DNV GL Fagseminar ISO endringer 2015

Transkript

1 Velkommen til seminar Tema: Endringenei de nyeiso 9001 ogiso standardene 1 SAFER, SMARTER, GREENER Temaer Hensikt og innhold i ISO standardenes nye struktur - High Level Structure. Konseptene risikostyring og endringsledelse. De vesentligste endringene i de kommende ISO/DIS 9001 og ISO Integrering av bærekraft i de nye standardene. Interessenter og kommunikasjon. 2 Trondheim Februar 1

2 Et nytt perspektiv For å sikre at kvalitetsstyring blir sett på som mer enn bare sertifisering... og at det virkelig hjelper organisasjoner med å oppnå langsiktig suksess 3 Plan for ISO ogiso 9001 revisjoner (Sept 2014) Document release ISO ISO 9001 CD1 (Committee Draft) released for comments Mar/Apr 2013 Jun 2013 CD2 (Committee Draft) released for ballot and comments DIS (Draft International Standard) released for ballot and comments Nov/Dec 2013 Jul 2014 May 2014 FDIS (Final Draft International Standard) released for ballot ~ July 2015 ~Jul 2015 Publication of standard ~ Sept 2015 ~ Sep 2015 Overgangsperiode 3 år fra juli/sept OHSAS blir ISO-standard (ISO 45001:2016) og forventes i september Dermed vil alle de mest brukte standardene være harmonisert gjennom den samme overordnede strukturen (HLS) og et sett med liknende krav innen utgangen av Trondheim Februar 2

3 1. Introduksjon til overordnet struktur (HLS) Referanse: Annex SL 5 SAFER, SMARTER, GREENER Overordnet struktur -(HLS) fundamentet! Allerede i 2012 bestemte ISO at alle styringsstandarder skal bruke et felles rammeverk som inneholder: Felles overordnet struktur - Unified High Level Structure Felles termer, definisjoner og tekstblokker De individuell standarder for styringssystemer vil legge til "disiplin-spesifikke" krav hvor dette er relevant Gjeldende for nye standarder og forestående revisjoner av eksisterende standarder. 6 Trondheim Februar 3

4 Overordnet struktur 10 paragrafer 1. Omfang Spesifikt for hver standard 2. Normative referanser Spesifikt for hver standard 3. Terminologi & definisjoner Spesifikt for hver standard 4.1 Forstå organisasjonen og dens kontekst 4. Organisasjonens kontekst 4.2 Forstå interessentenes krav, behov og forventninger 4.3 Kartlegge omfanget av relevant styringssystemet 4.4 Relevant styringssystem 5. Lederskap 5.1 Lederskap og forpliktelse 5.2 Policies 5.3 Roller, ansvar og myndighet 7 Overordnet struktur 10 paragrafer 6. Planlegging 6.1 Tiltak for å adressere risiko og muligheter 6.2 Målsettinger og planlegging for å nå målene 7.1 Ressurser 7.5 Dokumentert informasjon 7. Støttefunksjoner 7.2 Kompetanse Generelt 7.3 Bevissthet Utarbeide og vedlikeholde 7.4 Kommunikasjon Styring med dokumentert informasjon 8. Tilvirkning 8.1 Planlegging og kontroll av tilvirkning 9. Evaluering 9.1 Overvåke, måle, analysere og evaluere 9.2 Interne revisjoner 9.3 Ledelsens gjennomgåelse 10. Forbedring 10.1 Avvik og korrigerende tiltak 10.2 Kontinuerlig forbedring 8 Trondheim Februar 4

5 Hva blir den største endringer? Én felles overordnet struktur alle nye ISO standarder for styringssystemer vil ha samme felles struktur såkalt High Level Structure eller på norsk Overordnet struktur. Identisk kjernetekst, felles uttrykk og definisjoner som ikke kan endres. Standard spesifikke tilleggskrav I tillegg til kravene i overordnet struktur vil hver standard ha sine spesifikke krav som kommer i tillegg, men som ikke bryter med de overordnede strukturkravene. ISO 9001 ISO ISO ISO ISO Etc. Overordnet struktur 9 2. Hensikt og fordeler med overordnet struktur - HLS 10 SAFER, SMARTER, GREENER Trondheim Februar 5

