medlem trer ut under funksjonstiden, trer vedkommendes personlige varamedlem inn i styret i medlemmets gjenværende funksjonstid. (5) Hvis det er lederen eller nestlederen som trer ut av styret, skal styret ved første anledning velge ny leder og/eller nestleder blant styrets medlemmer. 2-4 Styremøtene. Innkalling, deltagelse og møteprotokoll (1) Styret holder møter når lederen finner det nødvendig eller minst to medlemmer av styret anmoder om det, dog minst fire ganger årlig. Det skal normalt fastsettes møteplan for hele kalenderåret. (2) Møtene ledes av styrelederen, eller ved dennes forfall nestlederen. (3) Innkalling til styremøter med saksliste og beslutningsgrunnlag skal sendes styremedlemmer og varamedlemmer i rimelig tid før styremøtet. Også saker som ikke er ført opp på sakslisten kan drøftes, men kan ikke gjøres til gjenstand for bindende beslutning. (4) Varamedlemmene deltar ikke i styremøtene med mindre de er særskilt innkalt eller deltar i stedet for et styremedlem med forfall. 3

4 (5) Det skal føres protokoll fra styrets møter. Protokollen skal undertegnes av de møtende medlemmer i påfølgende styremøte. Medlem som ikke er enig i styrets beslutning, kan kreve sin oppfatning innført i protokollen. 2-5 Vedtak, avstemningsregler (1) For at gyldig beslutning skal kunne fattes av styret, må minst seks medlemmer være til stede. Beslutningene treffes med trefjerdedels flertall av de tilstedeværende styremedlemmer, med unntak av saker av økonomisk karakter etter reglene i 4-2 og som treffes med alminnelig flertall av de tilstedeværende. Ved stemmelikhet gjør møtelederens stemme utslaget. (2) Beslutning i styret kan også treffes på grunnlag av skriftlig behandling, når alle styremedlemmene er enig i det. En skriftlig avgjort sak skal forelegges og protokolleres på førstkommende styremøte. (3) I saker om vedtektsendringer og oppløsing av Finansklagenemnda gjelder avstemningsreglene i 7-1. Kapittel 3. Finansklagenemndas sekretariat 3-1 Lokalisering (1) Finansklagenemnda har sitt kontor/sekretariat i Oslo. 3-2 Administrerende direktør (1) Styret ansetter administrerende direktør for Finansklagenemnda og fastsetter vedkommendes lønn. (2) Administrerende direktør har det daglige ansvar for sekretariatets virksomhet og skal følge de retningslinjer og pålegg som styret har gitt. Administrerende direktør har det operative ansvaret for arbeidsmiljø, sykefravær og faglige kompetanse ved sekretariatet. (3) Administrerende direktør skal sørge for at Finansklagenemndas regnskap er i samsvar med lov og forskrifter, og at formuesforvaltningen er ordnet på en betryggende måte. (4) Administrerende direktør forbereder i samråd med styrets leder saker som skal behandles av styret. (5) Administrerende direktør leder og bemanner Finansklagenemndas sekretariat i henhold til den organisasjonsplan som til enhver tid er fastsatt av styret. 3-3 Forpliktende underskrift (1) Styrets leder eller nestleder forplikter Finansklagenemnda med sin underskrift når dokumentet er medundertegnet av administrerende direktør. (2) Administrerende direktør forplikter Finansklagenemnda i saker som hører under den daglige ledelse. 4

5 3-4 Saksbehandlingsregler for sekretariatet (1) Styret fastsetter regler for sekretariatets saksbehandling og for forberedelse av saker til behandling i de nemnder som er opprettet etter reglene i 4-1. (2) Sekretariatet kan avvise saker fra behandling i nemnd etter regler fastsatt av styret. (3) Sekretariatet forbereder alle klagesaker som skal behandles av nemnd etter reglene i kapittel Innhenting av opplysninger (1) Finansklagenemndas sekretariat kan innhente opplysninger fra finansforetak som nevnt i 1-3, i den grad dette er nødvendig for Finansklagenemndas virksomhet. Kapittel 4. Klagenemndene 4-1 Bransjebestemte klagenemnder (1) Finansklagenemnda skal organisere og drifte de klagenemnder som til enhver tid er tilordnet organisasjonen innenfor tjenesteområdene forsikring, bank, finans og verdipapirfond. (2) Ved etableringen organiserer Finansklagenemnda følgende nemnder: Forsikringsklagenemnda - FKN Person, Forsikringsklagenemnda - FKN Skade Forsikringsklagenemnda - FKN Eierskifte Bankklagenemnda BKN - klagenemnd for bank, finans og verdipapirfond (3) Styret fastsetter regler for nemndenes virkeområde (mandat). (4) Finansklagenemndas styre kan etter behov avvikle nemnder og opprette nye. 4-2 Oppnevning av medlemmer til nemndene. Godtgjørelse (1) Styret fastsetter regler for sammensetning av nemndene. Avtalepartene oppnevner sine respektive medlemmer og varamedlemmer av de aktuelle nemnder i henhold til de regler som er fastsatt av styret etter første punktum. (2) Styret utpeker ledere og nestledere av nemndene. (3) Leder, nestleder og de øvrige medlemmer oppnevnes for en periode på to år, med mulighet for gjenoppnevning i inntil åtte år sammenhengende i samme verv. (4) Ledere, nestledere og medlemmer av nemndene godtgjøres av Finansklagenemnda etter regler fastsatt av styret. 5