6 Målsetting med Overordnet struktur 1. Etablere et sett av felleskrav som skal være gjeldende for alle fremtidige ISO standarder for styringssystemer 2. Økt fokus på effektiv prosessledelse for å sikre forutsigbare resultater 3. Adressere endringer og behovet for endringsledelse i et stadig mer kompleks, krevende og dynamisk marked. (Gjennom identifisering av organisasjonen kontekst, dens interessenter og risikoanalyse) 4. Legge til rette for bærekraftig utvikling 11 Målsetting med Overordnet struktur 1. Etablere et sett av felleskrav som skal være gjeldende for alle fremtidige ISO standarder for styringssystemer 2. Økt fokus på effektiv prosessledelse for å sikre forutsigbare resultater 3. Adressere endringer og behovet for endringsledelse i et stadig mer kompleks, krevende og dynamisk marked. (Gjennom identifisering av organisasjonen kontekst, dens interessenter og risikoanalyse) 4. Legge til rette for bærekraftig utvikling 12 Trondheim Februar 6

7 ISO Ledelsesstandarder ISO 9001 ISO ISO ISO ISO ISO ISO IT service mgt. ISO Business Continuity ISO Sustainable Event Etc. ISO Road Traffic Safety Etc. Under revision based on HLS Already published with HLS In the pipeline with HLS 13 Målsetting med Overordnet struktur 1. Etablere et sett av felleskrav som skal være gjeldende for alle fremtidige ISO standarder for styringssystemer 2. Økt fokus på effektiv prosessledelse for å sikre forutsigbare resultater 3. Adressere endringer og behovet for endringsledelse i et stadig mer kompleks, krevende og dynamisk marked. (Gjennom identifisering av organisasjonen kontekst, dens interessenter og risikoanalyse) 4. Legge til rette for bærekraftig utvikling 14 Trondheim Februar 7

8 Overordnet struktur (HLS) Fokus på effektiv prosessledelse for å sikre forutsigbare resultater. 5.1 Ledelse og forpliktelse 5. Ledelse 5.2 Policies 5.3 Roller, ansvar og myndighet 6. Planlegging 6.1 Tiltak for å adressere risiko og muligheter 6.2 Målsettinger og planlegging for å nå målene 15 Forsterket fokus på Lederskap Krav til lederskap er adressert i flere paragrafer. Nye krav og mer spesifikk beskrivelse av krav i eksisterende standard: Ledelsen skal demonstrere lederskap og forpliktelse innen kvalitetsledelse (5.1) Koblingen av styringssystemet til strategi og forretningsprosesser (5.1) Mål og tiltenkt resultatet av styringssystemet (4.1, 5.1, 5.2, 6.1) Prinsipper for management by objectives (5.1, 6.2) Systematisk endringsledelse (4.1, 8.1) 16 Trondheim Februar 8

9 Management vs. Leadership Management Planlegging og budsjettering Organisering, ansette, styre Ha kontroll og løse problemer Tar komplekse systemer av mennesker og teknologi og får dem til å fungere effektivt, time etter time, dag etter dag Leadership Skaper visjoner og strategier Kommuniserer og peker ut veien fremover Motiverer og samkjører ansatte Skaper systemer som ledere kan administrere og endre etter behov for å legge til rette for vekst, evolusjon, muligheter og risikostyring Link til: Management vs. Leadership? 17 Målsetting med Overordnet struktur 1. Etablere et sett av felleskrav som skal være gjeldende for alle fremtidige ISO standarder for styringssystemer 2. Økt fokus på effektiv prosessledelse for å sikre forutsigbare resultater 3. Adressere endringer og behovet for endringsledelse i et stadig mer kompleks, krevende og dynamisk marked. (Gjennom identifisering av organisasjonen kontekst, dens interessenter og risikoanalyse) 4. Legge til rette for bærekraftig utvikling 18 Trondheim Februar 9

10 Løfte blikket utover selskapet 4 vegger Overordnet struktur HLS krever at du tenker bredere: Kartlegge og forstå eksterne og interne faktorer (kontekst) som påvirker organisasjonens evne til å oppnå forventede resultater (4.1) Kartlegge relevante interessenter og deres behov & forventninger (krav). (4.2) Bruke oppnådd kunnskap som input til å avgjøre risiko og muligheter. (6.1) 19 Overordnet struktur (HLS) Adressereendringer og behovet for endringsledelse i et stadig mer komplekst, krevende og dynamisk marked (gjennom det å identifisere konteksten til organisasjonen, dens interessenter og ved bruk av risikovurdering) 4.1 Forstå organisasjonen og dens kontekst 4. Organisasjonens kontekst 4.2 Forstå interessentenes krav, behov og forventninger 4.3 Kartlegg omfanget av xxx styringssystemet 4.4 XXX styringssystem 6. Planlegging 6.1 Tiltak for å adressere risiko og muligheter 6.2 XXX Målsettinger og planlegging for å nå målene 6.3 Planlegging av endringer (kun ISO 9001) 20 Trondheim Februar 10

11 Effektiv prosessledelse Strategi, Visjon & Policy 4.1 Forstå 4.2 organisasjonen og dens kontekst Forstå behov og forventninger til interessentene Risikovurdering Trusler/Muligheter 6.1 Effektivt styringssystem Effektivt prosessledelse 21 Risikovurdering Hvorfor? Kartlegge kritiske aktiviteter og dermed behovet for styring effektiv prosessledelse Redusere virkningen og konsekvensene i tilfelle av uønsket hendelse Unngå uforutsette situasjoner, hendelser eller ulykker Forbedre eller opprettholde leveringsdyktighet Beskytte virksomheten og styre dens omdømme Oppnå vår strategi og mål og mange flere..... Resultatet av økt risikostyring er bedre beslutninger, færre overraskelser, forbedret planlegging, ytelse og effektivitet og forbedrede relasjoner med interessentene Sikre mål og strategi 22 Trondheim Februar 11

12 Hva er risikostyring? Risikostyring skal være en integrert del av god forretningspraksis på både strategisk, kommersielt og operasjonelt nivå. Hensikten med risikostyring er ikke å eliminere risiko, men å forstå den så man kan utnytte fordelene og minimere ulempene. Risiko & risikostyringsmetoder bør avhenge av organisasjonens kontekst, situasjon, måte å jobbe på, kultur og kompetanse. Sikre mål og strategi Risiko er bra. hvis vi kan kontrollere den! 23 Endringsledelse - Change Management 24 Trondheim Februar 12

13 Prinsipper og modell for endringsledelse Hvorfor endringsledelse? Endringer skjer hyppigere, mer radikalt og mer komplekst. Feilfrekvensen i endringsprosjekter er høy fordi organisasjoner mislykkes i å fullstendig implementere endringen. Hvordan? Det å ha en god strategi er ikke nok. Vellykkede organisasjoner bør proaktivt utvikle den interne kapasiteten til å implementere endringer raskere, og mer effektivt, enn deres konkurrenter! 25 Prinsipper og modell for endringsledelse 26 Trondheim Februar 13

14 4. Specific Changes expected in ISO based on the ISO/DIS SAFER, SMARTER, GREENER Hvilke endringer reflekteres i ISO 9001? Hva går ut? Obligatoriske prosedyrer og krav om en kvalitetshåndbok Ledelsens representant Forebyggende tiltak som begrep og hva kommer inn?. 28 Trondheim Februar 14

15 Most significant changes in ISO/DIS Risk based thinking as a basis for management system rather that one size fits all. 2. Risks and opportunities introduced as new concept 3. Understanding the organization and its context 4. Understanding the needs and expectation of interested parties 5. Stronger emphasis on leadership and commitment from the top management no specific mgmt. representative role. 6. Planning and control of changes more explicit planned or unintended changes 7. Method for Release of products and services 29 Most significant changes in ISO/DIS More detailed attention to control of externally provided processes, products and services Outsourcing of process is taken out. 9. Purchasing changed to external provision of products and services 10. Documented information instead of document control and control of records. Documented information required as necessary to demonstrate performance 11. No requirement of a specific Quality Manual. 12. More focus on objectives for improvements: to be monitored and planning more explicit 13. Requirement related to needed resources are clustered ( 7) and made more comprehensive. 14. Post-delivery activities is included. 30 Trondheim Februar 15