6 4-3 Saksbehandlingsregler i nemndene (1) Styret fastsetter regler for saksbehandlingen i de nemnder som er opprettet etter reglene i 4-1, herunder form, virkning og oppfølging av de uttalelser som de enkelte nemnder avgir i hver sak. (2) Nemndene kan avvise saker fra behandling etter regler fastsatt av styret. 4-4 Publisering av enkeltuttalelser. Årsberetning (1) Finansklagenemnda skal hvert år avgi en beretning om behandlingen av saker i nemndene. (2) Finansklagenemnda skal offentliggjøre og publisere nemndenes uttalelser i elektronisk form. Den som klager på et finansforetak skal ikke få sitt personnavn offentliggjort ved publiseringen. Dersom formålet er å beskytte en persons identitet i en konkret klagesak, jfr. 6-1, kan sekretariatet før publiseringen bestemme at også finansforetakets navn ikke skal offentliggjøres. (3) På anmodning kan administrerende direktør gi tillatelse til innsyn i dokumentene i enkeltsaker i anonymisert form. Styret kan i forskningsøyemed, på de vilkår styret bestemmer, gi samtykke til innsyn i ikke-anonymiserte dokumenter i klagesaksbehandlingen. Kapittel 5. Finansiering. Finansklagenemndas økonomi 5-1 Finansieringsstruktur (1) Virksomheten ved Finansklagenemnda finansieres på grunnlag av innbetalinger fra alle tilknyttede finansforetak, jfr (2) Finansklagenemndas driftsutgifter skal finansieres av finansforetakene etter fordeling på de ulike bransjer og i forhold til det enkelte foretakets ressursuttak ved sekretariatet og nemndene. Bidragenes størrelse fastsettes av styret i forbindelse med den årlige budsjettbehandlingen, jfr (3) Styret fastsetter nærmere regler for beregning og innkreving av det enkelte finansforetaks finansielle bidrag til Finansklagenemnda, herunder foretak som knytter seg direkte til klageordningen etter 1-3 (2). Styret kan for en overgangsperiode fastsette beregnings- og innkrevingsregler som avviker fra den finansieringsmodell som følger av 5-1 (2). (4) Forbrukere som klager saker inn for Finansklagenemnda skal ikke betale for klagesaksbehandlingen ved sekretariatet og i nemnd. (5) Styret fastsetter regler for et finansforetaks dekning av pådratte kostnader for Finansklagenemnda etter mottatt varsel om uttredelse av ordningen etter 1-3 (4) og til finansforetaket ikke lenger har saker under behandling ved Finansklagenemnda. (6) Styret kan i særlige tilfeller innkreve nødvendige ekstrabidrag fra finansforetakene for å sikre driften og virksomheten ved Finansklagenemnda. (7) Kostnader som påføres Finansklagenemnda ved gjennomføring av mekling og administrasjon av voldgift, skal dekkes av partene i saken. 6

7 5-2 Budsjett (1) Administrerende direktør fremlegger for styret forslag til budsjett for Finansklagenemnda. (2) I forbindelse med vedtakelsen av budsjettet skal styret også fastsette rammene for finansforetakenes bidrag etter reglene i 5-1, bidragenes størrelse og fordelingen av disse på bransjer/nemnder. 5-3 Regnskap og årsberetning (1) Finansklagenemndas regnskap gjøres opp ved utgangen av hvert kalenderår og avgis til revisjon. Regnskapet, sammen med innstilling fra administrerende direktør og innberetning fra revisor, fremlegges for styret til godkjennelse senest innen utgangen av mars hvert år. (2) Administrerende direktør fremlegger samtidig med regnskapet forslag til årsberetning for virksomheten som fastsettes av styret. 5-4 Revisor (1) Styret velger en statsautorisert revisor som skal føre kontroll med regnskapsføringen og Finansklagenemndas kapitalforvaltning og økonomiske disposisjoner. Kapittel 6. Fellesbestemmelser 6-1 Taushetsplikt (1) Finansklagenemndas ansatte har taushetsplikt om det de i stillings medfør får kjennskap til om personlige og forretningsmessig forhold som det av personvern- og konkurransemessige grunner vil være av betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår. Det samme gjelder for tillitsvalgte herunder nemndsmedlemmer. (2) Taushetsplikten er ikke til hinder for at Finansklagenemnda gir generell informasjon til offentligheten om virksomheten. 6-2 Habilitet (1) For Finansklagenemndas ansatte og tillitsvalgte herunder nemndsmedlemmer og revisor gjelder habilitetsreglene i forvaltningsloven 6 tilsvarende så langt de passer. Kapittel 7. Vedtektsendringer. Oppløsning 7-1 Vedtektsendringer (1) Forslag fra styret til endringer i disse vedtekter skal forelegges for og godkjennes av Avtalepartene. For gyldig beslutning kreves tilslutning fra alle Avtalepartene. (2) Ved forslag om oppløsning av Finansklagenemnda kreves tilslutning fra alle Avtalepartene. 7