16 4. Specific Changes expected in ISO based on the ISO/DIS SAFER, SMARTER, GREENER Ny ISO Samme filosofi endret fokus ny struktur Stadig basert på PDCA konseptet, men Forsterket fokus på: Lederskap og forpliktelse Risikostyring og muligheter Krav og forventninger til interessentene Hva går ut? Obligatoriske prosedyrer Ledelsens representant Forebyggende tiltak som begrep og hva kommer inn?. 32 Trondheim Februar 16

17 ISO de vesentligste endringer en oversikt (1) Generelt sett er de fleste vesentlige ISO endringer inkl. i HLS. Punktene under kommer i tillegg: Bredere syn på miljø, som inkluderer: Større vektlegging av livssyklus tenkning, for eksempel: 1) Miljøaspekter i livssyklusperspektivet 2) Bestemmelse av miljømessige krav for anskaffelsen av produkter og tjenester 3) Etablering av styringsmekanismer for å sikre at krav er tatt hensyn til i designprosessen av produktene /tjenestene Fokus på å beskytte miljøet og ikke bare på å forhindre forurensning Det tiltenkte utfallet av miljøstyringssystemet er forbedrede miljøprestasjoner -og er ikke begrenset til forbedring av styringssystemet 33 ISO de vesentligste endringer en oversikt (2) Mer spesifikke krav relatert til evaluering av prestasjoner, som inkluderer: Hva, når og hvordan overvåke og måle (relatert til f.eks. signifikante aspekter, krav til overholdelse, operasjonell kontroll) Bestemmelse av kriterier som miljøprestasjoner skal evalueres opp mot Behov for dokumentert informasjon (bevis på overvåkning, måling og analysering og evaluering) I forhold til Beredskap og innsats : Eksplisitte krav om å iverksette tiltak for å forhindre forekomsten av miljømessige nødsituasjoner og uhell (i.e. forebyggende tiltak) Legg merke til at AnnexA fortsett inneholder nyttig veiledning for bruk av standarden (som i den nåværende versjonen) 34 Trondheim Februar 17

18 6. Bærekraftig & Interessenter 35 SAFER, SMARTER, GREENER Bærekraftig utvikling - en av mange definisjoner Bærekraftig utvikling (sustainable development) var opprinnelig definert som: (Ref. Brundtlandkommisjonen 1987) «En utvikling som imøtekommer behovene til dagens generasjon uten å redusere mulighetene for kommende generasjoner til å dekke sine behov». 36 Trondheim Februar 18

19 Bærekraftig integrert i de nye standarder HLS-relaterte undertemaer: Å forstå organisasjonen sin kontekst Styring av interessenter Lederskap og ressursstyring Systematisk endringsledelse Effektiv prosessledelse 37 Sustainable Business Performance Focus Management Management Communication Bribery and corruption Business ethics Natural resources Biodiversity Emissions Climate change Labour relations Working conditions Recruitment and retention Diversity Human rights Product safety Marketplace Local communities Prioritisation Performance Focus on most significant issues Adopt effective and efficient management systems Business risk and performance Building competencies Communicate, engage and manage stakeholders 38 Trondheim Februar 19

20 Interessentens økende viktighet (Stakeholders/Interested parties) Et selskap kan ikke lenger ta for gitt sine relasjoner med ansatte, kunder, investorer, leverandører, samarbeidspartnere osv. Jo bedre bedriftens forhold til sine interessenter er, jo mer sannsynlig vil de: Ønske å jobbe for selskapet Kjøpe dets produkter Lyst til å være sin forretningspartner / leverandør Investere i selskapet Låne bedriften penger Ha bedriften som en del av lokalsamfunnet osv. Interessenter kan gi et selskap sin "sosial licence to operate" - eller de kan ta det bort. 41 Trondheim Februar 20

21 Balansere interessenter for å styre(bærekraft) risiko Omdømme risiko Finansiell risiko: Regulatorisk risiko: Trust - ticket to trade Cost of capital, insurance and partners Tsunami of non-financial regulations Juridisk risiko Operasjonell risiko Legal landscape is changing e.g. corruption, human rights complicity Increasing demands for documentation, approvals, requirements 43 Trondheim Februar 21

22 Thank you SAFER, SMARTER, GREENER 44 Trondheim Februar 22